7 أسباب لاستخدام برنامج الفواتير المستندة إلى السحابة

يتجه مستقبل الفاتورة نحو الأتمتة والابتكار ، والطريقة التقليدية المرهقة للتعامل مع عمليات الدفع تتجه نحو سلة المهملات.

تتوقع Zion Market Research أن يصل سوق الفوترة الإلكترونية في جميع أنحاء العالم إلى 20،529 مليون دولار بحلول عام 2026 ، بمعدل نمو سنوي مركب قدره 20.4٪ في الفترة بين 2019 و 2026. مما يقلل التكاليف ويعزز الكفاءة ويعزز نمو الأعمال المستدام.

تتمثل الخطوة الأولى نحو تبني هذا المسار إلى المستقبل في الحصول على برنامج الفوترة السحابي المناسب في السوق لشركتك. يسمح برنامج الفاتورة البسيط لشركتك الصغيرة برعاية المزيد من العملاء في فترة زمنية أقصر مع نفقات أقل تؤدي إلى دورات دفع أسرع ، وهذه هي البداية فقط.

فيما يلي 7 فوائد لبرنامج الفوترة والفواتير:

1. إدارة العملاء بشكل فعال باستخدام برامج الفواتير المستندة إلى السحابة

الهدف من كل عمل هو الحصول على خدمة عملاء ممتازة. عندما يتعلق الأمر بالفواتير ، فإن الطريقة الجيدة لضمان رضا عملائك هي التأكد من عدم استبعادهم من الحلقة من خلال إعطائهم تنبيهًا سريعًا لتقديرات الأسعار وإعلانات الحساب وتقارير التكلفة ، من بين أمور أخرى. يمكنك تحقيق ذلك من خلال الاستعانة بأفضل برنامج فاتورة للشركات الصغيرة.

بصرف النظر عن هذا ، تتمثل إحدى مزايا برنامج الفوترة والفوترة المستندة إلى السحابة أيضًا في الوصول السريع غير المانع إلى المعلومات ، مما يمكّنك من توفير التقارير ذات الصلة لعملائك بسرعة وسهولة. الشفافية عامل كبير في تعزيز الثقة ، والنظام الأساسي المناسب يمكن أن يلهم العملاء ويدفعهم للاعتماد بشكل أكبر على عملك. كل هذا يضمن حصولك على رواتب أسرع.

2. ابق على اطلاع على أموالك دون الاعتماد على الفواتير الورقية

تعد إدارة التدفق النقدي أمرًا بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر بتشغيل شركة صغيرة. الأمر كله يتعلق بالأموال التي تدخل وتخرج من مؤسستك. إذا كانت الأموال الواردة أكبر من الأموال التي يتم صرفها ، فيمكنك القول بأمان أن مشروعك يتمتع بصحة جيدة من الناحية المالية.

يمكنك تحديد ذلك بسهولة باستخدام برنامج الفوترة للشركات الصغيرة. عندما تقوم المنظمات بتحليل التدفقات النقدية الخاصة بها ، فإنها تناقشها على أساس العمليات والاستثمارات وكذلك الأنشطة المالية.

يمكن لبرنامج الفوترة المستند إلى السحابة تحسين عمليات حفظ السجلات الخاصة بشركتك من خلال تزويدك بأحدث الأرقام الدقيقة عن التدفق النقدي الخاص بك. تهدف ميزاته إلى جعل إدارة النقد خالية من الإجهاد للمستخدمين ، بحيث يركزون على الأمور الأكثر أهمية: إدارة أعمالهم بنجاح وتقديم أفضل العناصر والخدمات لعملائهم.

3. تتبع الوقت المستندة إلى السحابة وتتبع النفقات

تعمل منصة الفوترة البسيطة على أكثر من مجرد إنشاء فاتورة لشركة صغيرة. يمكنه أيضًا تتبع الوقت والنفقات فيما يتعلق بالعناصر أو الخدمات الخاصة بك ، مما يسهل إدارة المشروع بشكل أسهل.

يتيح لك أفضل برامج الفوترة والفواتير مراقبة الوقت الذي تقضيه في إنجاز عملك. من السهل فهم وظيفة تتبع الوقت: بمجرد أن يكون المستخدم جاهزًا لبدء مهمته ، يمكنه ببساطة الضغط على المؤقت. عندما يحتاجون إلى أخذ قسط من الراحة ، يمكنهم إيقافه مؤقتًا ، وإذا لم يكونوا راضين عن عملهم ، فيمكنهم اختيار البدء من جديد. بمجرد اكتمال المهمة ، يمكنهم إنهاء الإدخال وقتل الساعة.

في ضوء جائحة عالمي ، يمكن أن تساعد هذه الميزة الموظفين بالتأكيد على حل مشكلات الأداء الخاصة بهم حول كيفية العمل عن بُعد من المنزل.

من الأهمية بمكان أيضًا إذا كنت شركة صغيرة بمعدلات قابلة للفوترة. يمكنك استخدام الوقت المسجل لشحن العملاء بشكل عادل ، مما يبسط عمليات التتبع ويزيد من شفافية العميل وثقة العميل.

بالنسبة للمصروفات ، يمكن لبرنامج الفاتورة البسيط مراقبة تكاليف دفاتر الأستاذ الخاصة بمشروعك وتحويل التكاليف بسهولة لشحن العملاء.

باستخدام نظام أساسي موثوق ، يمكنك تخزين المعلومات الضرورية المرتبطة بالمصروفات من خلال إرفاق المستندات وفرزها باستخدام الملصقات المناسبة. يمكنك حتى وضع ضرائب لفواتير أكثر دقة ، وبمجرد تحصيل دفعة ، يمكنك بسهولة تصنيف الإدخال على أنه تمت فوترته دون صياغة إقرار غير ضروري.

4. مراقبة التزامات الفواتير

من أجل عدم تفويت أي مدفوعات مستحقة ، يمكنك الاعتماد على برنامج الفواتير المستندة إلى السحابة للمتابعة التلقائية للمعاملات غير المكتملة وفقًا لتفضيلات الفواتير الخاصة بك.

يمكنه أيضًا إرسال تذكيرات بالدفع تلقائيًا إلى عملائك ، لذلك لم تعد مضطرًا للقلق بشأن المدفوعات المتأخرة أو مطاردة العملاء. في حالة تأخر المدفوعات ، يمكن لتطبيقك أيضًا جدولة تذكيرات الدفع التلقائية.

بصرف النظر عن ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام ميزات النظام الأساسي الخاص بك لتحسين التدفق النقدي الخاص بك من خلال مراقبة تواريخ المعاملات وملفات تعريف العملاء والمبلغ المستحق والمبلغ المدفوع بالإضافة إلى المدفوعات الجزئية والمعلقة.

تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لاستخدام أداة الفواتير في القدرة على أتمتة بعض جوانب عملية الفوترة: يمكنك بسهولة التعامل مع فواتير الاشتراك (يشار إليها أيضًا بالفوترة المتكررة) والمدفوعات المتكررة وفقًا لجدول زمني ، باستخدام الفواتير المتكررة. نظرًا لعدم وجود عملية يدوية أو فواتير ورقية للتعامل معها ، فإنه يسهل أيضًا التعامل مع فواتير غير محدودة.

5. الإشراف على الموظفين والمؤسسات مع تسجيل دخول واحد إلى برنامج الفواتير

العناية بالفواتير والفواتير ليست مهمة سهلة. يتطلب عبء العمل الثقيل هذا العمل الجماعي ، والذي يمكنك تسهيله وتعزيزه من خلال برنامج فاتورة بسيط.

تتمثل إحدى مزايا برامج الفوترة المستندة إلى السحابة لأصحاب الأعمال الصغيرة في القدرة على تعيين مهام الفوترة للموظفين بسرعة وسهولة. لم تعد مضطرًا إلى الارتداد من قسم إلى آخر أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني يدويًا إلى كل عضو في الفريق. باستخدام الأدوات الخاصة بك ، يمكنك حتى تعيين أدوار مهمة لموظفيك والتي لها وزن لمستويات وصولهم. يمكنك تعيين أعضاء ليكونوا مسؤولين ومقاولين ومديرين ، بحيث تحافظ عملياتك على تسلسل هرمي قوي.

علاوة على ذلك ، فإن أفضل برنامج فاتورة للأعمال الصغيرة موجه نحو التعاون ويتأكد من أن العمل خالي من الإجهاد لموظفيك. تتيح لك حلولها مشاركة الفواتير والفواتير وتوقعات التكلفة لموظفيك وتوفر لك مساحة حيث يمكنك مناقشة هذه الملفات ذات الصلة.

إذا كنت مشروعًا صغيرًا مع عدة مؤسسات ، فإن أفضل برامج الفواتير السحابية يمكنها التعامل مع الشؤون المالية لمؤسستك بحساب واحد فقط ، حتى لا تضطر إلى شراء منصة أخرى أو إنشاء ملف تعريف جديد لمساعيك الأخرى.

6. يستوعب المدفوعات عبر الإنترنت وكذلك المعاملات خارج الإنترنت

يبحث الكثير من المؤسسات والمستهلكين عن خيارات الدفع الفوري مثل بطاقات الائتمان والخصم. تتلقى الشركات التي تقدم طرق دفع متنوعة المدفوعات بشكل أسرع ، وفقًا لاتجاهات الأعمال الصغيرة.

للانضمام إلى هذا الاتجاه ، تحتاج إلى الحصول على أفضل برامج الفواتير المستندة إلى السحابة للأعمال الصغيرة والتي تسمح لك بقبول المدفوعات عبر الإنترنت ، باستخدام بوابات الدفع مثل Paypal و Square و Stripe ، لتلبية احتياجات العملاء في جميع أنحاء العالم.

كل ما عليك فعله هو اختيار الخدمة التي تناسب شركتك ، ويمكنك على الفور إنشاء فاتورة لشركتك الصغيرة. يمكنك أيضًا قبول العديد من بوابات الدفع ودمجها لزيادة فرص الدفع في الوقت المناسب.

يعرف تجار التجزئة الذين دخلوا في عالم المدفوعات عبر الإنترنت أيضًا أن المستهلكين يهتمون دائمًا بأمانهم عبر الإنترنت. لقد اعتنى أفضل برنامج فاتورة للشركات الصغيرة بذلك من خلال تنفيذ بروتوكولات وتدابير الأمان التي تعمل على مستوى مماثل مع البنوك عبر الإنترنت. بهذه الطريقة ، يمكنك ضمان حماية بياناتك من أعين المتطفلين والكيانات غير المرغوب فيها.

بالنسبة للعملاء الذين يحتاجون أو يفضلون إكمال معاملاتهم دون تدخل رقمي ، فإن أفضل برامج الفوترة والفواتير تسمح لك أيضًا بتلقي المدفوعات النقدية والشيكات ، والتي يمكنك توثيقها جنبًا إلى جنب مع تسوياتك عبر الإنترنت.

إذا كنت تستخدم برنامج فواتير قائم على السحابة لتوزيع الفواتير ، فمن السهل جدًا توفير خيارات الدفع. إنها مكافأة لتجربة شراء العملاء ، وهي مفيدة للشركات الصغيرة المعرضة لمخاوف التدفق النقدي الناجمة عن المدفوعات المتأخرة.

7. تخلص من تثبيت البرامج باستخدام برنامج الفوترة والفوترة

أخيرًا ، نظرًا لاستضافة برنامج الفواتير المستند إلى السحابة على خوادم مزود الخدمة ، يمكنك الوصول إلى النظام الأساسي الخاص بك عبر الإنترنت في أي مكان وفي أي وقت. يمكنك أيضًا تخطي عملية تثبيت البرنامج التي تأتي مع حلول محلية.

للمستهلك

على الرغم من أن جميع الشركات لديها منتجاتها وأهدافها الخاصة ، إلا أنها متحدة من خلال قاسم مشترك: دفع العملاء. يطلب مستفيدوهم فواتير وفواتير للسلع التي قاموا بشرائها أو الخدمات التي استأجروها ، ولهذا السبب إذا كنت تريد حقًا تقديم الأفضل للمشترين ، فعليك حقًا التفكير في تزويد أعمالك التجارية الصغيرة ببرامج الفوترة والفواتير.

إذا كنت بدأت فقط أو لم تتوسع بعد ، نوصيك بالحصول على برنامج فواتير بسيط قائم على السحابة لأن هذا سيكون كل ما تحتاجه.