ما هي الحسابات الدائنة؟ العملية والمزايا

"الحسابات الدائنة" هو مصطلح تسمعه كثيرًا عند إدارة الشؤون المالية لأي شركة. نظرًا للدور المهم الذي تلعبه في تسوية المعاملات التجارية ، يجب أن يكون لدى أي صاحب عمل فكرة واضحة عما يعنيه ذلك ، وكيف ينطبق على أعماله الخاصة. في هذا المقال ، نقدم لك شرحًا تفصيليًا للحسابات الدائنة ، ونشاركك بعض النصائح العملية حول إدارة حساباتك الدائنة.

ينشأ مصطلح الحسابات الدائنة من المحاسبة المالية ويشير إلى الفئة الفرعية للمحاسبة التي تتعامل مع فواتير الخدمات من قبل الدائنين - أي الموردين أو البائعين أو مزودي الخدمة الذين يعملون لصالح شركة (سواء كانت مخصصة أو بتوكيل). الذمم الدائنة تقف على النقيض من الذمم المدينة ، التي تسجل وتعالج الخدمات التي تقدمها الشركة لعملائها أو الشركات الأخرى.

الهدف العام للحسابات الدائنة هو الحفاظ على علاقات جيدة مع البائعين. تعمل الحسابات الدائنة دائمًا بتنسيق وثيق مع الشراء ، وتنطبق على المهمة المهمة المتمثلة في تتبع جميع الفواتير المفتوحة ودفعها في الوقت المحدد. هذه هي الطريقة الوحيدة لضمان تسليم المنتجات والخدمات في الوقت المحدد وأن عملية الشراء تسير بسلاسة.

لا يتعين على الشركات الكبيرة فقط التعامل مع عدد كبير من حسابات الدفع. يساعد نظام الحسابات المستحقة الدفع الواضح أيضًا الشركات الناشئة والشركات الصغيرة على تتبع كل شيء. بعد كل شيء ، ليس هناك ما هو أكثر إزعاجًا من الاضطرار إلى دفع الغرامات المتأخرة أو التعامل مع الموردين غير الراضين.

بناءً على هذا الفهم الأولي ، دعونا الآن نتعمق أكثر في الحسابات المستحقة الدفع!

ما هي الحسابات الدائنة (AP)؟

الحسابات الدائنة (AP) هي المبالغ المستحقة من قبل المنظمة لبائعيها أو مورديها مقابل السلع أو الخدمات التي تم استلامها ولكن لم يتم دفع ثمنها بعد. في المحاسبة ، AP عبارة عن حساب داخل دفتر الأستاذ العام يمثل التزام الشركة بسداد دين قصير الأجل لدائنيها أو مورديها.

قد تشير AP أيضًا إلى قسم الأعمال أو القسم المسؤول عن سداد المدفوعات المستحقة على الشركة للموردين والدائنين الآخرين. وبالتالي ، فإن AP مسؤولة عن إدارة AP! سنغطي استخدامات المصطلح في هذه المقالة.

داخل الشركة ، ترتبط الحسابات الدائنة ارتباطًا وثيقًا بالشراء ؛ يتضمن نظرة عامة على الموردين الخارجيين ومقدمي الخدمات ، ونطاق خدماتهم وأنواع معالجة الطلبات. في مؤسسة كبيرة ، قد يكون هناك قسم منفصل للحسابات الدائنة يتعامل مع العمليات المتعلقة بالفواتير الواردة ، بينما في الشركات الصغيرة ، هذه وظيفة للمحاسب / فريق المحاسبة. عند القيام بذلك ، يقومون بتسجيل اسم الشركة الكامل للمورد وعنوانه ورمزه الضريبي ، وإذا لزم الأمر ، بيانات أخرى ، مثل تلك المتعلقة بالخصومات وشروط الدفع والخصومات الممنوحة بانتظام.

عملية الحسابات الدائنة

بمجرد أن تتلقى المؤسسة فواتير من مورديها ، يتم ترقيمها عادةً بختم إيصال لتوثيق التاريخ في حالة النسخ المطبوعة ، أو يتم استخدام نظام رقمي لتتبع الفواتير عبر الإنترنت. توفر الحسابات الدائنة أيضًا لكل فاتورة واردة رقم تسلسلي فريد. بعد ذلك ، يلزم إجراء فحص للتأكد من الدقة الواقعية والمبلغ الصحيح الذي تم تحرير فاتورة به. في الشركات الكبيرة ، يعمل كتبة الحسابات الدائنة عن كثب مع الإدارات المعنية المسؤولة عن طلب السلع والخدمات المقابلة. يتم توثيق نتيجة التحقق من الفاتورة بعلامة اختيار واختصار الاسم مباشرة على الفاتورة الواردة.

تضمن الحسابات الدائنة دفع جميع الفواتير الواردة في الوقت المحدد. يجب أيضًا توخي الحذر لضمان إجراء أي خصومات على الخصومات النقدية أو الحسومات أو عيوب الجودة. في الشركات الكبيرة ، يقوم موظفو الحسابات الدائنة بتجميع قائمة مقترح الدفع ، والتي يجب على موظف آخر التوقيع عليها لضمان الامتثال لمبدأ التحكم المزدوج. تحتوي هذه القائمة على التفاصيل المصرفية للدائنين والمبالغ المراد تحويلها. اليوم ، يتم إجراء التحويلات المصرفية بشكل حصري تقريبًا عبر الإنترنت ، وفي حالة وجود أحجام أكبر ، يتم تبادل البيانات تلقائيًا عبر واجهات برمجة التطبيقات.

يتعامل قسم الحسابات الدائنة أيضًا مع تخصيص الحساب للفاتورة الواردة. يقوم بإنشاء سجل الترحيل الذي يعالج حساب البائع المقابل وحساب المصاريف. هذه المهمة ذات أهمية خاصة لأن تخصيص الفاتورة الواردة لحسابات المصروفات الصحيحة فقط يضمن إمكانية محاسبة أداء التكلفة ومراقبتها. عند الترحيل ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار مفتاح التحكم الذي يتم تخزينه عادةً في البيانات الرئيسية للبائعين. يقوم الموردون بإصدار فاتورة لسلعهم وخدماتهم بالضرائب المطبقة مثل ضريبة القيمة المضافة (VAT) وضريبة المبيعات وما إلى ذلك. في حالة ضريبة القيمة المضافة ، يمكن للشركة المتلقية خصم مبالغ ضريبة القيمة المضافة التي تم إصدار فواتير بها بهذه الطريقة كضريبة مدخلات من ضرائبها المستحقة الدفع حرج. نتيجة لذلك ، تصبح ضريبة القيمة المضافة في الفواتير الواردة عنصرًا مؤقتًا لا يؤثر على أرباح الشركة.

مهام قسم الحسابات الدائنة

كما هو موضح أعلاه ، يجب أن تكون عملية الحسابات الدائنة منهجية ومنظمة للغاية داخل المنظمة . من أهم مهام سير عمل الحسابات الدائنة معالجة الفواتير التي يصدرها البائعون والموردون للشركة: ما يسمى بفواتير البائع أو الفواتير الواردة (نسمي هذه "الفواتير" في Hiveage).

تشمل المهام الأساسية لقسم الحسابات الدائنة ما يلي:

• صيانة السجل الرئيسي للبائع
• التحقق من فاتورة البائع وتعيين الحساب
• إدخال فواتير البائعين
• إدارة البنود المفتوحة
• إجراء المدفوعات والتسويات

مثال من الحسابات الدائنة: محاسبة نفقات السفر

أحد الأنشطة التي تحدث بشكل متكرر في الحسابات الدائنة هي معالجة تقارير نفقات السفر التي يقدمها موظفو الشركة لرحلات العمل الخاصة بهم. تلتزم هذه التعويضات بمتطلبات قانونية محددة - وخاصة الضرائب - ؛ من ناحية أخرى ، قد تحتوي لوائح الشركة الداخلية أيضًا على اتفاقيات إضافية أكثر ملاءمة للموظف (الموظفين) ، والتي يجب على إدارة الحسابات الدائنة ، بالطبع ، مراعاتها. هنا ، تتمثل مهمة قسم الحسابات الدائنة في التحقق من البنود الفردية ، إذا لزم الأمر لطلب إيصالات إضافية ، أو للمطالبة بإصدار إيصال بديل أو رفض المصاريف غير القابلة للاسترداد. أخيرًا ، يتم التحقق من تقرير مصروفات السفر الذي تم إدخاله بشكل صحيح مع جميع الإيصالات ، وبعد ذلك يتم إصدار تعليمات الدفع.

فوائد أتمتة الحسابات الدائنة

يمكن أن تساعد أتمتة الحسابات الدائنة وتقليل الإدخال اليدوي للبيانات الشركات بعدة طرق. فيما يلي أهم مزايا برنامج أتمتة AP والتي نعتقد أنها يمكن أن تساعد أي عمل تجاري:

توفير شامل في التكلفة

تتيح أتمتة AP توفيرًا شاملاً وشاملًا في التكاليف. بالإضافة إلى تقليل تكاليف العمالة المرتبطة بالتقاط بيانات الفواتير والمعالجة اليدوية ، تستفيد الشركات أيضًا من بوابات الخدمة الذاتية للموردين ، وتقليل الفواتير المكررة (والمدفوعات المكررة) ، وزيادة مكاسب الخصم النقدي (على سبيل المثال ، خصومات السداد المبكر) و إلغاء الرسوم المتأخرة بسبب التأخر في السداد.

تحسين التدفق النقدي

تسمح عملية الحسابات الدائنة الآلية التي تقلل من العمليات اليدوية بالتخطيط الدقيق للاحتياجات النقدية المتوقعة. تتيح رؤية العملية للحسابات الدائنة تركيز أولوياتها على الأنشطة الأكثر تأثيرًا على التدفق النقدي. نتيجة لذلك ، يمكن دفع جميع الفواتير في الوقت المحدد ، كما يوفر الخصم النقدي الديناميكي للموردين مدفوعات في الوقت المناسب مقابل خصومات على السداد ، مما قد يؤدي إلى عوائد سنوية كبيرة. بدون الأتمتة ، قد لا يكون الخصم النقدي الديناميكي ممكنًا.

تحسين العلاقات مع البائعين

يجب أن تصل الحسابات الدائنة إلى قاعدة عملاء كبيرة داخليًا وخارجيًا. تتطلب العملية اليدوية تبادل البريد والبريد الإلكتروني بنماذج يصعب فك تشفيرها غالبًا. تعمل العملية التلقائية على تبسيط المعالجة المستندة إلى المستعرض لاستعلامات البائع والعناصر المفتوحة والموافقات. الإجراءات متاحة على أجهزة الكمبيوتر المكتبية والأجهزة اللوحية والأجهزة المحمولة مع دمج معايير أمان الشركة. من المؤكد أن العمل الفوري والتواصل مع البائعين سيحسن حسن النية والعلاقات طويلة الأجل التي تعتبر ضرورية لتنمية الأعمال التجارية.

تحسين الرؤية

يعزز الاستلام المركزي ، والقبض الفوري ، والاستخراج ، والتحقق من صحة وتوجيه البيانات لجميع أنواع الفواتير ، الترحيل الدقيق للذمم الدائنة. يتم إنشاء مسار كامل للتحقق من كل خطوة وكل موظف مشارك في العملية. في الوقت نفسه ، يمكن للإدارة حل المشكلات المحتملة عند حدوثها. يتم التخلص من الاستفسارات والاتصالات ذهابًا وإيابًا حيث يتمتع الموظفون وفرق الإدارة المالية والموردون بإمكانية الوصول للخدمة الذاتية إلى الفواتير وسجلات المدفوعات.

تحسين الضوابط والعمليات الداخلية

مع انتقال العالم إلى الأشكال الإلكترونية للفواتير بسبب اللوائح الناشئة ، أصبح الالتزام الصارم بالضوابط الداخلية لمنع الاحتيال وضمان سلامة النتائج المالية أمرًا مهمًا بشكل متزايد. وقد أدى ذلك إلى توسيع نطاق مسؤوليات حسابات الدفع. يكاد يكون من المستحيل تنفيذ مثل هذه الضوابط بشكل موثوق من خلال عملية يدوية. تعتمد المؤسسات التي لديها عمليات AP اليدوية على عمليات التدقيق التي تضيف المزيد من التكاليف مع قدرة محدودة على ضمان الامتثال. من خلال القواعد المضمنة في العملية المؤتمتة ، يمكن للحسابات الدائنة تقليل عبء الامتثال والتكلفة والوقت الثمين الذي تستغرقه للحفاظ على سير العمل بسلاسة.

تحسين الجودة

يضمن سير العمل الآلي مع بيانات الفاتورة عالية الجودة التي تتحقق من صحتها مقابل بيانات ERP (أنظمة تخطيط موارد المؤسسات) الدقة ويمكن أن تساعد الشركات على تجنب الأخطاء (بما في ذلك أخطاء إدخال البيانات والخطأ البشري) والتأخيرات والتكاليف غير الضرورية. في حالة الاستثناءات التي تتطلب خطوات مناسبة ، يتم إجراء ذلك ضمن سير العمل وليس في عملية منفصلة. غالبًا ما تكون هذه العمليات المنفصلة باهظة الثمن وغير خاضعة للرقابة وغير مختبرة وتحدث بدون امتثال.

المرونة التشغيلية

يجب أن تدعم عمليات الحسابات الدائنة إستراتيجية العمل. قد يعني هذا زيادة حجم المعاملات نتيجة للنمو أو عمليات الاستحواذ. "التبديل" أقل تكلفة بكثير في عملية مؤتمتة من تكاليف العمالة المتزايدة في عملية يدوية وغير موحدة إلى حد كبير. تعمل الأتمتة أيضًا على تسهيل الاستعانة بمصادر خارجية للوظائف. يمكن توسيع العملية بسهولة في حالة عمليات الدمج والاستحواذ ، مما يوفر الكفاءة بتكلفة منخفضة.

المدفوعات المبسطة مع Hiveage

كخدمة فواتير ، توفر Hiveage القدرة على تتبع فواتيرك الواردة وتنظيمها بشكل فعال. الفواتير الواردة تسمى "الفواتير" في Hiveage. باستخدام ميزة الفواتير ، يمكنك تسجيل الفواتير التي تتلقاها من البائعين والموردين - قسم حسابات الدفع الصغيرة الخاصة بك

ابدأ بملء المعلومات الأساسية مثل اسم البائع والعنوان وتفاصيل العنصر والضرائب. يمكنك أيضًا إرفاق الفاتورة الأصلية بفاتورة داخل Hiveage ، مما يساعدك على تنظيم جميع سجلاتك في مكان واحد.

إذا كنت تمتلك نشاطًا تجاريًا أكبر مع فريق يتعامل مع حساباتك ، فقد ترغب في الحصول على ضوابط مزدوجة لجعل شخصًا آخر في فريقك لمراجعة الفواتير قبل الموافقة عليها للدفع. يمكن إجراء الموافقات باستخدام خيار "وضع علامة على أنها مستحقة الدفع". عندما يتم تمييز الفواتير على أنها "مستحقة الدفع" ، فإنها ستبدأ في الظهور في لوحة المعلومات ضمن قسم "الحسابات الدائنة" المنظمة حسب اسم البائع ، مما يساعدك على تتبع إجمالي المبالغ المستحقة لكل بائع.

بمجرد سداد المدفوعات المستحقة لحسابات البائعين ، يمكنك تحديث الفواتير عن طريق إضافة معلومات الدفع. بهذه الخطوة ، ستكمل سير عمل الحسابات الدائنة داخل Hiveage وتصفية الأرصدة من لوحة التحكم الرئيسية.

لتبسيط عملية حسابات الدفع الخاصة بك والاستمتاع براحة البال ، قم بالتسجيل اليوم للحصول على نسخة تجريبية مجانية كاملة الميزات مدتها 14 يومًا في Hiveage. من خلال تدفقات العمل البديهية وسهلة الاستخدام ، ستدرك أن عملية الحسابات الدائنة لا يجب أن تكون معقدة ومرهقة. فاتورة سعيدة!

أسئلة وأجوبة حول فوائد الحسابات الدائنة

ما هي الميزة الرئيسية لأتمتة الحسابات الدائنة؟

يسهّل برنامج أتمتة الحسابات الدائنة إدارة الفواتير ومعالجة الدفع من خلال منصة رقمية واحدة. إنه يوفر رؤية أوضح وتحكمًا متزايدًا في كل من العمليات المالية وجمع البيانات.

ما هي أهم أهداف الذمم الدائنة؟

تشمل أهداف الحسابات الدائنة: سداد مدفوعات البائعين في الوقت المحدد ، والحفاظ على بيانات دقيقة ، والحفاظ على علاقات إيجابية مع الموردين ، والبحث عن طرق لتوفير المال وتحسين النتيجة النهائية.

ما هي الوظائف الرئيسية لعملية AP؟

تتضمن عمليات AP الرئيسية: حساب المعاملات التجارية وترحيلها ومعالجة الفواتير والتحقق من البيانات المالية لاستخدامها في الاحتفاظ بالسجلات.