كيفية تحقيق نمو الأعمال من خلال تحسين الامتثال وإدارة الوقت: دراسة حالة خدمات الاستعادة الكندية

معجون ، مسامير ، مطارق ، خشب ، غراء ، صفائح معدنية. عندما يتعلق الأمر بترميم المنزل والمكتب ، فإن أدوات التجارة راسخة ؛ أو على الأقل كانوا كذلك. حتى وقت قريب ، لكي تُعتبر محترفًا وتدير مشروعًا تجاريًا ناجحًا ، عليك ببساطة أن تكون جيدًا في استخدامها. لكن ، الأوقات هي تغيير '. في الوقت الحاضر ، التكنولوجيا جزء لا يتجزأ من حياتنا اليومية. بالكاد يمكننا تخيل أنفسنا بدون تقنيتنا وسحبها من شأنه أن يفرض تغييرًا جذريًا.

ومع ذلك ، على الرغم من أن التكنولوجيا موجودة في كل مكان حولنا وجزءًا من حياتنا اليومية ، إلا أن العديد من الشركات المحلية لا تزال خائفة عندما يتعلق الأمر بإدخال تقنيات جديدة. ليس سراً أن التكنولوجيا يمكن أن تجعل الأعمال التجارية تتقدم ولكن فقط إذا كنت تعرف كيفية استخدامها. لهذا السبب لا تزال العديد من الشركات التقليدية تفضل استخدام القلم والورق بدلاً من "نقلها عبر الإنترنت".

التغيير مخيف ولكن تجاهل التغيير يمكن أن يكون أكثر ترويعًا. ببطء ولكن بثبات ، تتغير صناعة البناء وتصبح أكثر تقنية. بدأ التحول مع كبار اللاعبين في الصناعة الذين قدموا مصطلح ومنهجية "البناء الخالي من الهدر". طريقة تعمل من خلالها شركات البناء بسرعة وفعالية مع وضع احتياجات العملاء أولاً. تتمثل إحدى الطرق الأكثر شيوعًا لتنفيذ منهجيات البناء الخالي من الهدر في إدخال برامج كمبيوتر (غير مكلفة) لإنشاء عمليات عمل أكثر سلاسة.

لقد كان البناء الخالي من الهدر موجودًا بالفعل منذ حوالي 25 عامًا ، ولكنه بدأ مؤخرًا فقط في الوصول بثقة إلى الشركات المحلية أيضًا. على سبيل المثال ، اعتبارًا من عام 2012 ، تستخدم حوالي 50٪ من شركات الإنشاءات في أمريكا الشمالية البرمجيات لإنتاج تقديرات المشروع ، وهذا الرقم يرتفع بنحو 10٪ كل عام.

التسويق أولا

هذه ليست دورة في أساليب البناء الخالي من الهدر. بدلاً من ذلك ، نرغب في إحضار المفهوم إلى الرصيف من السحابة الافتراضية. لا تتطلب التحديات التي تواجهها شركات البناء المحلية ولا يمكن أن تستمر في إصلاح شامل للطريقة التي تعمل بها. قبل أن نحاول تحقيق الهدف النبيل والسامي لإحداث ثورة في الصناعة ، دعونا أولاً نجعل العمليات اليومية أقل استهلاكا للوقت وأكثر إنتاجية.

كما ذكرنا ، يمكن أن تساعد برامج البناء الشركات على تحسين الكفاءة. ومع ذلك ، فإن معظم برامج البناء باهظة الثمن ويصعب استخدامها. وقد أدى ذلك إلى إبعاد الشركات المحلية عن تنفيذها. حيث يكون اختراق البرمجيات عميقًا في التسويق. عادة ما يكون التسويق أحد المجالات الأولى التي تدمج فيها الشركات الصغيرة التكنولوجيا الجديدة.

لماذا؟ لأنه يمكنك أن ترى عائدًا فوريًا (أو لا) على استثمارك في التكنولوجيا الجديدة. على سبيل المثال ، تُعلن معظم خدمات ترميم المنازل الآن على Google. حتى أن البعض يقوم بتحسين محركات البحث (SEO) ، وله حضور نشط على وسائل التواصل الاجتماعي.

يعد إجراء عمليات التسويق الخاصة بك على الإنترنت أمرًا سهلاً نسبيًا. عملاؤك المحتملين موجودون بالفعل هناك . يمكنك أيضًا بسهولة الاستعانة بمصادر خارجية للتسويق لمورد خارجي ولا تحتاج إلى تعلم أي شيء جديد أو تغيير مؤسستك. ما عليك سوى الجلوس وانتظار المكالمات الهاتفية (أو رسائل البريد الإلكتروني).

ومع ذلك ، فإن كونك محترفًا لا يعني أن تدفع لشخص آخر للقيام بذلك نيابةً عنك ، بل يتعلق بفعل ذلك بنفسك. وبينما يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية للتسويق ، لا يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لعملياتك الأساسية. ما يمكنك فعله هو استخدام التكنولوجيا لتحسين إنتاجية فريقك طالما أنك تجد تقنية سهلة الاستخدام وبأسعار معقولة وتتحقق من جميع الصناديق .

وفقًا لدارين جرادوس ، الرئيس التنفيذي ومؤسس خدمات الاستعادة الكندية ، فإن هذا هو ما دفعه إلى اختيار تطبيق موظف Connecteam لتحسين كفاءة وإنتاجية قوته العاملة.

حول استعادة كندا

خدمات الاستعادة الكندية هي شركة لترميم المياه والحرائق والعفن أسسها دارين جرادوس. منذ تأسيسها الأصلي في تورنتو ، تضخمت خدمات الاستعادة الكندية منذ ما يقرب من 8 سنوات لتصبح شركة تغطي 6 مواقع في جميع أنحاء كندا: أوتاوا ، ومونتريال ، وإدمونتون ، وكالجاري ، وفانكوفر ، وتورنتو.

أحد قطاعات عملاء Canada Restoration هو شركات التأمين التي توظف Canada Restoration كبائع. عندما تقوم شركة التأمين بتنشيط تأمينها وتتطلب استعادة الطابق السفلي بعد الفيضانات ، على سبيل المثال ، ترسل شركة التأمين Canada Restoration لأداء الوظيفة.

إن العمل مع عميل كبير مثل مزود التأمين يعني أن Canada Restoration مطلوب للامتثال للوائح محددة للغاية. يتم تقييم أداء الشركة بناءً على الامتثال لهذه اللوائح.

هذا يعني أنه يجب على جميع الموظفين ، أولاً ، أن يكونوا على دراية باللوائح. ثانيًا ، الامتثال للوائح ، وتحمل المسؤولية أخيرًا عن أفعالهم. عند إدارة فريق عمل صغير ، يمكن للمدير التواصل بسهولة وبسهولة مع موظفيه والتحقق من الامتثال. ومع ذلك ، مع نمو فريق العمل لديك ، لا يمكنك التواجد في كل مكان في وقت واحد ، ويصبح من الصعب بشكل متزايد التنقل بين المواقع مع استمرار إدارة الأعمال وتنميتها.

نمو الأعمال مقابل العمليات التجارية

عادة ما تعاني الشركات التي تتمتع بنمو سريع من القليل من العمليات الفوضوية. يمكنك التفكير في الأمر على أنه حصان بري: فكلما كان الحصان أسرع وأكثر قوة ، كان من الصعب إبقائه تحت السيطرة.

لا تخطئنا ، فالنمو السريع رائع وهذا ما تريده كل شركة. ومع ذلك ، فإنه يجلب بعض المشاكل الجديدة. على سبيل المثال ، تبدأ بعض الشركات يومها باجتماع يومي مدته 15 دقيقة يتم خلاله توزيع جميع أوامر العمل على الفرق التي تتوجه بعد ذلك إلى مواقعها. يمكن أن تكون هذه العملية منطقية بالنسبة لشركة إنشاءات مكونة من 10 أشخاص ، ولكن بالنسبة لشركة 40 أو 60 شخصًا ، قد تكون التغييرات ضرورية .

سرعان ما أدرك دارين جرادوس أنه مع نمو خدمات الاستعادة في كندا ، سيحتاج إلى إجراء بعض التغييرات للحفاظ على مستوى الخدمة. أولاً وقبل كل شيء ، نظرًا لأن الامتثال يمثل مصدر قلق كبير لخدمات الاستعادة الكندية ، فقد فهم أنه يحتاج إلى عينين آخرين في هذا المجال. ومع ذلك ، للحفاظ على هوامش الربح ، لم تكن عمليات التوظيف الإضافية ، مقارنة بتلك المخططة بالفعل ، خيارًا.

كيف ساعد Connecteam

يلجأ العديد من الشركات التي تبحث عن طريقة لإدارة نمو الأعمال والحفاظ عليها ، دون تقليل هوامش ربحها ، إلى التكنولوجيا. وهكذا بدأ البحث عن حل تقني يلبي احتياجات خدمات الاستعادة الكندية. سيحتاج الحل الناجح إلى وضع علامة في العديد من المربعات وأن يظل ميسور التكلفة بما يكفي لجعله منطقيًا من الناحية التجارية.

سيحتاج إلى ضمان الامتثال والمساءلة مع توفير الاتصالات الفعالة وإدارة المهام وإدارة الوقت. سيكون من الجيد أيضًا وجود نظام إبلاغ مدمج يوفر معلومات عن الوقت المنقضي والموارد المستخدمة والإجراءات المكتملة (أو التي لم يتم). أخيرًا ، يجب أن يكون الحل سريع التنفيذ وسهل الاستخدام أو يتحول "الحل" الخاص بنا إلى "مشكلة" بسرعة كبيرة.

بعد بحث مطول ، وجد دارين أخيرًا أداة الكل في واحد لتلائم احتياجاته مع Connecteam.

إدارة الوقت

لإدارة الوقت ، تستخدم Canada Restoration Services (خدمات الاستعادة الكندية) ساعة وقت الهاتف المحمول المزودة بنظام تحديد المواقع العالمي (GPS) من Connecteam لتسجيل الدخول في نوبات عمل محددة لكل مشروع. يستخدم الموظفون تطبيق الهاتف المحمول Canada Restoration Services للوصول إلى ساعة الوقت الخاصة بهم وساعة الدخول والخروج أثناء التواجد في الموقع .

يضيفون أيضًا علامات وملاحظات يتم إرسالها تلقائيًا مع نوباتهم إلى مسؤول في المكتب. يتم بعد ذلك إنشاء جدول زمني على سطح المكتب "لوحة التشغيل" حيث يمكن للمسؤول الوصول إلى جميع المناوبات وتحريرها والموافقة عليها. يمكن بعد ذلك تصدير التقرير إلى أنظمة الرواتب.

باستخدام ساعة وقت الهاتف مع موقع GPS ، تمكن دارين من الحصول على نظرة عامة أفضل على مكان وجود فرقه في جميع الأوقات.

يتيح تكامل Connecteam مع QuickBooks Online و Gusto أيضًا للمديرين تصدير الجداول الزمنية بسهولة للحصول على كشوف رواتب دقيقة بنسبة 100٪.

سير عمل الامتثال

يدرك المقاولون الذين يعملون مع شركات التأمين أن الامتثال أمر أساسي ، والابتعاد عن الإرشادات واللوائح يمكن أن يؤدي إلى هلاك عملك. ومع ذلك ، فإن الامتثال يمثل مشكلة بالنسبة للعديد من المقاولين.

ليس بالضرورة أن الموظفين ليسوا مهتمين أو لا يهتمون بالامتثال ولكن هذه اللوائح تميل إلى التغيير بسرعة ومن الصعب البقاء على رأسها ، خاصة إذا كنت معتادًا على القيام بالأشياء بطريقة معينة.

للتأكد من إبلاغ اللوائح والمعايير إلى كل عامل في جميع الأوقات ، أنشأت خدمات الاستعادة الكندية تدفقات عمل امتثال باستخدام أصول سير عمل Connecteam. يسمح أصل سير العمل للمديرين والمسؤولين بإنشاء تقدم وظيفي محدد يجب إكماله قبل اعتبار المهمة منتهية. يمكن تعيين مهام سير العمل لكل موظف باستخدام تطبيق الهاتف المحمول ومن ثم يتم إنتاج تقرير يوضح تفاصيل الإنجاز.

يتيح ذلك للمديرين والمسؤولين الحصول على رؤية كاملة لتقدم العمل لكل موظف ، كما يوفر المساءلة عمن فعل ماذا أو من لم يفعل ماذا. لا مزيد من الجري في محاولة لمعرفة من المسؤول عندما لا يتم الوفاء بالامتثال.

إدارة الوثائق

بائعي شركات التأمين ليسوا مجرد محترفي بناء ، بل هم أيضًا نينجا شريط أحمر. كما سيخبرك أي بائع تأمين ، فإن العمل مع شركات التأمين يعني أنك بحاجة إلى نظام إيداع فعال أو يضمن لك يومًا مرهقًا للغاية.

يجب على المتعاقدين تطوير سياسة شاملة للاحتفاظ بالسجلات. احتفظ بجميع شهادات التأمين مع المصادقات ، ونسخة من اتفاقية البائع ، ونطاق عمل البائع والملاحظات الميدانية لمدة لا تقل عن 7 سنوات بعد الانتهاء من المشروع.

العديد من الولايات لديها قوانين تتراوح مدتها بين 10 و 12 عامًا لتقديم مطالبات أضرار الممتلكات ، ولكن لا توجد قيود على مطالبات الإصابات الجسدية. بعض الدعاوى المتعلقة بالإصابات الجسدية التي تنطوي على الأسبستوس ومسؤولية التلوث التي يُزعم أنها حدثت منذ الستينيات لا تزال مستمرة حتى اليوم.

تتمثل الفائدة الفورية للاحتفاظ بسجلات التأمين هذه في تجنب تكاليف التقاضي الخاصة بمطالبة بعيوب إنشائية عمرها 10 سنوات لشركة التأمين التابعة لمقاول من الباطن من الدرجة الأدنى ، وبالتالي تجنب تأثير هذه النفقات على ميزانيتك العمومية أو نسبة الخسارة. مع انتشار خيارات التخزين الرقمي ، من الأفضل الاحتفاظ بالسجلات بشكل دائم.

اتخذت خدمات الاستعادة الكندية إدارة السجلات الخاصة بها خطوة إلى الأمام. باستخدام Connecteam ، يمكنهم إتاحة جميع السجلات على الأجهزة المحمولة وتعيينها لمديري المشاريع ذات الصلة أثناء التواجد في الموقع. وقد أدى ذلك إلى جعل عمليات العمل أسرع كثيرًا وتقليل الحاجة إلى عودة مديري المشاريع إلى المكتب ، مما أدى بدوره إلى خفض تكاليف الوقود وزيادة الإنتاجية.

التدريب أثناء العمل مع المساءلة المضمنة

اعتبارًا من عام 2014 ، تطلب وزارة العمل في أونتاريو من جميع أصحاب العمل التأكد من أن جميع العاملين والمشرفين لديهم يكملون برنامجًا تدريبيًا أساسيًا للتوعية بالصحة والسلامة المهنية. إلى جانب هذه المتطلبات الجديدة ، يستمر أصحاب العمل في الاضطلاع بواجبات مستمرة بموجب OHSA لإبلاغ العمال بالمخاطر الخاصة بمكان العمل .

لا أحد ينكر أهمية التدريب على السلامة ، خاصة في صناعة البناء والتشييد. ومع ذلك ، عندما يعني التدريب سحب موظف من المشروع من أجل الامتثال لمتطلبات التدريب على السلامة ، فقد يكون لذلك بعض التداعيات الخطيرة على شركة إنشاءات محلية.

تستخدم خدمات الاستعادة الكندية وحدات التدريب المدمجة في Connecteam لتقديم وحدات تدريب السلامة والصحة المهنية (OSHA) للمشرفين والموظفين . يمكنهم بعد ذلك إكمال البرنامج التدريبي أثناء التواجد في الموقع أو في العبور أو في المنزل. يتلقى المسؤول تقريرًا كاملاً عن تقدمه ويمكنه أيضًا إضافة اختبارات لتقييم معرفته.

من الواضح أن التدريب على السلامة بداية رائعة ولكن الاستخدامات لا حصر لها ويمكن أن تنقل فرقك إلى المستوى التالي.

التوجيه المهني في الوقت الحقيقي

تواجه معظم شركات البناء صعوبة في نقل المعرفة من المكتب إلى الميدان. تعتبر الجلسات التدريبية حلاً رائعًا إذا كنت تبحث عن حل استراتيجي وطويل الأمد ، ولكن في بعض الأحيان تحتاج فقط إلى تقديم محادثات غير رسمية سريعة وفعالة حيث يمكن للمديرين مناقشة المشكلات في الوقت الفعلي مع الموظفين أثناء تواجدهم خارج الموقع.

تم استخدام أصول الدردشة الخاصة بـ Connecteam من قبل فرق خدمات الاستعادة الكندية كنوع من المنتديات المهنية حيث يمكنهم مشاركة المعرفة ومناقشة الخيارات المختلفة. تسمح أصول الدردشة للفرق بتحميل الصور والتعليق على الملفات في بيئة الدردشة الحية. بالنسبة للعمال الأقل خبرة ، أثبتت الدردشة أنها أداة رائعة حيث يمكنهم طلب المشورة من العمال الأكثر خبرة بطريقة غير رسمية وأكثر ودودًا.

ماذا يمكننا أن نتعلم من ذلك

لذا ، كما يقول أوستن باورز: "ماذا يعني كل هذا يا باسيل"؟ إذا كنت تدير وتشغل شركة إنشاءات أو خدمات ، فأنت تدرك جيدًا الثورة الرقمية التي تحدث من حولنا. أنت على Facebook ، لديك حساب Twitter (ربما لم يكن نشطًا لبضع سنوات حتى الآن) ، وتقوم بمعظم اتصالاتك باستخدام تطبيقات الهاتف المحمول على هاتفك الذكي.

ومع ذلك ، لا تزال شركتك تعمل على قلم وورقة ولوح أبيض وربما جدول بيانات ممتاز إذا كنت مجتهدًا للغاية. أنت تعلم أيضًا أن منافسيك بدأوا في إجراء التحول الرقمي أيضًا.

ومع ذلك ، مثل معظم أصحاب الأعمال ، فإنك تميل إلى الالتزام بالمثل التالي: "إذا لم يتم كسره فلا تقم بإصلاحه". الشيء في الأمثال القديمة هو أنها ، حسنًا ، قديمة ولا يمكن تطبيقها على العالم التكنولوجي سريع الخطى الذي نعيش فيه اليوم. يمكن أن يكون تجاهل التغيير الذي يحدث في كل مكان كارثيًا على عملك. كلما انتقلت مبكرًا إلى العصر الرقمي ، كان من الأسهل زيادة الإنتاجية والحصول على دعم لمنافسيك.

لقد طلبنا من دارين تلخيص تجربته في استخدام Connecteam في جملة واحدة: "لن تجد عائد استثمار أفضل على أي برنامج موجود ، منصة واحدة تفعل كل شيء".