كيفية جعل الوكالة امتدادًا لفريقك الداخلي

بدءًا من سد فجوات المهارات وملء الموارد وحتى توسيع نطاق عملياتك بأكملها، فإن الشراكة مع وكالة رقمية لها فوائد لا حصر لها. ومع ذلك، إذا كنت لا تعمل مع وكالتك بالطرق الصحيحة، فمن المؤكد أنك ستفقد القيمة الحقيقية التي يمكنك اكتسابها.

لضمان شراكة سلسة، من الضروري دمج شركاء وكالتك كامتداد لفريقك الداخلي. على الرغم من أن الكثير من هذا يعود إلى الوكالة التي تختارها، إلا أن هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها من جانبك للمساعدة في هذه العملية.

دعنا نستكشف كيف يمكنك تحويل وكالة خارجية إلى شريك تعاوني يعمل بانسجام مع فرقك الداخلية ويقدم أفضل عائد ممكن.

7 طرق لجعل وكالتك امتدادًا لفريقك الداخلي

1. تأكد من أن اتصالاتك في محلها
2. إنشاء عملية الإعداد وبناء العلاقات منذ البداية
3. مشاركة الموارد والأفكار حيثما أمكن ذلك
4. قم بإعداد أدوات تعاونية للجميع
5. تحديد الأدوار والمسؤوليات
6. تعزيز حلقة ردود الفعل
7. محاذاة الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية

#1 تأكد من أن اتصالاتك في محلها

أساس أي شراكة ناجحة هو التواصل الواضح. منذ البداية، تأكد من أن التوقعات والأهداف والتسليمات مفهومة جيدًا من قبل فريقك الداخلي والوكالة. بهذه الطريقة، لن يكون هناك أي تقاطعات وسيكون لدى الجميع نفس الأهداف في الاعتبار.

للقيام بذلك، ستحتاج إلى تحديد أهداف المشروع والاتفاق على الجداول الزمنية مع فريق وكالتك، وتعيين نقطة اتصال ستدير الاتصالات من جانبك، وتحديد قنوات الاتصال التي ستستخدمها. استخدم أدوات مثل Slack للاتصالات اليومية والأسئلة السريعة أو استخدم البريد الإلكتروني للحصول على تحديثات أطول، وقم بإعداد مكالمات منتظمة على Microsoft Teams أو Google Meet، للحفاظ على توافق الجميع.

#2 قم بإنشاء عملية الإعداد وبناء العلاقات منذ البداية

إذا كنت تريد أن تعمل الوكالة كامتداد لفريقك، فيجب أن يشعروا بأنهم مشمولون. إنشاء ثقافة تعاونية من خلال معاملتهم كجزء من المنظمة، خاصة بالنسبة للشركاء من الوكالات منذ فترة طويلة.

تمامًا مثل الموظفين الجدد، تحتاج الوكالات إلى الانضمام إلى ثقافة شركتك. شارك قيم الشركة وعملياتها حتى يتمكنوا من مواءمة عملهم مع معاييرك الداخلية. بهذه الطريقة، من المرجح أن يرقوا إلى مستوى توقعات شركتك ويعكسوا قيم علامتك التجارية في عملهم.

لمزيد من التآزر، قم بدعوة أعضاء الوكالة الرئيسيين لحضور اجتماعات الفريق، وجلسات العصف الذهني، وحتى الأحداث على مستوى الشركة عندما يكون ذلك مناسبًا. اعتمادًا على علاقتك، يمكنك أيضًا تشجيع المحادثات غير الرسمية وبناء علاقة أفضل على المستوى الشخصي لمزيد من الثقة والتعاون، تمامًا كما تفعل مع زملائك.

#3 شارك الموارد والأفكار حيثما أمكن ذلك

للتأكد من أن الوكالة تفهم علامتك التجارية وأعمالك بشكل كامل، قم بتزويدهم بإمكانية الوصول إلى الموارد والرؤى الرئيسية. ستكون نقطة البداية الجيدة هي مشاركة إرشادات علامتك التجارية ونبرة المستندات الصوتية والحملات السابقة وأي أصول أخرى لديك قد تكون مفيدة.

اعتمادًا على سياسات الخصوصية، قم بتزويد الوكالة بأكبر قدر ممكن من البيانات، بما في ذلك مقاييس الأداء ورؤى العملاء لأن ذلك سيساعد في إعلام استراتيجياتهم ودعم أهدافك. ليس هناك أي فائدة من معلومات حراسة البوابة لأن هذا لن يؤدي إلا إلى إعاقة نجاحك.

#4 قم بإعداد أدوات تعاونية للجميع

يتطلب التعاون الفعال الأدوات المناسبة. استخدم المنصات الرقمية لتعزيز التعاون السلس بين فريقك والوكالة. يمكن لمنصات مثل Trello أو monday.com مساعدة الفريقين في تعيين المهام وإدارة المواعيد النهائية.

استخدم أدوات مثل Google Drive أو Dropbox لمشاركة الملفات والأصول والمستندات المهمة بسهولة. وإذا كنت تعقد جلسات تعاونية بشكل متكرر، فاستخدم أدوات التحرير في الوقت الفعلي مثل Miro أو Figma لتخطيط الأفكار ومشاركتها.

في Semetrical، نتحلى بالمرونة ونستخدم الأدوات التي تناسب عملائنا بشكل أفضل. تتضمن بعض المفضلات لدينا Google Drive، لمشاركة المستندات وتنفيذ اقتراحات العمل التعاوني بسهولة، وSlack للمراسلة الفورية. نعقد أيضًا اجتماعات منتظمة مع عملائنا، إما عبر Google Meets أو Teams، أو حتى وجهًا لوجه إذا كان هذا هو ما يفضله عميلنا.

# 5 تحديد الأدوار والمسؤوليات

لكي تعمل الوكالة بفعالية مع فريقك الداخلي، يجب أن يعرف الجميع من المسؤول عن ماذا. الوضوح هنا يمنع سوء الفهم ويضمن المساءلة. أنت لا تريد أن يدوس أي شخص على أصابع قدم أي شخص آخر.

أولاً، حدد المسؤول عن الجوانب المختلفة للمشروع. وهذا يساعد على تجنب ازدواجية الجهود والارتباك. قم بتمكين كلا الفريقين من تقديم المدخلات واتخاذ القرارات المشتركة، ومع ذلك، نوصي أيضًا بالثقة في خبرة الوكالة. على الرغم من أن فريقك الداخلي قد يشارك بشكل كبير، فمن المهم منح الوكالة مساحة للمساهمة بخبراتها وطرح أفكار جديدة على الطاولة. بعد كل شيء، هذا هو ما قمت بتعيينهم من أجله!

# 6 تعزيز حلقة ردود الفعل

ردود الفعل ضرورية لتحسين العمليات والنتائج. يساعد إنشاء حلقة ردود الفعل على ضمان تطور الشراكة وتحسينها باستمرار. المشكلات التي قد تكون واضحة بالنسبة لك، قد لا تكون كذلك بالنسبة للوكالة. تأكد من أنهم يعرفون ما يحدث حتى يتمكنوا من تحسين خدماتهم وفقًا للمعايير التي تطلبها.

قم بجدولة المراجعات الدورية لمناقشة ما يعمل بشكل جيد ومجالات التحسين. يمكن أن يشمل ذلك معالم المشروع والتعاون الشامل. حاول تعزيز ثقافة تشعر فيها الوكالة والفريق الداخلي بالراحة في تقديم تعليقات صادقة لأن هذه هي الطريقة الوحيدة لمواصلة التحسن.

#7 محاذاة الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية

لا يمكن للوكالة أن تكون امتدادًا لفريقك إلا إذا كان كلا الجانبين يعملان لتحقيق نفس الأهداف. قم بمواءمة أهدافك لإنشاء اتجاه موحد. يعد تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية المشتركة أمرًا ضروريًا لضمان أن كلا الجانبين مسؤولان عن نجاح المشروع.

احتفل بالإنجازات واعترف بالإنجازات مع وكالتك لأن ذلك سيبني الدافع الشامل ويشجع العمل الجيد على الاستمرار.

عندما يتم العمل بشكل صحيح، يمكن أن يحقق العمل مع إحدى الوكالات قيمة هائلة لأعمالك من خلال توفير وجهات نظر جديدة ومهارات متخصصة وموارد قابلة للتطوير. من خلال التعامل مع الوكالة باعتبارها امتدادًا لفريقك الداخلي، وتعزيز التواصل المفتوح، ومواءمة الأهداف، ومشاركة الموارد، يمكنك ضمان شراكة سلسة ومثمرة تعود بالنفع على كلا الجانبين.

هل أنت مستعد لامتلاك امتداد خاص بك لفريقك الداخلي؟ فريقنا من خبراء التسويق متحمسون لمساعدتك على تحقيق طموحاتك الرقمية. نحن نحب أن نسمع منك!