الدليل النهائي لتنفيذ تقارير العملاء الآلية
نشرت: 2024-05-28يمكن التحكم في إعداد التقارير اليدوية عن العملاء عندما يكون لديك عميلان فقط، ولكن حتى في هذه الحالة، فإنها تستغرق وقتًا طويلاً وتكون عرضة للأخطاء. مع توسع وكالتك، فإن التشبث بالتقارير اليدوية يمكن أن يعيق كفاءتك ونموك. تعمل تقارير العملاء الآلية على تبسيط عملية جمع البيانات وإعداد التقارير، وتقليل الأخطاء، وتوفر وقتًا ثمينًا لفريقك للتركيز على المهام الإستراتيجية ومشاركة العملاء.
يغطي هذا الدليل كل جانب من جوانب إعداد تقارير العملاء الآلية، بدءًا من ماهيتها وحتى كيفية الاستفادة من الذكاء الاصطناعي لتسهيل إعداد تقارير العملاء وتحقيق نتائج أفضل لشركتك وعملائك.
ما هو التقرير الآلي؟
الميزات الرئيسية لإعداد التقارير الآلية عن العملاء
- تجميع البيانات: تقوم الأنظمة الآلية بجمع البيانات من مصادر متعددة، مثل منصات الوسائط الاجتماعية، وGoogle Analytics، وخوادم الإعلانات، وإدارة علاقات العملاء. يتم بعد ذلك دمج هذه البيانات في منصة واحدة لإعداد التقارير.
- معالجة البيانات في الوقت الفعلي: على عكس التقارير اليدوية، يمكن للأنظمة الآلية معالجة البيانات والإبلاغ عنها في الوقت الفعلي. تضمن هذه الإمكانية أن تتضمن التقارير أحدث المعلومات، مما يسمح للعملاء بإجراء التعديلات في الوقت المناسب على استراتيجياتهم التسويقية.
- الجدولة والتوزيع: يمكن لهذه الأنظمة جدولة التقارير التي سيتم إنشاؤها وإرسالها تلقائيًا في أوقات محددة مسبقًا. تعتبر هذه الميزة مفيدة بشكل خاص لفترات إعداد التقارير المنتظمة، مثل التقارير الأسبوعية أو الشهرية أو ربع السنوية.
مقارنة التقارير الآلية واليدوية عن العملاء
يمثل التحول من تقارير العملاء اليدوية إلى تقارير العملاء الآلية تغييرًا كبيرًا في كيفية إدارة وكالات التسويق للبيانات والتواصل مع العملاء. فيما يلي مقارنة تفصيلية بين الطريقتين، مع تسليط الضوء على الاختلافات الواضحة في الكفاءة والدقة وقابلية التوسع والقيمة الإستراتيجية.
تحليل تكلفة تقارير العملاء الآلية
عند التفكير في التحول من التقارير اليدوية إلى تقارير العملاء الآلية، من المهم بالنسبة لوكالات التسويق إجراء تحليل شامل للتكلفة. يسلط هذا التحليل الضوء على الوفورات والنفقات المحتملة ويعرض الأثر المالي طويل المدى لاعتماد الأنظمة الآلية.
تكاليف الإعداد والتنفيذ الأولية
يمكن أن تختلف التكاليف الأولية لأنظمة إعداد التقارير الآلية بشكل كبير اعتمادًا على مدى تعقيد الحل والاحتياجات المحددة للوكالة. يتضمن هذا عادةً سعر تراخيص البرامج وأي أجهزة ضرورية وربما بعض خدمات التخصيص أو التكامل لضمان عمل الأداة بسلاسة مع الأنظمة الحالية.
بالنسبة لوكالة متوسطة إلى كبيرة الحجم، يمكن أن تتراوح تكاليف الإعداد الأولية من 15000 دولار إلى 60000 دولار.
التكاليف التشغيلية المستمرة
التكلفة الأساسية المستمرة لإعداد التقارير اليدوية هي العمالة. إذا كانت الوكالة تنفق في المتوسط 6 ساعات لكل عميل شهريًا على إعداد التقارير، وكان معدل الفواتير 40 دولارًا للساعة، فإن التكلفة الشهرية لكل عميل تبلغ 240 دولارًا. بالنسبة لوكالة لديها 50 عميلاً، فإن هذا يترجم إلى 12000 دولار شهريًا، أو 144000 دولار سنويًا.
على الرغم من وجود تكاليف مستمرة مرتبطة بالتقارير الآلية - مثل خطة فوترة البرامج والصيانة والتحديثات العرضية - إلا أنه غالبًا ما يتم تعويضها من خلال التخفيض الكبير في تكاليف العمالة. على سبيل المثال، إذا كانت تكلفة الأداة الآلية حوالي 3000 دولار شهريًا وتتطلب الحد الأدنى من الإشراف (على سبيل المثال، 30 دقيقة من المراقبة لكل عميل بنفس المعدل الذي يبلغ 40 دولارًا في الساعة)، فإن إجمالي التكلفة الشهرية للبرنامج بالإضافة إلى العمالة ستكون حوالي 4000 دولار لـ 50 عميلًا، أو 48000 دولار سنويا.
العائد على الاستثمار (ROI)
يمكن قياس عائد الاستثمار من تقارير العملاء الآلية من خلال مقارنة التخفيض في تكاليف التشغيل بالاستثمار الأولي.
بالاستمرار في المثال السابق، إذا كان التحول إلى التقارير الآلية يوفر للوكالة حوالي 96000 دولار أمريكي من تكاليف العمالة، وكانت تكلفة الإعداد الأولية 40000 دولار أمريكي، فيمكن أن يكون عائد الاستثمار كبيرًا خلال السنة الأولى فقط.
كيفية تنفيذ التقارير الآلية
يتضمن تنفيذ التقارير الآلية في وكالة التسويق نهجًا منظمًا لتبسيط عملية جمع البيانات وتحليلها وإنشاء التقارير. فيما يلي دليل خطوة بخطوة حول كيفية تنفيذ التقارير الآلية بنجاح.
1. تقييم احتياجات إعداد التقارير الخاصة بك
ابدأ بتحديد احتياجات إعداد التقارير المحددة لوكالتك وعملائك:
- قم بمراجعة عمليات إعداد التقارير الحالية لتحديد نقاط الضعف وأوجه القصور والمناطق المعرضة للأخطاء.
- تحديد كافة مصادر البيانات التي تحتاج إلى التكامل.
- قم بإشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين، بما في ذلك مديري التسويق ومحللي البيانات ومتخصصي تكنولوجيا المعلومات، لجمع مدخلات حول احتياجاتهم وتفضيلاتهم المحددة. إن فهم متطلباتهم سيضمن أن حل إعداد التقارير الآلي يلبي احتياجات جميع الأقسام.
- حدد عدد المرات التي يجب إنشاء التقارير فيها (يوميًا، أسبوعيًا، شهريًا) وبأي تنسيقات (لوحات المعلومات، ملفات PDF، جداول البيانات).
سيساعدك فهم هذه الاحتياجات على اختيار أدوات إعداد التقارير الآلية المناسبة وإعداد العمليات التي تتوافق مع أهدافك.
2. حدد الأدوات المناسبة
واستنادًا إلى المعايير المحددة مسبقًا، اختر أدوات إعداد التقارير الآلية التي تناسب احتياجاتك بشكل أفضل.
Improvado عبارة عن منصة لتحليلات التسويق وإدارة البيانات مدعومة بالذكاء الاصطناعي تساعد الوكالات على مركزية جميع بياناتها في مكان واحد وأتمتة تقارير العملاء.
تقوم المنصة بأتمتة دورة التحليلات التسويقية بأكملها، بدءًا من تجميع البيانات وتحويلها إلى تصور البيانات واكتشاف الرؤية.
فيما يلي بعض ميزات Improvado التي تستفيد منها وكالات التسويق:
- أكثر من 500 موصل لمصدر البيانات : لا مزيد من استخراج البيانات يدويًا، والأخطاء البشرية، وعمليات إدارة واجهة برمجة التطبيقات (API) التي تستغرق وقتًا طويلاً، حيث يقوم Improvado بأتمتة عملية تجميع البيانات وتقديمها بتنسيق جاهز للتحليل.
- القدرة على معالجة كميات كبيرة من البيانات: يقوم برنامج Improvado بمعالجة بيتابايت من البيانات بسلاسة، مما يجعله برنامج وكالة التسويق الوحيد الذي تحتاجه الوكالة لإدارة بيانات التسويق الخاصة بعشرات العملاء ومئات الحملات الإعلانية. وعندما تحصل وكالتك على عميل جديد، يمكنك إعداد التحليلات بسرعة باستخدام Improvado.
- تصور البيانات: يقدم Improvado خيارين: يمكنك إما استخدام أحد قوالب لوحة المعلومات المعدة مسبقًا المتوفرة أو دفع البيانات إلى ذكاء الأعمال أو أداة تصور من اختيارك لمزيد من التحليل. يتكامل Improvado بسلاسة مع مجموعة MarTech الحالية، لذلك لا توجد حاجة إلى استثمارات إضافية.
- مساحات عمل لكل عميل: يسمح Improvado بإنشاء مساحات عمل منفصلة لكل عميل وإدارة من يمكنه الوصول إلى كل بيئة.
4. تصميم قوالب التقارير
قم بتصميم القوالب التي تعكس مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس المهمة لاحتياجات عملائك. توفر معظم حلول برامج تصور البيانات واجهات السحب والإفلات التي تجعل من السهل تصميم تقارير جذابة وغنية بالمعلومات. تأكد من أن هذه القوالب قابلة للتخصيص بحيث يمكن تكييفها مع العملاء أو الاحتياجات المختلفة دون الحاجة إلى إعادة تصميم كاملة.
6. الاختبار والتحسين
خلال هذه المرحلة، يمكنك دمج الحل خطوة بخطوة أو من عميل إلى عميل، مما يسمح بالبدء المتحكم فيه والقدرة على تحديد أي مشكلات ومعالجتها في وقت مبكر. استخدم هذه الملاحظات لتقييم أداء الحل وإجراء التعديلات اللازمة، للتأكد من أنه يلبي متطلباتك الحالية.
بالإضافة إلى ذلك، توفر الحلول البرمجية مثل Improvado خدمات احترافية. يمكن لخبراء Improvado تقديم دعم مخصص لتخصيص النظام الأساسي بشكل أكبر، مما يضمن توافقه تمامًا مع احتياجات وكالتك. يمكنهم المساعدة في ضبط عمليات تكامل البيانات وتخصيص قوالب التقارير وتنفيذ ميزات إضافية تعمل على تحسين قيمة الحل.
7. تدريب فريقك
قم بتثقيف فريقك حول كيفية استخدام أدوات إعداد التقارير الجديدة. يجب أن يغطي التدريب كيفية تفسير التقارير الآلية، وكيفية استكشاف المشكلات الشائعة وإصلاحها، وكيفية تخصيص التقارير إذا لزم الأمر. يضمن التدريب المناسب أن يتمكن فريقك من تحقيق أقصى قدر من فوائد الأتمتة وتقديم الدعم الكفء للعملاء.
قصة نجاح من واقع الحياة: قفزة نمو الوظائف نحو إعداد تقارير العملاء المدعومة بالذكاء الاصطناعي
يمكن أن يؤدي دمج الذكاء الاصطناعي في تقارير العملاء الآلية إلى رفع مستوى العملية من خلال تحقيق كفاءة ودقة غير مسبوقة.
لنأخذ Improvado AI Agent كمثال ونقوم بتقييم الفوائد التي يجلبها من خلال حالة Function Growth، وهي شريك نمو للوكالة قامت بدمج AI Agent في عملياتها.
Improvado AI Agent عبارة عن أداة تحليلية لمعالجة اللغات الطبيعية (NLP) تعمل كمحلل شخصي وتساعدك في الاستعلام عن بياناتك والعثور على الرؤى وإنشاء لوحات المعلومات والمزيد.
يرتبط AI Agent ببياناتك التسويقية ويفهم اللغة البسيطة. يمكنك استخدام الدردشة مع الوكيل للإجابة على أي أسئلة خاصة بالعميل أو تتبع الإنفاق الإعلاني أو إنشاء تصورات سريعة لدعم نقاطك في الاجتماع.
يقوم AI Agent بمراقبة بياناتك باستمرار ويمكنه تنبيهك بأي حالات شاذة وفرص وإرسال تقارير بناءً على النتائج التي يراها.
يمكن لـ AI Agent إرسال تقارير أسبوعية أو نصف أسبوعية أو شهرية بناءً على الهيكل الخاص بك وتزويدك بتوصيات حول كيفية التصرف بناءً على النتائج.
قامت شركة Function Growth بدمج التقارير التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي في سير عمل تحليلات العملاء ولاحظت تغييرًا إيجابيًا كبيرًا:
- زيادة بنسبة 30% في إنتاجية فريق التسويق. أدت أتمتة التحليلات والتقارير التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي إلى تقليل الحاجة إلى المعالجة اليدوية للبيانات، مما سمح للفريق بالتركيز على المبادرات الإستراتيجية والمهام الإبداعية.
- توفير ما يصل إلى 6 ساعات أسبوعيًا عند إعداد التقارير اليدوية. أدى اعتماد Improvado والذكاء الاصطناعي الخاص بها إلى تبسيط عمليات التسويق بشكل كبير. أدت هذه الكفاءة، إلى جانب الجودة المحسنة للرؤى القابلة للتنفيذ، إلى تحسين مقاييس الأداء عبر جميع الحملات.