أفضل 9 تطبيقات لإدارة المساعدين الظاهريين

المساعدون الافتراضيون مفيدون تمامًا مثل المساعدين الشخصيين ، ناهيك عن كونهم أكثر تكلفة أيضًا. ومع ذلك ، فإن إدارة أي شخص عن بعد تأتي مع مجموعة من التحديات الخاصة بها. إن الافتقار إلى التواصل والهيكلية وعدم القدرة على إدارة الوقت ليست سوى بعض الأمثلة.

يمكن أن تساعدك أداة المساعد الافتراضي في الاستفادة بشكل أكبر من مساعدك الافتراضي وزيادة إنتاجيتك. يمكن لهذه الأدوات تتبع المشاريع وتبسيط المهام وتحسين الاتصالات وإرسال الملفات أو استقبالها والمزيد. سيمكنك هذا من التركيز على أولويات أخرى بدلاً من التعامل مع المهام الإدارية. فيما يلي أفضل 9 تطبيقات مساعد افتراضي في السوق اليوم.

أفضل اختياراتنا

1. Connecteam - أفضل أداة مساعد افتراضية الكل في واحد للموظفين الذين ليس لديهم مكاتب.

2. كيسفلو ث - جيد للتعاون القائم على المشاريع.

3. ProProfs Projec t - جيد لتحديد أولويات المهام.

ما الذي تبحث عنه في أفضل تطبيقات المساعد الافتراضي

هناك بعض الميزات الرئيسية التي تعتبر مهمة جدًا عندما يتعلق الأمر باختيار تطبيق مساعد افتراضي للمساعدة في إدارة المساعدين الافتراضيين بشكل صحيح.

ميزات ساعة الوقت

للتأكد من أنك تدفع لمساعديك الافتراضيين بشكل صحيح ، يجب عليك بالتأكيد الاستثمار في تطبيق مساعد افتراضي يمكنه تتبع ساعات عملهم بدقة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لتطبيق مساعد افتراضي قوي مثل Connecteam ، إرسال تنبيهات آلية للمديرين عندما يبدأ الموظفون العمل لساعات إضافية أو تجاوزوا قيود الساعة. سيحتوي تطبيق المساعد الافتراضي الجيد أيضًا على إمكانيات تمكن المساعدين الافتراضيين من طلب PTO وإدخال الغياب والمزيد.

ميزات إدارة المهام

كيف تفوض وتعين المهام لمساعديك الظاهري؟ من خلال المكالمات الهاتفية أو الرسائل النصية أو حتى ما هو أسوأ ... البريد الإلكتروني؟ إذا أجبت بنعم على أي من هذه الخيارات ، فقد حان الوقت بالتأكيد للتبديل إلى تطبيق مساعد افتراضي.

سيوفر تطبيق المساعد الافتراضي القوي للمديرين القدرة على إرسال المهام اليومية وقوائم المراجعة إلى مساعديهم الافتراضيين. سيعرف المساعدون الافتراضيون بالضبط ما يجب عليهم فعله عند تسجيلهم لهذا اليوم ، مما يقلل من الارتباك وسوء الفهم والمكالمات أو الرسائل أو الرسائل الإلكترونية المخيفة التي لا تنتهي ذهابًا وإيابًا.

سيمنح تطبيق المساعد الافتراضي الجيد المديرين أيضًا إشرافًا كاملاً على تقدم المهمة وحتى إرسال إعلامات آلية حول المهام المكتملة.

ميزات الاتصال داخل التطبيق

قد يكون من الصعب التواصل بكفاءة مع المساعدين الافتراضيين ، خاصة إذا كانوا يعملون في بلدان ومناطق زمنية مختلفة. من المهم عند اختيار تطبيق مساعد افتراضي أن تختار حلاً يحتوي على نظام مراسلة داخلي فعال.

من المستحيل التأكد من قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية وفهمها ، حيث تمنح تطبيقات المساعد الافتراضي مع الرسائل داخل التطبيق المديرين راحة البال ، وتضمن عدم وقوع أي شيء من خلال الثغرات ، والجميع على نفس الصفحة.

جدولة الميزات

يمكن أن يؤدي الافتقار إلى البنية إلى إهدار الكثير من الوقت عند العمل مع المساعدين الافتراضيين. باستخدام أداة الجدولة المساعدة الافتراضية ، يمكنك عمل خطط يومية أو أسبوعية أو حتى شهرية. استخدم برنامج جدولة يقوم بتعيين الوقت وفقًا لأعضاء الفريق بدلاً من المهمة نفسها إذا كان لديك أكثر من مساعد. باستخدام أداة الجدولة الذكية ، مثل Connecteam ، يكون هناك قدر أقل من التنقل ذهابًا وإيابًا والمزيد من التنظيم.

أفضل 9 تطبيقات للمساعدين الظاهريين

الأفضل لـ: أداة المساعد الافتراضي الكل في واحد للموظفين الذين لا يعملون دون مكاتب

المنصات: الويب و iOS و Android

مراجعة Capterra: 4.8 / 5

Connecteam هو أفضل تطبيق مساعد افتراضي متعدد الإمكانات لإدارة المساعدين الظاهريين والإشراف عليهم بسهولة. باستخدام Connecteam ، يمكنك بسهولة ودقة تتبع الساعات وتعيين المهام والمشاريع اليومية في دقائق والتواصل معها بكفاءة من خلال الدردشة داخل التطبيق.

تلقي تحديثات في الوقت الفعلي حول تقدم المهمة والإخطارات الآلية عندما يكمل المساعدون الافتراضيون مهامهم أو قوائم التحقق الخاصة بهم ، الآن ليست هناك حاجة إلى الإدارة الدقيقة. إذا كان هناك أي لبس أو سوء فهم ، يمكن للمساعدين الافتراضيين بسهولة فتح محادثة مع مديرهم لتوضيح أي مشكلات. لقد ولت أيام الاتصال ذهابًا وإيابًا ، والرسائل غير المقروءة ، ورسائل البريد الإلكتروني غير المفتوحة ، مع Connecteam ، أصبح لديك إشراف كامل في الوقت الفعلي على أعباء العمل اليومية لمساعديك الظاهري.

دلائل الميزات:

• ساعة وقت GPS

• ادارة المهام

• الوقت الحقيقي 1: 1 / المراسلة الجماعية

• تقارير ونماذج قابلة للتخصيص

• أدوات الجدولة التعاونية

• دليل الموظف

• تغذية النشاط

• التحديثات والأخبار والأحداث

• تدريب الموظفين

• استطلاعات الرأي ، استطلاعات الرأي الحية ، صندوق الاقتراحات

• المكتبة الرقمية / مركز المعرفة

• الجداول الزمنية الرقمية وكشوف المرتبات

إيجابيات وسلبيات

• سهل الاستخدام وبديهي

• تحكم وإشراف مساعد افتراضي كامل

• بأسعار معقولة لفريق كل حجم

• واجهة مستخدم نظيفة وحديثة

• خدمة عملاء من الدرجة الأولى

• الوصول إلى سطح المكتب والجوال

• تم دمج كشوف المرتبات مباشرة مع Quickbooks Online و Gusto

• لا جدولة آلية

التسعير:

• تبدأ الخطط المميزة من 29 دولارًا شهريًا لأول 30 مستخدمًا.

• نسخة تجريبية مجانية: نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا

• خطة مجانية: لعدد يصل إلى 10 مستخدمين بدون قيود

قم بإدارة المساعدين الظاهريين بسهولة وكفاءة مع Connecteam اليوم!

نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا ، لا يلزم وجود بطاقة ائتمان.

ابدأ تجربتك المجانية

الأفضل لـ: عمليات التعاون القائمة على المشروع

المنصات: الويب و iOS و Android

مراجعة Capterra: 3.9 / 5

Kissflow هو تطبيق مساعد افتراضي جيد آخر للمساعدة في إدارة سير عمل المساعد الافتراضي الخاص بك ، والتعاون في المشاريع مع المنشورات والإعلانات ، والتواصل مع مساعديك الافتراضيين. يتكامل Kissflow مع أكثر من 1000 أداة مختلفة. يمكن للمديرين تعيين المهام وعرضها لمساعدين افتراضيين وتتبع تقدمهم من خلال المهام. مع Kissflow ، يمكنك تتبع ساعات عمل المساعد الافتراضي وإدارة كشوف المرتبات.

دلائل الميزات:

• تقارير قابلة للتخصيص

• سير العمل

• جدولة الموظف

• تتبع الوقت

• تتبع الاجازات / الاجازات / الغياب

إيجابيات وسلبيات

• الوصول المحمول

• سهل الاستخدام

• خدمة عملاء سيئة

• لا ميزة غنية

• باهظة الثمن للفرق الكبيرة

التسعير:

• تبدأ الخطط من 24 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.

• تجربة مجانية: نعم

• خطة مجانية: لا

الأفضل لـ: تحديد أولويات المهام

المنصات: الويب و iOS و Android

مراجعة Capterra: 4.8 / 5

باستخدام ProProfs ، يمكن للمديرين إرسال مهام مساعديهم الافتراضية بتعليمات واضحة وتواريخ استحقاق. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم بسهولة التعاون في المشاريع معًا لإنجاز المهام بشكل أسرع. والأهم من ذلك ، أنه من الممكن للمديرين تتبع التقدم خلال المهام وتحديد أولويات ما يجب القيام به أولاً. باستخدام ProProfs ، يمكنك أيضًا تتبع ساعات المساعدين الظاهريين بدقة.

دلائل الميزات:

• ادارة المهام

• تتبع الوقت

• أدوات التعاون

إيجابيات وسلبيات

• سهل الاستخدام

• خدمة العملاء جيدة

• الوصول إلى سطح المكتب والجوال

• أبلغ المستخدمون أن تطبيق الهاتف المحمول يمكن أن يكون بطيئًا في بعض الأحيان

التسعير:

• تبدأ الخطط بسعر 2 دولار لكل مستخدم شهريًا لـ 20 مستخدمًا.

• نسخة تجريبية مجانية: نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا

• خطة مجانية: لا

الأفضل لـ: مهام سير العمل القابلة للتخصيص

المنصات: الويب و iOS و Android

مراجعة Capterra: 4.5 / 5

باستخدام ProofHub ، يمكن للمديرين بسهولة إرسال مساعديهم الافتراضيين لسير العمل القابل للتخصيص ، أو قوائم المراجعة والمهام اليومية. يمكن للمدراء التواصل بسهولة مع مساعديهم الافتراضيين عبر الدردشة وإرسال رسائل فردية أو بدء محادثة جماعية. باستخدام ProofHub ، يمكنك أيضًا مشاركة إعلانات العمل والتحديثات بحيث يكون كل موظف ، حتى المساعد الافتراضي ، دائمًا على اطلاع بأخبار الشركة. باستخدام الجداول الزمنية ، يمكن للمديرين بسهولة عرض المدة التي قضاها المساعدون الافتراضيون في مهام ومشاريع محددة وكذلك تتبع ساعات عملهم.

دلائل الميزات:

• ادارة المهام

• دردشة مباشرة

• تتبع الوقت

• تخطيط وإدارة المشروع

• تتبع التقدم

إيجابيات وسلبيات

• خدمة عملاء رائعة

• الوصول المحمول

• ليس سهل الاستخدام أو بديهي

• ميزات محدودة

التسعير:

• تبدأ خطط الأعمال مع مساعدين افتراضيين بسعر 99 دولارًا شهريًا مع عدد غير محدود من المستخدمين.

• تجربة مجانية: نعم

• خطة مجانية: لا

الأفضل لـ: تتبع تقدم تعيينات المهام

المنصات: الويب و iOS و Android

مراجعة كابتيرا: 4.6 / 5

Hubstaff هو تطبيق مساعد افتراضي آخر للمساعدة في إدارة المشاريع وتتبع التقدم وتتبع ساعات المساعدين الافتراضيين والمزيد. يمكن للمديرين تعيين المهام بسهولة من خلال إرشادات مفصلة حول ما يجب القيام به ويمكنهم تتبع تقدمهم من خلال المهام.

دلائل الميزات:

• تتبع الحضور

• تتبع الوقت بنظام تحديد المواقع العالمي (GPS)

• قاعدة بيانات الموظفين

  
• ادارة المهام

• تتبع التقدم

• التنبيهات / الإخطارات

إيجابيات وسلبيات

• سهل الاستخدام

• الوصول إلى سطح المكتب والجوال

• أبلغ المستخدمون عن صعوبة استخدام بعض الميزات

• يمكن أن تكون مكلفة للفرق الكبيرة

التسعير:

• تبدأ الخطط بسعر 7 دولارات لكل مستخدم شهريًا ، بحد أدنى 2 مستخدمين.

• نسخة تجريبية مجانية: نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا

• خطة مجانية: نعم ، لمستخدم واحد

الأفضل لـ: التواصل المباشر عبر الدردشة

المنصات: الويب و iOS و Android

مراجعة Capterra: 4.5 / 5

Hive هو تطبيق مساعد افتراضي آخر يستخدم لتتبع التقدم من خلال المشاريع ، وتتبع ساعات المساعدين الافتراضيين بدقة ، والتواصل بسهولة مع الدردشات الحية. يمكنك إنشاء مخططات جانت أو لوحات كانبان لتتبع مشاريع متعددة أيضًا. يحتوي Hive أيضًا على أكثر من 1000 تكامل ، مثل Hubstop و Zoom و Slack.

دلائل الميزات:

• التنبيهات / الإخطارات

• ادارة المهام

• دردشة مباشرة

• تتبع الوقت

• ادارة مشروع

• تتبع التقدم

إيجابيات وسلبيات

• الوصول المحمول

• سهل الاستخدام

• خدمة عملاء رائعة

• أبلغ المستخدمون عن بعض الأخطاء في ميزة الدردشة المباشرة

• يمكن أن تكون مكلفة للفرق الكبيرة

التسعير:

• تبدأ الخطط بسعر 16 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.

• نسخة تجريبية مجانية: نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا

• خطة مجانية: نعم ، لعدد يصل إلى مستخدمين.

الأفضل لـ: قياس الإنتاجية ومراقبتها

المنصات: الويب و iOS و Android

مراجعة Capterra: 4.7 / 5

باستخدام تطبيق المساعد الافتراضي TimeCamp ، يمكنك تتبع ساعات عملهم وقياس إنتاجيتهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك بسهولة إدارة المشاريع والتأكد من أن مساعديك الافتراضيين ينهونها في الوقت المناسب. أخيرًا ، يحتوي TimeCamp على أكثر من 100 عملية تكامل.

دلائل الميزات:

• تتبع الوقت

• التنبيهات / الإخطارات

• مراقبة الإنتاجية

• تتبع التقدم

إيجابيات وسلبيات

• سهل الاستخدام

• خدمة العملاء سريعة الاستجابة

• يفتقر إلى الميزات الهامة

التسعير:

• تبدأ الخطط بسعر 7 دولارات لكل مستخدم شهريًا.

• نسخة تجريبية مجانية: نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا

• خطة مجانية: نعم

الأفضل لـ: تتبع ساعات المساعد الافتراضي لكشوف المرتبات

المنصات: الويب و iOS و Android

مراجعة Capterra: 4.5 / 5

Time Doctor هو تطبيق مساعد افتراضي جيد لأسباب عديدة. مع Time Doctor يمكن لمديري Time Doctor بسهولة تتبع ساعات عمل المساعد الافتراضي وإنشاء جداول زمنية وتصديرها إلى كشوف المرتبات وإدارة المشاريع وغير ذلك الكثير. مع تايم دكتور Time Doctor ، يمكنك مراقبة المساعدين الافتراضيين الذين يقضون وقتهم فيه ومساعدتهم على التركيز على ما يجب القيام به. يمكنه حتى التقاط لقطات شاشة لسطح مكتب المستخدم الخاص بك حتى تتمكن من رؤية ما يفعله المساعدون الافتراضيون بالضبط خلال اليوم.

دلائل الميزات:

• تتبع الوقت

• تتبع الحضور

• التنبيهات / الإخطارات

• ادارة مشروع

• مراقبة الشاشة

• الدوام وكشوف المرتبات

• إدارة الإنتاجية

إيجابيات وسلبيات

• الوصول المحمول

• دعم العملاء سريع الاستجابة

• يمكن أن يكون برنامج تقرير المستخدمين مربكًا للاستخدام

• لا ميزة غنية

التسعير:

• يعتمد التسعير على عدد المستخدمين. بالنسبة إلى 10 مستخدمين ، تبلغ تكلفة الخطة الأساسية 70 دولارًا في الشهر.

• تجربة مجانية: نعم

• خطة مجانية: لا

الأفضل لـ: تخطيط المهام وإسنادها

المنصات: الويب و iOS و Android

مراجعة Capterra: 4.7 / 5

لدى Toggl خياران لاستخدامهما لإدارة المساعدين الظاهريين. يمكنك استخدام خطة Toggl لتخطيط وتتبع تقدم المساعدين الظاهريين من خلال المهام المعينة ومهام سير العمل ، وهناك مسار Toggl لتتبع ساعات المساعدين الظاهريين. نظرًا لأنهما خطتان منفصلتان ، سيتعين عليك دفع ثمن خطتين مختلفتين لتغطية كلتا الميزتين.

دلائل الميزات:

• تتبع الوقت

• تتبع الإنتاجية

• إدارة تتابع الأعمال

• ادارة مشروع

• تتبع التقدم

• التنبيهات / الإخطارات

• ادارة المهام

• قوائم المهام

إيجابيات وسلبيات

• الوصول المحمول

• يمكن أن يكون صعب التنفيذ

• يجب أن تدفع مقابل خطتين لتتبع الوقت وإدارة المشروع

التسعير:

• يبدأ مسار Toggl بسعر 10 دولارات لكل مستخدم شهريًا.

• تبدأ خطة Toggl بسعر 9 دولارات لكل مستخدم في الشهر.

• تجربة مجانية: نعم

• الخطة المجانية: نعم ، بالنسبة لخطة Toggl تشمل مستخدمًا واحدًا. بالنسبة إلى Toggle track ، لديهم خطة مجانية لما يصل إلى 5 مستخدمين.

الأسئلة المتداولة حول تطبيقات المساعد الافتراضي

1. لماذا أحتاج إلى تطبيق مساعد افتراضي؟

هناك بعض الأسباب التي تجعلك ترغب في الاستثمار في تطبيق مساعد افتراضي ، فكل سبب تقريبًا له علاقة بحقيقة أنه من الصعب حقًا إدارة المساعدين الافتراضيين لأنهم عادة ما يعملون في بلدان ومناطق زمنية مختلفة.

• لتتبع ساعاتهم بدقة.
• لتفويض المهام والمشاريع.
• للإشراف ومراقبة تقدمهم.
• للتواصل بشكل فعال مع مساعديك الافتراضيين.

باستخدام Connecteam ، يمكنك أتمتة وتبسيط جميع هذه العمليات بسهولة وكفاءة لمساعديك الظاهري ؛ يوفر لك الوقت والمال ، ويتيح لك التركيز على ما يهم حقًا.

2. هل يجب أن أدفع لكل مستخدم مقابل تطبيقات المساعد الافتراضي؟

هذا يعتمد حقًا على ميزانيتك وعدد المساعدين الافتراضيين الذين وظفتهم حاليًا. Fancy Hands هي شركة مساعدة افتراضية معروفة تقدم سعرًا "لكل طلب" (149.99 شهريًا لما مجموعه 30 طلبًا). كثير من الناس لا يستطيعون تحمل هذا النوع من الأسعار ، خاصة إذا كانت إدارة أعمالهم غالبًا ما تتجاوز 30 طلبًا في أقل من شهر. ومع ذلك ، هناك تطبيقات مساعدة افتراضية ، مثل Connecteam ، تقدم سعرًا ثابتًا لأول 30 مستخدمًا لديك.

3. هل هناك أدوات مساعدة افتراضية مجانية؟

توجد أدوات المساعد الافتراضي في الإصدارات المجانية ، لكنها تميل إلى أن تكون محدودة. إذا كنت شركة صغيرة تبحث عن خيارات مجانية ، فإن تقويم Google هو حل قائم على السحابة يمكن أن يساعدك في تنظيم الوقت. باستخدام Google Drive ، يمكنك حفظ إدخالات البيانات والصفحات المقصودة والمواد الأخرى التي تعمل عليها. قد تجد هذه الأدوات الرائعة مفيدة إذا كان هناك شيء متقدم يتجاوز اهتمامك الحالي.

4. هل سيجد المساعدون الافتراضيون صعوبة في تعلم كيفية استخدام تطبيق المساعد الافتراضي؟

هم بالتأكيد لا ينبغي! الهدف الكامل من تنفيذ واستخدام تطبيق المساعد الافتراضي هو جعل حياة مساعديك الافتراضيين ونفسك أسهل وأكثر كفاءة. يعد اختيار تطبيق مساعد افتراضي ، مثل Connecteam ، سهل الاستخدام ، وسهل التنفيذ ، ويتطلب تدريبًا قليلًا أو معدومًا ، أمرًا بالغ الأهمية عند اختيار تطبيق لمساعدك الافتراضي.

الخلاصة: أفضل 9 تطبيقات مساعد افتراضي

يمكن لأي شخص من التسويق الرقمي إلى العقارات استخدام يد أخرى مثل المساعد الافتراضي. أول أمر عمل بعد ذلك هو التأكد من حصولك على الأدوات المناسبة مثل تطبيق المساعد الافتراضي. عند اختيار أداة المساعد الافتراضي ، حاول أن تضع في اعتبارك الميزات الأكثر أهمية بالنسبة لك والتي ستساعدك على إدارة خدمة المساعد الافتراضي من بعيد.

كقاعدة عامة ، من المهم حقًا أن تكون قادرًا على الأقل على تتبع ساعات مساعديك الافتراضيين بدقة ، وتعيين وإدارة مهامهم ومشاريعهم اليومية ، والتواصل معهم بكفاءة. مع تطبيق مساعد افتراضي قوي وقوي ، ستتمكن من القيام بكل هذا وأكثر.