أفضل 6 أنظمة لإدارة المستندات للأعمال الصغيرة في عام 2023
نشرت: 2023-03-27أصبحت الإدارة الفعالة للوثائق والمشاركة والتعاون أمرًا بالغ الأهمية للشركات من جميع الأحجام. في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على أفضل برامج إدارة المستندات للشركات الصغيرة ونفحص الإيجابيات والسلبيات والميزات الرئيسية والأسعار.
أنظمة إدارة المستندات هي أنظمة أساسية لتخزين المستندات وتنظيمها وإدارتها. أفضل الأنظمة موجودة في السحابة ، مما يسمح بالوصول من أي مستخدم مصرح له بغض النظر عن مكان عمله.
ومع ذلك ، يختلف برنامج إدارة المستندات للأعمال الصغيرة عن التخزين السحابي. يوفر نظام إدارة المستندات أدوات إدارة وموارد لمشاركة المستندات وأتمتة لسير العمل بالإضافة إلى تخزين المستندات. تساعدك أفضل أنظمة إدارة المستندات للشركات الصغيرة في الاحتفاظ بجميع أنواع مستندات مؤسستك في نظام أساسي سهل الاستخدام مع أمان قوي للمستندات.
في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على أفضل أنظمة إدارة المستندات (DMS) للشركات الصغيرة ونفحص الإيجابيات والسلبيات والميزات الرئيسية والتسعير أو خيارات الإصدار التجريبي المجاني.
إذا لم يكن لديك الوقت الكافي لقراءة بحثنا ، فانتقل إلى جدول المقارنة السريع الخاص بنا.
أفضل اختياراتنا
أفضل نظام إدارة مستندات متعدد الإمكانات قائم على السحابة
يتعلم أكثر
جيد لإنشاء الملفات وتحريرها
جيد لتبسيط تخزين الملفات ومشاركتها
كيفية اختيار نظام إدارة المستندات للأعمال الصغيرة
يجب أن يستضيف نظام إدارة المستندات للشركات الصغيرة جميع مستنداتك في مكان واحد. يجب أن يسمح بالوصول السهل والتخزين الآمن للملفات. بصفتك شركة صغيرة ، فأنت تريد أيضًا أن يكون نظام إدارة المستندات الخاص بك سهل الاستخدام - دون الحاجة إلى الاعتماد على فريق تقني فقط للوصول إلى ملفاتك.
أفضل 6 أنظمة لإدارة المستندات للأعمال الصغيرة لعام 2023
Connecteam - أفضل نظام إدارة مستندات متعدد الإمكانات قائم على السحابة
متاح على
- الويب
- iOS
- ذكري المظهر
Connecteam هو أسهل نظام أساسي لاستخدامه في جمع وإدارة وتنظيم المستندات الخاصة بك في مستودع مركزي. تم تصنيف Connecteam كأفضل حل متعدد الإمكانات للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، وهو رائع للموارد البشرية والإعداد والمعالجة. يسمح للموظفين بتحميل المستندات المطلوبة وإدارة الملفات الشخصية بأمان في مكان واحد. يقلل هذا من وقت الإعداد ويجعل الموظفين يعملون بشكل أسرع - مما يوفر الوقت لمهام أخرى مهمة.
انتهاء الصلاحية والتنبيهات
يمكنك تعيين انتهاء صلاحية الوثائق من خلال التنبيه الآلي لضمان تحديث سجلات الموظفين دائمًا. على سبيل المثال ، يمكنك تعيين الإشعارات لإعلامك عندما توشك وثائق امتثال الموظف أو الترخيص أو الشهادات على الانتهاء حتى تتمكن من تحديث سجلاتك.
القضاء على صوامع البيانات
نظرًا لأنه يمكنك الوصول إلى جميع مستنداتك في تطبيق واحد ، يمكنك التخلص من مستودعات البيانات وقنوات إدارة المستندات. لم تعد هناك حاجة لاستخدام البريد الإلكتروني أو Google Drive أو Dropbox لتتبع الأشياء والقلق بشأن مكان تخزين شيء ما.
إدارة وصول قوية
يمكنك استرداد أي مستند تقوم بتخزينه على الفور ، ومنح الأذونات للمستخدمين ، وقصر البيانات على المستخدمين المصرح لهم فقط. هذا يجعل مشاركة المستندات مع أعضاء الفريق أمرًا سهلاً مع ضمان وصول المستخدمين المصرح لهم فقط.
مراكز المعرفة
يمكنك أيضًا استخدام Connecteam لإنشاء مراكز معرفة شاملة للفرق الداخلية ، وإضافة أي عدد تريده من الملفات. على سبيل المثال ، يمكنك تخزين جميع معلومات الإعداد ووثائق التدريب وكتيبات الشركة والسياسات والأسئلة الشائعة في منطقة تم إعدادها للموظفين الجدد. هذا أيضًا يجعل من السهل إجراء تغييرات عالمية ، مما يضمن وصول الجميع إلى أحدث المعلومات.
شارك المستندات بسهولة في الدردشات أو المجموعات أو بشكل مباشر
يمكن للفرق مشاركة المستندات في محادثات الفريق ، مباشرة مع أعضاء الفريق الآخرين ، أو تعيين المستندات إلى المجموعات. تعمل Connecteam بشكل جيد بشكل خاص مع "العمال الذين لا يعملون بدون مكاتب" والذين ليس لديهم وصول منتظم إلى كمبيوتر مكتبي أو بريد إلكتروني للشركة.
دلائل الميزات
جمع المستندات وتخزينها وتنظيمها
فرق إدارة المستندات القوية
النماذج الرقمية وقوائم المراجعة
ادارة المهام
وظائف مركز المعرفة
تدريب الموظفين
الايجابيات
سهل الاستخدام بأدوات بديهية
يستخدم الحد الأدنى من مساحة التخزين
بديل ميسور التكلفة لحلول DMS الأخرى
دعم عملاء ممتاز
سلبيات
لا يدعم وثيقة التعاون في هذا الوقت
التسعير
تبدأ بسعر 29 دولارًا شهريًا لأول 30 مستخدمًا تتوفر خطة مجانية للتجربةالمجانية لمدة 14 يومًا
نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا ، لا يلزم وجود بطاقة ائتمان
ابدأ تجربتك المجانيةZoho Docs - جيد لإنشاء الملفات وتحريرها
متاح على
- الويب
- iOS
- ذكري المظهر
Zoho WorkDrive هو برنامج بديل آخر لإدارة المستندات يتجاوز إنشاء المستندات وتخزينها في مستودع مركزي. يوفر مساحة عمل آمنة ومشتركة تتسم بالبساطة وسهولة الاستخدام. كما أنه يجمع بين البريد الإلكتروني والدردشة والمكالمات وإدارة المهام في نفس المساحة.
أوقفت Zoho مشروعها المستقل لإدارة المستندات ، Zoho Docs ، في أوائل عام 2023 ، لكنها أدخلت الميزات في Zoho WorkDrive. يتضمن جميع أدوات التعاون المضمنة من Zoho Docs ، مما يمكّن المستخدمين من الاتصال بالملفات أو التواصل معها أو مراجعتها أو التعليق عليها أو تحريرها في الوقت الفعلي. يسهل البرنامج أيضًا تعيين المهام لأعضاء فريق أو مجموعات محددة.
تعرف على المزيد حول Zoho Docsدلائل الميزات
- تصنيف الوثيقة
- التوقيعات الإلكترونية
- التحكم في الإصدار
- سجل تدقيق
الايجابيات
- مساحة عمل آمنة ومشتركة للتعاون الجماعي والتواصل
- استجابة سريعة وسهلة الاستخدام
سلبيات
- قد يكون من الصعب العثور على الملفات إذا كنت لا تعرف مكان تخزينها
- المصادقة الثنائية (2FA) مفقودة في خيارات الإدخال والمستوى المتوسط.
التسعير
تبدأ بتجربة 5 دولارات لكل مستخدم / شهر : نعم خطة مجانية: نعم
Box - جيد لتبسيط تخزين الملفات ومشاركتها
متاح على
- الويب
- iOS
- ذكري المظهر
- شبابيك
- ماك
يتيح لك Box for Business تحميل المستندات ومشاركتها عبر مؤسستك بسهولة. يمكنك استضافة ملفات خاصة وإرسال روابط مباشرة أو تنزيل محتوى قبل الإرسال. يتيح لك Box for Business أيضًا تخصيص الروابط لمنح أذونات العرض أو التحرير وإنشاء روابط محمية بكلمة مرور. يمكن أن تتضمن الروابط عنوان URL مخصصًا ويتم تعيينها بحيث تنتهي صلاحيتها تلقائيًا بعد فترة زمنية محددة والسماح بتنزيل المستندات أو حظرها.
يمكن للمستخدمين الاستعداد والتشغيل بسرعة من خلال واجهة سهلة الاستخدام لتخزين الملفات. ومع ذلك ، يجد بعض المستخدمين أن الأذونات وإعداد المسؤول يمثلان بعض الصعوبة.
يمكنك أيضًا تعديل وضع عدم الاتصال ؛ سيتم تحديث المستندات التي تمت مزامنتها تلقائيًا بمجرد الاتصال بالإنترنت. ومع ذلك ، هناك بعض الوقت المتأخر. يتم منح المستخدمين الخارجيين مثل العملاء والعملاء امتيازات للقراءة فقط ولا يمكنهم تحرير المستندات ، مما قد يعقد التعاون.
تعرف على المزيد حول Boxدلائل الميزات
- وظيفة السحب والإفلات
- قوالب قابلة للتخصيص
- إدارة تتابع الأعمال
- الأرشفة والاحتفاظ
الايجابيات
- تخزين غير محدود للبيانات
- أتمتة المهام ، مثل التذكيرات والموافقات
سلبيات
- لا يدعم التعرف الضوئي على الحروف
- قد يكون من الصعب العثور على المستندات إلا إذا كنت تعرف الموقع
التسعير
يبدأ بتجربة 20 دولارًا لكل مستخدم / شهر : نعم - خطة مجانية لمدة 14 يومًا : لا
Microsoft Sharepoint - مناسب لمستخدمي Microsoft 365 لبيئات العمل المشتركة
متاح على
- الويب
- iOS
- ذكري المظهر
يعمل Microsoft SharePoint كمنتج مستقل أو كجزء من اشتراكك في Microsoft 365. يوفر تعاون المحتوى وإمكانيات البحث المتقدمة. يجد بعض المستخدمين أنه معقد ويصعب التنقل فيه. ومع ذلك ، إذا كنت على دراية جيدة بـ Microsoft 365 ، فمن المحتمل أن يكون أقل من منحنى تعليمي. إلى جانب تخزين المستندات ، يتيح أيضًا للمستخدمين إنشاء مواقع إنترانت لمشاركة المعلومات وجدولة المهام وجهات الاتصال.
نظرًا لأن SharePoint مضمن في Microsoft 365 ، فهو خيار شائع للعديد من الشركات. يسمح لك SharePoint بإدارة المستندات ، وتعيين مستويات الأمان والأذونات ، والتكامل مع أدوات المسح الضوئي والالتقاط. كما يتيح للمستخدمين إدخال البيانات الوصفية للوثيقة وإدارتها.
قد يستغرق الإعداد والصيانة وقتًا طويلاً - بينما يتم تضمين بعض الوظائف الجاهزة ، تتطلب بعض الميزات مستخدمًا أو مطورًا متمرسًا للإنشاء. ومع ذلك ، بالنسبة لأساسيات إدارة المستندات ، فهي مناسبة للأعمال التجارية الصغيرة.
تعرف على المزيد حول Microsoft Sharepointدلائل الميزات
- أدوات التعاون
- إدارة تتابع الأعمال
- التعليق والملاحظات
- يتكامل مع Microsoft 365
الايجابيات
- قوالب قابلة للتخصيص
- يمكن بناء مواقع إنترانت مخصصة
سلبيات
- لا يدعم التحكم في الإصدار أو مسار المراجعة
- لا يدعم التوقيعات الإلكترونية
التسعير
يبدأ بـ 4.59 دولار / مستخدم / شهر تجريبي: لا توجد خطة مجانية: لا
SmartVault - جيد لتخزين المستندات ومشاركتها
متاح على
- الويب
- iOS
- ذكري المظهر
- شبابيك
تم تصميم SmartVault لإدارة المستندات وتخزينها بشكل آمن ومستند إلى السحابة ، مع التأكيد على الامتثال وسير العمل. من الجيد مشاركة المستندات مع العملاء ، بما في ذلك إنشاء بوابات العملاء ذات العلامات التجارية. بينما لا يمكنك تحرير المستندات في SmartVault ، يمكنك تبسيط العمليات باستخدام القوالب الموحدة.
يروج SmartVault لـ "الأمان على مستوى البنك" لحماية المستندات بمستوى أعلى من التطبيقات السحابية على مستوى المستهلك. بينما يسمح بتفاعل العميل ، يجب أن يكون لدى العملاء حساب للوصول إلى أي مستندات على النظام الأساسي.
تعرف على المزيد حول SmartVaultدلائل الميزات
- إدارة المستندات المشفرة
- أدوات التعاون
- وظيفة السحب والإفلات
- أدوات إدارة سير العمل
الايجابيات
- ضوابط وصول قوية وأذونات
- مسارات التدقيق الآلي
سلبيات
- لا يمكن تحرير المستندات في SmartVault
- لا يدعم مزامنة المستندات في الوقت الحقيقي
التسعير
يبدأ بـ 20 دولارًا شهريًا لكل مستخدم بحد أدنى 5 مستخدمين تجريبي: نعم - 14 يومًا خطة مجانية: لا
Google Drive - جيد لتخزين الملفات والتعاون
متاح على
- الويب
- iOS
- ذكري المظهر
يوفر Google Drive وصولاً مشفرًا إلى الملفات ويعمل بسلاسة مع Google Suite ، بما في ذلك مستندات Google وجداول بيانات Google والعروض التقديمية من Google. يتيح لك التعاون في الوقت الفعلي مع أعضاء الفريق. إنه يعمل بشكل جيد لتخزين الملفات الأساسي وكأرشيف مركزي ، لكنه لا يوفر إدارة الملفات القوية وأنظمة إدارة المستندات التي تحتاجها بعض الشركات. على سبيل المثال ، لا يقدم دعمًا للتوافق أو عناصر تحكم متعددة متقدمة أو مهام سير عمل تلقائية. ومع ذلك ، فهو خيار قوي لإدارة المستندات الأساسية وله مكان مركزي تعاوني للملفات.
يعمل Google Drive أيضًا مع ملفات Microsoft Office ، بحيث يمكنك تحميل وتعديل مستندات Word أو Excel أو PowerPoint عبر الإنترنت دون تحويلها.
تعرف على المزيد حول Google Driveدلائل الميزات
- واجهة السحب والإفلات
- قدرات البحث والتصفية
- أدوات التعاون والتتبع
- التحكم في الإصدار
الايجابيات
- سهولة الاستعمال
- كما يوفر الوصول إلى المستند دون اتصال
سلبيات
- لا يدعم التوقيعات الإلكترونية
- لا يدعم إدارة سير العمل
التسعير
مجانًا لأول نسخة تجريبية سعة 15 جيجابايت: لا توجد خطة مجانية: نعم
أفضل 6 أنظمة لإدارة المستندات للأعمال الصغيرة لعام 2023
| عنوان |  | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| المراجعات |   | | | | | |
| التسعير | يبدأ بـ 29 دولارًا شهريًا لأول 30 مستخدمًا | يبدأ بسعر 5 دولارات لكل مستخدم في الشهر | يبدأ من 20 دولارًا لكل مستخدم في الشهر | يبدأ بـ 4.59 دولار لكل مستخدم في الشهر | يبدأ من 20 دولارًا في الشهر لكل مستخدم بحد أدنى 5 مستخدمين | مجانًا لأول 15 جيجابايت |
| تجربة مجانية | نعم 14 يوم | نعم | نعم 14 يوم | لا | نعم 14 يوما | لا |
| خطة مجانية | نعم ما يصل إلى 30 مستخدمًا | نعم | لا | لا | لا | نعم |
ما هو نظام إدارة الوثائق للأعمال الصغيرة؟
نظام إدارة المستندات (DMS) عبارة عن منصة عبر الإنترنت لتخزين المستندات وإدارتها ومشاركتها. يتيح لك نظام إدارة المستندات (DMS) إضفاء الطابع المركزي على إدارة المستندات الخاصة بك وتحويل الملفات الفعلية إلى ملفات رقمية. يؤدي ذلك إلى تقليل الوقت المستغرق في حفظ المستندات يدويًا واستعادتها ، مما يتيح المشاركة مع المستخدمين المصرح لهم.
اعتمادًا على نظام إدارة المستندات (DMS) الذي تختاره ، قد تتمكن من تحرير الأدوات الحديثة والاستفادة منها ، مثل التوقيعات الإلكترونية والتعاون عبر الإنترنت .
كيف يعمل برنامج إدارة المستندات للأعمال الصغيرة؟
يتيح لك برنامج إدارة المستندات التقاط المستندات وتخزينها رقميًا في قاعدة بيانات مركزية. تعتمد أفضل حلول إدارة المستندات على السحابة لتوفير الوصول إلى أي مستخدم متصل ومعتمد.
يمكن للمستخدمين الوصول إلى المستندات والتعاون فيها ، ومشاركة المستندات مع مستخدمين معتمدين آخرين ، وأتمتة مهام سير العمل. لديهم أيضًا إمكانية الوصول إلى أدوات توجيه المستندات والموافقات والتنبيهات لزيادة الكفاءة.
يمكن لمعظم حلول DMS أرشفة الإصدارات القديمة من المستندات والمساعدة في تتبع التغييرات لتوفير مسار تدقيق.
فوائد برامج إدارة الوثائق
يساعد برنامج إدارة المستندات الشركات الصغيرة على تبسيط سير العمل والعمليات. الفوائد تشمل:
- مساحة تخزين أقل : تلغي الحاجة إلى خزائن الملفات المادية والصناديق وربطها لتخزين المستندات.لا يؤدي ذلك فقط إلى تسهيل العثور على المستندات التي تحتاجها ، ولكنه يقلل من مساحة الأرضية.
- التنظيم : من الأسهل بكثير العثور على المستندات وتخزينها والبحث عنها في برنامج إدارة المستندات.
- النسخ الاحتياطي للوثائق واستعادتها : في حالة نشوب حريق أو فيضان ، يمكن فقد المستندات المادية أو إتلافها.يوفر DMS نسخًا احتياطيًا تلقائيًا لاستمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث.
- تحسين سير العمل : أظهرت دراسة حديثة أن ما يقرب من نصف الشركات تكافح للعثور على المستندات ومشاركتها ، وحوالي ثلثها لديها مخاوف بشأن الإصدار.يمكن لأفضل برامج إدارة المستندات للشركات الصغيرة حل هذه المشكلات.
- الامتثال : قد يكون الامتثال للقواعد الصناعية والحكومية المتطورة أمرًا صعبًا.سيضمن نظام إدارة الوجهات السياحية الصحيح الامتثال.
- الأمان : سيحافظ نظام DMS الآمن والمشفّر على مستنداتك آمنة.
- المشاركة والتعاون : تجعل أدوات DMS المشاركة والتعاون أمرًا بسيطًا ، مما يدعم العاملين عن بُعد والقوى العاملة الموزعة والعملاء.
- وصول أكبر : يتم تخزين المستندات المادية في مكان واحد فقط ، وقد يكون الوصول إليها محدودًا.يسمح التخزين الرقمي بالمشاركة مع أي شخص مخول للوصول دون الحاجة إلى الانتظار.
لم تعد إدارة الملفات الورقية وصيانتها عملية. قد يستغرق البحث عن الملفات والمجلدات في خزائن وصناديق الملفات الكثير من الوقت الذي يمكن استخدامه بشكل أكثر إنتاجية. حتى إذا كانت جميع ملفاتك متصلة بالإنترنت ، فلا يزال من الصعب إبقائها منظمة ويمكن الوصول إليها إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح.
يتيح لك DMS الفعال البحث باستخدام الكلمات أو العبارات دون معرفة نوع الملف أو الاسم أو الموقع بالضبط. أفاد أحد الاستطلاعات أن أكثر من نصف العاملين في المكاتب يقضون وقتًا أطول في البحث عن الملفات أكثر من العمل عليها. أظهرت نفس الدراسة مدى صعوبة ذلك عندما تكون هناك حاجة إلى المعلومات على الفور - قال 81٪ من المتخصصين في المكاتب الذين شملهم الاستطلاع إنهم لا يستطيعون العثور على مستند مهم عندما يحتاج رئيسهم أو عميلهم إلى شيء ما بشكل عاجل.
أصبح هذا الأمر أكثر صعوبة بالنسبة للعمال الهجينين الذين يحتاجون إلى الوصول إلى المعلومات بغض النظر عن مكان عملهم.
ما مقدار تكلفة أنظمة إدارة المستندات للأعمال الصغيرة؟
أنظمة إدارة مستندات الأعمال الصغيرة مجانية لعدد محدود من المستخدمين تصل إلى عدة مئات من الدولارات شهريًا ، اعتمادًا على مستوى الوصول والخطة التي تختارها.
على سبيل المثال ، حزمة الأعمال الصغيرة Connecteam مجانية 100٪ لأول 10 مستخدمين. حتى إذا كان لديك فريق أكبر قليلاً - ما يصل إلى 30 شخصًا - فإن خطة Connecteam الأساسية هي 30 دولارًا فقط في الشهر .
وبالمقارنة ، فإن 10 مستخدمين لديهم SmartVault سيكلفون 400 دولار شهريًا. أرخص خطة Microsoft SharePoint ستكون 50 دولارًا شهريًا لـ 10 مستخدمين أو 230 دولارًا شهريًا كجزء من ترخيص Microsoft 365 E3.
أسئلة وأجوبة
ما هي أنواع أنظمة إدارة الوثائق؟
توجد عدة أنواع من أنظمة إدارة المستندات ، بما في ذلك إدارة المحتوى والسجلات ، وإدارة سير العمل ، وإدارة مستندات الموارد البشرية ، وتصوير المستندات. عند تقييم نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) ، فأنت تريد التأكد من أنه يتضمن الأدوات التي تحتاجها لعملك.
ما هي أفضل طريقة لإدارة المستندات؟
يجعل استخدام نظام إدارة المستندات المستند إلى مجموعة النظراء تخزين المستندات وتنظيمها ومشاركتها أمرًا بسيطًا. يوفر موقعًا مركزيًا لجميع وثائقك ، مما يجعل البحث والتعاون أسهل.
ما الذي يجب أن تبحث عنه في نظام إدارة المستندات؟
سيتيح لك أفضل برنامج لإدارة المستندات لشركتك الصغيرة تخصيص الحلول لتتماشى مع طريقة قيامك بأعمالك. تأكد من أن DMS الخاص بك سهل الاستخدام ، ويوفر أمانًا وامتثالًا قويين ، ويدعم أتمتة سير العمل ، ويتكامل مع مجموعة التقنيات الحالية لديك.
هل أنظمة إدارة المستندات المستندة إلى السحابة آمنة؟
نعم ، أنظمة إدارة المستندات المستندة إلى السحابة آمنة. ابحث عن حل يوفر تشفيرًا تلقائيًا للمستندات ويسمح بإدارة الوصول وأدوات الخصوصية. تعد أنظمة إدارة السحابة في الواقع أكثر أمانًا من الخدمات المحلية لأن موفري النظام الأساسي يراقبون الأمان ويضمنون تطبيق تصحيحات البرامج والتحديثات.
الخلاصة في أنظمة إدارة المستندات للأعمال الصغيرة
يمكن لنظام إدارة المستندات القوي والآمن للشركات الصغيرة تبسيط سير العمل ، وجعل تخزين المستندات واسترجاعها أبسط ، والسماح بالمشاركة مع أعضاء الفريق والعملاء. ابحث عن DMS الذي يوفر الأدوات التي تحتاجها ويسهل استخدامها لتعزيز إنتاجية مؤسستك.
Connecteam هو الخيار الأفضل للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي تتطلع إلى تحسين إدارة المستندات الخاصة بها. اتخذ خطوة صغيرة لنفسك - وقفزة عملاقة لعملك - مع Connecteam اليوم. لا تنس التحقق من خطة الأعمال الصغيرة من Connecteam لمعرفة كل ما تحتاجه لإدارة عملك.