7 أفضل برامج سير عمل المستندات في عام 2023

أفضل 7 برامج لسير عمل المستندات لعام 2023

1. Connecteam — أفضل برنامج متكامل لسير عمل المستندات

   متاح على

   • ويب
   • دائرة الرقابة الداخلية
   • ذكري المظهر

   ابدأ مجانًا

   

   Connecteam هو برنامج متعدد الاستخدامات لإدارة الموظفين يتفوق كمنصة لسير عمل المستندات. فهو يوفر العديد من الميزات المصممة لإدارة المستندات بكفاءة، وتبسيط عملية إنشاء المستندات المختلفة وإدارتها وتوزيعها.

   لماذا اخترت Connecteam : تكمن جاذبية Connecteam في أدوات إنشاء سير العمل المباشرة.ويقدم نماذج سهلة الاستخدام تساعد في الحفاظ على كفاءة العمليات. كما يتيح أيضًا تعيينات المهام المتعلقة بالمستندات بسهولة ومكتبة النماذج للمساعدة في المهام التشغيلية اليومية.

   

   فيما يلي، أستكشف الميزات الرئيسية لبرنامج Connecteam التي تعزز قدراته في إدارة المستندات ومسارات العمل ذات الصلة.

   تخلص من فوضى الورق من خلال إدارة المستندات والتحكم فيها بشكل محسّن

   يتيح لك نظام إدارة المستندات الخاص بـ Connecteam تخزين جميع المستندات والنماذج فيمستودع آمن قائم على السحابة - ويمكن الوصول إليه من أي مكان وفي أي وقت.تسمح لك واجهته البديهية بتصنيف المستندات واسترجاعها بسهولة، سواء كانت سياسات أو أدلة أو إجراءات تشغيل قياسية أو مستندات الفريق . يمكنك أيضًا تحديد تواريخ انتهاء الصلاحية للتأكد من أن مستنداتك الأساسية محدثة دائمًا.

   يدعم النظامتنسيقات ملفات مختلفة ، مما يضمن التوافق مع المستندات الموجودة لديك.يمكنك سحب الملفات وإسقاطها أو تحميلها بشكل مجمّع، ثم تصنيفها ووضع علامات عليها لاسترجاعها بكفاءة. تتيح وظائف البحث المتقدمة تحديد الموقع السريع للملفات.

   توفر المنصةالتحكم في الإصدار ، والحفاظ على تعديلات المستندات الدقيقة وتحديث السجل.هذه الميزة حيوية لتتبع التغييرات مع مرور الوقت. يمكنك أيضًا مزامنة الملفات تلقائيًا للتأكد من أن فريقك يعمل دائمًا مع أحدث المستندات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك التحكم في من يمكنه عرض المستندات وتحريرها وحذفها باستخدام أذونات المستخدم الدقيقة.

   يتكامل حل إدارة المستندات من Connecteam بسلاسة مع برنامج إدارة الموارد البشرية أو إدارة علاقات العملاء (CRM) الموجود لديك، مما يؤدي إلى إنشاء بيئة سير عمل متماسكة.

   قم بتحسين سير عمل المستندات باستخدام المجموعات الذكية وإدارة المهام البديهية

   يعمل النظام الآلي الخاص بـ Connecteam على تبسيط عمليات سير عمل المستندات ، مما يقلل الأخطاء اليدوية ويعزز الكفاءة. يمكنك إنشاء مجموعات ذكية تقوم بتصنيف الموظفين تلقائيًا إلى مجموعات بناءً على معايير مثل الدور أو القسم أو مجموعة المهارات. وبعد ذلك، يمكن للنظام توجيه المستندات تلقائيًا إلى المجموعة الصحيحة .

   إنني أقدر الطريقة التي يقوم بها Connecteam بتوجيه إكمال المهام المتعلقة بالمستندات أيضًا. من خلال تتبع مهام الموظف في Connecteam ، يمكنك تضمين تعليمات واضحة ضمن مهام المستندات، مما يضمن المتابعة الدقيقة.بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تقسيم العمليات المعقدة إلى تسلسلات يمكن التحكم فيها ومراقبة التقدم من لوحة المعلومات المركزية.

   بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تعيين المهام للأفراد أو المجموعات، ويقوم النظام بتحديث تقدم المهمة. يمكن لعدةمستخدمين التعاون في المستندات في الوقت الفعلي، من خلال التغييرات المباشرة والتعليقات والإشارات @.يمكنك أيضًا الحصول على تنبيهات وتحديثات في الوقت الفعلي حول تقدم سير العمل من خلال لوحة معلومات مركزية، لإعلامك بحالة كل مستند في كل مرحلة.

   ميزة التعاون البارزة الأخرى هيقناة الاتصال الخاصة بالمهام الخاصة بـ Connecteam والتي تتيح الاتصال المباشر ثنائي الاتجاه بين الموظفين والمديرين.تساعدك هذه الميزة على توضيح سوء الفهم في المهام المتعلقة بالمستندات، مما يضمن قيام العاملين بتنفيذ هذه المهام بفعالية ودقة.

   تعزيز الكفاءة وجمع البيانات باستخدام نماذج قابلة للتخصيص

   يتيح لكمنشئ السحب والإفلات البديهي في Connecteam التخلص من الورق وإنشاء نماذج رقمية مخصصة وسير العمل في دقائق - دون الحاجة إلى أي تعليمات برمجية.يمكنكإضافة حقول مثل النص ومربعات الاختيار والقوائم المنسدلة.قم أيضًا بدمج عناصر مثل الصور ومقاطع الفيديو لجعل النماذج أكثر جاذبية وغنية بالمعلومات.

   علاوة على ذلك، يمكّنك Connecteam من إنشاءنماذج ديناميكية وقابلة للتكيف .تستخدم هذه النماذج المنطق الشرطي لتزويد المستخدمين بالمعلومات والحقول ذات الصلة بناءً على إجاباتهم السابقة. بدلاً من إنشاء نماذج ثابتة متنوعة لسيناريوهات مختلفة (مثل الاستطلاعات المتعددة لأقسام مختلفة)، يمكنك إنشاء نموذج ديناميكي واحد فقط.

   علاوة على ذلك، يعمل Connecteam على إثراء عملية إنشاء النماذج الخاصة بك من خلال مكتبة النماذج التيتقدم العديد من النماذج المصممة مسبقًا لبدء عمليتك .توفر هذه الميزة الوقت وتضمن الاتساق عبر أنواع مختلفة من جمع البيانات.

   يمكنك توزيع النماذج وإكمالها وإرسالها بكفاءة من خلال النظام الأساسي، مما يؤدي إلى تبسيط عملية جمع البيانات. يدعم البرنامج أيضًاالتوقيعات الإلكترونية ، مما يضيف طبقة إضافية من التحقق والأصالة إلى النماذج الخاصة بك.يتم تخزين النماذج المقدمة وتنظيمها تلقائيًا فيقاعدة معارف الشركة ، مما يجعل الوصول إلى البيانات المجمعة وتحليلها أمرًا سهلاً.

   تسهيل التكامل السلس وإمكانية الوصول أثناء التنقل

   يتكامل Connecteam مع العديد من منصات التخزين السحابية مثل Google Drive وDropbox وOneDrive ، مما يعزز إمكانية الوصول إلى الملفات والتعاون.

   فائدة أخرى؟ يعمل Connecteam كتطبيق جوال، وهو متاح لكل من iOS وAndroid .وهذا يمكّنك أنت والعاملين لديك من الوصول إلى المستندات ومراجعتها وتحريرها ومشاركتها مباشرةً من أجهزتك المحمولة.

   

   بالإضافة إلى ذلك، تسمحإمكانيات الالتقاط عبر الهاتف المحمول بمسح المستندات ضوئيًا وتحميلها بسهولة باستخدام كاميرا الهاتف، مما يزيد من تبسيط عملية إدارة المستندات.

   وأخيرًا، تبقيك إشعارات الدفع على علم بتحديثات المستندات والموافقات، مما يضمن إكمال المهام في الوقت المناسب.

   وأكثر بكثير

   بالإضافة إلى ميزاته الأساسية، يقدم Connecteam مجموعة من الأدوات الإضافية، بما في ذلك جدولة الموظفين وساعة وقت الموظف والمزيد، مما يجعله حلاً متعدد الاستخدامات لإدارة القوى العاملة .

   يقدم Connecteam أيضًا خطة مجانية مدى الحياة – ابدأ الآن!

   دلائل الميزات

   • تعزيز إدارة المستندات والتحكم فيها

   • أتمتة سير العمل

   • أشكال قابلة للتخصيص

   • التوقيعات الإلكترونية وتكامل الوسائط المتعددة

   • التحكم في الإصدار

   • ادارة المهام

   الايجابيات

   • قابلة للتخصيص

   • بأسعار معقولة لجميع الشركات

   • يمكن الوصول إليها عبر الأجهزة المحمولة

   • يتكامل مع منصات أخرى

   سلبيات

   • المزيد من التكامل على الطريق

   التسعير

   تتوفر خطة مجانية مدى الحياة. تبدأ خطط Premium بسعر 29 دولارًا شهريًالـ 30 مستخدمًا

   نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا، لا حاجة لبطاقة ائتمان

   ابدأ تجربتك المجانية
2. 

   DocuPhase – جيد لالتقاط البيانات المستندة إلى الذكاء الاصطناعي

   متاح على

   • ويب
   • شبابيك
   • ماك

   

   DocuPhase هي شركة برمجيات تركز في المقام الأول على أتمتة العمليات المتعلقة بالتمويل من خلال أتمتة الحسابات الدائنة، والتقاط البيانات المستندة إلى الذكاء الاصطناعي، والتكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المختلفة (ERP).

   لماذا اخترت DocuPhase : فهو يعمل على تبسيط العمليات المالية لتقليل العمل اليدوي بشكل كبير.باستخدام أتمتة سير العمل ، يمكنك تخصيص الموافقة على المستندات ومراجعتها وتوجيهها. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إنشاء مشغلات تلقائية - إجراءات محددة مسبقًا يتم تنشيطها عند أحداث معينة، مثل إرسال المستندات - لضمان تقدم العمليات دون تأخير.

   إحدى الميزات التي وجدتها مفيدة بشكل خاص هي التقاط البيانات المستندة إلى الذكاء الاصطناعي، مما يسمح للمستخدمين برقمنة الملفات الورقية واستيراد المستندات الإلكترونية . وهو يدعم فهرسة المستندات وتصنيفها، مما يتيح التنظيم واسترجاع المستندات بكفاءة.

   يتضمن البرنامج نماذج الويب والتوقيعات الإلكترونية، وأتمتة سير العمل القابلة للتخصيص دون مشاركة تكنولوجيا المعلومات، ومدفوعات البائعين المتكاملة. كما يقوم أيضًا بمزامنة البيانات مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المختلفة لاتخاذ قرارات أفضل.

   ومع ذلك، نظرًا لأنه يركز في المقام الأول على التمويل، فقد لا يلبي الاحتياجات التنظيمية الأوسع. علاوة على ذلك، قد يكون إعدادها معقدًا وقد يكون مكلفًا لبعض الشركات.

   تعرف على المزيد حول DocuPhase

   دلائل الميزات

   • التقاط الوثيقة
   • أتمتة سير العمل
   • التوقيعات الإلكترونية
   • فهرسة المستندات

   الايجابيات

   • يقدم سير عمل قابل للتخصيص
   • يتكامل مع الأدوات الأخرى

   سلبيات

   • معقد
   • مكلفة لبعض الشركات

   التسعير

   يبدأ بسعر 250 دولارًا أمريكيًا للتجربة: نعم خطة مجانية: لا

3. 

   Jotform – جيد لمنشئ نماذج السحب والإفلات

   متاح على

   • ويب
   • دائرة الرقابة الداخلية
   • ذكري المظهر

   

   JotForm هو منشئ النماذج عبر الإنترنت وبرنامج سير العمل وإدارة المستندات الذي يقدم مجموعة من الميزات لتبسيط العمليات المتعلقة بالمستندات.

   لماذا اخترت Jotform : ميزتها البارزة هي أداة إنشاء النماذج البديهية، مما يسمح بإنشاء نماذج متنوعة بسهولة — بدءًا من الاستطلاعات وحتى نماذج التسجيل.أشكالها تدعم المنطق الشرطي.

   بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك Jotform إضافة حقول التوقيع إلى النماذج. كما أنه يتكامل مع العديد من أدوات الأعمال، مثل Google Drive وDropbox وSlack وZapier. وهذا يساعد على تبسيط عمليات جمع البيانات وإدارتها.

   ميزة أخرى مفيدة صادفتها هي مكتبة النماذج الواسعة، التي توفر نقطة بداية لأي نوع نموذج تقريبًا. ومع ذلك، فإن تركيز JotForm على النماذج قد يحد من قدراته المتقدمة في إدارة سير عمل المستندات.

   اعرف المزيد عن جوتفورم

   دلائل الميزات

   • منشئ نماذج السحب والإفلات
   • المنطق الشرطي
   • مكتبة النماذج
   • أتمتة سير العمل

   الايجابيات

   • مرنة وقابلة للتطوير
   • فعاله من حيث التكلفه

   سلبيات

   • قدرات محدودة لإدارة الوثائق
   • تخصيص محدود

   التسعير

   يبدأ بسعر 34 دولارًا شهريًا، لما يصل إلى 25 نموذجًا تجريبيًا: لا توجد خطة مجانية: نعم — نعم، ما يصل إلى 5 نماذج

4. 

   ملفات M - جيدة لفهم المستندات باستخدام الذكاء الاصطناعي

   متاح على

   • ويب
   • دائرة الرقابة الداخلية
   • ذكري المظهر
   • شبابيك
   • ماك

   

   M-Files هو نظام سير عمل لإدارة المستندات يركز على أتمتة العمليات المنفذة. وهو يقدم مجموعة من الميزات، بما في ذلك إنشاء المستندات وإدارتها وأتمتة العمليات والتعاون الخارجي.

   لماذا اخترت M-Files : لقد أذهلتني تقنية الذكاء الاصطناعي التوليدية لملفات M، M-Files Aino.ويستخدم السياق (مثل بيانات تعريف المستند) لتحديد كل نوع من المستندات التي يعمل معها. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يقوم بإنشاء تنسيقات محتوى متنوعة مثل الملخصات والتقارير ورسائل البريد الإلكتروني بناءً على التعليمات. ويمكنه أيضًا ترجمة هذه اللغات إلى لغات مختلفة.

   استنادًا إلى خصائص المستند (مثل نوع المستند ) أو بيانات التعريف (مثل اسم المشروع أو القسم المسؤول)، يمكن لسير عمل M-Files توجيه المستندات تلقائيًا إلى المراجعين أو المعتمدين أو الوجهات المناسبة. بالإضافة إلى ذلك، فهو يوفر التحكم في الإصدار ومسارات التدقيق والتكامل مع الأنظمة الأخرى.

   ومع ذلك، قد يكون هيكل تسعير M-Files أقل ملائمة للميزانية بالنسبة للشركات الصغيرة. أيضًا، قد يجد المستخدمون المعتادون على الأنظمة المستندة إلى المجلدات أن النهج المعتمد على البيانات التعريفية أقل سهولة.

   تعرف على المزيد حول ملفات M

   دلائل الميزات

   • تنظيم المستندات المستندة إلى البيانات الوصفية
   • أتمتة سير العمل
   • التحكم في الإصدار
   • البحث السياقي والملاحة

   الايجابيات

   • تصنيف المستندات بكفاءة
   • تعزيز الأمن والامتثال

   سلبيات

   • احتمالية ارتفاع الأسعار
   • منحنى التعلم للنهج القائم على البيانات الوصفية

   التسعير

   اتصل بالبائع لمعرفة السعر الإصدار التجريبي: نعم خطة مجانية: لا

5. 

   Fluix — جيد للعاملين في الميدان والمكاتب

   متاح على

   • ويب
   • دائرة الرقابة الداخلية
   • ذكري المظهر

   

   Fluix عبارة عن منصة سحابية تساعد الشركات على رقمنة عمليات المستندات وأتمتة المهام الروتينية. إنه يخدم الفرق المكتبية والميدانية، بهدف تقديم جمع بيانات سريع وآمن مع إعطاء الأولوية للسلامة والامتثال.

   

   لماذا اخترت Fluix : فهو يوفر أدوات التقاط المستندات ورقمنتها لتحويل المستندات الورقية إلى مستندات رقمية ، بالإضافة إلى ميزات التعليقات التوضيحية لإضافة التعليقات والعلامات مباشرة إلى المستندات.

   يتيح Fluix أيضًا إنشاء مسارات عمل مخصصة للموافقة على المستندات وتوجيهها، ودعم التوقيعات الإلكترونية للحصول على موافقات آمنة. ويقدم ميزات التفتيش والتدقيق لتبسيط العمليات الميدانية. يعد تركيزها على السلامة والامتثال ميزة إضافية مهمة.

   من الضروري ملاحظة أن تركيز Fluix الأساسي على استخدام الأجهزة المحمولة قد يحد من توافقه مع المؤسسات التي تعتمد بشكل كبير على الأنظمة الأساسية لسطح المكتب.

   اعرف المزيد عن Fluix

   دلائل الميزات

   • التقاط المستندات ورقمنتها
   • أدوات التعليقات التوضيحية
   • أتمتة سير العمل قابلة للتخصيص
   • التوقيعات الإلكترونية

   الايجابيات

   • توافق الجهاز المحمول
   • تعزيز التعاون للعاملين الميدانيين

   سلبيات

   • قد لا تلبي احتياجات المؤسسات التي تركز على سطح المكتب
   • يتطلب منحنى التعلم

   التسعير

   يبدأ بسعر 20 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم شهريًا، الإصدار التجريبي: نعم — خطة مجانية لمدة 14 يومًا : لا

6. 

   DocuSign — جيد للتوقيعات الإلكترونية وإدارة العقود

   متاح على

   • ويب
   • دائرة الرقابة الداخلية
   • ذكري المظهر

   

   يعد DocuSign أحد برامج سير عمل المستندات الشائعة والمتخصصة في التوقيعات الإلكترونية وإدارة العقود. فهو يوفر ميزات مثل التوقيعات الإلكترونية والتوثيق الإلكتروني وتحليلات العقود وإنشاء المستندات. وهي تقدم خدماتها بشكل رئيسي إلى قطاعات الخدمات المالية والتأمين والعقارات.

   لماذا اخترت DocuSign : تتيح لك الميزة الأساسية لـ DocuSign تحميل المستندات وإضافة حقول التوقيع للمستلمين وإرسالها للتوقيع الإلكتروني.يمكن للموقّعين الوصول إلى المستندات وتوقيعها من أي جهاز وفي أي مكان في العالم.

   إنني أقدر الطريقة التي يأخذ بها DocuSign الأمان والامتثال على محمل الجد. ويستخدم بروتوكولات التشفير والأمان الرائدة في الصناعة لضمان خصوصية البيانات ومساعدتك على تلبية المتطلبات التنظيمية المختلفة.

   هناك ميزة أخرى وجدتها مفيدة بشكل خاص وهي إدارة دورة حياة العقد (CLM)، التي تدير دورة حياة العقد بأكملها - بدءًا من إعداد المستندات والتفاوض عليها وحتى الموافقة والتنفيذ والتحليل بعد التوقيع.

   ومع ذلك، فإن تركيز DocuSign الأساسي على التوقيعات الإلكترونية وإدارة العقود قد يحد من ملاءمتها كحل أكثر شمولاً لسير عمل المستندات للشركات.

   تعرف على المزيد حول DocuSign

   دلائل الميزات

   • التوقيعات الإلكترونية
   • ادارة العقود
   • أمن الوثائق
   • منشئ سير العمل

   الايجابيات

   • عدة عمليات تكامل
   • إمكانية الوصول العالمية

   سلبيات

   • نطاق محدود يتجاوز التوقيعات الإلكترونية
   • يمكن أن تكون مكلفة للشركات الصغيرة

   التسعير

   يبدأ بسعر 10 دولارات لكل مستخدم/شهر للتجربة: نعم خطة مجانية: نعم

7. 

   DocuWare — جيد للتصنيف الآلي باستخدام الذكاء الاصطناعي

   متاح على

   • ويب
   • دائرة الرقابة الداخلية
   • ذكري المظهر
   • شبابيك

   

   DocuWare هو برنامج لإدارة المستندات قائم على السحابة ويوفر تصنيفًا للمستندات وإدارة المهام والتوقيعات الإلكترونية بمساعدة الذكاء الاصطناعي. إنه يتكامل جيدًا مع أدوات مثل Microsoft Teams وOutlook.

   لماذا اخترت DocuWare : يقدم النظام الأساسي مجموعة شاملة لإدارة المستندات، بدءًا من استيراد المستندات وتنظيمها وحتى تبسيط عمليات الموافقة.تعد نماذجه الإلكترونية وتكامل Outlook فعالين بشكل خاص لإدارة الاتصالات وسير عمل المستندات.

   ميزة أخرى بارزة هي الفهرسة الذكية، والتي تستخدم الذكاء الاصطناعي لتنظيم المستندات بناءً على محتواها تلقائيًا. فهو يبسط عملية استرجاع المستندات وإدارتها من خلال التعرف على المعلومات الأساسية الموجودة في المستندات ووضع علامات عليها.

   أحد القيود المحتملة لـ DocuWare التي لاحظتها هو تكلفتها، والتي قد تشكل عائقًا أمام الشركات الصغيرة أو المؤسسات ذات الميزانيات المحدودة.

   تعرف على المزيد حول DocuWare

   دلائل الميزات

   • الفهرسة والتصنيف
   • التعرف على الباركود
   • أتمتة سير العمل
   • التوقيعات الإلكترونية

   الايجابيات

   • تصميم سهل الاستخدام
   • عدة عمليات تكامل

   سلبيات

   • الإعداد الأولي المعقد
   • تخصيص محدود

   التسعير

   اتصل بالبائع لمعرفة الأسعار الإصدار التجريبي: لا يوجد خطة مجانية: لا