6 أفضل أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية في عام 2023

نشرت: 2023-03-29

توفر أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية موقعًا آمنًا ومركزيًا لتخزين المستندات وإدارتها. نقوم بمراجعة أفضل 6 برامج EDMS لعام 2023 لمساعدتك في اختيار الأفضل لعملك.

بدون الأدوات المناسبة ، يمكن أن تصبح إدارة المستندات عملية محبطة وتستغرق وقتًا طويلاً. يمكن أن يساعدك استخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية الموثوق (EDMS) في تنظيم ملفاتك بشكل أكثر فعالية ، مما يتيح تعاونًا أكثر سلاسة وأخطاء أقل.

تعد أنظمة إدارة الملفات الإلكترونية الحديثة آمنة للغاية وتحل محل التخزين المادي غير المنظم والمكلف في بعض الأحيان. جميع الملفات الرقمية محمية من خلال أذونات التشفير والتحكم في الوصول. بالإضافة إلى ذلك ، تأتي معظم الأنظمة الأساسية مزودة بأدوات لمساعدتك على البقاء متوافقًا مع لوائح أمان البيانات.

لمساعدتك على فهم المزيد ، قمنا بتجميع هذا الدليل لأفضل 6 أنظمة لإدارة المستندات الإلكترونية وما يجب أن تفكر فيه عند اختيار أحدها.

إذا لم يكن لديك الوقت الكافي لقراءة بحثنا ، فانتقل إلى جدول المقارنة السريع الخاص بنا.

أفضل اختياراتنا

  1. أفضل نظام إلكتروني شامل لإدارة المستندات

    يتعلم أكثر

  2. جيد لإيداع المستندات الآلي

  3. جيد للتعاون في المستندات

ما الذي تبحث عنه في نظام إدارة المستندات الإلكترونية

أفضل برنامج لإدارة المستندات سيفعل أكثر بكثير من مجرد تخزين مستنداتك. فيما يلي بعض الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها:

  • إدارة الوثائق واسترجاعها.إن القدرة على إضافة البيانات الوصفية مثل العلامات والفئات والأوصاف يمكن أن تسهل عليك تخزين وتنظيم مستنداتك الإلكترونية. بالإضافة إلى ذلك ، حدد موقع أي مستندات واسترجعها بسرعة باستخدام وظيفة البحث.
  • أذونات الوصول المخصصة.امنح موظفين معينين إمكانية الوصول إلى مستندات محددة ، مما يضمن بقاء المعلومات الحساسة آمنة. Connecteam ، على سبيل المثال ، يتيح لك إنشاء مستخدمين ومجموعات مستخدمين وتعيين أذونات مجمعة. تحتوي بعض الأنظمة أيضًا على ميزات الحماية والتشفير بكلمة مرور.
  • ميزات التعاون.شارك المستندات بسهولة وتعاون مع أعضاء الفريق في المستندات. يمكن لعدة مستخدمين تحرير المستندات والتعليق عليها في نفس الوقت ، مما يعزز العمل الجماعي ويسهل سير العمل.
  • تتبع التحكم في الإصدار.عرض الإصدارات السابقة من المستندات ومحفوظات التغييرات لأغراض التدقيق. وهذا يسهل أيضًا التحقق من الحقائق والتعاون بشكل أفضل.
  • التدقيق المطلوب.يجب أن تمتثل الشركات لأنظمة تخزين البيانات والحماية ، لذا ابحث عن نظام حفظ المستندات بميزات مثل سياسات الاحتفاظ ومسارات التدقيق.
  • وظيفة التوقيع الإلكتروني.يمكّنك من مشاركة المستندات المهمة مع الموظفين ، الذين يمكنهم توقيعها رقميًا من أجهزتهم الخاصة.
  • التحليلات والتقارير.قم بإنشاء تقارير لعرض بيانات حول نشاط المستند والأداء والاستخدام والمزيد.
  • تطبيق الهاتف المحمول.يمكنك الوصول إلى المستندات وإدارتها من أي جهاز — في أي مكان وفي أي وقت.

أفضل 6 أنظمة لإدارة الوثائق الإلكترونية لعام 2023

  1. Connecteam - أفضل نظام إلكتروني شامل لإدارة المستندات

    متاح على

    • الويب
    • iOS
    • ذكري المظهر
    ميزة المستندات على واجهة مستخدم Connecteam

    يتصدر Connecteam قائمتنا كأفضلنظام إلكتروني شامل لإدارة المستندات .يوفر ميزات أمان لحماية الملفات ، بما في ذلك عناصر التحكم في التشفير والوصول ، وله واجهة أنيقة وسهلة الاستخدام.

    فيما يلي ميزات Connecteam المميزة لمساعدتك على إدارة مستنداتك بسهولة.

    إدارة مستندات مبسطة من خلال لوحة معلومات مركزية

    باستخدام Connecteam ، يمكنكتخزين وإدارة جميع مستندات شركتك في مكان واحد.يمكن للموظفين تحميل المستندات مباشرةً - بما في ذلك الشهادات والنماذج والملفات الشخصية والتنظيمية والمزيد. كل شيء يمكن عرضه في لوحة معلومات مركزية ، والتي يسهل التنقل فيها حتى بالنسبة لأولئك الذين ليسوا على دراية كبيرة بالتكنولوجيا.

    باستخدامتطبيق Connecteam للأجهزة المحمولة ، يمكنك أنت وأعضاء فريقك تحميل المستندات والوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت.تجعل الواجهة سهلة الاستخدام من السهل التنقل إلى أي مستند تريد عرضه.

    أفضل ما في الأمر هو أن Connecteam يوفرمساحة تخزين غير محدودة .هذا يعني أنه لا توجد قيود على عددأوحجم المستندات التي يمكنك تحميلها وتخزينها.

    تخزين آمن وأذونات المستخدم للحفاظ على أمان المعلومات الحساسة

    تقوم Connecteam بتخزين جميع مستنداتك في سحابة آمنة للغاية ولديهاتشفير شامل للبيانات .يحمي هذا الجهات الخارجية غير المصرح لها من الوصول إلى مستنداتك أثناء تحميلها أو تحريرها أو عرضها. يقوم Connecteam أيضًا بتشغيل تشفير SSL 256 بت القياسي في الصناعة.

    بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك Connecteamتعيين أذونات مخصصة لجميع المستخدمين في شركتك.لديك سيطرة كاملة على الموظفين الذين يمكنهم الوصول إلى المستندات ، وكذلك ما إذا كان يمكنهم تحريرها أم لا. هذا يضمن فقط للأشخاص المناسبين الوصول إلى المعلومات الحساسة.

    حافظ على امتثالك وحافظ على المستندات محدثة من خلال تحديد تواريخ انتهاء الصلاحية

    سيُظهر لك Connecteam جميع تواريخ انتهاء الصلاحية للمستندات التي قمت بتحميلها. يمكنك أيضًا تعيين تواريخ انتهاء صلاحية مخصصة على المستندات وفقًا للإدخال أو النوع.

    بالإضافة إلى ذلك ، سيقوم Connecteamبإعلامك تلقائيًا عندما توشك المستندات على الانتهاء .بهذه الطريقة ، يمكنك اتخاذ إجراء سريعًا للتأكد من أن المستندات والشهادات المهمة لن تكون قديمة أبدًا. كما أنه يجعل من السهل الالتزام بالقوانين واللوائح ذات الصلة حول تخزين المستندات.

    إعداد أكثر سلاسة مع مشاركة الملفات الفورية

    يمكن لميزات إدارة المستندات في Connecteam أيضًا تبسيط عملية الإعداد. يمكن للموظفين الجددتحميل المستندات والشهادات المطلوبة مباشرة من أجهزتهم المحمولة.يمكن أن تشمل هذه النماذج الضريبية والعقود الموقعة والملفات الشخصية والمزيد. سيكون لديك حق الوصول إلى هذه المستندات على الفور ويمكنك طلب مستندات إضافية من الموظفين بمجرد لمسة من جهازك.

    يمكنك أيضًاإرسال تذكيرات للموظفين الجدد لتحميل المستندات وإنشاء قوائم تحقق لهم لوضع علامة عليها أثناء الإعداد .وهذا يضمن عدم سقوط أي شيء من خلال الثغرات حتى يتمكن الموظفون الجدد من إنهاء عملية الإعداد بشكل أسرع.

    الدردشة داخل التطبيق وملف أخبار الشركة من أجل تواصل أفضل

    باستخدامميزة الدردشة المدمجة في Connecteam ، يمكنك التواصل مع أعضاء الفريق في الوقت الفعلي بغض النظر عن مكان عملهم أو وقت عملهم.قم بإعداد محادثات فردية أو جماعية آمنة في ثوانٍ ، وأنشئ أذونات مستخدم مخصصة للحفاظ على المحادثات آمنة وفي سياقها.

    يمكنك إرسال الصور ومقاطع الفيديو والملاحظات الصوتية والملفات الأخرى في الرسائل. بالإضافة إلى ذلك ، تضمن الإشعارات الفورية عدم تفويت أي من رسائلك.

    يحتوي Connecteam أيضًا علىملف إخباري للشركة على غرار الوسائط الاجتماعية يمكنك استخدامه لمشاركة التحديثات والإعلانات مع فريقك بأكمله في وقت واحد.يمكنك جدولة المنشورات للخروج في الوقت المناسب ، ومعرفة من شاهد منشوراتك ، وتخصيص الإعلانات باستخدام صور GIF ، والصور ، والمزيد.

    فيما يتعلق بإدارة المستندات ، تتيح لك هذه الميزاتالتواصل الفوري حول المستندات .اطلب من الموظفين إرسال المستندات ، وأخبرهم أن صلاحية الشهادة المهمة على وشك الانتهاء ، أو اطلب المستندات من الفريق بأكمله في وقت واحد.

    وأكثر بكثير

    Connecteam هو أكثر من مجرد حل لإدارة المستندات الإلكترونية. كما أن لديها ميزات للتدريب وإدارة المهام وجدولة الموظفين والمكافآت والتقدير وغير ذلك الكثير .

    تقدم Connecteamخطة أعمال صغيرة مجانية إلى الأبد للفرق التي تضم 10 موظفين أو أقل.تبدأ الخطط المدفوعة بـ 29 دولارًا فقط شهريًا لما يصل إلى 30 مستخدمًا ، وهناك نسخة تجريبية مجانية يمكنك استخدامها أيضًا.

    دلائل الميزات

    • موقع مركزي لتخزين المستندات وتحريرها وإدارتها

    • تخزين غير محدود للوثائق

    • ضوابط الوصول إلى المستندات المخصصة

    • تواريخ انتهاء الصلاحية على المستندات

    • مشاركة الملفات الفورية

    • دردشة مدمجة للرسائل الفردية والجماعية

    الايجابيات

    • سهل الاستخدام ، حتى للمستخدمين الأقل ذكاءً من الناحية التقنية

    • تطبيق الهاتف المحمول حتى تتمكن من تحميل المستندات والوصول إليها أثناء التنقل

    • مجانًا مدى الحياة لفرق مكونة من 10 أفراد

    • حل إدارة العمل الكل في واحد

    سلبيات

    • المزيد من التكاملات قادمة

    التسعير

    تبدأ بسعر29 دولارًا شهريًا لأول 30 مستخدمًا تتوفر خطة مجانية للتجربةالمجانية لمدة 14 يومًا

    نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا ، لا يلزم وجود بطاقة ائتمان

    ابدأ تجربتك المجانية

  2. Rubex by eFileC Cabinet - جيد لإيداع المستندات الآلي

    متاح على

    • الويب
    • iOS
    • ذكري المظهر
    لقطة شاشة لصفحة الويب الخاصة بـ Rubex بواسطة eFileC Cabinet

    Rubex by eFileC Cabinet هو نظام إدارة مستندات قائم على السحابة مع ميزات لحفظ المستندات تلقائيًا وتعاون الفريق والمزيد. يمكنه أتمتة عمليات الموافقة على المستندات ويوفر تصورات لبيانات المستند. يوفر Rubex وظيفة البحث للوصول إلى المستندات واستردادها حسب التاريخ أو الكلمة الرئيسية. إنه متاح كتطبيق جوال أو تطبيق ويب.

    يمكن للمديرين تعيين أذونات المستخدم لمنع مستخدمين معينين من الوصول إلى مستندات معينة أو تحريرها. يوفر Rubex أيضًا ميزات التحكم في الإصدار وقوالب المستندات والتوقيعات الإلكترونية ومشاركة الملفات وطلبات الملفات.

    تعرف على المزيد حول Rubex بواسطة eFileC Cabinet

    دلائل الميزات

    • التوقيعات الإلكترونية
    • حفظ المستندات تلقائيًا
    • تطبيقات الجوال والويب
    • أذونات المستخدم والتحكم في الإصدار

    الايجابيات

    • يقدم عمليات تكامل مع برامج الجهات الخارجية
    • يمكن البحث عن المستندات المفقودة

    سلبيات

    • التسعير غير مدرج للجمهور
    • ميزات محدودة في الخطة الأساسية المدفوعة

    التسعير

    اتصل بالبائع لمعرفة السعر التجريبي: نعم الخطة المجانية: لا

  3. Zoho Docs - جيد للتعاون في المستندات

    متاح على

    • الويب
    • iOS
    • ذكري المظهر
    لقطة شاشة لصفحة ويب Zoho Docs

    Zoho WorkDrive هو نظام إدارة مستندات قائم على السحابة ويركز على تعاون الفريق. من خلال ميزة Team Folders الخاصة به ، يمكن للمستخدمين مشاركة المستندات مع بعضهم البعض في الوقت الفعلي. يمكن لعدة مستخدمين أيضًا العمل معًا على المستندات في وقت واحد.

    يمكن للمستخدمين نسخ المستندات احتياطيًا في وضع عدم الاتصال ، وستتم مزامنة البيانات عند إعادة الاتصال بالإنترنت. يمكنهم أيضًا تنظيم المستندات في مجلدات ومجلدات فرعية ، والبحث عنها حسب الموقع أو النوع أو الكلمات الأساسية أو الاسم.

    يوفر البرنامج أيضًا التحكم في الإصدار وأذونات الوصول والتقارير بما في ذلك مسارات التدقيق والإحصاءات حول الوصول إلى الملفات. بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي على ميزات أمان ويوفر للمستخدمين إمكانية الوصول إلى Zoho Office Suite.

    يحتوي Zoho WorkDrive على تطبيقات للأجهزة المحمولة لأجهزة Android و iOS ، بالإضافة إلى تطبيق سطح المكتب. للأسف ، لا توجد خطة مجانية متاحة.

    تعرف على المزيد حول Zoho Docs

    دلائل الميزات

    • مجلدات الفريق
    • التحكم في الإصدار وأذونات الوصول
    • النسخ الاحتياطي للبيانات دون اتصال
    • تطبيقات الموبايل

    الايجابيات

    • يمكن ضبط المجلدات على "عام" أو "خاص"
    • وظيفة البحث لاسترداد الوثائق بسرعة

    سلبيات

    • لا توجد خطة مجانية
    • يمكن أن تكون حدود تحميل الملفات في الخطط ذات المستوى الأدنى مقيدة

    التسعير

    تبدأ بتجربة 5 دولارات لكل مستخدم / شهر : نعم خطة مجانية: نعم

  4. PandaDoc - جيد لقبول التوقيعات الإلكترونية

    متاح على

    • الويب
    • iOS
    • ذكري المظهر
    لقطة شاشة لصفحة الويب PandaDoc

    Pandadoc هو برنامج إدارة مستندات قائم على السحابة مع أدوات للتوقيعات الإلكترونية وإدارة العقود. يمكن لأصحاب العمل استخدام أدوات إنشاء المستندات بالسحب والإفلات لإنشاء مستنداتهم الخاصة. توجد مكتبة قوالب توفر نقطة البداية لأنواع مختلفة من المستندات.

    يمكن لأصحاب العمل أيضًا عرض سجلات الملفات واستخدام تتبع الإصدار لمراقبة التغييرات بمرور الوقت. مشاركة الملفات متاحة داخل التطبيق. يمكن إنشاء عناصر التحكم في الوصول لتقييد من يمكنه عرض الملفات.

    لسوء الحظ ، يمكن أن يصبح Pandadoc مكلفًا للغاية بالنسبة للفرق الأكبر. يبدأ بسعر 19 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. هذا يعادل 1900 دولار شهريًا لفريق مكون من 100 شخص.

    تعرف على المزيد حول PandaDoc

    دلائل الميزات

    • إنشاء مستند بالسحب والإفلات
    • تاريخ النسخة
    • ضوابط الوصول
    • مشاركة الملفات

    الايجابيات

    • سهل الاستخدام
    • مكتبة قوالب كبيرة

    سلبيات

    • أسعار عالية
    • يمكن أن تكون بطيئة بعض الشيء

    التسعير

    يبدأ بتجربة 19 دولارًا لكل مستخدم / شهر : نعم - خطة مجانية لمدة 14 يومًا : نعم

  5. DocuWare - جيد لإدارة الفواتير

    متاح على

    • الويب
    • iOS
    • ذكري المظهر
    • شبابيك
    لقطة من docuware

    DocuWare هو نظام آلي لإدارة المستندات مزود بأدوات لإعداد الفواتير والتوقيعات الإلكترونية. يمكن لأصحاب العمل استخدام لوحة معلومات الإدارة المركزية لتنظيم الملفات. يتم تشفير جميع المعلومات المخزنة وحمايتها باستخدام ممارسات الأمان الأخرى ، وهناك بعض عمليات التكامل الخاصة بجهات خارجية.

    يمكن للموظفين والعملاء وغيرهم ممن لديهم أذونات الوصول استخدام تطبيق الهاتف لعرض المستندات وتحريرها. يمكن للمديرين تعيين عناصر العمل مع المواعيد النهائية. يوجد بحث مدمج عن الملفات ، ويمكن فرز المستندات حسب نوع الملف. يتوفر التحكم في الوصول الدقيق لضمان أن الأشخاص المناسبين يمكنهم رؤية المستندات الصحيحة.

    تتمثل إحدى المشكلات المحتملة في أن خطط DocuWare تأتي جميعها بحدود التخزين. حتى الحزم المتطورة تقدم فقط 250 جيجابايت من السعة التخزينية ، مشتركة بين ما يصل إلى 100 مستخدم.

    تعرف على المزيد حول DocuWare

    دلائل الميزات

    • تخزين آمن للوثائق
    • ضوابط الوصول الحبيبية
    • المدمج في البحث عن الملفات
    • تكامل الطرف الثالث

    الايجابيات

    • ضوابط وصول جيدة
    • تطبيق جوال سهل الاستخدام

    سلبيات

    • جميع الخطط لها حدود تخزين
    • لا توجد نسخة تجريبية مجانية أو خطة مجانية

    التسعير

    اتصل بالمورد للحصول على تجربة التسعير: لا توجد خطة مجانية: لا

  6. Oneflow - جيد لإدارة العقود

    متاح على

    • الويب
    لقطة من oneflow

    Oneflow هو برنامج متخصص في إدارة العقود. يمكن لأصحاب العمل إنشاء عقود رقمية من البداية مع منشئ العقد ، وهناك قوالب قابلة للتخصيص. تضمن أذونات الوصول فقط ‌ الأشخاص ذوي الصلة يمكنهم عرض العقود والتفاعل معها.

    هناك أيضًا أدوات تعاون ، بما في ذلك القدرة على تحرير مستندات العمل في الوقت الفعلي. يمكن للجميع البقاء على اطلاع دائم بالإشعارات القابلة للتكوين ، ويمكن توقيع عقود Oneflow عبر الإنترنت باستخدام أداة التوقيع الإلكتروني.

    الجانب السلبي الرئيسي هو أن Oneflow مصمم خصيصًا لإنشاء العقود وإدارتها. إنه غير مفيد لإدارة المستندات بشكل أكثر عمومية.

    تعرف على المزيد حول Oneflow

    دلائل الميزات

    • ادارة العقود
    • منشئ العقد
    • ضوابط الوصول
    • أدوات التعاون

    الايجابيات

    • إنشاء عقد سريع
    • قوالب عقود قابلة للتخصيص

    سلبيات

    • يقتصر على إدارة العقود
    • مكلف نسبيا

    التسعير

    يبدأ بـ 18.42 دولارًا أمريكيًا / مستخدم / شهرًا تجريبيًا: نعم خطة مجانية: نعم

قارن بين أفضل أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية

عنوان
المراجعات
4.8
4.4
4.5
4.5
4.6
4.5
التسعير
يبدأ من 29 دولارًا شهريًا لأول 30 مستخدمًا
اتصل بالبائع لمعرفة السعر
يبدأ بسعر 5 دولارات لكل مستخدم في الشهر
يبدأ بسعر 19 دولارًا لكل مستخدم في الشهر
تواصل مع البائع للتسعير
يبدأ من 18.42 دولارًا لكل مستخدم في الشهر
تجربة مجانية
نعم
14 يوم
نعم
نعم
نعم
14 يوم
لا
نعم
خطة مجانية
نعم
ما يصل إلى 30 مستخدمًا
لا
نعم
نعم
لا
نعم

ما هي أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية؟

نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) هو نوع من البرامج المستندة إلى مجموعة النظراء التي تسمح للمؤسسات بتخزينالمستندات المهمة وإدارتها والوصول إليها رقميًا .

تحل هذه الأنظمة محل حلول التخزين المادية ، مثل تخزين المستندات الورقية في خزانة الملفات. بدلاً من ذلك ، فإنها توفر موقعًا مركزيًا وآمنًا لتخزين المستندات. فكر في الأمر مثل إدارة الملفات الإلكترونية ، حيث يكون الوصول والاسترجاع أمرًا بسيطًا. يمكن للشركات تخزين كل شيء من الفواتير والعقود إلى سجلات الموظفين ومواد التدريب - بالإضافة إلى أشياء أخرى كثيرة.

يقوم برنامج EDMS أيضًا بأتمتة مهام سير عمل المستندات ، مثل عمليات الموافقة والمراجعة. يمكن أن يساعد هذا في زيادة الإنتاجية وتوفير وقت الأعمال. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما تحتوي هذه الأنظمة على ميزات للتحكم في الوصول إلى مستندات معينة وتتبع عمليات التحرير التي يتم إجراؤها على المستندات. هذا يساعد على تحسين أمن البيانات.

بالإضافة إلى ذلك ، تقلل هذه الأنظمة من استخدام الورق وتقضي على المستندات المفقودة أو التي في غير محلها. هذا يوفر أموال الشركات على المدى الطويل.

كيف تعمل أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية؟

تعمل أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية من خلال التخزين الآمن لجميع المستندات التي يقوم موظفو الشركة بتحميلها .

لاستخدام أحد هذه الأنظمة ، تحتاج الشركات أولاً إلى تنزيل برنامج EDMS. يتوفر معظمها كتطبيقات للهاتف المحمول و / أو سطح المكتب. بعضها متاح أيضًا عبر متصفحات الويب. يمكن للموظفين تنزيل التطبيق مباشرة على أجهزتهم المحمولة أو الوصول إلى البرنامج على أجهزة الكمبيوتر المكتبية الخاصة بهم.

تحتاج الشركات بعد ذلك إلى تدريب الموظفين على كيفية استخدام النظام وتطوير عملية لتحميل المستندات وتنظيمها. يمكن لكل من الموظفين والمديرين تحميل المستندات ، ويمكن لأصحاب العمل تعيين قواعد مخصصة لأنواع المستندات التي يمكن للموظفين تحميلها.

بمجرد تحميل المستندات إلى النظام ، يمكن للموظفين الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان. يمكنهم البحث عن المستندات حسب العنوان أو التاريخ أو المؤلف أو الكلمة الأساسية أو معايير أخرى. تتيح هذه الأنظمة أيضًا للعمال التعاون في المستندات مع بعضهم البعض. يمكن للعديد من الموظفين العمل على نفس المستند في وقت واحد ، ويمكن للنظام تتبع التغييرات التي يقوم بها كل مستخدم.

يمكن للمديرين استخدام هذه الأنظمة لضمان تخزين المستندات بشكل آمن ولإتاحة الوصول للموظفين الذين يحتاجون إليها.

فوائد أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية

سهولة الوصول والاسترجاع

توفر هذه الأنظمة وصولاً سريعًا وسهلاً إلى المستندات من أي مكان وفي أي وقت. هذا يسهل عليك وعلى موظفيك الوصول إلى المستندات ومشاركتها مع بعضكما البعض.

وبالمثل ، يوفر برنامج EDMS أدوات للمستخدمين للبحث بسرعة عن المستندات الدقيقة التي يبحثون عنها. يمكنهم البحث عن طريق الكلمات الرئيسية والعنوان والمؤلف والتاريخ ومعايير أخرى مختلفة. لا مزيد من البحث في جبل من المستندات للعثور على المستند الذي تبحث عنه.

توفير الوقت

تعمل أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية على أتمتة العديد من الأجزاء المستهلكة للوقت من مهام سير عمل المستندات. إنها تلغي الحاجة إلى مراجعة المستند يدويًا والموافقة عليه ومعالجته. يمكن أن يؤدي ذلك إلى توفير وقتك حتى تتمكن من العودة إلى العمل الأكثر أهمية.

تعاون محسّن وإنتاجية محسّنة

تسهل هذه الأنظمة على الموظفين التعاون في المستندات. يمكن للعديد من الأشخاص تحرير المستندات في وقت واحد ، وسيقوم برنامج EDMS تلقائيًا بتتبع التغييرات الفريدة التي يقوم بها كل مستخدم.

من خلال تحسين التعاون وتبسيط سير عمل المستندات ، ستؤدي هذه الأنظمة في النهاية إلى زيادة الإنتاجية أيضًا.

تحسين الأمن

تسمح لك معظم حلول برامج EDMS بتعيين أذونات وصول مخصصة لمستندات و / أو مستخدمين معينين. هذا يضمن أن الأشخاص المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إلى المواد الحساسة أو حتى السرية. وبالمثل ، يمكن للبرنامج تتبع التغييرات التي يقوم بها المستخدمون على المستندات. بهذه الطريقة ، يسهل عليك معرفة المسؤول عن تغييرات معينة.

الامتثال المعزز

تسهل هذه الأنظمة عليك التأكد من أنك تقوم بتخزين وإدارة المستندات وفقًا للقوانين واللوائح ذات الصلة. من خلال طريقة موثوقة لتخزين المستندات والوصول إليها ، يمكنك الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومحدثة وإنتاجها على الفور كلما لزم الأمر.

انخفاض التكاليف

مع برنامج EDMS ، لن تقلق بشأن إنفاق الأموال على طباعة المستندات الورقية وتخزينها. من خلال رقمنة المستندات وتخزينها إلكترونيًا ، تلغي هذه الأنظمة أيضًا الحاجة إلى مساحة التخزين المادية ، والتي قد تكون باهظة الثمن. هذا يمكن أن يوفر عملك الكثير من المال على المدى الطويل.

كم تكلفة أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية؟

يتم تسعير معظم الأنظمة لكل مستخدم شهريًا. على سبيل المثال ، يتقاضى Panadoc 19 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. من ناحية أخرى ، يتقاضى Zoho WorkDrive ما يزيد قليلاً عن 3 دولارات لكل مستخدم شهريًا مقابل خطته الأساسية. ومع ذلك ، فإنه لا يشمل الوصول إلى جميع ميزاته. سيتعين عليك دفع المزيد شهريًا للحصول على أدوات إضافية.

بعض الحلول لا تسرد خطط التسعير الخاصة بها علنًا. هذا يعني أنه سيتعين عليك الاتصال بالبائع مباشرة للحصول على معلومات التسعير.

Connecteam يتسم بالشفافية في أسعاره ، ويقدم خيارات ميسورة التكلفة للشركات من جميع الأحجام. يمكن للفرق التي يصل عددها إلى 10 أفراد استخدام Connecteam مجانًا مدى الحياة. يمكن للفرق الأكبر الاستفادة من خطة مدفوعة تبدأ من 29 دولارًا فقط شهريًا لما يصل إلى 30 مستخدمًا.بعد ذلك ، يكلف المستخدمون الإضافيون 0.50 دولارًا أمريكيًا فقط لكل شهر.

تقدم Connecteam أيضًانسخة تجريبية مجانية يمكنك استخدامها لاختبارها قبل الالتزام بخطة مدفوعة.

أسئلة وأجوبة

ما هو مثال على وثيقة الكترونية؟

المستند الإلكتروني هو أي مستند يمكن إنشاؤه وتحريره وتخزينه إلكترونيًا. تتضمن بعض الأمثلة ملفات PDF وجداول بيانات Excel ومستندات Microsoft Word. يمكنك استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ، مثل Connecteam ، لتخزين وإدارة مستنداتك رقميًا.

ما هو مثال على نظام إدارة المستندات الإلكترونية؟

هناك العديد من أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ، ولكن بعض الأمثلة هي Microsoft SharePoint و Google Drive و Alfresco. ومع ذلك ، لا يقدم أي من هذه الميزات العديد من الميزات مثل Connecteam. يتميز Connecteam بميزات قوية لإدارة المستندات جنبًا إلى جنب مع أدوات الجدولة وتخطيط الأحداث والإعداد والتدريب وغير ذلك الكثير.

ما هي الاختلافات بين EDMS و ERMS؟

يستخدم نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) لتخزين وإدارة المستندات الإلكترونية. يعد نظام إدارة السجلات الإلكترونية (ERMS) أكثر شمولاً ويستخدم لإدارة السجلات طوال دورة حياتها. لا تشمل السجلات الإلكترونية المستندات فحسب ، بل تشمل أيضًا رسائل البريد الإلكتروني والصور ومنشورات الوسائط الاجتماعية والمزيد.

باختصار ، يركز EDMS على تخزين المستندات وإدارتها. وفي الوقت نفسه ، يحتوي ERMS على ميزات أكثر تقدمًا لإدارة السجلات ، والتي يمكن أن تتضمن مستندات.

الخلاصة في أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية

تسهل أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) تخزين جميع أنواع المستندات الرقمية وإدارتها والتعاون فيها. يمكن للمستخدمين الوصول إليها واستعادتها في أي وقت وفي أي مكان.

باستخدام برنامج EDMS ، يمكن للشركات الاستفادة من توفير الوقت والتكاليف المنخفضة وتحسين الإنتاجية والتعاون. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم الاطمئنان بمعرفتهم أن البرنامج يحافظ على توافق أعمالهم وحماية بياناتهم.

هناك العديد من حلول برامج EDMS ، ولكن Connecteam هو الأفضل .بفضل لوحة القيادة المركزية الأنيقة وميزات مشاركة الملفات والدردشة داخل التطبيق وغير ذلك الكثير ، فإن Connecteam لديه كل ما يحتاجه عملك لإدارة المستندات بسهولة. تبدأ الأسعار من 29 دولارًا فقط شهريًا لما يصل إلى 30 مستخدمًا. ويمكن للشركات التي لديها ما يصل إلى 10 مستخدمين الوصول إلى Connecteam مجانًا مدى الحياة.

اشترك في نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا لترى قيمة Connecteam لنفسك.