شرح سير عمل الوثيقة الرقمية

تعريف سير عمل المستندات الرقمية: يشير معنى إدارة المستندات ورقمنتها بشكل أساسي إلى الأساليب والعمليات المستخدمة لإنشاء تدفقات عمل المستندات داخل شركة تعتمد حصريًا على الوسائل الرقمية. سيشمل هذا عادةً تقنية السحابة والأتمتة لتحسين الكفاءة في العمليات المتعلقة بالمستندات.

لطالما كان سير عمل المستندات الرقمية أحد تطلعات الشركات الصغيرة والمتوسطة لعدد من السنوات حتى الآن.

أصبحت أسباب ذلك أكثر وضوحًا عندما بدأت المؤسسات في رؤية فوائد تحويل إجراءات عملها رقميًا.

توجد حاليًا قائمة طويلة بالحلول والتقنيات الرقمية التي يحاول مدراء تقنية المعلومات دمجها في استراتيجياتهم من أجل الاستفادة من المزايا التنافسية التي تأتي من الرقمنة.

يتفق ثلاثة أرباع الشركات الصغيرة والمتوسطة على أن التكنولوجيا الرقمية كانت تغير مشهد الأعمال وأن 48٪ يبحثون عن طرق إضافية لإضافة تدابير تحويلية إلى نطاق أعمالهم

يعد تحويل تدفقات العمل اتجاهًا رقميًا مهمًا له أسبقية فريدة في أمريكا الشمالية.

دراسة الحالة ذات الصلة: إجراء إدارة المستندات الجديد يساعد شركة التأمين في إعادة تنظيم AP والمطالبات

تستهلك الشركات في المنطقة ما يقرب من ضعف كمية الورق التي تستهلكها نظيراتها الأوروبية.

على الرغم من أن تحويل تدفقات العمل رقميًا لا يقتصر فقط على استبدال العمليات الورقية ، فلا شك أن الوقت والمال اللذين يتم إنفاقهما على عمليات العمل القديمة هو عامل رئيسي في قيادة الأعمال.

اليوم ، سنلقي نظرة على ما يمكن أن يحصل عليه عملك من سير عمل مستند رقمي عالي الجودة وأنواع المكاسب المتوقعة.

معنى إدارة الوثائق والرقمنة

تعني إدارة المستندات ورقمنتها: تشير إدارة المستندات ورقمنتها إلى نفس العمليات التي تشكل سير عمل المستند الرقمي.

يمكن اعتبار إدارة المستندات ورقمنتها بمثابة الحل الذي تستخدمه المؤسسات لالتقاط المستندات وتعقبها وتخزينها - سواء كانت ملفات PDF أو ملفات ورقية.

عندما نتحدث عن سير عمل المستندات الرقمية ، يمكننا التفكير في إدارة المستندات ورقمنتها باعتبارها المكون الرئيسي في القيام بذلك.

مشكلات سير عمل المستندات الرقمية الضعيفة

يقضي الموظفون وقتًا طويلاً في الوصول إلى المعلومات

كما هو الحال دائمًا عندما يتعلق الأمر بالتحول الرقمي ، فإن القضية الرئيسية المطروحة هي الإنتاجية.

سواء كان ذلك في التصنيع أو الضيافة ، فإن الشركات في كل صناعة تستخدم استراتيجيات التحول الرقمي من أجل تبسيط عملياتها التجارية وتحسين إنتاجيتها.

يقضي الموظفون ما معدله 1.8 ساعة كل يوم في البحث عن البيانات وجمعها - أي 9 ساعات أسبوعيًا كان يمكن لولا ذلك قضاءها في القيام بشيء أكثر قيمة.

عندما تفكر في مقدار البيانات الموجودة في الشركات اليوم ، فإن تحسين الوسائل التي يمكن من خلالها التعامل معها ومشاركتها أمر بالغ الأهمية. لوضع هذا في المنظور الصحيح ، تم إنشاء 90٪ من جميع البيانات في العالم في العامين الماضيين.

وهكذا ، هناك كمية متزايدة باستمرار من المعلومات التي يتعين على الموظفين تدقيقها باستمرار. في مؤسسة لم تستفيد بعد من الحلول الرقمية ، فإن هذا يعني إضاعة الكثير من الوقت من قبل العمال الذين يبحثون عن ما يحتاجون إليه.

المعلومات ليست متاحة بسهولة للموظفين

ومما يزيد من هذه المشكلات أنه في العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة ، يكافح الموظفون للوصول إلى البيانات غير المتاحة لهم على الفور من خلال سير عمل المستندات المناسب.

يمكن أن يكون هذا لعدة أسباب ، ولكن السبب الأكثر شيوعًا هو أن الأقسام عبر الشركة لديها أنظمة إدارة بيانات مختلفة - عادةً أنظمة قديمة معزولة عن بقية الشركة.

هذا يعني أنه قد يكون من المستحيل فعليًا على شخص ما في قسم ما استرداد البيانات من قسم آخر لأنه يفتقر إلى الوصول.

تزداد احتمالية اكتساب المؤسسات القائمة على البيانات للعملاء 23 مرة ، ومن المرجح أن تحتفظ بالعملاء بستة أضعاف ، ومن المرجح أن تحقق أرباحًا بمقدار 19 مرة نتيجة لذلك

وهذا ما يسمى صومعة البيانات وهم مساهم رئيسي في عدم الكفاءة في الأعمال التجارية.

هذه مشكلة عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية ، وتشير التقديرات إلى أن أقسام تكنولوجيا المعلومات تقضي 80٪ من وقتها في العمل على مشكلات ناجمة بشكل مباشر أو غير مباشر عن صوامع البيانات.

تجربة العملاء ذات الصلة: روبوتات البرمجيات تجلب الإنتاجية المتقدمة إلى مكتب التصنيع

عدم الرضا عن أداء المهام الوضيعة باستمرار

وجدت دراسة أن 22٪ من وقت الموظف يقضي في مهام متكررة. على مدار عام ، يمكنك تخيل مقدار الأموال التي يضيعها العمال الذين يقضون وقتًا في المهام اليدوية التي يمكن الآن أتمتتها

تعتبر المهام الروتينية واليدوية شائعة بين الشركات التي لم تنفذ بعد التحول الرقمي لعمليات سير عمل المستندات الخاصة بها.

ستتمحور هذه المهام عادةً حول إدخال البيانات أو المعالجة الروتينية للبيانات.

على سبيل المثال ، قد تجد عاملًا في الموارد البشرية يُدخل بيانات مزايا الموظفين يدويًا ، أو قد تُدخل جميع فواتير العملاء وإيصالاتهم يدويًا.

هذه هي الحالات التي نمت فيها الشركات اعتادت على قبول هذه المهام الوضيعة باعتبارها مجرد جزء من عملياتها التجارية.

كتاب إلكتروني ذو صلة: 5 أسباب يجب أن تستفيد شركتك من أتمتة عمليات الأعمال

ومع ذلك ، فإن الحقيقة هي أنه غالبًا ما يمكن تجنبها تمامًا بسبب سير عمل المستندات الرقمية.

والنتيجة النهائية هي أن الموظفين محبطون لأن سير عمل المستندات الرقمية (أو عدم وجودها) لا يساعد إنتاجيتهم.

إنهم يقومون بعمل فعال يمكن تحويله إلى رقمنة ، وفي هذه الحالة سيتم السماح لهم بفرصة تركيز طاقتهم على شيء يحتاج إلى لمسة إنسانية ، مثل استفسارات العملاء.

تكلف تدفقات عمل المستندات الرقمية غير القياسية أموال عملك ووقت موظفيك.

أسباب ضعف سير عمل المستندات الرقمية

صوامع البيانات

صوامع البيانات هي مجموعات من البيانات التي تم قطعها فعليًا عن بقية الأعمال لأنها موجودة في مواقع رقمية غير متصلة.

يمكن أن يكون هذا مقصودًا ، ولكنه دائمًا ما يكون غير مقصود ، غالبًا نتيجة لتبديل الأنظمة بين الأقسام المختلفة على مدار فترة زمنية طويلة.

والنتيجة النهائية لذلك هي أن بيانات الشركة غير منظمة ويصعب استخدامها - وهي مهمة للغاية بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحديثة.

87٪ من المؤسسات لديها تحليلات منخفضة ونضج ذكاء الأعمال ، مما يعني عدم استخدام البيانات

يعيش التحول الرقمي ويموت من خلال التدفق السلس للمعلومات ، وهذا ما يجب معالجته إذا تأخرت شركة ما في قدرتها على إدارة مهام سير عمل المستندات الخاصة بها.

المنشور ذو الصلة: تفكيك صوامع البيانات: توحيد بيانات عملك

أي شركة تتسامح مع صوامع البيانات تعرقل إنتاجيتها.

فيما يلي بعض الأمثلة فقط على مشكلات صوامع البيانات التي تنشأ عن سير عمل المستندات الرقمية الضعيفة:

• تحليل البيانات: تعني الصوامع أن المعلومات يتم تخزينها في أماكن مختلفة ، غالبًا في شكل تنسيقات ملفات غير متسقة. هذا يجعل تحليل قرارات العمل أكثر صعوبة.
• الوصول: تعتبر مشكلات الأذونات والوصول أمرًا شائعًا في المستودعات. والنتيجة النهائية هي أن الموظفين لا يمكنهم الحصول على البيانات التي يحتاجونها بالسرعة الكافية ، مما يؤدي إلى إبطاء عمليات العمل بشكل كبير.
• العمل غير الضروري: غالبًا ما تعني الرؤية المحدودة عبر الشركة أن الفرق المختلفة تؤدي في نهاية المطاف نفس العمل جنبًا إلى جنب ، عندما يؤدي الوصول المشترك وإزالة الصوامع إلى توفير الوقت والطاقة.

تواصل ضعيف

يسير الاتصال غير المتكافئ داخل المنظمة وسير عمل المستندات الرقمية الناقص جنبًا إلى جنب.

منشورات ذات صلة: لماذا يعد الاتصال عبر الأقسام ضروريًا لـ DX الخاص بك

عندما تكون تدفقات عمل المستندات الرقمية غير مستغلة بشكل كافٍ ، يمكنك عادةً أن تجد أنه لا يتم عزل البيانات فحسب ، بل يتم عزل الثقافة أيضًا.

تبدأ الأقسام داخل الشركة في العمل بشكل مستقل مع البيانات والعمليات الخاصة بها.

مرارًا وتكرارًا ، رأينا في Impact مدى أهمية أن يكون للتحول الرقمي ثقافة قوية لضمان النجاح ، سواء مع عملائنا أو مع أنفسنا.

من خلال إهمال سير عمل المستند الخاص بك ، من السهل جدًا الوقوع في فخ حيث الثقافة غير متسقة وتتصرف الأقسام باستقلالية كبيرة جدًا.

تستغرق عمليات العمل الورقية وقتًا طويلاً

تحدثنا عن كيفية إعاقة الموظفين في كثير من الأحيان من خلال الاضطرار إلى أداء مهام يدوية وضيعة.

غالبًا ما يتعلق ذلك بوظائف إدخال البيانات اليدوية ، لكن العمليات الورقية هي سبب شائع آخر.

يشبه الورق إلى حد كبير ، مثل إدخال البيانات الممل الذي يكلفك عملاً ، ضربة مزدوجة أيضًا.

مع الشركات التي تعمل في الغالب باستخدام العمليات الورقية ، يتعين على الموظفين قضاء وقت ثمين في التعامل مع المستندات المادية.

هذا بالإضافة إلى المبالغ الكبيرة التي تنفق على الورقة نفسها.

يمر عامل المكتب العادي بـ 10000 ورقة في السنة

غالبًا ما تعمل مثل هذه الشركات على حساب سير عمل المستندات الرقمية الرائع ، مما يوفر الوقت والمال.

ما هي تكلفة سير عمل المستندات الضعيفة؟

كما لاحظنا مع بعض المشكلات المذكورة أعلاه التي تظهر بسبب سوء إدارة المستندات ، فإن العديد منها يمكن وصفه بأنه تكاليف "مخفية" ، والكثير منها يمر دون أن يلاحظه أحد إلى حد كبير من قبل الشركات لأن لديها ميلًا لقبولها كثابت.

أفضل مثال على ذلك هو استهلاك الورق ، حيث تكلف عادات الطباعة للموظف العادي الشركات 725 دولارًا سنويًا.

معلومات رسومية ذات صلة: كم يكلف الورق عملك؟

عندما تفكر في أن استخدام الورق ينمو بمعدل 22٪ سنويًا ، فإن تكلفة الورق تتضاعف تقريبًا كل 3.3 سنوات.

بالنسبة لمعظم الشركات ، أصبح هذا النوع من الإنفاق أقل جدوى ، لا سيما عندما تكون هناك بدائل رقمية متاحة بسهولة يمكنها أن تقلل بشكل كبير من تكاليف استهلاك الورق وحدها.

عندما تفكر أيضًا في التأثيرات التي يتركها سير عمل المستندات السيئ على تكاليف العمالة - أي أن الموظفين يقضون وقتًا أطول بكثير مما ينبغي عليهم تحديد مكان المستندات التي يحتاجونها والوصول إليها - عندئذٍ تصبح الحجة الخاصة بنظام إدارة المستندات الرقمية أكثر وضوحًا.

سير عمل المستند: طباعة إحصائيات التكلفة التي يجب أن تعرفها

ضع في اعتبارك إحصائيات الطباعة هذه عندما تفكر في ما إذا كنت بحاجة إلى تطبيق تقنية لإدارة المستندات الخاصة بك.

تعد الطباعة بمثابة استنزاف شائع لموارد الشركة ، ويزداد الأمر سوءًا بسبب حقيقة أن نسبة كبيرة - ما يقرب من الخمس - من مواد الطباعة لا تتم قراءتها ولا يستخدمها الموظفون.

• 90٪ من الشركات لا تتعقب تكاليف الطباعة
• الشركات التي تستخدم التخمين لتحديد تكاليف الطباعة في المتوسط ​​تقلل من تقديرها بنسبة 40٪
• تقضي أقسام تكنولوجيا المعلومات في المتوسط ​​15٪ من وقتها في إصلاح المشكلات المتعلقة بالطباعة
• على مدار العشرين عامًا الماضية ، ارتفع استهلاك الورق في الولايات المتحدة من 92 مليون طن إلى 208 مليون طن
• 17٪ من المستندات المطبوعة تصبح غير مقروءة

مصدر

الحل لضعف سير عمل المستندات الرقمية

أتمتة

يتزايد استخدام أتمتة العمليات الروبوتية بين الشركات من جميع الأنواع.

على سبيل المثال ، ذكرت شركة Deloitte أن ما يقرب من ثلثي المنظمات تستثمر في RPA من أجل الاستجابة للعمليات القديمة التي كشفها الوباء.

أسباب ذلك واضحة تمامًا: استخدام الأتمتة يوفر الكثير من الوقت والموارد الضائعة.

فيما يلي بعض المهام التي يمكن استخدام تقنية RPA من أجلها:

• استخراج البيانات: يمكن البحث عن كميات كبيرة من البيانات للعثور على ما تحتاجه بسهولة
• إدارة البيانات: تجميع البيانات ومعالجتها
• الأنشطة التشغيلية: الدعم اللوجستي والتشغيلي
• من الشراء إلى الدفع: معالجة الفواتير وإعداد التقارير
• سلسلة الجرد والإمداد: التصنيف والإدارة

باختصار ، يمكن للشركات التي تستخدم الأتمتة حتى ولو بدرجة صغيرة أن ترى تحسينات جذرية في سير عمل المستندات الرقمية الخاصة بها.

الغيمة

يعد توحيد بيانات شركتك على السحابة خطوة حيوية في الاستراتيجيات الرقمية للعديد من المؤسسات.

في العام الماضي ، بلغ سوق الخدمات السحابية العامة في جميع أنحاء العالم 182 مليار دولار ، وبحلول عام 2022 ستصل قيمتها إلى 331 مليار دولار

يعد استخدام السحابة لتبسيط سير عمل المستندات الرقمية وتحسين الوصول عبر عملك طريقة بسيطة وفعالة نسبيًا لترقية العمليات.

تم إغلاق المخاوف التاريخية بشأن أمان الخوادم المستندة إلى السحابة في السنوات الأخيرة.

هذا في الغالب بسبب التحسن الهائل الذي شهدته مراكز البيانات.

تعتبر مراكز البيانات من المستوى الرابع ، على وجه الخصوص ، آمنة أو حتى أكثر أمانًا من الخوادم الموجودة في مكان العمل.

مزايا سير عمل التوثيق الرقمي

كما لاحظنا في منشور المدونة هذا ، هناك عدد من المشكلات التي تنشأ من ضعف معالجة المستندات الرقمية للمعلومات والبيانات.

يبدأ تصحيح هذه المشكلات أولاً بفهم أن إنشاء المستند هو وظيفة عمل رئيسية ، وكيف يتم التعامل مع إنشاء المستند - من حيث الالتقاط والتخزين وسير العمل - أمر بالغ الأهمية لتحقيق فوائد ومزايا التوثيق الرقمي.

فيما يلي بعض هذه المزايا:

تقليل الاعتماد على المستندات الورقية

نحن لا نتجاهل حقيقة أنه قد يكون تغييرًا كبيرًا لشركة ما للتخلي عن العمليات الورقية.

ومع ذلك ، بالنسبة للكثيرين ، يعد تغييرًا ضروريًا لاحتضان تدفقات عمل المستندات الرقمية إلى حد ما.

يمكن أن يؤدي استخدام نظام إدارة محتوى المؤسسة (ECM) إلى زيادة إنتاجية سير العمل بشكل كبير.

سيوفر لك هذا الوقت والمواد أكثر من المعادلات الورقية المادية.

ستمنحك أيضًا رؤية أكبر وتحكمًا أكبر في المستندات والبيانات التي تمر عبر شركتك ، مما يسمح لك بإملاء سير عملك بدلاً من العكس.

قضاء الوقت بشكل أفضل

مع قضاء وقت أقل في البحث عن البيانات والمعلومات وتخزينها ومعالجتها ، يمكن للموظفين الاستفادة بشكل أفضل من وقتهم عندما تكون أتمتة تدفق المستندات وإجراءات إدارة المستندات عالية الجودة في مكانها الصحيح.

يوفر هذا مزايا للشركة والموظف - يهدر الموظفون وقتًا أقل بينما لا يدفع صاحب العمل للموظفين لقضاء مبالغ مفرطة من الوقت في البحث عن المستندات التي يمكنهم الآن الوصول إليها بشكل فوري.

التحضير للامتثال

سواء أعجبك ذلك أم لا ، يعد الامتثال مجالًا جادًا في الاعتبار للشركات اليوم.

مع قوانين مثل CCPA و SHIELD والقوانين الخاصة بالصناعة مثل HIPAA ، أصبح من الضروري سريعًا للمؤسسات تنظيم المعلومات التي تحتفظ بها بطريقة يسهل عليها أن تظل ملتزمة بمجموعة اللوائح الناشئة التي تدخل في القانون.

بالنسبة للشركات التي تمتلك معلومات مهمة عن العملاء ، وخاصة البيانات الحساسة أو المحددة ، فإن الحصول على سير عمل لرقمنة المستندات يخزن المعلومات بأمان بطريقة فعالة هو استثمار ذكي.

الوجبات الجاهزة:

• يؤدي تدفقات عمل المستندات الرقمية الضعيفة إلى الكفاءة وعدم الرضا
• يحدث هذا بسبب البيانات المنعزلة وضعف الاتصال والعمليات الورقية التي تستغرق وقتًا طويلاً
• يمكن أن تؤدي الأتمتة والسحابة وتقليل الاعتماد على الورق داخل مؤسستك إلى تحسين عمليات التشغيل والكفاءات بشكل كبير.

اشترك في مدونتنا لتلقي المزيد من الأفكار حول تكنولوجيا الأعمال والبقاء على اطلاع دائم بالتسويق والأمن السيبراني وأخبار واتجاهات التكنولوجيا الأخرى (لا تقلق ، لن نضايقك).