ضمان أمن المستندات أثناء تواجدك بعيدًا عن المكتب

يعد أمان المستندات أحد أهم الاعتبارات التي يجب أن تكون الأعمال على دراية بها في أفضل الأوقات.

الآن بعد أن أرسلت الشركات الصغيرة والمتوسطة في جميع أنحاء البلاد موظفيها للعمل من المنزل ، هناك ضغط إضافي على المؤسسات لحماية بياناتها.

والسبب في ذلك ذو شقين:

• أولاً ، تعني القوة العاملة عن بُعد أنه لديك الآن أي عدد من الأشخاص المتصلين بشبكتك الداخلية من مجموعة متنوعة من الأجهزة التي تستخدم اتصالات لم يتم التحقق منها
• ثانيًا ، يستغل مجرمو الإنترنت الأحداث والأزمات الكبيرة من أجل اختراق الشركات وسرقة بياناتها

لهذا السبب ، من الضروري للغاية أن يتخذ قادة الأعمال وصناع القرار الاحتياطات الصحيحة للتأكد من أنهم يحمون بياناتهم بأفضل ما في وسعهم.

اليوم ، سننظر في كيفية العناية ببياناتك حتى عندما تكون القوة العاملة لديك هي OOO.

وثيقة المخاطر الأمنية للعمل من المنزل

واحدة من السمات المميزة لبيئة العمل من المنزل الحالية التي يجد الكثير منا أنفسنا فيها هي استعداد المنظمات في جميع أنحاء البلاد.

لا ينبغي التقليل من انتهاكات المخاطر الأمنية ، وهناك عدد من العوامل التي تعمل ضد الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تحاول منعها.

هذه العوامل هي:

• عدم وجود استعدادات أمنية للدفاع ضد أي هجوم
• عدم إلمام الموظفين بأساليب الهجوم الإلكتروني ، مما يجعلهم عرضة للاستغلال من قبل المجرمين

عندما يتم خرق الشركة

عندما يتم اختراق الشركات وسرقة بياناتها ، فقد يكون ذلك مدمرًا.

هذا هو الحال بشكل خاص مع الشركات الصغيرة والمتوسطة ، والتي غالبًا ما تفتقر إلى رأس المال لتكون قادرة على تحمل حتى اختراق واحد والوقوف على أقدامها مرة أخرى.

بدون خطة مناسبة للعناية ببياناتك ، يمكن أن تكون العواقب وخيمة.

93٪ من الشركات التي ليس لديها خطة للتعافي من الكوارث والتي تعاني من كارثة بيانات كبيرة تتوقف عن العمل في غضون عام واحد

الوظائف ذات الصلة: لماذا تعد خطة التعافي من الكوارث أمرًا حيويًا للشركات الصغيرة والمتوسطة

كيفية التأكد من أن أمان مستنداتك مرضٍ

حماية شبكتك الداخلية

كما ذكرنا للتو ، فإن وجود قوة عاملة عن بعد يجلب معه عددًا من التحديات الأمنية.

الأول والأكثر وضوحًا هو أن لديك موظفين يصلون إلى البيانات والمستندات من خارج مكتبك ، مما يعني أنهم لا يستخدمون شبكتك القائمة (والتي يُفترض أنها أكثر أمانًا).

وبدلاً من ذلك ، سيتمكنون من الوصول إلى الشبكة من منازلهم ومقاهيهم ومكتباتهم وما إلى ذلك.

بعد منازلهم ، فإن المكان الأكثر شيوعًا للموظفين للقيام بالعمل عن بعد هو المقاهي ، حيث أشار 37٪ من المشاركين إلى أنهم يستخدمونها.

النقطة الأساسية هي أنك لا تعرف شيئًا عن بروتوكولات الأمان الخاصة بهم وليس هناك ما يضمن أن الشبكات التي تستخدمها توفر الأمان اللازم.

النقطة الثانية هي أن العديد من العمال سيستخدمون أجهزتهم الخاصة.

في حين أن هذا سيوفر بالطبع النفقات العامة ، إلا أن هناك عيبًا حاسمًا يتمثل في عدم قدرتك على التحكم في البرامج المثبتة عليها — وبالتحديد برامج مكافحة الفيروسات ؛ لا سيما برنامج مكافحة الفيروسات من الجيل التالي ، وهو الخيار القياسي للعديد من الشركات التي طبقت حلاً سحابيًا لأمنها.

والنتيجة النهائية هي أن لديك عمال يصلون إلى المستندات الداخلية لشركتك ولا يمكنك التأكد من أن أجهزتهم مؤمنة ، أو أنهم يستخدمون شبكات آمنة.

أفضل طريقة للتخفيف من ذلك هي الاستثمار في VPN لعملك.

تعمل الشبكة الافتراضية الخاصة عن طريق إنشاء اتصال آمن بين العاملين لديك وشبكتك في المكتب.

البيانات التي تمر عبرها مشفرة ولا يمكن "رؤيتها" من قبل الآخرين ما لم يكن لديهم بيانات الاعتماد الصحيحة.

يعد استخدام VPN طريقة سهلة وآمنة لضمان الحفاظ على أمان المستندات الحساسة التي يتعين على الموظفين الوصول إليها عن بُعد.

تثقيف موظفيك

في أوقات الأزمات ، يستغل مجرمو الإنترنت مخاوف الناس من أجل استغلال بيانات شركاتهم.

مع خروج جميع العاملين لديك من المكتب ، سيتم تركهم لأجهزتهم الخاصة (إذا جاز التعبير) وسيسهل عليهم الاختيار للمجرمين.

هذا دون اعتبار أن الهجمات الإلكترونية تتزايد على الشركات الصغيرة والمتوسطة وقد أدت الأحداث الأخيرة إلى تدفق هائل للهجمات على الشركات.

وظيفة ذات صلة: عمليات الاحتيال المتعلقة بفيروس كورونا: سؤال وجواب مع مدير Impact لخدمات الأمن في معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا

مع وضع ذلك في الاعتبار ، من المهم التأكد من أن جميع موظفيك على دراية بأهمية النظافة الإلكترونية وفهم مدى أهمية أمان المستندات.

هناك عدد من البرامج التي تقدم الخبرة وتساعد الموظفين بأفضل الممارسات.

في Impact ، على سبيل المثال ، نقدم لعملاء KnowBe4 تدريبًا للتوعية الأمنية ، لمنح الشركات خط دفاع أول قوي من خلال منح الموظفين مجموعة المهارات والمعرفة لاكتشاف عملية احتيال وعدم الاستفادة منها.

ضع في اعتبارك بشدة تنفيذ برنامج تدريبي لمساعدة موظفيك عن بُعد وتجنب وجود قوة عاملة عن بُعد تتسبب في نزيف البيانات بسبب نقص الوعي البسيط (والذي يمكن تجنبه).

لديك سياسة واضحة للعمل عن بعد

ترتبط هاتان النقطتان بشكل جيد بنقطتنا الأخيرة: يجب أن يكون لدى الشركات سياسة واضحة عندما يتعلق الأمر بممارسات عمالها عن بعد.

في حين أن العديد من الشركات قد تكون مرتاحة بالفعل مع العمال عن بعد - ربما لديهم بالفعل موظفين يعملون عن بعد - إلا أن هناك عددًا كبيرًا من الشركات التي ليس لديها سياسة رسمية معمول بها للموظفين الذين يعملون خارج المكتب.

63٪ من أقسام الشركة لديها شخص واحد على الأقل يعمل عن بعد لفترة طويلة من الوقت ، لكن 57٪ من الشركات ليس لديها سياسة رسمية للعمل من المنزل

مع أكثر من نصف الشركات ليس لديها مجموعة حالية من الإجراءات المعمول بها للسيناريو الحالي الذي نجد أنفسنا فيه ، هناك الكثير من المنظمات التي تجد نفسها الآن معرضة بشكل خاص لخرق البيانات.

والسبب في ذلك هو ببساطة أن العمال ليس لديهم قواعد يجب اتباعها ويبدو أنهم تُركوا للتعامل مع البيانات المهمة كما يرونها مناسبة - وهي ليست استراتيجية رائعة لأمن المستندات.

حدد سياسة واضحة للعمل عن بعد. يجب أن يفهم الموظفون بالضبط ما هو متوقع منهم فيما يتعلق بحماية البيانات والسرية وقواعد السلوك.

يخطط 42٪ من العمال عن بُعد للعمل عن بُعد بشكل متكرر أكثر مما يفعلون حاليًا في السنوات الخمس المقبلة ، ويريد أكثر من نصف العاملين في الموقع بدء العمل عن بُعد

إن إنشاء سياسة أمر مهم ، ليس فقط للمستقبل القريب ، ولكن على المدى الطويل أيضًا.

بعد كل شيء ، يتزايد العمل عن بعد ، ومن غير المرجح أن يتباطأ في أي وقت قريب.

الوجبات الجاهزة

• تجلب القوى العاملة البعيدة معها العديد من المخاوف الأمنية
• تقطع شبكة VPN شوطًا طويلاً في ضمان أمان المستندات بين عملك والعاملين عن بُعد
• تأكد من أن الموظفين لديهم المعرفة اللازمة لتجنب التعرض للخداع
• قم بإنشاء سياسة واضحة للعمل عن بعد يمكن للموظفين الاعتماد عليها عند العمل خارج المكتب

في ضوء الأحداث الأخيرة ، وجدت العديد من المؤسسات نفسها تلعب دورًا في اللحاق بالركب ، وتحاول تنفيذ حلول مؤقتة لضمان أمان بياناتها عند استخدام قوة عاملة عن بُعد.

تعمل Impact Networking في مجال مساعدة الشركات الصغيرة والمتوسطة لأكثر من 20 عامًا ، وتستخدم خدمة الأمن السيبراني لدينا أفضل الحلول في فئتها لضمان سلامة عملائنا. اكتشف المزيد من خلال إلقاء نظرة على ما نقدمه في حزمة الأمن السيبراني المُدار.