إدارة الطباعة: انطلق في اللعبة

قد لا يكون تنفيذ إدارة الطباعة في مؤسستك على رأس جدول أعمالك الآن ، ولكن ربما يجب أن يكون كذلك.

بعد كل شيء ، يعمل معظمنا من المنزل ، وبسبب الظروف الحالية قد لا نرى مكاتب العمل لدينا لأسابيع أو حتى شهور.

إذا أظهر المناخ الحالي لنا أي شيء ، فهو أن الحاجة إلى خفض النفقات غير الضرورية لم تكن أكثر أهمية من أي وقت مضى.

عندما تعود الشركات إلى العمل كالمعتاد ، ستكون البيئة مختلفة تمامًا - سوف تتضرر الشركات الصغيرة والمتوسطة وستظل الآثار المالية لتفشي COVID-19 محسوسة لفترة طويلة قادمة. يمكن أن تساعد إدارة الطباعة بشكل كبير في تقليل تلك التكاليف غير الضرورية عندما تكون في أمس الحاجة إليها.

نفايات في الطباعة

ربما يدرك معظم قادة الأعمال بشكل غامض أن عاداتهم في الطباعة تكلفهم أكثر مما يرغبون في إنفاقه.

ومع ذلك ، فإن التكاليف الحقيقية قد تكون مروعة حقًا. في ما يلي سبع إحصائيات للطباعة لتوضيح مقدار القلق الذي يجب أن تكون عليه النفايات:

1. عادات طباعة الموظف العادي تكلف الشركات 725 دولارًا سنويًا
2. يقوم الموظفون في المتوسط ​​بطباعة 34 صفحة من اليوم ، 17٪ منها ستصبح غير مقروءة
3. 90٪ من الشركات لا تتعقب تكاليف الطباعة
4. الشركات التي تستخدم التخمين لتحديد تكاليف الطباعة في المتوسط ​​تقلل من تقديرها بنسبة 40٪
5. تقضي أقسام تكنولوجيا المعلومات في المتوسط ​​15٪ من وقتها في إصلاح المشكلات المتعلقة بالطباعة
6. على مدار العشرين عامًا الماضية ، ارتفع استهلاك الورق في الولايات المتحدة من 92 مليون طن إلى 208 مليون - بزيادة قدرها 126٪
7. ينمو متوسط ​​استهلاك الأعمال الورقي بنسبة 22٪ كل عام ، مما يعني أنه في أقل من ثلاث سنوات ونصف ، سيكون استهلاكك قد تضاعف

خلاصة القول هنا هي أنه إذا لم يكن لديك أي سيطرة على عادات الطباعة في مؤسستك ، فهناك فرصة كبيرة لأنك تنفق أكثر بكثير مما تريد - تتضخم الآثار المترتبة على ذلك بالنظر إلى بيئة الأعمال الحالية .

تأثير بيئي

بالإضافة إلى ذلك ، فإن التأثير البيئي لنفايات الطباعة هائل.

تؤدي عملية تصنيع الورق ، التي تتضمن حرق اللحاء من أجل إنتاج ألياف قابلة للاستخدام ، إلى إطلاق غازات دفيئة سامة ، وهي مادة ملوثة ثقيلة كان لها عواقب وخيمة على الكوكب.

يتم استخدام 40٪ من الأخشاب المقطوعة تجاريًا في العالم لإنتاج الورق ، ويتم تدمير أكثر من 30 مليون فدان من الغابات سنويًا للمساعدة في استكمال هذا الإنتاج.

أدت التحسينات في التكنولوجيا والتصنيع إلى زيادة إنتاج الورق ، وزاد الاستهلاك أيضًا.

هذا غير مستدام ، وسيتعين على الشركات من جميع الأحجام عاجلاً أم آجلاً معالجة مسألة الاستدامة داخل مؤسساتهم.

تأثير الإنتاجية

قد لا يكون تأثير الطباعة على إنتاجية القوة العاملة لديك واضحًا في البداية.

عندما كنت تتبع نفس الهيكل على مدار سنوات أو حتى عقود ، فقد يكون من الصعب تحديد مشكلة تطورت ببطء بمرور الوقت - حتى لو كانت تؤثر عليك بشكل يومي.

التصنيع والضيافة والقانونية - مهما كانت الصناعة ، تكافح الشركات الصغيرة والمتوسطة باستمرار مع نفس المشكلات المتعلقة بالقوى العاملة المنتجة نتيجة للطباعة غير المُدارة.

يقضي الموظفون قدرًا كبيرًا من الوقت في البحث عن المعلومات التي يحتاجون إليها - 1.8 ساعة في اليوم إجمالاً ، أو 9.3 ساعة في الأسبوع.

هذا يخلق ضربة مزدوجة للشركات الصغيرة والمتوسطة. لا تخسر المال في تكاليف الطباعة فحسب ، بل تخسر المال في العمالة المفقودة بينما يحاول العمال تحمل الركود والعمل في طريقهم من خلال عمليات إدارة المستندات غير الفعالة المتعلقة بالطباعة.

تم إنشاء 90٪ من بيانات العالم في العامين الماضيين فقط.

مع كل عام ، تزداد كمية البيانات الموجودة أضعافا مضاعفة - بفضل ارتفاع البيانات الضخمة.

وهذا يعني أنه يتم استخدام المزيد من الورق لاستيعاب تدفق البيانات هذا ، وبالتالي يتم إهدار المزيد من الوقت (والمال).

ما هي إدارة الطباعة وكيف يمكن أن تساعد؟

تعني إدارة الطباعة الشراكة مع طرف ثالث لتلبية احتياجات الطباعة الخاصة بك.

ما يعنيه هذا من الناحية العملية هو أن الطرف الثالث سيقيم احتياجاتك ، ويحدد الأجهزة التي تناسبك بشكل أفضل ، ويخدمك بأجزاء ومستلزمات تلك الأجهزة على المدى الطويل.

سيستخدمون برنامجًا لتتبع استخدامك والالتزام بهدف ميزانيتك.

منشورات ذات صلة: 6 مزايا لخدمات الطباعة المُدارة للشركات الصغيرة والمتوسطة

حلول سير العمل

غالبًا ما يستخدم شركاء الخدمة والمستشارون إدارة الطباعة كخطوة أولى في استراتيجية التحول الرقمي الأوسع.

والسبب في ذلك هو أن الطباعة شيء من الفاكهة المتدلية ويمكن أن توفر عائد استثمار كبير للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تدرك بشكل خاص أرباحها النهائية.

إذا كانت الشركة لا تزال بحاجة إلى متابعة طباعتها ، فغالبًا ما تكون باهظة الثمن وغير فعالة وغير مستعدة للمستقبل.

يمكن أن تدعم حلول سير العمل عملياتك بشكل كبير من خلال تقديم أسطول طابعات متعدد الوظائف (إذا لزم الأمر) وبرنامج سير العمل المصمم لتبسيط عمليات المستندات الخاصة بك.

على سبيل المثال ، بدلاً من طباعة أكوام وأكوام من الورق كل يوم ، يمكنك بدلاً من ذلك مسح المستند ضوئيًا وإتاحته على الفور لأي شخص لديه إمكانية الوصول عبر السحابة.

عندما يتم تنظيم بياناتك ومستنداتك بشكل فعال ، ستوفر على نفسك الكثير من المتاعب. المشكلة السابقة مع الموظفين يقضون ما يقرب من ساعتين في البحث عن المستندات؟ الآن لن يكون لديهم أي مشاكل في العثور على قطعة واحدة من المعلومات الأساسية مختبئة تحت جبل من الورق ، لأنها مخزنة رقميًا ويسهل الوصول إليها.

سيؤدي ذلك إلى تحسين إنتاجية العاملين لديك بشكل كبير ، وتقليل إنفاقك على الورق ، وبالتالي تحسين أرباحك النهائية.

تجديد الإمدادات والرؤية

عندما يكون لديك شريك يشرف على أسطول طابعاتك ، فسيستخدمون أدوات لتحليل وتقييم نفقاتك واستخدامك.

حيث لم تكن هناك رؤية من قبل ، أصبح لديك الآن شريك يمكنه إخبارك بالضبط بما تستخدمه. هل تجاوزت ميزانيتك؟ سيعرفون وسيكونون قادرين على مساعدتك في الحفاظ عليه.

سيكونون قادرين أيضًا على معرفة متى تنفد الإمدادات ومقدار ما تحتاجه لتجديدها.

باختصار ، سيكون لديك فهم أفضل لمقدار ما تستخدمه وما إذا كان يتماشى مع أهدافك ، بدلاً من البقاء في الظلام تمامًا والإنفاق جيدًا على ما تريد من خلال شراء أكثر مما تحتاج .

علاوة على ذلك ، إذا حدث خطأ ما ، فسيكون مقدم خدمة عالي الجودة في الموقع على الفور لإصلاح مشكلتك كجزء من اتفاقية الخدمة الخاصة بك.

التشاور

سيتمكن موفر الخدمة المدارة ذو الخبرة من تقديم الدعم لك لكل جانب من جوانب إدارة الطباعة.

هذه ليست - ولا يجب أن تقبل - مجرد عملية شراء طابعة ثم الاتصال بها في اليوم.

يجب أن يساعدك شريكك في وضع الطابعة من خلال إجراء مقابلات مع الموظفين ؛ هل هناك خلل في الاستخدام بين الطابعات المختلفة؟ هل هم في المناصب التي من شأنها زيادة الإنتاجية؟ ما هي العادات الحالية لموظفيك وكيف يؤثر ذلك على استراتيجيتك؟

هذه كلها جوانب أساسية لإدارة الطباعة ستساعدك على توفير المال وتحسين الإنتاجية.

المبادرات الخضراء

يجب أن يكون شريكك قادرًا على تقديم مبادرات خضراء لك لمساعدة عملك على تقليل انبعاثات الكربون.

قد يكون هذا من مصادر الورق الأخضر من الولايات المتحدة ، كما نفعل في Impact ، من برامج إعادة تدوير الحبر ، أو من استخدام برامج مثل PrintReleaf التي تسمح لك بالقيام بواجبك في جهود إعادة التحريج.

عندما تعيد تدوير الورق ، يمكنك "إعادة الأوراق" بما يعادل استهلاكك للورق وحتى تتاح لك الفرصة لاختيار المكان الذي ترغب في زراعته فيه.

الخط السفلي

الخلاصة الرئيسية هي أن بيئات الطباعة الحديثة قد تغيرت كثيرًا أكثر من غالبية الشركات التي لم تواكبها - غالبًا من خلال نقص بسيط في المعلومات أكثر من أي شيء آخر.

من خلال الاستثمار في شراكة ، يمكنك تقليل الهدر والنفقات غير المرغوب فيها بشكل كبير (الكثير منها قد لا تعرف حتى أنك تمتلكه) ومساعدتك في وضع نفسك في المستقبل.

إن الحصول على إدارة الطباعة الخاصة بك الآن يمكن أن يصنع لك العجائب عندما نعود إلى الوضع الطبيعي - سيؤدي ذلك إلى إبعاد قرد آخر عن ظهرك ، وتبسيط عملك ، وتجعلك مستعدًا لمزيد من التنفيذ الرقمي يجب أن تختار متابعته.

تعد إدارة الطباعة جزءًا مهمًا من خفض التكاليف للعديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي تراعي الميزانية وتبحث عن طرق لخفض النفقات وتأثيرها على البيئة. لمزيد من المعلومات حول ما يمكن أن تفعله إدارة الطباعة من أجلك ، ألق نظرة على صفحة خدمات الطباعة المُدارة واكتشف ما يمكنك الحصول عليه من شراكة مع مزود خدمة مُدارة.