ما هي مجموعة الإنتاجية وكيف يمكن أن تساعد عملك؟

تنفيذ مجموعات الإنتاجية

لقد تحدثنا سابقًا عن أهمية الحصول على نسخة احتياطية وخطة استمرارية الأعمال والتأكد من أن سياسة أمان العمل عن بُعد الخاصة بك تصل إلى المعيار اللازم لضمان أمان بياناتك.

في هذا الأسبوع ، سنلقي نظرة على كيفية جعل القوى العاملة لديك تعمل بأفضل ما لديها من خلال تنفيذ مجموعة إنتاجية.

سنتحدث عن ماهية مجموعة الإنتاجية ، ولماذا هي مهمة لكفاءة القوى العاملة لديك ، وكيف يمكن أن تمنحك المرونة التشغيلية للاستجابة بفعالية في الأوقات الصعبة.

ما هي مجموعة الإنتاجية؟

مجموعة الإنتاجية عبارة عن مجموعة من التطبيقات التي تتضمن تطبيقات مثل معالج الكلمات وتطبيق العرض التقديمي وتطبيق لإنشاء جداول البيانات — عادةً ما تكون هذه التطبيقات الثلاثة الدعائم الأساسية لأي مجموعة إنتاجية.

سيكون معظم الناس على دراية بأكبر جناحين للإنتاجية في السوق ؛ G Suite و Office 365 من Google (والتي تم تغيير علامتها التجارية إلى Microsoft 365).

بالطبع ، يستخدم الأشخاص Microsoft Word و Excel منذ سنوات - ربما يكون لديك تثبيت Word 2003 معلق على أحد أجهزة سطح المكتب الخاصة بك.

88٪ من العاملين في المكاتب يقولون إنهم بحاجة إلى منصة بحث بيانات موحدة يمكن الاعتماد عليها تساعدهم على أداء وظائفهم بشكل أفضل.

ما يعرّف مجموعة الإنتاجية هو أنه عادةً ما:

• تعمل على أساس الاشتراك ، مما يعني عدم وجود عمليات شراء لمرة واحدة
• قم بالتحديث تلقائيًا إلى أحدث إصدار ، مما يعني أنه لن يكون لديك برنامج قديم
• توحيد جميع التطبيقات في واجهة واحدة متسقة
• نسخ بياناتك احتياطيًا إلى السحابة ويمنح كل مستخدم قدرًا مخصصًا من التخزين عبر الإنترنت

أجنحة الإنتاجية في ارتفاع

في حين أن بداية العقد الجديد كانت تحديًا هائلاً للشركات الصغيرة والمتوسطة في جميع أنحاء البلاد ، فإن الأجنحة الإنتاجية هي الحل الذي شهد زيادة هائلة في الاهتمام من الشركات.

أضافت G Suite مليون نشاط تجاري إضافي إلى قاعدة عملائها ، حيث نمت من 5 إلى 6 ملايين بين فبراير ومارس من 2020 وحدهما.

في غضون ذلك ، من المتوقع أن تخرج Microsoft من جائحة COVID-19 أقوى مما كانت عليه ، وأصبح تطبيق Teams - إجابة Microsoft على Slack ، التطبيق الأكثر شعبية للاتصالات التجارية في العالم ، أكثر من ضعف المستخدمين النشطين يوميًا. من 20 مليونًا في نوفمبر 2019 إلى 44 مليونًا في مارس 2020 ، ثم إلى 115 مليونًا في أكتوبر 2020.

لماذا ترى Microsoft و Google مثل هذا الطلب المتزايد على مجموعات الإنتاجية الخاصة بهم؟

الإجابة بسيطة للغاية: تسبب تفشي المرض في نزوح جماعي من المساحات المكتبية ، ويحتاج العمال إلى حل سحابي موثوق به يأتي مع التطبيقات التي يحتاجونها ويسمح لهم بمواصلة العمل من المنزل كما لو أنهم لم يغادروا أبدًا.

في حين عاد العديد من العمال إلى المكتب منذ ذلك الحين ، لا يزال العديد منهم إما يعملون من المنزل أو في ظروف غامضة. هذا هو عدم اليقين الذي تتطلع الشركات إلى الحماية منه في المستقبل.

الفرق التي تعمل بشكل تعاوني تقضي 64٪ وقتًا في مهمة أكثر من أولئك الذين يعملون بمفردهم

ومع ذلك ، إذا كنت تعتقد أن الشركات الصغيرة والمتوسطة تحصل على هذه الحلول فقط بسبب الأحداث الجارية ؛ فكر مرة اخرى.

أجنحة الإنتاجية آخذة في الارتفاع لعدد من السنوات ، الآن ؛ قبل أن تترسخ الأزمة بوقت طويل.

في الواقع ، من المحتمل أن تجد العديد من المنظمات التي انتظرت حتى الآن للاستثمار أنها كانت ستستثمر على أي حال.

كيف تساعد مجموعة الإنتاجية أعمالي؟

من الجيد التحدث عن كيفية استجابة الشركات الأخرى من خلال شراء اشتراكات مجموعة الإنتاجية ، ولكن ما تريد حقًا معرفته هو سبب حاجتك إلى واحدة.

هناك سببان رئيسيان يجب على الشركة تنفيذ مجموعة إنتاجية ؛ الكفاءة والتعاون.

نجاعة

بالنسبة للمؤسسات التي ليس لديها أي نوع من مجموعات الإنتاجية ، فمن المحتمل أن يستخدم موظفوها التطبيقات القديمة لأداء عملهم.

لا حرج في التطبيقات القديمة في حد ذاتها ، ولكن لديها ميل موثق جيدًا لتشكيل صوامع البيانات داخل بيئات العمل ، مما يعيق بشكل كبير إنتاجية القوى العاملة لديك.

يحدث صومعة البيانات عندما يحتفظ بالبيانات شخص واحد أو قسم ولا يمكن للآخرين الوصول إليها.

هذه مشكلة كبيرة بالنسبة للأعمال التجارية الحديثة ، ويجب تجنبها بأي ثمن.

تضيع صوامع البيانات الوقت والمال والكفاءة.

فمثلا؛ شخص ما يستخدم نظامًا قديمًا ويريد نقل ملف إلى شخص آخر ؛ يحاولون إرساله إليهم بالبريد الإلكتروني ، لكن حجم الملف كبير جدًا - إذا تم تقليل حجم الملف إلى USB ونقله فعليًا إلى الشخص ، فهذا يعد إهدارًا كبيرًا للموارد في الوقت والجهد.

إذا كان لديك مجموعة إنتاجية ، مثل Office 365 ، يمكن مشاركة جميع بياناتك من التطبيقات المرتبطة مع أي شخص في شركتك في لحظة ، مما يتيح لك إنجاز الكثير في يوم عمل.

ليس هذا فقط ، يمكنك استخدام هذه التطبيقات والوصول إليها على أي جهاز ، بغض النظر عما إذا كنت في المكتب أم لا - مفيدة بشكل خاص إذا كان لديك أي عمال عن بعد.

تعاون

سيعرف معظم صانعي القرار مدى أهمية التعاون والتواصل في أعمالهم.

أحد أهم جوانب أي استراتيجية للتحول الرقمي هو التخلص من الحواجز التي تحول دون الاتصال - يجب توحيد التطبيقات التي تستخدمها الإدارات المختلفة لكسر تلك الحواجز.

قال 69٪ من المدراء الماليين إن إبقاء المعلومات في الإدارات منعزلة هو الخطأ المالي الأكبر أو الأكثر شيوعًا الذي ترتكبه الشركات اليوم

التواصل السلس هو جزء أساسي من تحقيق ذلك.

لا تتعلق مجموعة الإنتاجية فقط بالحصول على اشتراك على مستوى الشركة في أحدث إصدار من Office ؛ لا تقل أهمية تطبيقات الاتصال التي تجمع القوى العاملة معًا.

كما ذكرنا بإيجاز ، ارتفع تطبيق Teams من Microsoft بشكل كبير منذ العام الماضي ، مدفوعاً بشكل أساسي بالأعمال التجارية التي تحتاج إلى تطبيق تواصل وتعاون لمساعدة موظفيها.

باستخدام Teams ، يمكنك - من بين أشياء أخرى:

• أفراد ومجموعات الرسائل الفورية
• مشاركة الملفات
• مكالمة جماعية مرئية وصوتية
• تسجيل المكالمات

كما يمكنك أن تتخيل ، فإن التطبيقات التي تسمح للمستخدمين بالقيام بهذه الأشياء من خلال واجهة واحدة شائعة لسبب وجيه ، والشركات تطالب بتثبيتها.

المصطلح الصناعي لهذه الأنواع من التطبيقات هو الاتصالات الموحدة كخدمة أو UCaaS.

منشورات ذات صلة: ما هو الاتصال الموحد كخدمة؟

لقد حظيت UCaaS بشعبية لا تصدق مع المنظمات على مدار السنوات القليلة الماضية لأنها تحاول تقليل أوجه القصور في الاتصالات وتحسين التعاون داخل شركاتهم.

كما أنه مفيد للغاية في جمع العاملين عن بُعد معًا ، حيث يتيح لهم الاحتفاظ بجميع اتصالاتهم في مكان واحد - لا مزيد من استخدام Facebook Messenger أو WhatsApp للاتصال بالزملاء.

يتم البحث عن الفرق ، على وجه التحديد ، بسبب التشفير من طرف إلى طرف ، والذي لا تمتلكه معظم منصات الاتصال الأخرى ، مثل Slack و Google Hangouts.

الآن لديك نظام أساسي مخصص لاتصالات الأعمال يعمل عبر الأجهزة من أي مكان.

الخط السفلي

كانت الحلول المستندة إلى السحابة نعمة للشركات الصغيرة والمتوسطة خلال النصف الأخير من العقد الماضي وبداية هذا العقد.

أثبتت هذه الحلول أنها مفيدة للغاية للأمن واستمرارية الأعمال والجوانب الأخرى للعمليات التجارية ؛ وأجنحة الإنتاجية هي جزء من هذه المجموعة أيضًا.

يمنحك استخدام مجموعة إنتاجية ، مثل Microsoft 365 ، الأدوات والمرونة للسماح لموظفيك بالعمل من منازلهم كما لو كانوا في المكتب.

لا داعي للقلق بشأن ما إذا كان لديهم إمكانية الوصول إلى هذا التطبيق أو ذلك التطبيق ولا مزيد من المخاوف بشأن البرامج القديمة التي ستضيع على سطح المكتب.

طوال مدة هذه الأزمة ، ولظروف العمل العادية ، وللتحديات المستقبلية القادمة ، ستساعد مجموعة الإنتاجية بشكل كبير على تسهيل عملياتك.

تُعد أجنحة الإنتاجية جزءًا لا غنى عنه في الأعمال التجارية الحديثة ، مما يسمح للموظفين بتنفيذ عملهم بكفاءة والسماح للشركات بالمرونة للاستجابة في المواقف الصعبة ، مثل زيادة عدد العاملين الذين يعملون عن بُعد.

لمعرفة المزيد حول كيفية ضمان السحابة أن عملك في حالة جيدة للمستقبل ، قم بتنزيل كتابنا الإلكتروني ، "ما خيار السحابة المناسب لعملك؟"