6 اعتبارات العمل عن بعد للشركات الصغيرة والمتوسطة

يستدعي اندلاع فيروس كورونا تجربة عمل عن بُعد غير مسبوقة

أدى تفشي فيروس كورونا إلى ثورة في العمل عن بُعد ، حيث اتخذت العديد من الشركات خطوة غير مسبوقة بمطالبة القوى العاملة لديها بتنفيذ عملهم من المنزل.

بينما شهد العمل عن بعد بشكل عام زيادات في التبني على مدى السنوات القليلة الماضية ، فإن هؤلاء الموظفين يشكلون 3.4٪ فقط من إجمالي القوة العاملة في الولايات المتحدة.

عندما ننظر إلى العمل ككل ، فإن 7٪ فقط من أرباب العمل في الولايات المتحدة يعرضون خيارات العمل من المنزل لمعظم أو جميع موظفيهم.

مع أخذ ذلك في الاعتبار ، هناك عدد كبير من المنظمات في جميع أنحاء البلاد التي سيتعين عليها أن تتعلم بسرعة كبيرة كيفية العمل وفقًا لما يرقى إلى نموذج عمل جديد فعال.

هل لديك الموارد والتدابير اللازمة لمواجهة هذا التحدي غير المتوقع؟

اليوم ، سنلقي نظرة على بعض الاعتبارات الرئيسية التي يجب عليك مراعاتها عند إعداد القوى العاملة لديك لفترة طويلة من العمل عن بُعد.

اعتبارات العمل عن بعد الرئيسية للشركات الصغيرة والمتوسطة

1. ما هي الأجهزة التي يحتاجها العمال؟

من المحتمل أن يكون لدى الشركات التي تدير بالفعل سياسات العمل من المنزل معدات في متناول اليد وفهم واضح لما يحتاجه موظفوها ليكونوا قادرين على أداء وظائفهم خارج المكتب.

أولئك الجدد على هذا لن يتمتعوا بمثل هذه الرفاهية ، وقد يكونوا غير متأكدين من أفضل طريقة للتعامل مع هذه المشكلة.

سيحتاج معظم العمال إلى جهاز كمبيوتر محمول لمواصلة وظائفهم في المنزل ، ولكن تأكد من مراعاة المهنيين الذين تعتبر أجهزتهم جزءًا لا يتجزأ من حياتهم العملية.

بالنسبة لعالم البيانات ، على سبيل المثال ، قد لا يكون الكمبيوتر المحمول الشخصي أو حتى الكمبيوتر المحمول القياسي الذي يواجه مشكلة في الشركة كافياً بالنسبة لهم لاستخدام التطبيقات كثيفة العتاد.

وبالمثل ، غالبًا ما يعتمد المحترفون في المجالات الإبداعية على علامات تجارية محددة ومواصفات الأجهزة من أجل تشغيل ما يحتاجون إليه للقيام بعملهم.

قم بتقييم احتياجات جميع الموظفين الذين سيعملون من المنزل بعناية وتأكد من حصولهم على الأدوات المناسبة للوظيفة - يمكنك إعدادهم للفشل من خلال عدم الدقة.

2. كيف سيستخدمون برامج العمل؟

سيكون إعداد مكتب مؤسستك مختلفًا تمامًا عن إعدادات المنزل للموظفين ، حيث يمكنهم فقط الوصول إلى جهاز كمبيوتر محمول واتصال بالإنترنت.

سيكون لدى العمال توقع راسخ بأن لديهم إمكانية الوصول إلى جميع البرامج التي يحتاجونها على أجهزة كمبيوتر سطح المكتب أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم.

ومع ذلك ، فإن إرسالهم إلى المنزل أمر مختلف - لن يتمكنوا من الوصول إلى البرامج المثبتة محليًا على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم ، وقد يكونوا غير متأكدين من كيفية الحصول على التطبيقات التي يحتاجون إليها أثناء تواجدهم بعيدًا عن المكتب.

من الأهمية بمكان للشركات أن تفكر في كيفية انتقال العمال إلى بيئة العمل من المنزل والاستمرار في استخدام جميع التطبيقات التي يحتاجون إليها.

فكر في ترخيص البرنامج الخاص بك للتطبيقات التي تستخدمها.

ستسمح معظم حلول البرامج المستندة إلى السحابة للمستخدمين بتسجيل الدخول من أي جهاز ، ولكن غالبًا ما تحتاج التطبيقات القديمة إلى التثبيت على أساس كل جهاز على حدة.

منشورات ذات صلة: هل تحتاج إلى MSP لبرنامجك كخدمة تطبيقات؟

هل أنت مستعد لذلك؟ هل تحتاج إلى تعديل عدد التراخيص التي لديك حتى تتمكن القوى العاملة البعيدة لديك من استخدام ما يحتاجون إليه؟

ضع في اعتبارك ما إذا كنت تقوم بتوسيع نطاق تراخيص البرامج الخاصة بك ضروريًا للموظفين للعمل من المنزل بشكل فعال.

3. هل يحتاج العمال عن بعد إلى استخدام VPN؟

إذا احتاج العمال عن بُعد إلى الوصول إلى الشبكة الداخلية للشركة ، ففكر في استخدام VPN لضمان أمان بيانات مؤسستك.

في حين أنه من السهل للشركات أن يكون لديها عمل آمن مع كل شخص تحت شبكة واحدة ، فإن العمل من المنزل يعني وصول العديد من الموظفين إلى بيانات الشركة القيمة من مجموعة واسعة من الشبكات بمستويات متفاوتة من الأمان.

تعني الشبكة الافتراضية الخاصة أنه يمكنك إنشاء جسر آمن بشكل فعال بين شبكتك الداخلية وأجهزة موظفيك البعيدين.

فقط أولئك الذين لديهم بيانات اعتماد صحيحة يمكنهم الوصول ، وبالتالي عندما يستخدم عامل بعيد واحدًا ، لا يمكن لأي شخص خارجي "رؤية" الشبكة ، كما هو الحال بالنسبة لاتصال WiFi العادي ، ولن تكون بيانات العمل المهمة عرضة للسرقة.

هذا له فائدة إضافية تتمثل في قدرة الموظفين على استخدام شبكة WiFi العامة ، والتي كانت لولا ذلك تنطوي على مخاطرة كبيرة.

بعد منازلهم ، فإن المكان الأكثر شيوعًا للموظفين للقيام بالعمل عن بعد هو المقاهي ، حيث أشار 37٪ من المشاركين إلى أنهم يستخدمونها.

طالما أنهم متصلون بشبكة VPN ، فإن بياناتهم مشفرة وآمنة من الهجوم.

إذا كنت تتوقع أن يحتاج العمال عن بُعد إلى الوصول إلى بيانات الشركة الداخلية ، ففكر بشدة في استخدام VPN لتجنب أي خطر حدوث خرق.

4. هل لديك إرشادات وإجراءات معمول بها؟

بالنسبة للعديد من الموظفين ، قد تكون هذه أول تجربة لهم في العمل من المنزل.

تأكد من فهمهم لما هو متوقع منهم بالضبط وعدم تركهم مع مجموعة غامضة من الإرشادات أثناء استمرارهم في العمل.

يعتبر تحول العمال من المكاتب إلى منازلهم أمرًا عميقًا ، ويجب على المنظمات بذل العناية الواجبة من خلال تحديد سياسة ليتبعوها أثناء تواجدهم خارج المكتب.

يمكن أن يشمل ذلك أي عدد من الأشياء ، ولكنه يتعلق عادةً بساعات العمل وتوقعات الاتصال والمسؤوليات.

63٪ من أقسام الشركة لديها شخص واحد على الأقل يعمل عن بعد لفترة طويلة من الوقت ، لكن 57٪ من الشركات ليس لديها سياسات رسمية للعمل من المنزل

لن يفيد هذا فقط الأعمال والعاملين على المدى القصير ، بل سيوفر أيضًا أساسًا للمستقبل ، حيث أصبح العمل عن بُعد بالفعل خيارًا شائعًا للكثيرين.

شهد العمل عن بُعد نموًا بنسبة 91٪ خلال العقد الماضي ، وهو اتجاه من المرجح أن يستمر بمجرد أن نعود إلى الوضع الطبيعي ، لذلك بالنسبة للكثيرين ، فإن صياغة سياسة ستكون ممارسة جيدة

5. كيف يمكنني الحفاظ على التواصل الجيد بين الموظفين؟

بطبيعة الحال ، تتمثل إحدى أكبر العقبات التي يجب التغلب عليها مع القوى العاملة عن بُعد في الحفاظ على تواصلهم مع بعضهم البعض.

وغني عن القول ، أن هذا يكون أكثر صعوبة عندما لا يكون العمال في نفس الغرفة ، ولكن مع ذلك هناك طرق لتخفيف ذلك.

امنح العاملين لديك إمكانية الوصول إلى المراسلة ومؤتمرات الفيديو ومنصات الدردشة مثل Teams و Slack حتى يستمروا في التواصل مع بعضهم البعض بأكبر قدر ممكن من السلاسة.

منشور ذو صلة: ما هو Microsoft Dynamics 365 Business Central؟

لا تنسى أو تهمل الجانب الاجتماعي للتواصل أيضًا.

سوف يعتاد الموظفون على التحدث والتواصل مع زملائهم شخصيًا ، ومع ذلك يمكن أن يؤدي ذلك إلى الشعور بالوحدة.

في أحد الاستطلاعات ، وجد أن الشعور بالوحدة هو أكبر نضال للعمال عن بعد ، حيث أشار 21 ٪ منهم إلى أنه مشكلة.

لإبقاء قوة العمل لديك سعيدة خلال هذا الوقت المضطرب ، شجعهم على التواصل والتعاون قدر الإمكان ، ومنحهم البرنامج للقيام بذلك.

6. تدريب التوعية الأمنية

يمكنك أن تكون أكثر الأعمال تقدمًا في التفكير في العالم ؛ يمكنك اتخاذ كل إجراء أمني يمكن تخيله ولا يزال يتم التراجع عنه لأن العاملين عن بُعد ليس لديهم المعرفة اللازمة للبقاء في مأمن من التهديدات الإلكترونية.

إنها حقيقة مؤسفة أن الأخطاء البشرية مسؤولة بطريقة أو بأخرى عن غالبية انتهاكات البيانات.

الخطأ البشري هو السبب الأول لانتهاكات البيانات من الهجمات الإلكترونية ، حيث تُعزى 52٪ من الحوادث إليها بشكل مباشر

مع وجود جميع الموظفين تحت سقف واحد ، يمكن أن يكون الأمر بسيطًا بما يكفي لتأمين شبكتك ، ولكن مع العاملين عن بُعد ، فأنت غالبًا ما تعتمد على قدرتهم على رعاية بيانات العمل بأنفسهم.

الآن ، أكثر من أي وقت مضى ، تتعرض المنظمات - ولا سيما الشركات الصغيرة والمتوسطة - للتهديد من عدد متزايد من المجرمين الذين يتطلعون إلى الاستفادة من الضحايا غير المرتابين.

وظيفة ذات صلة: عمليات الاحتيال المتعلقة بفيروس كورونا: سؤال وجواب مع مدير Impact لخدمات الأمن في معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا

كل ما يتطلبه الأمر هو خرق واحد لإفلاس شركة ، لذلك لا تدع جهدًا في التأكد من أن الموظفين مجهزين جيدًا لمواجهة أي شيء يأتي في طريقهم ، وخاصة هجمات التصيد الاحتيالي أو برامج الفدية.

في ضوء الأحداث الأخيرة ، وجدت العديد من المنظمات نفسها تلعب دور اللحاق بالركب ، وتحاول تنفيذ حلول رقمية مؤقتة لتعويض الخسارة أثناء انتقال القوى العاملة لديها إلى العمل عن بعد في المستقبل القريب.

تعمل Impact Networking في مجال مساعدة الشركات الصغيرة والمتوسطة لأكثر من 20 عامًا ، ويستخدم عملاؤنا حلولنا للعمل عن بُعد بنجاح كل يوم. تعرف على المزيد حول العمل عن بُعد عن طريق التحقق من عروض Productivity Suite.