أساسيات مسك الدفاتر لأصحاب الأعمال الجدد

يميل معظم الناس إلى أن يكونوا أساتذة في مجال أو مجالين بدلاً من كل شيء يضعون أيديهم عليه. قد تكون خبيرًا عندما يتعلق الأمر بالتفكير في الأفكار الإبداعية أو فنانًا عندما يتعلق الأمر بجعل هذه الأفكار حقيقة واقعة. قد تكون لديك مهارات رائعة في التعامل مع الأشخاص أو أن تكون عبقريًا في كل الأشياء التقنية. لذا ، إذا كنت رائد أعمال بطبيعتك ولا يمكنك حتى الآن تسمية ثلاث مستندات مالية مهمة ، فأنت لست وحدك. وفقًا لـ SCORE ، مستشارو الشركات الصغيرة في أمريكا ، فإن العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة قد يفشلون في إمساك الدفاتر الأساسية.

بصفتك مالكًا جديدًا للعمل ، لا يُتوقع منك أن تكون ساحرًا في مسك الدفاتر - فأنت تقوم بتعيين محترفين للقيام بذلك نيابة عنك حتى تتمكن من التركيز على إدارة أعمالك وتنميتها. لكن ضع في اعتبارك سببين يجب أن يكون لديك فهم أساسي لمسك الدفاتر: لإبقاء مصلحة الضرائب سعيدة ، ولمساعدتك في إدارة عملك. إذن ، إليك ما تحتاج إلى معرفته: ### مصطلحات شائعة ستصبح كلمات ومصطلحات معينة مألوفة لك في الوقت المناسب ، ولكن ما يلي هو أكثر المصطلحات شيوعًا التي ستحتاج إلى فهمها: * ** الميزانية العمومية ** عبارة عن بيان مالي يعرض لمحة عامة عن الشؤون المالية للشركة. من أجل موازنة دفاترك ، اتبع هذه الصيغة: ** الأصول = المسؤوليات + حقوق الملكية ** * ** الأصول ** هي موارد ، أو ما تمتلكه الشركة ، مثل النقد والمخزون والمعدات والمركبات. * ** الالتزامات ** هي ما تدين به الشركة للآخرين ، بما في ذلك الفواتير للبائعين وأرصدة بطاقات الائتمان وأي قروض حصلت عليها. * ** حقوق الملكية ** هي كل الأموال المستثمرة في الشركة من قبل أصحابها. * طريقة المحاسبة: * ** المحاسبة على أساس النقد ** هي عندما تسجل المعاملات عند الدفع فقط. * ** المحاسبة على أساس الاستحقاق ** هي عندما تسجل المعاملات عند حدوثها ، بغض النظر عما إذا كنت قد دفعت أم لا. * ** بيان الدخل ** هو بيان مالي يعرض لمحة عامة عن النشاط المالي للشركة خلال فترة زمنية محددة. لتقييم المكان الذي تتواجد فيه ، اتبع هذه الصيغة: ** صافي الربح أو الخسارة = الإيرادات - تكلفة البضائع المباعة - المصروفات ** * ** صافي الربح أو الخسارة ** - يعني الرقم الموجب أن عملك حقق أرباحًا ، والرقم السالب يعني أنك خسرت المال. * ** الإيرادات ** - الأموال المكتسبة من بيع السلع والخدمات. * ** تكلفة البضائع المباعة ** - الأموال التي يتم إنفاقها على إنتاج السلع والخدمات. * ** المصروفات ** - الأموال التي يتم إنفاقها على إدارة النشاط التجاري ، باستثناء تكلفة البضائع المباعة. * ** الحسابات الدائنة ** هي الحساب الذي تدفع من خلاله فواتيرك. * ** حسابات القبض ** هي الحساب الذي تودع فيه الأموال من المبيعات أو الفواتير الأخرى. ### المهارة الأساسية - حافظ على الاحتراف تقول جمعية الأعمال الصغيرة (SBA) أنه يجب على الشركات الصغيرة أن تجعل إرسال فواتير نظيفة ومهنية ممارسة.

طريقة أفضل لإدارة أموالك

مع Hiveage يمكنك إرسال فواتير أنيقة إلى عملائك ، وقبول المدفوعات عبر الإنترنت ، وإدارة فريقك - كل ذلك في مكان واحد.

جربها مجانا

#### كيفية القيام بذلك: تأكد من أن فاتورة شركتك تتضمن شعارك ومعلومات العمل الأخرى ذات الصلة مثل العنوان ورقم الهاتف ورقم الفاكس ورقم الترخيص ، إذا كان لديك واحد. تأكد أيضًا من تضمين رقم فاتورة حتى تتمكن أنت وعميلك من تتبع الفاتورة بشكل أفضل. تكمن الفكرة في تسهيل دفع العميل لك قدر الإمكان. اجعل شروط الدفع واضحة تمامًا باستخدام عبارات مثل "الدفع المستحق خلال 30 يومًا". ### المهارة الأساسية - تتبع فواتيرك لا توجد طريقة للالتفاف حول حقيقة أن الفواتير المتأخرة وغير المدفوعة يمكن أن تسحق عملك. بمجرد إرسال الفاتورة ، تأكد من معرفة موعد سدادها. إذا فات موعد الاستحقاق ، فأنت مسؤول عن التأكد من تذكير العميل بالتزامه بالدفع. #### كيفية القيام بذلك: إذا لم يكن لديك متسع من الوقت ، فقم بتعيين موظف داخلي لإصدار فواتيرك وتحصيلها. يجب أن تذكر كل فاتورة موعد تأخر الفاتورة والعقوبات. لا تعتمد على العميل في دفع كل فاتورة تلقائيًا في الوقت المحدد ؛ تقع على عاتقك مسؤولية المتابعة والحصول على الأموال المستحقة لك. إذا لم يكن لديك محاسب معين ، ففكر في استخدام خدمة الفوترة والفواتير عبر الإنترنت مثل Hiveage. سنلعب دور "الشرطي السيء" مع "الشرطي الجيد" ونرسل الفواتير والتذكيرات وشكرًا وأي مراسلات أخرى متعلقة بالفواتير حتى تتمكن من الاستمرار في فعل أفضل ما لديك: إدارة وتنمية عملك. ### المهارة الأساسية - حماية الودائع بعناية بصفتك صاحب عمل ، لديك حوالي 1000 شيء يجب القيام به في أي وقت. ليس هناك من ينكر أنك مشغول. ومع ذلك ، لا ينبغي أن يمنعك هذا من التأكد من أن الودائع يتم حسابها بشكل صحيح. #### كيفية القيام بذلك: أنشئ نظامًا لإبقاء كل شيء مستقيماً. يمكنك استخدام دفتر ملاحظات بسيط أو جدول بيانات Excel أو برنامج عبر الإنترنت. أيًا كان النظام الذي تختاره ، كن متسقًا. لا تنتظر لعمل الودائع. بغض النظر عن مصدر الأموال - سواء كانت عائدات المبيعات ، أو الأموال النقدية من أحد الأقارب ، أو الإيجار على العقارات ، أو القرض المصرفي - يجب إيداعها وتسجيلها على الفور. والمشكلة في عدم القيام بذلك مضاعفة. أولاً ، أنت تلعب لعبة خطيرة مع صحة عملك إذا كنت لا تعرف مكان الأموال أو مصدرها الأصلي. ثانيًا ، ما لم تسجل بشكل صحيح المكان الذي أتى منه كل مبلغ من المال ، فقد ينتهي بك الأمر بدفع ضرائب أكثر مما يجب عليك. على سبيل المثال ، لنفترض أنك قمت بتحويل 5000 دولار من مدخراتك الشخصية إلى حساب عملك. إذا لم تذكر سجلاتك الحقيقة بوضوح ، فقد ينتهي بك الأمر أنت أو محاسبك إلى احتسابها كدخل ، مما يتسبب في دفع ضرائب على الأموال التي تم فرض ضرائب عليها بالفعل. ### المهارة الأساسية - خصِّص الأموال جانبًا للضرائب من أصعب الجوانب في محاولة بناء مشروع تجاري قوي هو حقيقة أن المال قد يكون شحيحًا. بقدر ما هو مغري ، تجنب الوقوع في فخ إنفاق كل قرش تجنيه. العم سام يريد بعض هذه الأموال أيضًا. #### كيفية القيام بذلك: اجعلها عادة ، مثل تنظيف أسنانك بالفرشاة. خصص الأموال بشكل منهجي على مدار العام للضرائب المستحقة على دخلك. إذا كنت تقوم بسداد مدفوعات ربع سنوية إلى دائرة الإيرادات الداخلية ، فضع علامة عليها في التقويم الخاص بك وقم بتكوينها في الوقت المناسب لإعداد تلك النماذج الضريبية. بغض النظر عما تفعله ، لا تغوص في حجب الموظفين لتجاوز وقت التوقف عن العمل. لا تنظر مصلحة الضرائب إلى الأمر فحسب ، بل ستجد نفسك أمام حفرة مالية أخرى لتخرج نفسك منها. أنت تعلم في بداية العام أنه ستكون هناك ضرائب مستحقة ، لذا تأكد من وجود الأموال ، حتى لو كان ذلك يعني تقليص النفقات في منطقة أخرى. ### المهارة الأساسية - التخطيط للنفقات الرئيسية يعد هذا أمرًا مهمًا لأنه من خلال التخطيط تقل احتمالية حدوث تدافع مجنون للحصول على قرض عند حدوث نفقات غير متوقعة. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان لديك النقد في مكانه ، يمكنك بسهولة الاستفادة من فرص العمل عند حدوثها. #### كيفية القيام بذلك: انظر في الطريق إلى النفقات التي من المؤكد أنك ستتكبدها ، مثل ترقية نظام كمبيوتر ، أو استبدال سقف قديم في مبنى مكتبك (إذا كنت تملكه) ، أو شراء مركبات جديدة للشركة أو إجراء إصلاحات ، ودفع الضرائب. ليس لديك كرة بلورية ولا يمكنك التنبؤ بالمستقبل ، لكن يمكنك عمل تخمينات عادلة. حتى لو تعلمت الأساسيات فقط ، فسيكون ذلك كافيًا لتزويدك بمقياس للوضع المالي لعملك. لذا ، خذ بعض الوقت لإعداد نظام بسيط لمسك الدفاتر أو قم بتعيين محاسب محترف حتى تتمكن من الاستمرار في تنمية عملك بثقة ووضوح. _ هل لديك المزيد من الاقتراحات لأصحاب الأعمال الجدد حول كيفية إدارة مواردهم المالية؟ يرجى حصة لهم في التعليقات!_