أتمتة عمليات الأعمال - الفوائد والتطبيقات والأمثلة والخطوات للأتمتة

لضمان عدم تكرار الموظفين للمهام دون داع أو التخلي عن المهام قبل الإكمال ، أو التغاضي عن التفاصيل ، أو عدم تخطي خطوات سير العمل ، تنشئ الشركات عمليات موحدة. تضمن عمليات الأعمال هذه الامتثال والتوافق في كيفية عمل الشركة. لذلك ، يجب أن تظل العمليات التجارية متسقة على عمليات التنفيذ المتكررة. هذا هو المكان الذي تلعب فيه أتمتة عمليات الأعمال (BPA).

تركز BPA على أتمتة عمليات تكنولوجيا المعلومات اليومية ووظائف الأعمال لزيادة الكفاءة إلى أقصى حد وتقليل التكاليف وضمان سير العمليات بسلاسة. وفقًا لتقرير صادر عن الأسواق والأسواق ، من المتوقع أن يصل حجم سوق أتمتة العمليات التجارية العالمية إلى 19.6 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2026 من 9.8 مليار دولار أمريكي في عام 2020 ، بمعدل نمو سنوي مركب قدره 12.2٪.

أدت العوامل المختلفة مثل تخطيط المؤسسات لترحيل البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات الخاصة بها إلى السحابة ، وتعزيز استمرارية الأعمال ، وتحسين العمليات التجارية إلى اعتماد واسع النطاق لـ BPA عبر المؤسسات.

في المقالة التالية ، سنناقش فوائد منهجية أتمتة عمليات الأعمال جنبًا إلى جنب مع خطوات تنفيذ الأتمتة في العمليات التجارية.

ولكن قبل أن ندخل في ذلك ، دعنا أولاً نفهم الاختلافات بين أتمتة عمليات الأعمال وأتمتة العمليات الروبوتية للحصول على مزيد من الوضوح بشأن المفهوم.

لذلك ، دون مزيد من اللغط ، دعنا نتعمق!

BPA مقابل RPA - ما الفرق؟

غالبًا ما يتم الخلط بين أتمتة عمليات الأعمال وأتمتة العمليات الروبوتية ، لكن كلاهما يختلف بطريقته الخاصة. ومع ذلك ، فإنهما يكملان بعضهما البعض ويمكنهما مساعدتك في تنفيذ التحول الرقمي على مستوى الشركة بسلاسة.

باستخدام أتمتة العمليات الروبوتية ، ينشئ مستخدمو البرامج روبوتات أو روبوتات برمجية يمكنها تعلم العمليات التجارية القائمة على القواعد وتقليدها ثم تنفيذها. تمكّن أتمتة RPA المستخدمين من إنشاء روبوتات من خلال مراقبة الإجراءات الرقمية البشرية. تم تصميم كل روبوت لمهمة واحدة محددة.

على سبيل المثال ، يمكن إنشاء روبوت لتسجيل الدخول إلى النظام ، ونسخ البيانات ، ثم لصق تلك البيانات في جدول بيانات.

من ناحية أخرى ، يعد BPA نهجًا شاملاً لتحسين وأتمتة العمليات التجارية من البداية إلى النهاية. يعد BPA حلاً شاملاً لأتمتة عمليات الأعمال بالكامل ، كما أن تقنية RPA هي تكملة لمنهج BPA القوي. بالإضافة إلى ذلك ، تقدم BPA مجموعة من القدرات غير الموجودة في RPA. تتضمن هذه الميزات التي تعزز التعاون وتوفر البيانات والأفكار حول أداء العملية.

الآن بعد أن نظرنا في الاختلافات الرئيسية بين RPA و BPA ، دعنا نفهم بشكل أكبر كيف تفيد BPA الشركات ولماذا تعتبر نهجًا مثاليًا عند النظر إلى أتمتة العمليات اليدوية.

فوائد أتمتة عمليات الأعمال

في هذا القسم ، سنناقش المزايا الرئيسية للأتمتة في الأعمال وكيف يمكنها تحسين الكفاءة الإجمالية لمؤسستك.

انخفاض التكاليف

عندما يتم تنفيذ العمليات التجارية يدويًا ، يتم إهدار قدر كبير من الموارد وهناك فرصة أكبر لعدم الكفاءة. وفقًا للتقرير ، تفقد المؤسسات 20-30 ٪ من إيراداتها كل عام بسبب العمليات غير الفعالة. يسمح التبديل من العمليات اليدوية إلى العمليات الآلية بتقليل الأخطاء. بهذه الطريقة ، لا يلزم إنفاق الوقت والمال على إصلاح المشكلات. أيضًا ، يتم استخدام الموارد على النحو الأمثل ، ويتم التخلص من الهدر.

تعد شركة Generali ، وهي شركة تأمين أوروبية رائدة ، واحدة من أفضل أمثلة أتمتة عمليات الأعمال . لقد تحولت من العمليات الورقية التي كانت تكلفهم الوقت والمال إلى العمليات التجارية الآلية. أدى ذلك إلى تقليل الوقت اللازم لاكتتاب المهام المعقدة بمقدار النصف وتوفير يصل إلى 90٪ من خلال عمليات قابلة لإعادة الاستخدام.

تجربة عملاء محسنة

من أكثر فوائد BPA إثارة هو تأثيرها الإيجابي على عملائك ، وتجربتهم مع عملك ، والطريقة التي تخدمهم بها.

مع تطبيق BPA ، يمكنك الرد على العملاء بكفاءة وأسرع ، مع احترام وقت عملائك والإجابة على طلباتهم واستفساراتهم بنجاح في نفس الوقت.

ما كان يستغرق عدة ساعات أو حتى أيام ، يستغرق الآن دقائق فقط. يمكن تطبيق هذا بالطبع على أي عدد من تفاعلات العملاء ، بما في ذلك معالجة الطلبات.

سيؤدي ذلك إلى تحسين سمعة شركتك بين جمهورك من خلال الكلمات الشفوية الإيجابية والمراجعات الأقوى عبر الإنترنت.

تحسين الكفاءة التشغيلية

يجلب تنفيذ برنامج أتمتة عمليات الأعمال مجموعة من الفوائد التشغيلية. بادئ ذي بدء ، العمليات الآلية تتم بشكل كبير دون تدخل منك ، مما يعني أنك لست بحاجة إلى التأكد شخصيًا من أن مهمة واحدة في العملية تتقدم إلى التالية.

بالإضافة إلى ذلك ، تتيح أتمتة عمليات الأعمال أيضًا تحديد الأخطاء والاختناقات في تدفقات العمل وتصحيحها. هذا يساهم في زيادة كفاءة العملية بشكل عام.

على سبيل المثال ، نفذت Adidas برنامج أتمتة عمليات الأعمال لتوحيد عملياتها وأتمتة الأقسام المختلفة ، بما في ذلك التمويل والتسويق والتجارة الإلكترونية وتجارة التجزئة. أدت هذه المبادرة الناجحة للغاية إلى تقليل الوقت اللازم للتسويق بمقدار الثلثين مقارنةً بالتطوير الداخلي التقليدي وزيادة الكفاءة التشغيلية بنسبة 60٪.

الرؤية والشفافية

باستخدام الأتمتة ، يمكن تحسين رؤية العمليات عبر المؤسسة من خلال لوحات المعلومات القابلة للتخصيص. يمكن بسهولة تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) للعمليات المتعددة. يمكن أن توفر التقارير المتعمقة لأداء العملية رؤى قيمة في المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

تعمل الأتمتة أيضًا على تسهيل الشفافية في العمليات التجارية. يساعد ذلك الفرق على البقاء على اطلاع بالمهام المخصصة ويشجع على المساءلة.

على سبيل المثال ، أرادت شركة إنسايت إنفستمنت ، وهي شركة عالمية لإدارة الأصول ، توثيق عمليات الأعمال واكتشافها ورقمنتها لبناء الشفافية. باستخدام لوحات المعلومات القابلة للتخصيص لتصور البيانات ، فقد أنشأوا الأساس لنظام إعداد التقارير الذي يقلل من التعقيد ، ويوفر الرؤية للإدارة العليا ، ويجعل تسليم العمل أكثر موثوقية.

تحسين معنويات الموظفين

تتمثل الميزة الرئيسية لمنهجية أتمتة عمليات الأعمال في ارتفاع معنويات الموظفين. مع الأتمتة ، يصبح الموظفون خاليين من الاحتكاك لإنجاز العمل بكفاءة. الموافقات أسرع ، مما يعني أن الفرق لا تحتاج إلى قضاء وقت في الانتظار وتذكير المديرين.

تساعد الشفافية في العمليات أصحاب الأداء العالي في الحصول على التقدير الذي يستحقونه. يمكن للنطاق الترددي الذي تم تحريره بواسطة الأتمتة أن يحفز الموظفين على الابتكار وتحسين طريقة إنجاز العمل.

الآن بعد أن فهمنا ما هي أتمتة عمليات الأعمال ، وتصفحنا الفوائد الرئيسية جنبًا إلى جنب مع أمثلة أتمتة عمليات الأعمال ، فقد حان الوقت للتعمق في حالات الاستخدام الرئيسية لأتمتة عمليات المؤسسة .

التطبيقات الرئيسية لأتمتة عمليات الأعمال

يمكن أن تغطي حالات استخدام أتمتة عمليات الأعمال مجموعة واسعة من المجالات التشغيلية ، من التوظيف إلى الموافقات على الميزانية والمبيعات والتسويق. دعنا نلقي نظرة على القليل منها عن كثب.

التوظيف والموارد البشرية

التوظيف والموارد البشرية هي المجالات الرئيسية التي تتطلب الأتمتة بسبب عدد العمليات والأعمال الورقية التي يجب إدارتها.

غالبًا ما تكون عملية الالتحاق والتوظيف مملة وتستغرق وقتًا طويلاً. ومع ذلك ، مع تنفيذ الأتمتة ، يمكن أتمتة طرق العمل اليدوية ، مثل نشر إعلانات الوظائف أو إجراء امتثال للموظفين الجدد.

قسم الموارد البشرية هو قسم آخر يتطلب الكثير من المهام الورقية اليدوية - يمكن أتمتة العديد منها. تتضمن بعض هذه المهام تتبع الجدول الزمني للموظفين ومقابلات الخروج وإدارة الأداء والمزيد. سيساعد الوقت الذي توفره أتمتة العمليات موظفي الموارد البشرية على التركيز على المهام الأكثر أهمية. يمكن لفرق الموارد البشرية إدارة تدريب الموظفين وثقافتهم وعافيتهم بشكل أكثر فعالية.

معالجة الفاتورة

يمكن أن يكون تتبع الفواتير المعدودة مرهقًا ويسبب أخطاء عند التعامل معها يدويًا. باستخدام BPA ، يمكنك أتمتة معالجة الفواتير وضمان المدفوعات في الوقت المناسب للبائعين لديك. سيؤدي هذا أيضًا إلى تقليل الخطأ البشري وعدم الدقة في عملية الدفع.

باستخدام الأتمتة ، يمكنك توفير الكثير من الوقت لفريق حساباتك ، ويمكنهم التركيز على المهام ذات الأولوية العالية مثل اتخاذ قرارات الميزانية والتنبؤات.

طلبات الشراء

تلعب أوامر الشراء دورًا مهمًا في عملية الشراء الشاملة. أنها تسمح للمنظمات بشراء السلع والخدمات التي يحتاجون إليها للعمل. ومع ذلك ، فإن هذه العملية غارقة في الأشكال المادية والإدخال اليدوي للبيانات. يقضي الموظفون معظم ساعاتهم كل أسبوع في مهام متكررة مثل ملء أوامر الشراء نفسها.

بمساعدة برنامج أتمتة عمليات الأعمال ، يمكنك تبسيط هذه العملية بأكملها بسهولة. يمكنك إضفاء الطابع الرقمي على نماذج أوامر الشراء الخاصة بك وحتى توصيلها بقاعدة بيانات SQL لسحب معلومات العميل.

مطالبات بالنفقات

تؤدي إدارة تقارير المصروفات يدويًا إلى إطالة وقت المعالجة وتترك المؤسسة عرضة للاحتيال في النفقات. على سبيل المثال ، قد يضخم الموظفون أو يقدموا مطالبات مزورة. باستخدام BPA ، يمكنك إنشاء سير عمل آلي يمكنه تبسيط كل خطوة وتقليل مخاطر الخطأ البشري.

يمكن للموظفين ملء النماذج الإلكترونية بسرعة وحتى تضمين الإيصالات. بمجرد تقديم مطالبة بالنفقات ، يوجه النموذج إلى مديره تلقائيًا ، والذي يمكنه بعد ذلك مراجعتها على الفور.

خلال هذه العملية ، يمكن للموظفين تتبع مطالبات النفقات الخاصة بهم. تضمن العملية الآلية أيضًا حصول الموظفين على السداد في الوقت المحدد وتقلل من الاحتيال في النفقات نظرًا لوجود مسار واضح.

الموافقات على الميزانية

الموافقات على الميزانية هي وثائق أساسية عندما يتعلق الأمر بالتخطيط المالي. إنها تمكن المنظمات من إدارة ميزانياتها بشكل فعال والتخطيط للمستقبل. ومع ذلك ، يمكن أن تكون إدارة موافقات الميزانية يدويًا مملة وتستغرق وقتًا طويلاً ، خاصةً بالنسبة لفريق الشؤون المالية الذي يتعين عليه مراجعتها والموافقة عليها.

باستخدام برنامج التشغيل الآلي ، يمكنك بسهولة إنشاء نماذج مخصصة للموافقات على الميزانية. يمكنك أيضًا استخدام البرنامج لإنشاء سير عمل آلي يوجه جميع النماذج إلى المعتمدين المناسبين.

المبيعات والتسويق

مجال آخر مهم يمكن أن يستفيد بشكل كبير من حلول أتمتة العمليات التجارية هو المبيعات والتسويق. إذا عمل مندوبو المبيعات وحلول BPA جنبًا إلى جنب ، فيمكنهم تحسين تخصيص الموارد وتوقعات المبيعات والمهام الإدارية والمزيد. يمكن أن يصبح مندوبو المبيعات أكثر تركيزًا على العملاء من خلال زيادة وقت مواجهة العميل وتجربة العميل .

تتمتع حلول أتمتة عمليات الأعمال ، عند تطبيقها على أقسام التسويق ، بإمكانيات هائلة في التسويق عبر البريد الإلكتروني وإدارة العملاء المحتملين. يوفر فعالية من حيث التكلفة ويقدم نتائج الأعمال المرجوة. كما أنه يساعد في رعاية العملاء المحتملين ، والاستحواذ على العملاء المتوقعين ، وتأهيلهم ، وتسجيل النقاط. علاوة على ذلك ، فإنه يساعد أيضًا في الردود الآلية / دعم العملاء.

طلبات الإجازة

يمكن للموظفين تقديم طلبات إجازة بسبب حالات الطوارئ الشخصية أو المرض. يمكن أن يكون التعامل مع هذه الطلبات صعبًا للغاية مع الاستمارات المادية أو رسائل البريد الإلكتروني. باستخدام BPA ، يمكنك تبسيط هذه العملية وتسهيل تقديم الموظفين لطلبات الإجازات. يؤدي هذا إلى إبراز العملية ، وبالتالي الإسراع بالموافقات.

أيضًا ، يعد وجود عملية مطبقة لطلبات الإجازة أمرًا مهمًا للمديرين لتعويض الموظفين بشكل مناسب.

اقتباسات الأسعار

عندما يطلب العملاء المحتملين عرض أسعار ، فهذا يعني أنهم مهتمون للغاية بالتعامل معك. لكنهم ما زالوا يحتاجون إلى معلومات مفصلة عن الأسعار لمساعدتهم على اتخاذ قرار مستنير. قد يكلفك أي تأخير في هذه العملية عميلاً محتملاً.

يمكن لفريق المبيعات الخاص بك تجميع عروض الأسعار بسرعة باستخدام برنامج BPA وإرسالها تلقائيًا إلى مدير لمراجعتها.

يمكن أن تساعد أتمتة عروض الأسعار في تكوين انطباع أول رائع للعملاء. كل ما عليك فعله هو ببساطة إرسال رابط لعرض الأسعار لعملائك ، ويمكنهم التوقيع على المستند على الفور - لا داعي للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة.

خطوات تنفيذ أتمتة عمليات الأعمال

وفقًا لمسح ، تعتقد 75 ٪ من المنظمات أن BPM والتقنيات ساعدت مؤسساتهم في تحقيق أهدافها. بالإضافة إلى ذلك ، أفاد 73٪ أن مستوى اهتمام مؤسساتهم بـ BPM قد نما بشكل متواضع أو سريع في السنوات القليلة الماضية.

توضح هذه الإحصائيات كيف تتحول المؤسسات حول العالم إلى الأتمتة لتحسين إنتاجيتها وتحسين عمليات أعمالها.

في هذا القسم ، قمنا بإدراج بعض الخطوات التي ستساعدك على تنفيذ أتمتة عمليات المؤسسة في مؤسستك بنجاح.

لذا ، دعنا ندخل في ذلك مباشرة.

حدد المهام المتكررة

تتمثل الخطوة الأولى عند اختيار خدمات أتمتة عمليات الأعمال في تحديد المهام والمجالات المتكررة في عملك التي قد يكون لديها فرص للتحسين.

لتحديد هذه المجالات والمشاكل ، يعد الفهم العميق للأعمال أمرًا بالغ الأهمية. سيكون الخيار الأفضل هو عمل تمثيل مرئي لسير عملك الحالي بمساعدة مخططات التدفق. سيساعدك هذا على فهم عملك بشكل أفضل وتحديد المهام المتكررة.

هذه خطوة حيوية يجب القيام بها بالتعاون الوثيق مع المستخدمين الفعليين للعملية وأصحاب المصلحة الرئيسيين.

يجب عليك أيضًا مراعاة فوائد أتمتة عمليات الأعمال الصافية من حيث التوفير الفعال في التكلفة والوقت الذي يتم توفيره. سيساعد هذا في تقديم حالة عمل واضحة لدعم أتمتة عمليات الأعمال هذه.

حدد أهدافك

الخطوة التالية هي تحديد أهداف وغايات عملك باستخدام سير العمل الحالي كمعيار. قد يكون هدفك هو أتمتة المهام اليومية مثل كتابة رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها أو إخطار أعضاء الفريق أو تحديث حالات المهام.

قد ترغب أيضًا في أن تركز القوة العاملة لديك بشكل أكبر على رؤى العملية والتحسين بدلاً من قضاء الكثير من الوقت في إدخال البيانات.

يمكن أن يكون أي شيء ، ولكن يجب أن تكون قادرًا على تبرير كيفية تحقيق أهدافك باستخدام الأتمتة وكيف ستقيسها وتتبع أدائك.

حدد حل الأتمتة الصحيح

لا يتعين عليك إنفاق ملايين الدولارات على برامج الترميز المخصصة لأتمتة العمليات التجارية. هناك عدد كبير من خدمات أتمتة العمليات التجارية وخدمات تحليل البيانات المتاحة في السوق والتي يمكن أن تساعد الشركات في تصميم العمليات التجارية وأتمتتها. اختر برنامجًا أو احصل على برنامج مخصص يناسب مؤسستك بشكل مثالي. اطلب عرضًا توضيحيًا ، واستكشف كيف يمكن لأدوات الأتمتة أن تدعم أهداف العمل.

بناءً على احتياجاتك الخاصة ، يمكنك اختيار ثلاثة إلى خمسة بائعين ثم إجراء تحليل مقارن لاختيار الأفضل. تأكد من أن البرنامج المحدد بسيط وسهل الاستخدام وقابل للتكيف بسهولة من قبل المستخدمين.

تدريب المستخدمين

بمجرد تنفيذ أداة الأتمتة في مؤسستك ، ستكون الخطوة التالية هي تدريب القوى العاملة على استخدام البرنامج الجديد.

عادة ما يواجه أي تغيير جديد تجريه الإدارة مقاومة من قبل الموظفين حيث يجدون أنه غير ضروري. لذلك ، من الضروري تضمين المستخدمين النهائيين من الخطوة الأولى نفسها. اجعلهم جزءًا من مناقشاتك حتى يتمكنوا من فهم العملية بشكل أفضل ومشاركة أفكارهم وتعليقاتهم.

إن توفير مسار انتقال واضح من العملية اليدوية الحالية إلى النظام الآلي الجديد ومنحهم التدريب الكافي من شأنه أن يقطع شوطًا طويلاً في إنجاح هذا الانتقال.

تتبع التقدم المحرز الخاص بك

بمجرد بدء تشغيل نظامك الآلي الجديد ، من المهم الاستمرار في تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية وتحسين نظام سير العمل.

سيقدم المستخدمون ملاحظات قيمة حول العملية ؛ تأكد من تنفيذ هذه التعليقات لإصلاح المشكلات وتحسين سير العمل الحالي.

ستساعد المراقبة والقياس المستمران لسير العمل الآلي في تحديد الاختناقات واقتراح مجالات للتحسين. سيساعد التقييم المستمر لسير العمل الذي تمت ترقيته حديثًا فريقك على أن يصبح أكثر كفاءة.

افكار اخيرة

يمكن أن تساعد أتمتة عملية الأعمال الشركة على الانتقال من النمو الخطي إلى النمو الأسرع. من إدارة المخزون إلى إعداد الموظفين ورقمنة العمليات الأساسية ، ستجد أن الأنظمة الآلية المبسطة تقطع المعالجة اليدوية لصالح عمليات خالية من الأخطاء.

إذا كنت تتطلع إلى خفض تكاليف العمليات اليدوية غير المستقرة وتبسيط عمليات الأعمال الخاصة بك ، فيمكنك الاتصال بشركة تطوير برمجيات الذكاء الاصطناعي المشهورة مثل Appinventiv. Appinventiv بارع تمامًا في التعامل مع جميع التقنيات المعقدة المطلوبة لأتمتة عمليات عملك بكفاءة.

على سبيل المثال ، ساعدنا مؤخرًا أحد البنوك العالمية في أتمتة عملياته المصرفية باستخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي. ساعدتهم حلول أتمتة الأعمال لدينا في التعامل مع المهام المعقدة مثل حل شكاوى العملاء في الوقت الفعلي والإبلاغ عن حالات بطاقات الائتمان المسروقة.

أدت الأتمتة إلى زيادة معدل الاحتفاظ بالعملاء بنسبة 20٪ وتقليل العمليات اليدوية بنسبة 35٪.

لذلك ، في حال احتجت إلى مساعدة في أتمتة عمليات عملك ، يمكنك الاتصال بنا . سيقدم خبراؤنا حلاً شاملاً ميسور التكلفة وسهل الاستخدام. سيرشدونك أيضًا خلال الميزات المهمة لأتمتة عمليات الأعمال التي يمكنك تضمينها في برنامجك.