دليل المبتدئين لتأهيل العميل

إذا كنت تعمل لنفسك ، فإن الحصول على عميل جديد هو سبب للاحتفال. ومع ذلك ، يمكن أن يتلاشى الابتهاج بسرعة عندما تدرك أن الجزء الصعب لم يبدأ حتى. أنت الآن لا تحتاج فقط إلى التخطيط والعمل فعليًا ، ولكن عليك إبقاء العميل في صفك أثناء قيامك بذلك.

إعداد العميل هو العملية التي ترحب من خلالها بالعملاء الجدد وتضمن أن كل شيء يتعلق بمشروعك يتم وضعه باللونين الأبيض والأسود. من خلال وجود أطر زمنية وقواعد أساسية وعقود مخططة ومتفق عليها مسبقًا ، يمكنك تقليل حالات سوء التفاهم وقضايا الاتصال إلى الحد الأدنى.

في هذه المقالة ، سنتحدث عن ماهية إعداد العميل بمزيد من التفصيل. سنناقش أيضًا كيف يمكن أن يساعد عملك ونقدم بعض النصائح لإعداد نظامك الخاص. هيا بنا نذهب!

ماهية إعداد العميل (وكيف يمكن أن يساعد عملك)

إن إعداد العميل هو عملية تؤهلك بشكل فعال للمشروع الذي تعمل عليه. خلال هذه العملية ، يمكنك تقديم مقدمات وتقييم المتطلبات وتعيين المعلمات ومعالجة أي أسئلة قد تكون لدى عميلك. تضمن عملية الإعداد القوية الحفاظ على التواصل الجيد بين الشركة والعميل من لحظة تعيينك في وظيفة ، وحتى لحظة اكتمال عملك. كما أنه يسهل عليك العمل بكفاءة طوال الوقت.

يمكن أن يتضمن إجراء الإعداد الخاص بك العديد من الخطوات المختلفة ، مثل رسائل البريد الإلكتروني التمهيدية المباشرة وتحديثات التقدم للعقود المفصلة والجداول الزمنية وممارسات العمل التي ترغب في الحفاظ عليها. لن يؤدي ذلك إلى توضيح التوقعات لجميع الأطراف المعنية فحسب ، بل سيساعدك أيضًا في الحفاظ على توازن عملك / حياتك ، مع تلبية الموجز في الوقت المحدد. يضمن أيضًا أن يعرف عميلك بالضبط ما يدفع مقابله ، والمبلغ الذي تحصل عليه بمجرد انتهاء العمل.

من المرجح أن يؤدي أخذ الوقت الكافي لتحديث عملائك والعناية بهم بشكل صحيح إلى تحقيق أرباح - وسيساعد ذلك في تطوير سمعتك من حيث الاحتراف والموثوقية. وفقًا لمقال نشرته مجلة Forbes مؤخرًا عن إعداد العملاء ، "لا تتوقف الشركات التي تضم أسعد العملاء أبدًا عن البيع وزيادة القيمة" من خلال الإعداد والدعم.

ومع ذلك ، يمكن أن يستغرق هذا العمل وقتًا طويلاً ، وقد تواجه المؤسسات التي تواجه العملاء من جميع الفئات صعوبة في إنجاز المهمة. أظهر تقرير نمو وكالة التسويق لعام 2018 أن 43٪ من شركات الوكالات ببساطة ليس لديها الوقت الكافي للانضمام إليها ، وأن 23٪ منها تفشل في تلبية توقعات عملائها نتيجة لذلك.

لذلك ، إذا كنت ترغب في القيام بأفضل أعمالك ، والاحتفاظ بعملائك ، وتفوق أداء منافسيك بشكل عام ، فمن المهم تخصيص وقت للالتحاق بالعمل. كما أنه سيساعد عملك بمعنى أوسع ، مثل توفير الحماية القانونية لك. يمكن أن يساعد توقيع العقود والمستندات القانونية الأخرى الخاصة بك وتحديثها بالكامل كجزء من عملية الإعداد الخاصة بك على ضمان أنه في حالة ظهور أي تعارضات ، ستتم تغطيتك.

كيفية إنشاء عملية إعداد عميل خاص بك (في 3 خطوات)

كما غطينا ، فإن إعداد عملائك بشكل صحيح سيضمن قدرتك على تكريس نفسك بشكل كامل لعملك. دعنا الآن نلقي نظرة على الجوانب العملية لإنشاء عملية الإعداد الخاصة بك.

الخطوة 1: البحث وجمع المعلومات من عميلك

ستحتاج إلى البدء من خلال التعرف على هوية عميلك ، وماذا يفعل ، وما الذي يتطلعون إليه للخروج من المشروع. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في تزويدهم بنموذج مبكرًا ، حيث يمكنك طرح أسئلة محددة عليهم حتى قبل أن تكون شريكًا رسميًا.

هناك العديد من الأدوات المتاحة لهذا الغرض ، مثل Typeform. لا تبدو أشكالهم الجميلة والقابلة للتخصيص عبر الإنترنت رائعة فحسب ، بل إنها سهلة الاستخدام بشكل خاص لكل من السائل والمستجيب.

عند إنشاء النموذج نفسه ، فكر في جميع الأسئلة التي تحتاج إلى إجابة. سترغب في جمع معلومات خاصة بالمشروع ، وكذلك اكتساب بعض السياق حول العميل. يمكن أن تكون هذه المعلومات لا تقدر بثمن سواء عند اتخاذ قرار بشأن تنفيذ المشروع قيد البحث أو عند بدء العمل.

الخطوة الثانية: التخطيط لإدارة مشروعك والتواصل

بعد ذلك ، سترغب في تخطيط المهمة الحالية. يجب أن تكون قد اكتسبت بعض الأفكار عن عميلك من خلال بحثك ، وهنا يمكنك البدء في استخدامه.

يمكنك القيام بذلك عن طريق دعوة عملائك للانضمام إلى أداة إدارة المشاريع Dropmark ، حيث يمكنك "إبهارهم" باستخدام لوحات المزاج المبهجة من الناحية الجمالية والتي يسهل تنظيمها. يمكّنك Dropmark أنت وعميلك من مشاركة أفكارك خلال المشروع وتصور كيف سيبدو النجاح.

هذا يضمن أنك على نفس الصفحة ، ويمنح العميل نظرة ثاقبة على تقدمك. كما أنه يمكّنك من معالجة وتحديد أولويات الأجزاء الإدارية للوظيفة ، مثل المواعيد النهائية والجوانب الأكثر إبداعًا. يمكنك إضافة قصاصات وروابط وصور بسهولة - وتنظيمها بسلاسة.

يجدر أيضًا التفكير في التواصل عبر وسائل أخرى ، مثل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات. يمكنك تخصيص خطتك وفقًا للجدول الزمني لعميلك ، وتعيين تذكيرات لنفسك للوصول إلى فترات زمنية معينة في التقويم الخاص بك. إذا كنت تستخدم Gmail ، فيمكنك أتمتة اتصالات البريد الإلكتروني عبر Streak ، ولكن من الجيد التواصل شخصيًا أيضًا. تكون المكالمة الهاتفية أو محادثة Skype أكثر ودية ، وغالبًا ما تكون أكثر فائدة.

الخطوة 3: ضع في اعتبارك الأعمال الورقية الخاصة بك لإعداد العميل

بمجرد الانتهاء من إجراءات العمل الخاصة بك والاتفاق عليها ، تكون جاهزًا تقريبًا لبدء العمل. ومع ذلك ، حان الوقت أولاً لتوقيع العقود وتسديد المدفوعات. عندما يتعلق الأمر بالتوقيعات الإلكترونية الملزمة قانونًا ، يمكنك استخدام HelloSign ، والتي توفر أيضًا وظائف مفيدة لطلبات ومتابعة متعددة.

ستحتاج بعد ذلك إلى التفكير في مدفوعات الإيداع ، ولهذا فإن Hiveage هو الخيار الأمثل. يتضمن خيارات الفواتير والدفع المتكاملة ، كما يتيح لك إنشاء تقديرات وتتبع الساعات والنفقات القابلة للفوترة وصولاً إلى أدق التفاصيل - تغطي كل شيء من الأميال إلى غداء العمل. يعد إرسال فواتيرك مع Hiveage نقطة النهاية المثالية لإجراء إعداد ناجح.

الخلاصة: إعداد العميل في 3 خطوات

يمكن أن يكلف سوء الاتصال وعدم التنظيم عملك ثمناً باهظاً ، لذا فإن التخطيط الجيد والتنسيق مع العملاء ضروريان. سيساعدك إنشاء نظام إعداد العميل على إسعادك أنت وعميلك طوال فترة المشروع.

في هذه المقالة ، ناقشنا كيف يمكنك إنشاء إجراء إعداد عميل لعملك. للقيام بذلك ، ستحتاج إلى:

1. ابحث عن عميلك.
2. خطط لعملك.
3. ضع في اعتبارك أوراقك.

هل لديك أي أسئلة حول إعداد عميل؟ تواصل معنا في قسم التعليقات أدناه!