5 قوالب رسائل التحصيل
نشرت: 2022-12-28بصفتك صاحب عمل صغير ، فأنت تعلم أهمية خطابات التحصيل والفواتير. فهي لا تساعدك فقط على تتبع مبيعاتك ومستحقاتك ، ولكنها يمكن أن تكون أيضًا أداة فعالة لتحصيل الأموال المستحقة لك. إذا كنت تبحث عن بعض الأفكار الجديدة لمساعدتك في كتابة رسائل جمع فعالة ، فراجع عينات رسائل الجمع الخمسة في هذه المقالة. تم تصميم كل واحدة لمساعدتك في الحصول على أموال في الوقت المحدد ، في كل مرة. دعنا نتعمق!
ما هو خطاب التحصيل؟
خطاب التحصيل هو خطاب يرسله الدائن أو وكالة التحصيل إلى المدين ، عادةً بعد فشل المدين في سداد قرض أو التزام دين آخر. الغرض من الخطاب هو تذكير المدين بالديون المستحقة وتشجيعه على السداد.
- اقرأ المزيد: 12 خيارًا لقالب الفاتورة القابلة للطباعة
كيفية كتابة خطابات تحصيل الديون
غالبًا ما تستخدم وكالات التحصيل والدائنون قوالب خطابات التحصيل القياسية. في حين أن هذه النماذج يمكن أن تكون مفيدة ، من المهم أن نفهم أن كل حالة من حالات الديون فريدة من نوعها. على هذا النحو ، ستحتاج إلى تصميم خطابات التحصيل الخاصة بك لتناسب الظروف المحددة للديون.
فيما يلي الخطوات لمساعدتك في كتابة رسائل التحصيل الفعالة:
الخطوة 1: نصل إلى النقطة
عندما تكتب خطاب تجميع ، من المهم أن تصل إلى هذه النقطة. كن واضحًا بشأن ما تريد ولماذا تكتب. ليست هناك حاجة للتغلب على الأدغال أو تلطيف رسالتك.
الخطوة الثانية: استخدم نبرة مهذبة واحترافية
في حين أنه من المهم أن تكون مباشرًا ، يجب عليك أيضًا استخدام نبرة مهذبة واحترافية. بعد كل شيء ، أنت تحاول تحصيل دين وليس تكوين عدو.
الخطوة 3: اجعلها قصيرة ولطيفة
يجب أن يكون خطاب التحصيل الخاص بك قصيرًا ولطيفًا. لا حاجة لكتابة رواية. فقط اذكر الحقائق وتوصل إلى صلب الموضوع.
الخطوة 4: اجعل الدفع سهلاً
تأكد من تضمين تعليمات واضحة حول كيفية قيام المدين بالدفع. قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك وأي تفاصيل أخرى ذات صلة.
الخطوة الخامسة: المتابعة
إذا لم تستلم المدفوعات بعد إرسال خطاب التحصيل الخاص بك ، فلا تخف من المتابعة. قد يكون من الضروري إجراء مكالمة هاتفية أو زيارة شخصية أو رسالة متابعة للحصول على الكرة.
- اقرأ المزيد: استخدم مثال الفاتورة هذا لتصميمك بنفسك
مثال على رسالة التحصيل
لنفترض أنك مالك شركة صغيرة وقد أرسلت للتو فواتيرك لهذا الشهر. تمر بضعة أيام ولا تتلقى مدفوعات من أحد عملائك. يمكنك الاتصال بهم ، لكن لا يوجد رد. ماذا ستفعل لاحقا؟ أرسل رسالة تحصيل ، بالطبع!
إليك أول نموذج لخطاب التحصيل يمكنك استخدامه:
عزيزي __________،
أكتب إليك لتذكيرك بأن الدفعة المستحقة على رصيدك المستحق البالغ $ ______ قد فات موعد استحقاقها. أنا أشجعك بشدة على الدفع في أقرب وقت ممكن لتجنب أي رسوم أو غرامات إضافية.
إذا كانت لديك أي أسئلة ، فالرجاء عدم التردد في الاتصال بي على ___________.
شكرا لك على اهتمامك بهذا الأمر.
بإخلاص،
اسمك
أمثلة على رسائل التحصيل الأكثر فعالية
يعد استخدام قالب خطاب المجموعة مثل النموذج أعلاه بداية جيدة ، ولكن ستحتاج إلى بذل المزيد من الجهد للحصول على النتائج. دعنا نلقي نظرة على مثال خطاب التحصيل الثاني الذي يمكنك استخدامه لمساعدتك في الحصول على الأموال المستحقة عليك.
نموذج خطاب التحصيل الثاني
يمكن أن يكون الحرف الأول فعالاً ، ولكن قد تحتاج إلى اتباع نهج مباشر أكثر للحصول على النتائج. تم تصميم قالب خطاب المجموعة الثاني هذا للقيام بذلك.
عزيزي __________،
نأسف لإبلاغك بأنك فشلت في سداد الرصيد المستحق لديونك المستحقة البالغة __________ دولار. يرجى اتخاذ إجراءات فورية لتصحيح هذا الوضع. يمكن أن يؤدي الاستمرار في إهمال مدفوعات الديون إلى العديد من العقوبات القانونية ، بما في ذلك الحجز على الأجور ، والإجراءات القانونية ، ومصادرة الأصول.
إذا كان لديك أي أسئلة ، من فضلك لا تتردد في الاتصال بمكتبنا.
بإخلاص،
اسمك
- اقرأ المزيد: من يملك المال؟ تساعد تذكيرات فاتورة Xero في التحصيل
نموذج خطاب التحصيل الثالث
دعنا نلقي نظرة على قالب خطاب المجموعة الثالث الذي يمكن استخدامه كملاذ أخير. يجب استخدام هذا الخطاب عندما لا تنجح في تلقي المدفوعات وتتطلع إلى إجراء ترتيبات دفع مع عميلك.
عزيزي __________،
نأسف لإبلاغك أن حسابك معنا لا يزال غير مدفوع. رصيدك الحالي ____________ دولار أمريكي مستحق.
حتى الآن ، لم نتلق أي مدفوعات أو نسمع منك بخصوص ترتيبات الدفع. يرجى اتخاذ إجراءات فورية لتصحيح هذا الوضع.
إذا كان لديك أي أسئلة ، يرجى عدم التردد في الاتصال بمكاتبنا.
شكرا لك على اهتمامك بهذا الأمر.
بإخلاص،
اسمك
نموذج خطاب التحصيل الرابع
يعكس نموذج خطاب التحصيل هذا أن العميل لم يسدد أي مدفوعات منذ فترة ، هذا إن وجد ، وأن الشركة لم تتمكن من الوصول إليهم عبر الهاتف أو البريد.
عزيزي __________،
نأسف لإبلاغك بأننا لم نتلق أي مدفوعات منك منذ فترة ولم نتمكن من الوصول إليك عبر الهاتف أو البريد.
نحن نتفهم أن هذه أوقات عصيبة على الجميع ، ولكن يجب علينا الإصرار على دفع الرصيد المستحق على الفور.
يرجى الاتصال بنا في أقرب وقت ممكن للدفع أو لمناقشة ترتيبات السداد.
شكرا لتفهمك.
بإخلاص،
اسمك
قالب خطاب المجموعة الخامسة
هذا نموذج لخطاب التحصيل يذكر أن العميل لم يسدد أي مدفوعات ، ولم يتمكن النشاط التجاري من الوصول إليهم عبر الهاتف أو البريد ، وهو إشعار نهائي ، ويمكن اتخاذ إجراء قانوني.
عزيزي __________،
للأسف ، لم نتلق أي مدفوعات منك منذ عدة أشهر ، ولم تنجح محاولاتنا للوصول إليك عبر الهاتف أو البريد.
نحن نتفهم أن الأوقات يمكن أن تكون صعبة ، ولكن يجب أن نصر على استلام الرصيد المستحق البالغ __ دولار ، ___ على الفور.
هذا هو إشعارك النهائي وسنضطر إلى اتخاذ إجراء قانوني إذا لم يتم استلام الدفعة في غضون 7 أيام.
شكرا لتفهمك واهتمامك بهذا الأمر.
بإخلاص،
اسمك
نصائح جمع الرسائل
يمكن أن يكون خطاب تحصيل الديون وسيلة فعالة لتحصيل الأموال المستحقة لك. ولكن هناك بعض الأشياء التي يجب أن تضعها في اعتبارك للتأكد من أن رسائلك فعالة قدر الإمكان. فيما يلي ست نصائح حول إنشاء خطاب التحصيل:
استخدم قالبًا
بينما لا تحتاج إلى استخدام قالب ، قد يكون من المفيد أن يكون لديك تنسيق عام لاتباعه. سيضمن ذلك أن تكون رسائلك متسقة ومهنية. يعد القالب أيضًا أداة رائعة لاستخدامها في تدفق عصائرك الإبداعية إذا كنت تكافح من أجل كتابة الرسالة بنفسك.
قم بتضمين جميع المعلومات ذات الصلة
تأكد من تضمين جميع المعلومات ذات الصلة في خطابات التحصيل الخاصة بك ، مثل المبلغ المستحق وتاريخ الدين ومعلومات الاتصال الخاصة بك. سيعطي هذا الشخص الذي ترسله الرسالة إلى جميع المعلومات التي يحتاجها لإجراء الدفع.
كن واضحا
كما ذكرنا سابقًا ، من المهم أن تكون واضحًا بشأن ما تريد ولماذا تكتب. ليست هناك حاجة للتغلب على الأدغال. ادخل في صلب الموضوع ووضح أنك تتوقع أن يتم الدفع لك.
كن مهذبًا ومتفهمًا
لا أحد يحب أن يكون مدينًا. لذلك ، من المهم أن تكون مهذبًا ومتفهمًا ومتعاطفًا مع موقف عميلك. خاصة في أوقات مثل الآن ، عندما يعاني الكثير من الناس ماليًا بسبب التضخم وارتفاع أسعار الغاز وعوامل اقتصادية أخرى.
كن مرنًا
تذكر أن كل حالة ديون فريدة من نوعها. لذا ، كن مرنًا في نهجك وقم بتخصيص رسائل التحصيل الخاصة بك لتناسب ظروفًا معينة. يجب ألا يكون هناك حرفان متماثلان تمامًا.
اتبع القانون
أخيرًا وليس آخرًا ، تأكد من اتباع جميع قوانين الولاية والقوانين الفيدرالية عند إرسال رسائل التحصيل. وهذا يشمل قانون ممارسات تحصيل الديون العادلة (FDCPA) ، الذي ينظم تصرفات محصلي الديون.
- اقرأ المزيد: تقرير: الناس يشكون من تحصيل الديون ، حتى لو فعلت ذلك بشكل صحيح
ماذا تقول في خطاب التحصيل؟
عندما لا يتم سداد الدين ، يجوز للدائن اتخاذ إجراءات قانونية لاسترداد الأموال المستحقة. في خطاب التحصيل ، يهدد الدائن عادةً باتخاذ مثل هذا الإجراء إذا لم يتم سداد الدين. يمكن أن يكون هذا الخطاب وسيلة تخويف لحث المدين على الدفع ، أو قد يكون الخطوة الأولى في اتخاذ إجراء قانوني.
ما هو قالب رسالة التحصيل؟
قالب خطاب التحصيل هو نموذج خطاب يستخدمه محصلي الديون للمطالبة بسداد دين. يتضمن الخطاب عادةً مبلغ الدين ، والتاريخ الذي يجب دفعه فيه ، ومعلومات الاتصال للمُحصِّل. عند استخدام نموذج ، تأكد من بذل العناية الواجبة وفهم قوانين ولايتك المتعلقة بتحصيل الديون.
كيف يمكنك تخصيص قالب خطاب التحصيل؟
يمكنك تخصيص قالب خطاب التحصيل عن طريق إضافة معلومات شركتك وتخصيص الرسالة لتناسب وضع العميل الفردي. على سبيل المثال ، إذا كان العميل دافعًا جيدًا في الماضي ولكنه فاته السداد مؤخرًا ، فقد ترغب في تضمين تذكير ودي بأن الدفعة مستحقة قريبًا.
الصورة: Envato Elements