12 مشاكل جدولة الموظفين الشائعة وحلولها

جدولة الموظفين هي بسهولة واحدة من أصعب المهام التي يتعين على المديرين وأصحاب الأعمال التعامل معها. بين الاضطرار إلى التوفيق بين الموظفين مع احتياجات الجدولة المختلفة ، وطلبات الإجازات ، ومجموعات المهارات المختلفة ، يمكن أن تستغرق الجدولة وقتًا طويلاً للغاية.

لا عجب أن العديد من المديرين يكافحون لإنشاء جدول عمل عادل ومتوازن. جدولة التحول هي مهمة صعبة للغاية يجب الحفاظ عليها.

خاصة إذا كنت لا تزال تقوم بإنشاء جدول الموظف يدويًا ، فأنت تفتح نفسك لجدولة المشاكل والأخطاء واستياء الموظفين.

الجدولة اليدوية ، حسب البحث ، تسبب:

• 20٪ من وقت المدير يضيع في إنشاء جدول العمل
• يحدث دوران أكثر بنسبة 174٪ بسبب أخطاء من إنشاء الجدول اليدوي
• يتم إهدار 140 ساعة سنويًا عن طريق إنشاء جدول عمل يدوي

العظة من القصة؟ استخدم حلاً رقميًا مثل برنامج جدولة الموظفين.

من خلال أتمتة الجدولة ، يمكنك تقديم نتائج متسقة ، وتجربة أخطاء أقل ، وتقليل التكاليف ، وزيادة إنتاجية الموظفين ، وزيادة الرضا العام للموظفين.

فوائد الجدولة الآلية

• رؤية كاملة لتوافر كل موظف
• تجنب العمل الإضافي والقيود
• تبسيط التواصل
• جدولة أكثر كفاءة
• وفر الوقت والمال
• تفويض مهمة خالية من الإجهاد
• معدلات دوران أقل
• عمليات يومية مبسطة

الآن ، ربما تعلمت أن إنشاء جدول زمني مناسب وعادل يبقيك أنت وموظفيك سعداء هو وظيفة بدوام كامل.

من المفهوم أن العديد من المالكين والمديرين في حيرة من أمرهم ، ولكن لكل مشكلة ، هناك حل.

جدولة اللحظة الأخيرة

ترك الأشياء للحظة الأخيرة ليس فكرة جيدة أبدًا. وفقًا لـ Forbes ، يجب على المدير إتاحة قائمة الموظفين في أقرب وقت ممكن لأن "هذا يمكن أن يضع الموظفين في مأزق ، حيث يتعين عليهم الاختيار بين المسؤوليات الشخصية والعمل. ستغير الشركات الأخرى جداولها في أي لحظة ، مما قد يتسبب أيضًا في الكثير من المشاكل للموظفين ". يجب على المديرين مراعاة التوازن بين العمل والحياة لموظفيهم.

تأكد من أنك تخطط لجداول دوامك في وقت مبكر لإعطاء الجميع فرصة (بما في ذلك المديرين) لاستيعاب القائمة والتأكد من أنهم متاحون للعمل. يوصى بذلك قبل أسبوعين على الأقل وتأكد من ثباتك. لتجنب المزيد من مشكلات الجدولة ، تحقق مما إذا كانت ولايتك لديها قوانين لإنشاء جداول زمنية مسبقًا للتأكد من بقائك ملتزمًا.

يمكن أن تؤدي الجدولة مسبقًا بوقت طويل إلى حدوث صداع ، ولكن ليس الكثير من الصداع مثل الاضطرار إلى إصلاح جدول زمني منشور بالفعل.

لتبسيط الأمر قدر الإمكان ، استخدم قالب جدول يحتاج فقط إلى التعديل وفقًا لاحتياجات الشركة وتوافر الموظفين.

نقص التكنولوجيا المناسبة

المدراء الذين لا يزالون يستخدمون القلم والورق لإنشاء وتوزيع قائمة الموظفين لا يجعلون حياتهم أصعب بمليون مرة فحسب ، بل إنهم عرضة لجدولة المشكلات وسوء التواصل. والأسوأ من ذلك ، أن الكثير من المكالمات والرسائل ذهابًا وإيابًا تستغرق وقتًا طويلاً وغير فعالة ويمكن أن تؤدي إلى مشكلات أخرى مثل الرسائل غير الملائمة وقلة الفصل بين العمل والحياة.

إنه القرن الحادي والعشرين ، وقد جعلت التكنولوجيا حياة المديرين أسهل بكثير. باستخدام برنامج جدولة الموظفين قوي وسهل الاستخدام مثل Connecteam ، يمكنك تسهيل مشكلات الجدولة وتبسيط الاتصال.

• أنشئ جداول زمنية قابلة للتخصيص بالكامل للموظفين في دقائق مع إمكانات متقدمة مثل السحب والإفلات والتحولات المتكررة وجدولة تنبيهات التعارض والعمل الإضافي وتنبيهات القيود وما إلى ذلك.
• يمتلك المديرون إشرافًا كاملاً على الجدولة ويمكنهم ضمان استلام الموظفين للجدول ومشاهدته مع التنبيهات والإشعارات الآلية.
• يمكن للموظفين مشاركة توافرهم ، مما يوفر للمديرين الكثير من الوقت.
• تأكد من أن الموظفين يعرفون بالضبط ما يجب عليهم فعله عند الوصول لمناوباتهم من خلال الملاحظات والمواقع والملفات المرفقة أثناء الوردية.
• ضع قيود تبديل الورديات والسماح لبعض الموظفين فقط بالتقاط نوبات محددة بناءً على مؤهلاتهم.
• اسمح للموظفين بالتقاط المناوبات المفتوحة وتلقي تنبيهات آلية لضمان تغطية جميع المناوبات.
• يقلل التواصل داخل التطبيق من سوء التواصل والاتصال المتبادل والارتباك.
• يتمتع المدراء بالإشراف في الوقت الفعلي على من قرأ أو لم يقرأ الرسائل داخل التطبيق ؛ ولت أيام الرسائل الفائتة أو المكالمات.
• أرسل رسائل 1: 1 المستهدفة أو أنشئ مجموعات للتواصل بسهولة مع فريق أو قسم.

تعمل هذه الميزات والإمكانيات على زيادة تنظيم مكان العمل وإيقاف مشكلات الجدولة قبل حدوثها. من المهم إعداد عملك للنجاح من خلال الاستثمار في برنامج جدولة الموظفين. سيضمن إدارة مبسطة للقوى العاملة.

ارتباك الموظف

يمكن أن يحدث الارتباك بين الموظفين عندما يتعلق الأمر بالنوبات لأسباب عديدة ، بما في ذلك عدم القدرة على التنبؤ بالنوبات وتغييرات اللحظة الأخيرة.

إذا لم يكن هناك اتساق أو كان الناس يتبادلون الورديات لمجرد نزوة ، مع عدم وجود نظام لتتبع كل شيء ، فقد يتسبب ذلك في إحداث فوضى في مكان العمل.

إن تجنب مشكلات الجدولة هذه هو الحل الأفضل ، لذلك دعونا نلقي نظرة على كيفية القيام بذلك.

1. الاتساق : استخدم قالب جدول كجدول متكرر وقم بإجراء تعديلات فقط عندما يطلب الموظفون إجازة ، أو عندما تحتاج الشركة إلى إجراء تغييرات في التوظيف. وبهذه الطريقة ، سيكون لدى الموظفين إشعار هام بالتغييرات القادمة ، وإذا كانت هناك حاجة لإجراء تغييرات ، فمن مسؤوليتهم ضمان تغطية المناوبة.
2. تبديل الورديات : لا يعد تبديل المناوبة مشكلة بالضرورة ، ولكن تتبع المقايضات يمكن أن يصبح معقدًا ، لذلك لا يعرف الموظفون من الذي تمت جدولته بالفعل في النهاية. استخدم برنامج جدولة الموظفين للتخلص من مشكلة الجدولة هذه. تأكد من أن الموظفين يمكنهم فقط تبديل الورديات مع موظفين مؤهلين آخرين وطلب موافقة المدير ، وسيتم تحديث الجدول تلقائيًا عند الموافقة على التبادل.

يضمن كل من إنشاء جدول زمني ثابت واستخدام برنامج الجدولة عدم ارتباك الموظفين ، بحيث يظهرون في المكان المناسب والوقت المناسب.

كلوبين

"Clopen" مصطلح مشتق من الكلمتين "إغلاق" و "فتح". هذا يعني بشكل فعال أن موظفك لديه نوبة العمل الأخيرة في اليوم ونوبة العمل الأولى في اليوم التالي. قد يعني هذا أن موظفك يمكنه العمل في نوبتين متتاليتين دون القدرة على العودة إلى المنزل للحصول على قسط من الراحة. يحدث هذا بشكل شائع في المستشفيات والمطاعم والمؤسسات الأخرى التي تعمل على مدار 24 ساعة.

إذن كيف يمكنك التأكد من أن موظفيك يتجنبون clopen اللعين؟ يتلخص في جدولة الإدارة.

وجود برنامج إدارة جدولة لاكتشاف مشكلات الجدولة مثل التحولات المتضاربة أو تلك التي تكون قريبة جدًا من بعضها. خلاف ذلك ، فهذا يعني أن المدير المعني يجب أن يكون حريصًا على clopen عند إجراء الفحوصات النهائية للجدول الزمني.

يمكن أن يحدث Clopens أيضًا إذا كان مديرين مختلفين مسؤولين عن أجزاء مختلفة من الجدول (ربما يكون هناك مدير نوبة ليلية وآخر لليوم). لتجنب مشكلة الجدولة هذه ولضمان بقاء موظفيك سعداء ، من الضروري أن يتواصل المديرون مع بعضهم البعض لضمان حصول الموظفين على الراحة التي يستحقونها. مرة أخرى ، يمكن أن يساعد تثبيت البرنامج المناسب الشركة في اكتشاف هذه المشكلات.

خروج العمل الإضافي عن نطاق السيطرة

هل لا يزال موظفوك منتجين أثناء العمل لوقت إضافي؟ إذا كانت الإجابة "نعم" ، فلا داعي لتغيير الوضع الراهن.

ومع ذلك ، يمكن أن يكون العمل الإضافي مشكلة في كثير من الأحيان ويؤثر سلبًا على الإنتاجية. إنها أيضًا تكلفة إضافية على الشركة ، لذا يجب تجنبها قدر الإمكان.

إذا كانت الشركة تتطلب عملًا إضافيًا ، فتأكد من تحديد عدد الساعات المعتمدة للعمل الإضافي حتى لا يستفيد الموظفون من مزايا العمل الإضافي. يمكن القيام بذلك باستخدام تطبيق جدولة. الموافقة على مقدار معين من العمل الإضافي ؛ يضمن هذا أيضًا الامتثال الحكومي لأن المقاطعات تتطلب مبالغ مختلفة من الأجور بناءً على مقدار العمل الإضافي.

جدولة عند الاتصال

يمكن أن يكون طلب العميل غير متوقع ، لذلك تفضل بعض الشركات أن يكون لديها موظفين في وضع الاستعداد أو تحت الطلب. تتضمن هذه الممارسة حث الموظفين على الاتصال قبل بدء نوباتهم لتحديد ما إذا كانت هناك حاجة إليهم.

إذا تم ضبط التحول على الهدوء ، فيمكن عندئذٍ إخبار الموظفين بعدم الحضور في مناوبتهم.

هذه الممارسة محبطة للموظفين لأنهم لا يستطيعون وضع الخطط ، كما أن المنظمين يعارضون هذا المفهوم بشكل متزايد.

سلسلة القهوة ستاربكس وتجار التجزئة Gap و Abercrombie & Fitch (A & F) ليست سوى بعض الشركات التي تعهدت بإلغاء هذه الممارسة.

تتوفر حلول لمشكلات الجدولة عند الطلب - يحتاج المديرون إلى البيانات ليكونوا قادرين على فهم الاتجاهات السابقة وليكونوا قادرين على عمل تنبؤات الجدولة. يتوفر برنامج جدولة الوظائف للمساعدة في هذا بالضبط ، مما يلغي الحاجة إلى جدولة عند الطلب وزيادة رضا الموظفين.

توزيع المناوبات غير المتكافئ

من الشائع الاعتماد على قلة مختارة من الموظفين للقيام بمهام معينة ، مثل إغلاق المتجر أو فتحه. سيكون هناك دائمًا موظفون مفضلون ، حتى عندما تحاول أن تكون موضوعيًا.

ولكن إذا لم تكن حريصًا ، فيمكنك إرسال رسالة خاطئة ، أي أنك تفضل سوزان سميث على الموظفين الآخرين أو أنك لا تعتقد أن جون ماكدونالد على مستوى مهمة التواجد هناك عندما يحين وقت الحصول على المال.

إذا كان لديك نظام برنامج rota الصحيح ، فيمكنك تجنب هذه السيناريوهات تمامًا. سيؤدي تحديد برنامج الإدارة الصحيح إلى تسهيل مشكلات الجدولة لديك وضمان الامتثال لقوانين العمل.

بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير ، ستلاحظ تغييرات هائلة في رضا الموظفين عند تحسين الجدولة بحيث يحصل موظفوك على مناوباتهم المفضلة مع مراعاة الخبرة أيضًا ، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة الأرباح.

تبديل التحول الفوضوي

هناك إيجابيات وسلبيات للسماح للعمال بتبديل الورديات.

قد يعني السماح للموظفين بإدارة وقتهم مسؤولية أقل تجاهك ، ولكن إذا لم يتم توصيل التغييرات بشكل صحيح ، فقد يتسبب ذلك في مشاكل في الجدولة ، بما في ذلك الفوضى والارتباك بين الموظفين.

قد تؤدي المقايضات إلى نسيان العمال نوبات عملهم الجديدة ، أو قد ينتهي بك الأمر في موقف يقوم فيه الموظف المؤهل بالتبديل مع موظف صغير ، وهناك نقص في العمال ذوي الخبرة في الخدمة.

هناك بعض الحلول السهلة لتجنب الفوضى في تبديل الورديات.

1. يمكنك وضع إجراء يتطلب من الموظفين الذين يرغبون في تبديل الورديات الاتصال بالإدارة للموافقة على تبادل الورديات.
2. استخدم برنامج جدولة موظف قوي حيث يمكنك الإشراف على تبديل الورديات.

تسمح برامج الجدولة ، مثل Connecteam ، للموظفين بتبديل الورديات ولكن فقط مع موظفين مؤهلين آخرين وتتطلب موافقة المدير. بمجرد الموافقة على تبديل المناوبة ، يتم تحديث الجدول بحيث يكون الجميع على دراية بالتغييرات ، وإذا نسي أحدهم مناوبته ، فستعرف بمن يجب الاتصال به.

نقص الموظفين

مشاكل الجدولة أمر لا مفر منه إذا لم يكن لديك عدد كافٍ من الموظفين لتغطية المناوبات.

لا تحتاج فقط إلى عدد كافٍ من الموظفين لتغطية نوبات العمل ولكن أيضًا لتغطية الموظفين عندما يمرض شخص ما أو يذهب في إجازة.

إذا كنت تعاني من نقص في الموظفين ، فسيحصل العملاء على خدمة أسوأ ، وسيشعر الموظفون بأنهم مرهقون وغير راضين.

حل هذه المشكلة على الورق بسيط نوعًا ما ، قم بتوظيف المزيد من الموظفين بدوام كامل أو بدوام جزئي. لكن الحياة ليست دائما بهذه البساطة. لأسباب عديدة ، قد لا يكون هذا خيارًا قابلاً للتطبيق. لذا ، من خلال العمل مع ما لديك ، تحتاج إلى إيجاد طريقة لإرضاء العملاء وإسعاد الموظفين.

يمكنك استخدام البرامج لتحسين القوة العاملة لديك حاليًا لصنع عصير الليمون من الليمون. يساعد تحسين إدارة القوى العاملة على أتمتة العمليات والحفاظ على الامتثال وحل مشاكل العمل الأساسية.

غيابات الموظف اللحظة الأخيرة

نحن جميعًا بشر ، وأحيانًا تظهر أشياء تجعل من المستحيل الوصول إلى العمل.

تلاحظ فوربس أنه "في المتوسط ​​، يتغيب 3٪ من العاملين بدوام كامل بمرتب كامل عن أيام العمل بانتظام. بينما يتغيب 2.1٪ بسبب المرض أو الإصابة ، و 0.9٪ يتغيبون لأسباب أخرى ".

نحن لا نقول إنه يجب التسامح مع الغياب المتكرر للموظفين ، ولكن إذا لم يتمكن الموظف لأي سبب من الأسباب ، فإنه يتسبب في مشاكل في الجدولة.

إذن كيف يمكنك بسهولة حل حالات غياب الموظف في اللحظة الأخيرة؟ هناك بعض الحلول لمشكلة الجدولة هذه.

1. يمكنك أيضًا التأكد من أن كتيب الموظف الخاص بك يحتوي على سياسات وإجراءات وعواقب واضحة لغياب الموظف حتى تتمكن من تجنب أكبر عدد ممكن من حالات عدم الحضور في اللحظة الأخيرة. ومع ذلك ، فإن هذه السياسات لن تساعد عملك عندما يكون الموظف مريضًا وغير قادر على العمل. ستجعل السياسات الموظفين خائفين من الاتصال ، مما قد يؤدي إلى حالة عدم الاتصال / عدم الحضور.
2. يمكنك التأكد من أن كل وردية لديها موظف احتياطي واحد على الأقل متاح للعمل إذا كان الموظف غير متاح في اللحظة الأخيرة. إذا كانت هناك حاجة إلى موظف احتياطي ، فيمكنك استخدام البرنامج لإخطارهم تلقائيًا بالحضور إلى العمل.

مع برنامج جدولة الموظفين ، فإن تغطية حالات غياب الموظف في اللحظة الأخيرة ستكون أقل صعوبة. سيكون أعضاء الفريق شاكرين للحصول على الدعم من المديرين وزملاء العمل بدلاً من التعامل مع كونهم رجلًا واحدًا.

لا رقابة أو إشراف

يمكن أن يتسبب عدم وجود رقابة أو جدولة الإشراف في حدوث صداع كبير لمدير الموارد البشرية أو أي شخص مسؤول عن إنشاء قائمة الموظفين. يعتمد العديد من المديرين على هواتفهم الشخصية لنقل الرسائل والتحديثات إلى الموظفين. يمكن أن تمر هذه المكالمات والرسائل دون إجابة أو يتم عرضها ، مما يترك للمديرين سيطرة وإشراف قليل أو معدوم.

ما هو الحل السريع لمشاكل الجدولة هذه؟

1. يمكنك وضع سياسات وإجراءات واضحة للشركة يجب على الموظفين اتباعها إذا كانت لديهم مشكلة في جدولهم الزمني. على سبيل المثال ، بدلاً من المراسلة ، يمكنك مطالبة الموظفين بالاتصال إذا كانوا بحاجة إلى شخص لتغطية مناوبتهم أو إذا كانوا سيصلون متأخرًا. إذا لم يرد المدير ، فيُطلب منهم الحضور للعمل.
2. يمكنك أن تطلب من الموظف العثور على بديل للمناوبة بنفسه ، وإذا لم يتمكن من العثور على بديل ، فسيتعين عليه الحضور في المناوبة.
3. استثمر في برنامج جدولة الموظفين للتعامل مع هذا. برامج مثل Connecteam تمنح المديرين الإشراف الكامل والتحكم في الجدول الزمني. يمكن للمديرين نشر الجداول ، والسماح للموظفين بالمطالبة بالنوبات المفتوحة ، والموافقة على مقايضات المناوبات. يتم نقل الإشعارات في الوقت الفعلي إلى المدير للموافقة على التغيير أو رفضه ، وبمجرد اتخاذ قرار ، يتم إخطار الموظف وتحديث الجدول. يمكن تعيين قيود للسماح فقط للموظفين المؤهلين بالمطالبة أو مبادلة الورديات مع موظفين آخرين.

عدم القدرة على إدارة جدول العمل أثناء التنقل

ليس من غير المألوف أن يكون المدراء أثناء التنقل. حتى المديرين أثناء التنقل يحتاجون إلى التعامل مع مشكلات الجدولة والتعارضات والتحديثات.

لإدارة هذا الموقف بأكبر قدر ممكن من السلاسة والفعالية ، من المهم أن يتمكن المديرون من الوصول إلى الجداول الزمنية ومعلومات الموظفين من أي مكان.

إن حل مشكلات الجدولة الشائعة هذه سهل: استخدم برنامج جدولة الموظفين. باستخدام Connecteam ، يمكنك بسهولة وبسرعة تعديل أو إنشاء ورديات جديدة أثناء التنقل. يمكن للمديرين أيضًا رؤية معلومات التحول والتواصل مع الموظفين المعنيين من خلال الدردشة داخل التطبيق ، كل ذلك مباشرة من خلال أجهزتهم المحمولة ، من راحة أيديهم.

الكلمة الأخيرة في مشاكل جدولة الموظف

بينما لا يمكن تجنب مشاكل الجدولة بنسبة 100٪ ، إلا أنه يمكن إدارتها. في النهاية ، كل هذا يتلخص في التواصل والتنظيم.

نوصي بشدة ببرنامج الجدولة الذي يسمح لك بإنشاء الجداول وتغييرها ونشرها بنقرة زر واحدة. لقد ولت أيام جداول بيانات Excel التي لا نهاية لها. سيوفر لك استخدام تطبيق جدولة الموظفين الكثير من الوقت ، بحيث يمكنك التركيز على الأشياء التي تهمك حقًا في عملك.