10 نصائح للتواصل الفعال في مكان العمل

عمليًا ، يتضمن كل عمل اليوم مشاركة المعلومات والتواصل مع الآخرين. سواء كان الأمر يتعلق بتقديم ملاحظات حول الأداء للموظفين ، أو تلقي مكالمة هاتفية ، أو حضور اجتماع فريق ، أو إرسال رسائل بريد إلكتروني حول تحديثات الشركة ، يقول 97٪ من العمال إن التواصل يؤثر على مهام عملهم (والقدرة على القيام بعملهم) كل يوم .

إذن ما هو التواصل الفعال ، وكيف يمكن أن يبدو في مكان عملك؟ التواصل الجيد يتعلق بالاتصال والتأكد من وصول المعلومات ذات الصلة إلى أعضاء الفريق المناسبين في الوقت الصحيح. يتعلق الأمر بالتأكد من أن كل شخص يشعر بالقدرة على طرح الأسئلة والتواصل بشكل فعال لإنجاز عملهم ، والتأكد من شعور العمال بالدعم.

لماذا تحسين الاتصال في مكان العمل الخاص بك؟

يمكن للتواصل الفعال في مكان العمل أن يعزز ثقافة الشركة من خلال ضمان تدفق المعلومات بسلاسة وأن يشعر الجميع بالارتباط ويمتلك الموارد التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم. يمكن أن يُترجم هذا إلى نتائج أعمال أفضل: باستخدام التكنولوجيا الاجتماعية ، يمكن لأماكن العمل التي تعمل على تحسين الاتصال أن تشهد زيادة في الإنتاجية بنسبة تصل إلى 25٪.

ما هي بعض العوائق التي تحول دون التواصل الجماعي الرائع؟

وافق 7٪ فقط من العمال الذين شملهم الاستطلاع في الولايات المتحدة على أن التواصل في مؤسساتهم مفتوح ومناسب وموثوق. يمكن أن تنجم مشاكل الاتصال عن عدة عوامل ، بما في ذلك:

• تغيير أماكن العمل: يركز مكان العمل بعد عام 2020 بشكل أكبر على الموظفين غير المكتبيين والهجينين والبعدين. حاليًا ، يعمل حوالي 9٪ من القوى العاملة عن بُعد إلى حد كبير ، و 11٪ يعملون عن بُعد بالكامل. 2.7 مليار عامل ، أو حوالي 80٪ من القوة العاملة العالمية ، بلا مكاتب. هؤلاء الموظفين لديهم احتياجات اتصال مختلفة. قد يكونون مستقلين للغاية عند العمل على المهام ، وقد يحتاجون إلى مزيد من المعلومات - ربما يتم تسليمها بشكل غير متزامن - للقيام بعملهم.
• احتياجات الاتصال المختلفة بين أعضاء الفريق: قد يفضل المديرون البريد الإلكتروني بينما يفضل بعض العاملين المحادثات الشخصية. قد يرغب بعض الموظفين في الحصول على ملاحظات أكثر تخصيصًا بينما قد يرغب الآخرون في مزيد من المعلومات العامة حول توقعات الوظيفة. يريد بعض أعضاء الفريق الكثير من الاتصالات بينما يفضل البعض الآخر الحد الأدنى من الاتصال ، مع تقديم المعلومات على أساس "الحاجة إلى المعرفة". يمكن أن تختلف تفضيلات الاتصال في الفريق اعتمادًا على الشخصية والعمر والخلفية والثقافة وعوامل أخرى ، وقد يكون من الصعب إرضاء الجميع طوال الوقت.
• الحاجة إلى محادثات صعبة: أحد التحديات الكبيرة للتواصل في مكان العمل هو عندما يحتاج المدير أو القائد إلى محادثة صعبة. سواء كان الأمر يتعلق بإخبار الموظف بأن مراجعة أدائه تشير إلى الحاجة إلى التحسين أو ما إذا كان الأمر يتعلق بالحاجة إلى تقليل القوى العاملة ، فإن المحادثات مع الأخبار السيئة يمكن أن تجعل الموظفين يشعرون بالارتباك أو الانزعاج. عندما لا يتم التعامل مع هذا النوع من الاتصالات بحساسية ، فقد يصبح العمال غير سعداء وقد يرغبون حتى في مغادرة المنظمة.

إذا كنت مهتمًا أكثر بمشكلات الاتصال التي يمكن أن تحدث في مكان العمل ، فإن Connecteam لديه دليل لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها لمساعدتك في إيجاد الحلول.

دعنا الآن ندرس كيف يمكنك بناء ممارسات اتصال قوية في شركتك.

كيف يمكنك إنشاء تواصل جماعي رائع؟

يعتمد التواصل الفعال في مكان العمل على خلق بيئة عمل يشعر فيها الموظفون بالدعم وحيث تتدفق المعلومات والأفكار بشكل صحيح. هناك عشر طرق يمكنك من خلالها تعزيز هذا النوع من التواصل في العمل:

1. إنشاء طرق اتصال واضحة وبسيطة

إذا احتاج شخص ما في فريقك إلى معلومة معينة ، فهل يعرف إلى أين يتجه أو إلى من يلجأ إليه للعثور عليها؟ يبدأ التواصل الجيد بتحديد جميع الطرق التي تتعامل بها مع فريقك ، سواء كان ذلك عن طريق الدردشة أو البريد الإلكتروني أو العروض التقديمية أو الاجتماعات أو مراجعات الأداء أو أي شيء آخر. بعد ذلك ، ضع في اعتبارك ما تحتاجه للتواصل. هل تحتاج إلى مساعدة أعضاء الفريق على فهم جداولهم وتحولاتهم؟ هل تحتاج إلى تقديم التدريب وقوائم المراجعة لمساعدة العمال على القيام بعملهم؟

هناك احتمالات بأن التواصل الجيد في شركتك يتضمن أنواعًا عديدة من التفاعلات. قد يكون من المفيد إنشاء قائمة بجميع المعلومات التي تحتاج إلى مشاركتها في مؤسستك وكيفية تواصلك حاليًا. إذا كنت تستخدم العديد من أدوات الاتصال والأنظمة الأساسية ، فقد يكون من المفيد التبسيط. يتيح لك حل مثل Connecteam ، على سبيل المثال ، تطوير الجداول الزمنية وتقديم التدريب والدردشة مع الموظفين في تطبيق آمن وغير ذلك الكثير ، كل ذلك في نظام أساسي واحد يمكن الوصول إليه من أي مكان يتوفر فيه موظفوك على جهاز كمبيوتر أو جهاز محمول. بهذه الطريقة ، يعرف موظفوك دائمًا أنه يمكنهم الحصول على جميع المعلومات التي يحتاجونها في مكان واحد. نظام واحد أو عدد أقل من الأنظمة يعني ضياع أشياء أقل ، وهناك وضوح أكبر حول المكان الذي يمكن للموظفين أن يتجهوا إليه.

قد يكون من المفيد أيضًا إنشاء رسومات أو ورقة موارد حيث يمكن للموظفين البحث عن مكان العثور على أنواع معينة من المعلومات. بهذه الطريقة ، هناك مكان مخصص يمكن لفريقك أن يتجه إليه إذا احتاجوا إلى تحديد مكان العثور على نموذج الموارد البشرية ، أو مورد تدريب معين عبر الإنترنت ، أو من يحتاجون إلى التحدث إليه بشأن مشكلة معينة لديهم.

2. تشجيع الاتصال ثنائي الاتجاه

أفضل شكل من أشكال التواصل هو الذي يتضمن المشاركة والاستماع . حتى إذا كان لديك موظفون عن بُعد أو من دون مكاتب ، خذ الوقت الكافي لطلب التعليقات والالتقاء شخصيًا أو عبر مؤتمرات الفيديو.

عندما تتواصل مع فريقك ، انخرط في الاستماع الفعال. تم تطوير هذه الفكرة لأول مرة في عام 1957 من قبل كارل روجرز وريتشارد فارسون ، وتنطوي على الانتباه بطريقة مجسدة وإيجابية وحاضرة بالكامل. من خلال الاستماع الفعال ، يمكنك تحسين تفاعل الموظفين من خلال إظهار أعضاء الفريق أنك تتعامل مع تواصلك مع التركيز والاحترام والعقل المنفتح. يمكنك ممارسة الاستماع النشط معًا كفريق. تتضمن هذه الطريقة:

• التخلص من كل مصادر التشتيت قبل الانخراط في اتصال ثنائي الاتجاه.
• الاهتمام الكامل والاستماع إلى المتحدث.
• الامتناع عن الأحكام وتجنب المقاطعة أو التحدث حتى يتوقف المتحدث عن الكلام تمامًا.
• السماح بمرور لحظة قبل الرد.
• تحقق من جسدك لمعرفة ما إذا كان لديك أي ردود فعل ، مثل ضيق الكتفين ، أثناء المحادثة. هذا يمكن أن يمنعك من رد الفعل. إذا لاحظت توترًا في جسدك ، امنح نفسك وقتًا إضافيًا للتنفس ثم اعمل على الحفاظ على التواصل لطيفًا واحترافيًا.
• تلخيص وتوضيح ما قيل من خلال إعادة صياغته بكلماتك الخاصة ، حتى تكون على يقين من أنك تفهم ما تم نقله إليك.
• تقديم أفكارك وردودك الخاصة فقط عندما تشعر أنك قد فهمت أفكار ووجهات نظر المتحدث.

إذا كان لديك موظفون بلا مكاتب أو عن بُعد ، فإن الاتصال ثنائي الاتجاه يعتمد على الوصول. يسمح التطبيق الآمن مثل Connecteam Chat للعاملين بالاتصال بك عندما يحتاجون إلى ذلك ويسمح لك بممارسة الاستماع النشط في الدردشات الفردية والمحادثات الجماعية عبر الإنترنت.

3. تحقق في بانتظام

لا يقتصر الاتصال الفعال على كيفية تواصلك فحسب ، بل يتعلق أيضًا بعدد المرات . أنت تريد تحقيق توازن بحيث تتواصل كثيرًا بما يكفي لجعل الموظفين يشعرون بأنهم مسموعون ومدعومون ومشاركون ، ولكن ليس في كثير من الأحيان يشعر الموظفون بالضيق لأن اجتماعات عملهم تنقطع عن اجتماعات متكررة. للتواصل بشكل فعال وفي الوقت المناسب ، ستحتاج إلى إعداد عدة أنواع من قنوات الاتصال:

• القنوات غير المتزامنة: للحصول على المعلومات اليومية ، والتدريب ، والتحديثات ، والمستندات التي يطلبها فريقك للقيام بوظائفهم ، احصل على مكان واحد عبر الإنترنت أو شخصيًا حيث يمكن للجميع بسهولة العثور على ما يحتاجون إليه ، عندما يحتاجون إليه. يجب تمييز كل عنصر بوضوح وتنظيمه بشكل فعال حتى يتمكن العاملون لديك من العثور على ما يحتاجون إليه بسهولة. تقاعد أو أرشفة المواد القديمة التي عفا عليها الزمن بحيث يكون لدى فريقك دائمًا ما يحتاجه فقط في متناول اليد.
• التواصل والتعاون في الوقت الفعلي: قد تكون هناك حاجة إلى اجتماعات الشركة واجتماعات الفريق والاجتماعات الفردية لإبقاء الجميع على اطلاع دائم ، والإعلان عن التغييرات الكبيرة ، والتعاون في المشاريع أو تقديم ملاحظات الأداء. قد ترغب في جدولة اجتماعات في الوقت الفعلي كل ثلاثة أشهر أو شهرية أو في كثير من الأحيان ، اعتمادًا على حجم فريقك واحتياجاتك.
• الاتصالات الحساسة للوقت: في بعض الأحيان ، تكون هناك حاجة إلى اتصال عاجل بشأن انقطاع التيار أو الموعد النهائي للاندفاع المفاجئ أو الظروف الجوية التي يمكن أن تؤثر على العمل. الاستعجال يمكن أن يخلق ضغوطًا ، لذا حاول تقليل عدد الرسائل التي تتطلب ردودًا فورية إن أمكن. إذا كنت بحاجة إلى إرسال شيء حساس للوقت ، ففكر في نظام اتصال في الوقت الفعلي مثل تطبيق الدردشة وأرسل الرسالة عبر قنوات متعددة ، مثل البريد الإلكتروني وعبر رسائل الدفع ، للتأكد من وصولها إلى كل من يحتاج إلى المعلومات المهمة .

4. احصل على تعليقات حول اتصالات الشركة

أثناء قيامك ببناء مهارات الاتصال الخاصة بك كمنظمة ، احصل على تعليقات حول احتياجات وأساليب الاتصال. اسأل فريقك عما قد يرغبون في رؤيته — المزيد من عمليات تسجيل الوصول ، عدد أقل من عمليات تسجيل الوصول؟ اسأل عما إذا كانت هناك أنواع معينة من المعلومات أو الاتصالات يحتاجون إليها ولكنهم لا يرونها. هل الجميع مرتاح لأسلوب الاتصال أم لا تزال هناك مشاكل يجب معالجتها؟ بينما قد لا تتمكن من معالجة مخاوف الجميع ، إذا رأيت نمطًا يظهر ، فقد ترغب في إجراء تغييرات.

الأهم من ذلك كله ، أنك سترغب في قياس اتصالات الفريق بانتظام. هل ترى اختلاطًا أقل وإحباطًا أقل وكفاءة أكبر؟ هل تسقط أجزاء أقل من المعلومات من خلال الثغرات؟ للتقييم بشكل صحيح ، اقرأ دليلنا لقياس اتصالات شركتك.

5. جعل أنماط الاتصال الناس أولا

تتمثل إحدى طرق التواصل بشكل أكثر فاعلية في التخلص من المصطلحات وجعل اتصالاتك ، الشخصية والنصية ، أكثر جاذبية. بدلاً من استخدام النقاط والعبارات المجزأة ، استخدم الجمل الكاملة. بدلاً من استخدام المصطلحات مثل "تغيير النموذج" أو "إعادة الدائرة" ، استخدم لغة أبسط وأوضح مثل "التغيير" أو "المناقشة مرة أخرى". إذا كان يجب عليك استخدام الاختصارات ، فقم بتهجئتها أولاً وقم بتضمين الاختصار بعد ذلك ، على النحو التالي: "التنوع والمساواة والشمول (DEI)". الكتابة مع وضع جمهورك في الاعتبار واستخدام اللغة التي قد تستخدمها مع جهة اتصال مهنية يمكن أن يجعل صوتك أكثر دفئًا وجاذبية. يمكن أن تجعل رسالتك أكثر وضوحًا.

عند التواصل مع الأفراد أو الفرق ، اجعل رسائلك شخصية عن طريق التحقق من الشخص الذي تتصل به أولاً. على سبيل المثال ، إذا كنت تبدأ اجتماعًا مع أحد أعضاء الفريق ، فابدأ بالسؤال بصدق "كيف حالك؟" والاستماع الكامل للإجابة. إن بناء علاقة مع فريقك برعاية حقيقية يمكن أن يجعل التواصل أسهل ، حيث تتعرف على جمهورك واحتياجاتهم.

6. العمل على المهارات الشخصية معا كفريق

يمكن أن يساعدك العمل الجماعي على مهارات مثل الذكاء العاطفي ومهارات التحدث ومهارات الكتابة على مشاركة الأفكار والمعلومات بشكل أكثر فاعلية كفريق. يمكنك تعيين مدربين لتشغيل جلسات مصممة لتحسين مهارات الاتصال الخاصة بك ووضع مبادئ توجيهية للتواصل معًا. تتيح لك تطبيقات تدريب الموظفين إنشاء دورات تتمحور حول مهارات الاتصال وحتى تتبع المشاركة.

7. إنشاء اتصال شامل

بموجب الباب الأول من قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA) ، يُطلب من أصحاب العمل في الولايات المتحدة توفير وسائل راحة معقولة للعمال الذين يعانون من إعاقة ، مما يعني أنه قد يكون عليك التزام بجعل اتصالاتك متاحة. يمكنك تقديم تسميات توضيحية مغلقة على تسجيلات الاجتماعات وتقديم ملاحظات مكتوبة عبر الإنترنت بعد الخطب أو التواصل الشفهي حتى يتمكن جميع العمال من الوصول إلى المعلومات. لدى الأمم المتحدة دليل على الإنترنت مليء بالأفكار الإضافية لجعل التواصل شاملاً ، ولدى ADA نظرة عامة على الاتصال الفعال.

8. خاطب كل الطرق التي تتواصل بها

قد ترغب أيضًا في التفكير في التواصل الشامل والفعال في مكان العمل من خلال التفكير في الأنواع الأربعة الرئيسية للتواصل:

التواصل اللفظي ، بما في ذلك المكالمات والعروض التقديمية والمحادثات الشخصية

يمكنك التدرب على المكالمات والعروض التقديمية مسبقًا وفي الوقت المناسب ومراجعتها للتأكد من عدم استبعاد أي شخص من اللغة. قدم مجموعات شرائح أو نسخة مكتوبة من العرض التقديمي للسماح لجميع العمال بإعادة النظر في المعلومات أو الرجوع إليها حسب الحاجة.

الاتصالات الكتابية ، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والتقارير

عند الكتابة ، كن على دراية بآداب الكتابة الجيدة: تجنب استخدام الأحرف الكبيرة ، على سبيل المثال ، أو استخدام علامات التعجب المفرطة. تحقق دائمًا من المواد الخاصة بك قبل إرسالها للتأكد من أنها لا تحتوي على أخطاء أو أي تعبيرات قد تكون مزعجة لبعض جمهورك. على سبيل المثال ، تجنب استخدام مصطلحات مثل "pow-wow" و "grandfathered in" ، لأن لها جذورًا في التحيز العنصري وقد تجعل بعض الناس يشعرون بأنهم مستبعدون. ابق متيقظًا لأي صياغة قد تكون عنصرية أو قادرة أو متطرفة أو ضارة. نظرًا لأن اللغة تتغير دائمًا ، فقد يكون من المفيد الرجوع إلى دليل عند الكتابة ؛ لدى جمعية علم النفس الأمريكية نظرة عامة مفيدة عن اللغة الشاملة. إذا كان ذلك ممكنًا ، اطلب من أحد الأشخاص الاطلاع على المواد المكتوبة الخاصة بك بحثًا عن أية مشكلات قبل مشاركتها.

عند إرسال المعلومات من خلال كلمة مكتوبة ، فكر في كيفية الوصول إليها من قبل شخص يعاني من إعاقة بصرية. هل هناك برنامج أو تطبيق يمكن للموظفين استخدامه لقراءة الملاحظات المكتوبة بصوت عالٍ؟ يمكن أن يساعد هذا ليس فقط أولئك الذين يعانون من إعاقة بصرية ، ولكن أيضًا أعضاء الفريق الآخرين. من خلال وجود طرق متعددة للوصول إلى المعلومات ، يمكن للموظفين اختيار الطريقة التي تعمل بشكل أفضل وتشعرهم بالراحة القصوى.

عند الاقتضاء ، قم بإنشاء مستندات حية حيث تسمح للآخرين بالتعليق أو الإضافة أو تحرير النص. يسمح هذا بالتعليقات غير المتزامنة التي تمنح الجميع فرصة للمشاركة وتزود أعضاء الفريق بخيار اتصال آخر.

التواصل المرئي ، بما في ذلك مقاطع الفيديو والصور

عند مشاركة الصور والمرئيات ، ضع في اعتبارك ما إذا كانت الصورة قد تسبب إساءة. هل هناك نكت على حساب شخص آخر؟ إذا كانت صورة أو مقطع فيديو لكل فرد في الفريق ، فهل لديك إذن الجميع لمشاركته؟

عند مشاركة الاتصال المرئي ، استخدم التعليقات المغلقة أو وصفًا للصور الثابتة لمساعدة الأشخاص الذين يعانون من إعاقة بصرية. يساعد القيام بذلك أيضًا أي شخص يستخدم اتصال إنترنت أبطأ ولا يمكنه بسهولة مشاهدة الصور التي يتم تحميلها ببطء.

9. معالجة إشارات الاتصال غير اللفظية

يمثل التواصل غير اللفظي ، بما في ذلك وضعيتك ولغة جسدك وتعبيرات وجهك ، 55٪ من رسالتك ، مع 7٪ فقط من الكلمات التي تستخدمها. ومع ذلك ، فإن قلة قليلة من المهنيين على دراية بالانطباع الذي قد يتركونه.

بإذن من المشاركين الآخرين ، يمكنك عقد اجتماعات وعروض تقديمية على شريط فيديو لتقييم نبرة صوتك ونبرة صوتك وإيماءاتك ولغة جسدك. احصل على تعليقات من مدرب أو آخرين في فريقك. هل تجعل تواصلك غير اللفظي رسالتك صعبة الفهم أو التعامل معها؟

يمكن أن يجعلك العمل مع مدرب متحدثًا أكثر فاعلية. يمكن أن يساعدك مدرب الوسائط أيضًا في إتقان لغة الجسد وتعبيرات الوجه والثقة لتحسين التواصل اللفظي وغير اللفظي.

10. كن على دراية باتصالاتك الداخلية الخاصة

غالبًا لا تتم مناقشة الاتصال الداخلي عندما نتحدث عن اتصالات الشركة ، ولكن يمكن أن يؤثر على كيفية تفاعلك مع الآخرين ، أحيانًا بطرق قد لا تكون على دراية بها. نميل جميعًا إلى إنشاء "قصص" حول ما نختبره. على سبيل المثال ، إذا قام شخص ما بإغلاق ذراعيه ، فقد نفسر ذلك على أنه شخص مستاء ، حتى لو لم يكن الأمر كذلك. يمكنك عمل هذا الافتراض دون أن تكون على دراية به ، ويمكن أن يتأثر تفاعلك مع الشخص الآخر بتفسيرك اللاواعي.

يتطلب الأمر بعض الممارسة لتصبح مدركًا لما تحكي لنفسك قصصًا. من العادات الجيدة عند التواصل مع أي شخص أن تسأل نفسك بشكل متكرر (وبصمت) بعض الأسئلة:

• ما هي الحقائق حول هذا الوضع؟
• هل هي حقيقة حقائق أم افتراضات؟
• ما القصة التي أحكيها لنفسي عن هذا الموقف؟
• هل القصة التي أحكيها لنفسي صحيحة ، أم أن هناك تفسيرًا آخر محتملًا؟

إذا وجدت نفسك تخبر نفسك بقصة بدلاً من التمسك بالحقائق ، فقد يكون من المفيد افتراض أفضل النوايا من الآخرين ثم توضيحها. في بعض الأحيان ، إذا لاحظت خروجك عن المسار بهذه الطريقة ، يمكنك تسجيل الوصول بقول شيء مثل هذا: "إذا كنت أسمعك بشكل صحيح ، فأنت تقصد. . . لكني أجد نفسي أفسر الأشياء على أنها. . . هل يمكننا التوضيح ، من فضلك ، للتأكد من أنني على نفس الصفحة؟ " يمكن أن يقلل هذا النهج المباشر من سوء التواصل ، ولهذا السبب قد ترغب في تعليم فريقك بأكمله اعتماده.

الكلمة الأخيرة

من المحتمل أن تقضي معظم يومك إما في تلقي المعلومات أو مشاركتها مع الآخرين. تحدث الأسلاك المتقاطعة والمكالمات المنقطعة والتفسيرات الخاطئة ، ولكن مع تقنيات الاتصال الفعالة في مؤسستك ، يمكنك أن تكون مكانًا للعمل حيث يتمتع أعضاء الفريق بالوضوح والمعلومات في الوقت المناسب والموارد الموثوقة عندما يحتاجون إليها.