تتبع الوقت المتوافق: العمل بشكل صحيح مع الساعات الزمنية

كتب بنجامين فرانكلين في مقاله عام 1748 "تذكر أن الوقت هو المال" . وهذا ينطبق بشكل خاص على عالم الأعمال.خسارة الوقت تعني خسارة المال ، والتغلب على المنافسة وتركك في الغبار. كشوف المرتبات هي أكبر حساب منفرد لمعظم الشركات لأن معظم الموظفين يتقاضون رواتبهم كل ساعة.

تقدمًا سريعًا من كتابة بن فرانكلين لمقاله ، إنه الآن عام 2021 والموجة التكنولوجية في ذروتها. حان الوقت أخيرًا لاستبدال الجدول الزمني بالقلم والورق للحصول على حل برمجي لتتبع الوقت الذكي. في الواقع ، تقوم العديد من الشركات ، مثل شركتك تمامًا ، بإجراء التغيير. لا يوجد نقص في تكنولوجيا تتبع الوقت ؛ بدءًا من تطبيقات الأجهزة المحمولة إلى أنظمة المقاييس الحيوية المحمولة مع تكامل نظام الرواتب.على الرغم من أن اختيار الخيار المناسب لعملك قد يكون أمرًا شاقًا ، إلا أن الأمر لا يتعلق فقط بمطابقة احتياجات عملك مع أحد الحلول.

عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت والحضور ، يجب عليك التأكد من أن شركتك تتبع جميع القواعد واللوائح الحكومية. بالإضافة إلى ذلك ، نتحدث عن الأشخاص هنا ، لذا يجب أن يكون الحل الذي تختاره سهل الاستخدام ومريحًا وكذلك متوافقًا مع الأنظمة الحالية.

قبل أن نناقش العديد من التطبيقات (وبعض التحديات) لأنظمة تتبع الوقت ، من المفيد فهم ما يدفع الشركات إلى اعتماد هذا الحل بدلاً من البدائل.

لماذا تحتاج إلى ساعة زمنية في عملك

يتطلب قانون معايير العمل العادل (FLSA) من الشركات الاحتفاظ بسجلات دقيقة لساعات عمل الموظفين ولكنه يسمح للمالكين باختيار طريقة ضبط الوقت الخاصة بهم.

"يجوز لأصحاب العمل استخدام أي طريقة من طرق ضبط الوقت التي يختارونها. على سبيل المثال ، قد يستخدمون ساعة زمنية ، أو يكون لديهم منظم للوقت يتتبع ساعات عمل الموظف ، أو يخبر عمالهم بكتابة أوقاتهم الخاصة في السجلات. أي خطة لحفظ الوقت مقبولة طالما أنها كاملة ودقيقة ". - وزارة العمل

تتطلب قواعد الامتثال لـ FLSA الاحتفاظ بوثائق تتبع وقت العمل لمدة عامين على الأقل ، ويجب أن تكون متاحة بسهولة لفحص ممثلي الحكومة.لذا بالتأكيد ، يمكنك استخدام جداول زمنية ورقية أو بطاقات مثقبة ، ولكن ضع في اعتبارك أن هذه لا تسبب الكثير من المتاعب الإدارية فحسب ، بل يمكن بسهولة وضعها في غير محلها أو فقدها أو تتضمن أخطاء.

"يجب الاحتفاظ بالسجلات التي تستند إليها حسابات الأجور لمدة عامين ، أي بطاقات الوقت وتذاكر العمل بالقطعة ، وجداول معدلات الأجور ، وجداول العمل والوقت ، وسجلات الإضافات أو الخصومات من الأجور. يجب أن تكون هذه السجلات مفتوحة للتفتيش من قبل ممثلي القسم ، الذين قد يطلبون من صاحب العمل إجراء تمديدات أو حسابات أو نسخ. يمكن الاحتفاظ بالسجلات في مكان العمل أو في مكتب السجلات المركزي ". - وزارة العمل

علاوة على ذلك ، إذا كنت تعمل على عقد حكومي ، فإن DCAA (وكالة تدقيق عقود الدفاع) ملزمة بضمان أن شركتك تتبع قواعد ضبط الوقت والمحاسبة الضرورية ، والتي تسمى متطلبات DCAA. يُعرف هذا بالامتثال DCAA.

لا تريد أن تكتشف أنك فقدت جميع سجلات وقت عمل الموظف من العام الماضي في فيضان مياه الصرف الصحي ، أو أن موظفًا ساخطًا يحرق جميع البطاقات المثقوبة الخاصة بزملائه في العمل (نعم ، هذا يحدث أيضًا). بصرف النظر عن الإزعاج الناجم عن فقدان البيانات ، يمكن أن يسبب لك هذا النوع من المواقف الكثير من المتاعب عندما يقرر وكلاء الحكومة التراجع لإجراء تدقيق مفاجئ.

وفقًا لـ FLSA ،يجب أن يتم دفع رواتب الموظفين في الوقت المحدد ونصف مقابل ساعات العمل التي تزيد عن 40 ساعة في الأسبوع .يتقاضون رواتبهم عن ذلك الوقت بأجور منتظمة بالساعة ونصف إضافي من معدل أجرهم المعتاد. يمكن أن يكون الفشل في حساب ودفع أجر العمل الإضافي ضارًا جدًا بعملك ، حتى لو لم تأت الحكومة بالطرق. كل ما يتطلبه الأمر هو موظف واحد ساخط يعتقد أنك دفعت له أو لها بشكل غير عادل. ليس من غير المألوف على الإطلاق. وفقًا لبحث أجرته NERA ،فإن 42٪ من قضايا الأجور والساعات في المحاكم مرتبطة بساعات العمل الإضافي ، لذا حاول عدم رفع دعوى قضائية.

تطالبك لوائح FLSA بدفع أجر إضافي حتى عندما لا يكون مصرحًا به ، الأمر الذي قد يكون باهظًا للغاية. إن النظام الذي ينبهك للموظفين الذين يعملون لوقت إضافي غير مصرح به لديه القدرة على توفير قدر كبير من المال. مع وجود البيانات الصحيحة في متناول يدك ، قد تكتشف أنه من الأكثر فعالية من حيث التكلفة أن توظف عاملًا آخر بدلاً من دفع العمل الإضافي للموظفين الذين توظفهم بالفعل .

لماذا تريد ساعة زمنية في عملك

على الرغم من أن التتبع اليدوي للوقت لا يزال موجودًا ويستخدم في بعض أنحاء العالم ، إلا أن التقنيات تطورت كثيرًا وتكيفت للتغلب على ضبط الوقت الأكثر شيوعًا ، وخاصة تحديات وأخطاء كشوف المرتبات.

يمكن أن يكون تتبع ساعات الدفع لعمالك باستخدام جداول البيانات أو (لا سمح الله!) ورقة كافية إذا كان لديك شركة محلية صغيرة ، والموارد اللازمة للاستثمار في إدارة حسابات الجدول الزمني عندما يحين وقت كتابة الشيكات.

على الرغم من أن كتابتها تستغرق بعض الوقت بالتأكيد. وفقًا لـ Score.org ، فإن 17٪ من الشركات الصغيرة تلتزم بـ 6-10 ساعات شهريًا على كشوف المرتبات ، بينما تقضي 11٪ أكثر من 10 ساعات كل شهر.

تخيل الآن أنه عندما تنمو قوتك العاملة بمعدل أسي لأن عملك ناجح للغاية ، لا تريد أن تضطر إلى إيقاف الاحتفالات للجلوس مع عشرات (أو مئات) تقارير الحضور وآلة حاسبة في حضنك.

نظرًا لأنك من نوع المدير الذي يهدف إلى النجاح ويخطط للمستقبل ، فمن المحتمل أنك تريد التحقق من حل بسيط ولكنه قابل للتطوير قبل أن يصبح عاجلاً.

يمكنك عادةً معرفة المبلغ الذي ستحتاج إلى دفعه لموظفيك في نهاية الشهر (أو الأسبوع) من خلال النظر في جداول العمل والقيام بالحسابات. ولكن ماذا يحدث عندما ينتشر وباء مفاجئ عددًا عشوائيًا من موظفيك كل يوم ، مما يجبر زملائهم في العمل على العمل لوقت إضافي؟ يمكن أن يتغير المبلغ الذي يتعين عليك دفعه مقابل العمل الإضافي والإجازة المرضية كل ساعة عندما يطلب الموظفون المرض .

يمكن أن يساعدك برنامج ساعة الوقت الذكي في حساب النفقات على أجور العمال في الوقت الفعلي ، وحساب الإجماليات الأسبوعية أو الشهرية تلقائيًا - حتى تتمكن من ضبط ميزانيتك وفقًا لذلك ، وتجنب المفاجآت غير المرغوب فيها عندما يحين وقت الدفع ، أو دفع مبالغ زائدة عن طريق خطأ.

أكثر من تسجيل الوقت في الداخل والخارج

حلول تتبع الوقت اليوم ليست ساعة جدك المثقبة في أرض المصنع. تتضمن الأنظمة اليوم مجموعة متنوعة من الميزات والقدرات ، تهدف إلى تسهيل قيام موظفيك بالإبلاغ عن ساعات العمل بدقة ، وتسهيل مراقبة وإدارة الحضور والكفاءة.

اكتشف أفضل 15 حلًا لتتبع الوقت هنا.

قبل اختيار الحل للنشر في عملك ، ضع في اعتبارك احتياجات عملك وطبيعة علاقته بالموظفين.على سبيل المثال ، إذا كان لديك فريق صغير نسبيًامن الموظفين المتفانين والصادقين ، فإن نشر نظام ساعة زمنية بيومترية سيكون بمثابة إهدار كبير لأموالك ، على الرغم من أنه يبدو رائعًا ومستقبليًا .

بعض الميزات تستحق الدراسة لمعظم الشركات ، بغض النظر عن الامتثال أو احتياجات العمل المحددة.

تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لتطبيقات الساعات الزمنية في أنه من المرجح أن يسجل الموظفون ساعات عملهم بدقة عندما يفعلون ذلك في الوقت الفعلي. ولكن ماذا يحدث عندما يكون لديك موظفون في الميدان ، أو عمال بلا مكاتب ، أو موظفون عن بُعد ، لا يمكنهم الوقوف في طابور الساعة في المكتب؟

تسمح العديد من حلول ساعة الوقت المقدمة اليوم بالوصول الآمن عبر القنوات لأنظمة تتبع الوقت ، مما يسمحللموظفين بتسجيل الدخول والخروج من أجهزتهم المحمولةأو أجهزة الكمبيوتر المكتبية (إذا كان لديهم واحد). حتى أن البعض يقدم سياجًا جغرافيًا حتى لا تعرف وقت تسجيل الموظف فحسب ، بل يمكنه فقط القيام بذلك من موقع معين.

حتى إذا كنت تستخدم ساعة مثقبة فعلية ، فإن القدرة على الوصول إلى النظام عن بُعد مفيدة. يمكن للموظفين استخدام تطبيق لتسجيل الوقت إذا نسوا ذلك ، ويمكن للمديرين التحقق في الوقت الفعلي من الموظفين الذين تم تسجيل دخولهم حاليًا. بالإضافة إلى ذلك ، تشير معظم ساعات الوقت عبر الإنترنت أيضًا إلى موقع GPS للموظف حتى تتمكن من التأكد من أنهم كانوا بالفعل في الموقع عندما قاموا بتسجيل الدخول والخروج ، بدلاً من تناول القهوة في Starbucks على بعد حوالي 5 أميال.

عندما يتعلق الأمر بإدارة قوة عاملة متنامية ، تصبح أتمتة عملية كشوف المرتبات قدر الإمكان أولوية.يوفر الاتصال السلس بين ساعة الوقت وأنظمة الموارد البشرية الأخرى الوقت والمال ، ولكن ليس ذلك فقط.يمكن أن يؤدي ضمان تدفق المعلومات بسلاسة وتحديد العمليات بوضوح في النظام إلى منع فقدان البيانات وتكرار السجلات والتلاعب المحتمل بالموظف.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن عدم الاضطرار إلى ملاحقة موظفيك لتسليم جداولهم الزمنية يبدو وكأن الحلم المثالي أصبح حقيقة. إن استخدام تطبيق على مدار الساعة يجعل العملية برمتها أسرع وأكثر دقة وأقل استهلاكا للوقت.

تسمح العديد من حلول تتبع الوقت المقدمة اليوم بإرسال إخطارات تلقائية للموظفين و / أو المديرين في ظل ظروف محددة. على سبيل المثال ،يمكن إخطار المدير إذا عمل الموظف أكثر من 40 ساعة هذا الأسبوع ، وتم تسجيله الآن في العمل الإضافي.يمكن إخطار الموظفين إذا تم تسجيل دخولهم خارج وقت المناوبة المحدد مسبقًا .

يمكن تسليم هذه الإشعارات عبر البريد الإلكتروني ، أو إشعار تطبيق الهاتف المحمول ، أو الرسائل النصية ، ومن المحتمل أن تمنع التناقضات والأخطاء عندما يحين وقت حساب ساعات العمل.

كما ذكرنا ، تتجاوز ساعات العصر الحديثأنظمة البطاقات المثقبة للداخل والخارج .تقدم بعض الحلول تتبع الوقت على أساس المهام ، مما يتيح لك دفع أجر مختلف لمهام مختلفة ، وقياس كفاءة الموظفين ، وتحسين القوى العاملة لديك.

إدارة العامل البشري

سواء كانت تكنولوجية أم لا ، فإن المصدر الرئيسي لمشاكل الوقت والحضور هو الأشخاص. نحن البشر بطبيعتنا ناقصون ، قلقون ، وأحيانًا غير أمناء. بالتأكيد ، تبذل قصارى جهدك ولا تساوم أبدًا على العاملين لديك. على الرغم من ذلك ، هناك بعض العقبات الشائعة في طريقك إلى التكامل الذكي لساعة الوقت.

لا يحب الناس أن يشعروا بالتجسس عليهم. قد يُظهر الموظفون الذين اعتادوا الإبلاغ عن ساعات العمل الخاصة بهم ، أو ببساطة يكرهون الشعور بقيمتهم في مكان العمل المحسوب كمياً كل ساعة ، مقاومة للساعة الزمنية التي تم تقديمها حديثًا. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأن الساعات الزمنية يُنظر إليها عادةً على أنها أكثر فائدة لصاحب العمل بدلاً من الموظف ، فإن العديد من العمال يرونها غير ضرورية. هناك عدد من الطرق للتعامل مع هذه المشكلة.

أولاً ، قم بإنشاء سياسة ساعة زمنية لعملك ، واطلب من موظفيك قراءتها والتوقيع عليها كجزء من عمليات الإعداد الخاصة بهم. بالإضافة إلى ذلك ، حاول التخفيف من مخاوف الموظفين من خلال إيصال الفوائد التي يوفرها لهم نظام تتبع الوقت الذكي.

أخيرًا ، والأهم من ذلك ، تحقق من كيفية قيام الشركات الكبيرة بذلك. أحد أكبر التحديات التي تواجه الشركات الكبيرة التي يعمل بها الآلاف من الموظفين هو تنفيذ تغيير عبر المنظمات. لا عجب ، كيف ستجعل آلاف الموظفين يتبنون تغييرًا في الطريقة التي يقومون بها بالأشياء؟

في الواقع ، تم تطوير نظام كامل يسمى إدارة التغيير ، لخلق أفضل الممارسات لتعزيز التغيير التنظيمي.خلاصة القول هي ، إذا كنت ترغب في إشراك موظفيك بساعة زمنية جديدة ، أو أي تغيير في هذا الشأن ، عليك أولاً إشراك الموظفينوجعلهميشعرون بالاستثمارفي شركتك وأهدافها . العمال المندمجون هم عمال أكثر إنتاجية وسعادة.

هذا كثير من الحس السليم. ومع ذلك ، يمكن للعمال المشاركين أن يصبحوا أيضًا "سفراء التغيير" ويساعدونك في تعزيز التغيير التنظيمي.

هذا هو المنطق وراء شعبية الفيسبوك. بمجرد انضمام جميع أصدقائك إلى وسائل التواصل الاجتماعي الجديدة ، لا تريد أن تتخلف عن الركب.إذا كان بإمكانك الحصول على مجموعة أولية من الموظفين على متن الطائرة، وسفراء التغيير ، فلن يتخلف باقي موظفيك عن برنامج الوقت والحضور الجديد.

هذه هي الطريقة التي تقدم بها بنجاح ساعة زمنية جديدة لموظفيك:

1. قدم ساعة الوقت الجديدة لعينة من موظفيك تعتقد أنها ستكون سريعة الاستجابة.
2. اطلب منهم اختبار الساعة الزمنية لفترة تجريبية قصيرة.
3. تعلم من التجربة التجريبية.
4. خلق ترقبًا لساعة الوقت الجديدة مع باقي موظفيك الذين لم يتم "اختيارهم" للطيار الأولي.
5. أطلق الساعة الزمنية الجديدة لجميع موظفيك.

اتبع هذه الخطوات ونضمن أن موظفيك سيتبنون الحل الجديد على مدار الساعة.

إذا لم تصادف أبدًا موظفين يغشون مع الإبلاغ عن ساعات العمل ، فقد تعتقد أن "لكم الأصدقاء" هو اسم رمزي لـ "نادي القتال". إنها ليست كذلك ، ولكنها تشبه إلى حد كبير "نادي القتال" ،فإن القاعدة الأولى لـ "لكمات الأصدقاء" هي أن الموظفين لا يتحدثون عن اللكم الأصدقاء وأساليب أخرى لسرقة الوقت.

هناك العديد من الطرق لمكافحة ممارسة الضرب داخل وخارج زميل العمل في محاولة للسرقة منك حرفيًا:

1. يمكنك طلب صور شخصية لتسجيل الوقت فيها للتأكد من تطابق الاسم الموجود على الطابع الزمني والوجه في الصورة.
2. يمكنك التفكير في تحديد الموقع الجغرافي أو التتبع الجغرافي لمسارات التنقل الحية كجزء من روتين تتبع الوقت.
3. يمكنك الذهاب إلى أبعد من ذلك باستخدام ساعات الثقب البيومترية.
4. استحداث ساعات زمنية يمكن ارتداؤها لمنع سرقة الساعات.

في تجربتنا ،الحل الأفضل ليس حلًا تقنيًا ، بل حلًا ثقافيًا. إن التحديد الواضح لممارسات تتبع الوقت المحظورة مثل الضرب على الأصدقاء في سياسة تتبع الوقت التي يوقعها الموظفون ، وسياسةعدم التسامح مطلقًا مع الحضور وسرقة الوقتمن أي نوع ، هي أفضل طريقة للذهاب.

ومع ذلك ، لاحظ أن تطبيق ساعة الوقت يمكنه وضع علامة على موقع الموظف عند تسجيل الدخول والخروج ، بالإضافة إلى أن التطبيق لا يتم تقريبه لمدة ثانية أو دقيقة. يتم حساب الساعات من الثانية التي يقضيها موظفك حتى انتهاء الساعة الثانية.

يهتم الموظفون الجيدون بجودة عملهم أكثر من اهتمامهم بدقة تقارير ساعات عملهم. لذلك لا عجب أنه حتى أكثر العمال المتفانين يتجاهلون أحيانًا الضرب أو الضرب ، حتى عندما يعلمون أنهم مطالبون بالقيام بذلك بموجب سياسة الساعة الزمنية للشركة. يمكن أن يصبح هذا الأمر فوضويًا عندما لا تكون عملية تسجيل الدخول والخروج سلسة بما يكفي أو يسهل تخطيها ، ولديك عدد كبير من الموظفين ، وتكون فرص نسيان شخص ما لضرب الساعة كبيرة ...

يُطلق على هذا اسم "تسرب الوقت" وهو في الواقع مشكلة كبيرة للعديد من الشركات - حيث يتم فقدان أكثر من 38٪ من العائدات القابلة للفوترة بسبب الوقت غير المتتبع الذي يتم قضاؤه في رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات والتأخير في ملء الجداول الزمنية ، والشركات التي يمكنها معالجة هذا الأمر المشكلة وحلها ستكسب بشكل جيد مع زيادة الإيرادات بنسبة تصل إلى 61 ٪.

تسمح معظم حلول تتبع الوقت عبر الإنترنت للمديرين و / أو الموظفين بتسجيل الدخول إلى النظام لتحديث السجلات وتعديلها (وفقًا للأذونات ، بالطبع) عند الضرورة. عادةً ما تحتفظ هذه الأنظمة أيضًا بسجل تاريخي لهذه التعديلات لأغراض الامتثال.

بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك تطبيق الساعة الزمنية إرسال إشعار دفع إلى موظفيك لمدة نصف ساعة ، أو في أي وقت تختاره ، قبل أن يفترض أن يقوموا بتسجيل الدخول حتى يتم تذكيرهم بالقيام بذلك!

يوفر حل تتبع الوقت القوي والقوي ، مثل Connecteam ، لأصحاب الأعمال القدرة على تتبع الموظفين الذين يتم تسجيلهم على مدار اليوم من خلال التتبع الجغرافي المباشر لـ Breadcrumbs وتأثير ضئيل على خطة البيانات أو عمر البطارية. يوفر ذلك للموظفين أثناء التنقل شبكة أمان احتياطية في حالة حدوث شيء ما لهم على مدار اليوم ويمنح المديرين وأصحاب الأعمال الإشراف الكامل على مكان (ومتى) تواجد موظفيهم.

الخلاصة في تتبع الوقت المتوافق

من الصحيح (وواضح تمامًا) أن الأعمال التجارية المختلفة لها متطلبات مختلفة. لدى البعض موظفين يعملون في هذا المجال وللتسجيل والدخول والخروج عن بُعد. يريد الآخرون التوقف عن الحصول على خط عند الساعة المثقوبة في نهاية يوم العمل ، حيث ينتظر الموظفون دورهم في الخروج.

هناك بعض الأشياء الأخرى التي يجب أن تضعها في اعتبارك قبل اختيار ساعة زمنية. من المهم أن تتذكر أنه يجب أن تكون متوافقًا مع القواعد التنظيمية ، خاصة إذا كنت تعمل بموجب عقد حكومي. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون للساعة الزمنية القوية القدرة على تسجيل العمل الإضافي وحتى إخطار المديرين إذا كان الموظف يقترب من العمل الإضافي. يمكنك أيضًا إرسال إشعارات في الوقت الفعلي إلى موظفيك لتذكيرهم بالتوقف قبل أن يذهبوا إلى العمل الإضافي. من خلال اختيار ساعة الوقت المناسبة ، سيكون من الأسهل معالجة الجداول الزمنية وكشوف المرتبات بكفاءة وسرعة أكبر ، خاصةً مع تكامل QuickBooks Online و Gusto من Connecteam. بالإضافة إلى ذلك ، لن تكون هناك مفاجآت لأنك ستتمكن من حساب ساعات عمل الموظفين رقميًا في الوقت الفعلي. وبذلك يتم تقليل أخطاء القلم والورق اليدوية أو فقدان أوراق الوقت.

ستسمح ساعة الوقت القوية أيضًا للإدارة بتتبع الوقت الذي يقضيه الموظف في المهام ، مما يوفر للإدارة معلومات قيمة حول كيفية قضاء الموظفين للوقت على مدار الساعة. باستخدام ساعة الوقت المناسبة ، يمكنك إلغاء اللكمات وسرقة الوقت تمامًا. وبالتالي توفير الكثير من المال لشركتك في الوقت المسروق.

إذا كان الموظفون يواجهون صعوبة في القفز على متن نظامك الجديد لتتبع الوقت ، فراجع الخطوات المذكورة أعلاه للتأكد من أن موظفيك سيكونون متحمسين ويتطلعون إلى التغيير الجديد الذي سيحدث. جرب النظام الجديد مع عدد قليل من الموظفين ، وخلق ضجة وتوقعًا للتكنولوجيا الجديدة ، ثم أطلق الساعة الزمنية الجديدة لجميع موظفيك.

ضع في اعتبارك أنه لا يوجد "مقاس واحد يناسب الجميع" ، ولكن حتى إذا كنت لا تبحث عن الأجراس والصفارات والميزات الإضافية في وقتك لتتبع الحلول التي تختارها ، فلا تزال بحاجة إلى الامتثال لقوانين العمل الفيدرالية. أصبحت المهمة أسهل بكثير باستخدام حلول ساعة الوقت عبر الإنترنت.

ابدأ بتتبع ساعات عمل الموظفين بدقة مع Connecteam اليوم!

نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا ، بدون الحاجة إلى بطاقة ائتمان.

ابدأ تجربتك المجانية