استخدام ميزات الاتصال والمشاركة في Connecteam للوصول إلى الفريق بأكمله

إذا كنت مسؤولاً تنفيذيًا في الموارد البشرية أو مسؤولاً تنفيذيًا للاتصالات الداخلية ، فمن المحتمل أنك تنظر دائمًا إلى أقرانك وما يمكنك تعلمه منهم - بعد كل شيء ، تعد خبرات المحترفين في الشركات الأخرى طريقة رائعة لتطوير أساليبك. كما تعلم ، فإن التواصل الفعال والمشاركة مهمان في بيئة العمل اليومية. لا يهم ما إذا كان موظفوك في نفس المبنى ، أو يعملون من المنزل ، أو منتشرين في جميع أنحاء البلاد ، فإن الاتصال الداخلي الفعال له تأثير مباشر وفوري على نجاح مؤسستك.

لقد جمعنا أمثلة على أفضل الممارسات من الشركات الرائدة في السوق ، الذين يستخدمون تطبيق تواصل الموظفين من Connecteam ، لمساعدتك في تحديد ما يمكن أن يكون مناسبًا لشركتك - تحقق من ذلك!

عندما يتعلق الأمر بالتواصل والمشاركة ، غالبًا ما تستفيد حالات الاستخدام الشائعة من مزيج من القدرات المتعددة لتلبية الاحتياجات التنظيمية على أفضل وجه. فيما يلي بعض الأدوات الرئيسية والأمثلة الملموسة لكيفية استخدامها في السياق التنظيمي:

1. الأخبار والتحديثات والإعلانات
2. العافية والفوائد
3. الدردشة داخل التطبيق
4. الاستطلاعات والاستفتاءات
5. صندوق الاقتراحات
6. قنوات مباشرة للموارد البشرية / القيادة العليا
7. دليل الموظفين
8. إحالات موظف
9. اعلان الفعاليات و التسجيل
10. التعليمات

الميزة رقم 1 عندما يتعلق الأمر بالتواصل والمشاركة هي استخدام "التحديثات". التحديثات هي وسيلة لتوزيع المعلومات مع دفع الإخطارات ، إلى كل أو جزء من الفريق. يمكن أن تحتوي على أي وسائط ويمكن تتبعها بالكامل حتى نعرف إلى أي مدى وصلت رسالتنا.

الخصائص والقدرات

1. الاتصالات المستهدفة

يسمح لك هذا باختيار الجمهور المستهدف بدقة ، سواء كان فردًا أو مجموعة. تزويد كل موظف بتجربة شخصية - إظهار ما يفترض أن يراه فقط.

2. اتصال قابل للقياس

لقد أرسلت تحديثًا ، حان الوقت الآن لفهم من شاهده ومن لم يعجبه ومن علق عليه وكم مرة.

3. عمليات المتابعة المحددة

يمكنك بسهولة الإشارة إلى أعضاء الفريق الذين لم يطلعوا بعد على التحديث والمتابعة معهم فقط ، بدلاً من إرسال بريد إلكتروني على مستوى الشركة مرة أخرى ، وإرسال رسائل بريد إلكتروني عشوائية إلى جميع أولئك الذين حصلوا بالفعل على المعلومات.

4. جدولة في وقت لاحق

استعد الآن وجدول زمني لوقت لاحق ، يتيح لك ذلك أن تكون أكثر فاعلية في طريقة عملك ، واستهداف وقت الانتباه العالي (HAT) للمستخدمين بشكل أفضل ، والذي يكون عادةً في الصباح الباكر ، أو قبل الغداء مباشرة عندما يكونون أكثر ضبطًا على هواتفهم المحمولة.

5. تذكير تلقائي

هل تلقيت رسالة مهمة؟ المتابعة المحددة مسبقًا والآلية. بهذه الطريقة ، سيتلقى المستخدم تلقائيًا إشعار متابعة إذا لم يراجع تحديثك.

6. إشراك المحتوى

استخدم مقاطع الفيديو والصور وملفات GIF وملفات PDF. مرفقات الملفات والمواقع وكل ما تحتاجه لجعل اتصالاتك جذابة. يمكنك اختيار ما إذا كنت ترغب في السماح للأشخاص بالإعجاب / التعليق أم لا - لذلك للتمييز بين المزيد من "الاتصالات الرسمية" و "الاتصال غير الرسمي".

حالات الاستخدام الشائعة:

1. الأخبار والنشرات الإخبارية

تستخدم الفرق ميزة التحديثات لإرسال النشرات الإخبارية للشركة ومشاركة أخبار الشركة وارتباطات التغطية الإعلامية ذات الصلة والمزيد.

2. الاتصال التنفيذي

في كثير من الأحيان ، يستخدم كبار المديرين التنفيذيين القدرة على مخاطبة كل واحد من موظفي الشركة شخصيًا. هذا هو الأكثر شيوعًا بين الرؤساء التنفيذيين عند مشاركة خطابهم التنفيذي مع الفريق.

3. إعلانات الشركة

قد تتضمن بعض الأمثلة على مثل هذه الإعلانات الإعلان عن افتتاح موقع أو حرم جديد ، أو الفوز بعميل أو صفقة جديدة ، أو الوصول إلى معلم رئيسي ، أو حدث الشركة القادم ، إلخ.

4. الاحتفال بالنجاح

يسمح الاحتفال بالنجاح للفريق بإبداء الإعجاب والتفاعل والمشاركة في النجاح. تتضمن بعض الأمثلة مشاركة رسالة ملاحظات رائعة حول الأداء ، وموظف قدم مستوى متميزًا من الخدمة ، وتغطية إعلامية إيجابية حصلت عليها الشركة ، والمزيد.

5. اعتراف الموظف

واحدة من أكثر الممارسات شيوعًا للشركات التي تتطلع إلى تحسين مشاركة الموظفين هي وضع الموظف في المركز من خلال التعرف على الموظف. فقط لتسمية بعض الأمثلة:

- موظف يسلط الضوء على النشرات
- تقدير موظف الشهر
- الاحتفال بالذكرى السنوية للموظف
- رغبات أعياد الميلاد وحديثي الولادة
- الترحيب بأعضاء الفريق الجدد في الفريق
- اعلان الترقيات

من الجدير بالذكر أن هذا يتم على مستوى الشركة ، ولكن أيضًا محليًا من قبل المديرين المتوسطين لفرقهم.

6. الاتصالات التشغيلية

اعتمادًا على مجال عملك ، يمكنك بسهولة مشاركة التحديثات التشغيلية ذات الصلة ، مثل تنبيه الطقس القاسي ، والترويج الجديد للمجموعة ، والطريق المغلق ، وتغيير اللوائح ، وغير ذلك الكثير. مرة أخرى ، الاستفادة من الاتصالات المستهدفة القابلة للقياس.

تستثمر العديد من الشركات الكثير من الموارد في تسهيل برامج العافية والفوائد القوية لفرقهم. في كثير من الأحيان ، يستفيد متخصصو الموارد البشرية من Connecteam لزيادة الوعي بالبرامج والفوائد الحالية وغير ذلك الكثير. قد يشمل ذلك:

1. تقديم خلفية عن البرامج والخطط القائمة
2. تعمل الروابط داخل التطبيق كبوابة سهلة لصفحة تسجيل الدخول إلى برنامج العافية الخاص بك.
3. نماذج التسجيل و RSVPs للخطط القادمة والأحداث ذات الصلة
4. إعلان عن مزايا / خطط عافية جديدة
5. تحميل كتاب فوائد / رفاهية الموظف مما يجعله متاحًا للفرق بنقرة واحدة.

في عالم اليوم ، تعد الدردشة وسيلة شائعة وهامة للاتصال. في معظم المؤسسات ، ينتهي الأمر بالموظفين باستخدام محادثتهم الخاصة في المشكلات المتعلقة بالعمل ، مثل WhatsApp أو Facebook Messenger.

تفضل الشركات استخدام ميزة الدردشة داخل التطبيق الخاصة بـ Connecteam لعدة أسباب رئيسية:

1. الفصل بين العمل والحياة

مع الدردشة داخل التطبيق ، لم تعد هناك حاجة لاستخدام "الدردشة الخاصة" لأغراض العمل ، مما يؤدي إلى فصل كامل بين قنوات العمل والحياة ، مما يقلل من التوتر ويحسن تجربة الموظف.

2. مجموعات المحافظة على الذات

تقوم بإعداد مجموعة دردشة لفريق نيويورك الخاص بك - يتم تعيين جميع أعضاء الفريق إليها تلقائيًا. إذا غادر شخص ما فريق نيويورك أو انضم إليه ، فسيقوم النظام تلقائيًا بإضافته / إزالته من المجموعة حتى لا تحتاج إلى الاحتفاظ بهذه المجموعات.

3. السيطرة على الألفاظ النابية

من أجل تلبية احتياجاتك التنظيمية وعلى عكس تطبيقات المراسلة الخاصة ، يمكنك تقييد دردشة واحدة أو حتى حذف الرسائل غير الملائمة إذا لزم الأمر.

4. تخزين البيانات

يمنحك استخدام الدردشة داخل التطبيق التحكم في المعلومات التي يتم تبادلها عبر الدردشة. لذلك إذا غادر شخص ما الشركة ، فلن يتم تخزين جميع البيانات التي تمت مشاركتها على الدردشة على هاتف الموظف ، كما هو الحال في تطبيقات المراسلة الخاصة حيث يستحيل منع الموظف من الوصول إلى البيانات.

تشمل أفضل ممارسات استخدام الدردشة داخل التطبيق ما يلي:

1. محادثات فردية: تتيح لأعضاء الفريق التواصل بسهولة وسرعة مع بعضهم البعض.
2. قنوات الفريق: اتصال من جانب واحد من مسؤولي المجموعة إلى أعضاء القناة.غالبًا ما يكون مناسبًا للمجموعات الكبيرة جدًا عندما لا يتمكن سوى عدد قليل من الأفراد من إرسال التحديثات إلى بقية الفريق
3. مجموعات الفريق: مجموعات الفريق هي المجموعات الأكثر استخدامًا في الدردشة.سواء كان ذلك للمديرين وفرقهم ، أو لمنشأة معينة أو لمجموعة مشتركة بين الشركات ، فإن مجموعات الفريق تحظى بشعبية كبيرة.
4. مجموعات الأقران: تقوم أي فرق بإنشاء مجموعات تعبر المنظمة للسماح للرصيف برصيف الاتصال.تتضمن بعض الأمثلة الشائعة "الإدارة العليا" و "الموارد البشرية" و "المالية" و "فريق الإنتاج" و "المتجر X" والعديد من الأمثلة الأخرى.
5. مجموعات الموضوعات: سواء كان ذلك لتبادل تحديثات السلامة ، أو مناقشة الاستعدادات للحفل القادم ، أو لترتيبات مشاركة السيارة ، تحب الفرق إنشاء مجموعات مرتبطة بمشاريعهم وأحداثهم وما إلى ذلك.

استمع إلى كيفية استخدام شركة خدمة ميدانية تضم أكثر من 200 موظف Connecteam للتواصل الداخلي والمشاركة اليومية!

تستخدم معظم المنظمات الاستطلاعات بطريقة أو بأخرى. عند استخدام أداة الاستطلاع في التطبيق ، فإنها لا تجعل من السهل إجراء الاستطلاعات التقليدية فحسب ، بل إنها تجعل من السهل إنشاء "استطلاعات صغيرة" ، واستطلاعات سريعة بسيطة للحصول على تعليقات سريعة بجهود قليلة من موظفينا. كان لديك مدرب على متن الطائرة وتريد أن تعرف كيف فعلوا ذلك؟ أرسل استبيانًا بسؤال واحد لتصنيف المدرب على مقياس من 1 إلى 5

الخصائص والقدرات

1. إرسال استطلاعات مستهدفة إلى مجموعات أو أفراد معينين
2. إجراء استطلاعات مجهولة المصدر
3. احصل على رؤى حول الترتيب العام والإحصاءات لنتائج الاستطلاع
4. راجع كل إدخال فردي
5. تصدير النتائج لمزيد من المعالجة أو التوثيق

في بعض الحالات ، ترغب الشركات في الاستفادة من استطلاعات الرأي الموجودة بالفعل مثل "Survey Monkey" ، في مثل هذه الحالات يمكنك بسهولة توزيع هذا كرابط مضمن في التطبيق يبدو طبيعياً للمستخدم.

من الممارسات الشائعة التي تستخدمها العديد من الشركات استخدام "صندوق اقتراحات" افتراضي. يمكن للمستخدمين مشاركة الأفكار والأفكار بسهولة ، وبمجرد نشر فكرة يتم تسليمها تلقائيًا إلى عنوان (عناوين) بريد إلكتروني محدد مسبقًا ويتم تسجيل الدخول إلى النظام الأساسي ، مما يسهل استهلاك البيانات وإلقاء نظرة على الأفكار المقترحة بمرور الوقت.

الشركات التي تتبع سياسة "الباب المفتوح" أو الشركات التي تتطلع إلى السماح للموظفين بقناة لمخاطبة الموارد البشرية وكبار المديرين ، غالبًا ما تقوم بإنشاء مربع قناة مباشر ، مما يسمح للموظف بإرسال استعلام / فكرة يتم إرسالها كموجز بتنسيق pdf مباشرةً إلى البريد الإلكتروني الخاص بـ الشخص المعين سواء كان الرئيس التنفيذي للشركة أو متخصصًا في الموارد البشرية.

إن وجود معلومات الاتصال الخاصة بفريقك في متناول اليد مفيد جدًا. تستخدم الشركات دليل الموظفين لإتاحة معلومات الاتصال وقابلة للبحث بسهولة ، حتى يتمكن أعضاء الفريق من العثور على جهات الاتصال التي يحتاجون إليها بسرعة وسهولة.

بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند استخدام دليل الموظف:

1. إجراءات سريعة: يمكنك بسهولة الاتصال أو الدردشة أو إرسال رسائل نصية أو إرسال بريد إلكتروني إلى أعضاء فريقك بنقرة واحدة ، دون الحاجة إلى تخزين أرقام هواتفهم.
2. يتم ملؤها تلقائيًا: يتم إعداد دليل الموظف الخاص بك بنقرة زر واحدة.لا تحتاج إلى إدخال البيانات ، لأنها بالفعل جزء من تطبيقك.
3. قابل للبحث بالكامل: سواء كنت تبحث عن شخص ما باستخدام عنوانه أو اسمه أو موقعه ، فإن جميع المعلومات الموجودة في الدليل قابلة للبحث مما يسهل العثور على الشخص الذي تحتاجه.
4. مخصص للخصوصية: بالنسبة للمؤسسات التي لديها احتياجات خصوصية محددة ، يمكنك اختيار المعلومات التي تريد إظهارها ، أو لإخفاء أفراد معينين ، أو لإخفاء معلومات محددة عن الأفراد.لذلك يمكنك بسهولة اختيار ما إذا كنت تريد تقديم أرقام الهواتف المحمولة أم لا وما هي المعلومات التي تريد إتاحتها عن الرئيس التنفيذي.
5. جهات اتصال عمل إضافية: بالإضافة إلى موظفيك ، يمكنك إضافة جهات اتصال عمل ذات صلة مثل أرقام المكاتب أو الكافيتريا أو الجهات الخارجية التي تعمل معها غالبًا - مما يسهل على فرقك العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها.

يعد تعيين الموظفين دائمًا استثمارًا كبيرًا للشركة. يعد تطبيق الموظف الخاص بك أداة قوية للغاية عندما يتعلق الأمر بالحصول على إحالات لمرشحين محتملين من القوى العاملة الموجودة بالفعل لديك. تتضمن أفضل الممارسات الشائعة للحصول على إحالات الموظفين ما يلي:

1. تبادل المعلومات حول برنامج حوافز الإحالة
2. نشر نموذج "توصية الموظف" بحيث يشعر الموظفون بأنهم ينصحون العائلة والأصدقاء
3. نشر روابط / معلومات حول المناصب المفتوحة لنشر الكلمة في جميع أنحاء المنظمة.

عندما يتعلق الأمر بالأحداث ، باستخدام تطبيق الموظف الخاص بك ، يمكنك إخطار الأشخاص بالأحداث القادمة ، والسماح لهم بالاشتراك المسبق حتى تعرف من المتوقع أن يحضر.

لا يعد استخدام الأسئلة الشائعة شيئًا جديدًا ، ولكن القدرة على إتاحتها لفرقك بنقرة واحدة هي أداة قوية. بهذه الطريقة يمكن معالجة الكثير من الإحباط والتواصل المستمر بسرعة وكفاءة. في كثير من الأحيان ، تختار الشركات إنشاء قسم للأسئلة الشائعة في التطبيق ، لمعالجة الأسئلة حول الإجازات والإجازات المرضية ، والبروتوكولات ، والعافية والمزايا ، وأكثر من ذلك بكثير.