5 حالات استخدام إدارة محتوى المؤسسة للنظر فيها

لقد قمنا بتجميع خمس حالات استخدام لإدارة المحتوى لكي تفكر فيها عند التفكير في الاستثمار في أحد حلول إدارة محتوى المؤسسة (ECM).

أربعة منها مقدمة من DocuWare ، أحد شركاء تكنولوجيا Impact Networking. لقراءة المزيد من دراسات حالة DocuWare ، يرجى اتباع هذا الرابط.

لماذا إدارة محتوى المؤسسة؟

لماذا تحتاج المؤسسات اليوم إلى نظام ECM لعملياتها؟

تساعد إدارة محتوى المؤسسة الشركات في رقمنة مهام سير العمل والتحكم فيها وأتمتتها للحصول على معلومات منظمة وغير منظمة مثل الفواتير والسير الذاتية والمستندات الضريبية ورسائل البريد الإلكتروني والمزيد.

كما قد تتخيل أو تعرف بالفعل ، فإن القدرة على إدارة هذه المعلومات بفعالية وكفاءة من خلال حل مركزي أمر مهم لمؤسسة حديثة تركز على تحسين قدراتها الرقمية.

مع حجم البيانات الموجودة حتى في الشركات الصغيرة اليوم ، تزداد ضرورة إدارتها بشكل صحيح وتصبح الحاجة إلى تدفقات العمل التي يتم تبسيطها من خلال حلول مثل ECM أكثر وضوحًا كل عام.

المنشور ذو الصلة: لماذا تعتبر إدارة محتوى المؤسسة ضرورية لعملك

حالة الاستخدام رقم 1: Avance (غير هادفة للربح)

يقع مقر Avance في سان أنطونيو ويدير حوالي 30 مركزًا لتعليم الطفولة في سان أنطونيو ومدن أخرى.

تحتاج مراكز التعليم هذه إلى طلب كمية كبيرة من المستلزمات (سواء كانت تركيبة أو حفاضات أو أثاث) ، ونتيجة لذلك ، هناك الكثير من الطلبات التي يجب تتبعها.

قبل تنفيذ نظام إدارة المحتوى (ECM) ، اعتمدت المنظمة حصريًا على العمليات الورقية ، والتي من خلال قبولها جعل عملية الموافقة والاستحواذ بطيئة وغير فعالة.

يجب إرسال هذه العمليات الورقية ، والتي تتعلق في الغالب بنماذج أوامر الشراء الورقية ، عبر البريد بين المكاتب أو من خلال FedEx - وكلاهما ممارسات تستغرق وقتًا طويلاً بشكل لا يصدق.

بعد رقمنة هذه العمليات باستخدام نظام إدارة المحتوى ، تم استخدام برنامج نصي للتشغيل الآلي لحساب جميع المشتريات المعلقة والإبلاغ عنها ، مما يسمح للمؤسسة بالحصول على صورة دقيقة ومحدثة للطلبات المعلقة وأموال المنح المتبقية.

لقد وفروا أيضًا قدرًا كبيرًا من المساحة المادية بعد إزالة عدد كبير من خزانات الملفات الزائدة عن الحاجة حديثًا ، مما أفاد أماكن عملهم والموظفين الذين يستخدمونها.

حالة الاستخدام رقم 2: ائتمان متميز (تمويل)

يقدم Advantage Credit خدمات تقارير الائتمان لمقرضي الرهن العقاري والوسطاء والبنوك.

قبل الرقمنة ، مثل Avance ، كانت الشركة تعتمد بشكل كبير على العمليات الورقية.

لهذا السبب ، واجهت المنظمة صعوبات هائلة في الاحتفاظ بالموظفين حيث لم تكن قادرة على تقديم أي مرونة للعمال فيما يتعلق بالعمل عن بعد.

كانت نتيجة ذلك مستوى إشكالي في معدل دوران الموظفين ، والذي أصبح أسوأ بعد أكثر من عقد في الصناعة ، مع رغبة العديد من العمال الناضجين في المرونة.

في محاولة لمعالجة هذه المخاوف المتعلقة بالقوى العاملة ، تم السعي إلى استراتيجية التحول الرقمي ، وكان إدخال نظام إدارة محتوى المؤسسة جانبًا أساسيًا منها.

احتاجت الميزة إلى حل إدارة مستندات آمن وقادر على رقمنة المستندات الورقية للاسترجاع والمشاركة والتعاون.

بعد تطبيق نظام إدارة المحتوى (ECM) ، تمكنت الشركة من تحقيق كل هذه الأهداف ، ونتيجة لذلك تمكنت من تقديم فرص عمل عن بعد للموظفين.

تمكنت Advantage Credit من تحويل 90٪ من قوتها العاملة إلى العمل عن بعد ، وخفض تكاليف إيجار المكاتب بنسبة 65٪ ، وتحسين الإنتاجية بنسبة 50٪ ، والأهم من ذلك تحسين الاحتفاظ بالموظفين بنسبة 100٪.

حالة الاستخدام رقم 3: Ewart-Ohlson (التصنيع)

تعمل شركة Ewart-Ohlson Machine Company مع آلات التحكم العددي بالكمبيوتر (CNC) ، وتنتج قطع غيار لصناعة الطيران والطاقة والصلب والسيارات.

تأسست الشركة في عام 1942 وكانت لسنوات عديدة تتبع لوائح الامتثال AS9100 لبياناتهم ومعلوماتهم.

نظرًا لأنه تم شراء جميع المستندات قبل الرقمنة يدويًا ، فقد كان عليهم تخزينها وتأمينها في مكان مادي - عادةً ما تكون خزانة ملفات في الموقع.

عندما احتاج الموظفون إلى الرجوع إلى مستند ، على سبيل المثال لأغراض مراقبة الجودة أو طلب العميل ، كان البحث عن المستندات كثيف العمالة وبطيئًا.

مع وجود ما يصل إلى 300 صفحة من المستندات التي يلزم تقديمها كل أسبوع ، فمن السهل معرفة سبب نمو هذا الأمر ليصبح مشكلة تحتاج إلى التعامل معها عاجلاً وليس آجلاً.

بعد تطبيق نظام إدارة المحتوى ، لم يكن Ewart-Ohlson الآن قادرًا فقط على توفير وصول أكثر فاعلية إلى الوثائق الضرورية للموظفين ، ولكن للعملاء أيضًا. باختصار ، ما كان عملاً مدته 30 دقيقة يستغرق الآن أقل من واحد.

بالإضافة إلى ذلك ، تمكنت ECM من الالتزام باللوائح اللازمة ، بحيث يمكن التعامل مع المعلومات والوصول إليها ومشاركتها مع البقاء في حالة امتثال.

حالة الاستخدام رقم 4: بلدة أوكفيلد (حكومية)

أوكفيلد هي مدينة في ولاية نيويورك ويديرها مكتب بلدة أوكفيلد.

قبل الشروع في خطة التحول الرقمي ، اعتمدت بلدة أوكفيلد على تخزين جميع الوثائق الرسمية في مكاتبها يدويًا.

إن الاحتفاظ بسجلات ورقية حصريًا يعني أن المكتب مضطرًا باستمرار إلى إضافة مساحة مادية لتخزينها ، وقد تم تسعيرها بمبلغ 300000 دولار لإضافة غرفة للاحتفاظ بالسجلات لهذا الغرض.

مع العلم أن هذا كان موقفًا سيتطلب فقط المزيد من النفقات والتوسع في المستقبل ، قررت بلدة أوكفيلد اتباع مسار الرقمنة كبديل.

بعد اعتماد حل إدارة محتوى المؤسسة ، تمكنت الحكومة المحلية للمدينة من تخزين أكثر من 40000 من مستنداتها الحالية في التخزين السحابي.

يتم مسح حوالي 300 مستند جديد في النظام كل شهر ، والآن بفضل نظام التخزين السحابي ، أصبح المكتب الحكومي في بلدة أوكفيلد قادرًا على حفظ الملفات بأمان والوصول إلى البيانات الحساسة وغير الحساسة بسهولة.

حالة الاستخدام رقم 5: Watertech of America

يوفر Watertech of America برامج معالجة المياه في ولايات ويسكونسن ومينيسوتا وأيوا وإلينوي الشمالية.

تركز Watertech بشكل كبير على ما تشير إليه باسم "البيئة العملية" ، والتي تتطلع إلى الجمع بين الاستدامة والكفاءة لعملائها.

لسوء الحظ ، لم تكن أنظمة توثيق Watertech مستدامة ، وسرعان ما كان مكتبهم الصغير يضم حوالي 40 خزانة ملفات مليئة بالوثائق الورقية.

كان هذا يسبب درجة كبيرة من عدم الكفاءة في العمليات التشغيلية للشركة ، ولذلك سعوا إلى نظام إدارة المحتوى للتخفيف من نقطة الألم هذه.

بعد أن أجرى Impact Networking تدقيق اكتشاف وقدم التوصيات المناسبة لوضع استراتيجية إدارة المستندات الخاصة بـ Watertech ، تم تنفيذ ECM وتم رقمنة عمليات التوثيق الخاصة بالشركة.

سمح ذلك للمؤسسة بالابتعاد عن استخدام العمليات الورقية فقط والتحول بدلاً من ذلك إلى مستودع رقمي أكثر كفاءة وأمانًا لالتقاط البيانات والمعلومات وتخزينها.

بدون شك ، أعتقد أن تطبيق DocuWare with Impact كان أحد أفضل الأشياء خلال 12 عامًا في الشركة التي قمنا بها. - جون تيجس ، نائب رئيس شركة Watertech الأمريكية.

الحد الأدنى

هناك العديد من حالات الاستخدام التي يمكن أن تفيد قرار الشركة بتنفيذ استراتيجية لاعتماد إدارة محتوى المؤسسة.

الاستخدام الأساسي والأكثر وضوحًا هو تقليل المهام الورقية واليدوية والمستهلكة للوقت والتي تكلف الأعمال بشكل روتيني الوقت والمال.

لا يقتصر الأمر على تحسين ECM للكفاءات في العمليات التشغيلية من خلال رقمنتها ، ولكن يمكن إضافة مهام سير عمل الأتمتة للمضي قدمًا إلى أبعد من ذلك ويمكن تحقيق معايير الامتثال للبيانات بسهولة باستخدام الحلول الحديثة.

علاوة على ذلك ، فإن حالات الاستخدام خارج تقليل الاعتماد على العمليات اليدوية ، مثل المرونة المتزايدة لكيفية معالجة البيانات ، تعني أن المؤسسات التي تطبق أنظمة إدارة المحتوى في المؤسسة يمكن أن تتمتع بهيكل عملية سير عمل مبسط وفعال.

نأمل أن تكون حالات استخدام إدارة المحتوى قد أعطتك فهمًا لسبب قيام الشركات بتنفيذ ECMs ، ونشجعك على زيارة شريكنا ، DocuWare ، لمزيد من حالات استخدام إدارة المحتوى.

اشترك في مدونتنا لتلقي رؤى شهرية حول تكنولوجيا الأعمال والبقاء على اطلاع دائم بالتسويق والأمن السيبراني وأخبار واتجاهات التكنولوجيا الأخرى.