خطة الطوارئ الخاصة بك: ما هي ، وكيفية صنعها

أنت ، بصفتك صاحب عمل ، ليس لديك أي فكرة عما هو قاب قوسين أو أدنى. يمكن أن يكون الخراب المالي الكامل (آمل ألا) ، أو حتى شيء مثل جائحة عالمي!

مهما كانت الكارثة ، يمكن أن تتحول ثروة الشركة بشكل كبير ، مما يؤدي إلى عرقلة عملياتك تمامًا.

وبالتالي ، فأنت بحاجة إلى خطة طوارئ.

هذا هو ، خطة احتياطية ، لكل الاحتمالات.

دعنا نقسم بالضبط ما هي خطة الطوارئ وفوائدها وكيفية استخدام الأدوات المناسبة لبناء خطة الطوارئ الخاصة بك.

تعريف خطة الطوارئ

باختصار ، خطة الطوارئ هي خطة مدروسة جيدًا تغطي جميع مجالات شركتك.

إنه مصمم لإصلاح الأخطاء الصغيرة نسبيًا قبل أن تتصاعد إلى كوارث كاملة.

بالتأكيد ، ربما تكون قد سمعت بالفعل عن مصطلح "الخطة ب". وهذا هو بالضبط ما هو عليه. خطة "الطوارئ" هي المصطلح المهني.

عندما يتم تنفيذ خطة الطوارئ بشكل صحيح ، فإن خطة الطوارئ تساعد شركتك على الوقوف على قدميها في أي وقت من الأوقات على الإطلاق. ليس ذلك فحسب ، بل إنه مصمم أيضًا لمنع حدوث مشكلات مماثلة مرة أخرى.

لماذا تعتبر خطة الطوارئ مهمة؟

هناك اعتقاد خاطئ تقليدي لدى الشركات هو ما يلي: إذا ارتكبت خطأ ، يمكنك ببساطة إصلاحه وبعد ذلك لن يحدث مرة أخرى. ومع ذلك ، فإن الحقيقة هي أن هذا التراخي يعني أن القضية ستستمر في العودة مرارًا وتكرارًا. إذا لم يتم التعامل مع هذا بشكل صحيح ، فقد يكون لهذه المشكلات المتكررة عواقب وخيمة ، بما في ذلك إغلاق العمل.

كما ثبت في السنوات القليلة الماضية ، يمكن أن تتغير الحياة المهنية والشخصية بسرعة كبيرة ، ومع ذلك قد لا تزال الشركات غير مستعدة لهذه التغييرات. تشير الدراسات إلى أن 39٪ من المتخصصين في الموارد البشرية لم يكن لديهم خطة طوارئ للتعامل مع COVID-19 في بداية الوباء. هذا ، إلى جانب العديد من الأسباب الأخرى ، يوضح مدى أهمية التفكير بسرعة ووضع خطط للطوارئ.

• يساعد في تقليل الضرر التجاري - تمنح خطة الطوارئ الشركات السبق ، وتقليل الضرر المحتمل. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في مجال البيع بالتجزئة ويحتاج منتج ما إلى الاستدعاء ، فستضمن خطة الطوارئ عدم حاجة جميع مديري المتاجر للتعامل معه. لنفترض أن ثلاثة عملاء يشتكون من نفس العنصر. يحتاج مديرو المتاجر ببساطة إلى إزالة العنصر المعني وإبلاغ العملاء بإزالته. ستعمل خطة الطوارئ هذه في النهاية على حماية سمعة المتجر.
• تتعافى شركتك بشكل أسرع - ليس هناك من ينكر أن الوباء فاجأنا جميعًا. نظرًا لأن الشركات عانت من تدفقات عمل مختلفة واستعادت تصميمها وأعادت تصميمها في حقبة ما بعد الجائحة ، فلديها خطط طوارئ في حالة حدوث حدث بهذا الحجم مرة أخرى. وهذا ينطبق على جميع السيناريوهات تقريبًا. بمجرد أن يكون لديك إجراء ما ، فسيكون من الأسرع تنفيذه في المرة القادمة.
• ينمو الموظفون بثقة - تضمن خطط الطوارئ أنه حتى أحدث موظف مستعد لمشكلة محتملة. يمكن للموظفين ببساطة الوصول إلى العمل دون الحاجة إلى القلق لأنهم سيعرفون بالفعل كيفية التعامل مع الاحتمالات المختلفة. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في مجال البناء ولديك خطة طوارئ في مكانها لمخاطر تتعلق بالسلامة ، فإن فريقك يعرف بالفعل كيفية التعامل معها في المستقبل لضمان عدم تعرض أي شخص آخر لها.

5 خطوات لإنشاء خطة طوارئ

الحق يقال ، وضع خطة الطوارئ الخاصة بك ليس بالأمر السهل. يستغرق الأمر وقتًا وهو نتيجة بحث مفصل وعصف ذهني. فيما يلي بعض الخطوات الأساسية التي يجب على جميع المديرين اتباعها عند بناء خطة للطوارئ.

أولاً ، من المهم أن تجلس كفريق وتقرر ما تعتقد أنه يمكن أن يكون التحديات المحتملة التي تواجهها كشركة. بصفتك مديرًا ، قد تختلف الأشياء التي تعتبرها تحديات عن تلك التي يواجهها موظفوك يوميًا. من خلال إشراكهم في عملية العصف الذهني ، يمكن أن يكون جميع أعضاء الفريق على نفس الصفحة. إذا لم يتمكن جميع أعضاء الفريق من المشاركة في اجتماع ، فيمكنك دائمًا فتح مربع اقتراح للتأكد من سماع صوت الجميع ، بطريقة أو بأخرى.

تمكين الموظفين من تقديم اقتراحات لخطة الطوارئ الخاصة بك

يتعلم أكثر

بمجرد تحديد التحديات / المخاطر الرئيسية ، يمكنك البدء في فهم سبب حدوثها. يمكنك بعد ذلك تبادل الأفكار لإيجاد حلول لهذه المشكلات حتى لا تحدث مرة أخرى. استعدادًا لأي حادث في المستقبل ، قم بتدوين جهات الاتصال في حالات الطوارئ التي يجب على الموظفين الاتصال بها. يمكنك أيضًا تدوين إجراءات خطة الطوارئ والموارد التي قد تحتاجها لكل منها.

بمجرد أن تقوم بإدراج إجراءات خطة الطوارئ الخاصة بك ، سوف تحتاج إلى سردها حسب الأولوية. مهما كانت الصناعة ، يجب أن تكون السلامة دائمًا على رأس القائمة. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في مجال البناء ، فأنت بحاجة إلى تحديد كيفية وضع السقالات. إذا لم يتم بناء السقالات بشكل كافٍ ، فسيتم تنفيذ إجراءات السلامة وفقًا لخطة الطوارئ. سوف يمنعهم عمال التحذير مقدمًا من التعرض للمخاطر ، مما قد ينقذ الأرواح في هذه العملية.

لكي تكون خطة الطوارئ الخاصة بك فعالة قدر الإمكان ، فقد حان الوقت للتخلص من القيود الكبيرة التي تستغرق من المديرين ساعات للعثور على الإجراءات الصحيحة. تحتوي تطبيقات مثل Connecteam على كل ما تحتاجه حتى يتمكن فريق العمل لديك من الوصول بسهولة إلى إجراءات الطوارئ وتنبيه أعضاء الفريق الآخرين قبل حدوث التحديات المحتملة.

• يمكن لأعضاء الفريق استخدام صندوق الاقتراحات لإرسال أفكار لخطة الطوارئ ، وتحسين مشاركة الموظفين.
• باستخدام مركز معرفة Connecteam ، يمكنك تحميل جميع الإجراءات الخاصة بك بالإضافة إلى الصور ومقاطع الفيديو وما إلى ذلك. وهذا سيساعد فريقك على معرفة ما يجب فعله بالضبط عند حدوث موقف ما. يمكن للموظفين رؤية ما يجب القيام به بصريًا دون الحاجة إلى الذهاب ذهابًا وإيابًا مع المديرين عبر المكالمات الهاتفية. بخلاف ذلك ، يمكنهم الاتصال بمديرهم من خلال الاتصال الداخلي (1: 1 أو الدردشة الجماعية).

• استخدم إدارة المهام للسماح لأعضاء الفريق بتنفيذ خطة الطوارئ باتباع الإجراءات.
• أرسل تحديثات لإبلاغ فريقك بأكمله بأن خطة الطوارئ جاهزة للقراءة والمتابعة إذا لزم الأمر. يجب على الموظفين قراءة كل صفحة قبل الانتقال ، والتأكد من أن الجميع قد قرأها وفهمها.
• جدولة التحول تزيل العبء العقلي وإمكانية حدوث خطأ بشري. على سبيل المثال ، تقوم هذه الميزة تلقائيًا بتنبيه الموظفين بالتعارضات. يمكن للمديرين معرفة من هو المتاح / غير المتاح في حالة حدوث أسوأ سيناريو ، والتأكد من ملء جميع التحولات اللازمة.
• استخدم النماذج / قوائم المراجعة للتأكد من فحص كل شيء مسبقًا ، مما يقلل من احتمالية حدوث خطأ بشري. أرسل نماذج تقييم المخاطر إلى الموظفين بسهولة. هذا مفيد بشكل خاص للعاملين في مجال الأمن والرعاية الصحية.

حتى عندما تكون خطة الطوارئ الخاصة بك جاهزة للإصدار ، فمن المهم إعادة النظر فيها والتأكد من أنها فعالة وفعالة بقدر الإمكان. مع نمو شركتك ، يجب أن تنمو كذلك خطة الطوارئ الخاصة بك. إنه عمل قيد التنفيذ وسيحتاج إلى تقييمه وتحريره بمرور الوقت.

على سبيل المثال ، قد تتطلب الكوارث الطبيعية والأوبئة العالمية من المديرين تغيير الإجراءات وفقًا لبروتوكول الصحة والسلامة.

الخلاصة في خطط الطوارئ

عندما يتم قول وفعل كل شيء ، لا تحتاج خطة الطوارئ إلى أن تكون شيئًا يحتاج الموظفون إلى ساعات من التدريب عليه. كما أنه لا يتطلب تجميع جميع موظفيك في غرفة واحدة ، مما قد يمثل تحديًا خاصًا للعاملين الذين ليس لديهم مكاتب.

الحقيقة هي أنك لن تحتاج إلى طباعة خطة الطوارئ الخاصة بك على كومة من الأوراق. بدلاً من ذلك ، ما عليك سوى استخدام تطبيق الكل في واحد لوضع خطتك موضع التنفيذ وإجراء التغييرات ذات الصلة أثناء المضي قدمًا.

بمجرد استخدام Connecteam ، لن تسأل نفسك بعد الآن ما هي خطة الطوارئ أو كيف ستصلح مجموعة واسعة من المشاكل المستقبلية. سوف تسأل نفسك ما يلي: "لماذا لم أقم بإنشاء واحد في وقت أقرب؟"