لماذا لا تتواصل مع موظفيك غير المكتبيين والمشتتين

بكل صدق ، لم يكن التواصل مع الموظفين غير المكتبيين سهلاً أبدًا. لقد قدمت التكنولوجيا الكثير للمساعدة ولكن حتى مع تحول ثقافة العمل لدينا بشكل متزايد نحو التنقل والعمل عن بعد والاقتصاد المستقل ، تطورت تحديات الاتصال أيضًا وتضاعفت وأصبحت معقدة للغاية.

لكي لا تكون دراماتيكيًا أكثر من اللازم ، لا يزال بإمكان شركة صغيرة إزالة هذه العقبات التواصلية بسهولة طالما أنك تتأكد من تجنب هذه المزالق العشر الشائعة جدًا:

للتواصل بشكل أفضل مع الموظفين غير المكتبيين ، عليك أولاً فهمهم. يعد النوادل وشركاء المبيعات وعمال البناء والمتخصصون في الرعاية الصحية والسائقون وفناني الأداء مجرد عدد قليل من الوظائف التي لا تتطلب مكتبًا. (أيضا ، الأبطال الخارقين.)

ما يجعل الموظفين غير المكتبيين فريدًا هو إجراءات عملهم ، والتي لها تأثير مباشر على اختيارهم المفضل للاتصال .يمكن أن يكون هؤلاء مختلفين بشكل كبير عن الموظفين الثابتين. غالبًا ما يقوم العمال غير المكتبيين بالتوفيق بين العديد من المهام أثناء التنقل ، ويعملون في غير ساعات العمل ، ويحتاجون إلى أن يكونوا مديرين ذاتيين ممتازين ، في كثير من الحالات ، لا يخضعون للإشراف المباشر معظم اليوم.

لهذا السبب قررنا وضع عملية أساسية لفهم احتياجات الموظفين غير المكتبيين ، وكذلك توفير حل:

• حدد من هم الموظفون الذين ليس لديهم مكاتب.
• أجب كيف يختلفون عن بقية القوى العاملة لديك.
• حدد خيارات الاتصال المتاحة لك (وأيضًا تلك غير المتاحة - استخدم بعض التفكير خارج الصندوق هنا).
• اقترح حلاً
• اقترح الخطوات الأولية اللازمة

لا يمكنك الاتصال والتواصل مع الأقارب البعيدين كما تفعل مع أفراد عائلتك المباشرين الذين يعيشون معك في نفس المنزل. وبالمثل ،فإن نفس الرسالة والوسيلة التي تستخدمها للاتصال بالموظفين الموجودين في المكتب لن تعمل بالضرورة مع الموظف الذي لا يعمل لديك .

لا يجلس الموظفون بدون مكاتب بجانب الهاتف في انتظار اتصالك ، أو لديهم الوقت لقراءة ملفات PDF الطويلة. البعض منهم ليس لديهم حتى عنوان بريد إلكتروني للشركة ، أو الوصول إلى موارد الشركة. لذا فالأمر متروك لك للعثور على القنوات والتنسيقات وعمليات الاتصال التي تعمل مع موظفين بلا مكاتب.

لكل موظف تفضيلاته الخاصة في التواصل. و أنت ايضا. يفضل البعض المكالمات الهاتفية ، والبعض الآخر يعتمد على المحادثات وجهًا لوجه عند الاتصال بمعلومات مهمة أو حساسة. عندما يتعلق الأمر بالعاملين الذين ليس لديهم مكاتب ، فأنت بحاجة إلى النظر في احتياجاتهم وتفضيلاتهم كمجموعة.

على سبيل المثال ، قد لا يتحقق الموظفون الأصغر سنًا دائمًا من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم حتى إذا كان لديهم حساب ، ونادرًا ما يستهلكون المحتوى المرتبط بالعمل على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم .من ناحية أخرى ، لديهم هواتفهم المحمولة المحببة ، ويقومون بفحصها حوالي 46 مرة في اليوم ، غالبًا خلال ساعات العمل ، سواء أعجبك ذلك أم لا. لذا للتواصل مع العاملين الذين لا يعملون بدون مكاتب ، يجب أن تكون إستراتيجية الاتصال الخاصة بك هي الجوّال أولاً.

عند صياغة مراسلاتك الداخلية والمذكرات على مستوى الشركة ، ضع في اعتبارك موظفيك الذين ليس لديهم مكاتب. إذا كانت المعلومات التي تقوم بتضمينها وتقديمها ليست ذات صلة بهم ، فأنت ببساطة تضيع وقتهم الثمين. مثلنا جميعًا ، يغمر العمال غير المكتبيين بالمحتوى والرسائل من جميع الاتجاهات. ما يجعل الموظفين غير المكتبيين مختلفين هو أن قدرتهم على استهلاك المحتوى وهضمه محدودة بالإضافة إلى ذلك.

ولكن ليس ذلك فحسب ، فبينما يتم توفير بيئة معقمة للموظفين المقيدين بمكتبك ، وفي أغلب الأحيان خالية من التشتت الخارجي ، يتعين على موظفيك الذين ليس لديهم مكاتب أيضًا التعامل مع الكثير من المحفزات الخارجية.إذا قصفتهم بالكثير من المعلومات التي لا تقدم لهم قيمة - فسوف يتوقفون عن الاهتمام .ليس لديهم حقًا خيار إذا كانوا يريدون أن يظلوا فعالين بشكل معقول. نحن نطلق على هذا تأثير "الذئب الباكي" ، ويجب أن تبذل قصارى جهدك لتجنبه.

عندما تستخدم الشركات تطبيقات الدردشة الخاصة بالمستهلكين مثل iMessage أو Whatsapp لاتصالاتهم الداخلية ، فإنهم يخلطون بين العمل والمتعة بطريقة يمكن أن تقلل من إنتاجية العمل وتخلق مخاطر أمنية خطيرة للشركة وموظفيها. تتمثل إحدى الطرق الرائعة لتجنب ذلك في إقامة "حديقة مسورة" ، على شكل تطبيق موظف ، حيث يمكن للموظفين الذين لا يعملون في المكتب (وأي شخص آخر في المؤسسة) التعاون والتواصل دون أي إلهاء خارجي.

إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات حول كيفية اختيار تطبيق لاتصالات الشركة الداخلية ، فتحقق من: كيفية اختيار تطبيق اتصالات داخلي لعملك.

لا يحدث تأثير "الذئب الباكي" فقط عندما يكون المحتوى غير ذي صلة.يحدث ذلك أيضًا عندما يكون الأمر مملًا .على سبيل المثال ، لا تكون المقدمة الشخصية لنظام برمجي جديد وجلسات تدريب مكتبية ذات صلة بالموظفين الذين ليس لديهم مكاتب. لذلك عندما يتم إرسال الاتصالات الداخلية ، يجب أن تكون ذات صلة بالموظفين الذين ليس لديهم مكاتب أو تحتاج إلى تقسيم موظفيك وإرسال محتوى مختلف للعاملين الذين ليس لديهم مكاتب.

نواجه جميعًا مشاكل وعقبات في أداء مهام عملنا اليومية. السؤال هو كيف نتعامل مع هذه المشاكل.لا يمكن للموظف غير المكتبي أن يلقي نظرة خاطفة على جدار المقصورة ويطلب من المشرف المساعدة أو النصيحة .المشرف أو المدير ليس موجودًا دائمًا ، أو الشخص المناسب في المنظمة للاتصال به لحل المشكلة المطروحة. هذا يخلق عقبات وتأخيرات لا داعي لها.

ابذل قصارى جهدك لتزويد الموظفين الذين ليس لديهم مكاتب بالأدوات والأدلة ومهام سير العمل والأسئلة الشائعة التي يمكنهم استخدامها لحل أي مشاكل بأنفسهم. تأكد أيضًا من منح الموظفين الذين ليس لديهم مكاتب للعمل نقاط اتصال متعددة في المؤسسة لحل المشكلة. على سبيل المثال ، لا ينبغي أن تضطر عاملة البناء التي تعاني من انهيار المعدات إلى المرور بمشرفها أو إجراء عدد لا نهائي من المكالمات الهاتفية لشراء تدريب جديد وإتاحته لها.

عندما تقوم بالعديد من المهام ولا تكون متاحًا دائمًا للمحادثة ، فغالبًا ما تفضل الاتصالات القصيرة والمباشرة. بالنسبة للعمال الذين ليس لديهم مكاتب ، هذه حالة ثابتة إلى حد كبير.يجب أن يكون التواصل مع الموظفين غير المكتبيين سلسًا وديناميكيًا.أنت لست في اجتماع ولا يجب عليك استخدام رسائل البريد الإلكتروني.اجعلها سريعة ، وتصل إلى النقطة .

لا يمكن للموظفين أثناء التنقل أداء نفس المهام التي يقوم بها إخوانهم الثابتون. في بعض الأحيان لا يملكون الأدوات المتاحة لهم وأحيانًا يكونون مشغولين بمهمة أخرى صعبة في موقعهم. تأكد من تقديم الطلبات التي تعرف أنها يمكن أن تفي بها واطلب منهم التعليقات والتوضيحات .

أحد الأساليب الرئيسية التي تعمل في الاحتفاظ بالموظفين هو جعلهم يشعرون بأنهم "جزء من العائلة". إشراكهم في أهداف الشركة ورؤيتها ، وتحويلهم على النحو الأمثل ليس فقط إلى موظفين مخلصين ، ولكن أيضًا سفراء للعلامة التجارية. وهذا أمر بالغ الأهمية ، لأنهم غالبًا ما يتواصلون مع عملائك.

كن صبوراً. العمل بدون إشراف مباشر صعب. ليس لأن موظفيك الذين ليس لديهم مكاتب هم عمال سيئون غير مسؤولين. لأنهم بشر. تتطلب عوامل التشتيت والمهام المتعددة والطبيعة المرنة للعمل بدون مكتب بعض التعديل في أسلوب الاتصال والمتوسط ​​والتردد. إذا لم تحصل على رد فوري على رسالة نصية ، فلا تسرع في الاتصال .ربما يكونون مع عميل ، أو ربما يكونون في منتصف مهمة ملحة بشكل خاص ، أو ربما ببساطة أيديهم قذرة في الوقت الحالي.

يُعد الموظفون الذين ليس لديهم مكاتب جزءًا مهمًا من القوى العاملة لديك حتى لو كنت لا ترى كل واحد منهم كل يوم. يعد التواصل معهم أمرًا بالغ الأهمية ليس فقط للفعالية والإنتاجية ، ولكن أيضًا للاحتفاظ بهم. من خلال منحهم الأدوات المناسبة ، وتحديد العمليات الصحيحة والتواصل بشكل فعال ، يمكنك تحقيق أقصى استفادة من قدراتهم.