كيف يمكن لتدفقات العمل الرقمية والنماذج أن تدفع الكفاءة التشغيلية

نشرت: 2020-06-02

إن أتمتة العمليات وتوحيدها أمر مهم لكل عمل تجاري. تسمح مهام سير العمل لموظفيك بملء التقارير والنماذج وقوائم المراجعة والطلبات والمزيد ، كل ذلك من تطبيقات الأجهزة المحمولة الخاصة بهم.

من خلال تدفقات العمل اليومية ، يمكن للموظفين القيام بعملهم بشكل أكثر كفاءة وفعالية ، مع ضمان الامتثال أيضًا للقواعد واللوائح.

يوفر الانتقال من القلم والورق واللوحات الحافظة والسجلات لإدارة المهام العديد من مزايا أتمتة العمليات. على سبيل المثال:

  • يقضي الرؤساء التنفيذيون والمديرون ما يقرب من 20٪ من وقتهم في العمل الذي يمكن أن يكون آليًا ، بما في ذلك تحليل البيانات التشغيلية ومراجعة تقارير الحالة.
  • فيما يتعلق بالعمليات التجارية ، يمكن أن توفر 60٪ من الشركات حوالي 30٪ من وقتها مع الأتمتة. إن إنشاء عملاء متوقعين للمبيعات ، واعتماد الأعمال الورقية ، ومعالجة المستندات ليست سوى بعض المهام التي يمكن أن توفر لك الوقت من خلال الأتمتة.
  • تقول شركة أبحاث السوق IDC إن الشركات تخسر 20 إلى 30٪ من الإيرادات كل عام بسبب العمليات غير الفعالة.
  • حدد 1/2 من العمال رغبتهم في الوصول إلى المستندات وتعديلها أثناء التنقل.

نعتقد أن مهام سير العمل الرقمية وقوائم المراجعة التشغيلية لها 4 صفات أساسية توفر قيمة لأتمتة العمليات:

تعمل مهام سير العمل على أتمتة عملية جمع المعلومات من فريقك وتبسيطها:

سواء كانت قائمة مراجعة أسبوعية ، أو تقريرًا عن الحوادث ، أو تأكيدًا لإصدار سياسة حديثة ، فإن مهام سير العمل متاحة دائمًا لفريقك ويسهل ملؤها ببضع نقرات فقط ، لذا من الأسهل بكثير تعزيز أتمتة العمليات التجارية.

سير العمل رقمنة عملك على الفور:

بشكل افتراضي ، يتم حفظ كل إدخال في سير العمل ، مما يتيح لك الوصول إلى جميع المعلومات التاريخية بطريقة منظمة وقابلة للبحث فيها ، بحيث يمكنك لاحقًا البحث أو التصدير أو إنشاء التقارير ذات الصلة من المعلومات التي تم جمعها.

3. يعمل سير العمل التشغيلي على أتمتة تدفق المعلومات وتحسين وقت الاستجابة:

لا تقوم مهام سير العمل بجمع المعلومات فحسب ، بل تقوم بإعادة توجيهها تلقائيًا إلى أصحاب المصلحة المعنيين حتى يتمكنوا من اتخاذ إجراء. تقليل عبء الاستجابة والتواصل ، مما يجعل عملك أكثر كفاءة وإنتاجية.

تدعم مهام سير العمل إجراءات المتابعة:

بصفتك مديرًا ، تزودك مهام سير العمل بالقدرة على تعقب الحالات وتأكيد الإدخالات بالتوقيع وغير ذلك حتى تتمكن من تتبع إجراء المتابعة الذي أطلقه أعضاء فريقك.

الآن دعونا نلقي نظرة على بعض الأمثلة الحقيقية لسير العمل الرقمي.

لتوضيح كل هذا ، دعنا نلقي نظرة على بعض أمثلة العملاء الواقعية لسير العمل الرقمي. يمكن تقسيم تدفقات العمل والنماذج الرقمية على نطاق واسع إلى فئات رئيسية قليلة:

قوائم التحقق التشغيلية

أمثلة على سير العمل : "قائمة فحص فتح الموقع" ، "قائمة فحص ما قبل القيادة" ، "قائمة فحص السلامة الشهرية".

المزايا: تفرض قوائم التحقق التشغيلية بشكل افتراضي التوحيد القياسي عبر مؤسستك حيث يلتزم جميع أعضاء الفريق بنفس تنسيق التقارير.إنها تعزز الكفاءة التشغيلية ، وتحسن مستوى الخدمة ، وتساعدك على تحديد الاستثناءات التي قد تتطلب مزيدًا من الاهتمام.

على سبيل المثال ، يمكن لمدير المتجر أن يرى من هاتفه المحمول في أي وقت قائمة التحقق الافتتاحية اليوم واتخاذ إجراء بشأن أي استثناءات محتملة ، حتى لو لم يكن في المتجر.

الإبلاغ عن سير العمل

أمثلة على سير العمل : "تقرير الحادث" ، "تقرير مخاطر السلامة" ، "تقرير الحادث"

المزايا: تتيح تقارير سير العمل إعداد تقارير سريعة ومفصلة في أي وقت ومن أي مكان وتمكين الاستجابة السريعة.

على سبيل المثال ، عندما تبلغ جيسي عن حادثة وقعت ، يتم إخطار مديرها تلقائيًا في الوقت الفعلي ويحصل على نسخة بتنسيق pdf من تفاصيل الحادث والصور والمواقع من الميدان.

قدرات السلامة أولاً مع Workflows على تطبيق الموظف في Connecteam

تقارير التفتيش / المراجعة

أمثلة على سير العمل : "تدقيق الموقع" ، "فحص الصحة والسلامة" ، "تدقيق أداء الفريق"

المزايا: تسهل تقارير التدقيق على المدقق توثيق النتائج ، وتوحيد عملية التفتيش ، وكذلك لتتبع النتائج بمرور الوقت وعبر المؤسسة من خلال رقمنة جميع عمليات التدقيق من جميع أنحاء المنظمة ، مما يجعلها سهلة الوصول وقابلة للمقارنة.

على سبيل المثال ، عندما يُجري روب تدقيقًا للصحة والسلامة في موقع أحد المطاعم ، فإنه ينظر أولاً إلى التدقيق من العام الماضي لتقييم النتائج السابقة ، ومن ثم يمكنه تضمين تقريره إذا كان هناك اتجاه للتحسين أو اتخاذ مزيد من الإجراءات مطلوب لرفع معايير الفريق.

قراءة وتوقيع سير العمل

أمثلة على سير العمل : "إقرار دفتر الموظف ،" الإعلان الصحي اليومي عن COVID19 "،" قبول السياسة الموحدة ".

المزايا: تعد عمليات سير عمل القراءة والتوقيع فعالة للغاية في الحصول على استجابة سريعة وموثقة من فريقك ، لضمان استيفاء معايير الامتثال وأن فريقك محدث بالبروتوكولات والإرشادات الداخلية الخاصة بك.توفر لك مسارات عمل القراءة والتوقيع رؤية كاملة لمن أكمل النموذج ، وتجعل من السهل المتابعة بإشعارات الدفع فقط مع أعضاء الفريق الذين لم يفعلوا ذلك حتى تتمكن من الوصول إلى الامتثال بنسبة 100٪ من فريقك.

على سبيل المثال ، ترغب إليز من قسم الموارد البشرية في التأكد من أن كل فريقها على اطلاع دائم بالتحديثات الأخيرة لكتيب موظفي الشركة. لذا فهي تصدر سير عمل للقراءة والتوقيع يوضح بالتفصيل المعلومات ذات الصلة ويمكنها الحصول على إقرار من كل فريقها في أقل من 24 ساعة. تقوم أيضًا بتنزيل نسخة PDF من كل نموذج مملوء لضمان التوثيق لأغراض الامتثال.

قراءة وتوقيع ميزة سير العمل على تطبيق موظف Connecteam

التذاكر مع سير العمل

أمثلة على سير العمل : "فتح تذكرة صيانة" ، "نموذج السداد" ، "أمر المخزون" ، "الإبلاغ عن تذكرة سرعة".

المزايا: مع سير عمل التذاكر ، يمكن لكل عضو في الفريق ملء وتوثيق جميع المعلومات ذات الصلة بسهولة بما في ذلك تحميل الصور الداعمة وأي معلومات أخرى مطلوبة.يتم توثيق جميع التذاكر وحفظها وتنظيمها تلقائيًا حتى يتمكن الفريق لاحقًا من الرد عليها والتصرف بناءً عليها حسب الحاجة.

على سبيل المثال ، يعتبر جيمس مراقبًا مسؤولاً عن تعويض أعضاء الفريق عن النفقات المعتمدة. عندما يحين وقت إعداد كشوف المرتبات ، فإنه ينظر فقط إلى جدول سير عمل السداد الخاص به ويرى جميع الإدخالات من الشهر الماضي ، ويمكنه بعد ذلك تحديد جميع النفقات التي تم دفعها وحتى طلب توضيحات من أعضاء الفريق المعنيين إذا لزم الأمر. يقوم بتنزيل جميع الفواتير لحفظ السجلات والانتقال إلى مهمته التالية.

قوة سير العمل الرقمي لأتمتة العمليات التجارية

تعتبر مهام سير العمل أداة رائعة لكل فريق ، حيث توفر قيمة كبيرة من حيث توفير الوقت والتوحيد القياسي وتدفق المعلومات والامتثال والمزيد. إنها سهلة الإعداد ويتم تبنيها بشكل كبير من قبل أعضاء الفريق لأنها تجعل الأمور أسهل على الجميع.

سوف يقوم Connecteam بتشغيل مهام سير العمل الخاصة بك وتشغيلها في ثوانٍ

لا تستخدم الأوراق وداعًا للمجلدات والماسحات الضوئية والفاكسات. قم بتحسين الامتثال ، وتوحيد إجراءات التشغيل لموظفيك خارج المكتب ، ودفع عملك إلى الأمام. البدء سهل ومجاني!

ابدأ مجانًا