رقمنة نماذج تقارير الحوادث وتحويل حوادث مكان العمل

سواء كنت شركة صغيرة أو مؤسسة كبيرة ،فأنت تريد دائمًا تجنب الحوادث في مكان العمل والبقاء في طليعتها مثل الإصابات والحوادث المهنية ، أو الحوادث المميتة أو الوشيكة ، أو الحالات البيئية ، أو عيوب المرافق أو بيئة العمل.علاوة على ذلك ، يجب عليك تشجيع ثقافة الإبلاغ عن الحوادث الجيدة لخلق مكان عمل أكثر أمانًا وللمساعدة في تحديد كيفية التحسين المستمر لبيئة مكان العمل.

بالإضافة إلى ضمان سلامة موظفيك ،يجب عليك أيضًا ضمان أن عملك متوافق دائمًا مع معايير OSHA التنظيمية.بصفتك مديرًا ، يجب أن يكون لديك وثائق كافية لإثبات أنك فعلت كل ما هو ممكن لمنع وقوع حادث في مكان العمل وما هي الخطوات التي اتخذتها عند وقوعها.

يؤدي كل هذا إلى الأسئلة التالية ، خاصةً إذا كنت لا تزال تستخدم القلم والورق للتعامل مع حوادث مكان العمل:

• لكن ما هي عمليتك عند وقوع حادثة؟
• كيف يقوم الموظف بالإبلاغ عن الحادث؟
• هل يتم التعامل معها في الوقت الفعلي؟
• هل يمتلك الموظفون دليلًا في متناول اليد يمكنهم الرجوع إليه والتصرف وفقًا له؟
• كيف يمكنك ، كمدير ، مشاركة الحادث بسرعة مع الموظفين الآخرين؟
• وكيف يمكنك التأكد من أن جميع موظفيك تلقوا الرسالة؟
• علاوة على كل ذلك ، كيف يمكن للموظفين الجدد التعرف على الحوادث القديمة؟

ليس هناك من ينكر أنه من الأسئلة المذكورة أعلاه ومدى صرامة إجراءات السلامة الخاصة بك ، هناك طريقة للتعامل مع المخاطر والحوادث وهذا ما نتعمق فيه أدناه.

كيفية التعامل مع المخاطر والحوادث

قبل وقوع الحادث:

قبل وقوع حادث ، تريد أن ينبهك موظفوك إلى خطر محتمل!على سبيل المثال ، السلم المنبعج أو الأرضية المبللة أو الكابلات المكشوفة - هذه هي المخاطر التي تريد معرفتها مسبقًا لأنها ستساعد في منع وقوع الحوادث في المستقبل.

أثناء الحادث:

إذا كان الموظف متورطًا في حادث ، فيجب أن تكون قائمة التحقق جاهزة لكل نوع من أنواع الحوادث حتى يعرف الموظف ما يجب القيام به لكل نوع من أنواع الحوادث.

تتمثل الخطوة الأولى في الاطلاع على قائمة المراجعة ، والاتصال بسيارة إسعاف ، وإخطار جهة اتصال الطوارئ ذات الصلة. بعد ذلك ، املأ نموذج الإبلاغ عن الحادث. (بالطبع ، أنت مسؤول عن إنشاء قائمة مرجعية فعالة لما يجب القيام به عند وقوع حادثة معينة في مكان العمل.) من المهم الحصول على البيانات في أسرع وقت ممكن مع أكبر قدر ممكن من المعلومات ، مثل صور الخطر والمناطق المحيطة ، جنبًا إلى جنب مع موقع GPS.

عناصر مهمة لتضمينها في تقرير الحادث

• تفاصيل وأوصاف محددة وواقعية ، ولكن تظل موضوعية - معلومات الموظف وتاريخ ووقت وظروف الحادث.
• موقع GPS.
• ما الذي أدى إلى الحادث.
• إرفاق صور الحادث ومحيطه.
• وضّح الجزء المصاب من الجسم والعلاج الذي ستحتاج إليه.
• المعدات والمواد التالفة ، إلخ.
• قم بتضمين أقوال الشهود كلما أمكن ذلك.
• حافظ على سرية بعض المعلومات.
• تواقيع من جميع الأطراف ذات الصلة.

بعد وقوع حادث:

بأسرع ما يمكنك ، قم بمشاركة تحديث حول الحادث (ما حدث وكيفية تجنبه) مع جميع الموظفين الذين قد يتعرضون لحادث مماثل ، مثل أرضية مبللة أو سلم مكسور. بهذه الطريقة يمكنك منع وقوع حوادث مماثلة مرة أخرى.بعد أيام قليلة من الحادث ، يمكنك مشاركة تحديث إجرائي جديد ومفصل حول كيفية التعامل مع هذا الحادث في حالة حدوثه.

ومع ذلك ، إذا كنت لا تزال تستخدم نماذج الإبلاغ عن الحوادث القديمة ، مثل القلم والورق ، فقد حان الوقت لإجراء التغيير!في عام 2021 ، لم تعد قوائم المراجعة والإجراءات الورقية ذات صلة ، وعليك التبديل إلى الهاتف المحمول.

مع إبراز كل ما سبق ، من المهم أيضًا أن تعرف أن الشركات تملأ تقرير الحادث لأنه يثبت:

• الشركة تعترف بالحادث
• حققت الشركة في الحادث
• اتخذت الشركة جميع الخطوات المطلوبة للامتثال للوائح الولاية أو اللوائح الفيدرالية ذات الصلة بالحادث
• تأكدت الشركة من إدراج جميع المتورطين في الحادث في تقرير الحادث وتم الاعتراف بتقريرهم
• أجرت الشركة تحليل السبب الجذري لمعرفة سبب وقوع الحادث
• اتخذت الشركة الخطوات اللازمة لمنع حدوث ذلك مرة أخرى.

وإذا لم نجعل الأمر واضحًا تمامًا ، فإن استخدام الأساليب القديمة مثل القلم والورق لن يقطعها بعد الآن.

لماذا يعد الانتقال إلى نماذج تقرير الهوية المتنقلةأمرًا ضروريًا

عند استخدام نموذج الإبلاغ عن الحوادث المحمول ، فأنت تستخدم حلاً رقميًا يسمح لك بتحديد أولويات المهام اليومية وتبسيط العمليات. هذا يعني أنك لن ترهقك جبال من الأعمال الورقية ، وبدلاً من ذلك ، يمكنك إدارة عملك بكفاءة من هاتفك الذكي. يمكن تتبع كل شيء وإدارته أثناء التنقل ، تساعد قوائم المراجعة والتقارير الرقمية على تقليل الاحتكاك من الأنشطة اليومية ، وأتمتة تدفق المعلومات ، وتسمح لك بالحصول على إشراف أفضل.

لماذا يجب عليك أيضًا التبديل إلى نموذج الإبلاغ عن الحوادث المحمول؟ ما يلي يجب أن يلقي مزيدًا من الضوء.

• من السهل تقديم معلومات حول تقارير المخاطر والحوادث. بالإضافة إلى ذلك ، يتم الإبلاغ عن كل شيء في الوقت الفعلي.
• ما عليك سوى إضافة الصور وموقع GPS. لا حاجة لكتابة شرح طويل عندما تساوي الصورة ألف كلمة.
• في متناول جميع الموظفين ولديهم دائمًا إمكانية الوصول إلى قوائم المراجعة والنماذج.
• يستغرق إرسال إجراء محدث نقرة واحدة.
• جميع البيانات قابلة للقياس ويتم تخزينها بشكل آمن.
• شارك مقاطع الفيديو حول كيفية استخدام المعدات بشكل صحيح والتعامل مع المخاطر والحوادث.
• امتثال بنسبة 100٪ كما ترى من فعل ماذا.
• يمكن الوصول إلى المستندات دائمًا من أجل طلبات التدريب والتنظيم ، وكلما تم تحديثها ، يتوفر لدى جميع الموظفين أحدث إصدار متاح على الفور.
• قم بتحسين وتحديث نماذج الإبلاغ عن الحوادث بانتظام حسب الحاجة.

مع وضع كل ما سبق في الاعتبار ، يجب أن تعرف ما الذي يجب أن تبحث عنه عندما يتعلق الأمر ببرنامج الإبلاغ عن الحوادث. إنها أكثر بكثير من مجرد الميزات التي تقدمها والسعر - كلاهما مهم ولكنك تحتاج إلى برنامج للإبلاغ عن الحوادث يمكنه بذل جهد إضافي حتى تتمكن من التركيز على ما يهم.

ما الذي تبحث عنه في برنامج تقرير الحوادث

• متاح على الهاتف المحمول

بهذه الطريقة ، يكون موظفوك دائمًا مرتبطين بطبيعة الإبلاغ عن المخاطر والحوادث لأنه من السهل جدًا القيام بذلك. عندما يكون لديك موظفون بلا مكاتب ، فلن يكون لديهم الوقت للجلوس خلف جهاز كمبيوتر لإبلاغك بحادث أو خطر. ولكن عندما يكون متاحًا مباشرة على هواتفهم الذكية ، فهذا يعني أنه يمكنهم أن يكونوا على رأس كل ذلك أثناء التنقل.

• سهل الاستخدام للغاية

لا يجب أن تخضع لعملية تدريب طويلة ، يجب أن تكون بسيطة مثل 1-2-3 (خاصة إذا كان لديك موظفين أقل خبرة في التكنولوجيا). لا أحد يريد أن يضيع الوقت في تعلم كيفية استخدام التطبيق ، فقط ليكتشف أنه معقد للغاية. إذا لم يكن إعداد التقارير أمرًا سهلاً ، فلن يكون موظفوك متحمسين لاستخدامه!

• سهل التنفيذ

يستغرق تنزيل التطبيق ثوانٍ وليست عملية معقدة ، لذا يمكنك توفير الوقت ويمكنك البدء فورًا في استخدام برنامج الإبلاغ عن الحوادث الجديد.

• يتضمن ميزات الاتصال

لن تفوتك أنت وموظفيك أي شيء أبدًا حيث يمكنك فتح محادثات خاصة أو جماعية حول مواضيع مختلفة. أرسل تحديثات مع إمكانيات التعليق أو بدونها لضمان تسليم الرسالة وعدم إزعاج أي شخص بالكثير من الإشعارات.

• النماذج الرقمية متوفرة

إما أن تختار من قالب أو تنشئ نموذجًا رقميًا مخصصًا خاصًا بك.هذا يضمن أن النماذج متشابهة مع شكل الشركة وإحساسها حتى لا يشعر موظفوك بالصدمة.

• بسعر معقول

اعتمادًا على حجم شركتك ، تحتاج إلى اختيار البرنامج الأكثر ملاءمة لشركتك ومحفظتك.

مع وضع كل ذلك في الاعتبار ، كيف تختار البرنامج المناسب للإبلاغ عن الحوادث؟ لقد شمرنا عن سواعدنا وقمنا بالعمل نيابة عنك! ستجد أدناه 12 خيارًا لبرنامج الإبلاغ عن الحوادث التي يمكن أن تكون مناسبة تمامًا لشركتك.

أفضل 12 حلول برمجية لتقرير ncident

1. Connecteam

يجعل تطبيق الهاتف المحمول الكل في واحد Connecteam سهل الاستخدام الإبلاغ عن أي حادث والتعامل معه أمرًا سهلاً وسريعًا. أنشئ تقريرًا قبل وقوع الحادث (مثل أرضية مبللة) ، واملأ نموذج تقرير الحادث بعد وقوع حادث ، وافتح مكتبة لرؤية قائمة التحقق لما يجب عليك فعله بعد وقوع الحادث ، وأرسل البروتوكول الجديد إلى الجميع في غضون دقائق ، بدلا من أيام أو أسابيع بعد وقوع الحادث. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تخزين جميع أرقام العمل في دليل الموظفين داخل Connecteam حتى تتمكن من الوصول بسرعة إلى جهة اتصال الطوارئ المحددة.

• مجموعة ميزات قوية: يُسهل محرر السحب والإفلات السهل إنشاء أي نموذج في غضون دقائق. احصل على معلومات من فريقك الذي يعمل بدون مكتب مع إمكانات متقدمة بما في ذلك الصور والتوقيعات وطوابع الموقع والقوائم المنسدلة والتسجيلات الصوتية ومرفقات الملفات وما إلى ذلك.
• الوصول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع: أثناء التنقل ، يمكن لفريقك الوصول إلى التطبيق لملء أي نموذج وإرساله حتى لا تضطر إلى التعامل مع الأعمال الورقية والكتابة اليدوية الفوضوية والنماذج القديمة وتجنب الانتظار أيام (إن لم يكن أسابيع) لمدة الأعمال الورقية الرئيسية المراد ملؤها.
• إشعارات في الوقت الفعلي: احصل على إشعارات في الوقت الفعلي عند كل إدخال يقوم به فريقك وقم بمراجعته على هاتفك الذكي أو من المكتب. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تتبع معدلات الإكمال ، وتعيين تذكيرات تلقائية ، والمتابعة مع أي شخص لم يملأ نموذجًا.
• المعالجة السريعة للمعلومات: الأشياء التي يجب أن تكون على دراية بها كمدير تحدث في لمحة من خلال التصفية المتقدمة وواجهة قابلة للبحث. وضع علامة على الاستثناءات وتحليل البيانات التاريخية وتصدير المعلومات عند الحاجة. بالإضافة إلى ذلك ، تم توثيق جميع الإدخالات السابقة وإتاحتها متى احتجت إليها.
• قم بأتمتة سير العمل: قم بتنزيل تقارير Excel وإرسالها تلقائيًا عند الحاجة ، واحصل على نسخة PDF لكل إدخال ، والمزيد حتى تتمكن من الحفاظ على تنظيم فريقك وشركتك واستباقها.
• أغلق الحلقة: قدم ملاحظات فورية ومباشرة لفريقك حول عمليات الإرسال الخاصة بهم مع الملاحظات والحالات المنسقة بالألوان لكل إدخال.
• الكل في واحد: لا تحتاج إلى دفع المزيد لتشغيل عملك على الطيار الآلي ، حيث يوفر Connecteam المزيد من الميزات لتبسيط عملك. استفد من دليل الموظف والدردشة داخل التطبيق وإشعارات الدفع وأداة تحديثات الشركة وأداة إدارة المهام المخصصة وغير ذلك الكثير.

السعر: للحصول على سعر شهري ثابت ، تمنحك Connecteam أفضل قيمة مقابل أموالك.يبدأ السعر من 29 دولارًا فقط في الشهر. ابدأ بخطة Connecteam المجانية مدى الحياة لاختبار قدراتها المذهلة.

2. Typeform

إذا كان لديك غالبية موظفي المكتب الموجودين أمام الكمبيوتر ، فإن Typeform مناسب تمامًا. إنه مشابه لنماذج Google وليس خاصًا بالشركة. اختر من بين نماذج النماذج الموجودة مسبقًا حتى يتمكن موظفوك من ملء نموذج تقرير عن الحادث.

السعر: لدى Typeform ثلاث خطط تسعير لتقديمها: مجانًا (وهي محدودة للغاية) ، Pro بسعر 35 دولارًا في الشهر / لمستخدم واحد ، و Pro + بسعر 70 دولارًا في الشهر / مستخدم واحد أو أكثر.

3. Freshservice

Freshservice هي إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات (ITSM) في السحابة. يستضيف عددًا من إمكانات إدارة الحوادث التي يمكن أن تتكامل مع عمليات ITSM الأخرى مثل المشكلات والتغيير والإصدار وإدارة الأصول. افتح التذاكر من خلال عدد من القنوات مثل البريد الإلكتروني وبوابة الدعم والدردشة وما إلى ذلك. يمكن لقسم تكنولوجيا المعلومات في شركتك بعد ذلك أتمتة تعيينات التذاكر وإصدار ردود جاهزة.

السعر: ابدأ نسخة تجريبية مجانية مدتها 21 يومًا ، وبعد ذلك ، اختر من بين أربع خطط شهرية تقدمها Freshservice.تتضمن خطط التسعير الأربعة الخاصة بهم 29 دولارًا في الشهر ، و 59 دولارًا في الشهر ، وهناك خطتان بقيمة 99 دولارًا في الشهر - للفرق والمؤسسات الكبيرة.

4. A1 المقتفي

قم بتخصيص برنامج إدارة الحوادث هذا ليناسب شكل شركتك ومظهرها. يمكنك التنفيذ بسهولة للحصول على مقاييس ومخططات لوحة القيادة ، وبوابة ويب ، وتقارير عن الحوادث ، وعمليات تشغيل للخسارة ، والمزيد. يمكنك أيضًا تقديم وحدات لتتبع الأحداث والحوادث والعقود والتأمين والمطالبات والإصابات وبيانات كشوف المرتبات والأصول.

السعر: تحدث مع أحد ممثلي خدمة العملاء لمعرفة التكاليف الشهرية أو السنوية.

5. ServiceDesk Plus

ما ستحصل عليه مع ServiceDesk Plus هو مكتب مساعدة وبرنامج لإدارة الأصول. كما أنه يتميز بحزمة إدارة الحوادث مثل إصدار تذاكر المشاكل ، والشراء ، وإدارة العقود ، وبوابة الخدمة الذاتية ، وما إلى ذلك.

السعر: سيتعين عليك الاتصال بممثل خدمة العملاء لمعرفة المزيد حول أسعار ServiceDesk Plus.

6. Incy.io

استخدم Incy.io على هاتفك المحمول أو الكمبيوتر أو الكمبيوتر اللوحي لإصدار تقرير أو ملاحظة عن الحادث. يمكنك تخصيص نموذج تقرير الحادث ، وإضافة الصور ، وتحليل المخاطر والاتجاهات ، ويتم تقديم جميع البيانات في الوقت الفعلي.

السعر: يقدمون فقط رسومًا سنوية وعليك الاتصال بممثل خدمة العملاء لتقديم عرض أسعار لك ، والذي يعتمد على حجم مؤسستك.

7. بيجرديوتي

تصف PagerDuty نفسها بأنها "شركة حوسبة سحابية تنتج نظامًا أساسيًا للاستجابة للحوادث SaaS لأقسام تكنولوجيا المعلومات." أرسل إشعارات عبر الرسائل النصية القصيرة حول إدارة الحوادث بسرعة وسهولة - قم بتخصيصها لتناسب فرق العمل أو الأفراد.

السعر: يبدأ سعر PagerDuty من 6 دولارات شهريًا لستة مستخدمين فقط ، و 35 دولارًا في الشهر ، و 47 دولارًا في الشهر ، و 119 دولارًا في الشهر.

8. فيكتور أوبس

تفتخر VictorOps بالأساسيات عند الطلب ، والتعاون بين الفرق ، والرؤية البسيطة. يستخدمون نظام IT و DevOps لدفع التنبيه الآلي ، وهو يدمج المعلومات ، ويستضيف الوثائق المهمة.

السعر: يبدأ السعر من 9 دولارات لكل مستخدم في الشهر ، أو 29 دولارًا لكل مستخدم في الشهر ، أو 49 دولارًا في الشهر ، أو احصل على خطة تسعير مخصصة لجميع احتياجات تقرير الحوادث الخاصة بك.

9. الامتثال 360 من قبل SAI العالمية

بقدر ما تذهب ميزات تقرير الحادث ، يدعم Compliance 360 ​​مسار التدقيق والإجراءات التصحيحية والإبلاغ عن الحوادث وتشخيص الأسباب الجذرية وإدارة المهام.

السعر: من أجل الحصول على عرض أسعار ، ستحتاج إلى التحدث إلى أحد ممثلي خدمة العملاء.

10. أنظمة Adashi

تستخدم منظمات خدمة الطوارئ أنظمة Adashi لجميع احتياجات الإبلاغ عن الحوادث الخاصة بهم. يمكن للمستجيبين الأوائل الإبلاغ عن جميع الحوادث والاستجابة لها وإدارتها بأمان وسرعة.

السعر: تحدث إلى أحد ممثلي خدمة العملاء حول خطط التسعير.

11. إدارة الحوادث ProcessMAP

إن إدارة الحوادث في ProcessMAP هي حل قائم على الويب يعمل في التحقيق والإبلاغ وكذلك تحليل الحوادث البيئية والإصابة / المرض والممتلكات والأسطول.

السعر: تحدث مع ممثل خدمة عملاء إدارة الحوادث في ProcessMAP حول الأسعار.

12. OnPage - نظام إدارة الحوادث

مسار التدقيق ، تشخيص الأسباب الجذرية ، التعافي من الكوارث ، الإبلاغ عن الحوادث ، إدارة السلامة ، إدارة المهام ، وإدارة التذاكر - لهذا السبب يدعم نظام إدارة الحوادث OnPage في حالة وقوع حادث. يمكنك السماح بتقارير الحوادث في الوقت الفعلي والاستفسار بعد الوفاة من خلال مسارات التدقيق والتقارير. يتكامل OnPage أيضًا مع حلول RMM و PSA وأدوات الدردشة مثل Slack.

السعر: هناك نسخة تجريبية مجانية لمدة 7 أيام مع OnPage ، وإلا فستحتاج إلى الاتصال بممثل خدمة العملاء لمعرفة المزيد حول الأسعار.

الخلاصة في الحلول البرمجية لتقرير الحوادث

لا يمكن التغاضي عن الحاجة إلى إدارة الحوادث والمخاطر في مكان العمل ، وربما تعرف ذلك بالفعل. ومع ذلك ، لجعل العملية سلسة وغير مؤلمة (يقصد التورية) ، يجب عليك استخدام الأدوات الحديثة للبقاء في الطليعة. إن خلق بيئة عمل آمنة وممتعة أمر لا بد منه.

من خلال الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي ، يمكنك اكتشاف الحوادث قبل حدوثها ويمكنك بسهولة إبقاء الجميع على نفس الصفحة بحيث يتم دمج ثقافة مكان العمل الآمن في الحمض النووي لشركتك. لذلك ، راجع قائمتنا التي تضم أفضل 12 حلًا لبرنامج الإبلاغ عن الحوادث وحدد الخيار الأفضل لعملك وموظفيك.