أفضل النصائح لتسجيل الوقت في العمل وتسجيله (+6 طرق لتتبع الوقت)

يمكن أن يساعد التتبع الدقيق للوقت في منع سرقة الوقت والعمل الإضافي الزائد ومشكلات حضور الموظفين.

ومع ذلك ، قد يكون من الصعب إتقان تنفيذ إستراتيجية فعالة لتسجيل الدخول والخروج - خاصة إذا كنت تستخدم قلمًا وورقة أو نظامًا يدويًا آخر.

تعد الساعات الرقمية أسهل في الاستخدام وأكثر دقة ، ولكن لا يزال بإمكانها تقديم المشكلات إذا تم استخدامها بشكل غير صحيح.

لمساعدتك في الحفاظ على ساعات عمل دقيقة في جميع المجالات ، نوضح لماذا يجب عليك تتبع ساعات العمل ، والطرق الشائعة للقيام بذلك ، وفوائد استخدام تطبيقات تسجيل الدخول والخروج.

لقد أدرجنا أيضًا بعض النصائح المهمة لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من برنامج ساعة الوقت لديك.

هل يجب عليك تتبع ساعات عمل الموظفين؟

يجب عليك دائمًا تتبع ساعات عمل الموظفين الذين يتقاضون أجورًا بالساعة. قد يكون من المفيد أيضًا تتبع ساعات عمل الموظفين الآخرين لعدة أسباب.

الامتثال FLSA

بالنسبة للمبتدئين ، يتطلب قانون معايير العمل العادل (FLSA) تتبع سجلات دقيقة لساعات الموظف ودفعه والاحتفاظ بها. كما ينص على أنه يجب على الموظفين الحصول على أجر إضافي إذا عملوا أكثر من 40 ساعة خلال أسبوع العمل. يساعدك التتبع الدقيق للوقت في الحفاظ على الامتثال لهذه اللوائح وأي لوائح حكومية.

منع سرقة الوقت

سيساعد التتبع الدقيق للوقت على منع سرقة الوقت . سيساعدك استخدام أدوات مثل تحديد المواقع الجغرافية (التي تضع حدودًا افتراضية حول مواقع العمل وتقييد الدخول والخروج على تلك المواقع) وإضافة طبقات إضافية من التحقق (مثل التحقق من الصور الشخصية) على ضمان قيام الموظفين بتسجيل الدخول والخروج بشكل مناسب.

لنفترض ، على سبيل المثال ، أن موظفًا واحدًا يعمل مبكراً لمدة 15 دقيقة ويتأخر 15 دقيقة كل يوم. هذا يعني أنك ستدفع مقابل 30 دقيقة إضافية في اليوم من العمل غير مدفوع الأجر. هذا يساوي 2.5 ساعة في الأسبوع ، أو 130 ساعة في السنة. إذا قام العديد من الموظفين بذلك ، فقد يكلفك ذلك عشرات الآلاف من الدولارات سنويًا.

تحسين دقة الاقتباس والفواتير

سيساعدك تتبع ساعات عمل الموظف على فهم مقدار الوقت الذي تقضيه في كل وظيفة بالضبط . يعد هذا مفيدًا للفوترة والتأكد من قدرتك على إنشاء عروض أسعار وتقديرات دقيقة في المستقبل.

تبسيط تتبع الوقت وجدولة الموظفين

أخيرًا ، يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في التأكد من توزيع العمل بشكل عادل في جميع أنحاء شركتك. يمكن أن يساعدك استخدام أداة جدولة الموظف المرتبطة بنظام تتبع الوقت في الحفاظ على ساعات متسقة في جميع المجالات والتأكد من عدم توقف موظف واحد عن العمل الإضافي.

6 طرق لتتبع ساعات عمل الموظفين

يجب أن تكون أفضل طريقة لتتبع ساعات عمل الموظفين سهلة الاستخدام ودقيقة وموثوقة. فيما يلي 6 خيارات شائعة لتتبع الوقت (بدون ترتيب محدد).

ورقة وقلم

لا يزال تتبع الوقت بالقلم والورق طريقة مستخدمة على نطاق واسع بسبب بساطته. إنها تنطوي على قيام الموظف بتدوين وقت تسجيل الدخول والخروج. ومع ذلك ، فإن هذه الطريقة عرضة لسرقة الوقت ، حيث يمكن للموظفين بسهولة تغيير ساعاتهم في أوقات الدوام والخروج.

تطبيق الهاتف المحمول

يعد استخدام تطبيق ساعة وقت الهاتف المحمول مثل Connecteam أحد أسهل الطرق للاحتفاظ بسجل دقيق لساعات الموظف. معظم الخيارات سهلة الاستخدام ، مع ميزة تسجيل الدخول والخروج بلمسة واحدة والتي تمكن العمال من الدخول بسرعة وكفاءة.

التطبيق سطح المكتب

تطبيقات تتبع وقت سطح المكتب شائعة أيضًا ، خاصةً مع العاملين في المكتب أو العاملين في المكتب. وهي تشبه إلى حد كبير تطبيقات الأجهزة المحمولة ، مع ساعة زمنية تعمل بلمسة واحدة. يأتي بعضها أيضًا مع ميزات مثل تتبع النشاط ولقطات دورية لمساعدة أصحاب العمل على التحقق من ساعات عمل الموظفين.

كشك تتبع الوقت

تتم خدمة بعض أماكن العمل بشكل أفضل من خلال كشك واحد لتسجيل الدخول والخروج يشترك فيه العديد من الموظفين . سيكون لكل موظف تفاصيل تسجيل الدخول الخاصة به والتي تمكنه من الوصول إلى حسابه ، ويمكنه تسجيل الدخول والخروج بنقرة واحدة.

ساعة في البيومترية

تم تصميم برنامج ضبط الوقت بالمقاييس الحيوية لتحديد الموظفين الذين يستخدمون القياسات الحيوية مثل مسح بصمات الأصابع أو التعرف على الوجه. هذه طريقة فعالة للغاية للتخلص من اللكمات ، وهي سبب رئيسي لسرقة الوقت.

يحدث اللكم الصديق عندما يكون لدى الموظف صديق أو زميل يعمل على مدار الساعة ويدخله أو يخرج منه عندما لا يكون في العمل بالفعل. هذا شبه مستحيل مع التحقق البيومتري.

ملحقات المستعرض

تعد ملحقات متصفح تتبع الوقت مفيدة للوظائف التي يتم إجراؤها بشكل أساسي باستخدام جهاز كمبيوتر. يمكن للموظفين تسجيل الوقت مباشرة من متصفحات الويب الخاصة بهم. غالبًا ما تتضمن هذه الأدوات ميزات مثل تتبع عنوان URL وتتبع النشاط للمساعدة في التحقق من ساعات عمل الموظف.

المكافأة: Geofencing وتتبع GPS

تتضمن بعض برامج تتبع وقت الجوّال وظائف تحديد المواقع الجغرافية ونظام تحديد المواقع العالمي (GPS). بينما لا يمكن استخدام هذه لتتبع الوقت بأنفسهم ، إلا أنها تسير جنبًا إلى جنب مع تسجيل الدخول والخروج .

باستخدام السياج الجغرافي ، يمكنك تقييد المواقع التي يمكن للموظفين تسجيل الدخول والخروج منها ، مما يضمن وجودهم في الموقع قبل أن يبدأوا في تتبع ساعات عملهم.

تمكنك وظيفة GPS من تتبع مواقع الموظفين عندما يكونون على مدار الساعة. يمكّنك هذا من التحقق من أنهم يعملون من موقع أو موقع العمل الصحيح.

فوائد تطبيقات Clock-In Clock-Out

سهولة في الاستخدام وتوفير الوقت

من أفضل الأشياء المتعلقة بتطبيقات تسجيل الحضور والانصراف هو مدى سهولة استخدامها. يتوفر معظمها على كل من Android و iOS ، مما يعني أنه يمكن لموظفيك الوصول إليها من هواتفهم الذكية أو الأجهزة المحمولة الأخرى.

تأتي بعض التطبيقات ، مثل Connecteam ، مزودة أيضًا بمجموعة من الأتمتة لمساعدتك في توفير الوقت. يتضمن ذلك إنشاء الجدول الزمني التلقائي وإدارة الوقت الإضافي والراحة التلقائية.

تعزيز الرقابة

باستخدام تطبيق على مدار الساعة وتسجيل الخروج ، يمكنك الحصول على إشراف أفضل على موظفيك . يمكنك معرفة من هو على مدار الساعة في وقت معين ، عندما يسجل الجميع الدخول والخروج ، وأي وصف أو ملاحظات مرفقة بإدخالات الجدول الزمني.

إذا تم تمكين تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) ، فستتمكن أيضًا من مراقبة موقع موظفيك أثناء تسجيل دخولهم.

تقليل مخاطر اللكم الأصدقاء

تأتي معظم تطبيقات ساعة الوقت بطبقة إضافية من التحقق - مثل التحقق من المقاييس الحيوية - إلى تقليل مخاطر اللكم الأصدقاء. قد تتطلب بعض الأنظمة من الموظف أن يلتقط صورة ذاتية سريعة كلما قام بضربه. يمكنك استخدام هذه الأشياء للتحقق من أنه لم يكن لديه صديق أو زميل لكمة داخلها أو خارجها. قد تقدم التطبيقات الأخرى مسحًا لبصمات الأصابع أو التعرف على الوجه.

دقة أفضل

تطبيقات ساعة الوقت دقيقة ، ويمكنها تتبع الوقت حتى الثانية. لن يتمكن الموظفون من تقريب ساعات عملهم عند ملء جداولهم الزمنية ، وستمكنك التطبيقات من مراجعة والموافقة على الإدخالات التي يضيفها الموظفون يدويًا في أي وقت.

هذا يعني أنك لن تدفع إلا مقابل ساعات عمل موظفيك بالضبط ، مما يجعل الأمور أكثر عدلاً للجميع.

السماح بتفاصيل إدخال الوقت والتصنيف

ميزة أخرى أنيقة هي القدرة على إضافة العلامات والأوصاف والملاحظات وغيرها من المعلومات إلى إدخالات الوقت . يتيح ذلك للموظفين تفصيل ما كانوا يعملون عليه بالضبط وتقديم أي معلومات ضرورية لتبرير ساعات عملهم.

يمكنك أيضًا تصنيف ساعات العمل حسب العميل والوظيفة وموقع العمل وغير ذلك. يعد هذا مفيدًا لأغراض الفوترة والفواتير ، ويمكن أن يساعدك في التأكد من أنك تقتبس الأسعار بدقة.

قم بتمكين إدارة الوقت الإضافي والغياب البسيط

تأتي بعض تطبيقات ساعة الوقت مع ميزات متقدمة مثل الإجازة وغياب الموظف والاستراحة وإدارة العمل الإضافي. يمكن أن يساعدك ذلك في توفير الوقت وتقليل أخطاء إدارة القوى العاملة والتأكد من التزامك بقوانين العمل ذات الصلة.

باستخدام Connecteam ، على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء أتمتة لضمان دفع العمل الإضافي بشكل صحيح وأن الموظفين يحصلون على فترات الراحة المناسبة في الأوقات المناسبة.

أفضل النصائح لاستخدام برامج الدخول والخروج على مدار الساعة

مثالا يحتذى به

من أفضل الطرق لتشجيع الاستخدام المناسب لنظام ساعة الوقت الخاص بك هو استخدامه بنفسك . إذا شاهدك موظفوك أنت ومديرين آخرين يستخدمونها ، فمن المحتمل أن يشعروا براحة أكبر في استخدامها بأنفسهم.

ستساعدك التجربة المباشرة مع برنامج ساعة الوقت أيضًا على فهم كيفية عمله بالضبط. سيؤدي ذلك إلى تسهيل تدريب الموظفين الجدد واستكشاف المشكلات وإصلاحها.

أبقيها بسيطة

من المهم أن تحافظ على نظام تتبع الوقت بسيطًا وسهل الاستخدام . إذا واجه موظفوك مشكلة في ذلك ، فمن الأرجح أن يتوقفوا عن استخدامه بشكل صحيح - أو تمامًا. يمكن أن يؤدي هذا إلى مشكلات مثل الساعات التي يتم تتبعها بشكل غير صحيح وأوصاف إدخال الوقت الضعيف.

لذلك ، من الضروري اختيار نظام سهل الاستخدام لتسجيل الدخول والخروج. ابحث عن واجهة قابلة للتخصيص لا تتطلب الكثير من التدريب أو المهارات التقنية الخاصة لاستخدامها. Connecteam هو مثال ممتاز ، لأنه يحتوي على تطبيق جوال سهل الاستخدام وميزة تسجيل الدخول والخروج بلمسة واحدة.

مراجعة سجلات الوقت يوميا

سيمكنك تخصيص 5-10 دقائق كل يوم لإلقاء نظرة على إدخالات الجدول الزمني لكل شخص من تحديد المشكلات والتعامل معها على الفور. إذا نسي شخص ما تسجيل الدخول أو الخروج ، على سبيل المثال ، يمكنك التحدث معه واتخاذ أي إجراء ضروري.

إنشاء سياسة تتبع الوقت

تأكد من أن لديك سياسة تتبع الوقت الشاملة التي تحدد كيفية تسجيل الوقت في العمل وما تتوقعه بالضبط من موظفيك عندما يتعلق الأمر بتسجيل الساعات. يجب أن يتضمن برنامجًا تعليميًا يشرح كل جانب من جوانب الساعة الزمنية ، بما في ذلك كيفية إعدادها وكيفية استخدامها.

يجب أن تتضمن سياسة تتبع الوقت أيضًا معلومات حول عواقب عدم الالتزام بالتوقعات. يمكن أن تشمل هذه التحذيرات الشفوية ، والتحذيرات المكتوبة ، وحتى خطر الإنهاء لانتهاكات السياسة المتكررة.

تأكد من أن موظفيك يفهمون أهمية تتبع الوقت

عندما يفهم موظفوك مدى أهمية تتبع الوقت ، فمن المرجح أن يفعلوا ذلك بشكل صحيح. تأكد من أن دليل تتبع الوقت يشرح سبب وجوب تتبع ساعات العمل - على سبيل المثال ، حتى يتم دفع رواتب الموظفين بشكل صحيح وتحافظ الشركة على الامتثال لقوانين وأنظمة العمل.

قدِّم مكافآت مقابل ضبط الوقت بشكل متسق

يمكنك أيضًا تشجيع الموظفين على تتبع ساعات عملهم بشكل صحيح من خلال تقديم مكافآت أو مكافآت لتتبع الوقت بشكل ثابت. على سبيل المثال ، يمكنك تقديم مكافأة صغيرة أو مكافأة إلى الموظف الأكثر ثباتًا كل أسبوع. بدلاً من ذلك ، يمكنك الحصول على مكافأة أسبوعية صغيرة متاحة لكل من يفي بالتوقعات ويتجاوزها.

استفد من العلامات والأوصاف

تأكد من أنك تستفيد استفادة كاملة من العلامات وميزات وصف إدخال الوقت. من خلال وضع علامات على إدخالات الوقت ، يمكنك فرزها بسرعة وسهولة حسب الوظيفة والعميل والفريق وغير ذلك. يمكن أن يساعدك هذا في فهم المكان الذي يقضي فيه الوقت.

الأوصاف الأطول تمكن الموظفين من تفصيل ما قضوا وقتهم فيه. يمكن أن يساعدك هذا في التحقق من الجداول الزمنية والتأكد من أن الجميع يعمل على ما يفترض بهم القيام به.

خاتمة

يعد التتبع الدقيق لوقت الموظف مطلبًا قانونيًا في كثير من الحالات ، ويضمن حصول جميع الموظفين على رواتب عادلة. هناك عدد من الطرق لتتبع الوقت ، ولكن استخدام تطبيق ساعة الوقت مثل Connecteam أقل استهلاكا للوقت وأكثر دقة وأسهل لك ولموظفيك.

يمكن أن تساعدك Connecteam في الحفاظ على عرض ثابت للوقت في مكان عملك ، بغض النظر عن نوع العمل الذي تديره.

ابدأ مع Connecteam مجانًا اليوم!

أسئلة وأجوبة

ما هي أفضل طريقة للموظفين لتسجيل الدخول والخروج؟

توفر ساعة التوقيت الرقمية مثل Connecteam طريقة دقيقة وسهلة الاستخدام للموظفين لتسجيل الدخول والخروج. Connecteam سهل الاستخدام ، وهو مدعوم بميزات مثل إدارة فترات الراحة والعمل الإضافي ، وإنشاء الجدول الزمني التلقائي ، والسياج الجغرافي ، وتتبع موقع GPS.

ما هي أفضل طريقة لتقليل سرقة الوقت؟

يمكن أن يساعدك استخدام ساعة رقمية مع ميزات مثل تحديد الموقع الجغرافي والتحقق من الصور الشخصية في تقليل سرقة الوقت في شركتك. يقيد Geofencing المواقع التي يمكن للموظفين فيها الدخول والخروج ، وتمنع طرق التحقق الإضافية من ضرب الأصدقاء من خلال التأكد من أن كل موظف يعمل داخل وخارج لأنفسهم.

هل ترغب في تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا