تأهيل الموظف الرقمي: المزايا والتحديات والأدوات

الماخذ الرئيسية

• من خلال إعداد الموظف الرقمي ، يمكنك استخدام الأدوات والتكنولوجيا لتعيين الموظفين الجدد. لا حاجة لدورات شخصية أو تدريب أو اجتماعات.
• تشمل مزايا الالتحاق رقميًا الكفاءة المُحسَّنة ، وخفض التكاليف ، وزيادة الراحة.
• تشمل التحديات المرتبطة بالتأهيل الرقمي شعور الموظفين الجدد بالعزلة ، وإيجاد العملية مملة ، وتجربة الحمل الزائد للمعلومات.
• قم بتحسين عملية الإعداد الرقمي الخاصة بك باستخدام أنواع مختلفة من المحتوى ، وجعل الموظفين الجدد يشعرون بأنهم جزء من الفريق ، واستخدام تطبيق مخصص للإعداد.

يساعد إعداد الموظفين بشكل صحيح على فهم نطاق دورهم ، والارتياح مع فريقهم ، والتعرف على أهداف عملك وثقافة شركتك. بدون الإعداد المناسب ، قد يواجه الموظفون الجدد صعوبة في العثور على مكانهم والانفصال عنهم. يمكن أن يؤثر ذلك سلبًا على إنتاجيتهم وقد يتسبب في توقفهم عن العمل.

يتضمن الإعداد التقليدي الكثير من الأعمال الورقية والإجراءات العامة والقليل من الدعم المستمر. قد يستغرق الأمر الكثير من الوقت والجهد ، ومن الصعب الحفاظ على مشاركة الموظفين طوال العملية. ومع ذلك ، فإن إعداد الموظف الرقمي على متن الطائرة يغير كل ذلك.

في هذا الدليل ، نشرح ما هو الالتحاق الرقمي ، بالإضافة إلى مزاياه وتحدياته. نناقش أيضًا أفضل الأدوات لاستخدامها لتحسين عملية الإعداد الرقمي الخاصة بك.

ما هو تدريب الموظف الرقمي؟

يتضمن إعداد الموظف الرقمي على متن الطائرة استخدام الأدوات والتكنولوجيا لإعداد الموظفين الجدد. بينما يتم الإعداد التقليدي شخصيًا ، يمكن إجراء الإعداد الرقمي بالكامل عبر الإنترنت.

يمكن للشركات استخدام برامج الويب أو الأجهزة المحمولة ، مثل التطبيقات أو منصات الويب ، لإنشاء برنامج إعداد مخصص بالكامل. يمكنك استخدام هذه الأدوات لإنشاء دورات تدريبية ونشرها ، وتعريف الموظفين الجدد بالفريق ، ومشاركة السياسات ، وجمع الوثائق ، والمزيد.

فوائد إعداد الموظف الرقمي

مقارنة بالإعداد التقليدي ، يقدم الإعداد الرقمي العديد من الفوائد. وتشمل هذه:

تحسين كفاءة

غالبًا ما تكون عملية الإعداد التقليدية عملية تستغرق وقتًا طويلاً وتتضمن الكثير من الأعمال الورقية وجلسات التدريب الطويلة. تعمل عملية الإعداد الرقمي على أتمتة العديد من المهام المتكررة وتحافظ على سير العملية دون تأخير.

كما أنه يمكّنك من تخزين كل شيء في قاعدة بيانات يمكن للموظفين الجدد الوصول إليها في أي وقت. يتيح لهم ذلك ملء المستندات وإرسالها بسرعة وسهولة ويضمن حصول موظفي الموارد البشرية على جميع المعلومات التي يحتاجونها في مكان واحد.

يسمح الإعداد الرقمي أيضًا بالبدء الفوري دون الحاجة إلى اجتماع شخصي. بحلول الوقت الذي يبدأ فيه الموظف الجديد يومه الأول ، يمكن أن يكون لديه كل المعرفة والموارد اللازمة لبدء العمل على الفور.

انخفاض التكاليف

مع برنامج الإعداد الرقمي ، لا داعي للقلق بشأن تكلفة طباعة المستندات الداخلية وتخزينها أو إنشاء جلسات تدريب شخصية وتقديمها.

تتيح لك الأنظمة الرقمية تخزين ملفات الموظفين وإدارتها تلقائيًا في مكان واحد. كما أنها تتيح لك إنشاء دورات تدريبية شاملة عبر الإنترنت ونشرها ، بحيث لا تضطر إلى تخصيص الوقت والمال للتدريب الشخصي. يمكنك تطوير الدورات التدريبية في دقائق ونشرها على الفور لإكمالها للموظفين الجدد.

يمكن أن يؤدي الإعداد الرقمي أيضًا إلى تحسين الاحتفاظ بالموظفين ، مما يقلل من تكاليف التوظيف والتوظيف. تساعد تجربة الإعداد الجيدة الموظفين على الشعور بالدعم وتعزز فكرة أنهم اتخذوا خيارًا جيدًا للانضمام إلى مؤسستك. هذا يزيد من رضاهم الوظيفي ويقلل من فرصة الخروج المبكر.

راحة أفضل

يعد الإعداد الرقمي مناسبًا لجميع المعنيين. يمكنك الوصول إلى برنامج الإعداد على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع . يمكن للموظفين الجدد إكمال دورات الإعداد بالسرعة التي تناسبهم مباشرةً من أجهزة الجوّال أو أجهزة سطح المكتب الخاصة بهم.

أيضًا ، لن يضطر الموظفون إلى البحث عن أكوام من الأوراق للعثور على معلومات مهمة. داخل النظام الرقمي ، يمكنهم الوصول إلى أي مستندات يحتاجون إليها في غضون ثوانٍ.

بالإضافة إلى ذلك ، تحتوي العديد من حلول برامج الإعداد الرقمي على وظائف دردشة يمكنك استخدامها لتزويد الموظفين الجدد بالدعم المستمر. يمكنك الإجابة عن أسئلتهم بسرعة ، حتى بعد اكتمال الإعداد.

وفر الوقت والجهد عن طريق تحديث موارد الإعداد بسهولة

باستخدام برنامج تأهيل الموظفين الرقمي ، يمكنك بسهولة تحميل موارد إعداد جديدة وتحديث الموارد الحالية. أضف مستندات أو ملفات جديدة مهمة ببضع نقرات أو نقرات على جهازك ، أو قم بتحديث الموارد الموجودة في دقائق .

بالإضافة إلى ذلك ، تتسم أدوات الإعداد الرقمية بالمرونة وتمكنك من تخصيص طريقة تقديم المعلومات . يمكنك بسهولة تعديل العملية الخاصة بك إذا تغيرت احتياجاتك أو أهدافك. يمكنك إضافة أشياء مثل الصوت والروابط ومقاطع الفيديو والاختبارات وملفات أخرى متنوعة أو تجميع دورات معينة مع بعضها البعض.

يوفر لك هذا الكثير من الوقت والجهد ، ويخلصك من عناء تحديث وإدارة عملية الإعداد الخاصة بك.

رؤية أفضل لدعم الموظفين وتحسين عملية الإعداد الخاصة بك

كما يسمح الإعداد الرقمي للشركات بتتبع تقدم الموظفين خلال فترة الإعداد. عادة ، يظهر التقدم على لوحة القيادة.

تتيح لك لوحة المعلومات هذه معرفة من بدأ الدورة التدريبية ومن يقوم بالتقدم . كما أنه يراقب إكمال الدورة. يساعدك هذا على التأكد من أن الموظفين يتقدمون بشكل جيد ويضمن أن الموظفين الجدد يقدمون الوثائق الصحيحة في الوقت المحدد.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن تتبع التقدم يجعل من السهل معرفة ما إذا كان الموظفون يعانون من بعض مهام الإعداد أو الدورات التدريبية. يمكنك استخدام هذه الرؤية لضبط مواد الإعداد الخاصة بك وضبط العملية الخاصة بك.

تحديات إعداد الموظف الرقمي

في حين أن إعداد الموظف الرقمي يتمتع بالكثير من المزايا ، إلا أن هناك أيضًا بعض التحديات التي يجب أن تكون على دراية بها.

يمكن للموظفين الجدد الشعور بالعزلة

أثناء الإعداد الرقمي ، لن يقضي الموظفون الجدد وقتًا شخصيًا مع المديرين أو أعضاء الفريق. قد يؤدي ذلك إلى شعورهم بالعزلة أو أنهم ليسوا جزءًا "حقيقيًا" من الفريق.

يمكن أن تكون غير ملهمة أو مملة

غالبًا ما تحتوي عمليات الإعداد على ما يزيد قليلاً عن رسالة بريد إلكتروني وعدد قليل من المستندات للحصول على سرعة توظيف جديدة. يقومون بالمهمة ، لأن الموظفين لديهم المعلومات التي يحتاجون إليها. لكنها ليست مثيرة ، ولا تفعل الكثير من أجلها مشاركة الموظف .

لن تؤدي عملية الإعداد الأساسية التي تتضمن فقط مراجعة السياسات ، وملء الأعمال الورقية ، وقراءة المستندات إلى إثارة التعيينات الجديدة أو حثهم على القيام بدورهم. هذا يعرضهم لخطر الانفصال ، مما قد يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية وزيادة معدل دورانهم.

يمكن أن يعاني الموظفون الجدد من زيادة المعلومات

عندما يتم تعيين موظف جديد على متن الطائرة ، فهناك الكثير ليقوم به ويتعلمه. هناك وثائق لمراجعتها والتوقيع عليها ، وأشخاص للتحدث معهم ، وواجبات يجب فهمها. قد يكون هذا أمرًا مربكًا جدًا للموظفين الجدد ويؤدي إلى زيادة المعلومات خلال أيامهم القليلة الأولى.

طرق تحسين عملية الالتحاق الرقمية

فيما يلي بعض النصائح لتحسين تجربة إعداد الموظف الرقمي لديك وتحسينها.

تعامل مع الإعداد المسبق على محمل الجد

تبدأ عملية إعداد الموظف الرقمي الناجحة بالتدريب المسبق. يشمل هذا كل نشاط يحدث قبل أن يبدأ الموظف الجديد رسميًا يوم عمله الأول. يجب أن تأخذ عملية الإعداد المسبق على محمل الجد إذا كنت تريد أن تسير العملية بسلاسة.

قد تتضمن عناصر العمل التي تم إجراؤها مسبقًا ما يلي:

• إعداد حساب البريد الإلكتروني للموظف الجديد و / أو الوصول إلى النظام الأساسي
• إنشاء حزمة ترحيب
• إرسال معلومات الموظف مثل المخطط التنظيمي للشركة أو سياسة المزايا
• إبلاغ بقية الفريق بانضمام عضو جديد.

استخدم أنواعًا مختلفة من المحتوى أثناء الإعداد والتدريب

غالبًا ما يكون الإعداد أقل من مثير ، لذا قم بتحسين تجربتك في الإعداد الرقمي باستخدام أنواع مختلفة من المحتوى.

بدلاً من إرسال العشرات من ملفات PDF أو المستندات النصية ، فكر في استخدام مقاطع الفيديو والرسوم البيانية وحتى الاختبارات القصيرة لنقل المعلومات المهمة. يمكن أن تحافظ هذه على عملية الإعداد مثيرة للاهتمام وتضمن بقاء الموظفين الجدد مشاركين.

ناقش الأهداف

تعد مشاركة قائمة الأهداف مع الموظفين أثناء الإعداد طريقة رائعة أخرى لتحسين عملية الإعداد الرقمية الخاصة بك.

على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء ملف خطة 30-60-90 يومًا للتأجير الجديد. يوضح هذا ما سيفعلونه ويتعلمونه وينجزونه خلال الأشهر الثلاثة الأولى في وظيفتهم الجديدة.

ومع ذلك ، لا ترهق الموظفين الجدد بالمعلومات أو تدفعهم لتحقيق أهداف غير واقعية. تذكر أن جميع الأهداف التي تحددها للموظفين يجب أن تكون ذكية : محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وواقعية ومحددة زمنياً.

تحسين التواصل

تريد أن تبدأ الأمور على قدم وساق مع موظفين جدد ، لذا ابذل جهدًا للتواصل معهم بشكل جيد. يمكنك الاتصال أو البريد الإلكتروني أو إرسال رسالة نصية.

ومع ذلك ، يجب عليك أيضًا محاولة الانخراط في طرق للبقاء على اتصال مع الموظفين الجدد. يمكنك إنشاء اختبارات ممتعة ، أو إنشاء استبيانات ، أو مشاركة صور GIF ، أو ابتكار أدوات كسر الجمود للمساعدة في تدفق المحادثات. يمكنك حتى لعب جولة من التوافه أو تبادل الحقائق الممتعة مع موظفين جدد.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك التفكير في إضافة موظفين جدد إلى دردشة جماعية حتى يتمكنوا من التحدث إلى زملاء العمل أثناء عملية الإعداد.

امنح الموظفين الجدد ترحيبا حارا

عرّف الموظفين الجدد على بقية أعضاء الفريق عبر رسالة في محادثة جماعية أو بريد إلكتروني على مستوى الشركة لمنحهم ترحيباً حاراً. تعتبر مؤتمرات الفيديو طريقة رائعة أخرى لتحقيق ذلك.

وهذا يساعد الموظفين الجدد على الشعور بالانتماء على الفور داخل الشركة. عندما يشعرون بهذه الطريقة ، فمن المرجح أن ينخرطوا في العمل. يعد هذا أمرًا رائعًا للحفاظ على معدل دوران منخفض ، حيث تقل احتمالية مغادرة الأشخاص للشركة التي يسعدون بها.

وفر مرشدين أو رفاقًا على متن الطائرة

يجب عليك أيضًا التفكير في تزويد الموظفين الجدد بمرشد أو "رفيق إعداد". قم بإقران موظف جديد بموظف حالي إما في مناصبه أو لديه معرفة واسعة بدور الموظف الجديد للتأكد من أنه يمكن أن يكون مفيدًا قدر الإمكان.

مع وجود شخص ما يطلعهم على الحبال ، يعتاد الموظفون الجدد على الوظيفة بشكل أسرع ويشعرون بقدر أقل من الإرهاق. بالإضافة إلى ذلك ، يساعدهم هذا في بناء علاقات مهمة مع زملاء العمل منذ البداية.

إضفاء الطابع الشخصي على التجربة

ابذل جهدًا لتخصيص عملية الإعداد. يمكنك القيام بذلك عن طريق إعداد موظفين جدد بشكل مختلف بناءً على دورهم . على سبيل المثال ، سيحتاج المقاولون المستقلون إلى معلومات حول إعداد الفواتير والفوائد التي تختلف عما يحصل عليه الموظفون بدوام جزئي وبدوام كامل. وفي الوقت نفسه ، سيحتاج المشرفون إلى تدريب يركز على سياسات الشركة وعملياتها ، حتى يتمكنوا من الإشراف على الموظفين بشكل صحيح.

يمكنك أيضًا تصميم خبرات تأهيل الموظفين بناءً على أساليب التعلم الخاصة بهم . على سبيل المثال ، يمكنك تنفيذ طرق إعداد مختلفة للمتعلمين السمعي والبصري. يمكن أن يكون لديك مقاطع فيديو أو تسجيلات صوتية تشرح واجبات وسياسات معينة للمتعلمين السمعيين. ويمكن أن يكون لديك رسوم بيانية وأدلة مرئية خطوة بخطوة للمتعلمين المرئيين.

أثناء الإعداد المسبق ، يمكنك إرسال استبيان وسؤال الموظفين الجدد عن الطريقة التي يفضلون التعلم بها. بعد ذلك ، يمكنك استخدام طرق الإعداد المناسبة لجعل تجربتهم إيجابية.

استخدم تطبيقًا للإعداد

يصبح إعداد الموظفين رقميًا أسهل عند استخدام تطبيق مخصص أو حل برمجي.

باستخدام برنامج تأهيل الموظفين الرقمي ، يمكنك إنشاء دورات تدريبية بسرعة وسهولة ، ويمكن للموظفين الجدد إكمالها على أجهزة الجوّال أو أجهزة سطح المكتب الخاصة بهم. يمكن للموظفين أيضًا مراجعة المستندات وتوقيعها والوصول إلى قواعد المعرفة الخاصة بالشركة.

بصفتك صاحب عمل ، يمكنك استخدام أدوات التتبع لاكتساب نظرة ثاقبة حول كيفية تقدم التعيينات الجديدة من خلال الإعداد. يمكنك أيضًا تحديد مواعيد نهائية لمهام الإعداد وإرسال إشعارات فورية إلى الموظفين الجدد لإكمالها. تحتوي بعض التطبيقات المدمجة أيضًا على استطلاعات الرأي والاستطلاعات وصناديق الاقتراحات التي يمكن أن تساعدك في الحصول على تعليقات قيمة.

وأفضل ما في الأمر أنه يمكنك أنت وموظفيك استخدام تطبيق الإعداد من أي مكان وفي أي وقت.

أفضل الأدوات لإعداد الموظف الرقمي

عند الحديث عن التطبيقات ، فلنستعرض بعضًا من أفضل الأدوات لإعداد الموظفين الرقميين.

Connecteam هو حل متكامل ونظام إدارة عمل حائز على جوائز .

يتيح لك تصميم برنامج الإعداد الخاص بك ببضع نقرات فقط. يمكنك إدارة عملية الإعداد بأكملها مباشرةً من داخل تطبيق Connecteam. يمكن للموظفين الجدد الانتقال مباشرة من التطبيق أيضًا! يمكنهم العمل وفقًا لسرعتهم الخاصة وإكمال الإعداد من أي مكان يريدون.

Connecteam أيضًا يجعل إنشاء الدورة التدريبية أمرًا بسيطًا. يمكنك تقسيم الدورات إلى أقسام أصغر حتى لا يغرق الموظفون الجدد بالكثير من المعلومات في وقت واحد.

يمكنك تخصيص محتوى الدورة وهيكلها بالكامل وإجراء التحديثات بسهولة. يحتوي Connecteam على اختبارات واستطلاعات ونماذج قابلة للتخصيص يمكنك استخدامها لضمان احتفاظ الموظفين الجدد بالمعرفة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك بسهولة إضافة مقاطع فيديو وملفات PDF وروابط ومواد أخرى إلى الدورات التدريبية الخاصة بك. والأفضل من ذلك ، يتيح لك Connecteam إعادة استخدام مواد الإعداد الخاصة بك وتحديثها متى احتجت إلى ذلك.

بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك Connecteam جمع الوثائق من الموظفين الجدد وتحديد المواعيد النهائية والتذكيرات لإكمال الدورة التدريبية. يمكنك أيضًا إرسال دورات الإعداد تلقائيًا إلى الأشخاص المناسبين بناءً على دورهم أو تاريخ البدء.

يسهل Connecteam أيضًا تتبع تقدم الموظفين على متن الطائرة في الوقت الفعلي. يمكنك أيضًا معرفة من أكمل الدورات التدريبية. تساعدك هذه الأفكار في تحديد مجالات المشكلات المحتملة ، بحيث يمكنك اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات لتحسين عملية الإعداد الخاصة بك.

تمكّنك استطلاعات الرأي والاستطلاعات وميزة صندوق اقتراحات الموارد البشرية من Connecteam أيضًا من جمع تعليقات قيمة من الموظفين.

بالإضافة إلى ذلك ، تسهل الدردشة داخل التطبيق في Connecteam على الموظفين الجدد طرح الأسئلة والحصول على إجابات والتواصل مع الفريق الأوسع.

تعد أدوات تتبع الوقت في Connecteam ميزة أخرى رائعة للإعداد على متن الطائرة وما بعدها. يحتوي على ساعة زمنية دقيقة حتى الثانية ، لذلك يتم الدفع للموظفين دائمًا بشكل صحيح.

يبدأ Connecteam بسعر 29 دولارًا فقط شهريًا لـ 30 مستخدمًا . يقدم نسخة تجريبية مجانية وخطة مجانية إلى الأبد للشركات الصغيرة مع ما يصل إلى 10 مستخدمين.

Zenefits هو حل برمجي للموارد البشرية لإدارة التوظيف والإعداد وسجلات الموظفين. يمكن للمنصة أتمتة عمليات الموارد البشرية وتوفر إمكانية الإعداد الذاتي حتى يتمكن الموظفون الجدد من الالتحاق بالعمل قبل بدء العمل لأول مرة.

توفر Zenefits أيضًا القدرة على تخصيص الإعداد ، وإرسال عروض العمل ، وإجراء فحوصات الخلفية. كما أنه يبسط توقيع المستندات مثل العقود. يمكنه التعامل مع الفوائد وكشوف المرتبات ، ويتيح للمسؤولين تتبع التقدم على متن الطائرة.

يبدأ Zenefits بسعر 8 دولارات لكل موظف / شهر للحزمة الأساسية. يقدم عرضًا تجريبيًا مجانيًا ولكن ليس لديه خطة مجانية.

Bamboo HR هو حل رقمي لتخصيص تجربة الموظف أثناء الإعداد.

إنه يمكّن أصحاب الأعمال والمديرين من بناء قوالب الإعداد ، وإنشاء قاعدة بيانات للموظفين ، وتعيين المهام ، وتتبع التقدم. يساعد Bamboo HR أيضًا في جمع توقيعات الموظفين ويمكنه تبسيط مهام الإعداد المتكررة. يمكن أيضًا دمجها مع أدوات وتطبيقات إدارة العمل الأخرى.

لا تسرد Bamboo HR أسعارها علنًا. بدلاً من ذلك ، يجب على الشركات التواصل وطلب عرض أسعار.

بينما تقدم Bamboo HR إصدارًا تجريبيًا مجانيًا ، إلا أنها لا تحتوي على خطة مجانية.

خاتمة

يمكن أن يؤدي الإعداد غير المناسب إلى إحباط الموظفين الجدد وإرباكهم ، مما قد يؤدي إلى خروج مبكر من شركتك. يجعل الإعداد الرقمي العملية أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة وملاءمة لجميع المعنيين.

في حين أن هناك تحديات تأتي مع الإعداد الرقمي ، يمكنك معالجتها من خلال تحسين العملية الخاصة بك. يمكنك القيام بذلك عن طريق استخدام أنواع مختلفة من المحتوى ، وتعيين موظفين جدد مع موجهين على متن الطائرة ، ومناقشة الأهداف ، والمزيد.

تتمثل إحدى أفضل الطرق لإنشاء برنامج تأهيل رقمي للموظفين في استخدام حل برمجي مخصص ، مثل Connecteam. يمكنك رفع السرعة للموظفين الجدد بأكبر قدر ممكن من الكفاءة والتأكد من أنهم يشعرون بالارتباط منذ البداية.