احصل على التنظيم: نموذج توافر الموظف + نموذج مجاني

يمكن أن تكون إدارة جداول عمل العمال مهمة شاقة. خطأ واحد فقط يمكن أن يؤدي إلى نقص في الموظفين ، وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية ، وإتلاف علاقات العملاء. علاوة على ذلك ، قد تكون محاولة سد فجوات اللحظة الأخيرة مزعجة أيضًا. يمكن أن يعيق جداول العمال الآخرين ، ويقلل من الإنتاجية ، ويؤدي إلى الاستياء.

لهذا السبب من المهم جدًا التخطيط للجداول الزمنية للفريق مسبقًا. يساعدك نموذج توفر الموظف على جمع تفضيلات العاملين لديك وتوافرهم. إن الحصول على هذه المعلومات مسبقًا يجعل من السهل إنشاء جداول مناوبات فعالة.

في هذه المقالة ، نتعمق في نماذج توافر الموظفين ، وسبب أهميتها ، وكيف يمكنك إنشاء واحدة. نوفر لك أيضًا نموذجًا مجانيًا ونشارك أفضل الممارسات لتنفيذه.

ما هو نموذج توافر الموظف؟

نموذج توفر الموظف هو مستند يساعد أصحاب العمل على جمع معلومات حول مدى توفر موظفيهم . يتم استخدامه في صناعات مثل التصنيع والبناء والرعاية الصحية والمزيد.

عادةً ما يغطي نموذج توفر العمل:

• التوفر. يطلب النموذج من العمال تحديد أيام وساعات الأسبوع التي يكونون فيها متاحين للعمل بالتأكيد.
• التفضيلات. تسمح بعض النماذج للعاملين بمشاركة الطلبات والتفضيلات. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون الموظف متاحًا للعمل أيام الجمعة ولكن الجمعة قد يكون أيضًا يوم العطلة المفضل لديهم.
• قيود. يحتوي النموذج أيضًا على مساحة حيث يمكن للموظفين إدخال أي قيود جدولة. على سبيل المثال ، قد لا يتمكن الفرد من العمل في نوبات الصباح بسبب نقص توافر رعاية الأطفال في ذلك الوقت.

لماذا هو مهم؟

يساعدك نموذج توفر العمل القوي على:

تلبية أهداف العمل

يعد وجود الأشخاص المناسبين في المكان المناسب في الوقت المناسب أمرًا أساسيًا لتلبية احتياجات عملك وزيادة الإنتاجية. يضمن تتبع توافر الموظفين في جدول العمل الخاص بك تغطية كافية لمشاريعك.

كما يسمح لك بتعديل الورديات مقدمًا في حالة عدم توفر موظفين معينين. هذا يمنع نقص الموظفين. كما أنه يقلل من مخاطر العمل منخفض الجودة ، والمهام غير المكتملة ، وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية.

دعم العمل المرن

ذكرت هارفارد بيزنس ريفيو أن 96٪ من العمال الأمريكيين يريدون المرونة في العمل. لكن من الصعب تقديم العمل عن بعد للعاملين غير المكتبيين لأنهم بحاجة لأن يكونوا حاضرين جسديًا لعملهم. ومع ذلك ، باستخدام نموذج توفر العمال ، يمكنك تقديم جدولة مرنة لفرق الخطوط الأمامية.

يتيح لك الحصول على تفضيلات العمال مسبقًا إنشاء جداول تراعيهم. يكون تبديل التحول ممكنًا أيضًا عندما تعرف أنت أو فريقك من هو متاح في ذلك اليوم أو للساعات المطلوبة.

منع إرهاق الموظف

يتيح لك فهم مدى توفر الفريق منح العمال وقتًا تعطلًا مستحقًا دون إعاقة الإنتاجية. على سبيل المثال ، قد ترغب في عرض إجازة لمدة يوم أو بضع ساعات بدلاً من أولئك الذين عملوا بعد ساعات العمل التعاقدية. إن معرفة من يمكنه سد الفجوة يمكن أن يسهل عليك القيام بذلك. الموظفون المفعمون بالحيوية هم أكثر إنتاجية وأقل عرضة لاستدعاء المرضى.

تقليل التغيب عن العمل

عندما يشير الموظفون إلى مدى توفرهم ، فإن العمل لا يتعارض مع التزاماتهم الشخصية. يساعد هذا في تقليل التغيب والتأخير ، مما يقلل من تعطل العمليات التجارية.

تقليل تكاليف الظروف غير المتوقعة

تغييرات الجدولة في اللحظة الأخيرة أمر لا مفر منه. لكن معرفة مدى توفر العمال مسبقًا يساعدك على معالجة المشكلة بسهولة أكبر.

على سبيل المثال ، إذا اتصل أحد العمال بالمرض ، فيمكنك استخدام معلومات التوفر للعثور على بديل مناسب من داخل القوى العاملة لديك. بدون ذلك ، قد تضطر إلى استئجار مقاول أو دفع أجر إضافي للعمال الحاليين لإنجاز المهمة. يمكن أن تكون تكلفة القيام بذلك مرتفعة للغاية.

علاوة على ذلك ، يمكن أن تؤدي حالات الغياب غير المتوقعة إلى المخاطرة بمعنويات الفريق. عندما لا تكون قادرًا على استبدال العمال الغائبين ، يتحمل أعضاء الفريق عبء الالتزام بالمواعيد النهائية بموارد أقل. هذا يمكن أن يخلق استياء داخل الفريق. قد يعزز أيضًا ثقافة إلقاء اللوم على الآخرين عند عدم الالتزام بالمواعيد النهائية.

باستخدام نماذج توفر الموظفين ، يمكنك منع ذلك من خلال ضمان تغطية ودعم كافيين لفريقك.

وظِّف بشكل فعال

بالإضافة إلى سد فجوات المهارات ، غالبًا ما تقوم الشركات بالتوظيف لملء فجوات المناوبات. بمجرد استكمال جميع نماذج التوفر ، يمكنك تحديد التحولات المعرضة لخطر نقص الموارد. بعد ذلك ، يمكنك تعيين موظفين متاحين على وجه التحديد للعمل خلال ذلك الوقت.

تعرف على الإقلاع الهادئ

يمكن أن تساعد مراقبة توافر الموظفين بمرور الوقت في تحديد التاركين الهادئين. هؤلاء هم العمال الذين يكملون واجباتهم الموكلة إليهم لكنهم لا يذهبون إلى أبعد الحدود في أدوارهم.

ابحث عن الأنماط التي يظهر فيها العمال توافرًا أقل بمرور الوقت. قد يكون هؤلاء من المقلعين الهادئين الذين قاموا بفحص عقلي أو ينخرطون في صخب جانبي.

يمكنك بعد ذلك تزويدهم بالتدريب أو خطط تحسين الأداء أو أشكال أخرى من الدعم. إذا فشل كل شيء آخر ، يمكنك استبدالهم بعامل آخر متاح لأخذ نوباتهم.

ما يجب تضمينه في نموذج توافر الموظف

يجب أن يتضمن نموذج توفر الموظف الجيد ما يلي:

صلاحية

حدد الفترة الزمنية التي يكون النموذج صالحًا لها - على سبيل المثال ، الربع الأول من العام. بهذه الطريقة ، يمكن للعمال توفير توافرهم وتفضيلاتهم فقط لهذا الوقت المحدد.

معلومات الاتصال بالموظف

توفير مساحة لاسم العامل بالكامل وعنوان بريده الإلكتروني ورقم هاتفه على الأقل. ستحتاج إلى هذا للتواصل معهم وإبلاغهم بتغييرات الجدول الزمني.

تعليمات واضحة

قدم تعليمات واضحة حول كيفية إكمال النموذج. أخبر العمال إذا كانوا بحاجة إلى عبور المربعات أو تحديدها. أو يمكنك توجيههم لاستخدام مصطلحات معينة مثل "متاح" أو "غير متاح" للإشارة إلى تفضيلاتهم. ذكرهم أيضًا بإضافة صباحًا ومساءً عند الإشارة إلى تفضيلات الوقت لمنع أي سوء فهم.

جدولة توافر

هذا الجزء من النموذج - المهم للجدولة الفعالة - هو المكان الذي يمكن للموظفين إدخال مدى توفر عملهم فيه. يمكنك تنسيق هذا القسم كجدول يمكنهم تلوينه أو إضافة نص إليه. أو قم بتضمين قائمة مرجعية يمكنهم استخدامها لتحديد وقتهم وتوافرهم اليوم.

مهما كان التنسيق الذي تختاره ، اجعله بسيطًا وبديهيًا . يمكنك تضمين مثال لمساعدة العمال على فهم كيف يجب أن تبدو ردودهم.

التحولات المفضلة

وفر مساحة للموظفين للإشارة إلى ما إذا كان لديهم أي أوقات أو أيام مفضلة لمناوبات العمل. يمكنهم أيضًا إضافة تفضيلات حول الأيام أو الفترات الزمنية التي يرغبون في تجنبها.

الفرق بين التوافر والتفضيل هو أن التفضيلات هي من الأشياء اللطيفة للعمال. قد لا تتمكن من التعامل مع جميع الطلبات ولكن يمكنك النظر فيها عند الاقتضاء.

انتهى الوقت

يمكن للعمال استخدام هذا القسم لمشاركة أي إجازة أو مواعيد طبية أو أيام شخصية وما إلى ذلك إذا كانوا يعرفون بالفعل التاريخ أو الوقت المحدد لذلك. ومع ذلك ، يعد هذا اختياريًا ولا يتطلب من العمال مشاركة جميع طلبات الإجازة المدفوعة مسبقًا.

تعليقات اضافية

توفير مساحة للعمال لتقديم أي معلومات أخرى حول توفرهم. على سبيل المثال ، قد يتوفر شخص ما فقط في أيام الأربعاء بالتناوب. يلتقط هذا القسم الفروق الدقيقة التي لا تتناسب مع قسم الإتاحة.

شكر وتقدير

قم بتضمين بيان لتأكيد أن العامل قد قدم معلومات دقيقة . أيضًا ، اذكر أنهم مسؤولون عن إطلاعك على أي تغييرات. اترك مساحة لهم للتوقيع على النموذج وإضافة تاريخ التوقيع.

كيفية إنشائه (يتضمن قالب نموذج مجاني)

يمكنك إنشاء قالب نموذج توفر عامل باستخدام Microsoft Word أو محرر مستندات Google أو أدوات مشابهة. احفظ النموذج بتنسيق PDF بحيث لا يمكن تغييره قبل إرساله إلى العمال.

نحن نعلم أن إنشاء نموذج من البداية يمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً. لذا استخدم قالب نموذج توفر الموظف المجاني الخاص بنا لتنقذ نفسك من المتاعب. يمكنك تعديله ليناسب احتياجاتك.

نموذج مجاني لتوفر الموظف

نموذج توافر الموظف هذا النموذج صالح من ________ إلى _______. الاسم الكامل: _____________________________ عنوان البريد الإلكتروني: __________________________ رقم الهاتف: _________________ التعليمات: أضف علامة التجزئة () إلى الورديات المتاحة للعمل. لأية مناوبات غير متوفرة للعمل ، يرجى ترك الفراغ فارغًا . تفضيلات التحول / اليوم: هل لديك أي تفضيلات لأيام أو نوبات محددة؟ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ * ملاحظة: سنبذل قصارى جهدنا لاستيعاب هذه الأمور حسب حجم العمل والمواعيد النهائية وتوافر العمال الآخرين. لا يمكننا ضمان أن جميع التفضيلات ستنعكس في الجدول النهائي. معلومات الإجازة: هل هناك أيام أو ساعات محددة لديك أو ستطلبها للإقلاع؟ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ * ملاحظة: هذا القسم اختياري. قم بتضمين المعلومات التي أنت متأكد منها فقط. تعليقات إضافية: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ إعتراف: أنا ، ________________ (اسم الطباعة) ، أؤكد أنني قدمت معلومات دقيقة حول مدى توفر عملي في هذا النموذج. أفهم أنه من مسؤوليتي أن أطلع الشركة على أي تغييرات تطرأ على توافري. أؤكد أيضًا أنه بينما سيتم النظر في تفضيلاتي ، فإن جدولي الزمني ليس مضمونًا دائمًا ليعكسها. تاريخ توقيع الموظف

أفضل الممارسات لتنفيذ نماذج توافر الموظفين بشكل فعال

تغييرات الحد

حدد عدد المرات التي يمكن فيها للعمال إجراء تغييرات على أشكالهم. يمكن أن يكون للتغييرات المتكررة في مدى توفر شخص واحد تأثير متتالي على الجدول الزمني للفريق بأكمله. قد يكون هذا محبطًا ويصعب إدارته.

توزيع النماذج على الموظفين الحاليين والتعيينات الجديدة

بالإضافة إلى جمع مدى توفر فريقك الحالي ، اطلب من جميع المنضمين الجدد ملء النموذج. يمكن أن يساعدك هذا في تخطيط وتنظيم الجداول بشكل أكثر كفاءة لفريقك بأكمله.

حافظ على النماذج محدثة

اطلب من الموظفين مراجعة نماذجهم وتحديثها على فترات منتظمة - على سبيل المثال ، كل ثلاثة أشهر أو كل ستة أشهر. عندما تتغير التفضيلات ، تقع على عاتقهم مسؤولية تحديثك.

أكد على أهمية النموذج

قم بالإبلاغ بانتظام عن أهمية استكمال وتحديث نموذج توافر الموظفين. اجعلها جزءًا من توقعات الشركة القياسية في دليل الموظف الخاص بك. تابع مع العمال حتى يكمل الجميع استماراتهم. إذا كان نموذج عامل واحد مفقودًا أو غير مكتمل أو قديمًا ، فقد يؤدي ذلك إلى إعاقة فعالية الممارسة بأكملها.

ضمان ممارسات العمل العادلة

كن عادلاً وحياديًا عند تقديم المرونة. تأكد من مراعاة تفضيلات الجميع على قدم المساواة. أي علامات على المحسوبية يمكن أن تخلق الاستياء وحتى تعرضك لخطر قانوني للتمييز.

حافظ على الامتثال

في بعض الولايات القضائية ، يحتاج أصحاب العمل إلى تقديم إشعار للعمال عند تغيير جداول عملهم. تأكد من فهمك للقوانين التي تنطبق على شركتك والالتزام بها.

تقييم الفعالية

قم بتحليل مدى جودة عمل نموذج التوفر الخاص بك. قم بذلك عن طريق جمع البيانات عن التغيب عن العمل وتبديل المناوبات وتغييرات الجدول الزمني الأخرى. فكر في كيفية تحسين النموذج. على سبيل المثال ، هل تحتاج إلى تحديثه أكثر من مرة؟ أو ، هل تحتاج إلى طلب معلومة مفقودة من النموذج الحالي؟

أتمتة العملية بأكملها مع Connecteam

يعد جمع معلومات توفر الموظفين واستخدامها مهمة شاقة. لكن برامج مثل Connecteam تقضي على المتاعب .

يحافظ على التوافر والتفضيلات محدثة

يمكن للعمال استخدام تطبيق Connecteam للجوال لتحديث توفرها في أي وقت ومن أي مكان. هذا يوفر عليك الاضطرار إلى ترتيب كل استجابة يدويًا في مستند إتاحة فريق واحد. بالإضافة إلى ذلك ، لن تحتاج إلى مراجعة العملية وتكرارها كل بضعة أشهر لأن المعلومات يتم تحديثها في الوقت الفعلي.

يوفر جدولة سهلة ومرنة

يمكنك استخدام أداة جدولة السحب والإفلات الخاصة بـ Connecteam لإنشاء وتعيين ورديات بناءً على مواقع العمال وتوافرهم والمزيد.

عندما تكون التفضيلات صالحة لفترة أطول ، يمكنك استخدام قوالب مناوبة قابلة لإعادة الاستخدام وتعيين ورديات أو جداول مشتركة للتكرار يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا.

يمكن للعمال رؤية مدى توفر الفريق بأكمله وفقًا لجدول زمني مشترك ، مما يسهل تبديل الورديات عند الحاجة. هذا يوفر الوقت من الاضطرار إلى العثور على شخص مستعد لمبادلة الورديات.

يوفر تنبيهات ذكية وملاحظات وملفات وغير ذلك

يمكنك رؤية جميع تغييرات المناوبة والموافقة عليها في الوقت الفعلي. بالإضافة إلى ذلك ، يتم إرسال تنبيهات ذكية للعمال إذا تغيرت نوباتهم ، لذلك لا تحتاج إلى الاتصال بجميع العمال المتأثرين لإعلامهم بذلك. هذا يبسط العملية برمتها ويتيح لك توفير المرونة بسهولة.

يمكنك أيضًا إرسال تنبيهات ذكية إذا تم تعيين موظف أقل تأهيلاً في وردية. يتيح لك Connecteam أيضًا إرفاق الملفات والملاحظات والمرفقات بالنوبات. لذلك ، إذا كان يتعين على شخص أقل تأهيلًا ملء وظيفة زميل في العمل في اللحظة الأخيرة ، فيمكنه العثور على جميع المعلومات التي يحتاجها لإنجاز المهمة.

Connecteam هو أفضل متجر شامل لإدارة الجداول الزمنية وتتبع التوافر وغير ذلك الكثير. قم بالتسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية للتحقق من جميع ميزاته - بما في ذلك تتبع الوقت والدردشة داخل التطبيق ودليل الشركة والمزيد.

ملخص

يعد توفر الموظفين أمرًا بالغ الأهمية لجدولة الوظائف الفعالة وتلبية متطلبات العمل. تتيح لك معرفة توفر العمال توفير المرونة ، والتعامل مع حالات الغياب غير المتوقعة ، والحفاظ على سير العمليات بسلاسة.

يساعد نموذج توفر العمال على جمع معلومات حول مدى توفر الموظفين وتفضيلاتهم. يمكنك إنشاء واحد لشركتك باستخدام القالب المجاني الخاص بنا. في هذه المقالة ، شاركنا أيضًا نصائح حول أفضل الممارسات لإدارة نماذج التوفر وتحديثها.

على الرغم من كونها مفيدة ، إلا أن ممارسة جمع نماذج التوافر والحفاظ عليها هي عملية يدوية وتستغرق وقتًا طويلاً. تستخدم برامج مثل Connecteam التكنولوجيا لتبسيط العملية برمتها وأتمتها. تحقق من ذلك اليوم لتوفير الوقت وتقليل تعارضات وأخطاء الجدولة.