كيفية كتابة نموذج إجراء تأديبي للموظف + نموذج مجاني

الإجراءات التأديبية مهمة مؤسفة ولكنها ضرورية عند إدارة الموظفين. يضمن لك معالجة السلوك الإشكالي على الفور ويوفر للموظف فرصة لتصحيح سلوكه. لكن العملية التأديبية الفعالة يجب أن تكون عادلة ومتسقة وموثقة.

نماذج الإجراءات التأديبية للموظفين هي أدوات مفيدة لتسجيل حالات سوء سلوك الموظف أو غيرها من القضايا التأديبية وتفاصيل كيفية التعامل معها. تساعد هذه النماذج في ضمان أن العمليات التأديبية الخاصة بك ليست تمييزية ، حيث سيتم تطبيق نفس العملية على كل موظف على حدة.

بالإضافة إلى ذلك ، يقومون بإنشاء سجل في حالة وجود أي إجراء قانوني في المستقبل من قبل الموظف. على سبيل المثال ، اعتمادًا على الموقف ، قد تكون النماذج التأديبية دليلًا يساعدك على الاعتراض على ادعاء كاذب من قبل موظف.

في هذه المقالة ، نطلعك على كيفية كتابة نموذج تأديبي - بما في ذلك أفضل الممارسات التي يجب اتباعها. نوفر لك أيضًا نموذجًا سهل الاستخدام للبدء.

ما هو نموذج انضباط الموظف؟

النموذج التأديبي للموظف هو تحذير كتابي للموظف بشأن سلوكه . يسجل المخاوف المتعلقة بسلوك الموظف في العمل ، ويحدد ما يتعين عليهم القيام به لمعالجة سلوكهم ، ويفصل عواقب عدم القيام بذلك.

يستخدم هذا النموذج عندما يتصرف الموظف بشكل غير لائق أو ينتهك سياسة أو إجراء الشركة. على سبيل المثال ، يمكنك إصدار نموذج تأديبي للموظف لمعالجة:

• سلوك أو لغة غير لائقة.
• مخالفات السلامة.
• الغياب غير المبرر أو الوصول المتأخر أو المغادرة المبكرة.
• قضايا جودة العمل.
• العصيان.
• انتهاكات قواعد اللباس.
• مخالفات سياسات أو إجراءات الشركة.

عادة ما يتم إعداد النماذج التأديبية من قبل المشرف أو المدير المباشر للموظف ، أو بواسطة الموارد البشرية. يجب عليك وضع نسخة في ملف الموظف للرجوع إليها في المستقبل. تحتاج أيضًا إلى إعطاء نسخة للموظف للاحتفاظ بسجلاته.

أنواع الإجراءات التأديبية

يجب أن تحدد المنظمة عمليتها التأديبية في دليل سياساتها وإجراءاتها. يضمن ذلك فهم الموظفين لما هو متوقع منهم وإدراكهم لعواقب عدم الامتثال.

تختلف الخطوات المحددة في العملية التأديبية حسب المنظمة وقوانين العمل ذات الصلة. يمكن أن تشمل:

• تحذير شفهي. في الحالة الأولى لعدم الامتثال أو إذا كان سلوك الموظف مزعجًا ولكنه ليس انتهاكًا خطيرًا ، فقد يعطيهم مديرهم تحذيرًا شفهيًا. خلال هذه المحادثة ، يجب على المدير إحالة الموظف إلى السياسة أو الإجراء ذي الصلة ومناقشة كيفية تصحيح سلوكه.
• إشعار خطي. بالنسبة لانتهاك لاحق ينطوي على نفس السلوك أو انتهاك أكثر خطورة ، يجوز للمدير إعطاء الموظف تحذيرًا كتابيًا. تصدر بعض المنظمات عدة إخطارات مكتوبة قبل الانتقال إلى المستوى التالي من الانضباط.
• مراجعة رسمية. بالنسبة للانتهاكات المتكررة أو الانتهاك الجسيم الأول ، يمكن إجراء مراجعة لسلوك الموظف في اجتماع مع الموظف وممثل الموارد البشرية.
• تعليق. يجوز للمؤسسة تعليق الموظف مؤقتًا من واجباته ، إما بأجر أو بدون أجر ، بسبب انتهاك خطير أو عندما يفشل الموظف في تصحيح سلوكه على الرغم من التحذيرات المتكررة.
• نهاية. ردًا على انتهاك خطير جدًا أو كحل أخير للانتهاكات المتكررة ، يجوز لصاحب العمل إنهاء عقد عمل العامل.

لماذا يجب عليك استخدام نموذج تأديبي الموظف؟

هناك عدة أسباب لاستخدام هذه النماذج كجزء من العملية التأديبية الخاصة بك.

يتعامل مع سلوك الموظف السلبي

السماح للموظفين بمواصلة السلوك السيئ أو الأداء السيئ يمكن أن يؤثر سلبًا على الموظف الفردي وكذلك على قوة العمل الأوسع لديك.

على سبيل المثال ، عندما يفشل الموظف في اتباع إجراءات السلامة ، فإنه يعرض نفسه وزملائه لخطر الإصابة. قد يؤثر السلوك السيئ من أحد الموظفين أيضًا على ثقافة مكان عملك ومعنويات الموظفين الآخرين.

يحذر نموذج تأديبي الموظف من أن سلوكه غير مقبول ويساعده على فهم كيفية معالجته. من خلال معالجة قضايا مثل الأداء الضعيف أو انتهاكات السياسة ، فإنك تساعد في خلق بيئة عمل أكثر إيجابية وآمنة لقوة العمل بأكملها.

يقلل دوران

تساعد معالجة السلوك غير اللائق أيضًا على تقليل معدل دوران الموظفين. يتيح إصدار نموذج إجراء تأديبي للموظفين تصحيح سلوكهم. هذا يقلل من الحاجة إلى اتخاذ المزيد من الإجراءات ، والتي قد تنتهي بخلاف ذلك بإنهاء عقد الموظف.

قد تحدد عملية إصدار تحذير كتابي أيضًا الأسباب الكامنة وراء سلوك الموظف أو سوء الأداء. يمنحك هذا فرصة لدعم الموظف والتدخل قبل أن يقرر المغادرة .

على سبيل المثال ، إذا قال أحد الموظفين إنه لم يكن على علم بقواعد السلامة التي انتهكها ، فيمكنك أن تقدم له مزيدًا من التدريب على السلامة في مكان العمل. يعالج هذا السبب الجذري للمشكلة ويدعم الموظف ، بدلاً من تركه يكتشفها بمفرده.

وثائق الإجراءات التأديبية

من المهم توثيق الإجراءات التأديبية في مؤسستك. تنشئ النماذج التأديبية للموظفين سجلاً فوريًا للإجراءات التأديبية ، وتشرح متى ولماذا تم اتخاذها. كما يوثق الفرص التي كان على الموظف أن يستجيب لها ويصحح سلوكه ، بالإضافة إلى الخطوات التي اتخذتها مؤسستك لدعمهم.

هذا السجل ضروري لحماية مؤسستك من أي شكاوى أو إجراء قانوني يتعلق بانضباط الموظف.

قد تكون هذه النماذج بمثابة دليل إذا كان الموظف سيقاضيك ، على سبيل المثال ، بسبب التمييز أو الإنهاء غير المشروع. يمكنهم مساعدتك في الرد على مزاعم الموظف أو دحض الادعاءات الكاذبة.

قد تساعد النماذج التأديبية أيضًا في مواجهة أي اقتراحات للتمييز ، حيث يمكنك إظهار أنك تطبق إجراءاتك التأديبية بشكل متسق وعادل على جميع الموظفين.

يحافظ على الإجراءات التأديبية متسقة ومهنية

من خلال توثيق الإجراء التأديبي الذي اتخذته ، يمكنك التأكد من تطبيقك للعملية باستمرار على جميع الموظفين. تقوم بتسجيل نفس النوع من المعلومات في كل مرة.

كما أن كتابة هذه التفاصيل وتقديم نسخة للموظف يشجع على الشفافية. يُظهر للموظفين أن عملياتك التأديبية صادقة ومنفتحة ، وليست سرية أو تُجرى دون مشاركتهم.

يمنح استخدام النموذج أيضًا المديرين والمشرفين والموارد البشرية إطارًا لتأديب الموظفين بطريقة مهنية. يساعدهم في تركيز المناقشات مع الموظف حول القضية المطروحة.

تضمن الأشكال التأديبية أيضًا الإنصاف للموظف. يمكن للموظف أن يفهم بوضوح سبب تأديبه ومنحه فرصة للرد على مزاعم سوء السلوك.

ما الذي تحتاج إلى تضمينه في نموذج انضباط الموظف؟

يمكنك تصميم نموذج تأديبي ليناسب احتياجات مؤسستك وأي قوانين عمل ذات صلة.

بشكل عام ، تشمل هذه الأشكال:

• الاسم الكامل للموظف.
• دورهم.
• اسم مشرف أو مدير الموظف.
• تاريخ استكمال النموذج وتسليمه للموظف.
• نوع المخالفة. على سبيل المثال ، الحضور ، والسلامة ، وجودة العمل ، والعصيان ، والتحرش ، أو غير ذلك.
• وصف تفصيلي للمسألة أو الانتهاك ، بما في ذلك التواريخ والأوقات والمواقع وتفاصيل أي شهود. يجب أن يكون هذا محددًا وأن يوفر معلومات مفصلة. على سبيل المثال ، بدلاً من قول "انتهك الموظف سياسة السلامة في مكان العمل" ، يجب أن يوضح النموذج كيف انتهك السياسة ، ومتى وأين حدثت ، وتأثير السلوك على الموظفين الآخرين أو المنظمة.
• السياسة و / أو الإجراء الذي انتهكه سلوك الموظف . يساعد هذا الموظف على فهم سياق التحذير ومعايير السلوك المتوقعة.
• تفاصيل أي انتهاكات حديثة وذات صلة . عادة ما تكون الانتهاكات الأخيرة هي تلك التي حدثت خلال السنوات الخمس الماضية.
• الخطوات التي يجب على الموظف اتخاذها لمعالجة السلوك ، بما في ذلك الأطر الزمنية للقيام بذلك. على سبيل المثال ، "يجب أن يخضع الموظف لتدريب إضافي على السلامة لمدة 6 ساعات خلال الأسابيع الأربعة القادمة". يتم تحديد هذه الإجراءات عادةً من قبل مدير الموظف أو الموارد البشرية أو كليهما ، بما يتماشى مع سياسات الشركة ذات الصلة.
• أي متابعة مقترحة. على سبيل المثال ، اجتماع تسجيل الوصول في غضون شهرين.
• العواقب المحتملة إذا فشل الموظف في معالجة سلوكه . على سبيل المثال ، "إذا فشل الموظف في حضور تدريب إضافي على السلامة أو ارتكب المزيد من الانتهاكات لسياسة السلامة ، فيجب عليه حضور اجتماع مراجعة مع قسم الموارد البشرية."
• تعليقات المدير ، على سبيل المثال ، للتوسع في التفاصيل الموجودة بالفعل في النموذج أو ملاحظة رفض الموظف التوقيع على النموذج.
• تعليقات الموظف . السماح للموظف بالرد كتابيًا على التحذير يشركه في العملية ويضمن سماع وجهة نظره. قد توفر تعليقاتهم ‌ سياق للسلوك أو القضية وتساعدك على تحديد طرق لدعم الموظف. على سبيل المثال ، إذا قال الموظف إنه تأخر في عدة نوبات بسبب مشاكل رعاية الأطفال ، فيمكنك التحدث إلى الموظف حول أخذ نوبات لاحقة.
• توقيع الموظف ، مع الاعتراف بقراءته للنموذج ، واستلام نسخة منه ، والموافقة على اتخاذ الإجراء التصحيحي.
• توقيع المدير . بدلاً من ذلك ، توقيع من شخص آخر مسؤول عن الإجراءات التأديبية ، مثل ممثل الموارد البشرية.

ماذا تفعل إذا رفض الموظف التوقيع على استمارة تأديبية

قد يرفض الموظف التوقيع على استمارة تأديبية ، على سبيل المثال ، في حالة الخلاف حول وقوع الانتهاك أو عدم موافقته على الإجراء التصحيحي المقترح.

في هذه المواقف ، قد ترغب في تعديل إقرار الموظف ليعكس موقفه حتى يوقع على النموذج.

على سبيل المثال ، يمكن أن يؤكد الإقرار أن الموظف قد تلقى نسخة من النموذج ولكنه لا يوافق على التحذير. يمكنك أيضًا السماح للموظف بالرد كتابيًا ، مع توضيح عدم موافقته. يمكنك بعد ذلك إرفاق بيانهم بالنموذج.

على الأقل ، من المهم الحصول على توقيع الموظف للإقرار باستلام نسخة من النموذج.

نصائح لكتابة نموذج تأديبي

تصرف على الفور

من المهم إصدار تحذير كتابي فور حدوث الانتهاك أو ظهور المشكلة. يتيح ذلك للموظف اتخاذ خطوات لمعالجة المشكلة على الفور بدلاً من تركها تزداد سوءًا.

يساعد الرد الفوري الموظف أيضًا على فهم الرابط بين الانتهاك والإجراء التأديبي. يؤدي توضيح هذا الرابط إلى تقليل فرص الموظف في الإشارة إلى أن التحذير انتقامي أو مضايقة.

كن مفصلاً ومحددًا

تأكد من أن المعلومات الواردة في النماذج الخاصة بك توفر تفاصيل كافية. هذا مهم بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بوصف القضية أو الحادث. يضمن الوصف الواضح للموظف فهم السلوك الذي يحتاج إلى معالجته ولماذا هو غير مقبول.

على سبيل المثال ، بدلاً من قول الموظف "ترك العمل مبكرًا" ، يمكن أن يذكر النموذج ، "غادر الموظف ساعتين مبكرًا في 1 أبريل 2023 ، دون موافقة مسبقة أو إخطار مديره. وقد ترك هذا الموظفين المبتدئين بدون إشراف وزاد من مخاطر وقوع حوادث تتعلق بالسلامة ".

يجب أن يكون وصف الحادث موضوعيًا أيضًا. يمكن استخدامه لاحقًا كحساب في الوقت الفعلي لما حدث ، في حالة قيام الموظف باتخاذ إجراء قانوني ضد الشركة.

في حين أنه من المهم أن تكون مفصلاً ، يجب عليك فقط تضمين المعلومات ذات الصلة المباشرة بالمشكلة في النموذج. لا تدخل في قضايا أوسع. هذا يمكن أن يربك موظفك.

تخزين النماذج المكتملة بشكل آمن

يجب أن تظل الإجراءات التأديبية بشكل عام - والأشكال التأديبية على وجه التحديد - سرية. يجب إضافة النماذج المكتملة إلى سجل الموظف. من المهم تخزين هذه السجلات بشكل آمن حتى يتمكن الأشخاص الضروريون فقط من الوصول إليها.

يُعد تخزين السجلات رقميًا طريقة رائعة لضمان الاحتفاظ بالنماذج التأديبية بأمان وأن بعض الأشخاص فقط داخل مؤسستك يمكنهم الوصول إليها. تعمل إدارة السجلات الرقمية أيضًا على تسهيل العثور على المستندات عند الحاجة إليها.

بدلاً من ذلك ، يمكنك تخزين نسخ ورقية من النماذج في ملفات موظفيك في خزانة ملفات مقفلة أو منشأة تخزين آمنة.

اقرأ مراجعتنا المتعمقة لأفضل أنظمة إدارة المستندات

قم بإنشاء قالب

اعتمادًا على حجم القوة العاملة لديك ، قد تحتاج إلى استخدام النماذج التأديبية على أساس شبه منتظم. من المفيد إنشاء قالب لاستخدامه عبر مؤسستك بحيث يتم تسجيل أي مشكلات أو حوادث بشكل متسق. من المهم أيضًا التأكد من أن النموذج الخاص بك يتوافق مع قوانين العمل ذات الصلة. وهذا يضمن أن العملية التأديبية الخاصة بك تتوافق بالمثل مع القوانين واللوائح اللازمة.

يوفر لك النموذج أيضًا الوقت. ما عليك سوى ملء الحقول المطلوبة بدلاً من كتابة النموذج من البداية في كل مرة. من خلال إضافة القالب إلى دليل السياسات والإجراءات أو دليل الموظف ، يمكن للمديرين والمشرفين دائمًا الوصول إليه بسهولة.

لمساعدتك ، قمنا بإنشاء قالب نموذج إجراء تأديبي لاستخدامه كنقطة بداية. تأكد من تكييف النموذج مع احتياجات شركتك وأي متطلبات قانونية.

قم بتنزيل نموذج الإجراء التأديبي للموظف المجاني

مستندات جوجل

تحمي أشكال الإجراءات التأديبية أنت وموظفيك

تعد الأشكال التأديبية جزءًا مهمًا من العملية التأديبية للمؤسسة. يقومون بتسجيل حالات سوء سلوك الموظف أو عدم اتباع السياسة وتوثيق الخطوات المتخذة لمعالجتها.

ليس هذا ضروريًا فقط في حالة حدوث نزاع أو طعن قانوني ، ولكنه يضمن أيضًا أن تكون العملية التأديبية عادلة ومتسقة وشفافة لموظفيك ، وتحميهم من التحيز والتمييز.

يجب أن تتضمن النماذج التأديبية لموظفيك جميع المعلومات ذات الصلة بالمسألة أو الحادث ، بما في ذلك تفاصيل الموظف ووصف السلوك والإجراءات التصحيحية المتفق عليها. من خلال الاحتفاظ بسجلات الانضباط التفصيلية ، يمكنك إنشاء ثقافة المسؤولية داخل مؤسستك - مما يؤدي إلى بيئة عمل أكثر أمانًا وإيجابية.

هل تريد تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا