كيفية إنشاء دليل الموظف لمشروعك الصغير: الدليل النهائي

دليل الموظف هو مستند يغطي قيم الشركة وسياساتها وإجراءاتها والتزاماتها القانونية. بدونها ، يقضي المديرون وقتًا أطول في الإجابة على الأسئلة ولا يتضح للموظفين ما هو متوقع منهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لأصحاب الأعمال أن يواجهوا مشكلة قانونية إذا لم يكن لديهم عملية واضحة للتعامل مع قضايا الموظفين الحساسة.

يوفر دليل الموظف المكتوب جيدًا لفريقك وضوحًا بشأن معايير الشركة وإجراءاتها وتوقعاتها. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون لديك دليل موثوق وسهل لمتابعة أي موظف أو مسائل تتعلق بالتوظيف.

في هذه المقالة ، نوفر لك إرشادات خطوة بخطوة حول إنشاء كتيب موظف الأعمال الصغيرة وعينة شاملة من كتيب الموظف يمكنك تنزيله وتخصيصه وفقًا لاحتياجاتك.

لماذا تحتاج إلى دليل الموظف

باستخدام كتيب الموظف ، يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة والمديرين:

• حافظ على الامتثال. تحتاج جميع الشركات إلى الالتزام بقوانين العمل المحلية والولائية والفيدرالية ، لذلك يجب أن يتوافق دليل الموظف مع المتطلبات القانونية وحقوق الموظفين. هذه طريقة رائعة للتأكد من أنك لا تنتهك القانون وتساعد في حماية عملك في حالة قيام الموظف برفع دعوى قضائية.

• ضع توقعات واضحة. يتيح لك كتيب موظف الأعمال الصغيرة مشاركة ثقافة الشركة وقيمها ومعاييرها مع موظفيك. سيكون فريقك واضحًا بشأن ما هو متوقع منهم والعواقب في حالة انتهاك القواعد.

• أسس التناسق. توفر كتيبات الموظفين للشركات الصغيرة قواعد توظيف واضحة ومتسقة. تنطبق هذه على الجميع في الشركة ، بغض النظر عن القسم أو الموقع أو الأقدمية. إنها طريقة جيدة للتأكد من أن جميع الموظفين يتلقون نفس المعاملة.

• تقليل المخاطر القانونية. توفر كتيبات الموظفين الشفافية بشأن التمييز والمضايقة وإنهاء خدمة الموظف والمتطلبات القانونية الأخرى. لا يقلل هذا من مخاطر الدعاوى القضائية فحسب ، بل يحميك أيضًا إذا تمت مقاضاتك ، طالما أنك اتبعت الإجراءات القانونية.

• تقديم سهولة على متن الطائرة. يمكن للموظفين الجدد استخدام دليل الموظف لفهم مهمة عملك وسياساته ومزايا الموظفين والمزيد. يساعدهم هذا على الاستقرار بسرعة والحصول على إجابات لأي أسئلة قد تكون لديهم حول ممارسات العمل في عملك.

• وفر الوقت. باستخدام دليل الموظف الشامل ، يمكن لمديري الأعمال الصغيرة توفير الكثير من الوقت عند مواجهة مشكلات الموظفين. يمكنهم الرجوع إلى الكتيب على الفور للحصول على إرشادات بدلاً من قضاء وقت ثمين في محاولة إيجاد حل.

<< تنزيل كتيب العينة الشامل >>

كيفية إنشاء دليل الموظف لمشروعك الصغير

الخطوة 1: قم بتضمين الأساسيات

تتمثل الخطوة الأولى لكتابة دليل الموظف للشركات الصغيرة في تحديد الموضوعات التي سيغطيها. فيما يلي العناصر الأساسية التي نوصي بإدراجها.

قيم الشركة وبيان رسالتها

لكي يلتزم موظفوك بعملك ، يجب أن يرتبطوا بمهمته وأهدافه ومبادئه الأساسية. حدد أولويات هذه العناصر في بداية الكتيب حتى يعرف العمال مدى أهمية هذه العناصر ويمكنهم الوصول إليها بسهولة.

يجب أن يبدأ هذا القسم الأول ببيان مهمة شركتك. تأكد من أن بيان مهمتك واضح وموجز ويعكس الغرض العام من عملك. يجب أن تلهم وتحفز الموظفين والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين.

بعد ذلك ، يجب أن تحدد الخطوط العريضة للقيم والمبادئ الأساسية لعملك - على سبيل المثال ، التميز والنزاهة والابتكار. حدد كلًا من هذه الأشياء بوضوح ، واشرح سبب أهميتها للشركة ، وناقش كيف تنعكس في العمليات اليومية. بهذه الطريقة ، يعرف الموظفون كيف يُتوقع منهم عرض هذه القيم في عملهم.

سياسات ومعلومات التوظيف العامة

تحتوي جميع كتيبات الموظفين للشركات الصغيرة على قسم سياسات التوظيف العامة. هنا ، يمكن للموظفين العثور على معلومات مهمة حول ممارسات التوظيف في الشركة بما في ذلك:

سياسات التوظيف

استخدم هذا القسم الفرعي لإعلام الموظفين بعملية التوظيف في شركتك ، بما في ذلك عملية التقديم ومتطلبات الإعداد والتحقق من الخلفية.

بالإضافة إلى ذلك ، استخدم هذه المساحة لشرح أنواع الوظائف التي يقدمها عملك ، مثل التوظيف حسب الرغبة. يحدث هذا عندما يكون لك أو لعمالك الحرية في إنهاء عقد العمل في أي وقت دون سبب ، وبفترة إشعار أو بدونها.

أخيرًا ، يعد هذا مكانًا جيدًا لمناقشة أي فترات اختبار للتعيينات الجديدة. ناقش مدة الاختبار ، بالإضافة إلى ما إذا كان يحق لهم الحصول على إجازة ومزايا أثناء الاختبار أم لا.

ساعات العمل

حدد بوضوح ساعات العمل للموظفين بدوام كامل وبدوام جزئي. تذكر أن تحدد الخطوط العريضة للاختلافات في حالة التوظيف والمزايا وسياسات الإجازة بين الاثنين.

استراحات ووجبات

يشترط القانون عادة على أصحاب العمل تزويد العمال بأوقات وجبات الطعام وأوقات الراحة أثناء ساعات العمل. يجب أن يحدد كتيب الموظف الخاص بك الحد الأدنى والحد الأقصى لأوقات الراحة. يمكنك أيضًا اختيار تحديد كيف ومتى تريد توفير هذه الاستراحات - على سبيل المثال ، في منتصف نوبة العامل ، أو في فترات الراحة المتقطعة بحيث لا يكون جميع العمال في استراحة في نفس الوقت.

بالإضافة إلى ذلك ، كن شفافًا بشأن ما إذا كان الموظف سيتقاضى رواتب أثناء فترات الراحة. وضح أيضًا ما إذا كانت لديهم أي قيود أخرى ، مثل البقاء في منطقة معينة أو موقع عمل أثناء أخذ فترات الراحة.

إجازة وأوراق الغياب

يجب أن يكون الموظفون واضحين بشأن ماهية بدلات إجازاتهم. وهذا يشمل إجازة مدفوعة الأجر مثل وقت الإجازة ، أو أيام المرض ، أو إجازة الفجيعة ، أو أيام الإجازة لأداء مهام هيئة المحلفين ، أو الأيام الشخصية.

يحتاج الموظفون أيضًا إلى فهم الإجازات الطويلة التي يقدمها عملك. قد تشمل هذه الإجازة العسكرية أو الإجازة المرضية الممتدة أو التفرغ أو الإجازة الوالدية.

تأكد من التزامك بالمتطلبات القانونية في أوقات الإجازة والغياب أيضًا. على سبيل المثال ، تتطلب بعض قوانين الولاية أن تقدم إجازة أمومة إذا وصل عملك إلى عدد معين من الموظفين.

الأهم من ذلك ، حدد الأيام المسموح بها لجميع الأنواع المختلفة من الإجازات طويلة الأجل ، وأي قيود على الوقت الذي يمكن للموظفين أخذها فيه ، وما إذا كانت الإجازات مدفوعة الأجر أو غير مدفوعة الأجر.

أخيرًا ، يجب أن يتضمن هذا القسم أيضًا معلومات حول كيفية طلب الغياب ومعايير الأهلية للغياب وعملية العودة إلى العمل.

إجراءات إدارة الأداء

يجب أن تتضمن الشركات الصغيرة عمليات وإجراءات إدارة الأداء في دليل الموظفين. يجب أن يشمل ذلك توقعات الأداء ومعايير الترقية ومراجعة الأداء وعملية الاستئناف.

يجب عليك أيضًا شرح عملية تحسين الأداء. ناقش الخطوات التي تتخذها لإعادة الموظفين ذوي الأداء الضعيف إلى المسار الصحيح وما هي القضايا التي قد تؤدي إلى إنهاء التوظيف.

إجراءات الأمن والسلامة

سيغطي أي دليل موظف لعمال الأعمال الصغيرة قواعد السلامة والأمن لمحطات العمل أو مواقع العمل. يتضمن ذلك معلومات السلامة حول التدريبات على الحرائق وإجراءات الإخلاء وحالات الطوارئ الطبية. تأكد من أن كتيبك يلتزم باللوائح ذات الصلة من قبل إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) ولوائح تعويض العمال.

علاوة على ذلك ، يمكن أن تغطي الإجراءات الأمنية أيضًا حماية البيانات وسياسات كلمات المرور وتدابير الأمان المادية ، مثل الوصول إلى المناطق الآمنة.

عمليات الاستقالة والإنهاء

يجب أن توفر كتيبات الموظفين إرشادات واضحة حول إجراءات الاستقالة وإنهاء الخدمة. يحتاج الموظفون إلى معرفة كيفية الاستقالة وما هي فترة الإخطار الخاصة بهم. يمكنك أيضًا تضمين معلومات حول عمليات التسليم ومقابلات الخروج وعودة ممتلكات الشركة.

بالنسبة إلى حالات الإنهاء ، قدِّم تفاصيل حول سبب إمكانية إنهاء العقود - على سبيل المثال ، لسوء السلوك أو ضعف الأداء أو تسريح العمال.

قم أيضًا بتضمين سياسة إنهاء الخدمة الخاصة بشركتك ، بما في ذلك تعويضات الإقالة التي يمكن أن يتوقعوها ، وكيف يتم حسابها ، وشروط الدفع.

أخيرًا ، يمكنك أيضًا استخدام هذا القسم لإخبار الموظفين بكيفية الوصول إلى خطابات مرجعية للتوظيف أو الانضمام إلى خريجي الشركة.

اتفاقية عدم إفشاء أو سرية

هذا موضوع ستجده في أي قالب دليل موظف. تمنع اتفاقيات عدم الإفصاح أو السرية العمال من مشاركة المعلومات التجارية الحساسة مع أطراف خارجية أو استخدامها لتحقيق مكاسب شخصية. قد يشمل ذلك الأسرار التجارية أو خطط الأعمال أو بيانات العملاء أو غيرها من المعلومات الخاصة.

يجب أن يوضح الكتيب المدة التي تستغرقها اتفاقية عدم الإفشاء ، وعواقب الخرق ، وأي استثناءات ، مثل عندما يكون الكشف مطلوبًا بموجب القانون.

قوانين مكافحة التمييز والتحرش

هذا القسم من دليل الموظف مطلوب بموجب القانون الفيدرالي ويهدف إلى منع التمييز والتحرش في العمل. يجب أن تفي أيضًا بجميع متطلبات قانون الولاية ذات الصلة.

اشرح بوضوح كيف يعرّف عملك التمييز والتحرش ، بما في ذلك السلوكيات المحظورة. يمكن أن يشمل ذلك التحرش الجنسي أو التمييز بين الجنسين أو التمييز العنصري أو غيره من أشكال التمييز والتحرش.

يجب أن يحدد الكتيب إجراءات عملك للتعامل مع التمييز والتحرش. يجب أن يشمل ذلك كيفية الإبلاغ عن الشكاوى ، والتحقيقات الجارية ، والعواقب المترتبة على الجناة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك اختيار مناقشة نهج عملك في تدريب الموظفين على التمييز والتحرش في العمل.

أخيرًا ، إذا كنت صاحب عمل متكافئ الفرص ، فهذا مكان جيد لتسليط الضوء على ذلك. ناقش نهجك في تعيين الموظفين وترقيتهم وتعويضهم دون تمييز.

مدونة لقواعد السلوك

يركز هذا الجزء من دليل الموظف على سلوك الموظف وسلوكه داخل الشركة. من المتوقع أن يلتزم الموظفون بالقواعد المنصوص عليها في مدونة السلوك. تأكد أيضًا من إبراز عواقب كسر الكود.

إليك ما يجب تضمينه:

• الاحتراف: كيف يجب على الموظفين معاملة الزملاء والعملاء وغيرهم في العمل.

• قواعد اللباس: ما يمكن للموظفين ارتداؤه في العمل وما لا يمكنهم ارتدائه. قم بتضمين أي قيود محددة ، مثل منع الأطباء والممرضات من ارتداء الملابس ذات الأكمام الطويلة أو طلاء الأظافر.

• الأخلاق: تعريفات الشركة ومعاييرها بشأن عدم الأمانة والاحتيال والسلوك غير القانوني.

• تعاطي المخدرات والكحول: قواعد حول تعاطي المخدرات والكحول داخل وخارج العمل. سلط الضوء على عواقب خرق القواعد.

• استخدام التكنولوجيا: القواعد المتعلقة بكيفية استخدام الموظفين للهواتف المحمولة للشركة ، أو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، أو الإنترنت في محطة العمل أو موقع العمل ، أو التطبيقات المتعلقة بالعمل.

• سياسة وسائل التواصل الاجتماعي: ما هو الموظفون وما لا يسمح لهم بنشره عن عملك أو وظائفهم على وسائل التواصل الاجتماعي. يمكن أن يشمل ذلك أيضًا قيودًا أخرى ، مثل عدم سماح الشركة للموظفين بنشر خطاب كراهية أو تعليقات غير لائقة على حساباتهم على وسائل التواصل الاجتماعي.

• تضارب المصالح: سياسة الشركة في المواقف التي تتداخل فيها المصالح الشخصية أو المالية للموظف مع قدرته على التصرف بما يحقق مصلحة الشركة.

يجب أن يشمل ذلك سياسات قبول الهدايا من العملاء أو الموظفين المحتملين أو البائعين. يجب أن يتضمن أيضًا موقف عملك من العلاقات الرومانسية بين الموظفين أو مع العملاء أو أصحاب المصلحة الآخرين ، بالإضافة إلى توظيف الأقارب أو الأصدقاء أو الزملاء السابقين أو المعارف.

علاوة على ذلك ، يجب أن يغطي موضوع الموظفين الذين لديهم ملكية مالية في الشركة أو الموظفين الذين ينخرطون في أنشطة تتنافس مع الأعمال التجارية.

• الإغراء: سياسة عملك فيما يتعلق بالتماس أي نوع ، بما في ذلك الرشوة ، ومحاولة بيع الخدمات لموظفين أو عملاء آخرين لتحقيق مكاسب شخصية ، أو اصطياد الزملاء لشركة جديدة عندما ينتقل الموظفون.

• المصاريف والمبالغ المستردة: عملية المطالبة بالمصروفات المتعلقة بالعمل. كن محددًا بشأن ما يمكن اعتباره مصروفات متعلقة بالعمل ، مثل السفر أو التدريب.

• الإبلاغ عن الانتهاكات: كيف يجب على العمال الإبلاغ عن أي انتهاكات لسياسة الشركة أو قانونها ، وكيف سيتم التعامل معها.

التعويضات والحوافز

سيشير الموظفون بشكل متكرر إلى قسم التعويضات والمزايا. يوفر معلومات مهمة حول رواتب الموظفين ومزايا الشركة.

في هذا القسم ، قم بتغطية كيفية دفع أجور الموظفين - على سبيل المثال ، بالساعة أو يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا. يجب عليك أيضًا توضيح متى يتوقع الموظفون الحصول على رواتبهم في حالة وجود عطلة أو ظروف أخرى قد تؤخر السداد. على سبيل المثال ، إذا صادف يوم الدفع عطلة وطنية أو عطلة نهاية أسبوع ، فسيتم دفع أجور العمال في يوم العمل التالي.

قم أيضًا بتغطية كيفية حساب الأجور - على سبيل المثال ، كيف يجب على الموظفين في الساعة تسجيل وقتهم ومعدلات الأجور لساعات عملهم. تأكد من التوافق مع المتطلبات القانونية مثل الحد الأدنى للأجور وأجر العمل الإضافي وسياسات الراحة.

يمكنك أيضًا تضمين طرق الدفع المختلفة المتاحة ، مثل الإيداع المباشر أو الشيكات أو بطاقات الدفع.

علاوة على ذلك ، حدد ما يمكن أن يتوقعه الموظفون من استقطاعات من رواتبهم. قد تكون هذه الخصومات مطلوبة ، مثل الضرائب الفيدرالية وضرائب الولاية ، أو الخصومات الطوعية للحصول على مزايا مثل حسابات التوفير الصحية. أيضًا ، من الأهمية بمكان ذكر ما إذا كان عملك يقتطع مدفوعات الإجازة المرضية أو حالات الغياب الأخرى.

بينما لا تحتاج إلى سرد تفاصيل كل فائدة تقدمها ، يجب عليك تغطية الأساسيات. على سبيل المثال ، حدد خطط التأمين الصحي المقدمة ، وما إذا كان المعالون مشمولين ، ومتى يحدث التسجيل المفتوح السنوي.

وبالمثل ، ضع المعلومات الأساسية حول المزايا الأخرى بما في ذلك الإجازة المدفوعة (PTO) ، وخطط التقاعد ، والتأمين على الحياة ، وخصومات الصالة الرياضية ، وما إلى ذلك. هذه طريقة رائعة للسماح للموظفين بمعرفة ما هم مؤهلين للحصول عليه وإظهار الامتيازات أثناء العمل التي تقدمها.

السياسات التأديبية وسوء السلوك الجسيم

غالبًا ما يحتاج أصحاب العمل إلى اللجوء إلى الإجراءات التأديبية عندما ينتهك الموظفون قواعد الشركة. يجب أن يحدد الكتيب بوضوح ما هي العملية التأديبية. اشرح عملية التحقيق والنتائج المتوقعة بما في ذلك التحذيرات الشفوية والمكتوبة ، أو الإنهاء في حالات سوء السلوك الجسيم.

أعط أمثلة عن السلوكيات التي تعتبر سوء سلوك جسيم ، على سبيل المثال ، السرقة ، تعاطي المخدرات ، التمييز ، إلخ. بالإضافة إلى ذلك ، حدد ما يعنيه الإنهاء بسبب سوء السلوك الجسيم فيما يتعلق بفترة الإشعار ، والمراجع للتوظيف المستقبلي ، والمكافآت غير المدفوعة.

إخلاء المسؤولية والتوقيع

قم بتضمين إخلاء مسؤولية ينص على أن دليل الموظف ليس عقدًا. سيمنع هذا الموظفين من مقاضاتك إذا لم يتم دعم إجراءات الكتيب.

قد تجد أيضًا قسم توقيع اختياري في نموذج كتيب الموظف لعمال الأعمال الصغيرة. هذا هو المكان الذي يمكن للموظفين التوقيع عليه للاعتراف بأنهم تلقوا نسخة من الكتيب وقراءته وفهمه. مرة أخرى ، يساعد هذا في حماية العمل في حالة قيام الموظف برفع دعوى قضائية غير مشروعة بحجة عدم معرفة قواعد الشركة.

الخطوة 2: تأكد من أنها تعكس ثقافة الشركة

يعد كتيب الموظف الخاص بك أداة رائعة لعرض ما يمثله عملك وما يمكن أن يتوقعه الموظفون من ثقافة الشركة.

استخدم نبرة صوت تتطابق مع هوية عملك ، مثل الحارة أو الرسمية. أيضًا ، قم بصياغة سياساتك لتتماشى مع قيم الشركة. على سبيل المثال ، قد تظهر عدم التسامح مطلقًا مع التمييز ولكن قد تكون أكثر تساهلاً مع قواعد اللباس الخاصة بك. اضبط كل قسم كما تذهب حتى يمثل الكتيب حقًا عملك وثقافته.

الخطوة 3: تحقق من أنه متوافق مع قوانين العمل

قد تستفيد كتيبات الموظفين التي تكتبها الموارد البشرية أو أصحاب الأعمال من المراجعة القانونية. وذلك لأن اللوائح تختلف حسب عوامل مثل موقع العمل وعدد الموظفين وأنواع العمال. يمكن للمحامي الذي يراجع المستند التأكد من أنه يغطي جميع القوانين الفيدرالية والولائية والمحلية ذات الصلة. هذا يساعد على حماية عملك في حالة وجود دعوى قضائية.

الخطوة 4: اجعلها سهلة القراءة ويسهل العثور عليها

ضع في اعتبارك المصطلحات المفرطة والمصطلحات المعقدة الأخرى ، خاصة إذا كنت تستخدم قالب دليل الموظف المجاني لأصحاب الأعمال الصغيرة والذي قد يتضمن كلمات وعبارات لن يستخدمها عملك. يجب أن يكون الكتيب الخاص بك بسيطًا للقراءة وسهل الفهم.

علاوة على ذلك ، اجعل الكتيب في المتناول. ضع في اعتبارك تخزينها على مساحة Drive مشتركة حيث يمكن للموظفين العثور عليها بسهولة.

Connecteam هو تطبيق رائع لتخزين ومشاركة مستندات الشركة المهمة. يمكنك استخدامه لتخزين كتيب الموظف الخاص بك بشكل آمن. علاوة على ذلك ، سيتمكن العاملون لديك من الوصول إلى هذا من أي مكان على هواتفهم المحمولة. يمكنك التسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية لاختبار هذا والعديد من العمليات القوية الأخرى ، والموارد البشرية ، وأدوات الاتصال.

الخطوة 5: انشرها وراجعها بانتظام

بمجرد مراجعة كتيبك وتحديد مكان تخزينه ، يمكنك نشره ليقرأه موظفوك.

بالإضافة إلى ذلك ، نوصي بأن يكون لديك مالك أو فريق معين لمراجعة وتحديث الكتيب بانتظام بناءً على ملاحظات الموظفين وتغيير القوانين.

الخطوة 6: استخدم الدعم - قم بتنزيل نموذج الكتيب الشامل الخاص بنا!

يمكن أن يكون إنشاء كتيب الموظف أمرًا مربكًا. لحسن الحظ ، لا تحتاج إلى كتابة واحدة من الصفر. يمكنك النظر إلى كتيبات الشركات الأخرى كمرجع أو أن تطلب من محترف مدفوع الأجر أن يكتب لك واحدًا.

ومع ذلك ، فإن الطريقة الأكثر فاعلية لإنشاء كتيب هي استخدام قالب دليل الموظف المجاني للشركات الصغيرة. قم بتنزيل نموذجنا الشامل أدناه وقم ببساطة بتخصيصه وفقًا لقواعد وإجراءات عملك.

<< تنزيل كتيب العينة الشامل >>

ملخص

يعد إنشاء دليل الموظف خطوة مهمة لأي شركة صغيرة. يساعد في تحديد توقعات واضحة للموظفين ويضمن امتثالك للوائح المحلية والولائية والفيدرالية.

سيكون كتيب الموظف الجيد شاملاً ويغطي معلومات التوظيف والتعويضات والمزايا وسياسات التمييز والتحرش وسلوك الموظف وغير ذلك. يجب أن تكون سهلة القراءة والفهم ، بالإضافة إلى سهولة الوصول إليها من أي مكان. من المستحسن أيضًا أن يقوم محامٍ بمراجعة دليل الموظف الخاص بك وتعيين مالك معين لتحديثه بانتظام حتى يتماشى دائمًا مع المتطلبات القانونية وسياسات العمل.

من خلال إنشاء كتيب فعال للموظفين ، يمكنك تعزيز ثقافة الشفافية والأمان لموظفيك وحماية عملك الصغير من المخاطر القانونية.