كيفية استخدام نظام مراسلة الموظف لتحسين الاتصال في مكان العمل

في بيئة اليوم التي يسودها العمال المشتتون والذين ليس لديهم مكاتب ، أصبح التواصل الفعال مع موظفيك أكثر صعوبة من أي وقت مضى. يتواجد العديد من الموظفين في الميدان معظم اليوم أو يعملون في مناطق زمنية مختلفة ، لذلك لا تعمل طرق الاتصال التقليدية دائمًا. يمكن أن يساعدك نظام مراسلة الموظف في التغلب على هذه التحديات حتى تتمكن من الوصول إلى القوى العاملة بغض النظر عن مكان وزمان العمل.

ما هو نظام مراسلة الموظف؟

نظام مراسلة الموظف هو أداة للتواصل مع الجميع في مؤسستك باستخدام منصة مركزية. باستخدام نظام مراسلة الموظف ، يمكنك التواصل من خلال الرسائل الفورية والمحادثات والمكالمات الصوتية ولوحات الإعلانات والموجزات الاجتماعية والمزيد. يمكن للموظفين مشاركة المعلومات والتعاون وإدارة المهام اليومية بسهولة.

ميزات نظام مراسلة الموظف الفعال

ليست كل أنظمة مراسلة الموظفين مفيدة بنفس القدر. لتحقيق أقصى استفادة مما لديك ، ابحث عن حل يحتوي على الميزات التالية:

واجهة سهلة الاستخدام

إذا كانت واجهة المستخدم لنظام المراسلة لديك قديمة وعفا عليها الزمن ، فستجد صعوبة في جعل موظفيك يستخدمونها. سيكون نظام المراسلة الجيد جزءًا لا يتجزأ من كل سير عمل تقريبًا ، لذا يجب أن يكون اختيار نظام سهل الاستخدام أولوية قصوى.

من الناحية المثالية ، يجب أن يكون للنظام تصميم بديهي - يجب أن يكون كل شخص قادرًا على معرفة كيفية عمله من لوحة القيادة أو نقطة الوصول. قد تحتاج إلى تزويد موظفيك ببعض التدريب على نظامك ، لكن لا ينبغي أن يكون الأمر معقدًا لدرجة أنه يمثل مشكلة أكثر مما يستحق.

الوصول المحمول

يستخدم الناس الأجهزة المحمولة أكثر بكثير مما يستخدمون أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو أجهزة الكمبيوتر المكتبية - وخاصة العمال الذين لا يستخدمون مكاتب. من المحتمل أن يكون لدى موظفيك دائمًا جهاز محمول ، لذلك سيسمح لهم النظام الفعال بالتواصل وتلقي الإشعارات على هواتفهم أو أجهزتهم اللوحية.

تكاملات

يجب دمج نظام المراسلة الخاص بك في روتينك اليومي حتى يتمكن الموظفون من استخدامه دون عناء طوال يوم عملهم. سيتكامل النظام الجيد مع الأدوات التي تستخدمها بالفعل ، مثل البريد الإلكتروني وبرامج إدارة المشاريع.

التخصيص

يختلف كل عمل عن الآخر ، ويجب أن يكون نظام مراسلة الموظفين لديك قادرًا على استيعاب هذه الاختلافات من خلال السماح لك بتخصيص النظام الأساسي. ستجعل القدرة على إنشاء قنوات أو مجموعات مختلفة بناءً على المشاريع والموضوعات - وحتى الاهتمامات المشتركة - نظامك أكثر فائدة.

وظيفة البحث

لا تفقد الرسائل القديمة أهميتها بالضرورة لأن الرسائل الأحدث تدفنها ، لذا لا ينبغي أن تعني كلمة "ذهب" "منسية". يعد البحث في المحادثات القديمة مفيدًا للغاية عندما تحتاج إلى معلومات حول المشاريع السابقة.

مشاركة الملفات

عندما يتعاون موظفوك في مشروع ما ، يمكن أن تؤدي القدرة على مشاركة الملفات داخل نظام المراسلة إلى تسريع التقدم.

الأمن والخصوصية

ستناقش معلومات العمل السرية على نظام المراسلة الخاص بك ، لذا تأكد من اختيار واحد يحمي خصوصيتك ويوفر ميزات أمان متقدمة.

كيفية اختيار نظام مراسلة الموظف المناسب

شركتك فريدة من نوعها ، وكذلك احتياجات الاتصال الخاصة بك. قبل أن تبدأ في تقييم البائعين ، فكر في كيفية تواصلك حاليًا وكيف يمكنك تحسين اتصالاتك الحالية. ستحتاج إلى ميزات مختلفة إذا كان موظفوك يعملون في الميدان بشكل أساسي عما ستحتاج إليه إذا كانوا جميعًا في نفس المكتب.

اسأل موظفيك عن رأيهم في نظامك الحالي وكيف يفضلون التواصل. عندما يشعرون أن لديهم رأيًا في اختيار النظام ، فمن المرجح أن يقوموا بتنفيذه والمشاركة أثناء استخدامه.

بمجرد أن تفهم ما يريده موظفوك والميزات التي يمكن أن تساعدك على تحسين الاتصالات ، يمكنك البدء في مقارنة البائعين. ابحث عن الميزات التي حددتها على أنها الأكثر أهمية ، وتأكد من حماية بياناتك ، وقارن أسعار الخطط التي تحتاجها. تقدم العديد من الشركات إصدارات مجانية مجردة ، لكنها قد لا تكون الخيار الأفضل.

كيفية استخدام أنظمة مراسلة الموظفين لتحسين الاتصال في مكان العمل

بمجرد أن يكون لديك نظامك في مكانه الصحيح ، إليك بعض الطرق التي يمكنك استخدامها لتبسيط عملياتك التجارية اليومية:

الإعداد والتوجيه

لدى موظفيك الكثير لتعلمه عندما يبدأون العمل معك لأول مرة. من مكان الحصول على عبوات القهوة إلى إتقان دورهم الجديد ، يتطلب الإعداد الناجح أكثر من مجرد التوقيع على بعض نماذج الموارد البشرية ومشاهدة بعض مقاطع الفيديو التدريبية. تريد أن يتبنى الموظفون الجدد ثقافة وقيم شركتك أثناء تعلمهم للحبال. أنت أيضًا لا تريدهم أن يقفوا في انتظار أن يخبرهم شخص ما بما يجب عليهم فعله بعد ذلك.

يمكن لنظام مراسلة الموظف الخاص بك تبسيط عملية الإعداد وتسهيل استيعاب الموظفين الجدد في فرق العمل الخاصة بهم. تحتاج العديد من الإدارات المختلفة إلى المشاركة في استقدام موظفين جدد.

يمكن لسير العمل على متن الطائرة في نظام المراسلة أن يسهل على الإدارات المختلفة تتبع أنشطة الإعداد والتوجيه. بهذه الطريقة ، سيعرف الموظفون بالضبط ما هو متوقع منهم وما يجب عليهم فعله بعد ذلك ، ولن يضطر المديرون وقسم الموارد البشرية لديك إلى تكرار عملهم لكل موظف.

تسهل أنظمة المراسلة أيضًا على الموظفين التعرف على أعضاء فريقهم الجدد والتواصل مع الموجهين والمشرفين. إذا كان لديهم سؤال ، فإن إرسال رسالة يكون أسرع وأسهل من إرسال بريد إلكتروني أو البحث الفعلي عن المشرفين عليهم.

فريق التعاون

يمكن لموظفيك استخدام أنظمة المراسلة للتعاون من خلال مشاركة الأفكار والتحديثات والملفات بسرعة مع بعضهم البعض. توفر أنظمة المراسلة اتصالًا في الوقت الفعلي ، بحيث يمكن لفرقك مناقشة المشكلات وحلها على الفور - دون الحاجة إلى سلاسل رسائل بريد إلكتروني طويلة وممتدة أو اجتماعات شخصية.

استخدم نظام المراسلة الخاص بك كموقع مركزي للمستندات والمعلومات الأخرى المتعلقة بالمشاريع الحالية حيث يمكن لجميع أعضاء الفريق الوصول إليها. من خلال إبقاء الجميع على اطلاع ، يمكنك تجنب سوء الفهم وتضارب الأولويات. سيعمل نظام المراسلة القوي كأداة لإدارة المشاريع أثناء التنقل ، مما يسمح للموظفين بالبقاء على اطلاع دائم بالتقدم المحرز والتخطيط لخطواتهم التالية.

ملاحظات الموظف

التواصل المفتوح ضروري لخلق ثقافة عمل إيجابية حيث يشارك الموظفون ويشعرون بالتقدير. التعليقات هي إحدى طرق تعزيز التواصل الأكثر انفتاحًا وصدقًا بين المديرين والعاملين وبين الأقران.

إن استخدام قنوات الاتصال الداخلية الخاصة بك لتسهيل التغذية الراجعة على مستويات متعددة يوفر للجميع في شركتك البصيرة التي يحتاجونها لتحسين أدائهم في أدوارهم. يمكن للمديرين إعطاء الموظفين ملاحظات للتعرف على الوظيفة التي تم إجراؤها بشكل جيد والإشارة إلى مجالات التحسين. تعتبر أنظمة المراسلة مثالية عندما لا يكون التعامل مع شخص واحد أمرًا ممكنًا. إنها أيضًا رائعة للمتابعة بعد مراجعة أداء أكثر رسمية.

يمكن للأقران إعطاء ملاحظات لبعضهم البعض للاعتراف عندما يذهب شخص ما إلى أبعد من ذلك. وعلى الرغم من أن ردود الفعل من مدير إلى موظف ومن نظير إلى نظير ضرورية ، فلا تغفل أهمية التماس تعليقات الموظفين حول المديرين وسياسات الشركة.

من المكلف استبدال الموظفين - بتكلفة تتراوح ما بين نصف إلى ضعف رواتبهم. عندما تطلب ملاحظات من موظفيك وتتصرف بناءً عليها ، فإنهم يميلون إلى الشعور بالتقدير ويزيد احتمال تفاعلهم مع الشركة ووظائفهم. يمكنك القيام بذلك باستخدام نظام المراسلة الخاص بك بعدة طرق.

1. يعطي موجز الشركة للموظفين فرصة للتفاعل في الوقت الفعلي مع الأحداث والتواصل. يمكنهم ترك التعليقات والرموز التعبيرية على الرسائل حتى تتمكن من الشعور بمشاعر الموظف حول إعلاناتك.
2. يمكنك استخدام نظام المراسلة الخاص بك لإنشاء وإرسال استطلاعات الرأي - كل شيء بدءًا من فحوصات النبض البسيطة وحتى استطلاعات رضا الموظفين الأكثر شمولاً. المتابعة باستخدام البيانات التي تم إنشاؤها من استبياناتك لاتخاذ قرارات مستنيرة لتحسين خبرة عمل موظفيك.

اتصالات الطوارئ

لحسن الحظ ، حالات الطوارئ الحقيقية نادرة بالنسبة لمعظم الشركات. ولكن عندما تحدث ، فإنها تطالب باتخاذ إجراءات سريعة لحماية جميع المعنيين. أنت لا تريد أن تحاول اكتشاف نظام اتصالات طوارئ معقد في وسط أزمة.

بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام نظام المراسلة الخاص بك للاتصال في حالات الطوارئ. إعداد إجراءات الاستجابة للطوارئ وبروتوكولات السلامة في وقت مبكر سيضعك في مقدمة اللعبة عند حدوث حالة طوارئ. ستكون قادرًا على إخطار الموظفين بالإجراءات التي يجب عليهم اتخاذها أثناء أزمة أو كارثة طبيعية. يمكنك أيضًا إرسال تنبيهات والتأكد من أن الجميع يعرف مكان التجمع بعد إنذار الحريق أو الإخلاء.

حتى في حالات الطوارئ البسيطة ، يمكن أن يكون نظام الاتصال الخاص بك منقذًا. دع موظفيك يعرفون أنهم لا داعي للقلق بشأن محاولة القيادة للعمل على الطرق الجليدية أو إرسال نصائح للاستعداد للطوارئ خلال موسم الأعاصير.

جدولة التحول والتذكير

يمثل البقاء على رأس الجداول الزمنية المتغيرة تحديًا لكل من الموظفين والمديرين. يمكن أن يساعد نظام الاتصال الخاص بك الجميع على التعقب من خلال توفير ورديات وجداول زمنية في موقع مركزي.

يمكن للمديرين صياغة الجداول الزمنية بسرعة وإرسال رسائل تذكير للموظفين بأن مناوبتهم ستبدأ قريبًا. يمكن للموظفين تبديل نوبات العمل مباشرة دون الحاجة إلى المرور من خلال المديرين. يمكن للموظفين أيضًا طلب إجازة مباشرة من خلال نظام المراسلة ، لذلك لا توجد أخطاء أو سوء فهم. يمكنك تكرار الجداول لتجنب العمل المتكرر وإرسال إشعار للجميع عند نشر جدول جديد.

التواصل مع العمال غير المكتبيين

يمكن أن يشعر الموظفون الذين ليس لديهم مكاتب بأنهم معزولون عن بقية الفريق إذا لم تعطي الأولوية للتواصل. على الرغم من أن العاملين الذين لا يعملون بدون مكاتب ليسوا جددًا ، فإن التكنولوجيا توفر الآن وسائل للتواصل معهم بشكل أكثر فاعلية من أي وقت مضى. لا يتمتع العاملون في مجال الرعاية الصحية وخدمة المطاعم والتصنيع والبناء دائمًا بسهولة الوصول إلى البريد الإلكتروني الذي يمتلكه موظفو المكاتب ، لذا فهم بحاجة إلى المزيد من أشكال التواصل الفوري.

توفر أنظمة المراسلة اتصالًا مباشرًا بالعاملين الذين ليس لديهم مكاتب حتى يتمكنوا من البقاء على اطلاع دائم والشعور بأنهم جزء من أحداث الشركة. يمكنهم أيضًا تسجيل الوصول سريعًا مع الأسئلة أو المخاوف وإبلاغ مشرفهم بالتقدم المحرز دون إجراء مكالمات هاتفية.

الاقتراع وتبادل المعلومات

أخبر موظفيك بأحداث الشركة ، مثل:

• فرص العمل
• سياسات جديدة
• المواعيد النهائية للتسجيل في المزايا
• المناسبات الاجتماعية

إذا كنت تخطط لحدث ما ، أرسل استطلاعًا سريعًا للحصول على رأي الجميع. على سبيل المثال ، إذا كنت تخطط لإقامة حفلة عيد ميلاد لشركة ، فقدم خيارات - هل يرغب موظفوك في الحصول على وجبة طعام ، أو تبادل ملفات تعريف الارتباط ، أو الخروج لحضور كاريوكي؟ أطلق استبيانًا سريعًا لمعرفة ذلك.

تقدير الموظف وتعزيز الروح المعنوية

يمكنك أيضًا استخدام خلاصة شركتك للتعرف على الموظفين والصيحات. يحب الجميع الشعور بالتقدير لعملهم ، وخلق ثقافة تقدير سيحسن الاحتفاظ بالموظفين.

لكي تكون فعالة ، يجب أن يكون الاعتراف في الوقت المناسب ومرتبطًا بقيم الشركة. الاعتراف الذي يأتي بعد شهور من العمل الجيد لن يكون بنفس فعالية الصراخ الفوري. استخدم موجز شركتك للتعرف على أفضل الموظفين أداءً ومكافأتهم على الفور.

يمكنك أيضًا تمكين الموظفين من مكافأة بعضهم البعض من خلال إعداد برنامج مكافأة للموظفين. يمكن للمديرين والموظفين تقديم مكافآت يمكن استبدالها ببطاقات الهدايا.

على الرغم من وجود قيمة هائلة في المكافآت العامة ، إلا أنه من المهم أيضًا إرسال رسائل تقدير شخصية. نظرًا لأن بيئة العمل الخالية من المكاتب تعني أن الموظفين في حالة تنقل مستمر ، فمن غير المحتمل أن تصطدم بموظف لتمرير مديحك. شجع المديرين على إرسال رسائل خاصة للأفراد لتشجيعهم على بناء العلاقات.

التواصل مع الموظفين الجدد

قد يكون التكيف مع وظيفة جديدة أمرًا مربكًا ، وموظفوك الجدد معرضون للخطر بشكل خاص خلال الأسابيع القليلة الأولى. اجعل العملية أسهل من خلال البقاء على اتصال وثيق من خلال نظام المراسلة الخاص بك.

دع الموظفين الجدد يعرفون كيفية استخدام نظام المراسلة وإضافتهم إلى أي قنوات يعمل بها فريقهم لتعزيز الشعور بالانتماء للمجتمع. يجب أن يحافظ المديرون على اتصال وثيق طوال فترة التدريب ، مع التأكد من أن الموظفين يمكنهم طرح أي أسئلة لديهم وأنهم يتقدمون في أنشطة الإعداد كما هو متوقع.

قم بإعداد رسائل آلية للتواصل مع الموظفين الجدد بناءً على مشغلات محددة. على سبيل المثال ، قد ترسل رسالة تهنئة مع مكافأة عندما يكملون تدريبهم التوجيهي. ومع ذلك ، تأكد من أن مديرهم يرسل أيضًا رسائل مخصصة ويتحقق معهم بشكل متكرر.

أفضل الممارسات لاستخدام أنظمة المراسلة النصية للموظفين

أنظمة مراسلة الموظفين هي أدوات اتصال قوية. ومع ذلك ، مثل أي أداة ، يمكن إساءة استخدامها. لضمان استخدامك لصالح شركتك وموظفيك ، يجب عليك إنشاء أفضل الممارسات لاستخدامها.

ضع إرشادات واضحة

حاول ألا تسيء استخدام امتياز الاتصال بموظفيك. إذا كانت مؤسستك لديها ساعات عمل واضحة ، فلا تستخدم نظام المراسلة الخاص بك خلال ساعات الراحة. إذا كان عملك يعمل لساعات طويلة ، فتأكد من أن موظفيك يعرفون أنه لا يُتوقع منهم التحقق من الرسائل أو الرد عليها خلال ساعات إجازتهم.

لا تريد بالضرورة تقييد استخدام نظام المراسلة على محادثات العمل فقط - يعد إنشاء قنوات للمصالح المشتركة طريقة رائعة لتعزيز المجتمع والابتكار - ولكن يجب أن تتوقع أن تكون جميع الرسائل محترمة ومهنية. اجعل التوقعات واضحة ودع الجميع يعرفون أنه إذا لم يقولوا ذلك أمام مشرفهم ، فلا ينبغي عليهم قول ذلك في نظام المراسلة.

الحفاظ على الخصوصية والأمان

لا تحتاج فقط إلى حماية معلومات الشركة السرية ، ولكن يحتاج موظفوك أيضًا إلى معرفة أن اتصالاتهم ستظل سرية عند الاقتضاء. إذا أرسل الموظف إلى مديره رسالة حول مسألة شخصية ، فيجب أن يكون قادرًا على الوثوق في أنه سيتم التعامل معها بسرية.

تجنب الإلهاءات

يجب أن يحسن نظام المراسلة إنتاجية الموظفين ، لا ينتقص منها. تجنب الإفراط في استخدام نظامك وإلهاء موظفيك عن القيام بعملهم الأساسي. لم يتم تصميم العقل البشري للقيام بمهام متعددة ، لذا دع موظفيك يركزون على المهام عالية القيمة.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا أفرطت في إرسال الرسائل النصية ، فسيبدأ فريق العمل لديك في ضبطك. عندما يكون كل شيء مهمًا ، لا شيء مهم. ستفقد الإشعارات التي لا نهاية لها حول كل مشكلة صغيرة تأثيرها. احتفظ بالتحديثات الطفيفة في موجز الشركة وقصر الإشعارات على الرسائل المهمة حقًا والمعلومات الحساسة للوقت.

أفضل 3 أنظمة مراسلة للموظفين

Connecteam هو نظام مراسلة للموظفين متعدد الإمكانات مع ميزات دردشة متقدمة حتى تتمكن من البقاء على اتصال مع فريقك بغض النظر عن موقعهم. باستخدام Connecteam ، يمكنك إرسال الرسائل الصوتية ومقاطع الفيديو والصور والملفات. تتيح لك ميزة تحديد الموقع الجغرافي معرفة مكان وجود موظفيك بالضبط أثناء عملهم.

من خلال تطبيق الويب والوصول عبر الهاتف المحمول ، لن تحتاج إلى أي معدات خاصة للبقاء على اتصال ، مما يجعل Connecteam مثاليًا للعمال الذين ليس لديهم مكاتب.

يمكنك إنشاء مجموعات ذكية مخصصة بناءً على المعايير الموجودة في دليل الموظف المضمن. أضف جميع أعضاء فريق معين إلى دردشة جماعية وجميع المديرين إلى مجموعة أخرى. لست بحاجة إلى إضافة الأشخاص يدويًا واحدًا تلو الآخر.

حافظ على المحادثات على المسار الصحيح واحترافية من خلال تعيين وسيط. يمكن للمسؤول إزالة المحتوى غير المناسب وتعيين عناصر التحكم لتقييد الوصول إلى ميزات معينة.

بفضل ميزات الأمان المحسّنة ، تحافظ Connecteam على أمان رسائلك وبياناتك الأخرى. عندما يغادر الموظفون مؤسستك ، يفقدون تلقائيًا إمكانية وصولهم إلى Connecteam. لا يتم تنزيل البيانات إلى أجهزة فردية ، ولا يمكن حفظ المعلومات أو تصديرها من النظام.

يذهب Connecteam إلى أبعد من المراسلة ويوفر نظامًا كاملاً لإدارة الموظفين. يمكنك التعامل مع الجدولة والموارد البشرية وإدارة المشاريع والتواصل من نفس النظام الأساسي الميسور التكلفة.

تم تصميم Slack للاتصالات التجارية. تتيح لك ميزات سير العمل والدردشة التعاون والتواصل في الوقت الفعلي. يمكنك إعداد قنوات مختلفة في Slack بناءً على المشروع أو الموقع أو الفريق أو أي فئة أخرى.

باستخدام Slack ، يتم تنظيم محادثاتك الجماعية في سلاسل محادثات تحدد بنية واضحة. يمكنك تعديل الرسائل وحذفها وإرسال ردود سريعة. يتكامل Slack مع أدوات العمل الشائعة الأخرى ويقدم اشتراكًا مجانيًا.

WhatsApp هو نظام مراسلة مجاني مملوك لشركة Meta. غالبًا ما يستخدم WhatsApp للتواصل الآمن بسبب المصادقة الثنائية والتشفير واختفاء الرسائل. يمكنك إنشاء محادثات جماعية لإرسال النصوص والملاحظات الصوتية والملفات والصور ومقاطع الفيديو. يتيح لك WhatsApp معرفة من المتصل ومن رأى رسائلك.

بالإضافة إلى خطتهم المجانية ، لدى WhatsApp أيضًا خطة عمل للاتصال الداخلي والرسائل النصية الجماعية لموظفيك بالإضافة إلى الرسائل النصية المباشرة مع العملاء.