كيفية كتابة نموذج طلب إجازة الموظف + قالب مجاني

بصفتك مديرًا ، يمكن أن يكون تتبع طلبات الإجازة لفريقك بأكمله مشكلة حقيقية. عليك التوفيق بين تلبية الاحتياجات الفردية للموظفين مع ضمان التوظيف المناسب. هذا هو السبب في أنه من الضروري وجود عملية طلب إجازة محددة بوضوح.

تعد نماذج طلب إجازة الموظف ، كجزء من سياسة إجازة أكبر ، أداة رائعة لتوحيد هذه العملية. إنها تمنح العمال طريقة رسمية لطلب إجازة وتجعل الأمر بسيطًا بالنسبة لك أو لموظفي الموارد البشرية الآخرين للموافقة على الطلبات ورفضها.

يمكنك أيضًا تسجيل الموافقة أو الرفض في كل نموذج. بهذه الطريقة ، يمكنك أن ترى في لمحة من حصل على إذن - ومقدار ذلك.

في هذه المقالة ، نوضح ما هي نماذج طلب إجازة الموظف ، ولماذا هي مهمة ، وكيف تتناسب مع سياسة الإجازة. بالإضافة إلى ذلك ، نقدم نموذجًا مجانيًا ونوضح كيف يمكنك تنفيذ نماذج الطلبات بشكل أفضل في مؤسستك.

ما هو نموذج طلب إجازة؟

نموذج طلب إجازة الموظف هو مستند مكتوب يتيح لأعضاء الفريق طلب أي نوع من الإجازة التي قد يحتاجونها. تشمل أنواع الإجازات ، من بين أمور أخرى:

• أيام الإجازة
• إجازة الأمومة
• إجازة طبية
• ايام مريضة
• إجازة عسكرية
• إجازة الفجيعة
• إجازة الإصابة
• إجازة بموجب قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA)
• إجازة عامة غير مدفوعة الأجر أو مدفوعة الأجر لأسباب أخرى

يتم إرسال هذه النماذج بعد ذلك إلى المديرين أو قادة الفريق أو موظفي الموارد البشرية الذين يوافقون على كل طلب أو يرفضونه.

ومع ذلك ، لا تستخدم جميع المنظمات مستندات طلب الإجازة. يطلب البعض من الموظفين طلب إجازة باستخدام البريد الإلكتروني أو الطلبات الشفهية أو باستخدام منصة رقمية.

بشكل عام ، تعد هذه النماذج جزءًا من سياسة الإجازة الأكبر للشركة وتساعد في توحيد عملية طلب الإجازة .

لماذا هو مهم؟

يمكن أن تساعد سياسة الإجازة الجيدة ونموذج طلب إجازة الموظف مؤسستك في:

امتثال

يخضع أصحاب العمل للمتطلبات القانونية لتوفير أنواع معينة من الإجازات ، مثل الإجازة المرضية أو الإجازة العائلية. على سبيل المثال ، يتطلب قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA) من أرباب العمل توفير 12 أسبوعًا من الإجازة غير مدفوعة الأجر المحمية بالوظيفة للعمال الذين يحتاجون إلى إجازة مرضية أو يحتاجون إلى رعاية أحد أفراد الأسرة المصابين بمرض مزمن.

باستخدام نموذج طلب الإجازة ، يمكنك التأكد من أن عملك يتوافق مع المتطلبات القانونية ويوثق طلبات الموظفين للحصول على إجازة بشكل ثابت وموثوق.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن الحصول على سجل لطلبات إجازة الموظفين والموافقات يمكن أن يساعد في إثبات أن سياسة إجازات شركتك متوافقة مع لوائح العمل وحفظ السجلات.

إدارة إجازات الموظفين واحتياجات العمل

تسمح لك نماذج الطلبات بمعرفة من يستخدم إجازته المدفوعة (PTO). إنها تتيح لك التخطيط مسبقًا لتقليل مخاطر الفجوات في الموظفين . تتيح لك النماذج أيضًا تتبع الأشخاص الذين تمت الموافقة عليهم للحصول على إجازة والتأكد من عدم التغاضي عن طلبات الإجازة.

دعم موظفيك

يعتبر العمال الأمريكيون من بين أكثر العمال إرهاقًا في العالم ، حيث لا يتمتع أكثر من 20 ٪ من الموظفين في القطاع الخاص بإمكانية الوصول إلى PTO. هذا يتركهم يعانون من توازن ضعيف بين العمل والحياة ، والذي يمكن أن يساهم في قضايا مثل الإرهاق وفك الارتباط.

تتيح سياسة الإجازة الجيدة للموظفين الوصول إلى وقت التوقف عن العمل الذي تشتد الحاجة إليه ، وتتيح لهم النماذج الموحدة طلب الإجازة بسهولة أكبر. في المقابل ، يشعر الموظفون بالدعم لعلمهم أن لديهم مسارًا واضحًا لقضاء بعض الوقت بعيدًا عن العمل لإعادة الشحن والتحديث.

تقليل معدل الدوران والتغيب عن العمل

في ملاحظة مماثلة ، وجدت دراسة استقصائية لشركة Deloitte شملت 1000 متخصص أن 42٪ من جميع العمال وما يقرب من نصف عمال الألفية أفادوا بترك العمل بسبب الإرهاق. تشير تقارير Harvard Business Review إلى أنه عندما يكون الموظفون مرهقين ، فإن الشركات تواجه معدل دوران أعلى وتغيب متزايدًا وتكاليف تأمين أعلى.

باستخدام نماذج الطلبات ، يمكن لأعضاء الفريق طلب إجازة بسهولة عندما يحتاجون إليها . بهذه الطريقة ، قد يكونون أقل إغراءً لتغيب عن العمل - أو الأسوأ من ذلك ، ترك العمل.

ما يجب تضمينه في نموذج طلب الإجازة

إليك ما يمكن أن يتضمنه نموذج الإجازة الجيد.

تعليمات الاستمارة

يجب أن تشرح هذه للعامل كيفية ملء النموذج. قد ترغب أيضًا في تحديد المدة التي يجب أن يطلب فيها الموظفون مسبقًا إجازة.

تاريخ الطلب

من المهم لفرق الموارد البشرية والمديرين معرفة متى يطلب الموظف إجازة حتى يتمكنوا من الموافقة على النموذج أو رفضه في الوقت المناسب.

معلومات الموظف

يجب أن يتضمن النموذج اسم الموظف وتوقيعه. اعتمادًا على المنظمة ، يمكن أن يتضمن أيضًا رقم الموظف والدور والقسم لمساعدة الشركة في تحديد العامل.

طلب التواريخ ولماذا

يجب أن يكون هناك قسم في النموذج حيث يمكن للموظف أن يشير إلى الأيام أو الأوقات التي يطلبها فيها بالضبط والعدد الإجمالي للأيام أو الساعات التي يطلبها.

من المهم أيضًا تتبع سبب طلب العامل إجازة. يمكن أن يساعد ذلك الموارد البشرية في اتخاذ قرار بشأن الموافقة على طلبات الإجازة أم لا.

يمكن أن يتضمن هذا القسم أيضًا مساحة للتعليقات الإضافية ، إذا أراد العامل تقديم مزيد من المعلومات حول طلبه.

قسم لتتبع ما إذا كان قد تمت الموافقة على الطلب

يجب أن يكون هناك مجال حيث يمكن لموظفي الموارد البشرية توضيح ما إذا تمت الموافقة على الطلب أم لا. يجب أن يحتوي هذا القسم على مساحة لتوقيع المدير أو موظفي الموارد البشرية أيضًا.

نموذج طلب إجازة مجانية للموظف

يمكنك إنشاء نموذج طلب إجازة باستخدام محرر مستندات Google أو Adobe Acrobat أو Microsoft Word أو معالج نصوص آخر. يمكنك إضافة شعار شركتك وألوانها ، ثم حفظ النموذج بتنسيق PDF . يوصى بحفظ النموذج كملف PDF ، حيث يسهل تعبئته رقميًا بهذا التنسيق.

عند إنشاء النموذج الخاص بك ، استخدم لغة بسيطة وموجزة . سيساعد هذا العاملين على ملء النموذج بسرعة أكبر ويمنع حدوث أي ارتباك. سترغب أيضًا في تبني نغمة رسمية إلى حد ما. حتى إذا كانت بيئة عملك غير رسمية ، فإن اللهجة الرسمية والواقعية تعبر عن أهمية المستند.

قد يكون إنشاء نموذج من البداية أمرًا صعبًا ، لذا قم بتنزيل قالب نموذج طلب الإجازة المجانية واستخدمه كنقطة بداية. يمكنك تخصيصه حسب احتياجاتك.

>> قم بتنزيل نموذج طلب الإجازة المجانية <<

أفضل الممارسات لتطبيق نماذج طلب إجازة الموظف بشكل فعال

ضع سياسة الإجازة المعمول بها

يجب أن يكون نموذج طلب الإجازة جزءًا من سياسة إجازة أكبر لضمان التعامل مع الطلبات بشكل عادل. يجب أن تكون سياسة الإجازات الخاصة بك في متناول العمال بسهولة. قم بتضمينه في دليل الموظف الخاص بك وقم بتخزينه حيث يمكن لأعضاء الفريق الرجوع إليه بسهولة.

يمكنك توضيح ما يلي في سياستك:

• أنواع الغياب المختلفة ، مثل الإجازة المرضية ، والإجازة العائلية ، و PTO ، وما إلى ذلك.
• عندما يمكن للموظفين أخذ إجازة.
• كيف يمكن للموظفين طلب إجازة.
• الاستخدامات المناسبة لنماذج طلب الإجازة.
• ما الذي يجب على الموظفين فعله إذا كان لديهم حالة طارئة في اللحظة الأخيرة أو مرض لا يسمح باستمارة طلب إجازة.
• كم عدد العمال الذين يمكن أن يتغيبوا عن العمل في نفس الوقت. يمكن التعبير عن هذا كنسبة مئوية ، مثل 20٪ من فريق أو قسم.
• من يراجع ويوافق ويرفض الطلبات.
• أين يجب أن يتجه الموظفون ، أو بمن يجب عليهم الاتصال ، إذا كانت لديهم أسئلة حول طلبات الإجازة.
• ما الذي يمكن للعمال فعله إذا تم رفض طلبهم.

يجب أن توضح سياسة الإجازة الخاصة بك أيضًا ما يلي:

فترة (فترات) الإخطار للطلبات

يجب أن يفهم العمال إلى أي مدى يحتاجون مسبقًا لطلب الإجازة. ترغب بعض الشركات في الحصول على إجازة من أسبوعين إلى شهر واحد على الأقل.

قد يعتمد مقدار الإشعار الذي تطلبه على مدى مرونة جدول شركتك. على سبيل المثال ، قد ترغب في مطالبة العمال بإعلامك قبل شهرين على الأقل من الإجازات الأطول ، مثل 4 أسابيع أو أكثر.

يساعدك وجود إشعار جوهري على تخطيط جداول الموظفين وفقًا لذلك. كما يمنحك الوقت لتوظيف بديل مؤقت إذا لزم الأمر.

الجدول الزمني لردك

من الناحية المثالية ، يجب أن تكون قادرًا على الرد على نماذج طلب الإجازة في غضون 3 أيام أو أقل . لن يستغرق الأمر أكثر من أسبوع. إذا كان لديك موظفون يقدمون الطلبات رقميًا من خلال منصة عبر الإنترنت ، فيمكنك الاستجابة للطلبات بسرعة أكبر.

قواعد تعديل الطلبات

ضع في اعتبارك القواعد المتعلقة بتعديل نماذج الطلب إذا تغيرت خطط الموظف. قد ترغب في أن يقوم أعضاء الفريق بإرسال بريد إلكتروني إلى مدير معين أو أحد أعضاء فريق الموارد البشرية لتعديل النموذج الخاص بهم. أو قد تطلب من العمال إرسال نموذج طلب جديد.

إجراء رفض طلب إجازة

قم بإنشاء إجراء رسمي يجب على المديرين أو موظفي الموارد البشرية اتباعه عند رفض طلبات الإجازة. ثم حدد هذا في سياسة الإجازة الخاصة بك.

على سبيل المثال ، قد تفكر في مطالبة الشخص الذي رفض الطلب بالاتصال بالموظف مباشرة لشرح قراره. قد تلاحظ في السياسة أن المديرين أو الموارد البشرية سيقدمون للموظفين أيامًا أو ساعات عمل بديلة كحل وسط.

أو يمكنك أن تطلب من الموظفين إرسال عدد معين من الطلبات الإضافية بعد رفض أحد الطلبات - على سبيل المثال ، 1 أو 2. قد تطلب من الموظفين سرد أيام أو ساعات مختلفة في نماذج الطلبات اللاحقة.

استخدم حل إدارة الإجازة الرقمية

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة الإجازات الرقمية مثل Connecteam في إنشاء سياسة إجازة وإدارة طلبات الإجازة بسهولة.

Connecteam هو حل شامل لإدارة الموظفين يقدم مجموعة من الميزات المصممة لمساعدتك في إدارة القوى العاملة الخاصة بك بشكل أكثر كفاءة.

باستخدام ميزة إدارة وقت الإجازة في Connecteam ، يمكن لموظفيك إرسال طلبات إجازة من أجهزتهم المحمولة ، ويمكن للمديرين الموافقة على الطلبات أو رفضها ببضع نقرات فقط. يتتبع النظام تلقائيًا جميع طلبات الإجازة والموافقات ، لذلك ليست هناك حاجة لتتبع الطلبات يدويًا أو استخدام جداول البيانات.

يجب عليك أيضًا قراءة مراجعتنا المتعمقة لأفضل أدوات تعقب الموظفين

باستخدام Connecteam ، يمكنك إعداد قواعد حول مقدار الوقت الذي يمكن للموظفين أن يستغرقه ، ومقدار الإخطار الذي يحتاجون إلى تقديمه ، وما إذا كانت فترات معينة من العام محجوبة لطلبات الإجازة أم لا.

أفضل ما في الأمر هو أن ميزة إدارة الوقت المستقطع في Connecteam تتكامل بسلاسة مع بقية منصة Connecteam ، مما يتيح لك إدارة جميع جوانب القوة العاملة لديك من منصة واحدة. هذا يجعل من السهل جدولة الورديات والتواصل مع الموظفين وتتبع الوقت والحضور ، كل ذلك من موقع مركزي واحد.

ابدأ مع Connecteam مجانًا اليوم!

التخطيط المسبق للاختناقات والمشاكل

خلال الأحداث الكبيرة وقرب العطلات ، من الشائع أن يطلب العديد من الموظفين إجازة في نفس الوقت.

يمكنك التخطيط مسبقًا لهذا من خلال التواصل مع موظفيك قبل شهر أو أكثر من العطلة لمعرفة من يرغب في العمل. قم بإنشاء بنك للموظفين يمكنك الاعتماد عليه خلال هذه الفترة. قد تفكر أيضًا في منح هؤلاء العمال إجازة خلال العطلة التالية. بهذه الطريقة ، لا تعتمد على نفس الموظفين لتغطية الكثير من الأيام أو الساعات.

يجب عليك أيضًا تحديد الحد الأدنى من مستوى التوظيف . ضع في اعتبارك النسبة المئوية التي تحتاجها من موظفيك لكل وردية. تأكد أيضًا من قدرة هذا العدد من العمال على تقديم جودة الخدمة التي يتوقعها عملاؤك خلال أي وقت آخر من العام.

إذا كانت مؤسستك تعمل خلال الإجازات أو كانت أكثر انشغالًا كما يريد الجميع إجازة ، فقد ترغب في ترتيب حلول توظيف مؤقتة قبل العطلات لملء الفجوات.

بالإضافة إلى ذلك ، هناك عدة طرق يمكنك من خلالها التأكد من التعامل مع طلبات الإجازة بشكل عادل خلال أوقات الإجازات الشائعة. يمكنك جعلها سياسة لتحديد أولويات الطلبات حسب الأقدمية ، على أساس من يأتي أولاً يخدم أولاً ، أو من خلال النظر إلى من لديه أقل إجازة. يمكنك أيضًا تقديم مكافآت للعمال الراغبين في العمل في أيام العطل الكبرى.

المرض وحالات الطوارئ

يمكن أن يمرض الموظفون فجأة أو يواجهون حالة طارئة. في هذه الحالات ، لن يكون لديهم عادةً وقت لطلب الإجازة بأيام أو أسابيع مقدمًا مع نموذج الطلب. هذا هو السبب في أنه من الضروري أن يكون لديك سياسة في إجازة اللحظة الأخيرة.

يجب أن تتضمن سياستك ما يلي:

• تعريف لما يشكل المرض أو الطوارئ.
• شرح لمن يجب أن يتصل به موظفك في هذه المواقف ، سواء كنت أنت أو شخصًا آخر أو عضوًا في الموارد البشرية.
• الحد الأدنى من الإشعار الذي يجب على الموظف تقديمه قبل بدء يوم عمله. على سبيل المثال ، ساعتان.
• ما إذا كان الموظف يحتاج إلى مذكرة مرضية إذا عاد. تطلب العديد من المنظمات مذكرة مرضية بعد غياب لمدة 3 أيام.
• ما إذا كان يتم دفع إجازة اللحظة الأخيرة أم لا.

بالإضافة إلى ذلك ، سترغب في إنشاء سياسة داخلية للتعامل مع حالات الغياب في اللحظة الأخيرة. يجب أن تعرف كيف ستملأ فجوة مفاجئة في التحول. قد يكون لديك قائمة بالعاملين تحت الطلب الذين يمكنك الاتصال بهم للحضور في اللحظة الأخيرة. يمكنك أيضًا إرسال رسالة نصية جماعية أو طلب بريد إلكتروني إلى موظفيك لمعرفة ما إذا كان هناك شخص ما متاحًا.

قم بإنشاء عملية استيعاب للرد على طلبات الإجازة على الفور

عندما يطلب الموظفون إجازة ، فمن المحتمل أنهم ينتظرون بفارغ الصبر الرد. يحتاج عملك أيضًا إلى معرفة الطلبات التي تمت الموافقة عليها حتى تتمكن من ملء أي جداول أو نوبات متأثرة بالغياب.

يمكن أن تساعد عملية الاستيعاب. هذا يعني فقط عملية لتقديم نماذج الطلبات والتعامل معها . تسير جنبًا إلى جنب مع سياسة الإجازة الخاصة بك.

عند إنشاء عملية الاستيعاب الخاصة بك ، يجب أن تضع في اعتبارك ما يلي:

• أين وكيف يتم تقديم النماذج.
• من المسؤول عن مراجعتها.
• كيف يتم اتخاذ قرارات الإجازة.
• كيفية تقديم النماذج المكتملة.

على سبيل المثال ، يمكنك أن تطلب من العمال إرسال النماذج المكتملة عبر البريد الإلكتروني أو شخصيًا - إما لك أو لعضو فريق معين أو لقسم الموارد البشرية لديك. يمكنك أيضًا أن تطلب من العمال إرسال النماذج رقميًا من خلال منصة إدارة العمل عبر الإنترنت أو حل برنامج مشاركة الملفات.

يمكنك إنشاء عملية الاستيعاب يدويًا ، عن طريق إنشاء مجموعة من التعليمات خطوة بخطوة لمشاركتها مع موظفي الموارد البشرية الذين سيهتمون بنماذج الطلبات. لكن هذا قد يكون صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً.

باستخدام منصة رقمية مثل Connecteam ، يمكنك أتمتة معظم الوقت المستغرق في عملية الطلب. يمكن للعمال طلب إجازة من أي جهاز ، ويمكنك تلقي الطلبات في الوقت الفعلي. تمكنك هذه المنصات من مراجعة إجازة الموظفين المطلوبة على الفور.

كما يقومون بإخطار الموظفين عند اتخاذ قرار بشأن طلبهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أن ترى في لمحة من الذي طلب الإجازة وما زال طلبه بحاجة إلى المعالجة.

ترتبط بعض الأنظمة الأساسية الرقمية أيضًا مباشرة بميزات الجدولة ، بحيث يمكنك تحديث الورديات والجداول الزمنية بسرعة ، واسأل أعضاء الفريق الذين يمكنهم تغطية عامل غائب ، والحصول على إشعارات إذا كان التحول يحتاج إلى المزيد من الموظفين.

مراجعة سياسة الإجازة الخاصة بك للامتثال

قد ترغب في مراجعة سياسة الإجازة الخاصة بك مع محام للتأكد من أنها لا تنتهك أي قوانين .

على سبيل المثال ، لا يُسمح لأصحاب العمل برفض إجازة موظف FMLA في معظم الحالات. ومع ذلك ، في الحالات التي يكون فيها صاحب العمل أقل من 50 موظفًا أو يكون العامل الذي يطلب إجازة قد عمل في الشركة لمدة تقل عن 1250 ساعة أو 12 شهرًا ، فقد لا يكونوا مؤهلين للحصول على إجازة. من المهم فهم تفاصيل هذا القانون.

يجب على أي شخص يتخذ قرارات بشأن الإجازة في شركتك أن يفهم متى يجب الموافقة على طلبات الإجازة ومتى قد لا يكون العمال مؤهلين للحصول على إجازة.

قم بتقييم فعالية نماذج طلبات الإجازة

يجب أن تقلل نماذج طلب الإجازة من حالات الغياب وعدم الاتصال وعدم الحضور. إذا لم يفعلوا ذلك أو إذا كان الموظفون لا يرسلون النماذج بشكل روتيني بشكل صحيح ، فأعد تقييم سياستك .

ضع في اعتبارك ما إذا كنت بحاجة إلى طلب معلومات إضافية من الموظفين. أو تحقق مما إذا كانت هناك إرشادات إضافية يمكنك تقديمها في النماذج لمساعدة الموظفين على ملء نماذج الطلبات بشكل صحيح وإرسالها في الوقت المحدد.

على سبيل المثال ، إذا كانت النماذج الخاصة بك معقدة للغاية ، فقد لا يشعر العمال بالثقة في ملئها. يمكن أن يساعد تبسيط استمارات الطلب إلى صفحة واحدة إلى صفحتين واستخدام لغة بسيطة. إن توفير مساحة لملاحظات إضافية على النموذج يمكن أن يمنح الموظفين فرصة لشرح ، بكلماتهم الخاصة ، سبب حاجتهم إلى إجازة.

إذا كنت تمر بالعديد من حالات الغياب في اللحظة الأخيرة ، فقد ترغب أيضًا في إلقاء نظرة فاحصة على مخططك الزمني. هل تطلب من العمال إعطاء شهور إشعار؟ قد لا يضع بعض العمال خططًا إلى هذا الحد مسبقًا. قد يوفر السماح للعمال بطلب إجازة مع إشعار مدته بضعة أسابيع مزيدًا من المرونة.

ملخص

يساعد نموذج طلب الإجازة الموظفين على التواصل عندما يحتاجون إلى إجازة أو أيام مرضية أو أي نوع آخر من الإجازات. كما يتيح لك تحديد أولويات هذه الطلبات وإبلاغ العمال إذا ومتى يمكنهم أخذ أيام عطلة محددة.

يمكن أيضًا أن يقلل نموذج طلب إجازة الموظف الفعال من الارتباك وسوء الفهم بين الموظفين والإدارة ، ويضمن الامتثال للمتطلبات القانونية.

من خلال استخدام نموذجنا المجاني وأفضل الممارسات الموضحة في هذه المقالة ، يمكنك التخلص من التوتر في إدارة طلبات الإجازة وإنشاء نموذج طلب يعمل بشكل مثالي لعملك.

هل ترغب في تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا