كيفية كتابة خطاب التحقق من التوظيف + قوالب مجانية

كصاحب عمل ، قد يطلب منك موظفوك تأكيد تفاصيل توظيفهم لمقرضي الرهن العقاري ، أو أصحاب العقارات ، أو حتى صاحب عمل آخر.

على الرغم من أن خطابات التحقق من العمل تكون عادةً قصيرة ومباشرة للتحضير ، إلا أنه من المهم الحصول عليها بشكل صحيح.

لا ينعكس ارتكاب زلة بشكل سيء على شركتك فحسب ، بل يمكن أن يؤثر أيضًا على قدرة الموظف في الحصول على قرض أو سكن أو وظيفة جديدة.

في هذا الدليل ، نخطرك خلال كيفية إعداد التحقق من خطاب التوظيف ، بما في ذلك المعلومات التي يجب تغطيتها.

لمساعدتك ، قمنا أيضًا بتضمين بعض عينات خطاب إثبات الوظيفة وأعددنا نموذجين جاهزين للاستخدام.

قم بتنزيل القوالب المجانية الخاصة بك هنا

استمارة التحقق من الموظف - الموظف الحالي

استمارة التحقق من موظف - موظف سابق

ما هو خطاب التحقق من العمل؟

خطاب التحقق من العمل هو دليل على الوظيفة الحالية أو السابقة لشخص ما. يؤكد أن الموظف يعمل - أو يعمل - في شركتك ويتضمن تفاصيل مثل تواريخ التوظيف والدور والراتب.

يشار إلى خطاب التحقق من الوظيفة أحيانًا باسم:

• رسالة توظيف
• إثبات خطاب التوظيف
• خطاب التحقق من العمل
• خطاب التحقق من الراتب
• إثبات خطاب الدخل
• استمارة إثبات الوظيفة

توفر هذه الرسائل التحقق المستقل من تفاصيل التوظيف الرئيسية لأطراف ثالثة. قد يأتي طلب خطاب عن طريق موظف أو مباشرة من طرف ثالث ، مثل البنك أو المالك أو وكالة حكومية أو صاحب عمل آخر.

تختلف خطابات التحقق من العمل عن الرسائل المرجعية أو خطابات التوصية التي تصف مدى جودة أداء الموظف في الدور. بدلاً من ذلك ، توفر خطابات إثبات التوظيف معلومات محايدة عن وقت الموظف مع شركتك.

من أين تأتي طلبات رسالة التحقق من الموظف؟

قد تأتي طلبات الحصول على خطاب التحقق من الراتب من موظف ، والذي سيقوم بعد ذلك بتمريره إلى الطرف الثالث الذي يطلب المعلومات.

لا يتعين على الموظفين إخبارك عن سبب طلبهم للخطاب. ومع ذلك ، فهم بحاجة إلى إخبارك بالمعلومات التي يجب تضمينها فيها عندما يطلبون خطابًا نيابة عن طرف ثالث.

يمكن أن تأتي الطلبات أيضًا مباشرة من جهات خارجية. وتشمل هذه:

• المؤسسات المالية. على سبيل المثال ، عندما يتقدم الموظف بطلب للحصول على قرض عقاري أو قرض آخر ، يحتاج البنك إلى تأكيد قدرته على السداد. إذا تقدم الموظف بطلب لإعادة هيكلة قرض قائم أو تأجيل المدفوعات بسبب الصعوبات المالية ، فغالبًا ما يحتاج البنك أيضًا إلى تأكيد دخله قبل اتخاذ قرار بشأن منح طلبه.
• الملاك. عندما يتقدم الموظف بطلب لاستئجار عقار ، قد يرغب المالك في معرفة أن لديه القدرة على دفع الإيجار والوديعة ورسوم الخدمات الأخرى.
• أرباب العمل الآخرين. إذا قدم الموظف طلبًا لوظيفة إلى شركة أخرى ، فقد يرغب صاحب العمل المحتمل في طلب خطاب التحقق من العمل للتحقق من المعلومات الواردة في السيرة الذاتية للموظف.
• قد يطلب محامو الهجرة خطابًا من صاحب العمل عند إعداد طلب تأشيرة لموظف أو أحد أفراد أسرته. على سبيل المثال ، يمكن استخدام خطاب التحقق من الراتب كدليل على قدرة الموظف على رعاية طلب الإقامة الدائمة لأحد أفراد الأسرة.
• تقوم وكالات تحصيل الديون أحيانًا بالاتصال بأصحاب العمل لطلب خطابات التحقق من العمل لتشجيع الدفع. يجب عليك طلب المشورة القانونية بشأن الرد على هذه الأنواع من الطلبات ، حيث يمكنك في كثير من الأحيان الكشف عن معلومات محدودة فقط بموجب القانون.
• قد تطلب الوكالات الحكومية التحقق من خطاب التوظيف لتحديد حالات الاحتيال في الضمان الاجتماعي أو لتأكيد الأجور لقرار المحكمة. من الأفضل التحدث إلى محام للحصول على إرشادات إذا تلقيت طلبًا مثل هذا.

من المهم أيضًا طلب المشورة القانونية لفهم متى يطلب منك القانون الاستجابة لطلبات إثبات خطاب التوظيف.

في كثير من الأحيان لا يتعين عليك القيام بذلك. ومع ذلك ، قد يكون من الجيد تقديم خطاب إذا كان يدعم الموظف ، على سبيل المثال ، من خلال مساعدته في الحصول على رهن عقاري أو توقيع عقد إيجار أو العثور على وظيفة جديدة.

عادة ما تكون الطلبات الواردة من الوكالات الحكومية هي الاستثناء من ذلك. قد يُطلب منك بموجب القانون الرد عليها ويحدد الطلب عادةً اللوائح أو القانون ذي الصلة.

ما الذي يجب تضمينه في التحقق من خطاب التوظيف؟

هناك بعض المعلومات الأساسية التي يجب عليك دائمًا تضمينها عند كتابة خطاب التحقق من الوظيفة. تعتمد التفاصيل المحددة على الطلب ، بالإضافة إلى سياسة شركتك والقوانين واللوائح ذات الصلة.

تأكد من أن رسالتك تتضمن:

• تاريخ كتابة الخطاب ، حتى يعرف المستلم أن المعلومات الواردة فيه حديثة.
• اسم شركتك وعنوانها.
• تحيه. إذا كنت تعرف تفاصيل المستلم ، يمكنك معالجتها مباشرة. إذا لم تفعل ذلك ، فاستخدم "لمن يهمه هذا الأمر".
• الاسم الكامل للموظف.
• مواعيد عملهم ، بما في ذلك تواريخ البدء والانتهاء. يمكنك ملاحظة تاريخ الانتهاء على أنه "حاضر" إذا كان الموظف لا يزال يعمل في شركتك.
• اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك ، إذا كان لدى المستلم أي أسئلة أو يحتاج إلى مزيد من المعلومات.
• توقيعك.

قد تحتاج أيضًا إلى تضمين:

• اسم وعنوان الشركة المستلمة إذا كان معروفا.
• المسمى الوظيفي للموظف والقسم.
• وصف موجز لواجبات الموظف.
• راتب الموظف.
• أدلة داعمة على رواتبهم ، مثل كعب رواتب أو جداول زمنية.
• تكرار الدفع - على سبيل المثال ، أسبوعيًا أو شهريًا.
• عدد الساعات التي يعمل فيها الموظف في الأسبوع أو الشهر.
• نوع عملهم (بدوام كامل أو بدوام جزئي أو عقد)
• لماذا ينتهي عملهم.
• ما إذا كان من المتوقع أن يستمر عملهم.
• أهلية الموظف لإعادة التوظيف.

بناءً على الطلب ، يمكنك تقديم التحقق من خطاب التوظيف بتنسيق رقمي أو نسخة مطبوعة وإرساله عبر البريد أو البريد الإلكتروني أو الفاكس.

كيفية تنسيق خطاب إثبات التوظيف

قم بإعداد الرسالة على ورق الشركة ذي الرأسية أو القرطاسية التي عليها شعار شركتك. هذا يؤكد صحتها بالنسبة للمتلقي.

أفضل طريقة لتقديم هذه الرسائل هي في شكل خطاب عمل.

ضع اسم شركتك وعنوانها والتاريخ وعنوان المستلم (إذا كان معروفًا) في الجزء العلوي الأيسر من الرسالة. بعد ذلك ، قم بتضمين التحية ومحتوى رسالتك وتوقيع رسمي ، مثل "بصدق" أو "مع أطيب التحيات". يجب أن يتبع توقيعك واسمك ودورك.

سياسة وإجراءات خطاب التحقق من العمل

كصاحب عمل ، قد يطلب موظفوك بانتظام نموذج التحقق من الوظيفة. لهذا السبب ، من المفيد إنشاء التحقق من سياسة خطاب التوظيف وتحديد إجراءات طلبها وإعدادها.

يضمن إنشاء سياسة وإجراءات لشركتك اتباع نهج ثابت لإثبات خطابات التوظيف.

كما توفر السياسات والإجراءات وقتك أنت وموظفيك. يمكنك إضافتها إلى دليل السياسات والإجراءات الخاص بك ليتمكن موظفوك من العثور عليها بسهولة. من خلال تحديد الخطوات بوضوح ، تحصل على جميع المعلومات التي تحتاجها من الموظف دون الحاجة إلى الذهاب ذهابًا وإيابًا.

سياسة

تحدد سياسة نموذج التحقق من الموظف كيفية التعامل مع طلبات الرسائل ومن المسؤول عن إعدادها.

قبل كتابة سياستك ، من المهم تأكيد التزاماتك القانونية على المستويين الفيدرالي ومستوى الولاية. يتضمن التحقق من خطابات التوظيف الإفصاح عن معلومات الموظف الحساسة إلى أطراف ثالثة.

غالبًا ما توجد قوانين ولوائح حول معلومات الموظف التي يمكنك ولا يمكنك نشرها وعملية القيام بذلك. على سبيل المثال ، في بعض الولايات الأمريكية ، لا يمكن لأصحاب العمل مشاركة سجل الرواتب مع أطراف ثالثة.

قد تحتاج إلى الحصول على موافقة موقعة من الموظف للإفصاح عن معلوماته قبل تقديم دليل على خطاب التوظيف. من الجيد أيضًا أن تطلب طلبات كتابية. تُنشئ الطلبات المكتوبة ونماذج الإصدار الموقعة سجلاً في حالة حدوث أي نزاعات لاحقة - على سبيل المثال إذا اعترض أحد الموظفين على المعلومات التي كشفت عنها.

لهذه الأسباب ، غالبًا ما يتم تكليف الموارد البشرية (HR) بالرد على طلبات رسائل التحقق من الموظف. يمكنهم بعد ذلك التأكد من أن الخطاب يتوافق مع السياسة الداخلية للشركة وأي قوانين ذات صلة.

يمكن للمديرين أو المشرفين أيضًا إعداد نماذج التحقق من الموظفين. ومع ذلك ، لا يزال يتعين على الموارد البشرية مراجعتها قبل إرسالها.

إجراء

يؤدي إنشاء إجراء قياسي لطلب التحقق من خطابات التوظيف إلى توفير الوقت لك ولموظفيك. يعرف الموظفون من يتقدمون بالطلب وما هي المعلومات المطلوبة.

اشرح في الإجراء الخاص بك:

• من يجب على الموظفين والأطراف الثالثة تقديم الطلب إلى.
• من المسؤول عن إعداد الرسائل.
• ما هي المعلومات اللازمة لإعداد الرسالة.
• ما إذا كانت الرسالة الرقمية أو المطبوعة مطلوبة وأين يتم إرسالها.
• الأطر الزمنية للرد على الطلبات.
• روابط لأية سياسات أو نماذج ذات صلة.

قد يكون من المفيد إنشاء نموذج نموذج يمكن للموظفين استخدامه لطلب خطاب. إضافة النموذج إلى دليل السياسات والإجراءات أو كتيب الموظف يجعل من السهل على العاملين لديك العثور عليه. يقومون ببساطة بملء المعلومات المطلوبة وإرسالها إلى الشخص أو القسم المعني.

نصيحة احترافية: استخدم نظامًا مخصصًا لإدارة مستندات الموارد البشرية مثل Connecteam لإدارة جميع مستندات ومعلومات الموظفين المهمة بسهولة.

جرب Connecteam مجانًا اليوم

نصائح لإعداد خطاب التحقق من العمل

عند كتابة خطاب التحقق من الراتب ، ضع هذه النقاط في الاعتبار.

يبقيه قصيرة وإلى هذه النقطة

لا يلزم أن تكون هذه الأحرف طويلة أو معقدة. إنهم ببساطة بحاجة إلى تقديم المعلومات المطلوبة بشكل محايد. يجب ألا تدخل هذه الرسائل في الآراء - على سبيل المثال ، حول أداء الموظف أو شخصيته.

قم بتدقيق رسالتك قبل إرسالها

مثل أي اتصال خارجي ، فإن إثبات خطاب التوظيف هو انعكاس لعملك. يجب أن تكون خالية من الأخطاء ومحترفة.

تأكد أيضًا من أن الرسالة تحتوي على جميع المعلومات المطلوبة. إنها وثيقة مهمة للموظف تساعده في الحصول على رهن عقاري أو سكن أو وظيفة في المستقبل. قد يؤدي تقديم معلومات غير كاملة إلى إبطاء تطبيقهم.

تأكد من أن المعلومات الواردة في الرسالة دقيقة وصادقة

يجب أن تستند التفاصيل الواردة في رسالتك إلى سجلات الموارد البشرية. قد تستخدم الجهات الخارجية رسالتك لاتخاذ قرارات جادة بشأن موظفك ، مثل منح أو رفض تأشيرة لأحد أفراد أسرة الموظف.

تساعد الدقة أيضًا في حمايتك من أي شكاوى لاحقة من موظفين غير راضين عن المعلومات التي قدمتها.

قدم الخطاب في الوقت المحدد

غالبًا ما تكون طلبات خطاب التحقق من الموظف حساسة للوقت. على سبيل المثال ، قد يطلب البنك الذي يفكر في طلب الرهن العقاري المعلومات في غضون يومي عمل.

إذا طلب أحد الموظفين خطاب تأكيد التوظيف ، فيجب أن تحاول الرد عليه في أسرع وقت ممكن. يمكنك تحديد وقت الاستجابة في سياستك وإجراءاتك. ثم يفهم الموظفون إلى أي مدى يحتاجون مسبقًا لتقديم طلباتهم.

عينات خطاب التحقق من التوظيف

فيما يلي مثالان لخطابات التحقق من العمل لكل من الموظفين الحاليين والسابقين.

تم تنسيق هذا التحقق من قالب خطاب التوظيف الحالي مثل خطاب عمل رسمي. تخصيص النص لمطابقة المعلومات ذات الصلة الخاصة بك. احتفظ بنسخة للرجوع إليها واحتفظ بمراسلات إثبات العمل في المستقبل سريعة وواضحة وموجزة.

قم بتنزيل نموذج التحقق من نموذج خطاب التوظيف الحالي

مستندات جوجل

تم تنسيق هذا التحقق من قالب خطاب التوظيف السابق مثل خطاب عمل رسمي. تخصيص النص لمطابقة المعلومات ذات الصلة الخاصة بك. احتفظ بنسخة للرجوع إليها واحتفظ بمراسلات إثبات العمل في المستقبل سريعة وواضحة وموجزة.

تنزيل التحقق من نموذج خطاب التوظيف السابق

مستندات جوجل

تبسيط العملية

قد يحتاج موظفوك بانتظام إلى نماذج التحقق من الموظفين ، لذلك من المفيد أن يكون لديك سياسة وإجراءات للتعامل مع طلباتهم. يعمل هذا على توحيد العملية ، مما يساعدك على توفير الرسائل في الوقت المناسب. كما يضمن لك تضمين المعلومات الضرورية مثل دور الموظف والوصف الوظيفي والراتب.

من خلال كتابة نماذج إثبات عمل مهنية ودقيقة ، يمكنك المساعدة في دعم العاملين لديك في شراء منازلهم واستئجار سكن وإيجاد عمل في المستقبل.

اتبع دليلنا المفصل خطوة بخطوة واستخدم قوالب خطاب التحقق من التوظيف الخاصة بنا لإنتاج إثبات احترافي لخطابات التوظيف بسهولة عند الطلب.

هل ترغب في تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا