14 وثيقة من أهم وثائق الإعداد للموظفين الجدد

مقدمة

الهدف من الإعداد هو مساعدة الموظفين الجدد على الشعور بالترحيب والإطلاع والاستعداد لبدء العمل. من خلال جعل العملية مباشرة وممتعة وغنية بالمعلومات ، ستمهد الطريق لعلاقة طويلة وناجحة مع أعضاء فريقك الجدد.

يتمثل جزء كبير من الإعداد الفعال للموظفين في توفير الوثائق الصحيحة.

في هذه المقالة ، أناقش أهمية المستندات على متن الطائرة في عملية الإعداد واستنزاف 14 مستندًا يجب عليك تقديمها للموظفين الجدد.

لماذا تعتبر عملية الإعداد الجيدة مهمة؟

تعتبر عملية الإعداد الجيدة ضرورية لعملك لأنها تساعد الموظفين الجدد على الشعور بالترحيب وتجعل من السهل الانتقال إلى مناصبهم الجديدة.

عندما يتمتع الموظفون الجدد بتجربة تأهيل إيجابية ، تتحسن أيضًا مشاركة الموظف. من المرجح أن يشعر الموظفون بالالتزام بوظائفهم ، مما قد يؤدي إلى أداء أفضل وزيادة معدلات الاستبقاء.

في الواقع ، وجدت دراسة أجرتها مجموعة Brandon Hall عام 2015 أن المنظمات التي لديها عملية تأهيل قوية لديها معدل استبقاء موظفين أفضل بنسبة 82٪.

يعد تبسيط المستندات على متن الطائرة جزءًا مهمًا من العملية. من خلال توفير أوراق التوظيف الجديدة بمعلومات واضحة وموجزة حول الدور والمزايا وسياسات الشركة ، فإنك تساعد الموظفين على التعجيل بالسرعة والشعور بالثقة في مناصبهم الجديدة.

هذا يقلل من الارتباك ويوفر الوقت ويسمح بانتقال أكثر سلاسة وإنتاجية أفضل. إنه مفيد للموظف الجديد ولمؤسستك ككل!

ما هي مستندات الإعداد؟

توفر مستندات الإعداد معلومات مهمة تساعد أعضاء فريقك الجدد على تحقيق النجاح. كما أنها تساعدك على تلبية المتطلبات الحكومية.

أدناه ، حددت أهم مستندات الإعداد ، مقسمة إلى 4 أقسام.

النماذج القانونية والضريبية

هذه إلزامية ومطلوبة من قبل الدولة أو الحكومة الفيدرالية. تتضمن هذه المستندات مثل نماذج W-4 و I-9 ، والتي يجب إكمالها في غضون أيام من تاريخ بدء الموظف لتجنب الغرامات أو العقوبات.

وثائق خاصة بالشركة

تغطي هذه جميع المعلومات التي يجب أن يعرفها الموظف ، بغض النظر عن منصبه. وتشمل هذه كتيبات الموظفين والمخططات التنظيمية وبيانات المهمة.

وثائق خاصة بالأدوار

هذه تفاصيل توقعاتك للموظف الجديد وتوفر إجراءات تشغيل قياسية (SOPs) وأدلة للسياسة والإجراءات.

مستندات الدفع والمزايا

تعمل هذه البرامج على تثقيف موظفيك حول كيفية دفع رواتبهم والمزايا التي يمكنهم الاستفادة منها. كما أنها تزود العمال بالمعلومات التي يحتاجونها للاستفادة من المزايا. يمكن أن تتضمن هذه الفئة حزم المزايا الصحية ومعلومات 401k وسياسات الإجازة ومستندات خيارات المخزون والمزيد.

لمزيد من المعلومات ، اقرأ نموذج قائمة التحقق الخاصة بالإعداد لدى Connecteam .

14 وثيقة تأهيل أساسية

الآن بعد أن أصبحت على دراية بمستندات الإعداد السريع ، دعنا نناقش أهم 14 مستندًا لتوفير موظفين جدد.

المستندات القانونية والضريبية

نموذج W-4

من المهم تزويد الموظفين الجدد بنموذج ضريبة الدخل الفيدرالية W-4 الذي يسمح لهم بتعديل حالة الاستقطاع الضريبي . تقع على عاتقك مسؤولية تتبع أحدث نموذج W-4 لكل موظف والتأكد من أن شيكات رواتبهم تعكس خيارات الاستقطاع المحدثة الخاصة بهم.

للامتثال للوائح ، يجب عليك الاحتفاظ بهذه المستندات الضريبية في ملف لكل موظف لمدة 4 سنوات على الأقل بعد تاريخ استحقاق ضريبة العمل أو دفعها ، أيهما يأتي لاحقًا.

من خلال البقاء منظمًا والاحتفاظ بسجلات دقيقة ، يمكنك التأكد من أن عملك يتوافق مع القانون وأن موظفيك يتقاضون رواتبهم بدقة.

نموذج I-9

نموذج التوظيف I-9 هو مستند مهم يستخدم للتحقق من أهلية الموظف الجديد للعمل في الولايات المتحدة .

بصفتك صاحب عمل ، تقع على عاتقك مسؤولية التأكد من أن الموظف الجديد مخول قانونًا للعمل في الدولة بناءً على الجنسية والتأشيرة والإقامة وحالة الهجرة. نماذج I-9 مطلوبة للمواطنين وغير المواطنين.

تتضمن عملية I-9 خطوتين أساسيتين:

• يجب على الموظف الجديد ملء نموذج يعلن أهليته والمستندات التي يمكن استخدامها للتحقق من وضعهم.
• يجب على الموظف الجديد تقديم مستندات أهلية العمل التي يجب على صاحب العمل مراجعتها. عادةً ، سيتحقق قسم الموارد البشرية في الشركة مما إذا كانت المستندات تفي بقائمة IRS للوثائق المقبولة. يمكن أن تكون هذه الوثائق جوازات سفر أو شهادات ميلاد أو بطاقات إقامة دائمة ، على سبيل المثال.

بمجرد التحقق من جنسية الموظف الجديد ، يمكنه بدء العمل في شركتك.

لا تحتاج إلى تقديم نموذج التوظيف I-9 أو التحقق من المستندات ، ولكن يجب أن تكون متوفرة لديك إذا طلب ذلك موظف الهجرة.

نماذج ضرائب الدولة

بعض الولايات لديها أشكال أساسية للاقتطاع الضريبي. يجب عليك مراجعة حكومتك المحلية لمعرفة ما إذا كنت بحاجة إلى موظفين لإكمال هذه الأعمال الورقية الخاصة بالإعداد.

كما هو الحال ، تتطلب 31 ولاية شهادة استقطاع ضريبي للدولة . هؤلاء هم:

• ألاباما
• أريزونا
• أركنساس
• كاليفورنيا
• كونيتيكت
• مقاطعة كولومبيا
• جورجيا
• هاواي
• إلينوي
• إنديانا
• آيوا
• كانساس
• كنتاكي
• لويزيانا
• مين
• ماريلاند
• ماساتشوستس
• ميشيغان
• ميسيسيبي
• ميسوري
• نيو جيرسي
• نيويورك
• أوهايو
• أوكلاهوما
• أوريغون
• بنسلفانيا
• جزيرة رود
• فيرمونت
• فرجينيا
• فرجينيا الغربية
• ولاية ويسكونسن

اختبار المخدرات والتحقق من الخلفية

يجب عليك تضمين نسخة من سياسة اختبار العقاقير الخاصة بك في أوراق الإعداد الخاصة بك إذا كانت شركتك تتطلب اختبار المخدرات.

من المهم أيضًا الاحتفاظ بسجلات لنتائج الاختبار والتحقق من الخلفية للامتثال للوائح الحكومية أو اللوائح الصناعية.

نصيحتي: إن استخدام نظام إدارة الموظفين الرقمي عبر الإنترنت مع دعم النماذج المخصصة وتحميل المستندات يعني أنه يمكنك الاحتفاظ بجميع ملفات موظفي شركتك في مكان واحد.

يسمح Connecteam للموظفين بملء W-4 و I-9 وتفاصيل أخرى من أي مكان. يمكن أن يساعد ذلك في تبسيط عمليات الإعداد الخاصة بك وتبسيطها. قم بالتسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية لاختبار هذه الميزات والمزيد.

وثائق الشركة Onboarding

عقد اتفاقية عدم المنافسة

تمنع اتفاقيات عدم المنافسة الموظفين من العمل لدى المنافسين أو بدء أعمال تجارية مماثلة لفترة محددة بعد ترك شركتك ، مثل 6 أشهر.

يمكن أن تكون هذه الاتفاقيات مفيدة للشركات التي تستثمر قدرًا كبيرًا من الموارد في تطوير معلومات الملكية أو علاقات العملاء التي تعتبر بالغة الأهمية لنجاحها.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد الاتفاقيات غير التنافسية الشركات في الاحتفاظ بميزة تنافسية من خلال منع الموظفين السابقين من مشاركة معارفهم وخبراتهم مع المنافسين. يمكنهم أيضًا المساعدة في تجنب تضارب المصالح. تساعد هذه الاتفاقيات في ضمان تركيز الموظفين على مسؤولياتهم الوظيفية الحالية وعدم استخدام مناصبهم داخل الشركة لإفادة شركة منافسة.

نموذج الاتصال في حالات الطوارئ

يعد وجود نموذج اتصال طارئ للموظفين جزءًا أساسيًا من خطة إدارة مخاطر أي شركة. يسمح النموذج لشركتك بالاتصال بسرعة وسهولة بجهة اتصال الطوارئ المعينة للموظف في حالة حدوث طارئ أو حادث.

كما أن وجود نموذج اتصال في حالات الطوارئ يحسن رضا الموظفين . إن معرفة أن صاحب العمل لديه معلومات الاتصال في حالات الطوارئ في الملف ويمكن الاتصال به في حالة الطوارئ يمكن أن يمنح الموظفين راحة البال ويساعدهم على الشعور بالتقدير والاهتمام. إنها خطوة بسيطة يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً في بناء ثقافة شركة إيجابية وتعزيز الشعور بالمجتمع والدعم بين الموظفين.

دليل الموظف

يُعد دليل الموظف بمثابة دليل إرشادي للعاملين حول سياسات الشركة وتوقعاتها وإجراءاتها. يوفر نظرة عامة واضحة وموجزة عما هو متوقع من الموظفين وما يمكن أن يتوقعوه من الشركة. كما أنه يساعد على حماية الشركة بشكل قانوني.

بعض العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في دليل الموظف هي:

• نظرة عامة على الشركة: ابدأ بمقدمة تقدم لمحة عامة عن الشركة ورسالتها وثقافتها. يمكن أن يساعد ذلك الموظفين على الشعور بالارتباط بالمنظمة وفهم قيمها وأهدافها.

• سياسات التوظيف: مثل تصنيفات الموظفين ، والتوصيف الوظيفي ، وجداول العمل ، والمزايا.

• مدونة قواعد السلوك: حدد توقعات الشركة لسلوك الموظف ، بما في ذلك السياسات المتعلقة بقواعد اللباس والسلوك في مكان العمل وسياسات مكافحة التمييز والتحرش.

• السلامة والأمن: قم بتضمين السياسات المتعلقة بالسلامة والأمن ، مثل إجراءات الطوارئ ، وقواعد السلامة في مكان العمل ، وسياسات أمن تكنولوجيا المعلومات.

• إدارة الأداء: وصف عملية إدارة أداء الشركة ، بما في ذلك كيفية تقييم الأداء ، وردود الفعل ، والإجراءات التأديبية.

• الإنهاء والاستقالة: اشرح سياسات وإجراءات الشركة للإنهاء والاستقالة ، بما في ذلك متطلبات الإشعار ومقابلات الخروج.

قم أيضًا بتضمين نموذج إقرار للموظفين للتوقيع. سيشير هذا إلى أنهم تلقوا الكتيب وقراءته وفهموا محتوياته.

بالإضافة إلى ذلك ، تذكر أن تجعل اللغة بسيطة وسهلة الفهم ، وتأكد من تحديث الكتيب بانتظام ليعكس أي تغييرات في السياسات أو الإجراءات.

الهيكل التنظيمي

إن توفير مخطط تنظيمي للموظفين الجدد يساعد الموظفين على فهم هيكل الشركة ، والتسلسل الهرمي ، وعلاقات إعداد التقارير.

يمكن أن يساعد أيضًا الموظفين الجدد على التواصل بشكل أكثر فعالية مع زملائهم. يمكنهم فهم أدوار ومسؤوليات زملائهم بشكل أفضل ، مما يسهل التعاون والوصول إلى الأهداف المشتركة. يمكن أن يساعد المخطط التنظيمي أيضًا الموظفين على تحديد من يتعاملون مع الأسئلة أو المخاوف ومن لديه السلطة لاتخاذ قرارات معينة.

إرشادات العلامة التجارية

تضمن وثيقة المبادئ التوجيهية للعلامة التجارية أن يفهم الموظفون هوية العلامة التجارية للشركة وكيفية تمثيلها باستمرار. يضمن هذا المستند بقاء صوت الشركة وصورتها متسقة عبر القوى العاملة بأكملها.

يجب أن تتضمن هذه الوثيقة إرشادات حول:

• الصوت والنبرة في المواد التسويقية
• استخدام الشعارات
• استخدام الخطوط والطباعة
• مخططات الألوان والأشكال المراد دمجها
• إرشادات لاستخدام التصوير والأعمال الفنية

وثائق خاصة بالأدوار

خطاب عرض العمل

يوضح خطاب عرض التوظيف توقعات دور الموظف الجديد والأجور والمزايا . بعد قيام الموظف بمراجعة خطاب العرض والتوقيع عليه بعناية ، يجب الاحتفاظ به في ملفه للرجوع إليه في المستقبل في حالة حدوث أي مشكلات محتملة.

عقد الموظف

قد يكون لديك عقد موظف منفصل يتضمن تفاصيل أكثر من خطاب عرض الموظف.

يمكن أن تتضمن عقود العمل مزيدًا من التفاصيل حول:

• المسمى الوظيفي والواجبات
• جدول العمل
• تعويض
• سياسات وإجراءات الإنهاء
• الملكية الفكرية
• سرية
• سياسات وإجراءات تسوية المنازعات
• فوائد

نصيحتي: في عقد الموظف الخاص بك ، قم بتضمين التفاصيل الخاصة بالوظيفة ، مثل التعويض وساعات العمل. ضع المزيد من القواعد والمعلومات العامة التي يجب على جميع الموظفين الالتزام بها ومعرفتها في دليل الموظف. يمكنك الرجوع إلى دليل الموظف في عقد الموظف.

كتيبات العمليات والإجراءات

جنبًا إلى جنب مع التدريب العملي والتدريب من أحد الأصدقاء المتدربين ، أوصي بتزويد الموظفين بكتيبات الإجراءات الرسمية . يجب أن تحتوي هذه على إرشادات مفصلة للمهام المختلفة التي سيكون الموظف الجديد مسؤولاً عنها. يجب عليهم أيضًا تحديد إجراءات التصعيد للتعامل مع أي تحديات قد تنشأ.

يمكن للموظفين الرجوع بسهولة إلى هذه الأدلة بمجرد الانتهاء من عملية الإعداد الأولية.

مستندات الدفع والمزايا

نموذج الإيداع المباشر

يفضل العديد من الموظفين تلقي رواتبهم من خلال الإيداع المباشر في حساباتهم المصرفية. لتسهيل هذه العملية ، ستحتاج إلى تزويد موظفك الجديد بنموذج إيداع مباشر حيث يمكنهم إدخال تفاصيل حسابهم المصرفي وتفضيلات الإيداع.

وثيقة نظرة عامة على الفوائد

يجب أن توفر وثيقة نظرة عامة على المزايا للموظفين ملخصًا شاملاً لحزمة المزايا التي تقدمها الشركة.

يجب أن تتضمن الوثيقة:

• التأمين الصحي: اشرح الخيارات المتاحة للموظفين ، مثل أنواع الخطط ومبالغ التغطية والأقساط.

• خطط التقاعد: قم بتفصيل خطط التقاعد التي تقدمها الشركة ، مثل خطة 401 (ك) أو خطة التقاعد. قم بتضمين متطلبات مساهمة الموظف ومساهمات صاحب العمل المطابقة.

• سياسات الإجازات: حدد سياسات الشركة في أوقات الإجازات والإجازات المرضية والأيام الشخصية والعطلات.

• التأمين الآخر: قم بتفصيل أي مزايا تأمين إضافية ، مثل التأمين على الحياة أو التأمين ضد العجز أو التأمين على الرؤية والأسنان.

• برامج العافية: صف أي برامج صحية تقدمها الشركة ، مثل عضويات الصالة الرياضية أو الفحوصات الصحية أو برامج الحد من التوتر.

• برامج مساعدة الموظفين: اشرح أي برامج مساعدة للموظفين تقدمها الشركة ، مثل خدمات الاستشارة أو التخطيط المالي أو المساعدة القانونية.

• الامتيازات الإضافية: قم بتفصيل أي امتيازات إضافية تقدمها الشركة ، مثل خصومات الموظفين أو سداد الرسوم الدراسية أو المساعدة في النقل.

يمكن أن يساعد تقديم وثيقة نظرة عامة واضحة وشاملة على المزايا الموظفين على فهم قيمة حزمة المزايا واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن خياراتهم.

ملخص

يعد الإعداد الفعال أمرًا بالغ الأهمية لنجاح أي موظف جديد. إنه يحدد نغمة خبرتهم في الشركة ويؤسس لعلاقة عمل إيجابية.

تلعب الأعمال الورقية على متن الطائرة دورًا كبيرًا في هذا. من خلال توفير المستندات بطريقة واضحة ومنظمة ، يقلل أصحاب العمل من التوتر والارتباك في عملية الإعداد للموظفين الجدد ويهيئونهم للنجاح في أدوارهم الجديدة.