دليل المدير الكامل للجداول الثابتة

تعد جداول العمل الثابتة جانبًا أساسيًا لإدارة الموظفين.

كمدير ، من المهم إنشاء جدول عمل يضمن أن يكون فريقك منتجًا ويلبي احتياجات العمل ويحافظ على تحفيز موظفيك.

يهدف هذا الدليل إلى تزويدك بالمعرفة والمهارات اللازمة لإنشاء وإدارة جدول عمل ثابت بشكل فعال.

فهم جداول العمل الثابتة

تعد جداول العمل الثابتة نوعًا شائعًا من الجداول الزمنية التي تتطلب من الموظفين العمل في وقت محدد كل يوم لعدد محدد من الساعات في اليوم.

جدول "تسعة إلى خمسة" المشترك هو أحد الأمثلة على جدول العمل الثابت.

يمكن استخدام هذه المناوبات في أي وقت وللوظائف بدوام كامل وبدوام جزئي.

ما هو جدول العمل الثابت؟

باستخدام جدول زمني ثابت ، يعمل الموظفون في نفس الوقت وفي نفس المكان لنفس الأيام المحددة في الأسبوع.

تكون الجداول الثابتة عادةً نوبات من ثماني ساعات لمدة خمسة أيام ، بإجمالي 40 ساعة في الأسبوع ، مثل نوبات من 8:00 صباحًا إلى 5:00 مساءً مع استراحة غداء.

قد تجري الأعمال التجارية نوبات ثابتة متعددة ، مثل نوبات النهار والنوبات الليلية ، مع بعض الساعات المتداخلة إذا كانت أنشطتها تعمل على مدار الساعة.

بشكل عام ، تحدد المنظمة الجدول الزمني ، ويكون لدى الموظفين توقعات واضحة بشأن موعد عملهم ومقدار ذلك.

فوائد جداول العمل الثابتة للشركات والموظفين

توفر جداول العمل الثابتة مزايا للموظفين والشركات على حدٍ سواء.

بعض الأسباب التي تجعل الموظفين يميلون إلى الإعجاب بهم - مثل تقليل التوتر وتحسين تماسك الفريق - تعزز الإنتاجية والتواصل للأعمال.

القدرة على التنبؤ تمكن من التوازن بين العمل والحياة

إن وجود إمكانية للتنبؤ على أساس الجدول الزمني في العمل يسهل على الموظفين التخطيط لأنشطة مثل الأحداث العائلية والترفيه ومواعيد الطبيب.

يساعد جدول العمل الثابت العمال أيضًا في الحفاظ على أنماط نوم متسقة والحصول على نوم عالي الجودة يحتاجون إليه للعمل ، مما يعزز الإنتاجية ويدعم الصحة.

يقوي الوقت المشترك الاتصالات بين زملاء العمل

من الطبيعي أن يطور الموظفون الذين يعملون في نفس النوبات مهارات تنسيق جماعي أفضل.

تعد مشاركة الموظف عاملاً حاسمًا عند إدارة الفريق.

يقوي التواصل الأفضل تماسك الفريق ، وقد يشعر العمال بأنهم أكثر ارتباطًا بزملائهم عند العمل معًا لتحقيق أهداف مشتركة.

تعيين الجدولة يحسن إدارة الوقت والقوى العاملة

يقدّر المديرون أن بناء الجدول الزمني الثابت هو احتمال ثابت ونسيانه.

بمجرد إنشاء جدول عمل ثابت مثالي لعملك ، يمكنك الجلوس والسماح بتكرار الجدول.

ستحتاج فقط إلى إدارة الإجازة أو تصحيح المسار عند الحاجة. كما أن الجدول الزمني الثابت يجعل قياس إنتاجية الموظف أسهل.

على سبيل المكافأة ، قد يرغب الموظفون الذين يحبون مناوبتهم في البقاء.

عيوب جداول العمل الثابتة للشركات والموظفين

في حين أن جداول العمل الثابتة لها العديد من الفوائد ، إلا أنها قد تقدم أيضًا بعض الجوانب السلبية.

قد يرغب الموظفون في مزيد من المرونة أو نوبات عمل أفضل ، وقد يواجه المديرون مشكلة في تعيين نوبات عمل غير شعبية أو توزيع الوقت بشكل عادل على الموظفين ذوي الخبرة.

أقل مرونة يسبب احتكاك الموظف

يتمتع العمال ذوو الجدول الزمني الثابت بمساحة أقل للمناورة عندما تتغير أوضاع حياتهم ولا يمكنهم ببساطة تبديل نوبات العمل.

يشعر البعض بالملل من القيام بنفس الشيء في نفس الوقت في نفس المكان ويفضلون التناوب أو الجداول الزمنية المرنة. بالإضافة إلى ذلك ، تشير البيانات الحديثة إلى أن العديد من العمال يفضلون المرونة في جداول عملهم.

التحولات غير الشعبية تدفع معدل الدوران

حتى إذا قمت بتطوير أعدل جدول عمل ثابت ممكن ، فمن غير المرجح أن يحصل كل عامل على نوبته المثالية.

سيضطر البعض إلى العمل في نوبات أقل استحسانًا ، مما قد يؤدي إلى ارتفاع معدل دوران الموظفين حيث يقفز العمال غير الراضين في سعيهم وراء نوبات أكثر ملاءمة.

يمكن أن تعاني الإنتاجية في جداول زمنية محددة

عادة ، يحصل الموظفون ذوو الأقدمية الأكبر على الأفضلية للتحولات الأفضل ، والتي يمكن أن تؤدي عن غير قصد إلى نوبات محددة مكدسة مع العمال الأكثر خبرة.

يمكن أن يؤدي هذا إلى بعض التحولات التي تتطلب قادة أكثر خبرة.

سينهي بعض العمال ذوي الكفاءة العالية مهامهم المحددة قبل انتهاء نوباتهم المحددة.

إذا لم يراقب المديرون الإنتاج عن كثب ، فقد يؤدي ذلك إلى إضاعة الوقت وتحمل الموظفين.

تطوير جدول عمل ثابت وفعال

يجب أن يتناسب جدول العمل الثابت المثالي مع احتياجات عملك وكذلك احتياجات موظفيك.

عندما تكون مقتنعًا بأن إيجابيات جداول العمل الثابتة تفوق السلبيات ، فقد حان الوقت لتخصيص واحد لشركتك ، ولكن عليك أن تضع بعض الاعتبارات في الاعتبار.

تقييم متطلبات العمل

يجب أن يتماشى جدول العمل الثابت مع احتياجات عملك قبل تلبية العوامل الأخرى.

ضع في اعتبارك مستوى المهارة والقوى العاملة المطلوبة لإكمال جميع العمليات الداخلية الخاصة بك حتى تتم جميع العمليات بسلاسة.

سيخبرك هذا بمن تحتاج للعمل - ومتى.

تحديد توافر الموظف والتفضيلات

راجع بعناية توافر الموظفين لتجنب الاحتكاك التشغيلي.

لا تضع افتراضات حول توافر الموظفين والمواقف الشخصية ، ولكن تعرف عليهم.

يقدّر الناس دائمًا معاملتهم كأشخاص ، لذلك بينما لا يمكنك التضحية باحتياجات العمل لتناسب التفضيلات الشخصية للجميع ، تأكد من توفير اتصال واضح حول تحديد القرارات.

جدولة الورديات وتعيين المهام

ضع في اعتبارك المهارة ومتطلبات العمالة للمهام في كل وردية.

تريد توزيع العاملين الأكثر مهارة وخبرة لديك عبر نوبات مختلفة لزيادة الكفاءة وتجنب التأخيرات بسبب فجوة المهارات أو نقص القوى العاملة.

توصيل الجدول للموظفين

يمنحك إبلاغ موظفيك بجدولك الثابت قبل طرحه فرصة للنظر في ملاحظاتهم ويسمح لهم بالتكيف بسرعة وسلاسة.

يمكنك أيضًا شرح الأساس المنطقي وراء الجدول الزمني الخاص بك ، بما في ذلك أي سياسات محددة تتبعها.

إدارة جداول العمل الثابتة

أثناء قيامك بتطوير جدول العمل الثابت الذي يعمل بشكل أفضل لعملك ، تحتاج أيضًا إلى بناء سياسات لدعمه ، بما في ذلك التخطيط المسبق لجدولة التعارضات ومراقبة الحضور والإنتاجية.

معالجة طلبات الموظفين لتغييرات الجدول

يعد طلب الموظف للحصول على جدول زمني أحد أكثر مشكلات جدولة الموظفين شيوعًا ، ولكن لا يجب أن يكون الحل معقدًا.

يمكن أن تسهل برامج الجدولة الرقمية التخطيط وإجراء التعديلات.

امنح الموظفين سبيلًا واضحًا لطلب التغييرات للتأكد من أنهم يشعرون بأنهم مسموعون ومراعون ، حتى لو لم تتمكن من تلبية الطلب في النهاية.

لتحديد ما إذا كان التغيير مناسبًا للشركة ، ضع في اعتبارك الموارد المتاحة لديك في التحول الذي يتطلعون إلى التغيير إليه والموارد الذي يأملون في إيقاف تشغيله.

ستحتاج إلى الموازنة بين توفر الموظف ومتطلبات التوظيف الخاصة بك.

إذا كان بإمكان التحول الآخر استخدام الأيدي الإضافية أو الخبرة الإضافية ، فقد يكون من المنطقي الموافقة على طلبهم.

ولكن ، إذا كان تحولًا شائعًا ، فلن تواجه مشكلة في التوظيف ، فستحتاج إلى التفكير مليًا في ما قد تحتاج إلى تغييره لاستيعاب تفضيلاتهم.

إذا كانت الإجابة على طلب الموظف بنعم ، فيمكنك إعادة ترتيب التحولات في دقائق باستخدام أدوات الجدولة الرقمية بوظيفة السحب والإفلات.

إذا كانت الإجابة بالنفي ، حدد الأسباب وأي سياسات ذات صلة. تجنب إعطاء أمل كاذب أنه "ربما في يوم من الأيام" يمكن أن يكون لديهم هذا التحول.

إذا كانت هناك فرصة قد تكون قادرًا على منح تغيير الجدول الزمني في المستقبل - على سبيل المثال ، إذا كنت تعيد تقييم المناوبات بانتظام ، أو إذا أصبح الموظفون الذين وصلوا إلى فترة معينة مؤهلين للاعتبارات ذات الأولوية - قم بإبلاغ هذه العملية بوضوح للموظف.

إدارة تعارضات الجدول

ضع سياسات تحدد متى وكيف يمكن للموظفين طلب إجازة ، بما في ذلك ما إذا كانت الأيام المرضية وأيام الإجازة منفصلة.

تأكد من تحديد هذه السياسات بوضوح في دليل الموظف الخاص بك حتى يتمكن الموظفون من الرجوع إليها بسهولة.

على الجانب التشغيلي ، ضع خطة لتغطية التوظيف.

هل يمكنك الحفاظ على أنشطة عملك إذا كان هناك شخص واحد بالخارج ، أو يمكنك الاتصال بموظف آخر للتغطية؟

قد يكون من المنطقي تزويد موظفيك بطريقة سهلة لتنسيق مقايضات الورديات بشكل مباشر.

تأكد من أن سياساتك تتوافق مع قوانين ولوائح العمل المحلية ، والتزم بها لضمان المعاملة العادلة لجميع الموظفين.

استراتيجيات لمراقبة أداء الموظف وحضوره

يجب أن تتأكد من حضور الموظفين وإنجاز المهمة - لكنك لا تريد المساومة على إحساسهم بالاستقلالية.

يعد التغيب عن العمل في مكان العمل مشكلة حقيقية يحتاج المديرون إلى حلها ، حيث يتغيب ما يزيد قليلاً عن 3٪ من العمال في أي يوم عمل معين.

ومع ذلك ، لا يزال العديد من العمال مستائين من الشعور بالإدارة الدقيقة أو التجسس ، لذا كن شفافًا وقم بإبلاغ سياسة مراقبة مكان العمل الخاصة بك بوضوح.

ابحث عن نظام إدارة حضور سهل الدمج يسمح للموظفين بتسجيل الدخول والخروج والتكامل بسلاسة مع كشوف المرتبات وأنظمة الموارد البشرية.

يمكنك أيضًا تتبع الأداء باستخدام برنامج إدارة المهام الفعال الذي يساعد الموظفين على إنهاء المشاريع بسرعة وفي حدود الميزانية.

يؤدي استخدام قوائم المراجعة وتعيين المهام إلى تسهيل إدارة الأمور وزيادة الكفاءة.

أفضل الممارسات لإدارة جداول العمل الثابتة

هناك فرق بين إدارة الجداول ببساطة لضمان حصولك على الأشخاص الذين تحتاج إليهم وإدارة الجداول بشكل جيد.

تتضمن أفضل الممارسات التواصل القوي والامتثال التنظيمي ومدخلات الموظفين والتوازن بين العمل والحياة.

تواصل مع موظفيك

تعد خطوط الاتصال المفتوحة أمرًا حيويًا للحفاظ على الروح المعنوية والإنتاجية ، بغض النظر عن نوع الجدول الزمني الذي تستخدمه.

يمكن أن يؤدي بناء ميزات تواصل ومشاركة شفافة في سير عملك إلى تعزيز ثقافة الثقة.

عندما تحتاج إلى إجراء تغييرات ، أخبرهم بأسبابك بوضوح ، وامنح الموظفين أكبر قدر ممكن من الإشعارات للتكيف معها.

ضمان الامتثال لقوانين وأنظمة العمل

أثناء قيامك ببناء سياسات الجدولة الخاصة بك ، تأكد من توافقها مع قوانين ولوائح العمل الفيدرالية والولائية والمحلية ذات الصلة.

ستحتاج إلى الامتثال لجدولة العمل الإضافي والدفع ، والعطلات ، وإجازات الوجبات والراحة ، والإطار الزمني لإعلام العمال بجداولهم ، من بين اعتبارات أخرى.

شجع الموظفين على ردود الفعل والاقتراحات

اطلب الملاحظات من موظفيك مبكرًا وفي كثير من الأحيان لتتأكد من أن لديك إصبعًا على نبض الشخص الذي يشعر بالسعادة والازدهار في أدواره ومن يشعر بالإحباط المتزايد.

عندما تعرف أين تكمن المشكلات ، يمكنك معالجتها بسهولة أكبر.

من المحتمل أن يتم تجاهل مربع الاستطلاع القديم ، ولكن إذا كنت تستخدم بالفعل حلولًا رقمية ، فيمكنك بسهولة دمج أداة ملاحظات الموظف التي تتيح قنوات متعددة للتواصل - بما في ذلك الاستطلاعات والقوالب القابلة للتخصيص ، واستطلاعات الرأي المباشرة ، ووظائف الدردشة لـ إدخال سريع ومباشر.

دعم التوازن بين العمل والحياة

يعد الحفاظ على توازن جيد بين العمل والحياة الشخصية تحديًا مشتركًا بين الموظفين.

ما يقرب من نصف الموظفين أبلغوا عن أعراض الإرهاق ، وفقًا لدراسة أجرتها شركة McKinsey.

مع الفصل بين العمل والحياة المنزلية ، يحصل العمال على قدر صحي من الوقت لفصلهم عن العمل وتجديد شبابهم.

يمكن للمدراء تدريب الموظفين على استراتيجيات للحفاظ على هذا التوازن ، بما في ذلك وجود مساحات عمل وأجهزة مخصصة ، وحدود معقولة للقراءة والرد على الرسائل المتعلقة بالعمل ، والعادات الصحية ، وجدول زمني يمكن التنبؤ به.

أدوات لإدارة جداول العمل الثابتة

تعد جدولة القوى العاملة مهمة معقدة ، حتى مع الاستقرار النسبي لجداول العمل الثابتة.

افترض أنك تدير العديد من الموظفين وفقًا لجداول زمنية ثابتة مختلفة.

في هذه الحالة ، ستقضي وقتًا أطول في التخطيط مقدمًا ، وبمجرد تعيين الجداول الزمنية ، لن تتطلب قدرًا كبيرًا من المراقبة كما قد تتطلبه بعض أنواع الجدولة الأخرى ، مثل الجداول المرنة.

النهجان الرئيسيان لإدارة جداول العمل الثابتة تشمل جدولة نوبات العمل اليدوية وبرامج الجدولة.

جدولة التحول اليدوي

يحدد المدير أو أي شخص آخر في الفريق جداول العمل للورديات المجدولة يدويًا.

عادةً ما يستخدمون جدول بيانات معقدًا لموازنة توافر الموظفين وتفضيلاتهم مقابل احتياجات العمل ومحاولة إيجاد حل وسط.

يحب بعض الأشخاص النهج العملي والعنصر البشري في التفكير في التفضيلات ، لكن العنصر البشري يترك أيضًا مجالًا للخطأ البشري.

إنها عملية تستغرق وقتًا طويلاً لإعداد ومراقبة ما إذا كان لديك أكثر من حفنة من الموظفين ، وتحليل البيانات يدويًا هو عمل روتيني في حد ذاته.

مقدمة في برامج الجدولة

برنامج الجدولة يخفف العبء الزمني لجدولة القوى العاملة.

يمكن أن يساعدك تطبيق جدولة الوظائف الشامل من Connecteam في تحسين إدارة المناوبات وتحقيق أعلى إنتاجية بأقل قدر من المتاعب. يزيد من الكفاءة والدقة ، كما أنه يشتمل على التقارير التلقائية.

يساعدك Connecteam على تبسيط جميع مهام إدارة الموظفين وجدولة العمل ، مما يتيح الكفاءة التشغيلية المستمرة ، مع الميزات التي تمكن:

• رقمنة مهام إدارة الموظفين الروتينية مثل تذكيرات الفريق وتحديثات الحالة
• تتبع الموظفين باستخدام تطبيق ساعة الوقت
• إنشاء الجداول الزمنية ومشاركتها على الفور مع فرقك التي ليس لها مكاتب
• جمع المعلومات من موظفيك عن طريق إنشاء التقارير وقوائم المراجعة والنماذج والطلبات عبر الإنترنت

أسئلة وأجوبة

ما هو الفرق بين جدول العمل الثابت وجدول العمل المرن؟

وفقًا لجدول عمل ثابت ، يعمل الموظفون عادةً في نفس الورديات الأسبوعية لنفس عدد ساعات وأيام العمل. ومع ذلك ، لا تتطلب جميع الوظائف جدولًا زمنيًا صارمًا.

تكون جداول العمل المرنة أقل صرامة وتسمح للموظفين بتسجيل عدد معين من ساعات العمل في الأسبوع أو اليوم ، ولكن هذه التحولات ليست بالضرورة في نفس الأوقات بالضبط.

ما هي بعض البدائل لجداول العمل الثابتة؟

هناك ما لا يقل عن 15 نوعًا من جداول العمل التي يمكن للمديرين وضعها في الاعتبار. تتضمن جداول العمل الشائعة الأخرى جداول زمنية مرنة يتعاون فيها الموظفون وأرباب العمل لتحديد مقدار عمل الموظف ، وتناوب جداول العمل بنظام الورديات التي يتنقل فيها العمال خلال الورديات النهارية والليلية ، ونوبات العمل المنفصلة التي يعمل فيها الموظفون فترتين زمنيتين في يوم واحد مع فترة زمنية ممتدة. الفاصل بين النوبات ، والتحولات عند الطلب التي يعمل فيها الموظفون حسب الحاجة.

ما هو تأثير جداول العمل الثابتة على معنويات الموظف؟

يختلف كل موظف عن الآخر ، ويقدر البعض إمكانية التنبؤ بجدول زمني ثابت يسمح لهم بتحديد وقتهم الشخصي من وقت العمل ، بينما قد يشعر الآخرون بالملل من الطبيعة المتكررة لجدولهم الزمني أو يشعرون بالإحباط في نوبة لا يحبونها.

كيف يمكنني التأكد من أن جدول العمل الثابت الخاص بي عادل ومنصف لجميع الموظفين؟

إن ضمان التواصل الواضح حول جميع سياسات الجدولة مقدمًا والالتزام بهذه السياسات هو أفضل طريقة لضمان جدول عمل عادل ومنصف للموظفين.

كن عادلاً عند النظر في طلبات الحصول على جداول زمنية مفضلة وأوقات إجازة ، وكن متسقًا مع كيفية مراعاة المدة والأداء. ضع في اعتبارك استخدام برنامج الجدولة الذي يقلل من فرصة اتخاذ القرار المتحيز.