الدليل الكامل للاتصال الرسمي

عندما تفكر في التواصل ، قد تتخيل محادثة غير رسمية مع صديق أو زميل في العمل.

ومع ذلك ، في العديد من البيئات المهنية ، يكون الاتصال الرسمي ضروريًا للتواصل الفعال والمنظم.

إذن ما هو الاتصال الرسمي بالضبط؟

ما هو الاتصال الرسمي؟

يشير الاتصال الرسمي إلى قنوات اتصال محددة مسبقًا يتم استخدامها للمعلومات والأوامر والتعليمات الرسمية.

إنه عندما تتدفق المعلومات عبر قنوات اتصال محددة مسبقًا بطريقة منظمة. يمكن أن تكون هذه القنوات عبارة عن اتصال أفقي وجهاً لوجه بين الموظفين على نفس المستوى أو اتصال قطري بين الموظفين على مستويات مختلفة.

الهدف من الاتصال الرسمي هو ضمان أن تكون الرسائل واضحة وموجزة وأن تصل إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.

على الرغم من أن الاتصال الرسمي قد يبدو مضيعة للوقت مقارنة بالمحادثات غير الرسمية ، إلا أنه من الضروري للشركات الحفاظ على النظام والهيكل.

تساعد قنوات الاتصال المحددة مسبقًا أيضًا في إنشاء سلسلة أوامر واضحة بحيث يمكن للموظفين ذوي المستوى الأعلى إعطاء أوامر أو تعليمات للموظفين من المستوى الأدنى.

تشمل الأشكال الشائعة للاتصال الرسمي رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والتقارير والمذكرات والعروض التقديمية.

يعد الاتصال الرسمي جزءًا أساسيًا من أي بيئة مهنية لأنه يضمن أن تدفق المعلومات منظم وفعال.

في حين أنه يمكن أن يكون أكثر تنظيماً من المحادثات غير الرسمية ، فإن القنوات المحددة مسبقًا تساعد في إرساء النظام داخل المنظمة بحيث يمكن للجميع فهم أدوارهم ومسؤولياتهم بوضوح.

الاتصالات الرسمية مقابل الاتصالات غير الرسمية

أهم فرق بين التواصل الرسمي وغير الرسمي هو اللغة المستخدمة. سيحتوي البريد الإلكتروني الذي يرسله المدير إلى فريقه حول مشروع قادم على لغة رسمية ودقيقة.

ومع ذلك ، سيستخدم نفس المدير تعبيرات أكثر استرخاءً عند إرسال تهنئة بعيد ميلاد أحد أعضاء الفريق أو التقاعد القادم.

فيما يلي بعض الاختلافات الأخرى بين الاتصال الرسمي مقابل الاتصال غير الرسمي:

• الموثوقية - يُنظر إلى الاتصال الرسمي على أنه أكثر موثوقية نظرًا لوجود مسار سجل مكتوب أو إلكتروني دائمًا.
• السرعة - تنتقل الاتصالات الرسمية بشكل أبطأ نظرًا لوجود تسلسل هرمي معين حول مراجعة الاتصالات والموافقة عليها قبل إتاحتها للجمهور.
• مضيعة للوقت - يستغرق إنشاء اتصالات رسمية مزيدًا من الوقت. قد تكون هناك حاجة لتجاوز الروتين أو المشكلات القانونية المتعلقة باللغة. غالبًا ما يتم إرسال الاتصالات غير الرسمية على الفور دون مراجعة.

السمات الرئيسية للاتصال الرسمي

دعنا نستكشف المزيد من التفاصيل حول الجوانب المشتركة للاتصال الرسمي.

• الهيكل - عادةً ما تتبع الاتصالات الرسمية في رسائل البريد الإلكتروني ورسائل العمل تنسيقًا محددًا. عادة ما يكون هناك رأس ، وبعض أشكال التحية الشائعة ، وتوقيع في النهاية. يستخدم العديد من رجال الأعمال القوالب لإنشاء مذكرات ووثائق رسمية أخرى للتأكد من أنهم ينقلون المعلومات الرسمية بشكل صحيح.
• اللغة - يجب أن تكون اللغة المستخدمة في الاتصالات المهنية دقيقة ومناسبة للسياق. لا ينبغي أبدًا استخدام العبارات العامية وغيرها من العبارات غير الرسمية. يجب أن تتضمن الاتصالات الرسمية القواعد الصحيحة وعدم الانقباضات. على سبيل المثال ، يجب على الكاتب تهجئة "لا" بدلاً من "لا".
• النغمة - يجب أن تظل نغمة الاتصالات المهنية جادة ومهنية. يجب ألا تكون هناك آراء أو عواطف شخصية واضحة في الكتابة. بدلاً من ذلك ، يجب أن يكون التركيز على نقل المعلومات الدقيقة باحترام وموضوعية. اختر كلمات دبلوماسية محايدة ، خاصة عند التطرق إلى مواضيع حساسة.
• التسلسل الهرمي - يجب أن تتدفق الاتصالات الرسمية من خلال التسلسل الهرمي للشركة. يجب أن يكون للقنوات المعينة إجراءات وبروتوكولات للتحكم في التدفق. لا ينبغي أن يتم إجراء أي اتصال رسمي دون إذن مسبق من مسؤول الشركة المعين.
• التوثيق - يجب أن تخضع جميع الاتصالات الرسمية لعملية توثيق أرشيفية تضمن تسجيل أي قرارات أو سياسات أو إجراءات يتم اتخاذها داخل المنظمة. هذا يعزز بيئة المساءلة ويجعل المعلومات متاحة للرجوع إليها في المستقبل.
• قنوات الاتصال - يجب أن تمر الاتصالات الرسمية عبر القنوات الرسمية مثل نظام البريد الإلكتروني المعين. على سبيل المثال ، يمكن تقديمها في شكل تقارير أو رسائل رسمية أو تقديمها لمشاركين آخرين في اجتماع منظم. يجب استخدام القنوات المعترف بها والمعتمدة فقط من قبل الشركة للاتصالات الرسمية.

لماذا الاتصال الرسمي مهم؟

التواصل الرسمي يترك مجالًا أقل لسوء الفهم أو أخطاء التفسير. إذا قمت بإرسال مذكرة تحدد تفاصيل سياسات العمل الجديدة ، فإن الموظفين لديهم شيء موثق للإشارة إليه عندما يكون لديهم أسئلة.

الاعتماد على الاتصال غير الرسمي ، مثل المحادثة غير الرسمية عبر الهاتف ، يمكن أن يؤدي إلى سوء الفهم الذي يؤدي إلى أخطاء مكلفة وخطيرة.

تضمن القواعد الصارمة الموضوعة لأنواع مختلفة من الاتصالات الرسمية وجود سجل سليم. في حالة ظهور تدقيق لشركة أو مشكلة قانونية ، فمن الجيد دائمًا الحصول على وثائق حول الاتصالات التي حدثت ومتى حدثت. هذه سياسة أفضل من الاعتماد على ذاكرة الموظف أو الاضطرار إلى الاتصال بشخص لم يعد مع الشركة.

على الرغم من أنه قد يبدو غير بديهي ، يمكنك توفير المزيد من الوقت من خلال إنشاء اتصال رسمي. بعد الانتهاء من الكتابة ، يمكنك إرسالها بسرعة إلى أي عدد تريده من الأشخاص. وهذا يعني عددًا أقل من المحادثات التي تتم وجهاً لوجه والتي تحتاجها لتوصيل الرسالة إلى نفس العدد من الأشخاص.

ما هي فوائد الاتصال الرسمي؟

يعد الاتصال الرسمي جزءًا حيويًا من عملية الأعمال ، وفوائده كبيرة ، خاصة في الصناعات غير المكتبية ، حيث قد لا يتمكن العمال من الوصول المستمر إلى الأدوات الرقمية أو التفاعل المباشر وجهًا لوجه مع الإدارة.

ضمان السلامة: غالبًا ما تنطوي الصناعات غير المكتبية مثل البناء أو التصنيع أو الخدمات اللوجستية على مخاطر ومخاطر محتملة. يضمن الاتصال الرسمي أن يتم توصيل بروتوكولات السلامة والمبادئ التوجيهية والتحديثات المهمة وفهمها والالتزام بها بوضوح من قبل جميع الموظفين.

تعليمات واضحة: في الصناعات التي يكون فيها العمال في الميدان أو على خط الإنتاج ، يساعد الاتصال الرسمي الواضح والموجز على منع سوء الفهم. يضمن تنفيذ المهام بشكل صحيح وفعال ، مما يقلل من الأخطاء ويعيد العمل.

الحفاظ على الاتساق: يضمن الاتصال الرسمي الاتساق في توصيل الرسائل ، لا سيما في الصناعات التي يعمل فيها الموظفون في نوبات أو مواقع مختلفة. هذا أمر بالغ الأهمية للجميع ليكونوا على نفس الصفحة وأن يتمسكوا بمعايير الجودة.

الامتثال التنظيمي: يساعد الاتصال الرسمي في الحفاظ على السجلات التي قد تكون مطلوبة للامتثال التنظيمي. يساعد في إثبات أن الموظفين قد تم إبلاغهم بشكل صحيح بالسياسات والإجراءات والتحديثات ، وهو أمر بالغ الأهمية في العديد من الصناعات غير المكتبية.

تقليل فجوة المعلومات: غالبًا ما يشعر العاملون غير المكتبيين بالانفصال عن العمليات التجارية الأساسية بسبب طبيعة أدوارهم. يمكن للتواصل الرسمي تقليل هذه الفجوة من خلال تزويدهم بتحديثات منتظمة حول سياسات الشركة والتغييرات والأخبار ، مما يعزز الشعور بالاندماج.

المساءلة : يساعد الاتصال الرسمي في إنشاء نظام للمساءلة في الصناعات غير المكتبية. من خلال الاتصال الكتابي ، هناك سجل حافل بالتوجيهات المقدمة والمستلمة ، والتي يمكن الرجوع إليها في حالة وجود أي نزاعات.

آلية الملاحظات: يمكن أن يوفر الاتصال الرسمي أيضًا منصة للعاملين من خارج المكتب للتعبير عن مخاوفهم أو أفكارهم أو ملاحظاتهم. يمكن أن يكون هذا لا يقدر بثمن لتحسين العمليات التجارية والسلامة ورضا العمال.

بناء بيئة مهنية: الاتصال الرسمي يعزز بيئة عمل احترافية ويعزز سلطة الشركة وهيكلها الهرمي. إنه يرسل رسالة مفادها أن المنظمة تقدر قوتها العاملة وتتواصل معهم بطريقة محترمة ومهنية.

التدريب والتطوير: في الصناعات التي تنتشر فيها الوظائف غير المكتبية ، غالبًا ما يستخدم الاتصال الرسمي لأغراض التدريب والتطوير. يسمح للشركات بمشاركة المواد التعليمية أو الإرشادات أو التحديثات الإجرائية لضمان حصول العمال على المعرفة والمهارات المطلوبة.

أنواع الاتصال الرسمي

تقوم المنظمات عادةً بتوزيع الاتصالات الرسمية بإحدى الطرق الخمس.

الاتصال التنازلي

يتضمن الاتصال التنازلي تمرير معلومات مهمة من خلال شركة من الإدارة العليا.

بشكل أساسي ، أنت تتبع سلسلة من الأوامر. على سبيل المثال ، قد يرسل نائب الرئيس مذكرة لإبلاغ المديرين بالتغيير القادم في سياسات PTO. يقوم هؤلاء المديرون بعد ذلك بتمرير المعلومات إلى أعضاء فريقهم.

عادةً ما تستخدم الشركات الاتصالات التنازلية لإرسال معلومات حول:

• تحديد سياسات جديدة
• تحديد التغييرات على السياسات الحالية
• توفير معلومات حول التغييرات في مسؤوليات التفويض
• شرح التغييرات القادمة في الموظفين

يمكن أن يحدث الاتصال الهابط أيضًا مع الاتصالات غير الرسمية. بدلاً من إرسال بريد إلكتروني ، قد يتحدث المدير مع فريقه وجهًا لوجه. ومع ذلك ، يجب أن تستخدم الإصلاحات الرئيسية دائمًا عملية الاتصال الرسمية لتأكيد تسليم الرسالة.

الاتصالات التصاعدية

الاتصال التصاعدي هو العملية التي يستخدمها الموظفون لتقديم ملاحظات إلى الإدارة وقادة الشركة. من الأمثلة على ذلك الرد على استطلاع سنوي يسأل عن شعور العمال تجاه الجوانب المختلفة للشركة.

يمكنك أيضًا إجراء اتصال تصاعدي في الاجتماع. عادةً ما يقدم الموظفون أسئلة مكتوبة ويتلقون ردًا رسميًا من الإدارة. يوجد لدى العديد من الشركات أيضًا صناديق اقتراحات أو منتديات حيث يمكن للعاملين توثيق المشكلات أو اقتراح تحسينات.

الهدف من التواصل التصاعدي هو توثيق مشاعر الموظفين حول بيئة عملهم. إنها طريقة للإدارة لتكوين فكرة أفضل عن الشخصيات التي توظفها.

تسمح التعليقات التي يقدمها الموظفون للمديرين التنفيذيين والإدارة بتحسين العمليات بطرق تساعد العمال على أن يصبحوا أكثر إنتاجية أو تجعل الموظفين يشعرون بقيمة أكبر لمساهماتهم.

الاتصال الأفقي

يحدث الاتصال الأفقي أو الجانبي بين العمال على نفس المستوى تقريبًا. قد يعملون في نفس القسم أو لديهم عناوين وظيفية مماثلة.

إذا أرسل رئيس عمال الموقع رسالة متعلقة بالعمل إلى رئيس عمال آخر ، فسيكون ذلك مثالاً على الاتصال الأفقي.

غالبًا ما ترى اتصالًا أفقيًا بين أعضاء الفريق الذين يعملون في مشروع ما. يجوز لعضو الفريق في إجازة توثيق إجراءات عمله ونقلها إلى الشخص الذي يملأ أثناء الخروج.

يهدف الاتصال الأفقي إلى تشجيع التعاون والتنسيق بشكل أفضل بين زملاء العمل.

اتصال قطري

يشجع الاتصال القطري على المشاركة المباشرة بين العمال على مستويات مختلفة وتحت سلاسل قيادية منفصلة. قد يتعين على المديرين تمرير اتصال رسمي إلى القائد الميداني لمشروع جديد لمساعدتهم على فهم السياق الأوسع لعملهم بشكل أفضل.

قد يقوم نفس العميل المحتمل بتمرير تحديثات حول حالة المشروع إلى الموظفين ذوي المستوى الأعلى لتحديثهم بشأن تقدم المشروع.

التواصل الخارجي

تصف الاتصالات الخارجية الرسائل الرسمية المرسلة من مؤسسة إلى كيان خارجي. تتضمن الأمثلة رد القسم القانوني على استفسار من هيئة تنظيمية. رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى العملاء والمساهمين تعتبر أيضًا اتصالات خارجية.

تساعد طريقة تواصل المنظمات خارجيًا في ترسيخ صورتها. يمكن أن يتضمن التنسيق كل شيء من محتوى صفحة الويب إلى عرض المؤتمر. يجب أن تنقل أي اتصالات خارجية رسالة الجودة والكفاءة حول المنظمة.

أمثلة على الاتصال الرسمي

دعنا نلقي نظرة فاحصة على كيفية تقديم المنظمات للاتصالات الرسمية.

الاجتماعات

معظم الموظفين على دراية باستخدام الاجتماعات لنقل المعلومات. تشمل الاجتماعات كلا من الاتصال التصاعدي والنزول بين الفريق والإدارة. عندما يتعلق الأمر بالاتصالات الرسمية ، فإن هيكلة جدول الأعمال يضمن تغطية جميع الموضوعات ذات الصلة.

تبدأ الاجتماعات الرسمية عادةً بافتتاح وتقديم ضيوف خاصين. إذا جمعت فريقك في مكان واحد ، فأنت تريد استغلال وقتهم بحكمة. التزم بجدول الأعمال الخاص بك أثناء دعوة مستوى معين من المشاركة والتفاعل من الفريق.

العروض التقديمية

تتضمن معظم الاجتماعات الرسمية واتصالات المؤتمرات عروضاً تقديمية. يتم استخدامها لتوصيل الأفكار أو البيانات أو المقترحات رسميًا بطريقة مهنية ومنظمة.

يجب أن يكون للعروض التقديمية هدف واضح ، بحيث يوضح مقدم العرض منذ البداية ما يريد نقله إلى الجمهور.

يمكن أن يركز العرض التقديمي على معاينة منتج قادم أو تحديد الغرض من مشروع شركة جديد. يقوم الآخرون بتمرير تحديثات حول مبادرات الأعمال أو تزويد أصحاب المصلحة بمعلومات حول اقتراح جديد. تساعد الوسائل المرئية في تعزيز رسالة العرض التقديمي والحفاظ على تفاعل الجمهور.

رسائل البريد الإلكتروني

تعد رسائل البريد الإلكتروني إحدى أكثر الطرق شيوعًا لنقل الرسائل عبر المؤسسات.

يتم استخدامها عادةً للأغراض التالية في الاتصالات الرسمية.

• إرسال الأوامر والتعليمات
• تقديم الطلبات
• تقديم المعلومات الرسمية
• نقل الإعلانات

تتضمن رسائل البريد الإلكتروني الرسمية سطر موضوع دقيقًا واحترافيًا يوضح الغرض من الرسالة.

إنها موجهة إلى المستلمين باستخدام التحية الرسمية وتغلق باحتراف. يجب أن يحتوي نص الرسالة على لغة موجزة مصممة لتسليم الرسائل بشكل فعال. من الناحية المثالية ، تريد تجنب أي لغة منمقة أو مطولة تنتقص من الرسالة العامة وتستخدم نغمة احترافية طوال الوقت.

المذكرات

تنقل المذكرات الإعلانات والسياسات الجديدة والتعليمات داخل المؤسسة. يمكن أن تكون التوجيهات الرسمية ذات صلة بإدارة معينة أو منظمة بأكملها. عادةً ما يرسل الأشخاص المذكرات عندما تكون هناك حاجة لتوزيع معلومات حساسة.

عادة ما تحتفظ الشركات بالمذكرات داخل المنظمة. يتم إرسالها من خلال قنوات اتصال محددة مسبقًا لضمان وصولها إلى الجمهور المستهدف. على سبيل المثال ، لا يجوز إرسال المذكرات إلا إلى أفراد محددين أو قوائم توزيع.

بمجرد إرسالها ، عادةً ما يتم أرشفة المذكرات لضمان وجود سجل تاريخي متاح حول عملية صنع القرار أو تغييرات السياسة.

6 نصائح حول تحسين الاتصال الرسمي

لنلقِ نظرة على بعض الطرق التي يمكن للمؤسسات من خلالها تحسين طريقة تعاملها مع الاتصالات الرسمية.

1. تقديم المعلومات في الوقت المناسب

بينما قد تكون هناك حاجة لمراجعة صياغة الاتصال الرسمي ، حاول الحصول على المعلومات في أسرع وقت ممكن. يمكن أن يكون ذلك مهمًا بشكل خاص إذا كنت تحاول القضاء على الشائعات التي قد تؤثر على كيفية رؤية العملاء وقادة الصناعة الآخرين لشركتك. من الجيد أيضًا تجنب أي مخاوف قد يشعر بها الموظفون بشأن التغييرات التنظيمية القادمة.

2. تحلى بالشفافية

كن واضحًا بشأن الغرض من اتصالك الرسمي. حاول تقديم أكبر قدر ممكن من المعلومات. بهذه الطريقة ، لا يشعر العمال بالذهول عندما يسمعون أخبارًا لاحقًا تبدو متناقضة مع ما قلته.

3. جعل الاتساق أولوية

زوِّد الموظفين بقوالب لمساعدتهم على تصميم اتصالات رسمية. يجب عليك أيضًا تزويدهم بالإرشادات حول القنوات المستخدمة لتدفق المعلومات. هذا يتجنب مشكلة أولئك الذين يحتاجون إلى المعلومات لا يتلقون الرسالة أو لديهم مستند يشق طريقه إلى مستلم غير مقصود.

4. صياغة الرسائل المخصصة

ابتعد عن الصياغة المفرطة التي يمكن أن تعيق نية رسائلك. من الجيد أيضًا تجنب الانقباضات التي تجعل تواصلك يبدو غير رسمي للغاية.

مخاطبة الزملاء وشركاء الأعمال رسميًا باستخدام ألقابهم الرسمية. تجنب استخدام الضمائر الشخصية لإبقاء نص الرسالة غير شخصي.

5. عزز رسالتك

بينما يمكن أن تعمل الحكايات بشكل جيد عند تقديم عرض تقديمي ، ركز على التأكيد على النقطة الرئيسية في اتصالك الرسمي. بهذه الطريقة ، يأتي القارئ بالمعلومات التي يحتاجها.

6. اسأل عن ردود الفعل

شجع المستلمين على تزويدك بمدخلات حول اتصالاتك ، مما يمنحك إحساسًا بما إذا كنت قد قمت بتسليم رسالتك بشكل فعال أم لا.

خاتمة

يعد الاتصال الرسمي ركيزة أساسية لأي منظمة ، حيث يعمل بمثابة العمود الفقري لنشر المعلومات جيد التنظيم وفعال ومتسق. إنه أمر حيوي بشكل خاص للصناعات غير المكتبية حيث قد لا يتمكن العمال من الوصول المنتظم إلى أدوات الاتصال التقليدية. من خلال الالتزام بالاتصالات الرسمية ، يمكن للشركات ضمان الوضوح والاتساق ، ودعم معايير السلامة ، وتلبية الامتثال التنظيمي ، وتعزيز الإنتاجية.

يمكن أن يؤدي تكامل أدوات الاتصال الرقمية مثل Connecteam إلى تعزيز فعالية الاتصال الرسمي داخل الشركة بشكل كبير. تسمح هذه المنصات بإجراء اتصالات دقيقة في الوقت الفعلي بغض النظر عن موقع الموظف. بدءًا من المراسلة الفورية وإدارة المهام والجدولة لإجراء استطلاعات الرأي للحصول على تعليقات ، فإن هذه الأدوات تلخص جميع الجوانب الحيوية لاتصالات الشركة.

في نهاية اليوم ، يمكن أن يساعد الاتصال الرسمي الفعال إلى جانب الأدوات الرقمية المناسبة الشركات على تعزيز بيئة عمل أفضل ، وتعزيز المساءلة ، والحفاظ على قوة عاملة مطلعة ومتصلة. سواء كان موظفوك في مكتب أو في الميدان ، سيكون التواصل المبسط دائمًا عنصرًا حاسمًا في نجاح الأعمال.

ابدأ مع Connecteam مجانًا اليوم!

هل تريد تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا