5 قوالب لتتبع الوقت في أوراق Google وخيار أفضل بكثير

يساعد التتبع الدقيق للوقت على ضمان حصول الموظفين على رواتبهم بشكل صحيح ، وسير المناوبات بسلاسة وكفاءة ، وتتماشى ساعات العمل الفعلية مع الجداول الأسبوعية. كما أنه يساعد الشركات في الحفاظ على امتثالها وتعزيز التوازن الصحي بين العمل والحياة.

لا تزال العديد من الشركات تعتمد على جداول بيانات Google لإنشاء الجداول الزمنية وإدارتها. ومع ذلك ، فإن التتبع اليدوي للوقت يزيد من مخاطر الأخطاء المكلفة. يمكن أن تؤدي الأخطاء في الجداول الزمنية للموظفين إلى مدفوعات أقل أو زائدة ، ومشكلات في العمل الإضافي والإجازات المدفوعة وغير ذلك.

مثل هذه الأخطاء يمكن أن تسبب عدم الرضا بين الموظفين ، وتضر بسمعة الشركة ، وتقيد وقت الإدارة ، بل وتؤدي إلى رسوم قانونية باهظة.

لحسن الحظ ، هناك خيار أفضل هناك. يوفر برنامج تتبع الوقت المخصص مزيدًا من الدقة وميزات أفضل ودعمًا أكثر من نموذج تتبع الوقت.

في هذه المقالة ، نناقش فوائد برنامج تتبع الوقت المخصص. وبالنسبة لأولئك الذين لا يزالون مهتمين بالتتبع اليدوي للوقت ، فإننا نشارك أدناه 5 قوالب لتتبع وقت الفراغ.

ما هو تتبع الوقت اليدوي؟

يتضمن التتبع اليدوي للوقت استخدام جدول بيانات ، مثل جداول بيانات Google أو Excel ، لتسجيل أوقات الدخول والخروج على مدار الساعة. يتم إدخال الأوقات يدويًا ، ويحسب جدول البيانات إجمالي عدد ساعات العمل.

على سبيل المثال ، قد يدخل الموظف أو مديره وقت البدء على أنه 9:30 صباحًا ووقت الانتهاء 4:15 مساءً. الصيغة في جدول البيانات تحسب ذلك إلى 6.75 ساعة (6 ساعات و 45 دقيقة).

يمكنك أيضًا إعداد جداول زمنية يدوية مسبقًا مع ساعات العمل المتوقعة ، تمامًا مثل الجدول الزمني ، ثم ضبط الساعات إذا تأخر الموظفون أو بدأوا مبكرًا.

يعد تتبع وقت موظفيك أمرًا بالغ الأهمية لإدارة القوى العاملة لديك وضمان دقة كشوف المرتبات. ومع ذلك ، فإن التتبع اليدوي للوقت يستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ .

سلبيات تتبع الوقت يدويًا

لسوء الحظ ، هناك بعض الجوانب السلبية لتتبع الوقت اليدوي. وتشمل هذه:

• الوقت الضائع. يعد إدخال الساعات يدويًا في جدول زمني عملية تستغرق وقتًا طويلاً. يمكن قضاء وقتك بشكل أفضل في مهام أخرى ، خاصةً عندما يكون برنامج تعقب الوقت المخصص في السوق. ستؤدي أتمتة هذه المهمة إلى توفير وقت فريقك حتى يتمكنوا من إنجاز المزيد من الأعمال ذات المغزى.
• زيادة الأخطاء. يؤدي إنشاء جداول زمنية للموظفين وتحديثها يدويًا إلى زيادة احتمالية حدوث أخطاء بشرية. سيبذل المديرون والموظفون قصارى جهدهم للحفاظ على الدقة بنسبة 100٪ ، ولكن تحدث الأخطاء - وقد يكون من الصعب تصحيحها. هناك أيضًا احتمال ألا تلاحظ أنت أو موظفيك الأخطاء في الوقت المناسب ، مما يؤدي إلى أخطاء في الرواتب.
• زيادة مخاطر قضايا الامتثال. مهما كان الخطأ بريئًا أو حقيقيًا ، فقد تؤدي الأخطاء في الجدول الزمني للموظف إلى انتهاك قانون العمل. قد ينتج هذا عن خطأ إملائي ، أو عدم تتبع فترات الراحة بشكل صحيح ، أو عدم حساب العمل الإضافي للموظف. بالطبع يمكن أن تحدث الأخطاء. لكن من المهم أن تضع في اعتبارك العواقب. قد تؤدي هذه الانتهاكات إلى عقوبات خطيرة.

لحسن الحظ ، يوجد خيار أفضل بكثير حتى تتمكن من تجنب هذه الصعوبات.

كيفية اختيار متعقب الوقت الرقمي

يعد متتبع الوقت الرقمي ميزة كبيرة للشركات التي ترغب في تبسيط وأتمتة تتبع الوقت والجدولة وكشوف المرتبات والمزيد.

نوصي بالبحث عن برنامج تتبع الوقت الرقمي الذي يحتوي على الميزات التالية:

• الساعة التي تعمل بلمسة واحدة. ابحث عن برنامج مزود بساعة وقت مدمجة يمكن لموظفيك البدء والتوقف بلمسة واحدة فقط. سيؤدي ذلك إلى تحويل الأجهزة المحمولة لموظفيك إلى ساعة زمنية والسماح لهم بالدخول من أي مكان.
• تتبع الوقت الآلي والدقيق. تحديد أولويات الأنظمة التي تتعقب تلقائيًا الوقت الذي يقضيه الموظفون في مختلف المهام أو المشاريع أو العملاء. يمنحك هذا رؤية واضحة لما يعمل عليه الموظفون ويضمن حصولهم على رواتب مناسبة مقابل الوقت الذي يقضونه على مدار الساعة. سيكون لأفضل برنامج ساعة زمنية دقيقة بالثانية.
• إنشاء الجدول الزمني التلقائي. قم بجمع ساعات عمل موظفيك دون عناء في جداول زمنية دقيقة وجاهزة للمراجعة.
• تكامل الرواتب. ابحث عن برنامج تتبع الوقت الرقمي الذي سيتكامل مباشرة مع برنامج كشوف المرتبات الحالي لديك - أو يجعل من السهل تصدير الجداول الزمنية للاستيراد إلى مزود كشوف المرتبات المفضل لديك لاحقًا. هذا يساعد على التخلص من الصداع من معالجة كشوف المرتبات.
• GPS والسياج الجغرافي . يتيح لك تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) إعطاء الأولوية لسلامة الموظفين والتأكد من أن العمال يدخلون ويخرجون من مواقع العمل المناسبة. يسمح لك Geofencing بتقييد المكان الذي يمكن للموظفين تسجيل الدخول منه ، مما يساعد على الحد من الأخطاء وسرقة الوقت.
• كشك آمن . تتيح لك وظيفة Kiosk تحويل أي جهاز إلى ساعة زمنية مركزية يمكن للموظفين من خلالها الدخول أو الخروج. إنه رائع لمواقع البناء ومتاجر البيع بالتجزئة والمستودعات والمزيد. ستحتاج أيضًا إلى متعقب للوقت يسمح لك بالتقاط صور سيلفي للتخلص من إمكانية ضرب الأصدقاء.
• فترات الراحة والعمل الإضافي والإجازة المدفوعة (PTO) . يمكن أن تكون لوائح وحسابات فترات الراحة والعمل الإضافي و PTO معقدة ويصعب إدارتها يدويًا. يساعد متتبع الوقت الرقمي الذي يقوم بكل هذا من أجلك على ضمان الامتثال وتعزيز رفاهية الموظف.
• تقارير مخصصة يمكنك تخصيصها وفقًا لاحتياجات عملك الفريدة. عرض وتحليل البيانات المتعلقة بكل شيء بدءًا من الساعات القابلة للفوترة والتقدم المحرز في المشروع وحتى إنتاجية الموظف وتكاليف العمل الإضافي. يساعدك الوصول إلى التقارير التفصيلية في اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات.
• أدوات جدولة الموظفين. تعمل ميزات مثل جدولة التحول التلقائي ، وجدولة السحب والإفلات ، والموافقات على تبديل المناوبة بنقرة واحدة على تبسيط عملية جدولة الموظف وتسمح لك وفريقك بالتركيز على المهام الأكثر أهمية.
• تطبيق جوال كامل الميزات بحيث يمكن للموظفين تتبع الوقت أثناء التنقل ، وتبادل المناوبات مع زملائهم في العمل ، وطلب إجازة ، والتواصل مع أعضاء فريقهم ومعك ، والمزيد.

Connecteam كمتعقب للوقت (الخيار الأفضل)

Connecteam هو أفضل متعقب رقمي متاح متعدد الإمكانات. إنه يوفر ميزات قوية وقابلة للتخصيص بدرجة كبيرة لكل ما تحتاجه لتشغيل أعمال فعالة ومنتجة وفعالة من حيث التكلفة.

دعنا نتعمق في الميزات التي تجعل Connecteam الخيار الأفضل لاحتياجات تتبع الوقت - وأكثر من ذلك بكثير.

جداول زمنية رقمية وعمليات تكامل لمعالجة الرواتب بسلاسة

يقوم Connecteam تلقائيًا بتحويل بيانات تتبع وقت الموظف إلى جداول زمنية رقمية يمكنك مراجعتها بسهولة قبل تشغيل كشوف المرتبات. لكل موظف ، يمكنك رؤية إجمالي عدد ساعات العمل في اليوم وفترة الرواتب ، وأي إجازة ووقت إضافي ، وأجور الموظفين الإجمالية. تحدد لوحة تحكم المسؤول أيضًا المخالفات ، بحيث يمكنك بسهولة اكتشاف الأخطاء التي قد تكون باهظة الثمن وتصحيحها.

يمكن للموظفين الوصول إلى جداولهم الزمنية ، وطلب التعديلات ، وإرسال موافقتهم مباشرة من تطبيق الهاتف المحمول. هذا يوفر الوقت ويحد من الأخطاء ويساعد على ضمان دقة كشوف المرتبات دائمًا.

باستخدام Connecteam ، يمكنك بسهولة تصدير الجداول الزمنية لاستخدامها مع مزود كشوف المرتبات المفضل لديك. والأفضل من ذلك ، تقدم Connecteam عمليات تكامل مباشرة لكشوف المرتبات مع QuickBooks Online و Gusto - وهناك المزيد من عمليات الدمج في الطريق.

ساعة وقت تعمل بلمسة واحدة لتتبع الوقت بدقة فائقة

مع Connecteam ، يمكن لموظفيك تسجيل الدخول والخروج بكل سهولة وثقة. يمكنهم بدء وإيقاف ساعة الوقت بلمسة واحدة والشعور بالاطمئنان إلى أن برنامج Connecteam يسجل وقتهم حتى الثانية.

يوفر Connecteam أيضًا تطبيق kiosk حتى يتمكن العديد من الموظفين من تسجيل الدخول والخروج من موقع واحد على جهاز مشترك.

ميزة أخرى مفيدة لتسجيل الدخول والخروج هي أداة التعرف على الوجه. يقوم بمسح وجوه الموظفين عند تسجيلهم ، مما يضمن أنهم هم من بدأوا مناوبتهم. يساعد ذلك في منع سرقة الوقت من خلال ضرب الأصدقاء ، مما يضمن دقة كشوف المرتبات الخاصة بك دائمًا.

تقنية GPS والسياج الجغرافي للتحقق من مواقع الموظفين

يقوم Connecteam بتحويل أي جهاز محمول إلى ساعة زمنية مزودة بنظام GPS . يتم التقاط المواقع الدقيقة للموظفين عند تسجيل الدخول والخروج ، ويمكنك أيضًا استخدام تتبع الموقع في الوقت الفعلي للتحقق من مواقع العمال. يمكن أن يضمن ذلك سلامة العمال المنفردين في حالة الطوارئ.

بالإضافة إلى ذلك ، تتيح لك أداة تحديد المواقع الجغرافية الخاصة بـ Connecteam إنشاء "سياج" افتراضي حول مواقع العمل أو المكتب وتطلب من الموظفين التواجد في المنطقة لتسجيل الدخول والخروج.

فترات الراحة التلقائية والعمل الإضافي تجعلك ملتزمًا

Connecteam يسمح لك بإنشاء فاصل مخصص و قواعد العمل الإضافي المناسبة لعملك وصناعتك وموقعك. لا يساعدك هذا فقط في الحفاظ على امتثالك ويحد من التكاليف بسبب العمل الإضافي ، ولكنه يضمن أيضًا حصول العمال على وقت التوقف عن العمل الذي يحتاجون إليه ودفع أجورهم بشكل صحيح.

توفر لوحة تحكم المسؤول عرضًا واضحًا لفترات الراحة الحالية والقادمة والأسبوعية والشهرية والعمل الإضافي. يمكنك حتى اختيار الإخطارات عندما يقترب الموظفون من العمل الإضافي وإعداد تذكيرات للموظفين لأخذ فترات راحة أو إنهاء العمل.

إنشاء ونشر الجداول في دقائق

تجعل ميزات جدولة التحول التلقائي في Connecteam تخطيط الجدول الزمني المثالي أمرًا سهلاً. يمكنك تعيين نوبات عمل للموظفين بناءً على مؤهلاتهم ، وتفضيلات التحول ، والتوافر ، أو تعيين نوبات عمل مفتوحة يمكن لأي موظف القيام بها.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إضافة قوائم التحقق والنماذج والملفات والأوصاف والمزيد نوبات العمل حتى يعرف الموظفون ما يجب فعله بشكل صحيح عند تسجيلهم. يمكن للموظفين أيضًا توثيق المعلومات المهمة حول نوباتهم ، مثل عدد الأميال التي قطعوها في سيارة الشركة ، أو المعدات التي استخدموها ، أو مقدار التقدم الذي أحرزوه في المشروع .

للمساعدة في إدارة تكاليف العمالة الخاصة بك ، ستنبهك أدوات فحص التعارض التلقائية الخاصة بـ Connecteam إلى أي تداخل بين PTO للموظف والتحولات المجدولة. هذا يضمن عدم تكرار أي نوبات أو زيادة في عدد الموظفين.

PTO خالية من المتاعب وترك الطلبات والموافقات

يسهل Connecteam تتبع طلبات إجازة فريقك وبدلات PTO مباشرة من داخل التطبيق.

يمكن لفريقك طلب PTO من أي مكان وفي أي وقت ، وستتلقى إشعارًا على جهازك مباشرة. بمجرد الموافقة على الطلب ، سيقوم Connecteam تلقائيًا بإدخال PTO في جدول موظفك. بكل بساطة!

تطبيق جوال سهل الاستخدام وكامل الميزات

يتيح تطبيق المحمول الآمن Connecteam لموظفيك إدارة يوم عملهم من أي مكان. يمكنهم تسجيل الدخول والخروج ، وعرض جداولهم ، وتحديث مدى توفرهم ، والدردشة مع المديرين وزملاء العمل ، والمزيد.

وبالمثل ، يمكنك إرسال تذكيرات للموظفين حول نوبات عملهم حتى يقل احتمال تفويتهم عن العمل وإبلاغهم بتحديثات الشركة المهمة ، لذا فهم دائمًا على اطلاع.

علاوة على ذلك ، فإن تطبيق الهاتف المحمول Connecteam قائم على السحابة ، مما يعني أنه يتم تحديث جميع التغييرات على الجداول الزمنية والتحولات والتوافر والمزيد في الوقت الفعلي.

ابدأ الإصدار التجريبي المجاني لمدة 14 يومًا من Connecteam اليوم لتبسيط جدولة الموظفين

5 أوراق جوجل بتتبع الوقت

نموذج سجل الدوام الأسبوعي لـ Toggl (جداول بيانات Google)

تقدم Toggl نموذجًا لتتبع وقت جداول بيانات Google الذي يسمح بتتبع وقت بدء المناوبة ، ووقت بداية الفاصل ووقت الانتهاء ، ووقت انتهاء التحول ، والعمل الإضافي الإضافي الذي يعمله الموظفون. يعمل متعقب الجدول الزمني هذا بعد ذلك على تحديد الفرق بين ساعات عمل الموظف والساعات المجدولة (احتساب فترات الراحة والعمل الإضافي) ويعطي إجماليًا أسبوعيًا. كما يسرد المبلغ الذي يجب أن يدفع للموظف.

جميع العمليات الحسابية تلقائية ، ويمكن تغيير أسعار الموظفين بالساعة في أسفل الصفحة.

قم بتنزيل النموذج من هنا.

قالب الجدول الزمني الأسبوعي (أوراق Google) بواسطة Smartsheets

Smartsheets عبارة عن قالب لتعقب وقت جداول بيانات Google يقوم تلقائيًا بحساب المبلغ المستحق للموظفين في الأجور. باستخدام قالب الجدول الزمني هذا ، قم بتعيين معدل العمل الإضافي للموظفين وتتبع مرض الموظفين وساعات الإجازة.

قم بتنزيل النموذج من هنا.

نموذج الجدول الزمني الأسبوعي الخاص بـ Clockit (جداول بيانات Google)

تقدم Clockit العديد من قوالب تتبع وقت الموظفين ، بما في ذلك أدوات التتبع الأسبوعية ، والجداول الزمنية للمشروع ، وأجهزة التتبع نصف الشهرية ، ونموذج الجدول الزمني الشهري. يسمح هذا بإجراء التخصيصات بناءً على كيفية دفع أجور الموظفين.

قم بتنزيل النموذج من هنا.

قالب الجدول الزمني الأسبوعي (أوراق Google) بواسطة Quidlo

يتيح قالب الجدول الزمني الخاص بـ Quidlo لـ Google Sheets للمديرين تسجيل إجمالي الوقت المنقضي في كل مشروع لكل موظف. العيب الرئيسي لهذا النموذج هو أنه لا يوجد خيار لتضمين فترات الراحة أو مدفوعات العمل الإضافي. لهذا السبب ، يتم استخدامه بشكل أفضل لإدارة المشروع أو تتبع ساعات عمل الفواتير للعملاء بدلاً من ساعات عمل الموظفين.

قم بتنزيل النموذج من هنا.

قالب الجدول الزمني المجاني لـ Everhour (أوراق Google)

يمكّن قالب الجدول الزمني لجداول Google هذا المديرين من تسجيل مساهمات الموظفين في العمل الإضافي ، والإجازات المرضية ، و PTO ، والإجازات ، وساعات العمل. حدد معدلات أجور الموظفين ومعدلات العمل الإضافي ، وتتبع الوقت بالأرقام العشرية. يتضمن قالب Everhour المجاني أيضًا ورقة غش للوقت / العشرية.

قم بتنزيل النموذج من هنا.

نماذج تتبع الوقت مقابل برامج تتبع الوقت

هل ما زلت غير متأكد مما إذا كان نموذج جدول بيانات Google أو برنامج تتبع الوقت المخصص مناسبًا لك؟ تحقق من جدول المقارنة أدناه لمساعدتك على اتخاذ القرار.

ملخص

يعد تتبع الوقت جانبًا أساسيًا من إدارة الموظفين والعمل. يمكنك استخدام جداول بيانات Google أو Excel لتتبع وقت العمال وإنشاء جداول زمنية للموظفين وإدارتها. ومع ذلك ، فإن استخدام متتبعات الوقت اليدوية مثل هذه يستغرق وقتًا طويلاً ويترك عملك مفتوحًا أمام أخطاء كشوف المرتبات وقضايا الامتثال.

يمكنك استخدام أحد قوالب الجداول الزمنية الخمسة المجانية لأوراق Google المذكورة في هذه المقالة ، ولكن استخدام برنامج مخصص مثل Connecteam يعد خيارًا أفضل بكثير .

يوفر Connecteam ميزات قوية ومرنة مثل ساعة الوقت التي يدعمها نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) ، وجدولة التحول التلقائي ، وقوالب التحويل ، وأدوات PTO وإدارة الإجازات ، وغير ذلك الكثير. لديها خطة مجانية مدى الحياة للشركات الصغيرة مع ما يصل إلى 10 مستخدمين ، وتبدأ خططها المدفوعة بـ 29 دولارًا فقط شهريًا لما يصل إلى 30 مستخدمًا.

بشكل عام ، في حين أن قوالب الجداول الزمنية المجانية لجداول بيانات Google يمكن أن تكون مفيدة ، إلا أنها قد لا تلبي احتياجات كل فريق أو مشروع. للحصول على إدارة جداول زمنية أكثر قوة وفعالية ، نوصي باستخدام Connecteam.

قم بالتسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية لمعرفة القيمة لنفسك.