كيفية تنظيم ملفات الموظفين

تحتوي ملفات الموظفين على معلومات مهمة حول موظفيك مثل المستندات الضريبية ومراجعات الأداء وعقود العمل والمزيد.

بدون هيكل تنظيمي واضح لملفات الموظفين ، يمكن أن تضيع البيانات المهمة أو توضع في غير محلها. هذا يجعل الأمر أكثر صعوبة على العاملين في مجال الموارد البشرية (HR) ومسؤولي كشوف المرتبات والمديرين للعثور على المعلومات التي يحتاجون إليها. بالإضافة إلى ذلك ، قد يؤدي فقدان تتبع بيانات الموظفين إلى ترك شركتك خارج الامتثال لقوانين العمل الفيدرالية والولائية. كما أنه يجعل من الصعب معرفة متى يلزم تحديث المستندات أو استبدالها.

في هذا الدليل ، سنشرح ما هو مدرج في ملف الموظفين ونقدم خمس نصائح حول كيفية تنظيم ملفات الموظفين.

ما هو ملف الموظفين؟

ملف الموظفين هو مجموعة من المستندات المتعلقة بمدة الموظف في شركتك. إنه بمثابة سجل لتوظيفهم من وقت تقديمهم لوظيفة إلى وقت مغادرتهم.

تعد ملفات الموظفين مهمة لمجموعة متنوعة من أغراض الأعمال الداخلية والمتطلبات القانونية. إنها بمثابة نقطة مرجعية لجميع الأسئلة الإدارية والتنظيمية والتعاقدية والتعويضية والتنموية والتأديبية المتعلقة بالموظف.

تعد ملفات الموظفين مهمة أيضًا للامتثال التنظيمي وتحتوي عادةً على بيانات يطلب القانون من أصحاب العمل الاحتفاظ بها. يتضمن ذلك مستندات ضرائب الموظفين مثل نموذج W-4 ، المطلوب من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية ، وسجلات التعويض المطلوبة بموجب قانون معايير العمل العادلة (FLSA).

بالإضافة إلى ذلك ، توفر ملفات الموظفين منزلاً آمنًا للمستندات القانونية ، مثل عقود العمل والاتفاقيات غير التنافسية. من الضروري أن يكون لدى شركتك هذه المستندات يسهل الوصول إليها في حالة حدوث نزاع عمالي.

من المسؤول عن تنظيم ملفات الموارد البشرية؟

مسؤولو الموارد البشرية مسؤولون عادة عن تنظيم ملفات الموارد البشرية ومعالجة الوثائق في ملفات الموظفين على أساس يومي. كما أنهم مسؤولون عن ضمان تحديث المستندات وتوفير الوصول إلى الملفات لمن يحتاجون إليها.

يمكن أيضًا تكليف المديرين بإضافة مستندات مثل مراجعات الأداء إلى ملفات الموظفين. في هذه الحالة ، يجب أن يكون لديهم فهم عملي لنظام تنظيم الملفات.

ماذا يدور في ملف الموظفين؟

تتمثل الخطوة الأولى في تعلم كيفية تنظيم ملفات الموارد البشرية في تحديد النماذج والبيانات التي يجب تضمينها فيها. سنقوم بإدراج بعض المستندات الشائعة التي تحتفظ بها الموارد البشرية عادةً في ملفات الموظفين.

وثائق الامتثال

مستندات الامتثال هي أي مستندات متعلقة بالموظفين يطلب القانون الفيدرالي أو قانون الولاية الاحتفاظ بها على عملك. وتشمل هذه:

• ضريبة IRS أشكال حجب (مثل نماذج W-4 و W-9)
• مستندات الهجرة (مثل نماذج I-9)
• جداول دوام الموظفين ، وقسائم الرواتب ، وسجلات الرواتب الأخرى
• البيانات الديموغرافية (بما في ذلك الاسم ورقم الضمان الاجتماعي والجنس والعنوان)
• الوصف الوظيفي لكل منصب موظف
• نماذج تسجيل مزايا الموظفين (مثل استمارات التسجيل 401 (k))
• وثائق تعويض العمال
• بيانات الإنهاء ، بما في ذلك وثائق التأمين والبطالة COBRA

وثائق الشركة

مستندات الشركة هي أي ملفات تستخدمها شركتك داخليًا أو توفر سجلاً لتاريخ الموظف في شركتك. قد تشمل:

• السيرة الذاتية وخطاب تغطية طلب الوظيفة
• خطاب عرض عمل موقع
• عقد التوظيف
• وثائق مراجعة الأداء
• سجل الترقيات والزيادات
• إقرار موقع بسياسات الشركة ، بما في ذلك دليل الموظف الخاص بك
• اتفاقيات عدم التنافس أو عدم الإفشاء
• السجلات التأديبية
• خطاب الاستقالة ووثائق مقابلة الخروج

ملفات الموظفين السرية

الأهم من ذلك ، من المحتمل أن تحتاج شركتك إلى الاحتفاظ بمجموعة واحدة أو أكثر من سجلات الموظفين السرية المنفصلة عن ملفات الموظفين الرئيسية .

يجب أن تكون المستندات الموجودة في هذه الملفات السرية متاحة فقط لمسؤولي الموارد البشرية الذين يحتاجون إلى عرضها. لا ينبغي أن تكون في متناول المديرين ، ويجب أن تخضع عملية مشاهدتها لرقابة صارمة.

تتضمن الملفات التي يجب وضعها في ملف سري للموظف ما يلي:

• فحوصات الخلفية
• نتائج اختبار المخدرات
• وثائق دعم الطفل
• سجلات حجز الأجور
• معلومات المستفيد
• أي سجلات تتعلق بالتقاضي الجاري

ستحتاج أيضًا إلى التفكير في كيفية تخزين ملفات الموظفين التي تتضمن معلومات طبية . البيانات الطبية محمية بموجب قانون التأمين الصحي لقابلية النقل والمساءلة (HIPAA). يجب تخزينها في ملف طبي سري خاص بها ، منفصل عن الأنواع الأخرى من البيانات السرية.

قد تشمل الملفات الطبية:

• استمارات التسجيل في التأمين الصحي ، والأسنان ، والتأمين البصري
• استمارات التسجيل في التأمين على الحياة
• مطالبات التأمين ومذكرات الطبيب
• وثائق طلب الإجازة الطبية
• طلبات سكن ذوي الاحتياجات الخاصة

الورق مقابل ملفات الموظفين الإلكترونية

أحد القرارات المهمة التي يتعين عليك اتخاذها هو استخدام الورق أو الملفات الإلكترونية.

لعقود من الزمن ، كانت ملفات الموظفين كلها سجلات ورقية. قامت معظم الشركات بإغلاق خزانات الملفات التي لم يتمكن سوى مسؤولي الموارد البشرية من الوصول إليها. كان لكل موظف مظروف مانيلا الخاص به والذي من شأنه أن يملأ تدريجيًا بالوثائق الورقية بمرور الوقت.

في هذه الأيام ، من النادر أن ترى الشركات تحتفظ بالسجلات الورقية. أفضل طريقة لتنظيم ملفات الموظفين هي إلكترونيًا. عادةً ما تكون ملفات الموظفين الرقمية أكثر ملاءمة وتوفر العديد من المزايا المهمة.

أولاً ، المستندات الإلكترونية قابلة للبحث. يمكنك سحب أحدث مراجعة أداء لموظف معين بسرعة بمجرد البحث عن اسم الموظف في مدير الملفات أو نظام إدارة المستندات. هذا يوفر الكثير من الوقت مقارنة بالحفر في خزانة الملفات والبحث عن قطعة معينة من الورق.

كما أن الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية أكثر فعالية من حيث التكلفة والمساحة . لست بحاجة إلى شراء عقارات ثمينة من خلال خزانة ملفات ضخمة في مكتبك الرئيسي. لا توجد تكاليف طباعة أو تمزيق أيضًا.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تكون السجلات الإلكترونية أكثر أمانًا من السجلات الورقية . يمكن لمسؤولي الموارد البشرية تكوين أذونات الوصول بحيث يمكن للمديرين رؤية ملفات الموظفين لتقاريرهم المباشرة فقط. تعمل هذه الأذونات على التخلص من مخاطر رؤية ملفات الموظفين من قبل شخص غير مخول بمشاهدتها.

من وجهة نظر تنظيمية ، فإن المستندات الورقية والإلكترونية متكافئة إلى حد كبير. يمكن لشركتك استخدام البرامج لملء النماذج وتوقيعها بالكامل عبر الإنترنت أو مسح النماذج الورقية ضوئيًا لإنشاء نسخ رقمية. في معظم الحالات ، بمجرد إنشاء نسخة رقمية من المستند ، يمكنك التخلص من النسخة الورقية الأصلية. توجد بعض الاستثناءات البارزة ، مثل صور الأشعة السينية ، كما هو مطلوب من قبل إدارة السلامة والصحة المهنية.

سواء اخترت الاحتفاظ بملفات الموظفين الورقية أو الرقمية ، فمن الجيد الاحتفاظ بنسخ احتياطية . بالنسبة للسجلات الورقية ، يعني هذا تخزين نسخ من جميع مستنداتك خارج الموقع — في منشأة تخزين مستندات تجارية ، على سبيل المثال.

بالنسبة للسجلات الرقمية ، يمكنك حفظ النسخ الاحتياطية على محرك الأقراص الثابتة أو تخزينها في السحابة باستخدام خدمة مثل Google Drive. العديد من أنظمة إدارة الموارد البشرية التي توفر تخزين المستندات ، مثل Connecteam ، تقوم تلقائيًا بعمل نسخة احتياطية من ملفات موظفيك في السحابة.

اقرأ مراجعتنا المتعمقة لأفضل أنظمة إدارة المستندات لعام 2023

كيفية تنظيم ملفات الموظفين: 5 نصائح

الآن بعد أن أجبنا عن ماهية ملف الموظفين وأنت تعرف ما يجب تضمينه في ملف واحد ، لدينا 5 نصائح حول كيفية تنظيم ملفات الموظفين إلكترونيًا.

نصيحتنا الأولى حول كيفية تنظيم ملفات الموارد البشرية هي كل شيء عن الاتساق. كيفما قررت تنظيم ملفاتك ، افعل ذلك عبر نظام الموارد البشرية بأكمله.

على مستوى الملفات الفردية ، استخدم نهجًا موحدًا لتسمية المستندات. على سبيل المثال ، يمكنك تسمية المستندات باستخدام الصيغة:

[اسم العائلة للموظف] [اسم الموظف الأول] - [اسم المستند] - [السنة]

يسهّل نظام التسمية هذا معرفة من ينتمي المستند وما هو المستند وعمره.

على مستوى مجلدات الموظفين ، يمكنك تطبيق توحيد مماثل. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لكل موظف مجلد باسمه أو رقم الموظف. داخل هذا المجلد ، يمكن أن يكون لديك مجلدات فرعية باسم "Onboarding" و "Payroll" و "Performance Reviews" وما إلى ذلك. بعد ذلك ، ضع نفس أنواع المستندات في كل من هذه المجلدات الفرعية لكل موظف.

يمكن أن يؤدي استخدام تطبيق مخصص لتنظيم المستندات إلى تسهيل إدارة ملفات الموظفين بشكل كبير. تتيح لك أنظمة إدارة المستندات سحب الملفات وإفلاتها بين المجلدات والبحث عن المستندات بالاسم أو المحتويات وغير ذلك الكثير.

تمكّن بعض أنظمة إدارة المستندات ، مثل Connecteam ، الموظفين أيضًا من تحميل مستندات الموارد البشرية المطلوبة بشكل آمن إلى نظامك بأنفسهم. يستخدم البرنامج الأتمتة لوضع ملف كل موظف وشكله حيث من المفترض أن يذهب ، مما يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء.

يوفر Connecteam أيضًا بوابة خدمة ذاتية للمديرين والموظفين لعرض المستندات. على سبيل المثال ، قد ترغب في السماح للمديرين بمشاهدة تقييمات أداء الموظفين والموظفين لعرض كعب رواتب. هذا يحرر فريق الموارد البشرية لديك للتركيز على مهام أكثر أهمية من الاستجابة المستمرة لطلبات المستندات.

ابدأ الإصدار التجريبي المجاني لمدة 14 يومًا من Connecteam الآن

يعد إعداد أذونات الوصول جزءًا مهمًا من تعلم كيفية تنظيم ملفات الموظفين إلكترونيًا. تحدد أذونات الوصول من في شركتك يمكنه رؤية ملفات الموظفين. إنها ضرورية لضمان أن تكون بيانات الموظف الحساسة مرئية فقط لأولئك الذين يحتاجون إلى رؤيتها. تساعد الأذونات أيضًا في منع نقل الملفات أو تحريرها أو حذفها عن طريق الخطأ.

باستخدام تطبيق إدارة الملفات لتنظيم المستندات ، يجب أن يكون من السهل إنشاء أذونات الوصول. أفضل مكان للبدء هو منح المديرين الوصول إلى الملفات غير السرية لتقاريرهم المباشرة فقط. قد يحتاج كبار المديرين إلى الوصول إلى الملفات للتقارير من مستويين إلى أسفل.

يجب أن يكون لدى كبار مسؤولي الموارد البشرية ومديري المزايا فقط إمكانية الوصول إلى معلومات مزايا الموظفين وغيرها من المستندات السرية. يجب أن يكون لأعضاء الفريق القانوني لشركتك فقط حق الوصول إلى الملفات المتعلقة بالتقاضي المستمر.

نصيحة أخرى حول كيفية تنظيم ملفات الموظفين هي استخدام النماذج وقوائم المراجعة ، مثل تلك المتوفرة مع Connecteam. يضمن ذلك قيام الموظفين بملء كل مستند مطلوب منهم.

كل من النماذج وقوائم المراجعة مفيدة بشكل خاص أثناء الإعداد وفي بداية كل عام ، عندما يكون لدى الموظفين العديد من المستندات لتقديمها. سيكون من السهل على كل من الموظفين ومديري الموارد البشرية معرفة ما إذا كان هناك ملف أو نموذج مهم مفقودًا.

أحد الجوانب الأكثر تعقيدًا لإدارة ملفات الموظفين هو البقاء على اطلاع بعمليات تجديد النماذج وانتهاء صلاحية الشهادات . السؤال هو كيفية تنظيم ملفات الموظفين الخاصة بالموظفين بطريقة تجعلك تتأكد من أن نماذج الموظفين محدثة دائمًا.

مرة أخرى ، يمكن أن يساعد استخدام نظام إدارة المستندات . عندما يقوم مسؤول الموارد البشرية بتحميل مستند ، يمكنه تعيين تاريخ انتهاء صلاحية له. قد يكون هذا بعد عام واحد من يوم تحميل النموذج أو تاريخ انتهاء صلاحية الشهادة أو اليوم الأخير من العام.

Connecteam ، على سبيل المثال ، يسمح لك بتعيين تواريخ انتهاء الصلاحية لكل إدخال مستند أو لكل نوع. يوفر لك تعيين تواريخ انتهاء الصلاحية حسب النوع (على سبيل المثال ، سنة واحدة أو 18 شهرًا) الاضطرار إلى القيام بذلك يدويًا لكل مستند.

سيقوم نظام إدارة المستندات بعد ذلك بإعلامك تلقائيًا أو بإعلام الموظف عند اقتراب تاريخ انتهاء الصلاحية. يضمن هذا تجديد الملفات والنماذج قبل انتهاء صلاحيتها حتى لا يكون هناك تأخير في الامتثال.

ملخص

يمكن أن يؤدي فهم كيفية تنظيم ملفات الموظفين إلى إحداث فرق كبير في عمليات الموارد البشرية لشركتك. تسهل ملفات الموظفين جيدة التنظيم على مسؤولي ومديري الموارد البشرية العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها. كما أنها ضرورية لضمان استمرار امتثال عملك لقوانين الضرائب والعمل.

أفضل طريقة لتنظيم ملفات الموظفين هي إلكترونيًا ، ويفضل استخدام نظام مخصص لإدارة مستندات الموارد البشرية مثل Connecteam . يمكنك إنشاء نظام معياري لتسمية الملفات ، والتحكم في أذونات الوصول ، والبقاء على اطلاع دائم بانتهاء صلاحية المستندات ، والمزيد.

قم بإدارة ملفات الموظفين بسهولة باستخدام Connecteam

Connecteam هو الحل النهائي لإدارة ملفات الموظفين. توفر منصة إدارة الموارد البشرية المخصصة لدينا تخزينًا آمنًا للمستندات ، وسهولة الوصول ، وأذونات متقدمة للمعلومات السرية.

من عقود الموظفين ومراجعات الأداء إلى شهادات التدريب وطلبات الإجازات ، تساعد Connecteam في تبسيط عمليات الموارد البشرية حتى تتمكن من التركيز على ما هو أكثر أهمية - عملك.

اشترك في نسخة تجريبية مجانية مدتها 14 يومًا اليوم وجرب مزايا Connecteam بنفسك.