كيفية حساب التكاليف العامة في 4 خطوات سهلة

يعد تحديد التكاليف العامة وحسابها بدقة أمرًا بالغ الأهمية لربحية عملك. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى فرض رسوم قليلة جدًا على منتجاتك أو خدماتك ، مما يؤثر بشكل مباشر على أرباحك النهائية. بالإضافة إلى كونه مطلبًا أساسيًا لمسك الدفاتر للأغراض الضريبية ، فإن تتبع النفقات العامة وقياسها يساعدك أيضًا في وضع الميزانية المناسبة لها.

لحسن الحظ ، بمجرد أن تفهم كيفية تصنيف التكاليف العامة وحسابها ، يصبح من السهل القيام بذلك. لمساعدتك ، تشرح هذه المقالة ماهية النفقات العامة وكيفية حساب التكاليف العامة في 4 خطوات.

ما هي التكاليف العامة؟

التكاليف العامة هي التكاليف غير المباشرة لتشغيل الأعمال التجارية . وهي تشمل أي تكاليف تحافظ على استمرار عملك ولكنها لا ترتبط مباشرة بإنشاء منتج أو تقديم خدمة. في حين أن التكاليف العامة غير مرتبطة صراحةً بالمبيعات ، إلا أنها تدعم أنشطة تحقيق الربح.

تشمل التكاليف العامة نفقات مثل:

• مدفوعات الإيجار أو الرهن العقاري لمساحة العمل
• فواتير المياه والكهرباء
• خطط الهاتف المحمول للموظفين
• تأمين
• يسافر
• مصاريف الدعاية والتسويق
• اللوازم المكتبية
• الخدمات المهنية ، مثل المحاسبة والخدمات القانونية
• رواتب إدارية أو مهنية
• تكاليف النقل ، مثل تكلفة صيانة مركبات الشركة وتزويدها بالوقود
• الإصلاحات والصيانة
• الاستهلاك
• الرسوم والتراخيص الحكومية
• اسم المجال واستضافة المواقع
• اشتراكات البرمجيات
• الضرائب العقارية

النفقات العامة مقابل التكاليف المباشرة

عند تقييم التكاليف الإجمالية لعملك ، من المهم مراعاة كل من التكاليف العامة والمباشرة. ترتبط التكاليف المباشرة بشكل مباشر بمخرجات منتج أو خدمة ، مثل العمالة والمواد.

على سبيل المثال ، إذا كنت تدير مخبزًا ، فيمكن أن تشمل التكاليف المباشرة تكلفة الدقيق والسكر والزبدة والبيض لصنع الكعك. لكن هذا ليس سوى جزء من الصورة. يجب عليك أيضًا استئجار مبانٍ ودفع ثمن الكهرباء لتشغيل الأفران وتوظيف محاسب لمساعدتك في دفع ضرائبك كل عام وغير ذلك الكثير. هذه كلها أمثلة على التكاليف العامة أو غير المباشرة.

إذا توقفت عن صنع الكعك اليوم ، فستتوقف تكاليفك المباشرة ، لكنك ستظل بحاجة إلى دفع التكاليف العامة.

هناك بعض التكاليف التي يمكن تصنيفها على أنها تكاليف عامة ومباشرة - مثل الرواتب والأجور ، حسب طبيعتها.

على سبيل المثال ، عادة ما يتم احتساب رواتب الموظفين الإداريين ضمن النفقات العامة. إنها متشابهة كل شهر ويجب أن تدفع ، حتى إذا توقفت عن تصنيع منتجك أو خدمتك.

بالمقارنة ، يمكن تصنيف الأجور بالساعة أو رواتب الموظفين المشاركين مباشرة في تصنيع منتج ما على أنها تكاليف مباشرة.

لماذا تتبع التكاليف العامة؟

يساعدك تتبع التكاليف العامة في تصميم ميزانيتك وتسعير منتجك أو خدمتك وزيادة ربحيتك . كما أنه مطلوب عادةً لأغراض حفظ السجلات.

لأغراض الميزانية

يجب دفع التكاليف العامة ، بغض النظر عن إيراداتك الشهرية. من المهم أن تعرف مقدارها ، لأن هذا هو الحد الأدنى من المال الذي تحتاجه كل شهر للبقاء في العمل.

لتحديد سعر منتجك أو خدمتك

تحتاج إلى فهم التكلفة الحقيقية لإنتاج منتجك أو خدمتك لتسعيرها بشكل صحيح. إذا لم تأخذ التكاليف العامة في الحسبان ، فقد تخفض سعر منتجك أو خدمتك وتكافح لتحقيق ربح.

من خلال حساب إجمالي التكاليف العامة ، يمكنك تخصيص جزء من نفقاتك العامة لكل وحدة تنتجها وتحسبها في السعر الذي تحدده.

على سبيل المثال ، إذا كانت التكلفة المباشرة لإنتاج وحدة هي 10 دولارات ، وكان معدل النفقات العامة مقارنةً بالتكاليف المباشرة 25٪ ، فإن التكلفة الإجمالية هي 12.50 دولارًا. يمكنك بعد ذلك تسعير منتجك لأخذ ذلك في الاعتبار.

لتحديد طرق توفير المال وزيادة الربحية

إذا كانت النفقات العامة الخاصة بك مرتفعة للغاية ، فيمكن أن تنال من ربحيتك. يعد تتبع النفقات العامة طريقة جيدة لتحديد الإنفاق الزائد ومعالجته.

على سبيل المثال ، قد يكشف تتبع النفقات العامة عن تكاليف إدارية عالية. من خلال تقليلها ، يمكنك تحسين هوامش الربح الخاصة بك.

يمكن أن يؤدي فهم معدل النفقات العامة إلى إبراز أي من منتجاتك أو خدماتك مربحة وأيها غير مربح. في حين أن المنتج قد يبدو مربحًا بناءً على تكاليفه المباشرة فقط ، فإن تخصيص تكلفة عامة لكل وحدة يمكن أن يكشف عن هامش ربح أصغر بكثير.

لأغراض إعداد التقارير والمحاسبة

تحتاج الشركات إلى الاحتفاظ بسجلات حساباتها المالية لأغراض إعداد التقارير والضرائب. تحتاج الشركات المدرجة بشكل عام أيضًا إلى تقديم نسخ من هذه السجلات لمساهميها.

عند إعداد حسابات الأعمال التجارية ، عادةً ما يلزم تضمين التكاليف العامة في بيانات الدخل أو الميزانيات العمومية (لأعمال التصنيع).

أنواع التكاليف العامة

يمكن أن تكون التكاليف العامة ثابتة أو متغيرة أو شبه متغيرة .

النفقات الثابتة

تظل هذه التكاليف هي نفسها من شهر لآخر. لا تختلف باختلاف كمية المنتج أو الخدمة التي تقدمها أو تقدمها.

معظم النفقات العامة هي تكاليف ثابتة - على سبيل المثال ، التأمين والإيجار وضرائب الممتلكات واستضافة الويب.

فوق متغير

تتغير هذه النفقات العامة بناءً على عدد المنتجات التي تصنعها أو الخدمات التي تقدمها أو أي ظروف أخرى. بينما تعلم أنه يتعين عليك دفع ثمنها كل شهر أو عام ، فإن تكلفتها تختلف.

تعتبر تكاليف التسليم والإعلان وتكاليف صيانة المركبات والمرافق عمومًا نفقات عامة متغيرة. على سبيل المثال ، قد تتغير تكلفة فاتورة الكهرباء الشهرية بسبب الزيادة الموسمية في الإنتاج أو ارتفاع تكاليف الطاقة.

النفقات شبه المتغيرة

تتضمن النفقات العامة شبه المتغيرة مبلغًا محددًا كل شهر ، مع تكاليف إضافية حسب الاستخدام.

خطة الهاتف المحمول للموظف هي مثال على النفقات العامة شبه المتغيرة. بينما تدفع رسومًا قياسية للخطة الشهرية ، فقد يزداد هذا عندما يسافر الموظف للعمل ويستخدم التجوال أو يتجاوز البيانات المسموح بها.

كيفية حساب التكاليف العامة

ضع قائمة بجميع المصروفات

للبدء ، ضع قائمة بجميع نفقات عملك الشهرية ، بما في ذلك التكاليف المباشرة والتكاليف العامة.

تحديد وتصنيف التكاليف العامة الخاصة بك

بعد ذلك ، حدد المصاريف التي تمثل تكاليف عامة وصنفها. يتضمن ذلك تقسيم التكاليف إلى فئات على أساس الطبيعة و / أو الغرض - على سبيل المثال ، النفقات الإدارية ، والتسويق والإعلان ، والإيجار والمرافق.

قد يكون من الصعب تحديد النفقات التي من الواضح أنها ليست تكاليف عامة. يمكن أن يختلف ما يمكن اعتباره نفقات عامة اعتمادًا على طبيعة عملك.

مع مراعاة أي قواعد ضريبية أو محاسبية ، يمكنك تحديد كيفية تصنيف عملك للنفقات العامة . المهم هو استخدام نهج متسق في جميع أنحاء العمل.

اجمالي التكاليف العامة الخاصة بك

بمجرد أن تعرف تكاليف النفقات العامة ، اجمعها معًا لحساب إجمالي النفقات العامة.

احسب معدل النفقات العامة

يحسب معدل النفقات العامة التكاليف العامة كنسبة مئوية من المقاييس الأخرى مثل التكاليف المباشرة أو المبيعات أو ساعات العمل. يساعدك على فهم كيفية تأثير التكاليف العامة الخاصة بك على عملك. كلما انخفض معدل النفقات العامة ، زادت كفاءة استخدام الشركة لمواردها.

صيغة معدل النفقات العامة هي:

إجمالي التكاليف العامة / مقياس التخصيص × 100

مقياس التخصيص هو المقياس الآخر الذي تريد مقارنة تكاليفك العامة به. قد تكون التكاليف المباشرة أو ساعات العمل أو ساعات الماكينة أو المبيعات.

يعتمد المقياس المناسب للاستخدام على ما هو أكثر فائدة لعملك. على سبيل المثال:

• يمكن أن تكون التكاليف المباشرة مقياسًا مفيدًا لشركات البناء لمقارنة نفقاتها العامة بتكلفة المواد الخام والعمالة المباشرة.

• قد تكون ساعات العمل أو الماكينة هي المقياس الأكثر فائدة لشركات التصنيع الكبيرة لفهم مدى كفاءة استخدامهم لهذه الموارد

• تساعد مقارنة التكاليف العامة بالمبيعات معظم الشركات على قياس ربحية المنتج.

غالبًا ما تستخدم الشركات مجموعة من العديد من إجراءات التخصيص المختلفة لفهم تكاليفها العامة.

يمكنك قياس معدل النفقات العامة لأي فترة - أسبوعية أو شهرية أو سنوية - طالما أنك تستخدم نفس الفترة عند تجميع التكاليف العامة الخاصة بك والمقياس الآخر.

تخيل أن إجمالي التكاليف العامة الشهرية تبلغ 15000 دولار. لنفترض أيضًا أن تكاليفك المباشرة الشهرية تبلغ 75000 دولار. معدل النفقات العامة كنسبة مئوية من التكاليف المباشرة هو:

15000/75000 × 100 = 20٪

الآن ، افترض أن إجمالي مبيعاتك الشهرية يبلغ 130 ألف دولار. معدل النفقات العامة كنسبة مئوية من مبيعاتك هو:

15.000 / 130.000 × 100 = 11.5٪

عند حساب ساعات العمل أو الماكينة ، لا تحوّل الرقم إلى نسبة مئوية. لذلك ، إذا كان إجمالي ساعات العمل الشهرية في عملك 600 ، فإن معدل المصاريف الإضافية مقارنة بساعات العمل هو:

15000/600 = 25

هذا يعني أنه يكلفك 25 دولارًا في النفقات العامة لكل ساعة يعمل فيها الموظف.

يعتمد معدل النفقات العامة المقبول لعملك على طبيعة منتجك أو خدمتك ومجال عملك.

كيفية تقليل التكاليف العامة

لتقليل التكاليف العامة ، تحتاج إلى مراجعة جميع نفقاتك عن كثب وتحديد ما إذا كان بإمكانك التخلص من بعض النفقات أو اتخاذ أي تدابير لتوفير التكاليف.

على سبيل المثال ، يمكنك:

• تعيين محاسب محترف . يمكنهم مراجعة التكاليف الخاصة بك ومساعدتك في تحديد المجالات لتقليل نفقاتك أو زيادة الخصومات الضريبية الخاصة بك.
• اعثر على المزيد من أماكن العمل ذات الأسعار المعقولة. لتقليل الإيجار ، ابحث عن عقد إيجار أرخص في مكان آخر. أو ضع في اعتبارك السماح لبعض الموظفين بالعمل من المنزل لتقليل مساحة المكتب التي تحتاجها.
• أتمتة المهام الإدارية المتكررة . يعد تطبيق مثل Connecteam طريقة رائعة لأتمتة المهام المتكررة مثل الجدولة وإدارة المهام. هذا يوفر لك الوقت والمال حتى تتمكن من التركيز على الأنشطة المدرة للربح.
• راجع تأمينك. ابحث عن مزودي تأمين الأعمال الآخرين. قد يقدم البعض أقساطًا أو خصومات أقل للعملاء الجدد.
• الاستعانة بمصادر خارجية . قد تكون بعض المهام مناسبة للاستعانة بمصادر خارجية للاستشاريين أو المستقلين ، خاصة إذا لم يكن لديك ميزانية لراتب بدوام كامل. يمكن للعاملين لحسابهم الخاص أن يملأوا فجوات المهارات مؤقتًا في مؤسستك ، دون النفقات المستمرة لموظف دائم.

خاتمة

يعد تتبع التكاليف العامة وحسابها جزءًا أساسيًا من إدارة أعمالك - كما هو الحال في تحديد معدل النفقات العامة. يمنحك تقسيم إجمالي التكلفة العامة على مقاييس أخرى مثل التكاليف المباشرة والمبيعات وساعات العمل معدل النفقات العامة لشركتك.

من خلال فهم كيفية تحديد النفقات العامة وحساب معدل النفقات العامة ذي الصلة بالمقاييس الرئيسية ، يمكنك قياس ما إذا كانت نفقاتك العامة تؤثر على ربحيتك. تساعدك هذه الرؤية أيضًا على اتخاذ قرارات مستنيرة وتضمن بقاء عملك قائمًا.

أسئلة وأجوبة

ما هو معدل النفقات العامة النموذجي؟

يعتمد معدل النفقات العامة النموذجي على طبيعة العمل. على سبيل المثال ، يقال إن نسبة النفقات العامة النموذجية لمطعم تبلغ حوالي 35٪ ، بينما تبلغ حوالي 50٪ لصناعة الخدمات المهنية.

هل النفقات العامة هي نفس الربح؟

النفقات العامة والربح هما مفهومان مختلفان لمحاسبة الأعمال. تشير النفقات العامة إلى التكاليف غير المباشرة لإدارة الأعمال مثل الإيجار والرسوم القانونية والتأمين التجاري. الربح هو المال الذي تجنيه الشركة بعد خصم جميع نفقاتها - بما في ذلك النفقات العامة - من إيراداتها.

هل تريد تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا