كيفية حساب ساعات الرواتب والأدوات المختلفة لاستخدامها

يبدأ حساب كشوف رواتب موظفيك بالساعة بتتبع عدد الساعات التي يعملون فيها. يمكنك تتبع ساعات العمل يدويًا ، لكن الجداول الزمنية المكتوبة بخط اليد والساعات الزمنية اليدوية عرضة لأخطاء بشرية يمكن أن تكون مكلفة.

لحسن الحظ ، هناك الآن العديد من منصات الساعات الرقمية التي يمكن أن تساعدك على تتبع الوقت وحساب ساعات الرواتب بدقة. في هذا الدليل ، نشرح كيفية حساب ساعات الرواتب وإبراز 3 من أفضل تطبيقات تتبع الوقت التي يمكن لعملك استخدامها اليوم.

طرق مختلفة لتتبع ساعات العمل

من أجل حساب عدد ساعات عمل الموظف ، تحتاج أولاً إلى تتبع ساعات العمل على مدار الأسبوع. هناك عدة طرق مختلفة يمكنك اتباعها.

بطاقات زمنية مكتوبة بخط اليد

تعد بطاقات الوقت المكتوبة بخط اليد أبسط طريقة لتتبع الوقت ، ولكنها أيضًا أكثر عرضة للخطأ. باستخدام بطاقات الوقت المكتوبة بخط اليد ، فإن الأمر متروك للموظفين أو المديرين ليقوموا ببساطة بكتابة ساعات عملهم كل يوم على قطعة من الورق.

هذه الطريقة إشكالية لأنه من السهل على الموظفين أن ينسوا تدوين ساعات عملهم . إذا نسوا ، فمن الصعب العودة وملء أوقات تسجيل الحضور والانصراف من الذاكرة.

حتى إذا قام موظفوك بتسجيل ساعات عملهم بدقة 100٪ ، فإن بطاقات الوقت المكتوبة بخط اليد لا تزال تشكل مشاكل. ستحتاج إلى حساب ساعات كل موظف يدويًا ، مما قد يؤدي إلى حدوث أخطاء عند حساب ساعات كشوف المرتبات.

ستحتاج أيضًا إلى تخزين بطاقات الوقت المادية هذه لمدة لا تقل عن 3 سنوات للامتثال للوائح الضرائب الفيدرالية. يشغل هذا مساحة في مكتبك يمكن استخدامها بشكل أفضل.

الساعات الزمنية اليدوية

تستخدم الساعات الزمنية اليدوية بطاقات مثقبة أو بطاقات ممغنطة أو قراءات بيومترية (مثل مسح بصمات الأصابع) لتسجيل الموظفين داخل وخارج العمل. عادة ما توجد هذه الساعات الزمنية في منطقة مركزية حيث يتعين على الموظفين المرور بها ، مما يجعل من الصعب على الموظفين نسيان تتبع ساعات عملهم.

مزايا

تتمثل إحدى ميزات الساعات الزمنية اليدوية في أن الموظفين يجب أن يكونوا حاضرين فعليًا في ساعة الوقت من أجل تسجيل الدخول أو الخروج. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل سرقة الوقت ، والتي تحدث عندما يقضي الموظف وقتًا إضافيًا قبل وصوله إلى العمل أو بعد مغادرته.

سلبيات

من العوائق الرئيسية لساعات الوقت اليدوية أنها لا تعمل بشكل جيد للموظفين الذين يقضون معظم وقتهم في المجال . إذا لم يأتي الموظف إلى المكتب أو مكان العمل المركزي ، فقد لا يكون لديه طريقة لتسجيل الدخول أو الخروج.

عيب آخر لساعات الوقت اليدوية هو أنها تنتج عادةً بطاقات زمنية ورقية. مثل بطاقات الوقت المكتوبة بخط اليد ، تتطلب منك إضافة ساعات عمل الموظفين يدويًا ويجب تخزينها في مكتبك.

جداول البيانات

يوفر جدول البيانات بديلاً رقميًا أساسيًا لبطاقات الوقت الفعلية. يمكنك إنشاء جداول بيانات باستخدام أنظمة أساسية مثل Microsoft Excel أو Google Sheets.

مزايا

التحول الرقمي له مزايا عديدة. أولاً ، من السهل الوصول إلى بطاقات الوقت الرقمية من جهاز الكمبيوتر أو الجهاز المحمول. ليس هناك خطر من ضياع بطاقة الوقت الرقمية في خلط الأوراق.

يمكنك أنت وعمالك أيضًا مشاركة الوصول إلى بطاقة الوقت الرقمية ، مما يتيح لفريقك ترك ملاحظات أو تعليقات لبعضهم البعض.

بالإضافة إلى ذلك ، تمكن جداول البيانات الموظفين أيضًا من تتبع المعلومات بخلاف أوقات تسجيل الدخول والخروج. على سبيل المثال ، يمكنهم تقديم ملاحظات حول المهمة التي كانوا يعملون عليها. يمكن أن يكون هذا مفيدًا جدًا لفهم مدى إنتاجية موظفيك والوقت الذي يستغرقه إكمال مشروع معين.

فائدة أخرى لتتبع الوقت الرقمي هي أنه يمكنك إضافة ساعات تلقائيًا . تقدم معظم برامج جداول البيانات وظيفة مجموع تساعد في التخلص من الأخطاء عند حساب ساعات الرواتب.
أخيرًا ، من السهل تخزين الجداول الزمنية الرقمية. يمكنهم العيش على محرك أقراص ثابت أو في التخزين السحابي لشركتك بدلاً من شغل مساحة قيمة في مكتبك. هذا مفيد أيضًا للامتثال لمتطلبات حفظ السجلات نظرًا لوجود فرصة أقل لضياع الجداول الزمنية الرقمية مقارنة بالجداول الزمنية المادية.

سلبيات

بينما توفر جداول البيانات مزايا كبيرة مقارنة بساعات الوقت اليدوية والملاحظات المكتوبة بخط اليد ، إلا أنها لا تزال تحتوي على عيوب.  

أولاً ، من السهل إساءة إدخال معلومات الوقت في جدول بيانات ، مما قد يؤدي إلى حدوث أخطاء في كشوف المرتبات.

يحتاج الموظفون أيضًا إلى تذكر إدخال ساعات عملهم يدويًا ، تمامًا كما هو الحال مع بطاقات الوقت المكتوبة بخط اليد.

لا توجد أيضًا طريقة مضمنة للتحقق من الساعات التي يدخل فيها الموظف في جدول بيانات تتبع الوقت. هذا يمكن أن يزيد من حوادث سرقة الوقت في عملك ، مما يكلفك المال.

برنامج ساعة التوقيت الرقمي

يعد برنامج ساعة التوقيت الرقمي هو الحل الأفضل لتتبع وقت الموظفين وحساب ساعات الرواتب.

مزايا

يقدم هذا البرنامج جميع مزايا تتبع الوقت الرقمي ، بالإضافة إلى معالجة بعض أوجه القصور الرئيسية في جداول البيانات.

يمكن أن تبدأ تطبيقات تتبع الوقت تلقائيًا وتوقف تتبع الوقت بناءً على ما يفعله الموظف. على سبيل المثال ، يمكن أن يبدأ تطبيق تتبع الوقت في تتبع الوقت عندما يفتح الموظف بريده الإلكتروني. بعض الخيارات ، مثل Connecteam ، سترسل أيضًا تذكيرات للموظفين لبدء ساعة وقتهم عند وصولهم إلى موقع العمل.

ميزة أخرى لبرنامج ساعة التوقيت الرقمي هي أنه يشتمل عادةً على ميزات لمنع سرقة الوقت. يمكن أن يُطلب من الموظفين التقاط صورة شخصية ، على سبيل المثال ، مما يمنع شخصًا آخر من تسجيل الدخول نيابة عنهم.

يمكنك أيضًا نشر برنامج ساعة الوقت على كشك مركزي ، والذي يجب أن يكون الموظفون حاضرين فيه فعليًا لتسجيل الدخول أو الخروج. هذا يكرر إحدى المزايا الرئيسية لساعات الوقت اليدوية.

بالإضافة إلى ذلك ، تقوم العديد من تطبيقات ساعة الوقت بحساب ساعات الرواتب تلقائيًا ، مما يلغي الحاجة إلى إضافة ساعات عمل للموظفين على الإطلاق.

يمكنهم أيضًا الاندماج مباشرة مع برنامج كشوف المرتبات الخاص بك. لذلك ، يمكنك تشغيل كشوف المرتبات ببضع نقرات بدلاً من قضاء يوم كامل في حساب الساعات ومراجعة الرياضيات مرة أخرى.

كيف تحسب ساعات الرواتب

بمجرد حصولك على بطاقة الوقت الخاصة بالموظف ، يمكنك حساب إجمالي ساعات العمل لكشوف المرتبات. تعتمد طريقة القيام بذلك على ما إذا كنت تتبع الوقت يدويًا أو تستخدم برنامج تتبع الوقت.

الطريقة الأولى: حساب ساعات العمل يدويًا

إذا كنت تتعقب الوقت باستخدام بطاقات الوقت الفعلية أو جدول البيانات ، فستحتاج إلى حساب ساعات العمل يدويًا.

ابدأ بتحويل جميع الساعات من تنسيق صباحًا / مساءً إلى تنسيق 24 ساعة . على سبيل المثال ، تصبح الساعة 3 مساءً 15:00. هذا يجعل من الأسهل بكثير طرح وقت بدء الموظف من وقت الانتهاء.

بعد ذلك ، قم بتحويل الدقائق إلى تنسيق عشري . يمكنك القيام بذلك عن طريق قسمة الدقائق لكل إدخال للوقت على 60. على سبيل المثال ، 14:15 ستصبح 14.25 (15/60 تساوي 0.25).

يمكنك الآن طرح وقت بدء الموظف من وقت الانتهاء . إذا بدأ الموظف العمل في الساعة 9:05 صباحًا وانتهى في الساعة 5:15 مساءً ، فسيصبح ذلك 17.25 - 9.08 = 8.17 ساعة عمل.

أخيرًا ، تذكر أن تطرح أي فترات راحة أخذها الموظف خلال اليوم. إذا أخذوا استراحة غداء مدتها 45 دقيقة ، على سبيل المثال ، فستحسب 8.17 - 0.75 = 7.42 ساعة عمل.

الطريقة 2: حساب الوقت المستغرق باستخدام حاسبة الرواتب

بدلاً من حساب الساعات يدويًا ، يمكنك استخدام حاسبة الرواتب المجانية .

تتيح لك حاسبة بطاقة الوقت هذه إدخال وقت بدء الموظف ووقت الانتهاء كل يوم وحساب ساعات عمله اليومية تلقائيًا. يمكنك حساب الساعات لمدة أسبوع أو أسبوعين في كل مرة.

إذا أدخلت معدل أجر الموظف وعتبة العمل الإضافي ، فستحدد الآلة الحاسبة أيضًا راتبه مقابل فترة الدفع. يمكنك طباعة الجدول الزمني أو تنزيله وتحويله إلى برنامج كشوف المرتبات الخاص بك.

الطريقة الثالثة: حساب ساعات العمل تلقائيًا

إذا كنت تتعقب الوقت باستخدام تطبيق ساعة الوقت ، فسيقوم برنامجك بحساب ساعات العمل تلقائيًا . إنه يتعامل مع جميع العمليات الحسابية أعلاه وراء الكواليس ويعرض ساعات العمل كل يوم.

من المفيد أيضًا أن تبرز العديد من تطبيقات الساعة الزمنية التناقضات في بطاقة الوقت الخاصة بالموظف. على سبيل المثال ، إذا لم يدخل الموظف أي ساعات خلال يوم واحد ، فقد يقوم البرنامج بوضع علامة على ذلك لكي تقوم بمراجعته. يمنحك هذا فرصة لسؤال الموظف عما إذا كان قد نسى تنشيط ساعته الزمنية أو اكتشاف مشاكل أخرى قبل تشغيل كشوف المرتبات.

استخدام ساعات العمل لحساب الأجر الإجمالي

بمجرد معرفة إجمالي عدد الساعات التي عمل بها الموظف في الأسبوع ، يمكنك حساب أجره الإجمالي.

إذا عمل الموظف 40 ساعة أو أقل ، ببساطة اضرب ساعاته الأسبوعية في معدل أجره الأساسي لتحديد أجره الإجمالي.

إذا عمل الموظف أكثر من 40 ساعة في الأسبوع ، فيجب أن تدفع له أجرًا إضافيًا. هيريس كيفية القيام بذلك:

1. اضرب معدل الأجر الأساسي للموظف في 40 ثم اكتب هذا الرقم لأسفل.
2. قم بضرب عدد ساعات العمل الإضافية التي عمل بها الموظف بمعدل أجره الأساسي ، ثم بضرب 1.5 لحساب أجره عن العمل الإضافي.
3. اجمع الرقم الأول وأجر العمل الإضافي معًا لتحديد الراتب الإجمالي للموظف.

على سبيل المثال ، لنفترض أن الموظف عمل 46 ساعة بمعدل أجر أساسي قدره 10 دولارات في الساعة. يمكنك حساب: (40 × 10 دولارات) + (6 × 10 دولارات × 1.5) = 490 دولارًا.

أفضل برنامج لتتبع ساعات عمل الموظفين

يعد برنامج ساعة التوقيت الرقمي هو الحل الأفضل لتتبع ساعات عمل الموظفين وحساب ساعات الرواتب.

دعنا نلقي نظرة فاحصة على 3 من أفضل منصات الساعات التي يمكن لعملك استخدامها اليوم.

Connecteam هو حل إدارة عمل الكل في واحد مع ساعة رقمية مدمجة والعديد من الميزات لمساعدتك على تتبع ساعات العمل وتشغيل كشوف المرتبات وتبسيط أعمالك.

ساعة الوقت تلقائية ودقيقة حتى الثانية . ولكن إذا نسى الموظفون تسجيل الدخول أو الخروج ، فيمكنهم إضافة إدخالات الوقت يدويًا أيضًا.

منصتنا متاحة على الويب وللأجهزة المحمولة ، بحيث يمكن للموظفين بسهولة تتبع ساعات عملهم في المكتب أو أثناء التنقل.

يوفر Connecteam أيضًا كشكًا زمنيًا مركزيًا . يمكنك إعداد Connecteam على جهاز لوحي أو هاتف ذكي مشترك و مطالبة الموظفين بتسجيل الدخول والخروج على هذا الجهاز المركزي.

لتقليل سرقة الوقت ، يمكنك أيضًا مطالبة الموظفين بالتقاط صورة ذاتية عند تسجيل الحضور.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إعداد سياج جغرافي حول مكتبك أو موقع عملك. (لا يوجد حد لعدد السياج الجغرافي الذي يمكنك إنشاؤه.) يستخدم Connecteam تتبع موقع GPS للتأكد من أنه لا يمكن للموظفين تسجيل الدخول إلا من داخل المنطقة الجغرافية المسيجة. سيتلقى الموظفون تذكيرًا لتسجيل الوصول عند وصولهم إلى موقع العمل.

تعد ميزة تتبع موقع GPS مفيدة أيضًا للتحقق من مواقع الموظفين على مدار الساعة.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان الموظفون على وشك الذهاب إلى العمل الإضافي ، فستتلقى تنبيهًا. يمكن أن يساعدك هذا في تقليل العمل الإضافي غير الضروري وتوفير المال على كشوف المرتبات.

بالحديث عن ، Connecteam يجعل من السهل حساب ساعات الرواتب. يقوم برنامجنا تلقائيًا بحساب وقت الاستراحة والغياب والعمل الإضافي والوقت المدفوع ويولد جداول زمنية رقمية آلية في ثوانٍ. كما أنه يحدد إدخالات الوقت الخاطئة ويمكّن المديرين من الموافقة على الجداول الزمنية أو رفضها من أي جهاز.

بمجرد أن تصبح جاهزًا لتشغيل كشوف المرتبات ، يمكنك تصدير الجداول الزمنية الخاصة بك ببضع نقرات. تقدم Connecteam عمليات تكامل مباشرة مع QuickBooks Online و Gusto للحصول على رواتب أسرع.

تتوفر جميع بيانات الوقت التي يجمعها Connecteam لعرضها من خلال التقارير الآلية ولوحة القيادة المركزية. حتى أنه يتتبع أرصدة إجازات الموظفين ، مما يسهل إدارة طلبات PTO لموظفيك.

Connecteam مجاني تمامًا للشركات التي يعمل بها ما يصل إلى 10 موظفين . بالنسبة للشركات الكبيرة ، يبدأ السعر من 29 دولارًا فقط شهريًا لما يصل إلى 30 موظفًا.

جرب Connecteam مجانًا لمدة 14 يومًا لترى كيف يمكن أن يساعدك في تتبع ساعات العمل وتشغيل كشوف المرتبات بسهولة.

Timely هو برنامج لتتبع الوقت يعمل بالذكاء الاصطناعي والذي يلتقط تلقائيًا مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في تطبيقات الإنتاجية المختلفة. يتعرف على العمل المرتبط بالمشروع ، ويصبح أكثر دقة كلما زاد عدد الموظفين الذين يستخدمون النظام الأساسي.

يمكن للموظفين تحديد إدخالات الوقت التي يتم إنشاؤها في الوقت المناسب كساعات قابلة للفوترة أو غير قابلة للفوترة. يعد هذا مفيدًا لإنشاء فواتير العميل حيث يمكن للمديرين سحب تقرير بجميع الساعات القابلة للفوترة التي تم قضاؤها في المشروع. يمكن للمديرين أيضًا استخدام هذه البيانات لمراقبة الإنتاجية ومعرفة المشروعات التي قد تستفيد من المزيد من القوى العاملة.

في الوقت المناسب ، يمكن إنشاء جداول زمنية تلقائيًا ، ولكن لا يحتوي على نظام موافقة مضمّن. يحتاج الموظفون إلى إرسال جداولهم الزمنية يدويًا إلى المديرين ، وأي أسئلة حول إدخالات الوقت يجب حلها خارج الوقت المناسب.

يبدأ في الوقت المناسب بسعر 9 دولارات لكل مستخدم شهريًا.

Harvest هو برنامج لتتبع الوقت مصمم للعاملين لحسابهم الخاص والفرق الصغيرة. يمكّن المستخدمين من تتبع الوقت على الويب أو أجهزة سطح المكتب أو الأجهزة المحمولة. يمكن للمستخدمين أيضًا إنشاء تذكيرات مخصصة للتأكد من أنهم لن ينسوا أبدًا بدء وإيقاف متتبع الوقت.

يتيح Harvest للمستخدمين تنظيم إدخالات الوقت في المشاريع ووضع علامة على الساعات على أنها قابلة للفوترة أو غير قابلة للفوترة. يمكن للبرنامج إنشاء فواتير العميل تلقائيًا ويتكامل مع PayPal و Stripe لتمكين العملاء من الدفع عبر الإنترنت. يتكامل Harvest أيضًا مع QuickBooks Online و Xero.

والجدير بالذكر أن Harvest لا تنشئ جداول زمنية للموظفين. وهو يدعم التقارير القابلة للتخصيص التي تتضمن إجمالي ساعات عمل الموظفين ، ولكن سيحتاج المديرون إلى إدخال هذه الساعات يدويًا في برنامج كشوف المرتبات الخاصة بهم.

Harvest مجاني للمستخدم الفردي مع ما يصل إلى مشروعين. يبدأ الحصاد للفرق من 10.80 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.

خاتمة

يعد التتبع الدقيق للوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل أمرًا أساسيًا لحساب ساعات الرواتب. بينما يمكنك تتبع الوقت وإضافة ساعات عمل الموظفين يدويًا ، يعد برنامج ساعة التوقيت الرقمي أسلوبًا متميزًا يوفر الوقت ويزيل الأخطاء المكلفة.

أفضل تطبيق لساعة التوقيت الرقمي اليوم هو Connecteam. إنه يوفر ساعة وقت متنقلة ، وكشك توقيت مركزي ، وتنبيهات للموظفين الميدانيين ، ولوحة معلومات مركزية لإعداد التقارير للمديرين ، وغير ذلك الكثير. إنه حل شامل لجميع احتياجات إدارة عملك.

ابدأ مع Connecteam مجانًا اليوم!

أسئلة وأجوبة

كيف تحسب ساعات العمل في Excel؟

إذا كان لديك موظف يعمل على مدار الساعة ووقت انتهاء الوقت في Excel ، فيمكنك ببساطة طرح وقت تسجيل الدخول من وقت انتهاء الوقت. لكي يكون الحساب دقيقًا ، يجب تنسيق إدخالات الوقت كبيانات الوقت في Excel ، وليس كنص أو أرقام.

ما هي أفضل طريقة لحساب ساعات الرواتب؟

أفضل طريقة لحساب ساعات الرواتب هي استخدام برنامج تتبع الوقت الرقمي ، المعروف أيضًا باسم تطبيقات ساعة الوقت. تساعدك هذه الأدوات على تتبع ساعات عمل الموظفين بدقة ويمكنها إنشاء جداول زمنية لكشوف المرتبات تلقائيًا.

هل ترغب في تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا