كيفية تقدير الوقت لإكمال إدارة المشروع

يعد التخطيط والتقدير ضروريين لإكمال المشروع - فأنت بحاجة إلى معرفة المدة التي سيستغرقها المشروع حتى تتمكن من إنشاء مواعيد نهائية واقعية وإدارة الموارد ووضع ميزانية مناسبة وتحديد التوقعات للموظفين وأصحاب المصلحة على حد سواء.

بدون التخطيط السليم ، يمكن أن ينتهي الأمر بالمشروعات التي كان من المفترض أن تستغرق بضعة أسابيع إلى الاستمرار لأشهر. يمكن أن يؤدي هذا النقص في الإنتاجية إلى تجاوز الميزانية ، وتكبد أموال عملك على تكاليف العمالة الزائدة ، وترك عملائك غير سعداء.

من الأساليب الشائعة التي يستخدمها مديرو المشاريع للتخطيط والتقدير بفعالية الوقت المقدر لإكمال الإسقاط (ETC). في هذا الدليل ، نتناول ماهية ETC بالضبط ، وأهمية تقدير الوقت المناسب ، وكيفية تقدير التوقيت بشكل صحيح ، وأكثر من ذلك.

ما هو الوقت المقدر للإكمال؟

يتضمن ETC تقدير المبلغ الإجمالي للوقت المطلوب لإكمال المشروع . إنه أكثر دقة من مجرد التخمين ويمنحك المزيد من الثقة عندما يتعلق الأمر بتعيين الموظفين وتحديد الميزانية وتخصيص الموارد. كما أنه يساعدك على تخطيط المهام التي تحتاج إلى إكمالها ويضمن أن يعرف الجميع المدة التي يجب أن يعملوا بها.

يجب حساب ETC في أقرب وقت ممكن في دورة حياة المشروع للحصول على تقدير دقيق لمقدار الوقت اللازم لإكماله.

أهمية تقديرات الوقت المناسب

أولاً ، يمكن أن يساعد الحصول على تقديرات زمنية مناسبة فريقك على تجنب التأخير وتسليم المشاريع المكتملة في الوقت المحدد .

يجب أن تكون قادرًا على الوفاء بالمواعيد النهائية باستمرار من أجل بناء الثقة مع عملائك أو عملائك حتى يطلبوا خدماتك مرارًا وتكرارًا. يمكن أن يساعد ETC فريقك في إدارة وقتهم بكفاءة بحيث تلبي جميع المهام توقعات العميل أو تتجاوزها .

يمكن أن يساعدك التقدير الدقيق للوقت أيضًا في التأكد من أن لديك الأموال اللازمة في المكان المناسب لرؤية كل مشروع ولديك الموظفين المناسبين عند الحاجة إليهم.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد ETC مديري المشاريع في إنشاء جداول مفصلة. ستبرز هذه الجداول ما هو المسؤول عن الشخص أو الفريق ، بالإضافة إلى المواعيد النهائية للمشروع بناءً على توقعاتك.

إن معرفة الوقت الذي يجب أن يستغرقه شيء ما لإكماله والموظفين المسؤولين عن مهامه يساعدك على إدارة فريقك بشكل أكثر فعالية.

هناك أيضًا عواقب سلبية لوضع تقديرات زمنية سيئة . أنت تخاطر بإفساد الجداول الزمنية لمشروعك ، ودفع المواعيد النهائية ، وإرهاق موظفيك. بالإضافة إلى ذلك ، فإن إكمال المشروع في وقت متأخر عما هو متوقع يمكن أن يخيب آمال العملاء ويلحق الضرر بسمعتك.

يمكن أن يؤدي عدم تقدير ETC المناسب أيضًا إلى "ميزانية غير كافية إذا استغرق المشروع وقتًا طويلاً ، مما يكلفك وحتى أموال عملائك. في بعض الحالات ، يمكن أن تفشل المشاريع تمامًا بسبب ضعف تقديرات الوقت.

نصائح لتقدير الوقت بشكل صحيح

قد يكون التقدير غير المناسب للوقت مكلفًا وخطيرًا ، لذا إليك بعض النصائح للتأكد من أنك تقدر الوقت بشكل صحيح.

كن على دراية بكل ما تحتاجه لإكمال المشروع

بدون قائمة كاملة بالمهام والاجتماعات والمتطلبات الأخرى لإكمال المشروع ، ستجد صعوبة في تقدير الوقت اللازم لإكماله.

يجب تسجيل أي شيء مهم لنجاح المشروع وحسابه. يمكن للأشياء المفقودة أن تضيف بسهولة أيامًا أو أسابيع لتقديرك ، مما قد يؤدي إلى التخلص من الجدول الزمني الخاص بك. تأكد من إدراج عناصر العمل ومتطلبات المشروع بالترتيب المناسب — إما بترتيب زمني أو حسب الأولوية أو كليهما.

قد تفكر في استخدام أسلوب مثل هيكل تقسيم العمل لتفكيك المشاريع الكبيرة والحصول على إحساس واضح بكل ما يجب القيام به.

أيضًا ، لا تنسَ التفكير في المدة التي سيستغرقها إجراء اختبار ما قبل المشروع ، والتواصل مع الموظفين والعملاء ، وتعديل المشاريع عند تقدير الوقت اللازم لإكمالها.

مراجعة البيانات من المشاريع السابقة

يمكن أن يساعد استخدام البيانات التاريخية من المشاريع السابقة في ضبط تقديراتك الحالية. راجع الجداول الزمنية السابقة ومهام المشروع للتعرف على المدة التي استغرقتها ، ثم استخدم هذه المعلومات لتوجيه توقعات ETC الخاصة بك.

تأكد من قيامك بمراجعة مشاريع مماثلة للتأكد من أن المعلومات التي تقوم بتحليلها مفيدة وذات صلة.

في بعض الحالات ، قد تتمكن من مراجعة البيانات التاريخية من الشركات الأخرى التي أكملت مشاريع مماثلة. ومع ذلك ، قد يكون الوصول إليه صعبًا ومكلفًا في بعض الحالات.

تأكد من تتبع الوقت الذي يعمل فيه الموظفون حتى تتمكن من معرفة المدة التي استغرقتها المهام والمشاريع المحددة بالضبط. سيساعد هذا في تتبع مشروعك الحالي وأيضًا يجعل التقديرات المستقبلية أسهل بكثير.

أشرك فريقك في التقديرات

ابذل جهدًا لإشراك أعضاء الفريق في التقديرات التي تقوم بإنشائها. يمكن أن تساعد استشارة الآخرين في ضمان أن تكون تقديراتك معقولة وتعكس بدقة الوقت الذي يستغرقه فريقك لإكمال المشاريع.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد إشراك فريقك في تحسين رضا الموظفين . إن طلب مساهماتهم يجعل الموظفين يشعرون بالتقدير والقدرة ، مما يجعلهم أكثر تفاعلاً. بالإضافة إلى ذلك ، سيكونون أكثر حماسًا للعمل الجاد والالتزام بالجدول الزمني للمشروع إذا ساعدوا في إنشائه.

أيضًا ، لا تتردد في التواصل مع الخبراء أو المتخصصين الذين عملوا في مشاريع مماثلة. مجموعة جديدة من العيون يمكن أن تصنع العجائب. يمكن للأشخاص ذوي الخبرة والمعرفة المتخصصة أن يعطيكم فكرة أفضل عن المدة التي يجب أن يستغرقها المشروع ويمكن أن يوفروا لك نظرة ثاقبة إضافية حول الإدارة الفعالة للمشروع.

احذر من المخاطر

في إطار جهودك لإنشاء تقدير دقيق للوقت ، يجب أن تكون على دراية بالمخاطر. يمكن أن تؤدي المخاطر إلى مشاكل مثل التأخير وقضايا الميزانية التي يمكن أن تؤدي إلى توقف صرير للمشاريع.

يمكن أن تكون المخاطر داخلية ، مثل عدم وجود التمويل الذي تحتاجه لمشروع ما أو ترك العمال بشكل غير متوقع. يمكن أن تؤدي المخاطر الخارجية ، مثل سوء الأحوال الجوية إلى إبعادك عن موقع العمل ، إلى إبعاد المشروع عن مساره.

من خلال النظر في المخاطر المحتملة ووضع خطة للطوارئ ، يمكنك تقليل التأخير إلى الحد الأدنى وتجنب ترك مشكلة واحدة تؤدي إلى فشل المشروع.

العمل ببعض المرونة

عند إنشاء خطط المشروع وتحديد التوقيت ، من المهم جدولة وقت إضافي في حال احتجت إليه في النهاية. على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك وقتًا إضافيًا لمواجهة التحديات مثل نقص العمالة ، وتعطل المعدات ، وانقطاع التيار الكهربائي ، والطقس العاصف ، وحتى عدم توفر بعض الموارد.

يمكن أن تنهار الخطط ذات أوقات التسليم الضيقة التي لا تسمح بالمرونة عند ظهور مشكلة واحدة فقط. من الأفضل أن تكون آمنًا على أن تكون آسفًا ، وإضافة بعض الوقت للطوارئ يمكن أن يكون منقذًا.

أيضًا ، ترقب الوقت الذي تقضيه في أشياء أخرى أثناء العمل في المشاريع. لا يوجد فريق فعال بنسبة 100٪ طوال الوقت ، وتحتاج إلى التخطيط لذلك. حتى عندما تعمل أنت وفريقك على أهم المشاريع ، فأنت ملزم بالدردشة مع بعضكما البعض ، وطرح الأسئلة والإجابة عليها ، والحصول على شيء لتأكله أو تشربه ، أو يصرف انتباهك.

إن تجنب إهدار الوقت تمامًا أمر غير واقعي ، لذا من الأفضل العمل به في تقديرك الإجمالي.

قم دائمًا بمراجعة الجدول الزمني الخاص بك بعد الانتهاء من المشروع

عند الانتهاء من المشروع ، راجع جدوله الزمني بالتفصيل. يمكن أن يمنحك هذا نظرة واضحة على المدة الفعلية للمشروع مقارنة بتقديرك. يمكنك بسهولة تحديد أي اختلافات بين التقدير والنتيجة واتخاذ قرارات بشأن كيفية معالجتها في مشروعك التالي.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك بذل جهد لتتبع التقدم خلال كل مشروع. يمكنك تعديل الجدول الزمني الخاص بك على الطاير في حالة ظهور أي مشاكل.

يضمن التتبع أيضًا أنك دائمًا على اطلاع دائم بكيفية تقدم المشروع. إن الوصول إلى أدوات إدارة المهام الصحيحة (أفضل مراجعة لتطبيقات إدارة المهام) - مثل قوائم التحقق ، وتعيين المهام أثناء التنقل ، وإشعارات المهام المرسلة مباشرة إلى أجهزة الموظفين - يمكن أن يجعل ذلك سهلاً.

من خلال تتبع التقدم ، يمكنك مقارنة كيفية سير الأمور في الواقع مع الطريقة التي قدّرت بها أنها ستذهب لجعل التقديرات المستقبلية أكثر دقة. كلما زاد العمل الذي تقوم به في تحليل وفهم مشاريعك ، زادت دقة تقديراتك للمضي قدمًا.

أفضل الطرق لتقدير الوقت

بمجرد حصولك على المعلومات اللازمة وإدراك كل ما يستلزمه المشروع ، يمكنك البدء في إجراء تقديراتك. عالق في كيفية تقدير الوقت لمشروع؟ فيما يلي بعض أفضل الطرق وأكثرها شيوعًا التي يمكنك اتباعها.

التقدير التصاعدي

تتضمن طريقة التقدير من أسفل إلى أعلى تحليل المهام بشكل فردي واستعراض مقدار الوقت الذي من المحتمل أن تستغرقه كل واحدة. بعد ذلك ، يمكنك ببساطة إضافة وقت المهام الفردية ، ويتبقى لك التقدير الإجمالي للمشروع بأكمله.

يمكن أن تكون هذه طريقة دقيقة للغاية لتقدير ساعات المشاريع ، لأنها تجبرك على النظر إلى كل مهمة محددة أولاً ثم المشروع ككل.

غالبًا ما تتطلب هذه الطريقة مزيدًا من الوقت والجهد ، ولكنها تساعد في النهاية على التخلص من التوتر الناتج عن تقدير الوقت عن طريق تقسيم مشروع كبير إلى مهام فردية يمكن إدارتها.

التقدير التنازلي

التقدير من أعلى إلى أسفل هو عكس التقدير من أسفل إلى أعلى. إنه ينطوي على معرفة مقدار الوقت الذي لديك للعمل في مشروع ، ثم تقسيم ذلك الوقت بين مهامه.

قد تفكر في استخدام البيانات التاريخية للتعرف على المدة التي يجب أن يستغرقها المشروع بأكمله وإجراء تقديراتك من هناك. أو يمكنك ببساطة تقدير وقت الإكمال بناءً على مواصفات العميل.

بشكل عام ، يمكن أن يكون التقدير من أعلى إلى أسفل نهجًا أسرع وأبسط ، حيث تركز أكثر على المشروع ككل وليس كل مهمة بالتفصيل.

ثلاث نقاط تقدير

كما يوحي اسمها ، تتضمن طريقة التقدير المكونة من ثلاث نقاط إجراء ثلاثة تقديرات لوقت المشروع: سيناريو أفضل حالة ، سيناريو أسوأ حالة ، والسيناريو الأكثر احتمالية.

أفضل تقدير للسيناريو هو إذا سارت الأمور وفقًا للخطة مع عدم وجود مشكلات ، وتقدير الحالة الأسوأ هو إذا حدث خطأ في كل شيء يمكن أن يحدث بشكل خاطئ. التقدير الأكثر ترجيحًا هو التقدير الذي يمثل عددًا قليلاً من الفواق على طول الطريق.

غالبًا ما يكون التقدير المكون من ثلاث نقاط هو الطريقة الأكثر أمانًا لتقدير التوقيت ، حيث يساعد في ضمان استعدادك بغض النظر عن كيفية سير المشروع. ومع ذلك ، فإنه يتطلب الكثير من الجهد. سينتهي الأمر بالعديد من مديري المشاريع إلى استخدام متوسط ​​السيناريوهات الثلاثة للوصول إلى تقدير فعلي.

تقدير حدودي

تتضمن هذه الطريقة معرفة الوقت المطلوب لمهمة واحدة ثم ضرب ذلك الوقت في عدد المهام المماثلة التي ينطوي عليها المشروع. تتشابه العديد من المهام في المشروع ، وتتيح لك هذه الطريقة عمل تقديرات دقيقة دون الحاجة إلى تحليل كل منها.

نظرًا لأن التقدير المعياري يتطلب منك تجميع المهام المتشابهة معًا لتقدير وقت المشروع ، يمكن أن يحدث بعض الاختلاف ، خاصة إذا لم تكن المهام متشابهة كما كنت تعتقد في الأصل. ومع ذلك ، يمكن أن تكون هذه الطريقة مفيدة طالما أنك تعرف المهام وما تتطلبه.

التقدير المقارن

التقدير المقارن (المعروف أيضًا باسم التقدير المماثل) هو عندما تدرس المدة التي استغرقتها المشاريع السابقة ثم تطبق هذه الأفكار على مشروعك الحالي. على سبيل المثال ، من المعقول افتراض أن المشروع الحالي سيستغرق أربعة أشهر حتى يكتمل إذا قضيت أنت وفريقك أربعة أشهر في مشروع مماثل في الماضي.

يمكنك تقدير الوقت بسرعة وسهولة باستخدام هذه الطريقة ، ولكن الدقة يمكن أن تتأثر إذا كان المشروع الحالي والمشروع السابق الذي تشير إليه لهما متطلبات مختلفة.

خاتمة

بدون معرفة كيفية تقدير الوقت لمشروع ما ، قد ينتهي بك الأمر بمشروعات فاشلة وميزانيات غير دقيقة ومشكلات متعلقة بجداولك. يمكن أن يتعثر الموظفون في العمل لساعات طويلة ، ويمكن تفويت المواعيد النهائية. يؤدي تقدير الوقت الضعيف إلى إهدار الكثير من الوقت والمال ويترك العملاء أقل إثارة.

بغض النظر عن نوع المشاريع التي يقوم بها عملك ، فإن استخدام الوقت المقدر لإكمال الإسقاط (ETC) يمكن أن يساعدك على الوفاء بالمواعيد النهائية ، وإنشاء جداول زمنية أفضل ، وإدارة الوقت بشكل صحيح ، والبقاء في حدود الميزانية. سيكون لدى موظفيك فهم أفضل لما يحتاجون إلى القيام به - ومتى - وستحافظ على سمعة قوية من خلال تقديم المشاريع باستمرار في الوقت المحدد.