كيف تكتب موظفًا + نموذج كتابة مجاني للموظف

بصفتك مديرًا ، فأنت مسؤول عن ضمان تلبية أعضاء فريقك للتوقعات المحددة لهم. لكن في بعض الأحيان ، ستحتاج إلى اتخاذ إجراء تأديبي عندما لا يتصرف الموظف بشكل مناسب في مكان العمل.

طريقة واحدة للقيام بذلك هي كتابة الموظف.

توفر عمليات كتابة الموظف سجلات رسمية لسلوك العامل غير المقبول. من الضروري استخدام وثائق متسقة عندما تكتب موظفًا. يساعد ذلك في الحفاظ على هيكل عادل عبر عملك وإنشاء سجل مكتوب لسلوك الموظف بمرور الوقت.

عند القيام بذلك بشكل صحيح ، يمكن أن تساعد كتابة الموظف في تحسين سلوكه والتأكد من أنه يلبي التوقعات والمعايير.

في هذه المقالة ، نشرح كيفية كتابة الموظف وما يجب أن تقوله خلال اجتماع الكتابة. نوفر أيضًا نموذجًا مجانيًا لنموذج كتابة الموظف .

ما هي كتابة الموظف؟

كتابة الموظف هي سجل مكتوب رسمي لسلوك العامل أو سلوكه أو أدائه غير المقبول . يُعلم الموظف أن سلوكه لا يلبي التوقعات ويزودهم بتعليقات حول ما يحتاجون إلى تغييره أو تحسينه. كما يشرح بالتفصيل عواقب عدم التحسن.

يتم استخدام عمليات كتابة الموظف في القضايا البسيطة التي لا تتطلب اجتماعًا تأديبيًا ولكنها لا تزال غير مقبولة. على سبيل المثال ، التأخير المتكرر ، والسلوك التخريبي مثل الوقاحة ، أو انتهاكات بسيطة لقواعد اللباس.

عادة ما تكون كتابة الموظف بمثابة المرحلة الأولى من العملية التأديبية الخاصة بك. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا استخدامه كطريقة قائمة بذاتها لانضباط الموظف.

الفرق بين الاجتماع الكتابي والاجتماع التأديبي

عمليات الكتابة والاجتماعات التأديبية هما طريقتان لانضباط الموظف. يستخدمها المديرون والمشرفون لمعالجة سلوك الموظف الذي يفشل في تلبية التوقعات. في حين أن الطريقتين متشابهتان ، إلا أنهما تخدمان أغراضًا مختلفة.

تعمل الكتابة كجزء من "مسار ورقي" لتوثيق السلوك غير المقبول للموظف. غالبًا ما تكون الخطوة الأولى في عملية تأديبية رسمية.

الاجتماع التأديبي هو اجتماع رسمي يعقد بين الموظف ومديره أو مشرفه. يحدث هذا عادة عندما يكون سلوك الموظف غير لائق بشدة . على سبيل المثال ، التمييز أو المضايقة أو السرقة أو انتهاكات السلامة أو العصيان الخطير.

يمكن أيضًا استخدام الاجتماعات التأديبية عندما لا يتحسن سلوك العامل بعد تلقي كتابة من الموظف . على سبيل المثال ، افترض أنك كتبت لموظف مخالفة لقواعد اللباس لكنه استمر في عدم ارتداء الزي الرسمي بشكل صحيح. في هذه الحالة ، يمكنك المضي قدمًا في الاجتماع التأديبي.

توفر الاجتماعات التأديبية والكتابة فرصة لك لرسم خط حول نوع معين من السلوك وتصحيحه والمضي قدمًا معًا. يجب أن تكون النغمة التي تتخذها جادة ولكن داعمة.

متى يجب عليك كتابة موظف؟

عادة ، يتم كتابة الموظف للمسائل التأديبية البسيطة. فيما يلي بعض الأمثلة على أنواع السلوك التي قد تتطلب كتابة :

• تأخر مستمر.
• السلوك التخريبي أو غير المهني الذي لا يرقى إلى العصيان. على سبيل المثال ، الشتائم أثناء اجتماع أو التصرف بوقاحة مع زملاء العمل.
• مشاكل الحضور أو الإنتاجية. على سبيل المثال ، استخدام وسائل التواصل الاجتماعي أثناء ساعات العمل أو الانخراط في وسائل إلهاء أخرى تنتقص من الإنتاجية.
• عدم اتباع السياسات أو الإجراءات المناسبة. على سبيل المثال ، عدم استكمال الأوراق المطلوبة بشكل صحيح.
• انتهاكات طفيفة لقواعد اللباس.
• عدم تنفيذ الملاحظات على القضايا الصغيرة.

يمكنك التعامل مع مشكلات الأداء أو حالات الغياب المتكرر باستخدام عمليات الكتابة ، لكنها عادةً ليست أفضل أداة لمعالجة هذه المشكلات. بدلاً من ذلك ، يمكن معالجة مشكلات الأداء من خلال سياسة قدرة شركتك. يمكن إدارة الغياب المتكرر من خلال سياسة الغياب الخاصة بك.

وبالمثل ، قد تكون بعض الأمور خطيرة للغاية بحيث لا تبرر كتابة الموظف . يمكن أن تشمل:

• سرقة.
• العنف الجسدي تجاه زميل أو مدير أو عميل.
• التحرش الجنسي.
• تنمر.
• انتهاكات جسيمة للصحة والسلامة.
• عصيان خطير.

يجب أن تحدد سياستك التأديبية بوضوح أنواع السلوك التي سيتم اعتبارها مسألة تأديبية والتي قد تؤدي إلى كتابة.

ما يجب تضمينه في كتابة الموظف

على الرغم من عدم وجود متطلبات قانونية لما يجب تضمينه في كتابة الموظف ، يمكن أن يساعدك النموذج في إنشاء هيكل في عملك.

فيما يلي بعض الأمثلة لما يجب تضمينه في النموذج الخاص بك:

• اسم الشركة وشعارها.
• تاريخ الكتابة.
• اسم الموظف والمسمى الوظيفي.
• اسم المدير والمسمى الوظيفي.
• مساحة لتوثيق تفاصيل سوء السلوك. يتضمن ذلك وصف ما حدث ، والتواريخ ذات الصلة ، والأوقات ، والشهود.
• مساحة لملاحظات المناقشة التي أجريتها مع الموظف. يجب أن تكون هذه ملاحظات موجزة تلخص المحادثة. لا تشعر بالضغط لالتقاط المحادثة حرفيًا.
• مساحة لكتابة خطة للتحسين. يجب أن يشمل ذلك الإجراء التصحيحي الذي يحتاج الموظف إلى اتخاذه لتحسينه وما هي العواقب التي قد تترتب إذا لم يحسن سلوكه.
• مساحة لكل من المدير والموظف للتوقيع على الوثيقة.

يجب عليك إكمال كتابة الموظف بعد فترة وجيزة من ملاحظة السلوك غير المقبول.

ما يجب القيام به بعد ملء استمارة كتابة الموظف

حدد موعدًا لاجتماع غير رسمي مع موظفك لتقديم النموذج وشرح مخاوفك. في هذه المرحلة ، يمكنك جمع ملاحظات موجزة عن المناقشة ، والاتفاق على الإجراءات للمضي قدمًا ، ثم مطالبة موظفك بالتوقيع على النموذج.

قد يرفض الموظف التوقيع على الخطاب إذا شعر أنه غير عادل أو غير دقيق. ذكّرهم بأنهم يوقعون للاعتراف بأنهم تلقوا الرسالة المكتوبة ، وليس الموافقة على ما تنص عليه بشأن سلوكهم.

إذا استمروا في رفض التوقيع على النموذج ، لاحظ رفضهم في مربع التوقيع الخاص بهم. سيغطي هذا "الموظف الذي رفض التوقيع" البسيط. رفض الموظف التوقيع على المحضر لا يبطل المستند أو يمنع استخدامه في الإجراءات التأديبية المستقبلية.

يجب عليك بعد ذلك إنشاء نسخة من الكتابة الموقعة أو غير الموقعة. أعط نسخة واحدة لموظفك وقم بتخزين الأخرى في ملف الموظفين الخاص بهم. إذا رفض الموظف أخذ نسخته ، احتفظ بالنسختين بنفسك. أرفق ملاحظة توضح أن الموظف لم يأخذ نسخة معهم.

يمكنك أيضًا تحميل نسخة رقمية من الكتابة إلى حل برنامج إدارة الموارد البشرية الخاص بك إذا كنت تستخدم واحدًا. سيضمن ذلك حصولك دائمًا على نسخة من النموذج في حالة فقد المستند الأصلي أو تلفه.

ماذا يجب ان تفعل عند كتابة موظف؟

ما يجب أن تقوله أثناء الكتابة سيعتمد على طبيعة سلوك الموظف. ومع ذلك ، بغض النظر عن محتويات الكتابة ، هناك أفضل الممارسات الشائعة التي يجب اتباعها.

كن واضحًا وشاملًا

قد يكون من الصعب كتابة خطاب لموظف ، لكن من الضروري أن تكون واضحًا وشاملًا.

في الكتابة ، اشرح بوضوح أن السلوك الذي لاحظته غير مقبول وأنهم يتلقون رسالة مكتوبة بسببه. حدد بالتفصيل السلوك الذي تتحدث عنه ، ومتى حدث ، ولماذا هو غير مقبول. قد يكون هذا السلوك يؤثر على الموظفين الآخرين أو أنه مخالف لقواعد السلوك الخاصة بك. يمكن أن يكون أيضًا لأي سبب جوهري آخر.

إذا أثار موظفك أسئلة أثناء الاجتماع الكتابي ، فقم بتدوينها في النموذج ووجهها في النهاية. لا تختلق إجابة إذا كنت غير متأكد من كيفية الرد على السؤال. أخبر الموظف أنك ستفحصه وتعود إليه. لا تخف من طلب الدعم من مدير آخر إذا لم تكن متأكدًا.

استخدم جمل "أنا"

عبارة "أنا" هي أداة اتصال تركز على معتقدات أو مشاعر المتحدث . كما يوحي الاسم ، تبدأ هذه العبارات بـ "أنا" بدلاً من "أنت".

استخدام عبارة "أنا" هو تغيير طفيف في اللغة يمكن أن يجعل الموظفين أكثر تقبلاً لما تخبرهم به. هذا يمنع تحويل اللوم ويساعد في الحفاظ على هدف المحادثة. يساعد استخدام عبارات "أنا" أيضًا في بناء الثقة بينك وبين موظفك.

على سبيل المثال:

• "لقد لاحظت أنك تأخرت في الثالثة هذا الأسبوع." بدلاً من ، "لقد تأخرت كثيرًا هذا الأسبوع."
• "أنا قلق من أن سلوكك خلال اجتماعات الفريق كان معطلاً." على عكس "أنت فظ جدًا في الاجتماعات."
• "أشعر بخيبة أمل لم يتم اتخاذ إجراء بشأن ملاحظاتي لك الأسبوع الماضي." بدلاً من ، "لم تستمع إلي الأسبوع الماضي."

كن متفهما

الكتابة لا تتعلق بمعاقبة موظفك. يتعلق الأمر بتوثيق السلوك السيئ ومعالجته بشكل عادل ومتسق. إنها طريقة لمساعدة الموظفين على معرفة أن سلوكهم لا يلبي التوقعات ومشاركة الإرشادات حول كيفية نجاحهم في المضي قدمًا.

يجب أن تكون لهجة الاجتماع جادة ولكن أيضًا داعمة ومتفهمة . من المهم أن تمنح موظفيك فائدة الشك وأن تدعمهم من خلال تغيير سلوكهم.

فيما يلي طرق للفهم عند كتابة موظف:

• استخدم لغة غير قضائية. على سبيل المثال ، لا تكتب ، "لقد كنت غير محترف تمامًا في سلوكك في اجتماع الفريق الأخير". بدلاً من ذلك ، اكتب ، "لقد لاحظت خلال اجتماعنا الأخير للفريق أنك تحدثت مع زملائك وقاطعت مساهماتهم. كان هذا السلوك مدمرًا ".
• قدم السياق في شرحك. على سبيل المثال ، إذا كان الموظف يتأخر كثيرًا ، فشرح في النموذج سبب أهمية التواجد في الوقت المحدد للعمل. قد تلاحظ أن التأخير يؤثر على الإنتاجية أو معنويات الفريق أو سمعة العمل لدى العملاء.
• قدم الموارد والدعم. على سبيل المثال ، إذا كان الموظف يكافح من أجل تلبية توقعات الإنتاجية ، فقدم له دعمًا إضافيًا مثل المزيد من التدريب أو تحديث كتيب الموظف.

كن مستعدًا للصراع

في حين أن كتابة الموظف هي فرصة لتحسين سلوك الموظف وأدائه ، فلا أحد يحب أن يقال له إنه لا يقوم بعمل جيد.

الصراع هو جزء طبيعي من عمليات الكتابة للموظفين. قد يشعر الموظف بالعاطفة ، وكأنه يعاقب ، أو حتى أن القرار غير عادل. استمع بفاعلية واستجب لمشاعر موظفك.

أثناء عملية الكتابة ، قد يقوم الموظف بما يلي:

• أنكر ارتكاب أي مخالفة. قد ينكر الموظف ما تقوله له ، أو يدعي أن المعلومات غير صحيحة ، أو يحاول إغلاق المحادثة. هذا هو السبب في أهمية القدوم إلى الاجتماع مع الأدلة. لا يمكنهم إنكار محتويات الكتاب بشكل معقول عندما يكون هناك دليل أمامهم.
• قم بتعطيل الاجتماع. قد يصرخ الموظف أو يسب أو يبكي أو يغادر الغرفة. إذا حدث هذا ، ابق هادئًا وموضوعيًا. أحضر لهم كوبًا من الماء ، أو غادر الغرفة وانتظر حتى يهدأ الموظف.
• صرف اللوم على زميل في العمل. قد يحاول موظفك الادعاء بأن زميله هو المخطئ حقًا لسلوكه السيئ. على سبيل المثال ، لنفترض أن الموظف كان يتخلف باستمرار عن المواعيد النهائية. قد يزعمون أن زميلهم في العمل يشتت انتباههم ويجعل من الصعب إنجاز العمل. شجع الموظف على التركيز على أفعاله. على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "دعنا نركز على تطوير الاستراتيجيات التي ستساعدك على البقاء على المسار الصحيح وتحقيق أهدافك."
• ضع اللوم عليك أو على الشركة. قد يحاول الموظف توجيه المحادثة لمهاجمتك أو مهاجمة الشركة كسبب لسلوكهم غير المقبول. تجنب أن تصبح دفاعيًا أو تدخل في جدال. حافظ على هدوئك وأعد توجيه المحادثة إلى المشكلة السلوكية المحددة المطروحة.

أهم النصائح لكتابات الموظفين

حافظ على الهدوء والموضوعية

الشعور بخيبة الأمل أو الانزعاج أو حتى الغضب من موظفك أمر مفهوم عندما تحتاج إلى كتابته. ومع ذلك ، يجب ألا تكتبها أبدًا أو تعقد الاجتماع وأنت غاضب أو مستاء. هذه المشاعر تجعل من الصعب أن تكون عادلاً وموضوعياً.

خذ بعض الوقت لتهدأ. اذهب للتمشية أو اشرب بعض الماء. أو يمكنك التدرب على إعادة صياغة العبارات العاطفية - مثل "أنت متأخر دائمًا!" - إلى عبارات "أنا". سيساعدك هذا على تبديد مشاعرك وإعدادك لبدء عملية الكتابة برأس واضح.

بمجرد أن تشعر بالهدوء ، املأ نموذج الكتابة بالوتيرة التي تناسبك. إذا ظهرت العواطف الصعبة مرة أخرى ، خذ استراحة لمدة 10 دقائق. ثم تابع الكتابة. تذكر أنه من المقبول إكمال نموذج الكتابة في اليوم التالي للحادث.

قم بتوثيق المشكلات بالتفصيل واحتفظ بسجل

قم بتضمين أكبر قدر ممكن من التفاصيل في الكتابة. يتضمن ذلك أي تواريخ أو أوقات أو دليل إضافي يدعم الكتابة. الاستعداد سيجعلك تشعر بالثقة في عقد الاجتماع ويساعدك في الحصول على أفضل نتيجة ممكنة لنفسك ولموظفك.

بمجرد ملء نموذج الكتابة وعقد الاجتماع مع موظفك ، احتفظ بالنسخة الأصلية من الكتابة للرجوع إليها في المستقبل. قد يكون هذا المستند مفيدًا إذا أثار الموظف نزاعًا قانونيًا.

من المهم أيضًا الاحتفاظ بسجل لعملية الكتابة من أجل:

• قم بإنشاء مسار ورقي لمزيد من الإجراءات التأديبية
• دعم أي قرارات مستقبلية بشأن الترقيات أو التغييرات الجانبية
• الاحتفاظ بسجل رسمي للأداء الوظيفي.

الرجوع إلى سياسة الشركة

يجب أن تدعم سياسة شركتك قرارك بتدوين موظف.

إذا كتبت موظفًا لأسباب خارج سياستك ، فقد يطالب الموظفون بمعاملة غير عادلة أو رفع دعوى ضدك.

يجب أن تحدد السياسة ما هو السلوك المقبول ، وما الذي قد يتطلب الكتابة ، وما الذي قد يشكل سوء سلوك أو سوء سلوك جسيم. يمكنك القيام بذلك إما في شكل قائمة أو جدول.

فيما يلي بعض الأمثلة على الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها تنسيق هذا:

شكل القائمة

أكتب

• تأخر مستمر
• مخالفات لقواعد اللباس
• سلوك غير محترم
• واصلت…

سوء السلوك

• العصيان
• التغيب بدون إذن (بدون إذن)
• تزوير المستندات
• واصلت…

سوء تصرف فظيع

• سرقة
• انتهاكات جسيمة للصحة والسلامة
• تحرش
• واصلت…

شكل الجدول

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تتضمن سياسة شركتك بندًا يغطي جميع القواعد في حالة إظهار الموظفين لسلوك غير مقبول لا تشمله السياسة.

على سبيل المثال ، بند ينص على ما يلي: "السلوكيات والإجراءات التالية هي أمثلة على الأمور التي عادةً ما تُعتبر على أنها سوء سلوك وسيتم التعامل معها بموجب إجراءاتنا التأديبية. تم إعداد هذه القائمة لتكون بمثابة دليل وليست شاملة ".

تحدث إلى فريق الموارد البشرية حول تضمين هذا البند في سياستك التأديبية.

تابع مع موظفك

بمجرد إكمال نموذج الكتابة وإجراء محادثة مع موظفك وتقديم المستندات لحفظها ، من المهم المتابعة مع موظفك.

يمكن أن يكون هذا تسجيل وصول غير رسمي لمعرفة كيف يفعلون منذ كتابتهم أو للتحقق مما إذا كانوا قد حققوا الأهداف في نموذج الكتابة.

اجتماع المتابعة ليس فرصة لتذكير الموظف بخطئه. بدلاً من ذلك ، إنها فرصة للسؤال عما إذا كانوا بحاجة إلى مزيد من الدعم أو التوجيه لتحسين سلوكهم.

يجب أن يكون الفحص الطبي كافيًا. ومع ذلك ، إذا أثيرت أي نقاط أخرى في الاجتماع ، فقد تحتاج إلى جدولة اجتماعات إضافية لدعم موظفك.

الخلاصة في عمليات كتابة الموظف

تعد عمليات كتابة الموظف أداة فعالة لإدارة سلوك الموظف ، وتقديم ملاحظات تصحيحية ، وتوصيل التوقعات. إنها ليست فرصة لمعاقبة الموظفين ولكنها بدلاً من ذلك فرصة للعمال لفهم كيف يمكنهم تحسين سلوكهم.

تُستخدم عمليات الكتابة عادةً لسوء السلوك البسيط مثل السلوك غير المحترم أو التأخير المستمر أو انتهاك بسيط لقواعد اللباس. يمكن أن تشكل جزءًا من العملية التأديبية الخاصة بك كتحذير شفهي أو بمثابة أداة قائمة بذاتها.

يجب أن ترتكز عمليات الكتابة على السلوكيات المنصوص عليها في سياستك التأديبية. يجب ملء نماذج الكتابة بأكبر قدر ممكن من التفاصيل ، وتقديمها إلى الموظف خلال اجتماع غير رسمي ، وتوقيعها ، وتخزينها بأمان للرجوع إليها في المستقبل.

نموذج كتابة الموظف المجاني

نموذج نموذج كتابة الموظف جاهز للاستخدام من قبل مؤسستك. قم بتخصيص الشعار والنص لمطابقة المعلومات ذات الصلة. احتفظ بنسخة موقعة للرجوع إليها وقم بتسليم النسخة الأخرى إلى الموظف الذي تتم كتابته.

قم بتنزيل نموذج كتابة الموظف المجاني

مثال على الكتابة

إذا لم تكن متأكدًا من كيفية تنسيق النموذج ، فقد أعددنا نموذجًا للكتابة لتستلهم منه.

هل ترغب في تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا