موازنة الأمان وقابلية التشغيل البيني وقابلية الاستخدام في برامج الاتصالات والعمليات

يمكن أن تساعد برامج العمليات التجارية والاتصالات الداخلية الفرق على أن تكون أكثر إنتاجية ومشاركة. إنها تضمن للموظفين إمكانية الوصول إلى المعلومات الهامة وتزود المديرين بالأدوات العملية للقيادة.

ومع ذلك ، تضم هذه المنصات الكثير من البيانات السرية والحرجة لمهمة الشركة ، بما في ذلك المحادثات بين الموظفين والسياسات وأفضل الممارسات وأصول الموارد البشرية. نتيجة لذلك ، تلوح في الأفق أسئلة حول الأمان وخصوصية البيانات والامتثال التنظيمي.

يحتاج مديرو تكنولوجيا المعلومات أيضًا إلى ضمان إمكانية التشغيل البيني الجيد مع البرامج الحالية وتجربة مستخدم عامة جيدة. وإلا ، فإن العمليات تعاني وقد يلجأ العمال إلى حلول غير مصرح بها وأقل أمانًا ، مثل إرسال الرسائل النصية.

في هذه المقالة ، نستكشف هذه المخاوف وغيرها التي يجب على مديري تكنولوجيا المعلومات وضعها في الاعتبار عند اختيار أو تنفيذ برنامج للاتصالات الداخلية والعمليات التجارية.

الأمان وخصوصية البيانات وسهولة الاستخدام

يحتاج الموظفون إلى أن يكونوا قادرين على مشاركة المعلومات والموارد بسهولة. تعتمد عليها إدارة المهام وسلامة العمال وأمنهم وثقافة الشركة.

من ناحية أخرى ، يجب على مديري تكنولوجيا المعلومات ضمان تبادل هذه البيانات بشكل آمن. تسرب البيانات - من المحتمل أن يكون مدمرًا لعمليات الشركة ولصورة الجمهور - يحدث بانتظام.

لحسن الحظ ، تم تصميم أفضل برامج العمليات والاتصالات مع مراعاة الأمان الجيد. على سبيل المثال ، يسمح Connecteam للمديرين ومتخصصي تكنولوجيا المعلومات بمراقبة وإزالة وصول الموظفين إلى الدردشات الجماعية وقواعد المعرفة والأصول الأخرى في أي وقت. يتم أيضًا تشفير البيانات ، سواء في السحابة أو على جهاز الموظف.

في الواقع ، أظهرت الدراسات أن الخطر الأكبر على أمن البيانات يأتي في الواقع من الموظفين أنفسهم ، حيث تعرض ممارساتهم الأمنية السيئة أصول الشركة للخطر.

لذلك يجب على مديري تكنولوجيا المعلومات التركيز على:

• ضمان حصول العمال على التدريب المناسب وإمكانية اكتشاف هجمات التصيد وغيرها من الخدع الشائعة في مجال الأمن السيبراني.
• تنفيذ سياسات كلمات المرور القوية.
• تقييد الوصول إلى البيانات الحساسة.
• إجراء نسخ احتياطي للبيانات المهمة بانتظام ، أو التأكد من قيام مزود البرنامج بذلك.

يسمح هذا للمديرين والموظفين بمشاركة المعلومات والتواصل بشكل فعال ، دون الحاجة إلى القفز عبر الأطواق الأمنية الإضافية والمرهقة في كثير من الأحيان.

التوافق والتكامل وقابلية التشغيل البيني

تستخدم الشركة المتوسطة على الأقل عددًا قليلاً من البرامج المختلفة. يستخدم الكثير العشرات. يصعب الحفاظ على النظم البيئية المعقدة مثل هذه وتؤدي إلى مشاكل متكررة تتعلق بالتوافق وقابلية التشغيل البيني.

توفر الأنظمة الأساسية المتكاملة التي تجمع العمليات والاتصالات والموارد البشرية والمزيد في حل واحد حلاً أنيقًا لهذه المشكلة وتحسين التوافق وقابلية التشغيل البيني على مستوى الشركة.

يعد التوافق مع تدفقات العمل والممارسات اليومية الحالية أمرًا مهمًا أيضًا. يؤدي "فرض" حل على العمال الذين لديهم بالفعل طريقة ثابتة للقيام بشيء ما إلى الإحباط وتظليل تكنولوجيا المعلومات (استخدام التطبيقات غير المصرح بها كحل بديل لأوجه القصور المتصورة أو الفعلية لمنصة رسمية).

قابلية التخصيص والمرونة تنقذ اليوم في هذا الصدد. تضمن البرامج التي يمكن تخصيصها لتلبية احتياجات العمل أن يخدم البرنامج الموظفين وليس العكس.

ضمان الامتثال التنظيمي

قضايا الخصوصية والامتثال التنظيمي لها نفس القدر من الأهمية للأمان والتوافق.

سيرغب مديرو تكنولوجيا المعلومات في تحديد أولويات الأنظمة الأساسية التي تسهل الامتثال لقوانين حماية بيانات الموظفين ذات الصلة. وتشمل هذه:

• قانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA) ؛
• قانون نقل التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA) ؛
• قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA) ؛
• اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي (GDPR).

بالإضافة إلى ذلك ، تتطلب القوانين من أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات محددة بشكل آمن. على سبيل المثال ، تفرض لجنة تكافؤ فرص العمل الأمريكية (EEOC) على أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات التوظيف والموظفين لمدة عام واحد بعد الإنهاء غير الطوعي. يتطلب قانون معايير العمل العادلة (FLSA) الاحتفاظ بسجلات الرواتب وسجلات الموظفين لمدة ثلاث سنوات.

لذلك ، سوف تحتاج إلى القدرة على أرشفة البيانات وليس فقط حذفها من الموظفين خارج أو خارج الموسم. Connecteam ، على سبيل المثال ، يسمح لك بإلغاء الوصول إلى أصول الشركة مع الحفاظ على مستندات الموارد البشرية. يمكن تعيين موعد نهائي محدد وبعد ذلك يجب حذفها أو تحديثها أيضًا.

تلبية قيود التكلفة والميزانية

تميل برامج العمليات والاتصالات إلى اتباع نموذج التسعير لكل مستخدم. مع نمو الفرق ، ترتفع التكاليف. يمكن أن يكون هذا مكلفًا للغاية للشركات من جميع الأحجام. ولكن قد يكون الأمر صعبًا بشكل خاص بالنسبة للشركات الصغيرة والشركات الناشئة ، حيث تميل التكلفة لكل موظف إلى الارتفاع.

النماذج التي تتقاضى سعرًا شهريًا ثابتًا أو مبلغًا إضافيًا صغيرًا جدًا لكل موظف تمنح الشركات مجالًا للتنفس والنمو. الطبقة المدفوعة من Connecteam ، على سبيل المثال ، تبدأ من 29 دولارًا شهريًا لما يصل إلى 30 مستخدمًا ، مع مستخدمين إضافيين يكلفون 0.50 دولارًا فقط. هناك أيضًا خطة أعمال صغيرة مجانية لما يصل إلى 10 مستخدمين.

أخيرًا ، التطبيقات التي يمكن استخدامها بأمان على الأجهزة الشخصية تحمي الشركات من الاضطرار إلى توفير الأجهزة للموظفين. لكي يعمل هذا ، يجب أن يكون النظام الأساسي سهل التثبيت وسهل الاستخدام ويعمل على جميع الأجهزة المحمولة.

كيف تجد الحل الصحيح

قد يقع أو لا يقع الاختيار النهائي للبرنامج على عاتق مدير تكنولوجيا المعلومات. في كلتا الحالتين ، بصفتك مديرًا لتكنولوجيا المعلومات ، يجب أن تكون مستعدًا بقائمة من الأشخاص الضروريين للمساعدة في توجيه عملية صنع القرار.

يجب أن تتضمن هذه القائمة العوامل التي تم تناولها في هذه المقالة: إمكانية التشغيل البيني والتوافق والتكلفة وسهولة الاستخدام والأمان وحماية البيانات. قارن بين البائعين الذين يستخدمون هذه العوامل للحصول على صورة واضحة لما هو الأفضل لعملك.

إذا أمكن ، يجب أن يشارك مديرو تكنولوجيا المعلومات أيضًا في العروض التوضيحية العملية أو الافتراضية والتأكد من أن لديهم الوقت لتجربة البرنامج قبل تنفيذه. يمكن أن تساعد المراجعات من مواقع الويب مثل Captera و TrustPilot في الكشف عن أي نقاط شائكة شائعة في مجال تكنولوجيا المعلومات.

يوفر الحل الصحيح أدوات فعالة وبسيطة للعمليات والاتصالات ، مع ضمان تلبية الاهتمامات الرئيسية لمديري تكنولوجيا المعلومات. يجد العديد من مديري تكنولوجيا المعلومات أن Connecteam هو الحل الأفضل للاتصال الداخلي و عمليات. إنه حل فعال من حيث التكلفة وقابل للتطوير وشامل.