كيفية إنشاء جدول فعّال عند الاستدعاء لفريقك بأكمله

قد يكون إنشاء جدول فعّال عند الطلب لفريقك أمرًا صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً. قد يكون من الصعب التأكد من توزيع أعباء عمل الموظفين بشكل عادل ومن حصولهم على وقت راحة كافٍ بين مناوبات العمل العادية ونوبة العمل عند الطلب. من الصعب أيضًا إيجاد توازن بين توافر أعضاء الفريق والمهارات والأقدمية.

من خلال جدول زمني جيد التخطيط ، سيكون فريقك مستعدًا للتعامل مع حالات الطوارئ والمشكلات غير المتوقعة خارج ساعات العمل العادية. يمكن أن يؤدي الجدول الزمني الفعال أيضًا إلى رفع الروح المعنوية ومنع الإرهاق وتحسين العلاقات مع العملاء.

في هذا الدليل ، نلقي نظرة على كيفية عمل الجدولة عند الطلب ونشارك أهم 11 نصيحة لإنشاء واحدة تلبي احتياجات مؤسستك.

ما هي جدولة المكالمات؟

يحدد الجدول الزمني عند الطلب الموظفين الذين سيكونون متاحين للتعامل مع حالات الطوارئ خارج ساعات العمل.

عندما يكون العامل تحت الطلب ، فعادة ما يحتاج إلى الرد على طلب للعمل في وقت قصير. من المحتمل أن يكون هذا في أي وقت من النهار أو الليل.

قد تحتاج إلى جدول زمني عند الاتصال إذا كان عليك توفير المساعدة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع لعملائك ، أو إذا كان عملك يعتمد على الاحتفاظ ببعض المعدات الرئيسية قيد التشغيل في جميع الأوقات.

تشمل الصناعات التي تتطلب غالبًا هذا النوع من الجدول الزمني ما يلي:

• السباكة
• اختصاصي بالكهرباء
• امن المنزل
• الرعاية الصحية أو خدمات الطوارئ
• الصناعات الخدمية - قد تكون هناك حاجة إلى موظفين إضافيين خلال فترات الانشغال.

يحتاج العاملون عند الاتصال عادةً إلى أن يكونوا متوفرين عبر الهاتف أو من خلال تطبيقات المراسلة. قد يحتاجون أيضًا إلى الرد في غضون إطار زمني معين.

بصفتك صاحب عمل ، قد يُطلب منك أن تدفع لعمالك معدل تعويض أعلى عندما يكونون تحت الطلب.

اختيار نموذج الجدولة الصحيح

هناك العديد من أنواع جداول العمل المختلفة التي يمكنك استخدامها لبناء جدول مواعيدك عند الطلب. تشمل الأنواع الأكثر شيوعًا لجداول المكالمات ما يلي:

تناوب الموظفين المجدولين

مع جدول التناوب عند الطلب ، يتناوب العاملون لديك على الاستجابة لحالات الطوارئ. هذا يتجنب الاعتماد على نفس الموظفين لتحمل مسؤولية العمل عند الطلب.

على سبيل المثال ، قد يكون لديك مجموعة من الموظفين تحت الطلب لمدة أسبوع واحد. سيعود هؤلاء العمال بعد ذلك إلى نوباتهم المعتادة في الأسبوع التالي ، وستكون مجموعة أخرى تحت الطلب. قد يتغير الجدول الزمني المتناوب على أساس يومي أو أسبوعي أو كل أسبوعين أو شهريًا.

جهات الاتصال الأساسية / الثانوية

يحدد نوع الجدولة نقطة اتصال أساسية لمكالمات الطوارئ. ستتدخل جهة اتصال econdary إذا كانت جهة الاتصال الأساسية غير متوفرة أو لا يمكنها حل المشكلة. هذا النموذج مفيد بشكل خاص في حالة ظهور العديد من حالات الطوارئ في نفس الوقت داخل عملك.

قد تقرر إقران موظفين معًا وتناوب أدوار نقاط الاتصال الأساسية والثانوية. على سبيل المثال ، سيكون أحد الموظفين هو جهة الاتصال الأساسية لمدة أسبوع ، والآخر في الأسبوع التالي.

أسبوع / عطلة نهاية الأسبوع

بموجب هذا النموذج ، تقوم بتقسيم موظفيك إلى مجموعتين تحت الطلب . سيكون أحدهما تحت الطلب خلال الأسبوع والآخر في عطلات نهاية الأسبوع.

اتبع الشمس

يحدد نموذج متابعة الشمس جداول العاملين لديك بناءً على مواقعهم . عادة ما يكون الموظفون على اتصال خلال ساعات النهار في منطقتهم. قد يكون هذا النظام مناسبًا للشركات العالمية ، مع وجود موظفين في أجزاء مختلفة من العالم.

دعم الخبراء

يتيح لك هذا النوع من الجدولة تقديم دعم متخصص في المواقف الصعبة بشكل خاص. يسمح لعمال المناوبة المنتظمين لديك بتصعيد المشكلة إلى خبير معين عندما لا يتمكنون من حلها بأنفسهم.

غالبًا ما يكون الخبراء تحت الطلب هم أكثر العاملين خبرة أو من ذوي المؤهلات المتخصصة. سوف يتعاملون عادةً مع المشكلات التي قد تكون معقدة للغاية بالنسبة إلى العمال الآخرين الأقل مهارة لحلها. قد يعملون ، على سبيل المثال ، مع الآلات أو الأدوات التي تتطلب معرفة متخصصة. يمكن أن يشمل ذلك شخصًا مثل سباك أو مهندس تحت الطلب.

11 تلميحات حول إنشاء جدول تحت الطلب

ستعتمد أفضل طريقة جدولة لعملك على حجم فريقك والصناعة التي تعمل فيها. ومع ذلك ، هناك بعض النصائح التي يمكن أن تساعد جميع الشركات في إنشاء جداول حسب الطلب تعمل للموظفين والعملاء.

عندما تقوم بإعداد جدول زمني عند الطلب ، فإن الخطوة الأولى هي أن تقرر متى قد تحتاج إلى تغطية وكمية من المحتمل أن تحتاجها.

بمجرد أن تكون لديك فكرة واضحة عن احتياجاتك ، يمكنك وضع جدول زمني وتخصيص ميزانية للدعم عند الطلب.

بصفتك صاحب عمل ، سترغب في تزويد عملائك أو عملائك بأفضل ما يمكن لشركتك تقديمه. ومع ذلك ، من المهم أيضًا مراعاة رفاهية موظفيك تحت الطلب.

الاتفاق على تعريف حالة الطوارئ سيمنع العاملين لديك من التعرض للإزعاج بشكل متكرر في ساعات غير مناسبة ، مثل منتصف الليل.

يمكن أن يساعدك العمل مع موظفيك لتحديد ما يعنيه بالضبط أن يكونوا "تحت الطلب" على تجنب سوء الفهم في المستقبل.

فيما يلي بعض الأمثلة على القواعد الأساسية التي يجب أن توضحها في تعريفك.

• كم مرة يحتاج موظفوك إلى الاتصال.
• أوقات البدء والانتهاء لمناوباتهم.
• أنواع المواقف التي قد يحتاجون إلى الاستجابة لها.
• طرق الاتصال التي يحتاجها الموظفون عند الاتصال - على سبيل المثال ، التوفر عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.
• أوقات الاستجابة المتوقعة.
• معدل الدفع عند الطلب.

قد يكون من المفيد أيضًا تذكير موظفيك بالأسباب التي يحتاجون إليها للاتصال من وقت لآخر.

من المرجح أن يكون العمل عند الطلب ناجحًا عندما يأخذ في الاعتبار رغبات الموظفين واحتياجاتهم.

على سبيل المثال ، قد يجد العاملون الذين لديهم أطفال صعوبة في الاتصال أثناء الإجازات المدرسية. قد يكون لدى الموظفين الآخرين معتقدات دينية تعني أنه لا يمكنهم الاتصال في أيام معينة. من ناحية أخرى ، قد يرحب بعض أعضاء الفريق بفرصة العمل في نوبات عند الطلب كلما أمكن ذلك ، حيث يمكن أن يتيح لهم ذلك كسب أموال إضافية.

من المهم أيضًا تكريم موظفيك طلبات الإجازة عند إنشاء الجدول الزمني الخاص بك عند الاستدعاء.

هذا النوع من المرونة يمكن أن يفيد بشكل كبير العلاقات بين صاحب العمل والموظف. إنه يظهر أنك تقدر العاملين لديك كأشخاص لهم حياة خارج العمل. في المقابل ، من المرجح أن يستوعب موظفوك طلباتك للعمل في أنماط نوبات مختلفة.

بصفتك مديرًا للأفراد ، لديك فهم لنقاط القوة والضعف لدى موظفيك. على سبيل المثال ، قد يمتلك بعض العاملين لديك مهارات تقنية من الدرجة الأولى ، بينما يمكن للآخرين بناء علاقة رائعة مع العملاء.

استخدام هذه المعرفة سيجعلك جدولة فعالة عند الطلب. ستساعدك السمات الفريدة لموظفيك في إرسال الموظفين الأكثر ملاءمة إلى وظائف تحت الطلب.

بالإضافة إلى احترام طلبات إجازة موظفيك عند إنشاء جدولك عند الاتصال ، تأكد من أن الجدول الزمني يسمح لأعضاء فريقك بأخذ إجازة كافية ودفع إجازاتهم.

يمكن أن يمنحك برنامج تخطيط الوردية نظرة عامة على أنماط عمل موظفيك. يمكن أن يتيح لك توفير هذه المعلومات في لمحة تحديد الموظفين الذين يعملون بجدول زمني طويل أو صعب.

وبالمثل ، يمكنك أيضًا التحقق من التوازن بين العمل والحياة للموظفين أثناء المحادثات الفردية العادية وتعديل جدولك الزمني حسب الحاجة لمنع الإرهاق والإرهاق المحتمل.

قد يبحث الموظفون المنهكون من العمل لساعات غير اجتماعية أو العديد من النوبات الليلية المتتالية عن عمل في مكان آخر. يعد وجود إستراتيجية فعالة عند الطلب أمرًا بالغ الأهمية لاستراتيجية الاحتفاظ بشركتك.

يعد تطبيق نفس النهج لجدولة جميع أعضاء فريقك عند الطلب أمرًا ضروريًا لضمان مكان عمل سعيد ومنتج. تأكد من أنك لا تقوم بانتظام بجدولة نفس الموظفين ليكونوا تحت الطلب أو لا تعين موظفين معينين في مناوبات تحت الطلب.

قد يؤدي إظهار المحسوبية عند تعيين عمل خارج ساعات العمل إلى إتلاف الروح المعنوية. وبالمثل ، فإن الاعتماد على نفس الموظفين ليكونوا على أهبة الاستعداد يمكن أن يؤدي إلى الإرهاق ويؤثر أيضًا على الصحة البدنية لموظفيك.

من المفيد أن تكون منفتحًا مع موظفيك حول كيفية إنشاء جدولك الزمني. يمكن أن يؤدي شرح سبب اختيارك موظفين معينين ليكونوا تحت الطلب إلى زيادة الشفافية عبر فريقك والمساعدة في منع الخلافات في المستقبل.

يمكن أن يكون إعطاء العاملين لديك إشعارًا مناسبًا بساعات عملهم أثناء الاتصال أمرًا بالغ الأهمية لرضاهم الوظيفي . سيساعد الموظفين على تجنب التعارض مع التزاماتهم غير المتعلقة بالعمل ، مثل رعاية الأطفال أو المواعيد الطبية.

قد يجد أعضاء فريقك صعوبة في تحقيق توازن صحي بين العمل والحياة إذا لم يتلقوا إشعارًا مناسبًا بجداولهم. قد يعني العمل بشكل روتيني في وقت قصير أيضًا أنهم يفوتون الاحتفالات المهمة أو يكافحون لقضاء بعض الوقت مع العائلة. قد يؤدي هذا الموقف إلى الاستياء وتدمير الروح المعنوية وتقليل مستويات مشاركة الموظفين.

بغض النظر عن مدى فعالية نظام الجدولة عند الطلب ، فقد تظهر صعوبات غير متوقعة.

على سبيل المثال ، قد يعاني العاملون تحت الطلب من حالات الطوارئ الخاصة بهم ويكونون غير قادرين على العمل. يمكن أن يحدث هذا لعدة أسباب ، بما في ذلك المرض أو تعطل السيارة. في الظروف القصوى ، قد يجد موظفوك موقفًا خطيرًا أو ينطوي على تهديد عند وصولهم إلى موقع عمل تحت الطلب.

من المهم أن يكون لديك نقطة اتصال مخصصة لموظفيك تحت الطلب. يمكن أن يكون ذلك من خلال رقم هاتف أو خدمة رسائل جماعية أو تطبيق دردشة مدمج في حل برنامج اتصالات الموظف.

لكي يكون جدول الاتصال الخاص بك ناجحًا ، ستحتاج إلى التأكد من أنه يمكن أن يعمل على المدى الطويل . يمكن أن يكون البحث عن تعليقات من موظفيك وعملائك أو عملائك طريقة فعالة للقيام بذلك.

اسأل العاملين لديك عن كيفية العثور على تجربة كونك تحت الطلب وفكر فيما إذا كنت بحاجة إلى إجراء أي تغييرات على جدولك الزمني. على سبيل المثال ، يمكنك التحقق من أنماط الورديات البديلة للموظف إذا كانت ساعات عمله تتعارض مع حياته خارج العمل.

الحصول على تعليقات من العملاء أو العملاء مهم بنفس القدر. يمكنك القيام بذلك من خلال الاستطلاعات أو استطلاعات الرأي أو رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية البسيطة. بعد ذلك ، راجع التعليقات وقم بإجراء التغييرات المناسبة على جدول الاتصال الخاص بك لمعالجة أي مخاوف.

على سبيل المثال ، يمكنك إضافة المزيد من الموظفين ذوي الخبرة إلى جدول الاتصال الخاص بك. يساعد هذا في ضمان قيام فريقك بتقديم الدعم الكافي أثناء حالة الطوارئ. أو يمكنك تقديم نظام جدولة أولي / ثانوي عند الاستدعاء. بهذه الطريقة ، يمكن لشركتك التعامل مع عدة حوادث في وقت واحد ولن ينتظر العملاء وقتًا طويلاً للرد.

يمكن لبرنامج الجدولة تبسيط عملية الجدولة وأتمتة العديد من المهام مثل تبديل الورديات وطلبات الإجازة والتواصل. سيوفر لك هذا الوقت والجهد ، مما يسمح لك بالتركيز على عمليات الأعمال الأكثر أهمية.

Connecteam هو حل شامل لإدارة الموظفين يتضمن تطبيق جدولة سهل الاستخدام . تم تصميم تطبيق الجدولة لمساعدتك في إنشاء وإدارة جدولك عند الاتصال بكفاءة. يمكنك بسهولة إنشاء جدول تناوب وإدارة توفر الموظفين وتتبع الحضور. علاوة على ذلك ، يسمح Connecteam لأعضاء فريقك بطلب إجازة وتبديل الورديات بسهولة ، مما يجعل إدارة جداولهم أسهل على الجميع.

يضمن استخدام برنامج الجدولة مثل Connecteam أن يكون كل فرد في فريقك على دراية بالجدول الزمني ، ويقلل من احتمالية تعارض المواعيد ، ويضمن أن فريقك مستعد دائمًا لتحمل المسؤوليات عند الطلب.

باستخدام Connecteam ، يمكنك:

• انظر تحولات الموظفين في لمحة.
• تتبع العمل الإضافي وفترات الراحة.
• تزويد الموظفين بتذكيرات بالنوبات عند الطلب.
• عرض طلبات الإجازات.
• قدم وصفًا لمسؤوليات الموظفين خلال كل وردية.
• أضف قوائم المراجعة والنماذج والملفات والمزيد إلى الورديات.
• إنشاء ورديات مفتوحة عند الطلب - والتي يمكن للموظفين تعيينها لأنفسهم.
• إنشاء جدول تناوب عند الطلب.

جرب Connecteam لمدة 14 يومًا مجانًا اليوم وقم ببناء جدول رائع عند الاتصال لفريقك بسهولة!

فهم القانون

من الضروري أن تفهم القوانين المحيطة بالعمل عند الطلب إذا طلبت من موظفيك العمل بهذه الطريقة.

في الولايات المتحدة ، التشريع الرئيسي الذي ستحتاج إلى مراعاته هو قانون معايير العمل العادل (FLSA ). يغطي هذا الأجور وظروف العمل للموظفين الذين يشملهم القانون. يُعرفون باسم الموظفين غير المعفيين.

يميل العمال المشمولين بهذا القانون إلى أن يكونوا أولئك الذين يكسبون أقل من 35،568 دولارًا سنويًا. في كثير من الحالات ، يشمل ذلك عمال البناء أو العاملين في الصناعات الخدمية.

بموجب شروط FLSA ، في أي وقت يقضيه العاملون لديك على المكالمة - في مقر عملك ، سيتم احتسابه ضمن ساعات عملهم . ستحتاج عادةً إلى أن تدفع لهم مقابل وقتهم خلال هذه الساعات. ومع ذلك ، قد لا تحتاج إلى دفع أجور العاملين تحت الطلب إذا كانوا أحرارًا في مغادرة المبنى الخاص بك.

قد تحتاج أيضًا إلى دفع رواتب موظفيك عندما يكونون تحت الطلب إذا كانت هناك أي قيود على ما يمكنهم وما لا يمكنهم فعله خلال هذا الوقت.

قد يتم تقييد وقت الموظف إذا طُلب منه بشكل متكرر الرد على مكالمات عملك أثناء تواجده في المنزل. بالإضافة إلى ذلك ، فإن مطالبتك بالبقاء بالقرب من مواقع العمل أو المكتب الخاص بشركتك يمكن أن يعتبر بمثابة قيد على وقت العاملين لديك. قد لا يتمكن الموظفون الذين يحتاجون إلى البقاء بالقرب من عملك من استخدام وقتهم الشخصي كما يفعلون بخلاف ذلك.

ستحتاج أيضًا إلى النظر في مسألة العمل الإضافي إذا كان العاملون لديك مشمولين بـ FLSA. ينص القانون على أنه يجب دفع أجور جميع الموظفين غير المعفيين أجرًا إضافيًا إذا كانوا يعملون خارج أسبوع العمل القياسي البالغ 40 ساعة. يجب أن يكون هذا العمل الإضافي بمعدل 1.5 مرة على الأقل من تعويضهم المعتاد.

تختلف قوانين العمل حسب الولاية ، لذلك ستحتاج أيضًا إلى التحقق من القواعد في منطقتك.

ملخص

قد يكون وجود عمال تحت الطلب ضروريًا إذا كان مجال عملك يتضمن حالات طوارئ في أي وقت من النهار أو الليل ، أو إذا كان عملك يتطلب موظفين إضافيين خلال فترات الانشغال.

يمكن لنظام عند الطلب منظم جيدًا أن يضمن لك تقديم خدمة عالية الجودة لعملائك أو عملائك. كما أنه يحسن التوازن بين العمل والحياة للموظفين ، ويحسن مشاركتهم ، ويقلل من معدل دوران الموظفين.

لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع في الجدولة. لجدولة فعالة عند الاتصال ، قم بإجراء محادثة مفتوحة مع أعضاء فريقك حتى تتمكن من فهم احتياجاتهم الخاصة ومدى توفرهم ويعرفون ما تتوقعه منهم.

عند إنشاء الجدول ، ضع في اعتبارك أنماط جدولة مختلفة مثل تناوب المكالمات وتأكد من حصول العاملين لديك على إجازة كافية بين الورديات. تعامل مع أعضاء الفريق على قدم المساواة عند تعيين الورديات وقم بمراجعة وتعديل جدولك بانتظام بناءً على الملاحظات.

أخيرًا ، استخدم تطبيقًا مخصصًا لجدولة الموظفين لضمان حصولك دائمًا على العمال المناسبين لكل وظيفة.

ابدأ مع نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا من Connecteam الآن!