قائمة مراجعة نهاية السنة الكاملة للرواتب + دليل إعداد كشوف المرتبات

يمكن أن يستغرق إعداد كشوف المرتبات وقتًا طويلاً في أفضل الأوقات ، ولكنه يصبح أكثر صعوبة في نهاية العام. يعتبر كشف رواتب العام الأخير هو الأكثر تعقيدًا ، حيث يتطلب منك مراجعة معلومات كشوف المرتبات للعام بأكمله وتقديم الأوراق المطلوبة إلى السلطات الضريبية.

من المهم تقديم هذه النماذج ودفع أي ضرائب مستحقة عليك في الوقت المحدد. خلاف ذلك ، قد تواجه عقوبات. من الضروري أيضًا أن تكون نماذجك دقيقة لتجنب المزيد من العقوبات ، بما في ذلك الغرامات.

في هذه المقالة ، نوضح كيف يمكنك التحضير لآخر كشوف رواتب في العام بالإضافة إلى الخطوات التي يمكنك اتخاذها لضمان عمل كشوف رواتب العام المقبل بسلاسة. لقد قمنا أيضًا بتضمين قائمة مراجعة نهاية العام للرواتب لمساعدتك على إكمال كشوف المرتبات النهائية بسهولة وخالية من الأخطاء.

ما هو كشف رواتب نهاية العام؟

كشوف المرتبات في نهاية العام هي عملية مراجعة السجلات المالية وسجلات الرواتب الخاصة بشركتك من أجل حساب أجور الموظفين والتعويضات الأخرى وضرائب الرواتب والخصومات للسنة ، ثم الإبلاغ عن هذه السجلات إلى السلطات الضريبية المناسبة.

تجري الشركات كشوف مرتبات نهاية العام خلال الربع الأخير من السنة التقويمية وبداية الربع الأول من العام الجديد.

بشكل عام ، تتضمن كشوف المرتبات في نهاية العام مهام مثل:

• التحقق من معلومات الموظف وتحديث المعلومات حسب الضرورة.
• مجموع تعويضات الموظفين والضرائب والاستقطاعات.
• تقديم النماذج ذات الصلة إلى دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) ، الضمان الاجتماعي. الإدارة (SSA) ، بالإضافة إلى مكاتب الضرائب المحلية والولائية.
• دفع أي ضرائب يدين بها عملك.

تعتمد التزامات كشوف المرتبات المحددة في نهاية العام على طبيعة ونوع وحجم عملك.

سيتم تطبيق قوانين الضرائب والعمل الفيدرالية والولائية والمحلية على عملك خلال كشوف رواتب نهاية العام.

تأكد من طلب المشورة القانونية لفهم جميع التزاماتك بشكل كامل. سيساعد هذا في ضمان دقة كشوف رواتب نهاية العام وأن عملك يظل متوافقًا. قد تواجه عقوبات ، بما في ذلك عمليات التدقيق والغرامات ، بسبب عدم تقديم النماذج في الوقت المحدد أو تقديم معلومات غير صحيحة إلى السلطات الضريبية.

متى تنتهي سنة كشوف المرتبات 2023؟

نهاية سنة كشوف المرتبات هي عملية تمتد طوال الربع الرابع من السنة التقويمية وحتى بداية الربع الأول من العام التالي.

على سبيل المثال ، جدول الرواتب النهائي في عام 2023 يحدث في ديسمبر. يجب تقديم معظم نماذج الضرائب الفيدرالية المطلوبة لنهاية سنة الرواتب في يناير 2024.

ما هي النماذج الضريبية التي تحتاجها؟

هناك مجموعة من النماذج التي يجب على أصحاب العمل إعدادها وتقديمها كجزء من كشوف رواتبهم في نهاية العام.

• نموذج W-2 : تم تقديمه نيابة عن كل موظف للإعلان عن أجور الموظفين والمقتطعات الضريبية لإدارة الضمان الاجتماعي (SSA). تستخدم السلطات هذه المعلومات لحساب مزايا الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية. يجب عليك أيضًا إعطاء نسخة للموظفين لاستخدامها في إقراراتهم الضريبية الشخصية.
• النموذج W-3 : يلخص المعلومات الواردة في النموذج W-2 ومرفق بالنموذج W-2 لتقديمه إلى SSA.
• نموذج 1099-NEC : تقارير دخل العقد المستقل. يجب على أصحاب العمل تقديم نسخة من هذا النموذج لكل متعاقد مستقل يدفعونه أكثر من 600 دولار في السنة التقويمية. يجب على أصحاب العمل أيضًا تقديم نسخة إلى المقاول لسجلاتهم الضريبية الشخصية.
• النموذج 1096: يُستخدم لتلخيص النموذج 1099 وإرساله إلى دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) إذا كنت تستخدم إصدارًا ورقيًا.
• نموذج 940: مقدم من قبل الشركات التي لديها موظف واحد أو أكثر. يوضح هذا النموذج تفاصيل كشوف المرتبات السنوية لصاحب العمل لحساب ضريبة البطالة الفيدرالية (FUTA) الخاصة بالعمل.
• النموذج 941 : نموذج ربع سنوي يُستخدم للإعلان عن الضرائب بما في ذلك ضرائب الدخل الفيدرالية والضمان الاجتماعي وضرائب الرعاية الطبية (FICA).
• نموذج 943: مقدم من الشركات التي تدفع أجورًا لعمال المزارع الخاضعين لضرائب الدخل أو الضمان الاجتماعي أو الرعاية الطبية (FICA).
• النموذج 944: مقدم من أصحاب العمل الذين يتحملون مسؤولية ضريبية سنوية تبلغ ضريبة الدخل الفيدرالية المقتطعة و FICA 1000 دولار أو أقل. وهذا يسمح لهم بدفع الضرائب سنويًا وليس ربع سنويًا.
• النماذج 1095-B و 1095-C: تزود مصلحة الضرائب بتفاصيل حول تغطية التأمين الصحي المقدمة للموظفين. أصحاب العمل الذين لديهم أقل من 50 موظفًا بدوام كامل يستخدمون النموذج 1095-B. النموذج 1095-C مخصص لأصحاب العمل الذين لديهم أكثر من 50 موظفًا بدوام كامل.

كيف تستعد لرواتب نهاية العام لهذا العام

فيما يلي الخطوات التي يمكنك اتخاذها لمساعدة عملك على الاستعداد لكشوف الرواتب النهائية لهذا العام.

تحقق من المعلومات الضريبية لشركتك

قم بتأكيد التفاصيل مثل أرقام تعريف صاحب العمل الفيدرالي والولاية الخاصة بشركتك واسم الشركة والعنوان. قم بتحديثها إذا كانت هناك أي تغييرات في العام الماضي.

قم بتأكيد معلومات الموظف

تأكد من صحة تفاصيل كشوف المرتبات لموظفيك. قم بتأكيد الأسماء القانونية الكاملة وعناوين الاتصال وأرقام الضمان الاجتماعي ومعلومات الاتصال الأخرى وتحديثها حسب الضرورة.

يعد هذا أيضًا وقتًا مناسبًا لتحديث أي تغييرات تطرأ على القوى العاملة لديك - على سبيل المثال ، إذا ذهب أحد الموظفين في إجازة طويلة أو تم إنهاء عمله أو وفاته خلال العام.

يساعد القيام بذلك على ضمان إرسال نسخ الموظفين من المستندات الضريبية إلى الموقع الصحيح وتقديم معلومات محدثة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. قد يتم معاقبتك إذا لم تفعل ذلك. على سبيل المثال ، يمكن تغريمك لتقديم اسم موظف أو رقم ضمان اجتماعي غير صحيح في نموذج W-2.

احسب مكافآت نهاية العام

قم بتضمين أي مكافآت سنوية في شيكات الراتب النهائي لموظفيك حتى يمكن فرض ضرائب عليهم بشكل مناسب.

تعتمد كيفية ووقت خصم المكافآت من ضرائب عملك على ما إذا كنت تستخدم طريقة محاسبة نقدية أو على أساس الاستحقاق .

باستخدام طريقة المحاسبة النقدية ، يمكنك خصم المكافآت كمصروفات تجارية خلال السنة الضريبية التي يتم دفعها. باستخدام الطريقة القائمة على الاستحقاق‌ ، يمكنك خصم المكافآت في العام الذي اكتسبته ، بغض النظر عما إذا كان قد تم دفعها أم لا.

مراجعة فترات الدفع لتأكيد الأجور والضرائب والمزايا

بينما لا يمكنك تشغيل تقارير نهاية العام حتى تقوم بإصدار شيكات الراتب النهائية ، فمن المفيد التحقق من فترات الدفع السابقة وإعدادها مسبقًا.

أولاً ، تأكد من صحة حالة كشوف المرتبات لكل موظف. على سبيل المثال ، لاحظ ما إذا كانوا نشطين ، أو في إجازة ، أو تم إنهاء الخدمة ، أو متوفين في العام السابق.

تحقق أيضًا من حالة تسجيل الموظفين لتأكيد ما إذا كانوا معفيين أو غير معفيين من ضريبة الدخل الفيدرالية. عادة ما تكون هذه المعلومات متاحة في استمارة W-4 الخاصة بهم (شهادة الاستقطاع الضريبي).

بعد ذلك ، قم بمراجعة فترات الرواتب السابقة للتأكد من أن كل موظف قد تم دفعه بشكل صحيح طوال العام. على سبيل المثال ، تأكد من حصولهم على الأجور الصحيحة والمكافآت والعمل الإضافي. تأكد أيضًا من إصدار شيك راتب للموظفين لكل فترة دفع ، خاصة إذا كنت في دولة تتطلب شيكات رواتب إلزامية.

بالإضافة إلى ذلك ، تحقق مرة أخرى من تفاصيل رواتب الموظفين الآخرين مثل معدلات الضرائب والإعفاءات والخصومات ومدفوعات المزايا وتسديد النفقات.

طريقة واحدة للقيام بذلك هي تشغيل تقارير الرواتب ذات الصلة . على سبيل المثال ، يمنحك تقرير ملخص كشوف المرتبات نظرة عامة على إجمالي وصافي الأجور ، والاستقطاعات الضريبية ، والخصومات ، وتفاصيل الدفع الأخرى. تمنحك تقارير ملخص الموظف معلومات أكثر تفصيلاً عن كل عامل.

عادةً ما تستخدم الشركات الأكبر حجمًا برنامج كشوف المرتبات أو خدمة كشوف المرتبات للقيام بذلك. قد تحتاج الشركات الصغيرة إلى تشغيل عمليات كشوف المرتبات يدويًا. يتضمن ذلك أولاً مراجعة قسائم الرواتب لكل موظف وفترة الدفع للسنة. تتمثل الخطوة التالية في إضافة إجمالي وصافي الأجور ، والمقتطعات ، والخصومات يدويًا عبر القوى العاملة ، وكذلك لكل موظف على حدة.

تحقق من أرصدة إجازات الموظفين

إذا كان عملك يقدم للموظفين إجازة مدفوعة الأجر (PTO) ، فتحقق من أرصدة إجازاتهم المتبقية. ثم تعامل معهم وفقًا لسياسة PTO الخاصة بك.

قد ترغب في إرسال تذكير للموظفين لاستخدام إجازتهم ، خاصة إذا كانت شركتك تطبق سياسة "استخدمها أو تخسرها" التي تمنع الموظفين من استخدام إجازتهم المستحقة سابقًا في العام الجديد.

إذا كنت مطالبًا بموجب القانون أو اخترت دفع PTO المستحقة للموظفين ، فقم بذلك في كشوف المرتبات النهائية بحيث يمكن الإبلاغ عن هذه المبالغ للأغراض الضريبية.

اطلب أي نماذج ضريبية ضرورية

إذا قمت بتقديم نماذج ورقية مع IRS و SSA ، فمن المهم الحصول على إصدارات العام الحالي . قد يكون مزود الرواتب الخاص بك قادرًا على إعطائك هذه. خلاف ذلك ، يمكنك طلبها من مصلحة الضرائب.

قد يستغرق وصول النماذج الورقية حوالي 10 أيام عمل ، لذا تأكد من طلبها قبل الموعد النهائي لأي مواعيد نهائية.

أرسل النموذجين W-2 و 1099

بمجرد التحقق مرة أخرى من معلومات كشوف المرتبات الخاصة بك وإعدادها ، يمكنك إكمال كشف رواتب نهاية العام.

يجب بعد ذلك إرسال النموذج W-2s إلى جميع الموظفين بحلول 31 يناير. كما يجب إرسال النموذج 1099s إلى المتعاقدين المستقلين بحلول 31 يناير.

يمكنك تقديم هذه المستندات إلكترونيًا إذا وافق موظفوك على ذلك.

قم بتقديم النماذج ذات الصلة إلى السلطات الضريبية وادفع الضرائب

قم بتقديم أي نماذج ضرورية مع مصلحة الضرائب الأمريكية و SSA بالإضافة إلى سلطات الضرائب الحكومية والمحلية. تختلف المواعيد النهائية لهذه المواعيد ، لذا تأكد من تأكيدها مسبقًا.

يجب تقديم العديد من نماذج الضرائب الفيدرالية بحلول 31 يناير من العام التالي. وتشمل هذه:

• نموذج W-2.
• نموذج W-3.
• نموذج 1099-NEC.
• شكل 1096.
• شكل 940.
• نموذج 941.
• نموذج 944.

من المهم أيضًا التحقق من الموعد النهائي لدفع أي ضرائب مستحقة عليك نتيجة ملء هذه النماذج. يمكنك العثور على قائمة بتواريخ التقديم للشركات الصغيرة على موقع ويب مصلحة الضرائب. ابحث عن المعلومات الضريبية للمؤسسات الفردية والشراكات والشركات والشركات S ، والشركات ذات المسؤولية المحدودة (LLC) ، والشركات الدولية على موقع ويب مصلحة الضرائب أيضًا.

قد يتم تطبيق مواعيد نهائية مختلفة للإيداع والدفع على إيداعات الضرائب الحكومية والمحلية. تحقق من مواقع الويب الخاصة بالولاية ووكالة الضرائب المحلية للحصول على هذه التفاصيل. أو تحدث إلى فريقك المالي أو محاسبك للحصول على المساعدة.

قائمة مراجعة نهاية العام للرواتب

• تأكيد المعلومات التجارية
• قم بتأكيد معلومات الموظف
  • قم بتحديث حالة الموظف حسب الحاجة
• احسب مكافآت نهاية العام وأدرجها في كشوف المرتبات النهائية
• مراجعة فترات الدفع
  • هل حالة الرواتب للموظف صحيحة؟
  • هل يتم تصنيف الموظفين بشكل صحيح على أنهم معفيين أو غير معفيين؟
  • هل أجور الموظفين ، والخصومات ، والاستقطاعات ، ومدفوعات المزايا صحيحة؟
• تحقق من أرصدة PTO الموظف
  • قم بتضمين PTO المستحقة في كشوف المرتبات النهائية إذا كانت سياسة الشركة هي دفعها للموظفين
• طلب النماذج اللازمة
• أرسل النماذج W-2 و 1009 إلى الموظفين والمقاولين المستقلين
• تقديم النماذج المطلوبة مع السلطات الضريبية ذات الصلة
• دفع الضرائب المستحقة

كيف تستعد لرواتب العام المقبل

بمجرد الانتهاء من كشف رواتب نهاية العام ، هناك العديد من الخطوات التي يمكنك اتخاذها لضمان عمل كشوف رواتب العام المقبل بسلاسة.

تحقق من وجود أي تحديثات قانونية

تتغير قوانين الضرائب والعمل باستمرار. من الضروري البقاء على اطلاع بأية تغييرات قادمة ستؤثر على جدول رواتب العام المقبل.

الأهم من ذلك ، ابحث عن أي زيادات في الحد الأدنى للأجور حتى تتمكن من تعديل تعويضات الموظفين حسب الحاجة. عادةً ما يتم نشر هذه التحديثات على مواقع الويب الفيدرالية والتابعة للولاية والمحلية الخاصة بوزارة العمل. غالبًا ما تبدأ زيادات الحد الأدنى للأجور في الأول من يناير من العام الجديد ، لذلك عليك أن تكون على دراية بالتغيير مقدمًا.

تتغير أيضًا معدلات الضرائب ومتطلبات الإبلاغ ، لذا راقبها أيضًا.

مراجعة تعويض العام المقبل

حدد ما إذا كانت هناك أي تغييرات على أجور الموظفين أو زيادات في الأجور لبعض الموظفين في العام المقبل حتى تتمكن من تحديث كشوف المرتبات الخاصة بك وفقًا لذلك.

بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من أن كشوف رواتب العام المقبل تعكس أي تغييرات مخططة لمزايا الموظفين .

إنه أيضًا وقت مناسب لإعادة تعيين مستحقات PTO ، بما في ذلك أي إجازة مستحقة لا يمكن للموظفين ترحيلها.

مراجعة سياسات وعمليات الرواتب

من المهم مراجعة سياسات كشوف المرتبات وتحديثها حسب الحاجة. قد يشمل ذلك تعديل فترات الدفع أو إعادة تنسيق قسائم الدفع أو التبديل إلى برنامج كشوف المرتبات الجديد.

هذه المراجعة مهمة بشكل خاص للشركات التي نمت بشكل ملحوظ. على سبيل المثال ، قد تحتاج فترات الدفع وطرق الدفع وتنسيق قوائم الرواتب وعمليات كشوف المرتبات إلى التحديث لاستيعاب قوة عاملة أكبر.

تحقق من التواريخ ذات الصلة للعام الجديد

للمساعدة في إعداد جدول كشوف المرتبات للعام الجديد ، تحقق من تواريخ الإغلاق ربع السنوية وتنتهي الفترة عبر مواقع الويب ذات الصلة بوكالات الضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية.

ضع علامة عليها في التقويم الخاص بك حتى تتمكن من تخصيص وقت لإعداد المستندات والملفات اللازمة. أيضًا ، ضع في اعتبارك أي تواريخ تكون في عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات حتى تتمكن من التخطيط لها مسبقًا. يساعدك هذا في البقاء على رأس التزامات كشوف المرتبات المستمرة والاستعداد لنهاية العام.

تبسيط كشوف المرتبات الخاصة بك باستخدام تطبيق رقمي

تتمثل إحدى أفضل الطرق لتبسيط عمليات كشوف المرتبات الخاصة بك ، بما في ذلك آخر كشوف رواتب في العام ، في استخدام تطبيق مثل Connecteam.

تم تصميم Connecteam لتوفير الوقت والمال ، ويتضمن ميزة يدوية للوقت تتيح للموظفين تسجيل ساعات عملهم حتى الثانية. هذا يضمن دقة معلومات المناوبة لأغراض كشوف المرتبات.

يمكنك أيضًا استخدام الساعة الزمنية لتعيين فترة الدفع التي اخترتها . يمنحك هذا نظرة عامة سريعة على أي فترة دفع ، وهو أمر مفيد بشكل خاص عند إعداد تقارير كشوف المرتبات الأخيرة في العام.

يتيح لك Connecteam أيضًا إنشاء جداول زمنية رقمية مباشرةً من Time Clock. يمكنك بسهولة عرض هذه الجداول الزمنية وتعديلها والموافقة عليها عبر التطبيق ، مما يبسط عملية كشوف المرتبات المسبقة.

يمكنك بعد ذلك تصدير الجداول الزمنية المعتمدة مباشرة إلى نظام كشوف المرتبات الخاص بك ، مع العلم أنها تحتوي على معلومات زمنية دقيقة وموثوقة. يتكامل Connecteam مع العديد من موفري كشوف المرتبات ، بما في ذلك QuickBooks Online و Gusto.

أفضل شيء هو أن Connecteam هو تطبيق الكل في واحد. بالإضافة إلى وظائف كشوف المرتبات ، يمكنك استخدام Connecteam للبقاء على اتصال مع موظفيك ، وإنشاء جداول الفريق ومشاركتها في دقائق ، وتتبع تدريب الموظفين.

هل أنت مهتم بمعرفة كيف يمكن أن يساعدك Connecteam في عملك؟ تحقق من خططنا ذات الأسعار المعقولة ، بما في ذلك خطة الأعمال الصغيرة المجانية إلى الأبد. أو ابدأ باستخدام نسخة تجريبية مجانية اليوم.

خاتمة

من المهم الحصول على كشوف رواتب نهاية العام بشكل صحيح والتأكد من تزويد السلطات الضريبية بمعلومات دقيقة في الوقت المحدد. يعد استخدام قائمة التحقق من كشوف رواتب نهاية العام أعلاه كدليل مكانًا جيدًا للبدء. يساعدك تطبيق إدارة العمل مثل Connecteam أيضًا على تسجيل ساعات عمل الموظفين ، والمزايا ، و PTO لضمان دقة سجلات كشوف المرتبات الخاصة بك.

لكن تذكر أن احتياجات كشوف المرتبات لكل مؤسسة فريدة وتختلف حسب نوع وحجم عملك ومستويات الإيرادات والصناعة وما إلى ذلك. يجب عليك طلب مشورة محددة بشأن وضع عملك لضمان امتثالك لمتطلبات كشوف المرتبات في نهاية العام و تجنب أي عقوبات.

أسئلة وأجوبة

ما هي مسؤوليات نهاية العام كشوف المرتبات؟

كعمل تجاري ، تشمل مسؤوليات نهاية العام الرئيسية الخاصة بك عن كشوف المرتبات ما يلي:

• تأكيد معلومات عملك وموظفيك محدث.
• إعداد وحفظ النماذج الضريبية اللازمة للإبلاغ عن الأجور والاستقطاعات.
• دفع أي التزامات ضريبية.

ما هي أكثر استقطاعات الرواتب شيوعاً؟

تعتمد الخصومات المحددة التي تحتاج إلى أخذها من أجر الموظف على عدة عوامل. ومع ذلك ، فإن بعض الاستقطاعات الإلزامية الشائعة تشمل ضريبة الدخل الفيدرالية وضريبة الولاية ، وضريبة الضمان الاجتماعي ، وضريبة الرعاية الطبية.

تنصل

تهدف المعلومات المقدمة على هذا الموقع حول كشوف رواتب نهاية العام إلى أن تكون ملخصًا للأغراض الإعلامية فقط. تتغير قوانين وإجراءات الرواتب والضرائب بانتظام وقد تختلف حسب الظروف الفردية. على الرغم من أننا بذلنا قصارى جهدنا للتأكد من أن المعلومات المقدمة حديثة وموثوقة ، لا يمكننا ضمان اكتمالها أو دقتها أو قابليتها للتطبيق على وضعك المحدد. لذلك ، نوصي بشدة أن يسعى القراء للحصول على إرشادات من الإدارة المالية أو المحاسب أو المستشار المالي لضمان الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها. يرجى ملاحظة أنه لا يمكن أن نتحمل المسؤولية عن أي إجراءات تم اتخاذها أو لم يتم اتخاذها بناءً على المعلومات المقدمة على هذا الموقع.

هل تريد تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا