كيفية إنشاء كتيبات السياسات والإجراءات (+ نموذج مجاني)

السياسات والإجراءات الجيدة غير فعالة إذا كان موظفوك لا يعرفون مكان العثور عليهم. لهذا السبب من الضروري تخزينها في دليل ، حيث يمكن لأعضاء الفريق الوصول إليها بسهولة عندما يحتاجون إليها.

دليل السياسات والإجراءات هو مستند مركزي منظم يحتوي على جميع سياساتك وإجراءاتك. أداة أساسية لإدارة الموظفين ، فهي تحدد إجراءات التشغيل القياسية للمساعدة في توجيه عملية صنع القرار. يؤدي اتخاذ القرار المحسن إلى امتثال وإنتاجية أفضل في مؤسستك. يضمن وجود دليل مركزي أيضًا أن يعرف موظفوك دائمًا إلى أين يتجهون للحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها لأداء وظائفهم.

ترشدك هذه المقالة إلى كيفية إنشاء دليل للسياسات والإجراءات وتوفر لك نموذجًا مجانيًا لمساعدتك على البدء.

ما هو دليل السياسات والإجراءات؟

دليل السياسات والإجراءات هو مستند عمل رئيسي يوجه الموظفين بشأن أهم سياسات المنظمة والعمليات المرتبطة بها. يتوفر هذا الدليل بتنسيق رقمي أو نسخة مطبوعة ، وهو مستند داخلي للاستخدام داخل المؤسسة.

السياسات هي القواعد الأوسع التي توجه الأنشطة التجارية الرئيسية مثل الموارد البشرية (HR) أو استخدام التكنولوجيا. أنها توفر التوجيه الأساسي لاتخاذ قرارات الموظف وسلوكه.

من ناحية أخرى ، فإن الإجراءات أكثر تحديدًا. أنها توفر إرشادات خطوة بخطوة تساعد الموظفين على إكمال المهام مثل التقدم بطلب للحصول على إجازة أو الإبلاغ عن حادث في مكان العمل.

دليل السياسات والإجراءات هو ، في جوهره ، كتاب قواعد لمنظمة ما. يوجه أصحاب العمل والموظفين على حد سواء في اتخاذ القرارات الرئيسية ، ويحدد أفضل الممارسات ومعايير العمل ، ويشرح توقعات المنظمة من القوى العاملة لديها.

ما الذي يجب أن يغطيه دليل السياسة والإجراءات؟

عادةً ما تغطي كتيبات الإجراءات الفعالة مجموعة من الموضوعات ذات الصلة بعملك.

على سبيل المثال ، يتضمن معظمها قسمًا عن استحقاقات الإجازة يتناول:

• أنواع ومبالغ الإجازات التي يحق للموظفين الحصول عليها ، مثل إجازة مدفوعة الأجر (PTO) والإجازة المرضية
• كيف يتراكم الموظفون الإجازات (يومية أو شهرية أو سنوية)
• شروط أخذ الإجازة
• عملية طلب الإجازة والموافقة بما في ذلك الأطر الزمنية
• ماذا يحدث لتراكم الإجازات غير المستخدمة

الأقسام الأخرى التي قد ترغب في تضمينها هي:

• مخطط تنظيمي يحدد هيكل التقارير الخاص بمؤسستك
• وصف لثقافة مؤسستك (بما في ذلك مهمتها وقيمها الأساسية)
• سياسات التوظيف
• سياسات الموارد البشرية مثل الإجراءات التأديبية
• سياسة التنوع والإنصاف والشمول (DEI) الخاصة بك
• سياسات التحرش والتمييز
• الشكاوى الداخلية
• قواعد الصحة والسلامة في مكان العمل
• إجراءات الطوارئ
• سياسات مزايا الموظفين
• سياسات الإجازة
• مدونة لقواعد السلوك
• إجراءات الدفع
• الإجراءات المصرفية
• قواعد حول استخدام بطاقات ائتمان الشركة
• سداد المصروفات والنماذج
• اللباس الواجب ارتداؤه
• استخدام التكنولوجيا
• استخدام وسائل التواصل الاجتماعي
• سياسات العمل من المنزل
• قواعد النقل
• سياسات وأشكال السفر
• كتيبات التدريب
• سياسات خدمة العملاء
• عمليات محددة ذات صلة بمكان عملك - على سبيل المثال ، تلك المطلوبة عند الموافقة على مشروع جديد أو التقدم بطلب للحصول على منحة

لماذا يعد دليل السياسات والإجراءات ضروريًا

يوفر إنشاء دليل لسياساتك وإجراءاتك مجموعة من الفوائد لعملك وموظفيك.

يحسن الإنتاجية

يصبح دليل السياسات والإجراءات المكتوب جيدًا مصدرًا واحدًا موثوقًا به للحقيقة في مؤسستك. مع تخزين جميع السياسات والإجراءات ذات الصلة في مكان واحد ، يمكن للموظفين الرجوع إليها حسب الحاجة.

إن ضمان سهولة الوصول إلى المعلومات يحد من تعطيل تركيز الموظف ، حيث لا يتعين عليهم البحث في الكثير من المستندات الورقية للعثور على ما يحتاجون إليه. يمكن البحث في الأدلة الرقمية بسهولة ويمكن للموظفين الوصول إليها من أي مكان. يمكن للقوى العاملة لديك العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها في غضون دقائق والبدء في الوظيفة. يزيل الدليل أيضًا الحاجة إلى مقاطعة عمل موظف آخر لطلب المساعدة.

سهولة الوصول إلى السياسات والإجراءات ذات الصلة بالعمليات التجارية يوفر أيضًا وقت مؤسستك عن طريق تقليل مخاطر الأخطاء أو الحوادث. يفهم الموظفون أفضل الممارسات ويمكنهم تطبيقها في عملهم. في حالة وقوع حادث ، يعرف الموظفون كيفية الاستجابة لتقليل آثاره وتعطيله.

على سبيل المثال ، إذا أصيب موظف في العمل ، فإنهم يعلمون أنه عليهم التماس العناية الطبية أولاً للتأكد من عدم تفاقم إصابته. إنهم يعرفون أيضًا الإبلاغ عن الحدث في أقرب وقت ممكن عبر نموذج الإبلاغ عن الحادث. وهذا يمكّن المنظمة من معالجة أي قضايا سلامة أوسع ، مما يقلل من مخاطر الحوادث المستقبلية.

يضع معايير السلوك والتوقعات

يوفر الدليل للموظفين فهمًا واضحًا لما هو متوقع منهم من حيث عملهم وسلوكهم. إن استخدام وثيقة واحدة موثوقة لتحديد الأهداف المشتركة يشجع على بيئة عمل إيجابية حيث يعمل الجميع لتحقيق نفس الأهداف.

بالإضافة إلى ذلك ، يعد الدليل طريقة أخرى لإيصال مهمة مؤسستك وقيمها بحيث يكون جميع الموظفين في نفس الصفحة. يساعد هذا الموظفين على فهم سياق عملهم وكيف يساهم في الصورة الأكبر ، مما يخلق إحساسًا بالعمل الجماعي.

يوفر وضع السياسات والإجراءات الخاصة بك أيضًا أساسًا لأي إجراء تأديبي ضروري. يمكن أن يحدد الدليل الخطوات التي يجب اتخاذها للتعامل مع انتهاكات السياسة ، مما يمكّن المديرين من التعامل مع المواقف الصعبة المحتملة بشكل أكثر فعالية.

على سبيل المثال ، إذا ظهر موظف متأخرًا بشكل متكرر في العمل ، يعرف المدير أنه يجب أولاً مناقشة المشكلة معه ، بدلاً من اتخاذ إجراء تأديبي على الفور. قد يساعد التحدث مع الموظف في تحديد سبب صعوبة الحضور في الوقت المحدد. قد يكون المدير بعد ذلك قادرًا على دعم الموظف لمعالجة المشكلة.

يحسن الامتثال

دليل السياسات والإجراءات هو أفضل مكان لتناول أي قوانين ولوائح تنطبق على عملك. يمكن أن تشمل هذه التشريعات لمكافحة التمييز ، ومتطلبات حفظ السجلات ، وأنظمة الصحة والسلامة في مكان العمل.

في دليلك ، يمكنك إنشاء سياسات وإجراءات تتوافق مع أي قوانين ذات صلة. عندما يفهم الموظفون هذه السياسات والإجراءات - ولماذا توجد - فمن المرجح أن يتبعوها. هذا يساعد في تحسين الامتثال التنظيمي.

يقلل الامتثال المحسن من مخاطر حوادث مكان العمل ، مما يضمن سلامة موظفيك. كما أنه يقلل من مخاطر انتهاكات الامتثال التي يمكن أن تؤدي إلى عقوبات مثل الغرامات.

يجعل الإعداد والتدريب أسهل

يعمل الدليل أيضًا على تبسيط عمليات الإعداد والتدريب الخاصة بك.

غالبًا ما يواجه الموظفون الجدد عبئًا زائدًا من المعلومات في الأسابيع القليلة الأولى. يعد الدليل موردًا ممتازًا لتضمينه في مواد الإعداد لمساعدتهم على التعرف على المنظمة. يمكنك توجيه الموظفين الجدد إلى السياسات والإجراءات ذات الأولوية ويمكنهم قراءة البقية بالسرعة التي تناسبهم.

يؤدي تزويد القوى العاملة الخاصة بك بدليل إلى تقليل وقت تدريب الموظفين أيضًا. بدلاً من تقديم دورات تدريبية متكررة حول مداخل وعموم كل سياسة وعملية ، يمكن للموظفين الرجوع إلى الدليل كما يحتاجون إليه.

كيفية إنشاء دليل إجراءات وسياسة سهل الاستخدام

قم بأبحاثك الأولية

لا يمكن إنشاء دليل إجراءات فعال إلا من خلال البحث الدقيق. ابدأ العملية بتقييم أنواع السياسات والعمليات التي تحتاج إلى تضمينها. تحدث إلى كل قسم لمعرفة الأقسام التي يستخدمونها أكثر وفهم أي مشكلات يواجهها العاملون لديهم. يساعدك هذا أيضًا في تحديد أي ثغرات معرفية يجب معالجتها في دليلك.

ليس كل إجراء بسيط يحتاج إلى أن يكون في دليلك. قد تستخدم الإدارة أو الفرق العمليات اليومية غير الرسمية التي تطورت بشكل طبيعي بمرور الوقت ، على سبيل المثال ، الترتيب عندما يأخذ أعضاء الفريق استراحة.

يجب أن يوازن دليلك بين أن يكون شاملاً وليس ساحقًا. قم بتضمين عملية إذا كانت ضرورية ، مثل تلك المصممة لخلق بيئة عمل آمنة. إذا كان كتابته سيؤدي إلى تحسين العملية بشكل كبير ، فقم بتضمينها أيضًا.

على سبيل المثال ، عادةً ما تستفيد الإجراءات المعقدة أو الروتينية أو التي تم تحديثها مؤخرًا من تدوينها. من الجيد أيضًا أن تضع في دليلك أي عمليات تعتمد بشكل كبير على القواعد أو تتطلب الاتساق.

قم بتجميع فريق

عادة ما يكون إنشاء الدليل أكثر من مجرد وظيفة لشخص واحد. من المفيد تكوين فريق للمساعدة في إنشاء كل قسم من الدليل. قم بإشراك المتحدثين الرسميين من كل قسم وتأكد من وجود مجموعة من الخبرات والخبرات التي يتم تمثيلها.

يمكنك بعد ذلك تعيين أشخاص للمساعدة في المهام المختلفة ، بما في ذلك البحث عن المحتوى وكتابته وتحرير الدليل ومراجعته بانتظام.

ابحث عن المحتوى

تحتاج بعد ذلك إلى البحث في محتوى السياسات. تحدث إلى العمال الذين يستخدمون كل عملية في مهامهم اليومية. يجب عليك أيضًا طلب المشورة من الخبراء المتخصصين فيما يتعلق بالسياسات والإجراءات عالية التقنية أو القانونية.

جزء مهم من هذه الخطوة هو فهم القوانين واللوائح ذات الصلة التي تنطبق على عملك. اطلب المشورة القانونية الداخلية أو الخارجية بشأن التزامات الامتثال الخاصة بك. تمكنك هذه المعلومات من تطوير سياسات وإجراءات متوافقة.

صياغة المحتوى

بعد التحضير ، يمكنك الآن كتابة السياسات والإجراءات الخاصة بدليلك. عند كتابة هذه الأقسام ، ضع هذه النقاط في الاعتبار.

• يجب أن تتضمن كل سياسة أو عملية عنوانًا لتسهيل الرجوع إليها. على سبيل المثال ، "سياسة السفر بين عشية وضحاها".

• قم بتضمين وصف للسياسة. ما هو المصمم للقيام به؟ على سبيل المثال ، "تحدد هذه السياسة إجراءات السلامة التي يجب على جميع الموظفين اتباعها عند العمل مع المواد التي يحتمل أن تكون سامة."

• في بداية كل سياسة ، اشرح الغرض منها . على سبيل المثال ، قد يكون الغرض من سياسة الصحة والسلامة هو "توفير بيئة عمل آمنة لجميع الموظفين." عندما يفهم العمال الغرض من السياسة ، فمن المرجح أن يدعموها.

• تحديد نطاق السياسة وعلى من تنطبق. هل ينطبق على جميع الموظفين أو قسم واحد أو مجموعة موظفين لديهم واجبات وظيفية محددة؟ يجب عليك أيضًا تحديد أي استثناءات أو استثناءات محتملة للسياسة أو العملية.

• تحديد المسؤول عن تطبيق السياسة والموافقة على أي إعفاءات. قد يكون هذا قسمًا ، مثل الموارد البشرية ، أو شخصًا معينًا ، مثل مأمور الإطفاء. على سبيل المثال ، عند معالجة المضايقات في مكان العمل ، يجب أن يحدد الدليل من يمكن للموظف أن يذهب إليه للحصول على المساعدة أو لتقديم شكوى رسمية.

• اكتب الخطوات الإجرائية واحدة تلو الأخرى ، بإيجاز قدر الإمكان.

• أضف ارتباطات إلى المستندات المفيدة التي ستساعد أعضاء فريقك على فهم السياسة أو الإجراء. وتشمل هذه النماذج والقوالب والتشريعات أو السياسات والإجراءات ذات الصلة. تساعد إضافة روابط داخلية داخل دليل رقمي الموظفين على التنقل بسهولة بين الأقسام.

• تزويد الموظفين بمزيد من الدعم في نهاية السياسة ، إذا لزم الأمر . أين يمكنهم الذهاب لمعرفة المزيد حول السياسة أو الإجراء أو إذا كان لديهم سؤال؟ قد يكون هذا مصدرًا آخر أو شخصًا أو قسمًا.

تنظيم المحتوى

بمجرد حصولك على المحتوى الخاص بك ، ستحتاج بعد ذلك إلى تجميعه في دليل. غالبًا ما تكون القيادة مع الأقسام الأوسع والأكبر مقاربة جيدة.

الثقافة التنظيمية ، ورسالة الشركة ، والسياسة العامة للموارد البشرية كلها مواضيع أوسع. يمكن أن يتناول الدليل سياسات وإجراءات أكثر تحديدًا ، مثل تلك المتعلقة بإجراءات الدفع أو قواعد اللباس ، لاحقًا.

من خلال تنظيم المحتوى الخاص بك ، يمكنك إنشاء جدول محتويات منظم بشكل منطقي يساعد المستخدمين على التنقل بسهولة في الدليل.

مراجعة المسودة والانتهاء منها

قبل الانتهاء من الدليل ، من المهم الحصول على تعليقات عليه. يمكن للفريق الأوسع المسؤول عن الدليل تقديم رؤاهم الأولية ، ولكن يجب عليك أيضًا السعي للحصول على مدخلات من الإدارة. يجب عليك أيضًا استشارة الشخص أو القسم المسؤول عن تنفيذ السياسة أو الإشراف على العملية.

ارجع إلى خبراء الموضوع للتأكد من دقة الأقسام الفنية والقانونية. يمكنك أيضًا الحصول على تعليقات حول إمكانية القراءة من عدد قليل من الموظفين من أجل معرفة مدى سهولة فهم دليلك.

قد ترغب أيضًا في اختبار بعض إجراءاتك - خاصة الجديدة منها - قبل الانتهاء منها في الدليل. اطلب من الفريق أو الإدارة ذات الصلة تنفيذ الإجراءات وتقديم تقرير عن أي مشكلات. يمكّنك هذا من إجراء أي تغييرات ضرورية قبل طرح الدليل على مستوى الشركة.

بمجرد الانتهاء من المحتوى ، احصل على موافقة من القيادة للموافقة على النسخة النهائية.

وزع على موظفيك

من المهم بعد ذلك بناء وعي الموظف حول الدليل.

تأكد من سهولة الوصول إلى الدليل لجميع أعضاء الفريق. أضف رابطًا إليه على شبكة الإنترانت الخاصة بك ، واجعله متاحًا عبر قاعدة المعارف الداخلية الخاصة بك ، وادرجه في برامج التدريب والتأهيل الخاصة بك. أرسل بريدًا إلكترونيًا أو إشعارًا على مستوى الشركة لإعلام الموظفين بكيفية الوصول إلى الدليل.

يسهل إنشاء دليل رقمي تحديث السياسات والإجراءات. يمكنك إرسال إشعارات لتوعية العمال بتغيير في الدليل ، مما يساعد الموظفين على الوصول إلى أحدث إصدار.

يمكن للموظفين أيضًا الوصول إلى دليل رقمي على أجهزتهم المحمولة ، على سبيل المثال ، عبر الشبكة الداخلية للشركة أو قاعدة المعرفة. هذه ميزة مفيدة تمكن الموظفين من الرجوع إليها من أي مكان وفي أي وقت.

أفضل الممارسات لإنشاء دليل

فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار عند إنشاء دليلك.

اكتب بلغة بسيطة وسهلة الفهم

كلما كان دليلك قابلاً للقراءة ، زادت احتمالية فهم القوى العاملة له ومتابعته.

يمكنك القيام بذلك عن طريق:

• استخدام الصوت النشط لجعل كتابتك أكثر جاذبية ، خاصة عند تقديم إرشادات خطوة بخطوة. على سبيل المثال ، بدلاً من كتابة "يجب إرسال النموذج إلى الموارد البشرية" (الصوت المبني للمجهول) ، اكتب "إرسال النموذج إلى الموارد البشرية" (الصوت النشط).

• شرح واضح لأي اختصارات أو مصطلحات خاصة بالشركة مستخدمة في الدليل. يعد قسم التعريفات أو الاختصارات في البداية طريقة جيدة للقيام بذلك.

• تنسيق المستند بشكل نظيف ومتسق. استخدم فقرات قصيرة ونقاط نقطية وقم بتضمين المخططات أو الرسوم البيانية حيثما كان ذلك مناسبًا.

تحديد أولويات الأقسام

الكتيبات هي عادة وثائق طويلة ، تحتوي على كمية كبيرة من المعلومات. قد تكون معرفة من أين تبدأ أمرًا مربكًا ، لذا حدد الأقسام التي يجب كتابتها أولاً.

أفضل مكان للبدء هو أي سياسات أو إجراءات مطلوبة بموجب القانون أو يستخدمها موظفوك في أغلب الأحيان. من المفيد أيضًا معالجة السياسات والعمليات المعقدة في مرحلة مبكرة. يمكنك بعد ذلك إنشاء باقي كتيب التعليمات بمرور الوقت.

مراجعة وتحديث بانتظام

يجب أن يكون دليلك وثيقة حية. تحتاج إلى تحديثه مع تغير قوانين أو احتياجات عملك أو العمال. لهذا السبب ، يجب على فريقك مراجعة الدليل بانتظام وتحديث محتوياته حسب الحاجة.

تزويد الموظفين بالتدريب

قدم دورات تدريبية للإدارة والموظفين للمساعدة في تعريفهم بالدليل ومحتوياته. كلما زاد راحة أعضاء الفريق في التنقل وفهم الدليل الخاص بك ، زادت احتمالية استخدامهم له.

تسمح الدورات التدريبية أيضًا للموظفين بطرح أي أسئلة لديهم حول الدليل. يمكنك إجراء هذه الدورات التدريبية شخصيًا أو عبر الإنترنت - على سبيل المثال ، من خلال وحدات التدريب التي يمكن للموظفين إكمالها وفقًا لسرعتهم الخاصة.

استخدم قالبًا

يضمن إنشاء قوالب السياسات والإجراءات لتوجيه صياغة الدليل الخاص بك أن كل قسم متسق ويتناول جميع المعلومات الضرورية. كنقطة انطلاق ، قمنا بإعداد نموذج مجاني سهل الاستخدام لتستخدمه.

أنشئ دليلك لموظفيك

يحتفظ دليل السياسات والإجراءات بجميع سياساتك وإجراءاتك في مكان واحد ، مما يسهل على الموظفين العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها. من المهم أن تبقي أعضاء فريقك في طليعة تفكيرك عند كتابة دليل السياسة والإجراءات. تأكد من أنه واضح وسهل القراءة ويتضمن جميع المعلومات الأساسية ذات الصلة بعمل الموظفين.

لإنشاء دليل فعال ، تحتاج إلى استثمار الوقت في البحث عنه وصياغته. ستصبح نقطة مرجعية مهمة للقوى العاملة لديك والتي ستساعد في تحسين إنتاجيتها ، لذلك تريد تخصيص الوقت والجهد المناسبين لها. من خلال تحديد معايير العمل المتوقعة ، يزيد الدليل أيضًا من الامتثال داخل مؤسستك. فهي تساعد في خلق بيئة عمل آمنة وداعمة لموظفيك حتى يتمكنوا من الأداء بأفضل ما لديهم.