كيفية إنشاء جدول تناوب كبير

غالبًا ما تستخدم شركات التصنيع والضيافة والأعمال التي تتم تحت الطلب على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع جداول زمنية متغيرة. في هذا النظام ، يتناوب الجميع في العمل لساعات مختلفة وأيام مختلفة.

تعد الجداول الزمنية المتناوبة رائعة عندما لا ترغب في استنزاف الموظفين في نوبات غير مرغوب فيها ولكنك تحتاج إلى تغطية متسقة للحفاظ على الأبواب مفتوحة أو حركة الإنتاج. إنها تضمن أن يكون شخص ما دائمًا على مدار الساعة مع الحفاظ على الأمور عادلة للقوى العاملة لديك. قد يكون إنشاء جداول زمنية جديدة وإطلاقها أمرًا شاقًا ، لذلك نحن هنا للمساعدة. تابع القراءة لمعرفة ما إذا كان الجدول الزمني المتناوب مناسبًا لعملك وكيفية إنشاء جدول يعمل مع الفريق بأكمله

ما هو جدول التناوب؟

جدول العمل المتناوب هو نظام جدولة للأعمال ذات نوبات متعددة ، مثل الوردية النهارية والنوبة الليلية. في الجدول الزمني المتناوب ، لا يعمل الموظفون في مناوبة ثابتة ، مثل نوبة العمل فقط. بدلاً من ذلك ، يتناوبون على جميع أوقات الدوام المتاحة.

الجدول الزمني يتكرر ويمكن التنبؤ به. ومع ذلك ، فإنه لا يتبع فترة تقويم منتظمة ، مثل الأسبوعية أو الشهرية. بدلاً من ذلك ، يتكرر على دورة ، أو دوران . كل دورة عبارة عن عدد ثابت من الأيام ويسمح بتشغيل جميع الورديات ، مع إجازة من الوقت بينها.

تتم مقارنة ذلك بجدول زمني ثابت ، حيث يتم تعيين نفس الساعات للموظفين كل يوم ولديهم نفس أيام العطلة كل أسبوع.

قد يكون أحد الأمثلة على الجدول الزمني المتناوب مصنعًا يحتوي على نوبتين كل منهما 12 ساعة. فبدلاً من عمل طاقم نوبة نهارية وطاقم نوبة ليلية ، مع جدول زمني متناوب ، سيقوم كل موظف بما يلي:

• عمل نوبات ليلية لمدة 12 ساعة لمدة أسبوع.
• لديك بضعة أيام إجازة.
• عمل نوبات 12 ساعة لمدة أسبوع.
• لديك بضعة أيام إجازة.
• كرر الدورة.

هذا مجرد مثال واحد لجدول زمني متناوب. لاحقًا ، سنناقش أنواعًا أخرى من التحولات الدورية الأكثر تعقيدًا والمحددة لاحتياجات الصناعة والشركات.

من يستخدم الجداول الدورية؟

تعد الجداول الزمنية المتناوبة مفيدة بشكل خاص للشركات التي تعمل على مدار 24 ساعة في اليوم و / أو 7 أيام في الأسبوع. تتضمن بعض الأمثلة على الصناعات التي تكون فيها الجداول الزمنية الدورية هي القاعدة ما يلي:

• خدمات الطوارئ. غالبًا ما يستخدم المسعفون وأقسام الشرطة جداول دورية لضمان عدم انقطاع الخدمة.
• الضيافة وخدمة الطعام. تحتاج الفنادق إلى عمال على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع لتسجيل الوصول في وقت متأخر من الليل ولضمان سلامة الضيوف. يعمل العديد من موظفي المطاعم أيضًا بين عشية وضحاها في الفنادق أو مطاعم العشاء أو مؤسسات النقل السريع.
• التصنيع . تعد جداول التناوب شائعة في بيئات التصنيع للحفاظ على حركة الإنتاج.
• بيع بالتجزئة. غالبًا ما تستخدم محطات الوقود والمتاجر الأخرى جداول دورية لموظفيها.
• الرعاىة الصحية. تستخدم المستشفيات في المقام الأول الجداول الزمنية الدورية لأنها تحتاج إلى وجود عمال متاحين في جميع الأوقات. قد تستخدم أيضًا مؤسسات الرعاية الصحية الأخرى ذات الساعات الممتدة ، مثل مرافق الرعاية العاجلة ، جداول زمنية متناوبة.
• خدمات عند الطلب. تستخدم العديد من الخدمات عند الطلب ، مثل تكنولوجيا المعلومات ، التي تدعم الأعمال التجارية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، جدولًا زمنيًا متناوبًا.

كيف يعمل الجدول الزمني المتناوب؟

تعمل الجداول الزمنية المتناوبة من خلال منح الموظفين دورًا للقيام بجميع الورديات خلال فترة زمنية محددة.

بالنسبة للجدول الزمني المتناوب ، يتم تقسيم يوم العمل إلى نوبات مميزة. قد تكون هذه 8 أو 10 أو 12 ساعة ، أو أي شيء منطقي بالنسبة لساعات عمل عملك. يتم تقسيم الموظفين أيضًا إلى فرق لضمان التغطية المستمرة.

بعد ذلك ، يتم إنشاء نمط تناوب يضمن أن يعمل جميع الموظفين في جميع الورديات بالتساوي خلال فترة محددة.

قد يعني هذا أن الموظف يعمل بضع نوبات ليلية ، ويوم عطلة ، ويعمل في نوبات قليلة ، ويوم عطلة ، ثم يعمل في نوبات ليلية قليلة. ثم تتكرر الدورة.

ستشمل المناوبات دائمًا أيام الإجازة. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما تمنح الجداول الزمنية للموظفين أيامًا متتالية من الإجازة أكثر من الجدول الزمني الثابت . إنه يختلف بناءً على نمط المناوبة ، لكن نوبات العمل الأطول تجعل الموظفين يصلون إلى 40 ساعة في الأسبوع أسرع.

يبدأ الجدول من جديد بعد أن يعمل كل فرد في كل نوبة وبعد حصوله على إجازة كافية.

تضمن الجداول الزمنية المتناوبة عدم توقف أي شخص في نوبات لا يحبها إلى أجل غير مسمى. كما أنها تضمن حصول الجميع على أفضل التحولات. من السهل تغطية النوبات الصعبة لأن العمال يعرفون أنهم سيتوقفون عن العمل قريبًا.

قد يستغرق إعداد جدول التناوب بعض العمل ، ولكن بمجرد أن يصبح في مكانه ، فإنه يمنح الموظفين جدولاً ثابتًا يتكرر دائمًا. يسهل عليهم الاستعداد للعمل والتخطيط لأيام متتالية.

فوائد جدول العمل المتناوب

هناك العديد من الفوائد لجدول التناوب لك ولموظفيك.

يضمن تغطية مستمرة

الميزة الأكثر وضوحًا للجداول الزمنية المتناوبة هي أنها تضمن لشركتك أن تحافظ على تغطية على مدار الساعة .

يمكن أن يسمح لعملك بالبقاء مفتوحًا لفترة أطول إذا لم يكن مفتوحًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع بالفعل. أو قد يمكّنك من إضافة وردية جديدة تمامًا إلى يوم العمل.

يحسن الإنصاف ويمكن أن يساعد في تقليل معدل الدوران

تعزز الجداول الزمنية المتغيرة التوزيع المتساوي للمناوبات والشعور بالإنصاف في شركتك. يتناوب الجميع في كل وردية ، بما في ذلك الليالي ، مما يعني أنه لا يتعين على أي شخص العمل في نوبات عمل غير مرغوب فيها طوال الوقت.

يمكن أن يساعد هذا في منع العاملين لديك - وخاصة موظفي الورديات الليلية - من الاستقالة. وجدت دراسة لأنماط جدول العمل أن الموظفين الذين عملوا في نوبات نهارية بقوا في الشركة ما يقرب من 4.5 سنوات أطول من الموظفين في نوبات الليل فقط.

يقدم فرصًا جديدة ويعزز المشاركة

يقدم هذا النوع من الجدول تنوعًا في الحياة العملية للموظفين من خلال تعريضهم لتحولات مختلفة - بعضها ربما لم يسبق لهم العمل من قبل.

من خلال المناوبات الدورية ، يمكن للموظفين أيضًا التعرف على أعضاء فريقهم بشكل أفضل ورؤية المزيد من الأعمال. وبالتالي ، سيشعرون بأنهم أكثر ارتباطًا بزملائهم ويشكلون جزءًا مهمًا من المنظمة - عوامل مهمة في تعزيز مشاركة الموظفين.

في كثير من الأحيان ، يعني الجدول الزمني المتناوب أيضًا تغيير واجبات الوظيفة. يمكن أن يمنح هذا الموظفين تحديات وفرصًا جديدة ، مما يساعدهم على الشعور بمزيد من التفاعل مع شركتك.

قد يثير هذا اهتمامك:

نشارك 10 استراتيجيات لإشراك الموظفين تعمل بالفعل.

يزيد المرونة

بحكم طبيعتها ، توفر جداول العمل المتناوبة مرونة للموظفين. يعمل الموظفون في نوبات مختلفة في أوقات مختلفة ، مما يمكنهم من استيعاب حياتهم الشخصية بطريقة قد لا تكون في الجدول الزمني المعتاد من 9 إلى 5.

على سبيل المثال ، قد يحصل العامل على جدول تناوب على يومين متتاليين إجازة خلال الأسبوع. يمكنهم استخدام هذا الوقت لرعاية المهام الشخصية أو حضور المواعيد التي لا تسمح بها عطلات نهاية الأسبوع أو ليالي نهاية الأسبوع.

يحسن الروح المعنوية والإنتاجية

أحد العناصر الرئيسية لجدول التناوب هو أنه عادل بشكل لا يصدق . كل موظف يعمل في كل وردية. توفر العدالة المتصورة في مكان العمل ثروة من الفوائد ، بما في ذلك تحسين معنويات الموظفين وإنتاجيتهم.

الموظفون الذين يرون أن وظائفهم عادلة هم موظفون أكثر سعادة. ويميل الموظفون الأكثر سعادة إلى العمل بكفاءة أكبر وتقديم خدمة عملاء أفضل. من المرجح أيضًا أن يظلوا في شركتك - وبالتالي يقللون من معدل دورانهم.

تحديات جدول العمل المتناوب

لن يكون الجدول الزمني المتناوب مناسبًا لكل شركة أو فريق. عند التفكير في هذا النوع من الجدول الزمني ، ضع في اعتبارك أنه:

يمكن أن تضر بالتوازن بين العمل والحياة

على الرغم من أن هذه الجداول توفر مرونة للموظفين ، إلا أن هذه المرونة في بعض الأحيان تذهب فقط إلى حد بعيد.

يمنح يوم العمل المكون من 8 ساعات في جدول زمني ثابت الموظفين وقتًا مخصصًا في المنزل كل يوم ، ولكن قد تتداخل نوبات العمل التي تتراوح من 10 إلى 12 ساعة في الروتين أو الجداول الزمنية للعائلة .

ساعات الوردية الأطول تعني أن الموظف قد قام بتجميع إجازة - مثل 3 أيام كاملة في الأسبوع بعد العمل 4 أيام كل 10 ساعات. ومع ذلك ، فإن الشعور بفقدان الأنشطة اليومية يمكن أن يؤدي إلى اختلال التوازن بين العمل والحياة أو حتى الإرهاق.

كما أن التغييرات المتكررة في أنواع المناوبات تجعل من الصعب أن يكون لديك روتين يومي أو أسبوعي. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون من الصعب إدارة رعاية الأطفال والمسؤوليات المنزلية حول جدول زمني متناوب.

بالإضافة إلى ذلك ، قد يؤدي العمل خارج الجدول التقليدي من الاثنين إلى الجمعة إلى إعاقة قدرة الموظف على حضور الأحداث الاجتماعية والأنشطة المهمة التي تحدث عندما يكون معظم الأشخاص خارج العمل.

يمكن أن يؤدي إلى الإحباط

قد تقدم بعض جداول العمل المتناوبة نوبات مدتها 12 ساعة حيث كانت نوبات 8 ساعات هي القاعدة. قد يتبادل آخرون نوبات الليل والنهار. يمكن أن يؤدي ذلك إلى إحباط الموظفين الذين وضعوا إجراءات روتينية والتزامات يصعب تعديلها وفقًا للجدول الزمني.

على سبيل المثال ، قد يسعد الشخص الذي يعمل ليلاً أن يتبادل نوبة نهارية ، لكن النوبات المسائية أو الليلية يمكن أن تكون بمثابة كسر للصفقات للموظفين الذين لديهم التزامات خارجية أو يمكنهم الحصول على رعاية أطفال فقط خلال ساعات أيام الأسبوع العادية.

يمكن أن يؤدي إلى مشاكل صحية

يمكن أن يؤدي التغيير بين نوبات العمل الليلية والنهارية إلى إحداث فوضى في جدول نوم الموظف. يمكن أن يكون لذلك تأثير سلبي على صحة الموظفين الفورية والشاملة.

ونتيجة لذلك ، فإن الجدول الزمني المتناوب لديه أيضًا القدرة على أن يؤدي إلى المزيد من المكالمات الإضافية أو عدم الحضور بسبب مشكلات صحية.

يمكن أن تتطلب من الموظفين العمل في نوبات أطول

قد تتطلب الجداول الزمنية المتناوبة نوبات عمل لمدة 12 ساعة أو حتى 24 ساعة ، وهو ما يمكن أن يكون تحولًا كبيرًا إذا كانت القوى العاملة لديك معتادة على العمل لمدة 8 ساعات في اليوم.

بالنسبة لبعض الموظفين في بعض الصناعات ، يمكن أن تكون 12 ساعة في اليوم مرهقة للغاية جسديًا ، وقد تنخفض الإنتاجية نتيجة لذلك.

يمكن أن تجعل جدولة الإجازة أكثر صعوبة

تريد أن يستخدم الموظفون مزايا إجازاتهم المدفوعة (PTO) ، لكن دقة الجدول الزمني المتناوب تجعل تبديل التحولات أكثر صعوبة. بصفتك المجدول ، سيتعين عليك إدارة الطلبات دون إزعاج التدويرات. يمكن للتغييرات الصغيرة أن تضع شخصًا ما في العمل الإضافي أو لا تمنحه أيام إجازة لأيام عديدة متتالية من العمل.

يمكن أن يستغرق وقتا طويلا للتنفيذ بنجاح

من المحتمل أن تكون هناك فترة انتقالية عند إطلاق الجدول الجديد. غالبًا ما يؤثر التغيير على الموظفين ، وقد تفقد عددًا قليلاً ممن لا يستطيعون التكيف مع الجدول الجديد على الإطلاق.

ومع ذلك ، بمجرد التعيين ، سيعرف الموظفون دائمًا ما يمكن توقعه - ويمكن أن يكون أيضًا وسيلة لجذب المرشحين الجدد الذين يفضلون الجداول الزمنية المتناوبة.

الجداول الثابتة مقابل الجداول الزمنية المتغيرة

بعد كل هذا الحديث عن الجداول الزمنية المتناوبة ، لماذا تختار - أو تلتزم - بجدول ثابت بدلاً من ذلك؟

الجدول الزمني الثابت هو الجدول الذي يكون لكل فرد فيه ساعات يمكن توقعها وتبقى على حالها من أسبوع لآخر. قد يكون من الأفضل لفريقك إذا:

• أنت تفتح فقط خلال فترة وردية واحدة ، مثل الوردية اليومية من 9 صباحًا إلى 5 مساءً.
• لديك بالفعل أيام إجازة مضمنة للقوى العاملة بأكملها. على سبيل المثال ، قد تكون مغلقًا في عطلات نهاية الأسبوع أو في يوم معين من الأسبوع.
• يتمتع أعضاء فريقك بتوافر صارم ولن يستحق الأمر فرض المشكلة.

الجدول الزمني المتناوب هو الجدول الذي يقوم فيه الموظفون بتبديل الورديات والعمل في دورة مختلفة عن أسبوع التقويم. قد يكون من الأفضل لفريقك أن:

• لديك نوبات متعددة في اليوم ، وبعض التحولات تعتبر عالميًا "أسوأ" من غيرها.
• تعمل 7 أيام في الأسبوع أو في بيئة تحت الطلب دائمًا.
• يعتاد الموظفون المحتملون لديك على الجدول الزمني أو قد يرون أيامًا متتالية من الإجازات كميزة.

الأنواع الشائعة للجداول الدورية

يمكنك إنشاء جدول دوام مخصص يعمل بشكل أفضل لشركتك وفريقك ، ولكن يمكنك أيضًا استخدام بعض الأنظمة المجربة والصحيحة للبدء.

4-3 جدول دوري

هذا هو تناوب لمدة 4 أيام و 3 أيام عطلة . بدلاً من العمل لمدة 8 ساعات في اليوم لمدة 5 أيام ، يعمل الموظفون لمدة 10 ساعات في اليوم لمدة 4 أيام. بشكل أساسي ، يزيد هذا الجدول من عبء العمل اليومي للموظفين ولكنه يمنحهم استراحة لمدة 3 أيام بين مجموعات النوبات.

في جدول متناوب ، يتم التناوب لمدة 10 ساعات و 4 أيام لضمان 7 أيام من التغطية. هذا يعني ، على سبيل المثال ، أنك ستحتاج إلى 6 فرق لضمان التغطية الكاملة إذا كان عملك مفتوحًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

تعني نوبات العمل التي تستغرق 10 ساعات أيضًا أن هناك أوقاتًا تتداخل فيها الفرق إذا كنت مفتوحًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. قد يؤدي ذلك إلى زيادة الإنتاجية والصداقة الحميمة ، ولكن يمكن أيضًا أن يترك الأيدي في وضع الخمول إذا لم تكن هناك مهام كافية لإكمالها.

مثال 4-3 قالب جدول تناوب

24-48 جدول تناوب

هذا جدول مدته 24 ساعة و 48 ساعة راحة . يمكن أن يكون مفيدًا في الصناعات التي تعتمد على موظفين تحت الطلب ، مثل خدمات الطوارئ. إنه يضمن وجود القليل من الاضطراب في الخدمة بسبب دخول الموظفين وخروجهم عند تغيير المناوبة.

يمكن أن يكون هذا النوع من الجدول بمثابة فوز للموظفين الذين لديهم التزامات خارجية أو حتى وظائف أخرى ، حيث لا يتطلب منهم العمل لأكثر من يوم واحد دون انقطاع.

مثال 24-48 نموذج جدول تناوب

جدول بيتمان (2-2 3-2 2-3) بالتناوب

هذا هو تناوب لمدة أسبوعين لمدة يومين يوم و 2 يوم راحة ، و 3 أيام يوم و 2 يوم عطلة ، ويومين يوم و 3 أيام عطلة.

يقدم هذا الكثير من التنوع ، خاصة إذا قام الموظفون بتبديل نوبتي الليل والنهار في كل دورة. كما أنه يوفر مزيجًا جيدًا من عطلات نهاية الأسبوع لمدة 3 أيام وأيام الإجازة في منتصف الأسبوع.

مثال على قالب جدول بيتمان الدوار

جدول دوبونت المتناوب

قد يكون هذا هو الأكثر تعقيدًا ، ولكن تم إنشاؤه خصيصًا للأعمال التجارية التي تعمل على مدار 24 ساعة . عند استخدامه بشكل صحيح ، فإنه يمنح الموظفين أسبوعًا متتاليًا كاملًا إجازة كل شهر. يمكن أن يكون هذا ميزة رائعة للموظفين الحاليين وطريقة لجذب مرشحين جدد.

تم ضبط الدورة في نوبات 12 ساعة وهي تسير على النحو التالي:

• 4 نوبات ليلية
• 3 أيام إجازة
• 3 نوبات يوم
• يوم عطلة
• 3 نوبات ليلية
• 7 أيام إجازة

يتناوب كل فريق خلال الدورة في أوقات مختلفة لذلك هناك تغطية متساوية دائمًا.

مثال على قالب جدول دو بونت المتناوب

أنواع أخرى من جداول المناوبات الدوارة

تعتبر الجداول المذكورة أعلاه أكثر جداول التناوب شيوعًا ، ولكن هناك العديد من الاختلافات. يمكنك أيضًا إنشاء مشروعك الخاص الذي يتناسب تمامًا مع عملك.

تتضمن بعض أنواع الجداول الأخرى التي قد تجدها مفيدة ما يلي:

• 4-4. يمكن أن يعمل هذا مع وظائف وردية واحدة ، أو يمكن للفرق التنقل خلال 4 أيام في وردية النهار ، و 4 أيام عطلة ، و 4 أيام في الوردية الليلية ، و 4 أيام عطلة ، وما إلى ذلك.
• 6-4 تناوب. هذه الدورة التي تبلغ 30 يومًا تقسم أيام العمل إلى 3 نوبات. يمنح الجميع 6 أيام في الشهر في كل وردية ، مع 4 أيام راحة بينهما.
• 5-3 5-4 5-3. ستحتاج إلى 5 فرق في هذه الدورة التي تستغرق 25 يومًا. سيعمل الموظفون 5 أيام في الوردية الأولى ، ولديهم 3 أيام إجازة ، ويعملون 5 أيام في الوردية الثانية ، ولديهم 4 أيام إجازة ، ويعملون 5 أيام في الوردية الثالثة ، ثم يحصلون على 3 أيام راحة قبل تكرار المناوبة.
• جدول بنما . يعد هذا تباينًا لمدة 56 يومًا للجدول الزمني 2-2-3 (عمل يومين ، إجازة يومين ، عمل 3 أيام ، إجازة يومين ، عمل يومين ، إجازة 3 أيام). يتطلب 4 فرق في نوبات 12 ساعة. إنها فريدة من نوعها من حيث مدة الدوران وأن العمال يعملون في وردية واحدة (مثل النوبة الليلية) لمدة 28 يومًا ثم المناوبة المعاكسة (مثل وردية النهار) للأيام الـ 28 التالية.

ما الذي يجب مراعاته عند إنشاء جدول متناوب

قد يبدو إنشاء جدول زمني متناوب أمرًا شاقًا إذا كنت تستخدم نظامًا ثابتًا أو تقوم بتجديده من أسبوع لآخر.

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب التفكير فيها للتأكد من أن الجدول الزمني الخاص بك يعمل لصالحك أنت وفريقك على حد سواء:

ساعات الذروة الخاصة بك

متى تحتاج إلى أكبر قدر من التغطية؟ هل هناك وقت يجب أن تتداخل فيه المناوبات لضمان تسجيل المزيد من الأشخاص؟

التحولات الشعبية

في حين أن التحول الدوراني يمنح الجميع دورًا ، فإن وظيفتك هي التأكد من أنها متساوية حقًا وأن يحصل الجميع على فرصة في أفضل التحولات.

على سبيل المثال ، في بعض المطاعم ، تعتبر وجبة فطور وغداء الأحد هي أكثر الأوقات المرغوبة. لكن في حالات أخرى ، يكون هذا هو الأقل تفضيلاً ، لذا قد يكون التحول اليومي في يوم الأحد أقل شعبية من نوبة العمل في يوم الجمعة.

الأدوار الوظيفية للموظفين ووثائق التفويض

ربما تقوم حاليًا بجدولة الموظفين بناءً على أدوارهم الوظيفية. على سبيل المثال ، يمكنك جدولة أمين الصندوق للعمل في نوبات النهار فقط ، وتنظيف الفرق للعمل في نوبات ليلية حصرية.

في هذه الحالة ، قد لا يكون التغيير إلى جدول تناوب ممكنًا على الفور ، حيث لا يمتلك جميع الموظفين المهارات المطلوبة للعمل في جميع الورديات. ستكون هذه فرصة رائعة لتدريب الموظفين حتى يتمكنوا من العمل في أي وردية

يجب عليك أيضًا التفكير في موظفيك ذوي المهارات المتخصصة وبيانات الاعتماد. قد يحتاجون إلى جداول زمنية ثابتة وإهمالهم من التناوب. على سبيل المثال ، لنفترض أنك بحاجة إلى شخص ما على رافعة شوكية للقيام بالتخزين الليلي ، ولديك فقط مشغل رافعة شوكية واحد مرخص. قد يحتاج هذا الموظف إلى البقاء في جدول ليالي فقط.

توافر أعضاء الفريق والتفضيلات

إحدى الفوائد الرئيسية للجدول الزمني الثابت هي القدرة على التنبؤ. من المحتمل أن أعضاء فريقك قاموا ببناء حياتهم وفقًا لجدولهم الزمني الحالي وقد يواجهون صعوبة في التغيير إلى جدول زمني متناوب - خاصة بالنسبة للفرق التي ستغير نوبات العمل ، مثل العمل في الليل والأيام.

اعتمادًا على موظفيك ، قد لا يكونون متاحين ببساطة للنوبات الجديدة التي يُطلب منهم العمل فيها.

في ملاحظة مماثلة ، من المهم أيضًا مراعاة تفضيلات أعضاء فريقك . أرسل استبيانًا إلى موظفيك أو تحدث معهم لتسألهم عن التحولات التي يفضلونها في العمل. هل يستمتعون بالنوبات النهارية وسيكونون غير راضين للغاية إذا اضطروا إلى العمل في نوبات ليلية؟ هل يستمتعون بالجدول الزمني الذي هم عليه الآن؟ هل هم مهتمون بنوبات أكثر مرونة؟

بناءً على إجاباتهم ، قد يعمل أو لا يعمل الجدول الزمني المتناوب مع فريقك.

ميزانية الرواتب الخاصة بك

غالبًا ما تضع الجداول الزمنية المتغيرة الموظفين في العمل الإضافي . يمكن أن يحدث هذا عندما يعمل الموظف أكثر من 40 ساعة في الأسبوع أو 8 ساعات في اليوم إذا اعتبر عملك أو صناعتك أو ولايتك هذا العمل الإضافي.

عادة ما يصل متوسط ​​الجداول الزمنية المتناوبة إلى حوالي 40 ساعة في الأسبوع. ولكن مع الجداول الزمنية المتقلبة ، قد تكون رواتب موظفيك قريبة من 0 دولار لأسابيع التقويم مع أيام متتالية متعددة أو تكون أكبر عندما يعملون 6 نوبات كل 12 ساعة خلال أسبوع تقويمي واحد.

ضع فترات الدفع الخاصة بك وقوانين ولايتك في الاعتبار عند إنشاء جدولك المتناوب. تأكد من أن لديك فهمًا جيدًا للوقت الإضافي ، إن وجد ، الذي سيكون مطلوبًا ومتى.

سيحتاج موظفوك أيضًا إلى فهم كيف سيؤثر أي عمل إضافي أو إجازة جديدة على رواتبهم ، خاصةً إذا كانوا معتادًا على عدد متساوٍ من الساعات في كل فترة دفع.

خطوات إنشاء وتنفيذ جدول التناوب

الخطوة 1: ضع في اعتبارك الأسئلة والمعلومات الواردة أعلاه ، ثم حدد نوع الجدول الزمني الذي يناسبك

نوصي بالبدء بجدول زمني نموذجي نظرًا لأنها خيار شائع وسهل الاستخدام. أنت تعرف فريقك وعملك بشكل أفضل ، لذلك لا تتردد في إنشاء جدول مخصص إذا كان لديك نمط أفضل للتحولات والعاملين الخاصين بك.

لتحديد أو إنشاء جدول زمني متناوب ، انظر إلى الساعات التي تحتاجها للتغطية . هل لديك بالفعل نوبات متعددة (مثل الأولى والثانية والثالثة) في المكان؟ هل تحتاج إلى أن يعمل الموظفون في نوبات أطول ، أم أن الورديات القياسية لمدة 8 ساعات جيدة؟

يجب أن تفكر أيضًا في الموارد المتاحة لديك . على سبيل المثال ، لنفترض أنك مدير في شركة تصنيع تعمل عبر 3 نوبات ، 7 أيام في الأسبوع. ستحتاج إلى التفكير في خطوات الإنتاج والآلات المتاحة.

لن يكون الجدول الزمني المتناوب 4-3 منطقيًا إذا لم يكن لديك ما يكفي من الآلات لتداخل نوبات العمل. يمكنك التفكير في التبديل إلى نوبتين كل منهما 12 ساعة أو تجربة 6-4 نوبات مع 8 ساعات. من ناحية أخرى ، يمكن أن يزيد الجدول 4-3 الإنتاج خلال الساعات المتداخلة إذا كان لديك موارد كافية للتنقل.

ستحتاج أيضًا إلى مراعاة تفضيلات فريقك . هل سيكونون متحمسين بشأن جدول DuPont الذي يسمح بأسبوع كامل كل شهر ، أم أنهم يفضلون الحصول على المزيد من أيام الإجازة كل أسبوع؟

الخطوة 2: حدد عدد الفرق التي ستحتاج إليها بناءً على أوقات التحول والتناوب

انظر إلى النموذج الذي حددته أو نموذج الجدول الزمني الذي قمت بإنشائه واحسب عدد الفرق المتناوبة اللازمة لضمان التغطية الكاملة لساعات العمل.

ربما ستحتاج إلى 3 فرق للعمل بجدول زمني متناوب 24-48 أو 6 فرق للعمل بجدول دوري 4-3 لضمان تغطية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

تأكد أيضًا من تجميع أي موظفين سيبقون على جدول زمني محدد في فريقهم الخاص. بهذه الطريقة ، لا يزال يتم تمثيلهم وحسابهم.

الخطوة 3: قم بتسمية فرقك وتعيين موظفيك لهم

يجب أن يوضح جدولك الزمني بوضوح من هو في أي فريق وما هو التناوب. هذا يعني أنك ستحتاج إلى أسماء فريق واضحة . بدلاً من استدعاء مجموعات الموظفين "Night Crew" أو "First Shift" ، أطلق عليهم اسم "Team A" و "Team B" وما إلى ذلك للإشارة إلى من يعمل معًا في كل دورة.

بعد ذلك ، قم بتعيين موظفيك إلى فرقك. يجب أن تكون الفرق متساوية إلى حد ما لأن الجميع سيكونون في كل وردية في مرحلة ما. وازن بين مستويات الخبرة وأنواع الموظفين بشكل متساوٍ قدر الإمكان من خلال تضمين مزيج جيد من الكل في كل فريق تناوب. تأكد من أن جميع الفرق لديها نفس العدد تقريبًا من العمال أيضًا.

عند الانتقال من الجداول الزمنية الثابتة للطاقم الليلي والطاقم النهاري ، بدلاً من تحويل هؤلاء الأطقم إلى فرق تناوب ، قم بتقسيمهم . احصل على مزيج من الجميع في كل فريق تناوب. بهذه الطريقة ، يمكن للموظفين الاستفادة من الخبرات والتجارب المتنوعة لبعضهم البعض.

الخطوة 4: التواصل مع الموظفين ، وشرح الجدول الجديد والترويج له

عندما تكون جاهزًا لنشر الجدول أو مشاركته ، تأكد من أن موظفيك يفهمون تمامًا كيف يعمل ، وكيف سيفيدهم. سيساعد ذلك في جعلهم متحمسين للعمل بجدول زمني متناوب.

يمكنك عقد اجتماع لجميع الفرق ، أو إرسال بريد إلكتروني على مستوى الفريق ، أو نشر تحديث على ملف الأخبار الخاص بشركتك ، أو إرسال رسائل فورية للإعلان عن التغيير ، أو إجراء جلسة إعلامية حول الجدول الزمني الجديد.

الخطوة 5: قم بتحسين الجدول الزمني حسب الحاجة واستمر في مشاركته

بعد أول دوران كامل في جدولك الزمني ، قد تحتاج إلى ضبط الفرق أو التحولات إذا لاحظت أي مشكلات في ديناميكية التحول أو آثارها على عملك.

على سبيل المثال ، قد ترغب في تقسيم بعض الموظفين الذين تعلمت أنهم سيكونون أكثر إنتاجية في نوبات منفصلة. (ربما لا يعملان معًا بشكل جيد ، أو ربما يشتتان بعضهما البعض أثناء المهام.)

بالنسبة للجدول الزمني نفسه ، ربما لاحظت أن عملك مشغول جدًا لتغيير المناوبة في الوقت الذي حددته في الأصل. وبالتالي ، يمكنك إعادة وقت تغيير الوردية بمقدار ساعة إلى ساعتين.

تجنب إجراء الكثير من التغييرات ، واعلم أن الأمر قد يستغرق بضع دورات حتى يعتاد الجميع على الجدول الجديد.

على الرغم من أن الجداول الزمنية المتناوبة أصبحت متوقعة ، فستظل بحاجة إلى نشرها بشكل منتظم في حالة وجود تغييرات مع PTO أو طلبات أخرى. يمكنك القيام بذلك في نظامك الحالي - أو باستخدام تطبيق مثل Connecteam الذي يحتوي على ميزات الجدولة والاتصال في مكان واحد.

خطط لجداولك الدورية مع Connecteam

Connecteam هو الحل الأمثل لاحتياجات الجدولة الخاصة بك ، وهو مصمم للتخلص من التوتر حتى من الجداول المعقدة مثل هذه.

إليك كيفية استخدام Connecteam لإنشاء جداولك الدورية.

خلق التحولات

تجعل قوالب Connecteam الجاهزة للاستخدام إنشاء الجدول في غاية السهولة. انظر إلى التحولات التي تحتاجها واختر القالب الذي يعمل بشكل أفضل. يمكنك ضبطها وفقًا للساعات التي تحتاجها ، وتمييز التحولات بمواقع عمل أو أدوار وظيفية محددة. يمكنك حتى ترميزها بالألوان للمساعدة في تمييز الفرق المتناوبة.

بعد ذلك ، استخدم وظيفة التكرار لضبط الجدول الزمني للتكرار كلما دعت الحاجة.

تكليف الموظفين والمهام

بعد ذلك ، ستستخدم أداة جدولة السحب والإفلات من Connecteam لتعيين الموظفين بسهولة في ورديات.

يمكن للموظفين ملاحظة مدى توفرهم مباشرة داخل التطبيق. بهذه الطريقة ، لن تواجه أي تعارضات أثناء الجدولة. سيقوم Connecteam أيضًا بوضع علامة تلقائيًا على أي مشكلات تتعلق بالجدول ، مثل تداخلات النقل ، بحيث يمكنك تصحيحها قبل النشر.

يمكنك أيضًا تضمين قوائم المهام في كل وردية حتى يتمكن الموظفون من التحقق منها أثناء العمل. يمكن أن تكون هذه القوائم مفيدة بشكل خاص لشخص في نوبة جديدة قد يحتاج إلى بعض التذكيرات للاختلافات الطفيفة في مسؤوليات المناوبة. على سبيل المثال ، يمكنك إضافة قوائم مراجعة ختامية لكل وردية ليلية حتى لا ينسى أحد الإجراء الصحيح.

مشاركة الجدول والتواصل مع الموظفين

سيرسل Connecteam الجدول مباشرة إلى أجهزة الموظفين عند نشره. لن تضطر إلى الانتظار لتمرير جدول زمني فعلي أو ببساطة آمل أن يبحث العاملون لديك عن جدول زمني منشور حديثًا.

هناك أيضًا محادثة مضمنة ، مما يسمح بإجراء محادثات في الوقت الفعلي حول طلبات PTO أو مخاوف أخرى تتعلق بالجدول الزمني. يمكنك التحدث مع شخص واحد أو في مجموعات ومشاركة الصور والملاحظات الصوتية والملفات والمزيد في الرسائل.

علاوة على ذلك ، يتوفر Connecteam كتطبيق جوال على أجهزة iOS و Android. هذا يعني أنه يمكن للموظفين الوصول إلى الجدول والتواصل معك ومع زملائهم في العمل بغض النظر عن مكان وجودهم أو وقت عملهم.

فوائد أخرى لاستخدام Connecteam لجدولك المتناوب

بالإضافة إلى أدوات الجدولة الخاصة به ، فإن Connecteam لديه ساعة زمنية تسجل بدقة ساعات عمل الموظفين. باستخدام بيانات هذا الوقت والحضور ، يمكنك معرفة مدى جودة تعديل العاملين والالتزام بالجدول الجديد. هل يتأخرون كثيرًا أو يتغيبون عن العمل لأنهم لا يستطيعون استيعاب النوبات الجديدة؟ أم أنهم يفتقدون للعمل بشكل أقل بسبب أيام الإجازة المضمنة في الجدول الجديد؟

يحتوي Connecteam أيضًا على ميزات تدريب يمكنك استخدامها إذا كان جدولك المتناوب يتضمن واجبات وظيفية متناوبة. أنشئ دورات تدريبية مخصصة حول أي موضوع من الألف إلى الياء ، أو ابدأ في ثوانٍ باستخدام قالب. تتوفر المواد التدريبية مباشرة من تطبيق الهاتف المحمول ، مما يضمن حصول الجميع على المعلومات التي يحتاجونها لأداء وظائفهم بشكل جيد.

خاتمة

يعد الجدول الزمني المتناوب خيارًا رائعًا للشركات التي تعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع وتحتاج إلى ضمان تغطية مستمرة. تقدم هذه الجداول بعض التحديات ، مثل تضارب المواعيد المحتملة وإرهاق الموظفين ، ولكنها توفر مزايا أيضًا.

هناك العديد من أنواع الجداول الدورية للاختيار من بينها ، ولكن لا يزال من الصعب إنشاؤها. من خلال الإرشادات التفصيلية التي ذكرناها أعلاه ، ستكون في طريقك إلى إنشاء جدول يعمل لصالح فريقك.

لتبسيط عملية جدولة موظفيك بشكل أكبر ، استخدم Connecteam. قوالبها ووظائف السحب والإفلات تجعل الجدولة سريعة!

ابدأ مع Connecteam مجانًا اليوم!

أسئلة وأجوبة

ما هو أفضل جدول دوري؟

هناك العديد من أنواع جداول المناوبات الدورية ، وأفضلها لعملك هو الذي يتماشى مع الموارد التي لديك واحتياجات عملك.

ما هو مثال على الجدول الزمني المتناوب؟

جدول المناوبة المتناوب هو جدول يتناوب فيه الموظف خلال أيام مختلفة وأوقات نوبات مختلفة. لا يتكررون على أساس تقويم منتظم.

على سبيل المثال ، بدلاً من العمل في نوبة العمل كل يوم من الاثنين إلى الجمعة ، قد يعمل الموظف 4 نوبات ليلية ، ويتوقف لمدة 4 أيام ، ويعمل 4 نوبات عمل ، ويتوقف لمدة 4 أيام ، ثم يكرر تلك الدورة. مثال آخر هو جداول الموظفين المذهلة لتغطية 7 أيام من نوبات 24 ساعة مع 24 ساعة ، 48 ساعة راحة ، 24 ساعة ، إلخ.

تستخدم العديد من الصناعات والشركات ، مثل خدمات الطوارئ والتصنيع ، نوبات دورية بشكل روتيني. أصبحت بعض جداول المناوبات الدورية ، مثل جداول بيتمان ودوبونت ، معايير صناعية.

هل ترغب في تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا