12 طريقة فعالة لمشاركة المعلومات مع أعضاء الفريق

بغض النظر عن مجال عملك ، من المحتمل أن تكون مشاركة المعلومات جزءًا كبيرًا من العمليات اليومية لمؤسستك. يمكنك مشاركة أوامر العمل ، والتعليمات لمنصة جديدة عبر الإنترنت ، والنصائح وأفضل الممارسات من أجل عمل أكثر فاعلية ، أو حتى في اليوم التالي.

في عالم اليوم المزدحم ، هناك الكثير من الاتصالات ، ويمكن أن تسقط التفاصيل المهمة من خلال الثغرات. عندما يفعلون ذلك ، قد لا يكون لدى العمال المعلومات التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم. والأسوأ من ذلك أنهم قد يشعرون بالإحباط أو التجاهل أو الانسحاب إذا تركوا خارج الحلقة.

نحن هنا لمساعدتك في تجنب هذه المشكلات. أدناه ، نقوم بتفصيل كيفية مشاركة المعلومات مع أعضاء الفريق بالضبط. سنعلمك أيضًا كيفية إنشاء المزيد من الشفافية ومنع سوء التواصل وفقدان المعلومات. بالإضافة إلى ذلك ، فإننا نغطي قنوات الاتصال الأكثر فاعلية لاستخدامها وكيفية استخدام برامج مثل Connecteam لجذب الجميع إلى نفس الصفحة.

أهمية تبادل المعلومات مع أعضاء الفريق

تعد مشاركة المعلومات أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق أرباحك النهائية ونجاح شركتك. عندما تشارك البيانات والمعرفة المهمة بشكل فعال ، فأنت:

ساعد العمال على أن يصبحوا أكثر إنتاجية

مع وجود نظام اتصال جيد ، لن يضطر فريقك إلى قضاء ساعات في البحث عن أدلة الموظفين والتعليمات وكل شيء آخر يحتاجونه لوظائفهم. بدلاً من ذلك ، يقضون المزيد من الوقت في مهام العمل.

شجع العمال على القيام بعملهم بشكل أكثر فعالية

هذا بسيط: يمكن أن تساعد مشاركة المعرفة حول أفضل الممارسات والنصائح الموظفين على أداء وظائفهم بشكل أفضل.

بناء ثقافة أفضل في مكان العمل

عندما تشارك الشركات تفاصيل حول أي تغييرات على المنظمة أو أي أحداث قادمة ، يشعر العمال بأنهم مشمولون. وهذا بدوره يمكن أن يبني ثقافة أقوى في مكان العمل.

تقليل مخاطر التحديات

يعود سبب الكثير من تحديات مكان العمل إلى ضعف مشاركة المعلومات. على سبيل المثال ، إذا لم يتم إخبار العمال بأنهم بحاجة إلى الاتصال عندما يتأخرون عن العمل ، فقد يصاب المديرون بالإحباط بسبب عدم الاتصال وعدم الحضور للموظفين. يؤدي توصيل العمليات والتوقعات إلى التخلص من العديد من المشكلات مثل هذه المشكلة.

اجعل الموظفين سعداء ومشاركين

عندما يحصل كل شخص على معلومات مباشرة من الشركة وليس فقط عن طريق الكلام الشفهي ، فمن المرجح أن يشعر الموظفون بأنهم جزء من الفريق. تبادل المعلومات يبني الثقة والألفة.

احصل على نتائج أفضل من المبادرات

سواء كنت تطلق ناديًا للكتاب في الشركة أو تحتاج إلى لجنة للتخطيط لحفلة عطلة لمؤسستك ، فإن وجود طريقة للوصول إلى فريقك بالمعلومات يساعدك في الحصول على مزيد من الاشتراك.

قلل مسؤوليتك

قد تحتاج إلى توصيل معلومات تنظيمية تتعلق بالسلامة أو الصناعة لتقليل مخاطر الدعاوى القضائية باهظة الثمن. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في مجال الصحة ، يحتاج فريقك إلى معرفة كيفية الحفاظ على حماية بيانات المريض.

14 طريقة لمشاركة المعلومات مع أعضاء فريقك

تعتمد أفضل طريقة لمشاركة المعلومات مع مجموعة على ما تشاركه والأشخاص الذين تتواصل معهم . يمكن لمؤسستك التواصل عبر الإنترنت وغير متصل ، ويمكن أن يكون لكل طريقة من طرق مشاركة المعلومات مكانها.

فيما يلي 14 طريقة يمكنك من خلالها البقاء على اتصال مع فريقك للتأكد من أن لديهم الموارد والحقائق والبيانات التي يحتاجون إليها.

9 طرق عبر الإنترنت

1. مواقع الويكي الخاصة بالشركة. هذه هي أفضل طريقة لمشاركة المعلومات مع مجموعة حول البيانات التي (عادةً) لا تتغير. يمكن أن يكون هذا هو المكان الذي تشرح فيه الخدمات التي تقدمها ، وقيمك ، وبيان مهمتك ، على سبيل المثال.
2. رسالة فورية. المنصات التي تتيح المراسلة الفورية ، مثل Slack و Connecteam ، جيدة للتواصل الفوري مع الأفراد والجماعات. يمكنك التواصل مع أعضاء الفريق الآخرين مباشرة من جهازك المحمول والدردشة في الوقت الفعلي. يمكنك ، على سبيل المثال ، لمس القاعدة سريعًا بشأن التغيير المفاجئ لمشروع ما أو تحذير فريق في الميدان من سوء الأحوال الجوية القادمة.
3. مقاطع فيديو على الإنترنت. يمكن أن تكون مقاطع الفيديو القصيرة التي تتراوح مدتها إلى 3 دقائق والتي يتم نشرها عبر الإنترنت طريقة رائعة لعرض مهام العمل أو تقديم التدريب. كما أنها مثالية لمشاركة المعلومات مع مجموعة.
4. اتصالات هاتفية. يمكن أن تكون هذه طريقة جيدة للحصول على المعلومات من الموظف على الفور. على سبيل المثال ، إذا لم يظهر العامل في نوبة عمل ، يمكن لمكالمة هاتفية حل المشكلة بسرعة.
5. بريد إلكتروني. هذه طريقة جيدة لاستخدامها في الإشعارات الرسمية ، خاصة عندما تريد الاحتفاظ بالوثائق. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون الخيار الصحيح إذا كنت تريد الإعلان عن الاندماج. يمنحك البريد الإلكتروني مساحة لشرح كل شيء ويتيح للعاملين قراءة الرسالة في أوقاتهم الخاصة.
6. أخبار الشركة. هذا مثالي لمشاركة المعلومات مع فرق محددة أو مؤسستك بأكملها في نفس الوقت. يمكنك استخدامه كبديل للبريد الإلكتروني لمزيد من الإعلانات الرسمية أيضًا.
7. الأدوات التي تسمح بالتعاون. تعتبر الأنظمة الأساسية مثل محرر مستندات Google و Connecteam رائعة للعمل التعاوني ومشاركة المعلومات الداخلية. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام أحد الأنظمة الأساسية لمشاركة ملفات المشروع أو مطالبة العاملين بإضافة أفكارهم الخاصة إلى مسودة أولية لبيان مهمة الشركة الجديد.
8. أنظمة إدارة المحتوى (CMS). تتيح لك الأنظمة الأساسية المصممة لإدارة تطوير المحتوى تتبع المواعيد النهائية والمشاريع ، وتسمح للعاملين بالتعليق على مهام العمل ، وتتيح لك مشاركة المهام والملفات الجديدة.
9. الشبكات الاجتماعية الداخلية. يمكن للمنصات مثل Yammer و Connecteam أن تعمل كمنصات وسائط اجتماعية داخلية آمنة ، حيث يمكن للعمال المشاركة في الدردشة الاجتماعية "Water cooler".

5 طرق غير متصلة بالإنترنت

فيما يلي أكثر الطرق فعالية لمشاركة المعلومات في وضع عدم الاتصال في الشركة:

1. الوقفات اليومية. تساعدك هذه الاجتماعات اليومية القصيرة على مشاركة التقدم المحرز في المشاريع وأهداف الفريق. كما أنها تتيح لك مشاركة ومعالجة أي تحديات قد تؤدي إلى إبطاء العمل.
2. اجتماعات فردية. شارك المعلومات مع أفراد محددين وجهًا لوجه.
3. اجتماعات أسبوعية للفريق واجتماعات شهرية لجميع الشركات. يتيح لك الجمع بين الجميع معالجة العمل والتحولات القادمة والتقدم المحرز وأي شيء قد يكون مطلوبًا لتحقيق الأهداف القادمة.
4. اجتماعات فصلية لجميع الأيدي. تجمع الاجتماعات الشاملة بين جميع أصحاب المصلحة ، بما في ذلك جميع الموظفين والقيادة ، لمراجعة أي مسائل على مستوى الشركة. يمكن أن يشمل ذلك إدخال أهداف جديدة للشركة أو قيادة جديدة.
5. خلوات الشركة. الخلوات تجمع العمال معًا خارج العمل. إنها فرصة للتدريب وبناء المهارات والتواصل الاجتماعي والتواصل وأنشطة كسر الجليد المصممة لتحسين معنويات الموظفين وتقوية الفرق وتقليل مخاطر الإرهاق.

كيفية تعزيز التواصل الجيد في شركتك

الآن بعد أن نظرنا في 14 طريقة فعالة لمشاركة المعلومات مع أعضاء الفريق ، قد تدرك أنك ستحتاج إلى طرق اتصال مختلفة لمواقف مختلفة. يمكن أن تساعد استراتيجية الاتصال الجيدة .

إليك كيفية إنشاء واحد:

حدد مستوى الشفافية الخاص بك

ضع في اعتبارك مقدار المعلومات التي ستشاركها مع فرقك. عندما تكون في شك ، تخطئ في جانب الشفافية الأكبر. هذا يشجع الثقة ويضع سابقة لمشاركة المعلومات التي يمكن أن تلهم الموظفين لمشاركة رؤاهم الخاصة أيضًا.

يجب على القيادة والمديرين في شركتك مناقشة المعلومات التي يمكن مشاركتها وما هو خاص.

قد ترغب أيضًا في تحديد المعلومات التي يشاركها من. على سبيل المثال ، قد تقرر أنه يمكن للمدراء مشاركة أهداف الفريق ، بينما تكون القيادة مسؤولة عن مشاركة التغييرات على مستوى الشركة.

ضع في اعتبارك احتياجات فريقك

قد يفضل العمال الأصغر سنًا المراسلة المباشرة والتواصل الفوري ، بينما قد يفضل بعض العمال الأكبر سنًا البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية. لكن هذا ليس هو الحال دائمًا.

قم بإجراء مسح لفريقك لمعرفة أشكال مشاركة المعلومات التي تناسب الجميع.

إذا كان هناك إجماع ، فيمكنك اختيار قناة اتصال على أخرى - مثل المراسلة الفورية عبر البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال. أو يمكنك اختيار مشاركة المعلومات نفسها عبر بضع قنوات للتأكد من أن الجميع يراها.

اجعل التواصل بمثابة ارتداد تعاوني ، وليس طريقًا باتجاه واحد

انظر إلى كيفية تدفق المعلومات في شركتك. عندما ترسل أخبارًا أو تحديثات إلى فريقك ، يجب أن تعود المعلومات إليك مع التعليقات والأفكار الجديدة.

عندما يكون لديك هذا النوع من النهج التعاوني ، يمكنك البناء على المعلومات .

على سبيل المثال ، تخيل مشاركة فكرة لحفلة عطلة للشركة. يتطوع عدد قليل من الموظفين لتنظيم الحدث ومشاركة أفكارهم حول الزينة. فجأة ، تقوم بإرسال واستقبال معلومات يمكنك استخدامها.

للتأكد من أن المعلومات لا تبقى في اتجاه واحد ، اطلب أفكارًا إضافية عند مشاركة التحديثات أو أخبار الشركة. على سبيل المثال ، قد تشارك ملفًا وتكتب ، "إذا لاحظت أي شيء مفقود هنا ، فأعلمني بذلك."

اجعل من السهل اللحاق بالمعلومات

عندما لا يتمكن العامل من حضور اجتماع افتراضي على مستوى الشركة أو يفوتك إشعارًا بشأن تدريب جديد ، تأكد من أنه يمكنه اللحاق بالركب. على سبيل المثال ، يمكنك نشر ملاحظات الاجتماع عبر الإنترنت في قاعدة معارف شركتك ، أو إرسال تذكيرات حول التدريب.

النظام الأساسي عبر الإنترنت أو النشرة الإخبارية للموظف هما طريقتان رائعتان للتأكد من حصول الجميع على المعلومات التي يحتاجون إليها. عندما تتم مشاركة خبر جديد أو تحديث ما ، انشره في مكان مركزي حتى تتاح للجميع فرصة ثانية للوقوف على ما تريد.

تقييم طرق تبادل المعلومات الخاصة بك

ابحث بنشاط عن المطبات السريعة التي تعمل على إبطاء مشاركة الموارد. تأكد من أن الموظفين لديهم الأذونات المناسبة لمشاهدة الملفات عبر الإنترنت وأن الملفات يتم تحديثها بأحدث المعلومات. قم بإزالة الموارد القديمة عبر الإنترنت لمنع الالتباس.

بالإضافة إلى ذلك ، اطلب بانتظام من فريقك تقديم ملاحظات حول البيانات والموارد التي يمكنهم الوصول إليها. اسأل عما إذا كانت هناك خيارات تدريب إضافية أو قوائم مراجعة أو نماذج أو معلومات أخرى يمكن أن تساعدهم في أداء وظائفهم بشكل أفضل. ثم اعمل على تنفيذ هذه الموارد.

ضع القواعد للحصول على المعلومات في اليد اليمنى من خلال القنوات الصحيحة

لا يرغب معظم الموظفين في التعرف على الإنهاء عبر الرسائل الفورية. ومع ذلك ، فهم يريدون غالبًا سماع المديح في منتدى عام ، مثل رسالة فيديو تمت مشاركتها مع الفريق.

احصل على اجتماع شامل حيث يمكنك مراجعة كيفية مشاركة أنواع مختلفة من المعلومات . يساعدك هذا في الوصول إلى توافق في الآراء حول ما هو مناسب وما هو غير مناسب عندما يتعلق الأمر بمشاركة المعلومات. على سبيل المثال ، قد تقرر مشاركة المعلومات المتعلقة بالتغييرات في التوظيف عبر البريد الإلكتروني فقط.

بالإضافة إلى التفكير في كيفية مشاركة المعلومات ، فكر في وقت مشاركة المعلومات . على سبيل المثال ، قد ترغب في وضع قواعد حول ما إذا كان يمكن للمديرين الاتصال بالعاملين ومتى يمكنهم ذلك.

عند التفكير في كيفية مشاركة المعلومات ، لا تنسَ إمكانية الوصول . على سبيل المثال ، سيقدر العمال الذين يعانون من ضعف السمع استخدام التسميات التوضيحية المغلقة على رسائل الفيديو ، بينما قد يستفيد الموظفون الآخرون من الصور والرسومات المضمنة في المستندات والرسائل والإعلانات الأخرى.

استخدم Connecteam لمشاركة المعلومات بفعالية مع أعضاء الفريق

Connecteam هو نظام أساسي متعدد الإمكانات لجميع احتياجات الاتصال ومشاركة المعلومات. إنه يتميز بتشفير البيانات من طرف إلى طرف ولا حدود للتخزين ، حتى تتمكن من مشاركة جميع الملفات والمستندات التي تحتاجها بثقة تامة.

دعنا نلقي نظرة فاحصة على الميزات التي ستجعل حياتك العملية أسهل.

قاعدة المعرفة

يمكّنك Connecteam من إنشاء قاعدة معرفية مليئة بجميع معلومات شركتك المهمة. يمكن للموظفين الوصول إليه في أي مكان وزمان ، مباشرة من أجهزتهم المحمولة. يمكنهم حتى استخدام تطبيق Connecteam بأي لغة من 14 لغة مختلفة والبحث بسهولة عن المعلومات التي يحتاجون إليها.

مع Connecteam ، يمكنك تنظيم ومشاركة الملفات والمعلومات في لمح البصر. ما عليك سوى سحب الملفات وإفلاتها لتحميلها . يمكنك أيضًا استبدال الإصدارات القديمة من الملفات بسهولة - ونظرًا لأن كل شيء يتم نسخه احتياطيًا إلى سحابة خاصة آمنة ، فسوف تقوم دائمًا بعرض أحدث إصدار من كل ملف. لا تقلق أبدًا بشأن المعلومات القديمة مرة أخرى!

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تعيين أذونات مخصصة حتى يتمكن الأشخاص المناسبون في فريقك من الوصول إلى أدلة الموظفين ومواد التدريب والوثائق والمعلومات الأخرى التي يحتاجون إليها. يمكنك إبطال الأذونات أو مطالبة فرقك بتحميل ملفاتهم حسب الحاجة.

تدريب Connecteam

يجعل Connecteam من السهل تحميل مقاطع فيديو تدريبية قصيرة وإنشاء دورات تدريبية مخصصة بالكامل لفريقك. يمكنك حتى اختبار العاملين على ما تعلموه.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك معرفة التدريب الذي أكمله العاملون لديك وإرسال تذكيرات لهم لإكمال جلسات التدريب. علاوة على ذلك ، يمكنك بسهولة تحديث واستبدال مواد التدريب كلما احتجت إلى ذلك.

الدردشة داخل التطبيق

تتيح الدردشة المضمنة الآمنة في Connecteam لك ولموظفيك التواصل مع بعضهم البعض في الوقت الفعلي. قم بإعداد الدردشات الجماعية أو الدردشات الفردية لتمكين الاتصال الفوري ، بغض النظر عن مكان فريقك.

في الرسائل ، يمكنك مشاركة الصور والملاحظات الصوتية والملفات وحتى الاختصارات لميزات Connecteam الأخرى.

الاستطلاعات والاستفتاءات

تتيح لك استطلاعات Connecteam قياس نبض مؤسستك وجمع التعليقات بسهولة. يمكنك ، على سبيل المثال ، أن تسأل عن المعلومات التي يحتاجها موظفوك وما هي تجربتهم مع أسلوب الاتصال بشركتك ، حتى تتمكن من إجراء أي تغييرات حسب الحاجة.

هناك أيضًا أداة استطلاعات رأي مباشرة مثالية للحصول على رؤى سريعة حول موضوعات معينة.

أخبار الشركة

باستخدام Connecteam ، يمكنك إعداد ملف إخباري للشركة لمشاركة التحديثات والإعلانات مع بعض أعضاء الفريق أو المؤسسة بأكملها.

يخلق ملف الأخبار تجربة على غرار الوسائط الاجتماعية ، حيث يمكنك إضافة الصور وملفات GIF ومقاطع الفيديو إلى المنشورات لتسهيل استيعاب المعلومات.

هناك خيار لجدولة المنشورات ، مما يضمن مشاركة المعلومات في الوقت المناسب تمامًا. يمكنك أيضًا معرفة من شاهد منشوراتك حتى تعرف دائمًا من هو محدث.

دليل الموظف

دليل الشركة يبقي الجميع على اتصال ويسهل العثور عليه - ويجعل Connecteam من السهل إنشاء واحد للقوى العاملة لديك.

يمكنك أنت وموظفيك البحث بسهولة عن أعضاء الفريق الآخرين والتواصل معهم عبر الدردشة أو الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني أو الهاتف - مباشرةً من الدليل.

ابحث عن الموظفين من خلال البحث عن موقعهم أو اسمهم أو المسمى الوظيفي أو القسم. يمكنك أيضًا الاطلاع على تفاصيل كل عضو في الفريق ، مثل ساعات الاتصال المفضلة لديهم.

معلومات العمليات

يتم تضمين إدارة المهام والجدولة في تطبيق Connecteam مباشرةً ، بحيث يمكنك إعلام العمال في الوقت الفعلي بموعد جدولهم للعمل وما يتعين عليهم القيام به.

انظر في لمحة عن المتاح وتأكد من أن كل عامل لديه النماذج وقوائم المهام وقوائم المراجعة والموارد الأخرى التي يحتاجونها لكل وظيفة. يمكنك حتى التواصل بشأن الإجازة.

تكريم الموظف والمكافآت

استخدام المدمج في Connecteam ميزات التعرف على الموظف ، يمكنك إرسال شارات تقدير شخصية للموظفين للاحتفال بنجاحاتهم والتعرف على المعالم. يمكنك أيضًا إرسال الرموز الرقمية للموظفين ، والتي يمكنهم استبدالها ببطاقات الهدايا.

الخلاصة على Connecteam

إن وجود قنوات اتصال متعددة في منصة واحدة يقلل من خطر انزلاق أي شيء عبر الشقوق. هذا لأن الموظفين يحتاجون إلى التحقق من نظام أساسي واحد فقط لرؤية معلومات الجدول الزمني ومعلومات العمل والمحادثات والتحديثات والمزيد.

يمكنك استخدام Connecteam لمشاركة كتيبات الإجراءات ، وملفات التدريب ، وسياسات الموظفين ، وكتيبات الموظفين ، وجداول بيانات المخزون ، ومواقع wiki الخاصة بالشركة ، وأي مواد أخرى للشركة ذات علامة تجارية تحتاج إلى وصول فريقك إليها. كل شيء في مكان واحد ويتم تحديثه دائمًا.

يتيح لك Connecteam أيضًا معرفة الموظفين الذين أكملوا التدريب ، ومن وصل إلى الملفات ، ومن شاهد التحديثات. بهذه الطريقة ، يمكنك التأكد من حصول كل فرد في فريقك على المعلومات التي يحتاجون إليها.

خاتمة

يحتاج العاملون لديك إلى معرفة ما يحدث في مؤسستك لأداء أفضل أعمالهم ، والحفاظ على الكفاءة ، والشعور بالاستثمار في مهمة شركتك.

تعد معرفة كيفية مشاركة المعلومات مع أعضاء الفريق نقطة انطلاق رائعة ، ويمكن أن تساعد التقنية المناسبة. تساعدك منصة مثل Connecteam على استبدال العديد من قنوات الاتصال ومشاركة المعلومات بتطبيق واحد يمكن لموظفيك استخدامه في أي وقت ومن أي مكان.

اشترك في Connecteam اليوم .

أسئلة وأجوبة

ما هي عملية مشاركة المعلومات في الشركة؟

تبدأ العملية بتحديد الحاجة إلى نوع معين من المعلومات. بعد ذلك ، ستقوم بإنشاء المحتوى وإرساله أو تحميله على القنوات المناسبة. بعد ذلك ، سترغب في جمع التعليقات لتسهيل مشاركة المعلومات في المستقبل. من المهم أيضًا تحديث المعلومات بانتظام حسب الحاجة لإبقائها ذات صلة.

ما هي المعلومات التي يجب مشاركتها في المنظمة؟

هناك 5 أنواع رئيسية من المعلومات يجب مشاركتها في معظم الشركات:

1. المواد المطلوبة قانونًا ، مثل التدريب الإلزامي أو معلومات السلامة
2. الموارد الخاصة بالمهام التي تساعد الموظفين على القيام بعملهم ، مثل تعليمات الآلات
3. تحديثات الشركة والتغييرات التنظيمية ، بما في ذلك أحداث الشركة
4. المعلومات التي تساعد الموظفين على النجاح في مكان العمل ، بما في ذلك نصائح العمل وتفاصيل حول فرص التطوير المهني
5. الإعلانات التي تعترف بالموظفين أو تحتفل بهم ، مثل الصراخ من أجل عمل جيد أو الوصول إلى معلم في مكان العمل.

هل تريد تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا